SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ASIGNATURA:
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

TEMA:
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

AUTOR:
KENIA ROSA SUAREZ FRANCO

LUGAR:
SEGOVIA, ANTIOQUIA

FECHA:
10 DE NOVIEMBRE DE 2019
 INTRODUCCION

La historia de los archivos a través de los años ha tenido mucha importancia, ya que se han ido
destacado diferentes elementos como lo son el uso y la evolución, teniendo en cuenta que gracias a
estas características se logró la comunicación de las culturas y el surgimiento de las mismas;
logrando afianzar estas informaciones de una forma más organizada, la cual permitió la creación y
recopilación de escritos que servirían como aporte a generaciones futuras. Es así que los
documentos o archivos son necesarios en todas las empresas de nuestra sociedad porque estos
promueven la conservación de historia, son garantes de procesos y de información clasificada para
cada entidad aportando a la transparencia y localización de documentos de diferente índole
permitiendo una ágil búsqueda para propios y personas externas a las mismas.

DESARROLLO

El concepto de archivo podemos definirlo como el conjunto de documentos organizados y

clasificados que busca el almacenamiento de información por parte de instituciones o empresas la
cual debe ser custodiada para garantizar el buen funcionamiento de la entidad.

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

 Según su organización: archivo centralizado, archivo descentralizado, archivo
descentralizado con control centralizado, archivo descentralizado con control
descentralizado.
 Según su uso: Archivo activo, archivo semi activo, archivo inactivo.
 Según su naturaleza: Archivo público, archivo privado de interés público, archivo
privado.
 Según su ciclo de vida: Archivo de gestión, archivo central, archivo histórico.

Los archivos presentan cualidades o ventajas, las cuales son herramientas de aporte a la
clasificación generando sostenibilidad y facilidad a las empresas en los servicios que están aportan
a la sociedad. Definiéndolos así: Económicos, funcionales, simples, exactos y técnicos. Y Así como
es de importante lo anterior lo es la conservación de documentos, por tal razón las cualidades de la
persona encargada de la custodia de los mismos; quien debe ser un profesional idóneo, que además
de conocer a fondo el tema de archivo, posea principios y valores que aplique de la mejor manera
en su entorno laboral, factores como el orden para organizar y ejercer un control y ubicación en todos
los documentos que reciba, prontitud para encontrar los documentos de la forma más ágil y rápida,
responsabilidad para mantener actualizada toda la documentación al día, concentración para así
realizar en trabajo de manera minuciosa y no cometer errores, sigilo profesional para mostrar una
buena disposición al momento de dar cualquier información y por ultimo cordialidad para generar
buen ambiente laboral en su desempeño diario. Para la clasificación de toda la información que
manejamos se hace necesarios elementos que puedan facilitar la ubicación, búsqueda de los
mismos; para esto existen distintos muebles como: Archivador vertical, folderama, archivador
giratorio, archivador mecánico, archivador electrónico, estante, archivador rodante y planoteca,
aunado a lo anterior elementos de apoyo como fechador, gancho seco, reloj radicador, gancho
legajador plástico, legajos, cajas de archivo, termómetro e higrómetro.

CONCLUSION

De lo mencionado anteriormente podemos resaltar que los archivos son de vital importancia y mas
necesarios de lo que creemos, bien sea para cada persona, gremio, entidad o comunidad en general;
sin esto viviríamos en u contexto lejano sin conocer nuestro pasado y cuan importante es lo que
vivimos y los aportes que nos traerá a nuestro futuro. Pero no todos le damos el valor que esto
requiere por esto es claro decir que los documentos bien clasificados y organizados demuestran lo
que somos, nuestra historia, protegen nuestros datos, apoyan la transparencia y la rendición de
cuentas ante la sociedad.