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INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”.

APRENDIZ
LIDNERYS RODRIGUEZ MAHECHA
FICHA: 2029913

INSTRUCTOR
EDUAR DANIEL EONDON OYOLA

SERVICIO DE APRENDIZAJE VIRTUAL SENA

13 DE NOVIEMBRE DE 2019
INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe
entregar un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de
cinco documentos de diferente contexto.

RECEPCIÓN:

La documentación es recibida en forma directa, personalmente o atreves de los servicios de


correspondencia personalizado. Cuando el procedimiento esta centralizado, debe existir instrucciones
claras en el sentido de que las demás oficinas de la empresa no pueden recibir y tramitar documentación
directamente. Todo documento recibido tiene que ser canalizado atreves de la oficina central. La
primera tarea que debe asignarse en el recibo de la documentación es la clasificación de la
correspondencia, la cual puede agruparse así: Correspondencia externa e interna Folletos, revistas,
publicaciones, paquetes. Correspondencia personal Correspondencia confidencial de carácter
institucional.

RADICACIÓN:

El proceso de radicación consiste en asignarle al documento un número consecutivo mediante el cual


se va a identificar y consultar posteriormente. Esta numeración debe iniciarse anualmente. La actividad
de radicación no se efectúa con toda la documentación recibida o producidas dejando una constancia de
hora y fecha del envió o recibido. Solo se radican cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia
confidencial de carácter institucional, haciendo la salvedad de que se debe radicar

en el sobre sin abrirse y algunos son documentos que hacen parte de la gestión administrativa y que van
a conformar la memoria institución. Otro paso de la radicación es colocar la fecha que se recibe el
documento. Está información es muy importante porque es a partir de este momento cuando se inicia la
responsabilidad de la entidad para su trámite. La entidad adquiere el uso y la propiedad de la
comunicación, y en muchos casos, la fecha de elaboración de la correspondencia no coincide con la
recepción. El paso siguiente es colocar el nombre de la dependencia que debe encargarse del asuntó.
Cuando se decide centralizar la recepción, dentro del trabajo preliminar del análisis del flujo de la
información, ese posible que se asigne códigos a cada una de las dependencias. En este caso es este el
código que registra en el documento. La mayoría de las empresas utilizan para el proceso de radicación
un sello que puede ser mecánico o electrónico, que tiene impresos los datos mencionados. Para el
control se adiciona un espacio para la firma de quien da respuesta y la fecha de esta. Otras
organizaciones han diseñado, con el apoyo del departamento de sistemas, un programa en base de datos
para el recibo y despacho de su correspondencia.

REGISTRO:

Cuando la entidad trabaja el recibo y despacho de la correspondencia en forma automatizada, el


programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre la correspondencia recibida y
despachada. Facilita su consulta a través de varios conceptos: facha, remitente, destinatario, número de
radicación, etc. Produce listados sobre documentos en tránsito porque la información queda registrada
automáticamente. Cuando no es así, el registro deberá llevarse manualmente, por lo cual debe diseñar
un formato que permita tener la información sobre la correspondencia que se reciba y que se radica y la
situación actual del trámite. Tendrá como mínimo los siguientes datos: número de registro, fecha de
elaboración y de recibido, ciudad de origen, persona o entidad que la envía y el asunto que trata.
Adicionalmente con fines de seguimiento y control, debe contemplarse un espacio para registrar el
número y fecha de respuesta. En el comercio ofrece formas impresas que son funcionales y que pueden
adecuarse a las necesidades de la organización. Dentro de este proceso de radicación y registro es
importante tener en cuenta:

1. No radicar la correspondencia personal. Si el sobre no trae registrada la información personal,


se puede asumir como personal la que venga dirigida a un funcionario y no tenga escrito el
cargo que desempeña dentro de la organización. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.

2. Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones, inscripciones.

3. Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta oficina.

4. Hacer las observaciones pertinentes en el radiador; cuando las comunicaciones llegan sin
firmar.

5. Verificar que los anexos enunciados estén completos. En caso contrario, hacer la aclaración en
forma oral o escrita al remitente. Esto únicamente cuando la comunicación llega a través del
correo.

DISTRIBUCIÓN O REPARTO:

El paso subsiguiente al de registro, es el de proceder a realizar el proceso de atención y


trámite correspondiente. Siendo este el último paso dentro del proceso de recibo de correspondencia
es su distribución o reparto. Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero.
Las entidades que cuentan con la unidad de correspondencia realizan este procedimiento por medio de
un mensajero interno o patinador, el cual hace los recorridos en horas fijas, dando así inicio al control y
seguimiento de las comunicaciones, el cual consiste en vigilar que las comunicaciones oficiales
continúen con su procedimiento normal sin demora y extravió, en toda la secuencia del trámite.
Para este procedimiento de control se cuenta con planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permite certificar la recepción de los documentos por los funcionarios asignados para
dicha función. Finalmente para que el tramite de un documento se realice adecuadamente, se requiere
que desde su nacimiento hasta su final, cupla con unas condiciones a nivel técnico en su elaboración.

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