EVIDENCIA 3: INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

YENNY ANDREA GARAVITO ROBLES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

 EVIDENCIA 3: INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar
se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario,
Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS: Definición de medios de

recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas Constancia de recibo Asignación de datos
(Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: Asignación de

consecutivo, fecha y hora 4 Impresión de rótulo de radicación Relación entre
los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de
radicación y control Elaboración de estadísticas

 Registro de entrada carta: Al recibir las cartas, se registrarán y

archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa:
suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A
estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de
Correspondencia.
 Registro de salida carta: Una vez escrita la carta o comunicación, hay
que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación:
 mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer:
 Número de registro
 La fecha
 El destinatario
 Original: se envía al correo
 Copia: archivado como justificante interno del envío de la
correspondiente comunicación.
 Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además
de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones
internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la
empresa, éste puede ser:
 único
 existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de
registros de entrada y salida.

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta,

hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el
Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB
desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas

de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

 Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.
 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
  Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento
de origen no Utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
 Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará
en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El
número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada. Solamente aquellos documentos relacionados con

adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar
el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las
cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel
membretado y emitirse en doble ejemplar.
Bibliografía
https://www.google.com.co/search?q=informe+del+paso+a+paso+para+la+recepci%C3%B3n+o+r
adicaci%C3%B3n%2C+registro%2C+distribuci%C3%B3n+o+embalaje+de+cinco+documentos+de+di
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%C3%B3n+o+radicaci%C3%B3n%2C+registro%2C+distribuci%C3%B3n+o+embalaje+de+cinco+docu
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