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Mejores prácticas

¿Cómo generar una Tormenta de


Ideas?
Leonardo D’Andrea

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¿Cómo generar una Tormenta de


Ideas? .
El propósito de una sesión de tormenta de ideas es trabajar como grupo para identificar una solución a un
problema o a una situación aún no resuelta y hallar a través de una intervención participativa, la mejor
decisión o plan de acción que lo solucione.
Es aprovechar los conocimientos dispersos y potenciarlos generando sinergia entre los participantes y
aprovechar “el saber que no se sabe” o dicho de otra forma, el conocimiento de determinados temas que
tienen los integrantes de una organización y que ellos mismos desconocen, y se hacen presente en el
momento de la interacción grupal favorable y propicia.
Para que la sesión tenga los efectos deseados, enumeraremos en primer lugar y posteriormente
describiremos una serie de puntos a tener en cuenta.
1. Requerimientos
2. Las reglas básicas
3. La técnica
4. Recomendaciones para el coordinador
5. Las reglas contra las "críticas" y los "comentarios"
6. El contenido y el orden de sus temas
REQUERIMIENTOS
Son todos los elementos necesarios para desarrollar adecuadamente la técnica, es decir:
A. Un problema que solucionar o una situación que definir: Cuando decida realizar la sesión de tormenta
de ideas tenga primero en claro cuál es el objetivo de la misma. Por ejemplo: Salir de una situación
adversa, establecer nuevos objetivos, definir una misión, etc.).
B. Un grupo con potencial para trabajar en equipo: Puede ser desde un pequeño equipo operacional de
entre cinco y diez personas, compuesto de instructores, Analistas de Help Desk , técnicos de soporte on
site, empleados administrativos, clientes, etc. Es muy recomendable una base heterogénea ya que esto
proporcionará distintas miradas a una misma situación a resolver.
C. Un tablero: Grandes hojas de papel en blanco o algo que sea fácilmente visible por todos y algunos
rotuladores grandes para escribir. El poder ver las ideas escritas facilita la fijación y comprensión de
determinado tipo de participantes.
D. Un Coordinador: Alguien cuya función es provocar las sugerencias de los participantes. El coordinador
no deberá imponer sus opiniones, aunque es importante que mantenga un rol asimétrico con el fin de
mantener el orden y el propósito de la sesión. Toda actividad productiva tiene reglas claras para evitar
que la sesión pierda sentido , recordemos que siempre el sentido de esta es de disponer a los
participantes a proponer soluciones.
LAS REGLAS BÁSICAS
! El Coordinador dirige cada sesión. (Propone el problema si ya ha sido detectado , marca los
tiempos de reunión ). El coordinador debe ser claro en la definición de la problemática a abordar, los
tiempos máximos de duración de la sesión y el objetivo de la misma (esto marcará lo que se
denomina Encuadre (el encuadre opera como sostén y marco de referencia al grupo, por lo tanto es
muy importante que este sea respetado).
! El coordinador pide sugerencias de los participantes.
Tiene que estar atento a que todos puedan expresar su opinión e invitar a aquellos que manifiestan
timidez (una participación pasiva) a participar, recordándoles que su aporte es muy “valorado y
necesario”.

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! No se permite la crítica (a las sugerencias de cualquiera) por parte de nadie y todas las
sugerencias se registran en la pizarra (incluso las disparatadas). En los momento iniciales de una
reunión grupal generalmente se presentan ansiedades, temores e inconscientemente se pueden
reeditar situaciones que pueden llevar al bloqueo de algún participante, especialmente si hay alguno
de características silenciosas, si él percibe que en el ambiente está permitida la censura o la
descalificación, se retraerá aún más a fin de protegerse, de no mostrarse (recuerde que siempre
mostrarse en grupo es exponerse). Por el contrario, si percibe que el ambiente es confiable y que no
están permitidas las descalificaciones, tendremos mas posibilidad que participe, y generalmente los
participantes silenciosos “siempre tienen mucho que decir”.
LA TÉCNICA
I. Definir el problema
! Explicite el problema o los problemas.
! Pida sugerencias de cuál es el problema más importante.
! No permita las críticas (a las sugerencias de los demás) por parte de nadie.
! Escriba en la pizarra todos los problemas propuestos.
! Agrupe los problemas similares o relacionados, y después, mediante consenso, ordénelos y
lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes).
II. Señalar la meta
! Invierta la definición del problema (su solución).
! La solución al problema definido en la etapa anterior es la meta.
! Defina la meta como solución al problema.
! Escriba la meta en la pizarra, luego recuerde al grupo que esta meta es la que han elegido.
III. Definir el objetivo
! El Coordinador debe saber que objetivo debe ser: Medible, finito y tener una fecha de
conclusión, recuérdele al grupo que son ellos los que han generado el (los) objetivo(s) principal(es).
IV. Identificar recursos e impedimentos
! Pida al grupo que sugiera recursos e impedimentos.
! Escriba todos los recursos e impedimentos en la pizarra.
! No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.
! Agrupe los recursos similares o relacionados.
! Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes).
! Recuerde al grupo que son ellos, no Ud., los que han generado la lista.
! Agrupe los impedimentos similares o relacionados.
! Ordénelos y lístelos por orden de prioridad (empezando por los más importantes), luego
recuerde al grupo que son ellos los que han generado el orden de la lista.
V. Identificar una estrategia
! Pida al grupo que sugiera estrategias.
! Escriba las estrategias propuestas en la pizarra.
! No acepte críticas (a ninguna sugerencia) por parte de nadie.
! Agrupe las estrategias similares o relacionadas.
! Ordénelas y lístelas por orden de prioridad (empezando por las más importantes).
! Recuerde al grupo que son ellos los que han generado la lista.
! Elija la estrategia situada al principio de la lista.

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VI. Resumir en la pizarra las decisiones del grupo


! El problema.
! La meta.
! Los objetivos.
! Los recursos.
! Los impedimentos.
! La estrategia.
Informe al grupo de que han producido un plan de acción. Recuerde escribir lo que se ha decidido en
cada una de las categorías de arriba, de esta forma tendrán un documento estándar de planificación.
RECOMENDACIONES PARA EL COORDINADOR
Recuerde que el objetivo de una sesión de tormenta de ideas es crear el entorno para que un grupo, no
un individuo, tome una o varias decisiones de forma colectiva. Este proceso reduce la posibilidad de
dominio de una persona o facción. Aumenta la participación de todos los integrantes, con un estímulo
activo en especial a la colaboración de los miembros del grupo que normalmente no participan (por las
razones que sean).
El coordinador debe ser fondo, no figura. Es decir que su Rol debe ser autorregulado (la psicología lo
llama distancia óptima). Ni muy lejos de la discusión para no perder foco, ni muy cerca de manera de
verse implicado. El coordinador debe actuar como un telón de fondo, no como la figura principal de la
escena

No sobre exija al grupo


El objetivo inmediato de la sesión de tormenta de ideas no es la «creatividad» como tal. Se agradecen y
estimulan las soluciones innovadoras y poco tradicionales del problema, pero la sesión no será un
fracaso aunque no se genere ninguna idea nueva (en ocasiones ideas ya implementadas en otra
oportunidad pueden también ser muy operativas).

La participación es más importante que la creatividad


Durante la sesión de tormenta de ideas, los aportes del grupo toman ventaja ante la creatividad individual.
Respete siempre el encuadre
Las reglas básicas de obligado cumplimiento durante la sesión (encuadre) favorecen un entorno que
anima a participar (en la toma de decisiones) a los que normalmente no lo hacen. Respetar el encuadre
es un punto principal a seguir para el rol coordinador. Un conjunto desorganizado de individuos, sin
control, no va a organizarse espontáneamente para tomar decisiones de grupo importantes, ni va a
comprobar que las aportaciones a esas decisiones vengan de todos sus miembros, en especial de los
que tienden a no participar.
LAS REGLAS CONTRA LAS CRÍTICAS Y LOS COMENTARIOS
En un sistema político democrático, se permiten las críticas, e incluso se estimulan, en especial las
críticas de la gente común a los líderes en los que confían, tan pronto como esos líderes se desvían de
los deseos de la gente. En la estructura y la organización de la tormenta de ideas, por el contrario, se
suprimen las críticas abiertas.

Anime a los tímidos


El coordinador debe estimular cualquier sugerencia, incluso las disparatadas. Algunos participantes
pueden ponerle en evidencia y ofrecer deliberadamente sugerencias ridículas. Esté preparado, no
reaccione, ni haga juicios de valores: simplemente escríbalas en la pizarra.

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