Diseño del sistema de seguridad y salud en el trabajo

Designación del lider del sistema -Documento de designación Cumple

- Certificado curso 50 horas Si No

Fase del Criterio a Evidencia Responsable Fecha de Verificación

sistema revisar entrega
Politica SST Establecida por escrito
Firmada por el representante
legal
Debe incluir los objetivos de D.
1072/2015
Roles y De todos los involucrados
responsabilidades
Matriz legal De acuerdo a la naturaleza de la
organización
Plan de trabajo Para dar cumplimiento a todos
anual los objetivos SST
- Objetivos
- Metas
- Actividades
- Cronograma
- Responsable
- Recursos

Capacitaciòn Plan de capacitación

Independiente del tipo de
Planear

contratación
Identificaciòn de Descripción de la metodologia a
peligros, utlizar
 evaluación y
valoración de
riesgos
Comunicación Mecanismos de comunicación
interna y externa
Indicadores de
estructura
proceso y
resultado
Medidas de Estandares de seguridad
prevención y - Eliminación
control - Sustitución
- Control de ingenieria
- Control administrativo
- EPI
Prevención Plan de emergencias
preparación y - Identificación de amenazas y
respuesta ante vulnerabilidad
emergencias - Recursos
- Registro de conformación y
capacitación
- Registro y evidencias de
simulacro
Adquisiciones Procedimiento donde se
identifiquen y evaluen las
adquisisiciones de productos y
Actuar

servicios
Contratación Aspectos de SST Para selección
de contratistas y proveedores
Verificar Auditoria de Definición de programa de
cumplimiento auditoria
SST
Revisión de la Protocolo de revisión para el
alta dirección cumplimiento de politica y
objetivos
Actuar Acciones Divulgacion a todos los niveles
preventivas y las acciones con responsable y
correctivas fecha de cumplimiento.

Procedimientos requeridos en el SG-SST

La siguiente tabla resumen los procedimientos requeridos en un Sistema de Gestión de la Seguridad y la

Salud en el Trabajo de una empresa con sede en Colombia. Ya que son procedimientos obligatorios, no
depende de si se tiene empleados o contratistas ni de si es una empresa es industrial o una organización sin
ánimo de lucro. Todas las empresas deben contar con estos procedimientos.

Procedimiento Normatividad

Procedimiento de evaluación de personal antes de actividades Resolución 2346 de 2007, Decreto 1072 de
deportivas 2015 art. 2.2.1.2.3.2

Procedimiento de inspección de puestos de trabajo Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.31 num.
16

Procedimiento de reubicación de personal Ley 776 de 2002 art. 08, Resolución 2346 de
2007
Procedimiento de gestión del cambio Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.26.

Procedimiento de mantenimiento de maquinaria y equipo Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.24

parágrafo 2

Procedimiento de revisión por la dirección Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.31

Procedimiento para la elaboración de la matriz de riesgos Decreto 1072 de 2015 art.

2.2.4.6.15, 2.2.4.6.23, GTC 45

Procedimiento para la investigación de incidentes y Decreto 1072 de 2015 art.

accidentes de trabajo 2.2.4.6.12, 2.2.4.6.32

Procedimiento para la realización de exámenes médicos Resolución número 2346 de 2007, art 3, art
ocupacionales 5, art 4, art 6, art 7

Procedimiento para selección y evaluación proveedores y Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.4.
contratistas.

Procedimiento para la realización de simulacros Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.25.

Procedimientos para prevenir y controlar las amenazas Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.12 num
priorizadas o minimizar el impacto de las no prioritarias 16, 2.2.4.6.16, 2.2.4.6.25.

Procedimiento para efectuar el diagnóstico de las condiciones Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.12 num 4
de salud de los trabajadores
Procedimientos requeridos por las ARL

En la revisión realizada por las ARL es frecuente encontrar que solicitan algunos procedimientos que aunque
no encuentran especificados en la normatividad vigente, para el criterio de la administradora de riesgos
profesionales deben ser incluidos en la implementación del SG-SST.

Tenga en cuenta que estos requisitos pueden cambiar de una ARL a otra dado que el Ministerio de Trabajo se
encuentra aun trabajando en un proyecto de resolución de estándares mínimos para el SG-SST.

A continuación se listas los procedimientos requeridos por algunas ARL en Colombia.

ARL Axa Colpatria Este procedimiento fue requerido por la ARL el 1 de marzo de 2017.
Procedimiento para realizar reporte e investigación de Accidente de Trabajo

ARL Liberty Procedimientos requeridos por la ARL el 8 de febrero de 2017

Procedimientos para control de energías peligrosas incluyendo bloqueo y etiquetado.
Procedimientos para tareas críticas.
Procedimiento en caso de evacuación.
Procedimiento documentado para la reubicación del trabajador con incapacidad temporal o permanente
parcial.
Procedimiento o manual de proveedores o contratistas donde se verifique que cumplan con las
responsabilidades en el SG – SST durante el desempeño de sus actividades objeto del contrato.
Procedimiento para identificar y evaluar las especificaciones en SST relativas a las compras o adquisiciones.
Procedimiento para gestionar los cambios en el SG-SST.
ARL Colmena Procedimientos requeridos por la ARL el 9 de marzo de 2017.
Procedimientos necesarios para manejar los riesgos que se identificaron en el análisis de vulnerabilidad en
todos los centros de trabajo.
Procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo – SST
que puedan generar los cambios internos y externos.
Procedimiento de auditoría del cumplimiento del SG-SST.
ARL Bolívar fue requerido por la ARL el 1 de julio de 2016
Procedimientos, instructivos y normas de seguridad para riesgos prioritarios.
ARL Sura requerido por la ARL el 6 de marzo de 2015
Procedimiento de notificación, reporte e investigación de los accidentes e incidentes de trabajo.
ARL Positiva
Procedimiento de capacitaciones, entrenamiento e inducción.
Procedimiento de identificación de peligros.
Procedimiento de investigación de incidentes y accidentes de trabajo.
Procedimiento de compras.

Programas del SG-SST: Su definición y estructura

La normatividad existente en Colombia para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST) implica el diseño de un conjunto de programas del SG-SST. No hay un modelo fijo para la
estructuración de dichos programas.

¿Qué es un programa?

La normatividad siempre habla de programas del SG-SST pero en ningún momento los define ni establece
qué se debe incluir en cada programa, esto genera que existan en el mercado diferentes modelos de
programa.
 En concordancia, se puede entender un programa del SG-SST como:

“Conjunto de una o más actividades planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia
el cumplimiento de los objetivos del SG-SST.”

Programas del SG-SST obligatorios

Toda empresa debe contar con los siguientes programas del SG-SST:

- Programa de capacitación en SST (Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.11)

- Programas de vigilancia epidemiológica (Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.12)
- Programa de intervención del riesgo psicosocial (Resolución 2646 de 2008)
- Programa de auditoría (Decreto 1072 de 2015,Art. 2.2.4.6.29)
- Programas de promoción y prevención (Decreto 1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.34)
- Programa de mantenimiento preventivo y correctivo para instalaciones, equipos y herramientas (Decreto
1072 de 2015 Art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2)

Dependiendo de la actividad económica de la empresa y de los riesgos, es posible que se requieran también
los siguientes programas:

- Programa de rehabilitación de la salud de los trabajadores (Ley 9 de 1979 Art. 125, Decreto 1072 de 2015
Art. 2.2.4.6.31)
- Programa de prevención y protección contra caídas para trabajo seguro en alturas (Resolución 1409 de
2012 Art. 11)
- Programas de capacitación para trabajo seguro en alturas (Resolución 1409 de 2012 Art. 12)
- Ejemplos de programas del SG-SST

A su vez, dependiendo del diagnóstico de salud de los trabajadores, de los resultados del análisis de riesgos
para cada cargo y de las actividades de implementación del SG-SST, el responsable del SG-SST con el
apoyo del COPASST y la alta dirección puede determinar la creación de programas adicionales como:
- Programa de elementos de protección personal (EPP)
- Programa de fomento de estilos de vida saludable
- Programa de prevención de patologías comunes
- Programa de vigilancia médica para factores de riesgos cardiovasculares.
- Programa de vigilancia médica para el impacto de la función visual en el trabajo.
- Programa de detección precoz del cáncer de próstata.
- Programa de detección precoz del cáncer de cérvix uterino.
- Programa de seguimiento nutricional.
- Programa de preparación ante emergencias

Cada programa del SG-SST debe estar estructurado en un documento el cual debe contener:

1. Justificación y/o alcance del programa

Corresponde a las actividades, indicadores, normas o cualquier otro hecho que motive a la empresa a crear
el programa teniendo en cuenta los factores de riesgo. Se debe tener en cuenta la población que debe ser
cubierta.

Ejemplo: La creación del programa de vigilancia epidemiológica, además de la obligación legal, se podría
justificar con los índices de ausentismo por enfermedad general que presente la población de la empresa.

2. Objetivos del programa

Los objetivos representan los que se pretende alcanzar como resultado de la implementación del programa.
Es importante resaltar que los objetivos siempre deben ser medibles.
No se debe confundir justificación con objetivos. La justificación es lo que da origen a la realización de los
programas del SG-SST, mientras que los objetivos es lo que esperamos lograr al final de su ejecución.

En caso de ser requerido se puede formular un objetivo general y varios objetivos específicos.

Ejemplo. En el programa de preparación ante emergencias se puede tener el objetivo: preparar al personal
de la empresa en cómo responder ante un sismo o terremoto.

3. Responsabilidades

En este aparte se debe especificar quiénes participan de los programas del SG-SST o se benefician del
mismo y cuáles son sus responsabilidades.

En algunas empresas tienden a usar siempre el “copiar y pegar” y todos los programas quedan con los
mismos roles y las mismas responsabilidades. Esto no es una buena práctica, porque al incluir las
responsabilidades, este programa debe ser incluido en el informe de rendición de cuentas de cada rol o se
pueden estimar recursos que finalmente no se usarán.

Ejemplo: En un programa de detección precoz del cáncer de cérvix uterino, se establecería que va dirigido a
todas las mujeres de la empresa y que su responsabilidad en el programa es asistir a las capacitaciones y
actividades que se desarrollen. En este caso, no se puede decir que está dirigido a todos los trabajadores.

4. Duración del programa

Permite determinar el plazo en el que se debe desarrollar el programa. La mayoría de programas del SG-
SST son estructurados para tener una duración de un año.

5. Actividades del programa

Se debe presentar una descripción detallada de las actividades que se van a ejecutar en cumplimiento de
los programas del SG-SST. Cada una de las actividades debe contar con:
Responsable de ejecutar la actividad

Frecuencia de su realización

Participantes

Descripción de la actividad

Dependiendo del programa y de la organización de la empresa, en cada actividad se pueden especificar los
procedimientos y formatos que se deben utilizar en su ejecución. En caso de ser necesario, se deben
mencionar los requisitos para su realización o los requerimientos de preparación de la actividad, los
recursos necesarios y las fuentes de información requeridas.

Ejemplo. En el programa de riesgo psicosocial se puede tener la siguiente actividad:

Descripción de la actividad. Capacitación en manejo de estrés.

Responsable de ejecutar la actividad. Psicólogo(a) especialista en salud ocupacional y responsable del SG-
SST

Frecuencia de su realización. Una vez al año.

Participantes: dirigido a todos los empleados de la empresa.

Requisitos. Dado que la empresa no cuenta con un psicólogo especialista en salud ocupacional, se debe
realizar una contratación de una persona externa. Para el desarrollo de la capacitación se debe reservar
una sala de reuniones con capacidad para todo el personal.

6. Cronograma de actividades
El cronograma de actividades incluye las actividades del programa como también actividades que sean
requisito para su ejecución y las labores de logística necesarias para cumplir con los programado. El
cronograma incluye fechas y responsables para cada una de las actividades.

7. Indicadores

Se deben establecer los indicadores que se utilizarán para medir si los objetivos se han cumplido o no se
han cumplido. Verifique que hay una relación directa entre el indicador diseñado y el objetivo que se desea
cumplir.

El Decreto 1072 de 2015 en su artículo 2.2.4.6.19 establece que cada indicador que se defina debe contar
con una ficha técnica que incluya:

Definición del indicador;

Interpretación del indicador;

Límites para el indicador;

Método de cálculo;

Fuente de la información para el cálculo; ,

Periodicidad del reporte; y

Personas que deben conocer el resultado.

Estos indicadores podrán ser de estructura, proceso o resultado. Para cada indicador debe ser clara la
meta a la cual se desea llegar con el cumplimiento de las actividades.
7. Metas

Para cada uno de los indicadores, se deben establecer las metas, es decir el valor a partir del cual se
considera que cumple o no con el resultado esperado.

Recomendaciones

Se debe tener en cuenta que cualquier persona debe estar en capacidad de entender el programa, por lo
cual es importante que el documento cuente con toda la información necesaria para que otra persona lo
pueda entender y ejecutar en caso de ausencia de su creador.

El programa debe ser realizado teniendo en cuenta la realidad de la empresa, no se debe formular un
programa para el cual se necesitan recursos que la empresa no puede pagar.

Si decide adicionar al programa un marco teórico o una lista de definiciones, asegúrese de que son un
aporte para la interpretación y ejecución del programa y no “contenido de relleno” para el documento.

Al final de la planeación de los programas:

Incluya todas las actividades en el plan anual del SG-SST

Verifique la cantidad de tiempo que va a requerir del personal para la ejecución de todas las actividades y
valide con la gerencia que en realidad podrá contar con ese tiempo.

Verifique que las actividades planeadas no se solapan entre programas.

Asegúrese de que no hay actividades planeadas en la época de vacaciones colectivas

Tenga en cuenta en su planeación las temporadas altas de trabajo en las cuales no podrá disponer de
todos los empleados para participar en capacitaciones u otras actividades.
En el Artículo 2.2.4.6.12, que se refiere a la documentación, se establece la obligación de que el plan de
trabajo anual esté firmado por el empleador y el responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo SG-SST” (punto 5).
Por otro lado, el plan de trabajo anual es uno de los elementos esenciales en la revisión por la alta dirección,
establecida en el Artículo 2.2.4.6.31. Específicamente, la norma indica que la alta dirección “debe determinar
en qué medida se cumple con la política y los objetivos de seguridad y salud en el trabajo y se controlan los
riesgos”.
Fundamentos del plan de trabajo anual
El plan de trabajo anual es uno de los resultados del proceso de implementación del SG-SST. Al mismo
tiempo, representa uno de sus ejes principales ya que debe guardar plena coherencia con lo definido en la
planificación del SG-SST y con los objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Una vez identificadas las prioridades en materia de seguridad y salud en el trabajo, se deben concretar
medidas de prevención y control, que se materializan precisamente en el plan de trabajo anual.
Este plan debe tener en cuenta los programas definidos en el sistema y sus actividades, el presupuesto
asignado para el SG-SST y la disponibilidad de recursos técnicos y humanos para su ejecución.
Elaborar el plan de trabajo anual
Para elaborar el plan de trabajo anual se debe partir de los riesgos y peligros prioritarios identificados en la
evaluación inicial. Básicamente se deben plantear metas alcanzables en el periodo de un año para minimizar y
monitorear esos factores que pueden afectar la seguridad y salud de los trabajadores, o la buena marcha de la
empresa.
En la elaboración del plan de trabajo anual se deben tener en cuentas las siguientes recomendaciones:
Programas
Los programas son el conjunto de acciones que se deben llevar a cabo en las diferentes áreas, para garantizar
el cumplimiento de los objetivos del SG-SST. Básicamente comprenden: programa de capacitación, programa
de auditoría, programa de tareas de alto riesgo, programa de emergencias, programas de vigilancia
epidemiológica, entre otros.
El plan anual debe tener como mínimo una actividad de cada uno de los programas definidos en el SG-SST de
la empresa. Una vez finalice el plan de trabajo anual, verifique que hay actividades de todos los programas.
Evidencias de ejecución del plan
El artículo 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 de 2015 establece que el empleador debe mantener disponibles y
actualizados los documentos relacionados con el SG-SST.
Una vez se inicie la ejecución del plan de trabajo anual, se hace necesario que de cada una de las actividades
se genere una evidencia de su cumplimiento. Esta evidencia puede existir en papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía, o una combinación de éstos.
Durante la elaboración del plan de trabajo anual se debe verificar que para cada actividad existe un
procedimiento, un formato, un manual, una guía o cualquier otro documento que determine cómo se generará
la evidencia de la ejecución y cómo se almacenará.
Por ejemplo, de una capacitación usted puede tomar una hoja de papel, marcarla con el nombre y fecha del
evento y hacer que cada uno de los asistentes la firme. También puede tomar fotografías del evento en las que
se vea a los asistentes y hacer que la cámara imprima la fecha y hora o puede tomar un video de toda la
capacitación. Cualquiera de estos tres documentos es una evidencia válida de la ejecución de la tarea, lo
importante es que la evidencia esté disponible cuando sea requerida.
Cronograma
El cronograma de actividades contiene todas las acciones a desarrollar, con las fechas respectivas de
iniciación y terminación de cada una de ellas, en forma consecutiva. También debe identificar a los
responsables de cada una de las actividades.
Incluya en el cronograma las tareas de preparación que deba ejecutar antes de una actividad, esto le permitirá
que cuando llegue el momento no tenga que improvisar. Por ejemplo, si se va a realizar una capacitación en
primeros auxilios a todo el personal, además de la capacitación, incluya una tarea previa de divulgación del
evento.
Un plan de trabajo realista
El plan de trabajo anual debe elaborarse teniendo en cuenta la realidad de la organización. Debe tener en
cuenta el presupuesto disponible para el SG-SST durante el año, proponer actividades cuya realización exceda
el presupuesto asignado por la alta dirección generará que las actividades sean canceladas y que al finalizar el
año no se pueda cumplir con los objetivos propuestos.
Las fechas asignadas a las actividades deben tener en cuenta el ciclo del negocio al cual se dedica la empresa,
por ejemplo, si la empresa es una exportadora de flores a Estados Unidos, no estaría bien que se incluyeran
un gran número de actividades en enero y febrero que es cuando la empresa está en su periodo de mayor
actividad comercial.
El plan de trabajo anual debe tener en cuenta la disponibilidad del personal en la empresa, por ejemplo, si se
programa una capacitación un 31 de diciembre, lo más probable es que la asistencia a la capacitación sea
muy baja porque gran parte del personal se encontrará de vacaciones.
Tipos de documentos del SGSST

Reglamento
Procedimiento
Instructivo
Formato
Registro
Programa
Plan
Guía
Manual
Política
Lineamiento

Reglamento: un conjunto organizado de preceptos o reglas. Lo elabora la autoridad competente en la

organización o en el ámbito al cual se aplica. Establece lo que está permitido y lo que está proscrito, en los
diferentes campos de actuación. El reglamento establece unos límites precisos al comportamiento de quienes
se rigen por él. A diferencia del lineamiento, el reglamento sí contiene normas específicas, aplicadas a
conductas concretas.
El Código Sustantivo del Trabajo establece que las empresas deben contar con un Reglamento Interno
de Trabajo (art. 104 a 115) y un Reglamento de higiene y seguridad (art. 349 y 350).
Procedimiento: El procedimiento se refiere al conjunto de acciones que se deben llevar a cabo siempre de la
misma manera, para conseguir el mismo resultado, en el marco de las mismas circunstancias. En otras
palabras, el procedimiento estandariza la forma de llevar a cabo una acción determinada, crea un método.
Los procedimientos recopilan un “saber hacer” probado. Esto quiere decir que son el resultado de
conocimientos, experiencia y acuerdos sobre la mejor manera de actuar para alcanzar un propósito específico.
Los procedimientos desglosan las acciones a realizar, con base en lo señalado en todos los documentos
anteriores (lineamientos, reglamentos, manuales, etc.).
Son varios los procedimientos requeridos para la implementación del SGSST, por ejemplo, el Decreto 1072 de
2015 establece en su artículo 2.2.4.6.26 la necesidad de un Procedimiento de gestión del cambio.

Instructivo: tipo de documento que plasma la forma como funciona algo en particular. Para la Presidencia de
la República y el Departamento Nacional de Planeación, un instructivo es:
“Descripción de actividades o instrucciones de trabajo que requieren ser detalladas minuciosamente, y que
hacen parte de un proceso o un procedimiento.”
Un ejemplo son los instructivos que acompañan a casi todos los formato. En ellos, se exponen los criterios que
se deben tener en cuenta para llenar cada una de las casillas.
En el plano organizacional, el instructivo se aplica tanto al funcionamiento de máquinas y aparatos, como a
los procedimientos. En este último caso, detalla la forma como debe ser realizada una actividad específica
dentro de un procedimiento ya establecido.
Formato: es una estructura predeterminada, que define la forma en que se registra, se guarda y se presenta
algo. El formato cumple con unas características técnicas y formales, que lo hacen apto para contener y
transmitir una información específica.
En el caso de los formatos administrativos, su principal función es la de unificar el registro de la información,
de manera que se agilice su circulación y llegue en forma oportuna a los funcionarios competentes para
conocerla. El formato permite verificar la aplicación correcta de los procedimientos.
La implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo requiere del diseño de varios
formatos. Por ejemplo: formatos para la inspección de maquinaria y equipo, formato para el reporte de
condiciones inseguras, formato de seguimiento acciones de correctivas, preventivas y de mejora, formato de
asistencia a eventos, entre otros.
Registro: es la anotación, relación o inscripción de un dato, dentro de un formato o un documento establecido
previamente para ello. Equivale a ingresar una información, dentro de un soporte establecido con
anterioridad.
Para la norma ISO 9000:2015 y la OHSAS 18001:2007, un registro es:
“documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas”.
En la mayoría de los casos es lo mismo que llenar un campo, completar una casilla o introducir un dato.
Desde el punto de vista de los tipos de documentos, el registro vendría a ser un formato básico o primario.

Programa: es el documento que contiene los pasos a seguir secuencialmente para llevar a cabo un plan. Es,
en realidad, el desglose de un plan. Debe contener las acciones a implementar, en secuencia; cada una de
ellas debe apuntar hacia un objetivo definido.
Dentro de los Programas del SG-SST se encuentran el programa de promoción de vida saludable (Decreto
1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num 8), Programa de mantenimiento de instalaciones, maquinaria y equipo
(Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.24 parágrafo 2), Programa de capacitación en SST (Decreto 1072 de 2015
art. 2.2.4.6.11, 2.2.4.6.12 num 6, 2.2.4.6.16 num 5), entre otros.

Plan: una descripción ordenada de las intenciones o propósitos a corto plazo, en un área establecida. El plan
apunta a remediar, corregir, perfeccionar o expandir alguna circunstancia que en el momento no funciona de
manera óptima. El plan aplica los criterios contenidos en la política, a un área concreta.
Un ejemplo es el Plan de trabajo anual (Decreto 1072 de 2015 art. 2.2.4.6.8 num 7, 2.2.4.6.12 num 5), este
plan incluye todos los programas del SGSST.

Guía: La guía ofrece consejos o recomendaciones sobre una materia específica. Como su nombre lo indica,
tiene como principal objetivo señalar unos parámetros o patrones que deben tomarse en cuenta para realizar
una actividad. Marca unos lineamientos que sirven como límite frente a las acciones que pretendan
desarrollarse.
Generalmente, las guías trazan pautas sobre qué se recomienda hacer y qué no se debe hacer frente a una
situación, actividad o tarea específica. Hay tantos tipos de guías, como materias a tratar: guías metodológicas,
guías de acción frente a una situación determinada, guías de respuesta, etc. Las guías establecen un marco
de aplicación para lo que está contenido en el manual.
En la implementación del SGSST se utiliza la Guía Técnica Colombiana GTC-45 la cual es la Guía para la
identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional.

Manual: es una herramienta técnica en la que se expone el modo como deben ejecutarse las funciones y las
acciones para lograr un objetivo determinado. Por regla general, el manual agrupa las instrucciones básicas y
globales que deben aplicarse en un campo de actividades de la organización.
El manual también cumple con el papel de registrar y transmitir, de forma ordenada y sistemática, toda la
información relacionada con una o varias actividades de la organización. Así mismo, sirve como medio de
comunicación y de coordinación entre las diferentes dependencias y funcionarios. El manual desarrolla y
aplica otros tipos de documentos, como los lineamientos y el reglamento.
En la implementación del SGSST se recomienda contar con un manual de funciones o manual de perfiles de
cargo en el cual se identifiquen los cargos de la empresa y las funciones asignadas a cada uno.

Política: Desde el punto de vista administrativo, la política es una guía de acción global, que orienta a los
miembros de la organización sobre la conducta general a seguir, en el área a la cual se aplique dicha política.
Representa el punto de vista de la organización en referencia a uno o varios de sus campos de acción. La
política convierte los lineamientos en criterios.
Existen dos ejemplos de política en el SGSST: La política de seguridad y salud en el trabajo (Decreto 1072 de
2015 art. 2.2.4.6.5, 2.2.4.6.6, 2.2.4.6.7, 2.2.4.6.8 num 1) y la política de prevención de consumo de alcohol,
drogas y tabaco (Circular 38 de 2010, num. 4).
De todos los tipos de documentos del SGSST la política junto con los objetivos se encuentran en la cima de la
pirámide documental.

Lineamiento: El lineamiento es una disposición global, que permite marcar una tendencia o una dirección
frente a las actividades a desarrollar. De este modo, el papel del lineamiento es fijar un criterio general, al que
deben adecuarse todas las actividades.
Características del lineamiento:
Son de obligatorio cumplimiento
Dan pautas para la toma de decisiones.
Incluyen definiciones”.
El lineamiento es uno de los tipos de documentos del SGSST poco usado en pequeñas empresas. No hay una
normatividad que obligue a tener un lineamiento.
Tipos de indicadores del SG-SST
La norma indica que se deben diseñar tres tipos de indicadores en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el Trabajo:
Indicadores de estructura
Son definidos como las “Medidas verificables de la disponibilidad y acceso a recursos, políticas y organización
con que cuenta la empresa para atender las demandas y necesidades en Seguridad y Salud en el Trabajo”.
En otras palabras, este tipo de indicadores evalúa si los componentes del SG-SST realmente existen o no. A
partir de ellos se puede determinar si efectivamente se han incluido todos los elementos que componen el
sistema, o si solamente existen en el papel.

Indicadores de proceso
La norma los define como las “Medidas verificables del grado de desarrollo e implementación del SG-SST.”
Esto quiere decir que a través de estos indicadores puede evaluarse el avance de la puesta en marcha del
sistema de gestión.
Indicadores de resultado
El Decreto indica que son las “Medidas verificables de los cambios alcanzados en el período definido, teniendo
como base la programación hecha y la aplicación de recursos propios del programa o del sistema de gestión.”

Estos indicadores responden a la pregunta ¿qué se ha logrado en materia de seguridad y salud en el trabajo, a
partir de la implementación del SG-SST, en un tiempo determinado?

Para los indicadores de ausentismo laboral se recomienda seguir la Norma Técnica NTC-3793.
La formulación de los indicadores del SG-SST
El Decreto 1072 de 2015 (libro 2, parte 2, título 4, capítulo 6) contiene un listado con los aspectos que deben
tomarse en cuenta para formular los diferentes tipos de indicadores. Están consignados en los artículos
2.2.4.6.20, 2.2.4.6.21 y 2.2.4.6.22 de la norma.

El listado debe entenderse como una guía, es decir que cada empresa tiene que analizar la forma en que debe
incluir y abordar cada uno de los aspectos señalados en la lista, de acuerdo con la naturaleza y el grado de
desarrollo de la organización misma. Algunas necesitarán incluir uno a uno los aspectos del listado, mientras
que otras solo requieren indicadores para algunos de ellos.

La norma admite que los resultados de la gestión puedan ser medidos y expresados en términos cualitativos y
no solamente numéricos. Esto otorga mayor flexibilidad en la formulación de los indicadores.

Es importante recordar que el Decreto 1072 (capítulo 2.2.4.6) obliga a construir una ficha técnica para cada
indicador. Esta debe contener siete variables: definición del indicador; interpretación del indicador; límite para
el indicador o valor a partir del cual se considera que cumple o no con el resultado esperado; método de
cálculo; fuente de la información para el cálculo; periodicidad del reporte; y personas que deben conocer el
resultado.

No se debe perder de vista que todo el tema de los indicadores está orientado a implementar, hacer
seguimiento y establecer pautas de mejoramiento del sistema. No se trata de medir por medir, sino de emplear
estas herramientas para adelantar las acciones que garanticen una protección óptima de la salud y la
seguridad de todos los miembros de la organización.

REQUERIMINETOS LEGALES SOLICITADOS POR EL MINISTERIO POST ACCIDENTE MORTAL

1. Certificado de existencia de representación legal, certificación de; numero de trabajadores especificando
sexo,edad, antiguidad, bien sean de Pre cooperatriva, trabajo asociado, Empresa de servicios
temporales, trabajador en misión,. Si existe organización sindical o pacto colectivo informar el numero
de trabajadores sindicalizados opacto colectivo o convención colectiva.
2. Copia del balance general de la empresa al 31 de diceimbre del año oanterior, avalado por el contador
con copia profesional.
3. Cosntacia de los tres ultimos pagos realizados al sistema general de riesgos laborales de todos los
trabajadores antes de la ocurrencia del evento mortal ocurrido.
4. Reporte de accidente de trabajo mortal con su respectiva fecha y radicado de recibido por parte de la
ARL
5. Investigación realizada por el equipo investigador, con sello y fecha de recibido por parte de la ARL,
Copia de la lincencia del profesional de SST.
6. Constancia de la ARL sobre el cumplimiento de las recomendaciones formuladas por esta , con motivo
del accidente de trabajo mortal, con sus respectivos soportes de las acciones emprendidas por el
empleador.
7. Copia de conformación del COPASST O Vigia de SST existente a la fecha del accidente y en caso de
haber una nueva conformación ambos y tres ultimas actas de reuniones anteriores al evento y acta del
comité extraordinario por lo ocurrido al trabajador en cuestión.
8. Copia del plan de emergencias y las siguientes evidencias de cumplimineto; constancai de realización de
actividades del plan de mergencias, aportar soporte de la conformación, lista de los miembros y las
capacitaciones brindadas a estos conlos respectivos listados de asistencia, evidencia de ejecucción de
simulacros anterior a la fecha deocurrencia, soportes de señalización y rutas de evacuación.
9. Copia de matriz de indentificación de peligros , evaluación y valoración de riesgos actualizada. Evidencia
de los controles dispuestos en la citada matriz.
10. Constancia de entrega de elementos de protección personal correspndiente al ultimo año y
constancia del fabricante y/o proveedor del elemnto de seguridad, donde se certifique el cumplimiento
de la norma bajo la cual se diseño. Y en su defecto estudio de puesto de trabajo que justifique que no se
requeria.
11. Recopilación y anlisis estadistico de AT-EL durante el ultimo año y cosntancia de las medidas
adoptadas para disminuir la tasa de accidentalidad o enfermedades profesionales.
12. Indice de ausentismo general y por causas medicas en el ultimo año
13. Resultados de las 2 ultimas inspecciones de seguridad y salud en el trabajo realizadas por la
empresa a todas las instalaciones