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Informe de Evento Final SENA

Esteban Castellanos Naranjo

Juan Diego Franco López
Tatiana Fernández Sanboni
Jhoan Alexis Botina Paredes
María Camila Muñoz
Oscar Eduardo Sanz

11-3

Asesor: Miryam Martinez Muños, Técnica en Asistencia Administrativa

Institución Educativa Técnica Comercial Las Américas

Asistente Administrativo
Cali - Colombia
2019
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Análisis del Evento

El evento se realizó en el Club Departamento la Vorágine, con la finalidad de realizar

actividades lúdicas de integración, trabajo en equipo, como lo son las gincanas y demás juegos

que incorporen al grupo 11-3. Llegamos al lugar en las horas de la mañana, se dieron las

indicaciones y pasamos al refrigerio, luego realizamos las actividades de integración, pasamos al

almuerzo y seguimos con las siguientes actividades. Culminamos a las 4 de la tarde.

Se analizó cada comité, con grupos responsabilizados y organizados tales como; Protocolo,

Logística, Publicidad, Seguridad, Presupuesto, Snack e Informe.

 Protocolo: Llevó a cabo los procedimientos para realizar los objetivos diseñados y

ejecutar minuto a minuto el evento los métodos y monitoreo del grupo teniendo contacto

con todas las personas de cada comité.

 Logística: Organizó la colocación de implementos al evento, instalaciones, servicios, las

finanzas (cartera), organización de limpieza y recurso humano.

 Seguridad: Determinó las diferentes situaciones de riesgo llevando un conocimiento de

las ubicaciones, instalaciones, condiciones climáticas, plan de protección, botiquín

médico y plan de emergencia.

 Publicidad: Diseñó la decoración del evento como imagen teníamos el Logo “Te reto a

que me retes” y realizó fotografías del grupo en las diferentes actividades.

 Snack: Planeó las diferentes fases de comida en: Pre-Snack, Brand y after-snack. La cuál

clasificó la comida y las horas de el desayuno, almuerzo y merienda.

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 Informe: Analizaron cada comité y tomaron apuntes para crear el informe final del

evento.

 Presupuesto: Reunió la meta económica del evento y la administró.

Planeación del evento

El objetivo de dicho evento es culminar y homenajear a los estudiantes de 11-3 de una

manera íntegra y entretenida el proceso Sena que llevamos como alumnos de las américas 2019.

Sus roles a asumir son:

 Comité de Protocolo: este grupo era el encargado de planear todo el evento minuto a

minuto cada aspecto de la organización de las personas, lugares y actividades.

 Comité de Logística: este grupo fue el encargado de llevar los insumos y recuso

humano, para ser realizados el día del evento como lo eran, camisetas, instalaciones y

material necesario.

 Comité de Seguridad: este grupo asumía la responsabilidad de conocer e informar los

riesgos de protección, ubicación y del personal de emergencia.

 Comité de Presupuesto: este grupo planeo y averiguo los costos de cada actividad para

administrar el evento.

 Comité de Snack: este grupo de personas se encargó de elegir la comida más adecuada,

para cada ocasión.

 Comité de Publicidad: este grupo se encargó de planear la decoración del evento y la

publicidad que se hizo en el evento.

 Comité de Informe: estas personas se encargaron de documentar todo el evento.

Establecer metas
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Lo que realmente queremos lograr como meta es que la última integración del grupo 11-3 sea

realizada y ejecutada de la mejor manera posible, recaudando un buen presupuesto y llevando a

cabo todas las actividades planeadas, para que así puedan llevarse consigo uno de los mejores

recuerdos vividos en grado 11

Preparar presupuesto

La preparación del presupuesto para el evento se realizará con una cuota de 50.000 por

estudiantes, esto sería un total de 2.050.000 será suficiente para cubrir los gatos de alquiler del

club, entrada y almuerzo mas refrigerio, también estará incluido el trasporte. El dinero que sobre

será dado para realizar las actividades lúdicas.

Hora y lugar para el evento

La realización del evento se ejecutará el día 30 de octubre en horas de la mañana, tipo 7 a 8

am en el club del departamento La Vorágine, Cali, Valle del Cauca y se culminará en las horas

de la tarde 4 pm.

Logística

Marketing y publicidad del evento

Se escogió un logo, gracias al proyecto te reto a que me retes, ese logo será la imagen de

nuestro evento, con el presupuesto se compraron gorras y todos llevamos una camiseta de un

mismo color, el color lo escogerá el grupo.

Delegar responsabilidades

Se establecieron comités de trabajo, como comité de logística, presupuesto, publicidad,

recreación y demás. Cada comité tiene delegado actividades a realizar que contribuirán con la

ejecución del evento.

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Elementos necesarios para el evento

Elementos a realizar:

Balones, jabón, bombas, cámara fotográfica, globos, elementos de obstáculos.

EJECUCION

El día 30 de octubre los estudiantes de 11-3 del colegio I.E.T.C Las Américas ejecutó en el

Club del departamento La Vorágine, Cali, Valle del Cauca satisfactoriamente las actividades

realizadas por cada comité. Una vez en el sitio los miembros de Protocolo dieron las

indicaciones respectivas e ingresamos al lugar, los primeros momentos en este fueron para

conocer el lugar y organizar los sitios donde cada grupo comenzara a ejecutar sus funciones.

Dadas las indicaciones nos dirigimos al espacio indicado y se desarrollaron distintas

actividades en equipos siguiendo el protocolo y los horarios designados.

A las 11:40 am pasamos todos los estudiantes a almorzar de 12:00 pm a 1:30 pm.

Ya terminado el tiempo de almuerzo, pasamos al espacio de las piscinas para realizar todas las

actividades que fueron designadas. A las 2:45pm el comité de snack reparte a cada estudiante su

refrigerio correspondiente y a las 3:00 pm los estudiantes organizados por logística hicieron

limpieza en los espacios utilizados y recogieron todos los implementos utilizados.

Finalizando llega el autobús para salir de vuelta al colegio y llegamos a la institución a las

4:40 pm.