CASO DEL SISTEMA DE VENTAS – PORKY S.A.

La empresa de embutidos Porky S.A. que opera en la región norte del país desde hace más de 30 años ha
decidido modernizar su plataforma tecnológica. Para ello ha contratado a una prestigiosa empresa de desarrollo
de software que ha implementado sistemas en algunas empresas de rubro similar, esta modernización
tecnológica inició hace casi nueve meses y no está entregando los resultados esperados. Su propietario Don
Armando Porky está sumamente preocupado por la situación y debe tomar algunas decisiones.

ANTECEDENTES
Porky S.A se ha caracterizado por la elaboración artesanal de productos derivados de la carne de cerdo, para ello
tiene crianza de cerdos en la zona nor-oriental del país, en los últimos años la demanda de sus productos se ha
incrementado a tal grado que prácticamente tiene que comprar el 50% de la carne de cerdo a productores
independientes. También ha incrementado su capacidad de producción, el promedio de producción diaria es de
50,000 lbs de chorizo y 35,000 lbs de otros productos como salchichas, chuletas y costillas ahumadas. Su
producto estrella es el chorizo tipo barbacoa, cuya receta de elaboración es un secreto de familia, fue la
bisabuela de don Armando quien creó la receta y ahora se ha convertido en un activo de la empresa.
Desde el inicio don Armando decidió conservar la fórmula en secreto, por tal razón, él mismo se encargaba de
mezclar los condimentos, elaborando una salsa especial que se agrega a la carne de cerdo molida, que se deja
en maceración por 48 horas previo a elaborar los chorizos y empaquetarlos. En la actualidad cuenta con un
equipo mezclador que prepara la fórmula que solo él conoce y que conserva en una caja de seguridad bien
resguardada.
En sus inicios, la empresa comenzó con don Armando al frente de casi todo, él mismo supervisaba la cocina,
tomaba los pedidos y distribuía sus productos en su vehículo Toyota 1000, poco a poco la demanda de los
mismos fue creciendo, contrató personal para que se encargara de la toma de pedidos y la distribución que se
hacía de forma manual en una libreta de notas.
Con el pasar del tiempo y en atención a la demanda, expandió sus líneas de producción y también amplió su
flota de ventas y distribución, llegando a contar con casi 100 rutas de distribución y 3 centros de distribución a
nivel nacional. Desde el año 2002 instaló una plataforma tecnológica que le permite tomar pedidos y facturarlos
en el punto de venta, es decir en la pulpería, el supermercado, etc. Esta plataforma que opera con Hand Helds
ha sido estable pero ha quedado obsoleta, por lo que su mantenimiento y soporte es costoso, adicional a que se
requieren nuevas funcionalidades que no es posible habilitar en la plataforma existente por la misma
obsolescencia. Los equipos ya están viejos y presentan fallas continuamente, el departamento de tecnología ya
no cuenta con repuestos para suplir la demanda de reparaciones y en ocasiones los vendedores han tenido que
salir a la ruta sin el equipo y a tomar pedidos manuales. Por otro lado la infraestructura descansa en servidores
con Windows 2000 que ya no tiene soporte y el mismo es costoso.

LA MODERNIZACIÓN TECNOLÓGICA
Don Armando consciente que para continuar creciendo y mantenerse en el mercado, no basta con contar con la
mejor receta de chorizo, sino que requiere hacer inversiones y modernizar su empresa, dejar a un lado los
procesos manuales que no le permiten tomar decisiones oportunas y por lo tanto ha colocado al frente de esta
modernización a su hijo Juan Porky, quien acaba de terminar su carrera en Ingeniería en Sistemas en el
extranjero.

Juan como todo joven entusiasta recién graduado, acepta el reto y comienza por organizar su equipo de trabajo.
En primer lugar convoca al Gerente de IT, también pide al Gerente de Ventas y Distribución que le asigne un
empleado de su área y él asigna a un joven que acaba de ingresar a la empresa, por su lado el Gerente de
Finanzas nombra al contador para que forme parte del equipo y el de Recursos Humanos asigna a un jefe de
departamento quien tiene 10 años de trabajar en la empresa.
Juan también solicita referencias a sus ex compañeros de la universidad quienes le recomiendan la empresa de
software “Desarrollos Empresariales” para que le ayude a conducir el proceso de modernización tecnológica.
Es así que Juan dio por iniciado el proyecto de modernización, lo primero que deciden hacer es rediseñar y
montar un nuevo sistema para Ventas y Distribución. Por lo mismo tanto le pide al Gerente de TI que comience
a trabajar con la empresa de Desarrollos Empresariales de inmediato.

El Gerente de TI, entendiendo la urgencia planteada por Juan y don Armando, se “encierra” por un mes
completo con la empresa de desarrollo de software para hacer el diseño, al cabo del mes exponen un prototipo
de dicho software al Equipo del proyecto y a don Armando, el joven que fue delegado por el área de Ventas y
Distribución ve con buenos ojos el software y le parece que puede cumplir con lo que necesitan en el área, dicho
software ya no requería uso de Hand Helds, sino que usará los celulares (smartphones) para correr la aplicación,
de modo que los vendedores no necesitarán regresar a las oficinas para sincronizar las ventas, ya que lo harán
desde su celular. Los otros integrantes del equipo no hacen objeción alguna puesto que consideran que este
software no alterará sus procesos de negocio.

Dado lo anterior, Juan decide pagar el diseño del software a la empresa y le pide que inicie con la codificación y
desarrollo, la empresa se regresa a su país de origen para trabajar en la configuración del software que les
tomaría aproximadamente 5 meses, deciden hacer una validación al cabo de tres meses, pero no la hicieron
porque estaban en temporada pico de ventas y no podían distraer al equipo de trabajo. La empresa de
desarrollo de software envió una lista de requisitos técnicos que tendría que tener la empresa Porky S.A. para
implementar la solución, entre ellos se menciona una nueva plataforma de servidores con Windows Server 2012
por lo menos, así como entregarles smartphones a todos los vendedores.

LA PREOCUPACIÓN DE DON ARMANDO

Hace tres meses regresó la empresa de desarrollo de Software a implementar la solución y se han encontrado
con varios obstáculos:
1. Las pruebas de usuario final están indicando que los usuarios no están satisfechos con la solución porque la
misma no cuenta con la funcionalidad que ellos necesitan en la calle, no pueden modificar pedidos en la
entrega, no les calcula los descuentos automáticamente, requieren una calculadora manual para ir calculando el
valor del pedido mientras lo digitan, entre otras discrepancias con la solución actual.

2. Los smartphones que compraron no cuentan con las características que ellos solicitaron, ya que no habían en
el país, por lo que el departamento de compras adquirió el que ellos consideraban se asemejaba.

3. El área de finanzas ahora observa que tiene impactos en sus procesos, puesto que el sistema entregará
información contable que ellos deberán introducir al sistema financiero y no se prepararon las interfaces para
ello.

4. El área de recursos humanos, no sabe cómo va a calcular las comisiones de ventas con el nuevo sistema.

PREGUNTAS:

1. ¿Desde el punto de vista de Gestión de Proyectos, qué errores observa se cometen en este proyecto? Analice
los procesos según lo establece la guía del PMBoK.
2. ¿Qué haría usted de diferente?
3. ¿Qué le sugeriría a Don Armando hacer para corregir la situación?