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TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

NOMBRE: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE / LISTA DE VERIFICACIÓN

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: EQUIPO AUDITOR

EL HISTORIAL DE CAMBIOS REGISTRADO A CONTINUACIÓN SE DEBE DILIGENCIAR CADA VES QUE EL FORMATO CAMBIE DE VERISON. ESTA P
DEBERÁ SER IMPRESA PARA LA APLICACIÓN DEL MISMO.

HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
Actualización listado modelo de actividades / preguntas a realizar Norma Tecnica Colombiana: Si
3
calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001)

Elaboró:

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FORMATO CÓDIGO: EI-FO-11


NDEPENDIENTE / LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN: 3

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R CADA VES QUE EL FORMATO CAMBIE DE VERISON. ESTA PARTE DEL FORMATO NO
A LA APLICACIÓN DEL MISMO.

DE CAMBIOS
TURALEZA DEL CAMBIO
eguntas a realizar Norma Tecnica Colombiana: Sistemas de Gestion de

FV: 06/09/2018

se considera copia no controlada.


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PROCESO: AUDITOR(ES):

FUNCIONARIO(S) ENTREVISTADO (S):

CRITERIO DE CUMPLE NC/


AUDITORIA O ACTIVIDAD/ PREGUNTAS OBSERVACIONES
OBSV
NORMA SI NO

Elaboró: Elaida Olier FV: 06/09/2018


CRITERIO DE CUMPLE NC/
AUDITORIA O ACTIVIDAD/ PREGUNTAS OBSERVACIONES
OBSV
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Modelo de preguntas a realizar y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica Colombiana Sistemas de Gestion de calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001:2015)

Numeral
No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS Tener en cuenta Anexo A
Norma
4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN
4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y
SU CONTEXTO Dentro del contexto estratégico de la Entidad ¿Qué elementos internos y externos se identificaron
1
para su proceso y cómo realizan el seguimiento y revisión de la información de dichos elementos?
A6
¿Mediante que mecanismo la Entidad identifica las cuestiones externas e internas que afectan a
2
los objetivos del SIG? A6
¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e
3
internas? A6
4 ¿Con qué periodicidad se realiza la actualización del contexto estratégico?
4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y
5 EXPECTATIVAS DE LAS PARTES Desde su proceso ¿Cómo identifica y cumple las necesidades de las partes interesadas?
INTERESADAS

¿Se realiza el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus
6
requisitos?
¿El proceso ha definido riesgos y oportunidades asociadas a las partes interesadas y acciones
7
para abordarlas?
4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL ¿Toda la información acerca de su proceso se encuentra documentada y disponible en el Sistema
8 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Integrado de Gestión / Sistema Maestro? A5
¿El alcance del SIG se ha determinado teniendo en cuenta los factores externos e internos, las
9
partes interesadas, ubicación geográfica, entre otros? A5

De acuerdo con el alcance del Sistema de Gestión de Calidad del Ministerio de Relaciones
10 Exteriores y su Fondo Rotatorio y con el objetivo de su proceso. ¿Tiene conocimiento de algún
requisito de la norma ISO 9001:2015 que no le aplique a su proceso?

Si dentro del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo
11 Rotatorio se tiene definido como no aplicable algún requisito, por favor informe donde se encuentra
justificado. A5
4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Y SUS PROCESOS
¿Considera que todas las actividades que realiza el proceso se encuentran definidas en la
12
caracterización? A4
¿Se han determinado las entradas requeridas y las salidas esperadas, la secuencia e interacción
13 de los procesos, los recursos necesarios para los procesos y la asignación de responsables y
supervisores para estos procesos? A4
¿Al revisar y analizar la caracterización del proceso, usted podría determinar que cuenta con las
14 4.4.1
entradas requeridas y las salidas esperadas?
¿La caracterización del proceso tiene definida una secuencia lógica en cuanto a la interacción con
15
otras áreas, sus responsabilidades y el ciclo de mejora continua?
¿Dentro de la caracterización del proceso se aplicaron criterios y métodos e indicadores de
16
desempeño?
17 ¿Dentro de la caracterización del proceso se abordaron los riesgos y oportunidades?
18 ¿Se han realizado cambios y mejoras en el proceso?
19 ¿Se mantiene y conserva información documentada que permita apoyar el proceso? A4
4.4.2 ¿La organización conserva la información documentada para tener la confianza que los procesos
20
se realizan según lo planificado?
21 ¿Con qué periodicidad se revisa la información documentada de su proceso? A4
5. LIDERAZGO
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO
5.1.1 Generalidades ¿Cómo demuestra el compromiso y responsabilidad de la alta dirección con relación a la eficacia
22
del Sistema de Gestión de la Calidad?

¿Cómo se asegura que se establezcan la política de la calidad y los objetivos de la calidad para el
23 sistema de gestión de la calidad, y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección
estratégica de la Entidad?
¿Cómo se asegura de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los
24 procesos de la Entidad?

25 ¿De qué forma promueve el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos?

26 ¿Cómo asegura que los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad estén
disponibles?

¿Qué mecanismos utiliza para concientizar a los funcionarios acerca de la importancia de una
27
gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión de la calidad?

28 ¿De qué forma asegura que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos?

¿Qué mecanismos utiliza para comprometer, dirigir y apoyar a los funcionarios, para contribuir a la
29
eficacia del sistema de gestión de la calidad?
30 ¿Cómo promueve la mejora?
31 ¿Apoya otros roles pertinentes de la dirección?
5.1.2 Enfoque al cliente ¿Cómo verifica que se determinen, comprendan y cumplan regularmente los requisitos de los
32
usuarios, tanto técnicos, administrativos, legales y reglamentarios?

¿Cómo determinan y consideran los riesgos y oportunidades de la Entidad que pueden afectar la
33
conformidad de los servicios y la capacidad de aumentar la satisfacción del usuario?
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5.1.2
Modelo de preguntas a realizar y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica Colombiana Sistemas de Gestion de calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001:2015)

Numeral
No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS Tener en cuenta Anexo A
Norma
¿Qué Iniciativas se tiene para aumentar la satisfacción del usuario frente a los productos y
34
servicios ofrecidos por el proceso?
35 ¿Cómo mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del usuario?
5.2 POLÍTICA
36 5.2.1 Establecimiento de la política de calidad ¿Qué criterios se tuvieron en cuenta para establecer e implementar la política del SIG?
¿La política de calidad proporciona un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos
37
de la calidad?
¿La política incluye el compromiso de cumplir los requisitos aplicables y de mejorar continuamente
38
el sistema de gestión de la calidad?
39 ¿Cómo asegura el mantenimiento de la política del SIG?

40 ¿La política del SIG es apropiada al contexto de la Entidad y contribuye a la dirección estratégica?

41 ¿La política del SIG incluye compromisos resaltables? Indique cuales.

42 ¿La política del SIG de la Entidad se encuentra como información documentada? Indique donde.

¿La política de calidad se encuentra disponible para las partes interesadas y cuenta con
43
información documentada?
5.2.2 Comunicación de la política de calidad ¿Mediante que mecanismo el proceso se informa de los temas de la política de calidad del
44
Ministerio?

45 ¿Cómo asegura la socialización de la política del SIG de la Entidad con los funcionarios?

46 ¿La política del SIG de la Entidad está disponible para las partes interesadas? Indique donde.

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y


47 AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN ¿Cómo se asegura de que el SIG cumple con los requisitos de la Norma ISO 9001:2015?

48 ¿El proceso tiene definidos los roles y responsabilidades del Sistema de Gestión de Calidad?

49 ¿Mediante que mecanismo aseguran que el proceso esté generando los resultados previstos?

¿El líder del proceso asiste y comunica los resultados y compromisos de las reuniones de alta
50
gerencia sobre los temas de desempeño de SIG y acciones a mejorar?
51 ¿Mediante que mecanismo se promueve el enfoque al cliente en el proceso?
6. PLANIFICACIÓN
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES
52 6.1.1 ¿Cuáles son los riesgos del proceso y como fueron identificados? A4
¿Cómo los riesgos identificados previenen los eventos o situaciones que pueden afectar el logro
53
del objetivo del proceso? A4
¿Conoce los impactos ambientales negativos derivados de las actividades propias del Ministerio de
54
Relaciones Exteriores?
55 6.1.2 ¿Qué tratamiento se dio a las oportunidades identificadas en el Contexto Estratégico? A4
56 ¿Cuál fue el resultado del último seguimiento a los riesgos? A4
57 ¿Cómo se llevan a cabo los controles y las acciones planificadas? A4
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS
58 6.2.1 ¿Conoce los objetivos de calidad y donde consultarlos?
¿Cuál es el objetivo de calidad relacionado con el proceso y como aporta desde sus funciones a su
59
cumplimiento?
60 ¿Mediante qué acciones implementa los objetivos ambientales?

61 6.2.2 ¿Mediante que instrumento se le hace seguimiento al cumplimiento del objetivo de calidad?

62 6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS ¿Cuándo y cuál fue la última modificación realizada a los documentos del proceso?
¿Cómo se comunicaron esos cambios a las personas involucradas?
7. APOYO
7.1 RECURSOS
7.1.1 Generalidades ¿La entidad determina y proporciona los recursos necesarios para el establecimiento,
63
implementación, mantenimiento y mejora continua del SIG?

64 ¿La entidad considera las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes antes de
proporcionar estos?

65 ¿La entidad determina y considera que se necesita obtener de los proveedores externos, en este
caso los contratistas?
7.1.2 Personas ¿La entidad determina y proporciona las personas necesarias para la implementación eficaz del
66
SIG, para la operación y control de los procesos?
7.1.3 Infraestructura ¿La entidad determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para la operación de
67
sus procesos y así lograr la conformidad de los productos y servicios?
7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos ¿La entidad determina, proporciona y mantiene un ambiente necesario para la operación de sus
68
procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios?
69 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición
7.1.5.1 Generalidades
¿La entidad determina y proporciona los recursos necesarios para asegurarse de la validez y
70 fiabilidad de los resultados cuando se realiza seguimiento y medición de los procesos, productos y
servicios?

71 ¿La entidad se asegura que los recursos proporcionados son apropiados para el tipo de
seguimiento y medición realizados?

72
¿La entidad se asegura que los recursos se mantienen para asegurarse de la idoneidad continua?
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No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS Tener en cuenta Anexo A
Norma
7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones ¿La entidad determina los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y la
73
conformidad de productos y servicios?

74
¿La entidad mantiene y pone a disposición estos conocimientos en la medida de lo necesario?

75
La entidad ¿considera sus conocimientos actuales para abordar necesidades y tendencias?

La entidad, cuando llegan nuevas necesidades, tendencias o conocimientos ¿Determina cómo


76 7.1.6 Conocimientos de la organización adquirir o acceder a estos nuevos conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones
requeridas?
7.2 COMPETENCIAS ¿La entidad determina la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos que afectan
77
el desempeño y eficacia del SIG?

78 ¿La entidad se asegura que estas personas sean competentes en educación, formación y
experiencia apropiada?

79
¿La entidad toma acciones para adquirir la competencia necesaria, cuando sea aplicable?
80 ¿La entidad evalúa la eficacia de las acciones tomadas?

81
¿La entidad conserva la información documentada apropiada como evidencia de la competencia?
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
82 ¿La entidad se asegura que las personas que realizan trabajos que afectan el desempeño y
eficacia del sistema integrado de gestión toman conciencia de la política del SIG?

¿La entidad se asegura que las personas que realizan trabajos que afectan el desempeño y
83 eficacia tomen conciencia sobre su contribución a la eficacia del SIG, incluido los beneficios de una
mejora del desempeño?
7.4 COMUNICACIONES ¿Cómo el proceso determina las comunicaciones internas y externas pertinentes al Sistema de
84
Gestión de Calidad?

85 Explique concretamente qué, cuándo, a quién y quién comunica la información y a través de qué
medios lo hace.
86 ¿La entidad responde las comunicaciones de las partes interesadas?
87 ¿Se conserva información documentada como evidencia de las comunicaciones?

88 ¿La entidad comunica internamente información pertinente al SIG en los distintos niveles, incluidos
los cambios?

89 ¿La entidad se asegura de que sus procesos de comunicación permitan que las personas que
realicen trabajos bajo el control de la entidad contribuyan a la mejora continua?

¿La entidad comunica externamente información pertinente al sistema de gestión ambiental, según
90 se establezca en sus procesos de comunicación de la organización y según lo requieran sus
requisitos legales y otros requisitos?
7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA ¿El SIG de la entidad incluye toda la información documentada solicitada por las normas
91
certificadas?

92 ¿El SIG de la entidad incluye la información documentada que está determinada como necesaria
para la eficacia del SIG?

93 ¿La entidad al crear y actualizar la información documentada, se asegura que esta esté
identificada y con descripción (título, fecha, autor, número de referencia)?

94 ¿La entidad al crear y actualizar la información documentada, se asegura de la revisión y


aprobación de estos?
95 ¿La entidad controla la información documentada?

96 ¿La entidad se asegura que la información documentada esté disponible y sea idónea para su uso,
donde y cuando se requerirá?

97
¿La entidad se asegura que la información documentada esté protegida adecuadamente?

98 ¿La entidad asegura la distribución, el acceso, la recuperación y el uso de la información


documentada?

99 ¿La entidad almacena y preserva la legibilidad (y uso no intencionado) de la información


documentada?
100 ¿Cómo se aseguran los resultados previstos de los procesos?

101 ¿Cómo informa a la alta dirección acerca del desempeño del SIG y sobre las oportunidades de
mejora de su proceso?
102 ¿Cómo se asegura de que el SIG permanezca integro a pesar de los cambios?
103 7.5.1 Generalidades ¿El proceso tiene información documentada en el SIG? Indique cuales. A6

104 ¿Mediante qué mecanismo se determina la información documentada que debe ser incluida en el
SIG?
105 ¿Se socializa al interior del proceso la actualización de los documentos en el SIG?
7.5.2 Creación y actualización ¿El proceso ha creado y/o actualizado documentos en el último semestre? Si no lo ha hecho,
106
¿Tiene conocimiento del procedimiento para hacerlo?

107 ¿Cómo asegura que no se pierda la trazabilidad de las actualizaciones de la información


documentada? A6
108 7.5.3 Control de la información documentada
109 ¿Cómo realiza control a la información documentada de su proceso? A6
¿La información documentada de su proceso está disponible y de fácil acceso a los funcionarios o
110 7.5.3.1
a las partes interesadas?
11 ¿La información documentada está protegida adecuadamente?
123 7.5.3.2 ¿Cómo almacena y preserva la información documentada? A6
8. OPERACIÓN
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Norma
8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL
OPERACIONAL ¿Mediante qué mecanismos se planifican, implementan y controlan los procesos para cumplir los
113
requisitos necesarios para la provisión de los productos y/o servicios ofrecidos por la entidad?

¿Mediante qué mecanismos se establece los criterios para de aceptación para los productos y
114
servicios que ofrece el proceso?
¿Mediante qué mecanismos el proceso planifica la determinación de los recursos necesarios para
115
lograr la conformidad de los requisitos de los productos y servicios?
116 ¿Mediante qué mecanismo el proceso asegura que los procesos estén controlados?
¿El proceso mediante qué mecanismo garantiza la adecuada conservación de la información
117
documentada?
118 ¿Mediante qué mecanismos el proceso clasifica la información?
119 ¿Se tiene los registros de los requisitos de los productos que ofrece el proceso?
¿Mediante que mecanismo el proceso determina el mantenimiento y la conservación de la
120 información documentada para establecer la ejecución de acuerdo con lo planificado y la
conformidad de los productos y servicios con los requisitos?
8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
8.2.1 Comunicación con el cliente ¿Cómo el proceso realiza la comunicación con los usuarios con el fin de dar información relativa a
121
los productos y servicios ofrecidos por la entidad?

¿Cómo el proceso asume, hace el tratamiento y realiza la retroalimentación de las Solicitudes,


122
peticiones, quejas o reclamos de los usuarios relativa a los productos y servicios ofrecidos?

¿Cuáles son los requisitos específicos que el proceso tiene para las acciones de contingencia
123
cuando sea pertinente?
8.2.2 Determinación de los requisitos para los
124 productos y servicios ¿Cómo el proceso controla el cumplimiento de los requisitos del usuario?

¿Mediante qué mecanismo da aplicación de los requisitos legales en los productos y/o servicios
125
ofrecidos por el proceso?
126 ¿El proceso cumple con los requisitos para sus productos y servicios ofrecidos?
8.2.3 Revisión de los requisitos para los productos y servicios
8.2.3.1 ¿Mediante qué mecanismo el proceso asegura la capacidad de cumplir los requisitos de los
127
productos y servicios?
¿Mediante qué actividad el proceso revisa los requisitos de los usuarios antes de suministrar
128
productos y/o servicios?
¿Mediante qué mecanismos el proceso confirma los requisitos del cliente antes de la aceptación
129
cuando no se ha proporcionado información documentada al respecto?
¿El proceso cuenta con la capacidad para cumplir los requisitos legales y reglamentarios del
130
producto o servicio?
¿Cómo el proceso asegura que se resuelvan las diferencias existentes entre los requisitos del
131
contrato o pedido y los expresados previamente?
¿Mediante qué actividad el proceso se asegura de tener la información documentada de las
132
revisiones de los productos?
Cuando se presenta un nuevo requisito para los productos y servicio, ¿mediante qué mecanismo el
133
proceso se deja documentada esta actividad?
8.2.4 Cambios en los requisitos para los ¿Mediante que mecanismo el proceso analiza, planifica y controla los cambios en los requisitos de
134 productos y servicios los usuarios?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para documentar la aceptación de los cambios por
135
parte de los Usuarios?
8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
8.3.1 Generalidades ¿Cómo el proceso identifica y documenta formalmente las especificaciones de los requisitos que
136
debe cumplir el diseño de un producto y/o servicio?
8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo ¿Cómo el proceso determina todas las etapas y controles necesarios para el diseño y desarrollo de
137
productos y servicios?
¿Cómo el proceso ha definido las responsabilidades y recursos para cada etapa del proceso de
138
diseño y desarrollo?
¿Mediante qué mecanismo el proceso realiza la revisión del diseño y desarrollo de los productos y
139
servicios?
¿Cómo el proceso verifica la verificación y validación del diseño y desarrollo de los productos y
140
servicios?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para controlar las interfaces de los colaboradores que
141
participan activamente en el proceso de diseño?

142 ¿Qué medidas cuenta el proceso para documentar los cambios que se realizaron el diseño?

8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo ¿Mediante qué mecanismo el proceso identifica los requisitos esenciales para los tipos específicos
143
de productos y servicios a desarrollar?
¿Cómo el proceso considera los requisitos funcionales y de desempeño, los requisitos legales y
144
reglamentarios?
145 ¿Cuándo se realiza un diseño, el proceso tiene en cuenta un diseño similar existente?
¿Cuándo se realiza el diseño el proceso considera requisitos legales/reglamentarios/ normas
146
comprometidas por el proceso?
¿Mediante qué mecanismo el proceso considera las consecuencias potenciales de fallos en el
147
desarrollo del diseño?
¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre las
148
entradas para el diseño y desarrollo?
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No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS Tener en cuenta Anexo A
Norma
8.3.4 Controles del diseño y desarrollo ¿Qué controles implementa el proceso para la verificación en las actividades desarrolladas en el
149
diseño?
¿Qué controles tiene definidos el proceso para verificar si los resultados del diseño son acordes a
150
los que estaba planeados?
¿Mediante qué mecanismos el proceso verifica que las salidas del diseño cumplan con los
151
requisitos?

152 ¿Cómo el proceso valida que los producto y servicios satisfacen los requisitos para su aplicación?

¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre los
153
Controles del diseño y desarrollo?
8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo ¿Mediante qué mecanismo el proceso conserva la información documentada sobre las salidas del
154
diseño y desarrollo?

155 ¿Mediante qué mecanismo el proceso asegura que los diseños cumplen con los requisitos?

¿Qué actividades tiene definidas el proceso para asegurar que las salidas del diseño y desarrollo
156
son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios?

157 ¿Cómo el proceso verifica el seguimiento y medición a las salidas del diseño?
158 ¿Cómo el proceso verifica los criterios de aceptación de la salida del diseño?
¿Cómo el proceso asegura que las salidas del diseño y desarrollo especifican las características
159 de los productos y servicios, que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y
correcta?

¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre la
160
salida del diseño y desarrollo?
8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo ¿Cómo el proceso identifica, revisa y controla los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de
161
los productos y servicios?

¿Qué actividades tiene definidas el proceso para conservar la información documentada sobre los
162 cambios del diseño y desarrollo, los resultados de las revisiones, la autorización de los cambios,
las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos?
8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE
8.4.1 Generalidades
¿Mediante que mecanismo el proceso se asegura que los procesos, productos y servicios
163
suministrados externamente están conforme a los requisitos del servicio o producto contratado?

¿Mediante qué mecanismo el proceso determina los controles a aplicar a los procesos, productos y
164
servicios suministrados externamente por los proveedores?

¿Cómo el proceso verifica el cumplimiento de requisitos de un proveedor que presta un servicio o


165 que ejecuta un proceso tercerizado y que el producto y/o servicio final impacte en los requisitos
entregables a los usuarios?

¿Cuáles son los criterios que utiliza el proceso para determinar cuáles proveedores de productos
166
y/o servicios necesitan seguimiento y evaluación del desempeño?
¿Mediante qué mecanismo el proceso determina y aplica criterios para la evaluación, selección,
167
seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos?
168 ¿El proceso conserva información documentada de estas actividades?
8.4.2 Tipo y alcance del control
¿Mediante que mecanismo el proceso se asegura que los procesos, productos y servicios
169 suministrados por los proveedores están conformes con los parámetros de la Cancillería en la
entrega de productos y servicios y que sean coherente a la solicitud de los usuarios?
A8
¿Mediante que mecanismo el proceso define los controles a aplicar a un proveedor externo para
170 asegurarse que los procesos, productos y servicios suministrados se encuentran alineados con el
sistema de gestión de calidad?

¿Se ha considerado el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados por
171 los proveedores, en el dado caso de no tener la capacidad del proveedor de cumplir con los
requisitos del ciudadano, legales y/o reglamentarios aplicables?

¿Mediante que mecanismo el proceso se asegura que los controles aplicados por el proveedor a
172
los productos y/o servicios suministrados sean eficaces?

¿Mediante que mecanismo el proceso determina la verificación o actividades necesarias para


173
asegurar que los procesos, productos y servicios cumplen con los requisitos contratados?

8.4.3 Información para los proveedores externos ¿Cómo el proceso asegura la construcción y la adecuación de los requisitos antes de ser
174
comunicados al proveedor externo? A8
¿Mediante que mecanismo el proceso comunica a los proveedores externos los requisitos para los
175
procesos, productos y servicios?

¿Mediante que mecanismo el proceso comunica la aprobación de productos y servicios, métodos,


176
procesos y equipos, y la liberación o entrega de productos y servicios a los usuarios?

¿Mediante que mecanismo el proceso comunica las competencias y calificaciones de las personas
177
requeridas para la prestación del proceso, producto o servicio?

178 ¿Mediante que mecanismo el proceso realiza las interacciones con el proveedor externo?

¿El proceso aplica controles y seguimientos del desempeño del proveedor externo y se los
179
comunica?
8.5 PRODUCCIÓN Y PRODUCCIÓN DEL SERVICIO
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No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS Tener en cuenta Anexo A
Norma
8.5.1 Control de la producción y de la provisión del ¿Cómo el proceso documenta las características y las condiciones bajo las cuales se prestará el
180
servicio, las actividades a desempeñar y los resultados a alcanzar?
¿Cuáles son los recursos de seguimiento y medición para verificar que se cumplen los criterios
181
para el control del proceso y de sus salidas?
¿Mediante qué control el proceso implementa la producción y provisión del servicio bajo
182
condiciones controladas?

¿Mediante que mecanismo el proceso dispone de la información documentada que defina las
183
características de los productos a producir, servicios a prestar, o las actividades a desempeñar?

¿Mediante que mecanismo el proceso dispone de información documentada que defina los
184
objetivos y resultados a alcanzar?
¿Mediante que mecanismo el proceso realiza control de la disponibilidad y el uso de recursos de
185
seguimiento y medición?

¿Mediante que mecanismo el proceso realiza control de la implementación de actividades de


186 seguimiento y medición para verificar que se cumplan los criterios de control de los procesos y los
criterios de aceptación de los productos y servicios?

¿Mediante que mecanismo el proceso realiza control del uso de la infraestructura y el entorno
187
adecuado para la operación de los procesos?
¿Mediante que mecanismo el proceso realiza control que se han designado personas con las
188
competencias y calificaciones necesarias?

¿Mediante que mecanismo el proceso realiza control de la validación y revalidación periódica de la


189 capacidad para alcanzar los objetivos y resultados planificados en los procesos de producción y de
prestación de servicios?

¿Mediante que mecanismo el proceso realiza control de la implementación de acciones para


190
prevenir los errores humanos?
¿Mediante que mecanismo el proceso realiza control de la implementación de actividades de
191
liberación, entrega y posteriores a la entrega?
8.5.2 Identificación y trazabilidad
¿Mediante que mecanismo el Ministerio de Relaciones Exteriores realiza la identificación de las
192
salidas de los productos y servicios, para asegurar la conformidad de estos?

¿Mediante que mecanismo el Ministerio de Relaciones Exteriores realiza la Identificación del


193
estado de las salidas con respecto a los requisitos?

¿Mediante que mecanismo el Ministerio de Relaciones Exteriores realiza el control y la


194 conservación de la identificación única de las salidas de información documentada para permitir la
trazabilidad de la información entregada?
8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o
proveedores externos ¿Mediante que mecanismo el proceso realiza el control, verificación, protección y salvaguarda de
195 la propiedad de los usuarios o de los proveedores externos suministrada para la utilización de la
producción en los productos y servicios mientras esta bajo el cuidado de la Cancillería?

¿Mediante que mecanismo el proceso informa al ciudadano o proveedor externo, cuando su


196 propiedad se pierde, deteriore o de algún otro modo se considere inadecuada para el uso y
mediante qué actividad se documenta el evento ocurrido?

¿Mediante que mecanismo el proceso conserva la información documentada sobre los eventos
197
ocurridos de pierda, deterioro o inadecuado uso de la propiedad de los usuarios?

8.5.4 Preservación
¿Con que medidas el proceso preserva la calidad del producto y/o prestación del servicio, con
198 respecto a la identificación; la manipulación; el control de la contaminación; el embalaje; el
almacenamiento; la transmisión de la información o el trasporte y la protección?

¿Los procedimientos de embalaje e identificación de productos son suficientes para preservar la


199
calidad y asegurar la trazabilidad del producto? ¿Se cumplen?
8.5.5 Actividades posteriores a la entrega ¿El proceso cumple los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociadas con los
200
productos y servicios?
¿Cómo el proceso obtiene retroalimentación del Ciudadano con respecto a los productos y
201
servicios ofrecidos?
¿Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega el proceso considero los
202
requisitos legales y reglamentarios?
¿El proceso ha considerado las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a sus
203
productos y servicios?

204 ¿El proceso ha considerado la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios?

205 ¿El proceso ha considerado los requisitos del ciudadano?


206 ¿El proceso ha considerado la retroalimentación de los usuarios?
8.5.6 Control de los cambios ¿Cómo el proceso evalúa los cambios en la producción o la prestación de servicios antes de
207
implementarlos?
¿Cómo el proceso asegura la continuidad en la conformidad de los requisitos ante los cambios en
208
la producción o la prestación del servicio?

¿Mediante que mecanismo el proceso conserva información documentada que describa la revisión
209
de los cambios, las personas que autorizan o cualquier acción que surja de la revisión?

8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y ¿De qué manera el proceso planifica la verificación del cumplimiento de los requisitos para el
210 SERVICIOS producto o el servicio que va a ser suministrado al ciudadano?
211 ¿Cómo el proceso realiza la entrega del producto o servicio al ciudadano?
Ministerio de Relaciones Exteriores
República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO CÓDIGO: EI-FO-11

NOMBRE: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE / LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN: 3

RESPONSABILIDAD POR
EQUIPO AUDITOR Página 1 de 1
APLICACIÓN:

Modelo de preguntas a realizar y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica Colombiana Sistemas de Gestion de calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001:2015)
8.6
Numeral
No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS Tener en cuenta Anexo A
Norma

212 ¿El proceso conserva la información documentada sobre la liberación de los productos y servicios?

212 ¿El proceso cuenta con evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación?
214 ¿El proceso cuenta trazabilidad a las personas que autorizan la liberación?
8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES
2015 8.7.1 ¿Cómo el proceso identifica y da tratamiento a los productos o servicios no conformes?

216 ¿Cómo el proceso documenta la no conformidad de productos y servicios y las acciones tomadas?

¿El proceso se asegura que las salidas de los productos y servicios no conformes con los
2017
requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada?
218 ¿Qué tratamiento le da el proceso al producto no conforme?
¿El proceso documenta la aceptación y entrega de un producto o servicio no conforme, cuando
219
una autoridad pertinente así se decida?
220 ¿El proceso informa al ciudadano del producto no conforme?

221 ¿El proceso verifica la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes?

¿Cómo el proceso documenta y conserva el tratamiento del producto y/o servicio no conforme, las
222 8.7.2 acciones tomadas, las concesiones obtenidas e identifique la autoridad que decide la acción con
respecto a la no conformidad?
9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN
223 9.1.1 Generalidades ¿Cómo mide la gestión del proceso?
224 ¿Cada cuánto realiza seguimiento y cuál ha sido el resultado?
225 9.1.2 Satisfacción del cliente ¿Quiénes son los clientes de su proceso?
226 ¿Cómo mide la satisfacción de sus clientes?
¿Cómo lleva a cabo el análisis y evaluación de los datos resultantes del seguimiento y la medición
227 9.1.3 Análisis y evaluación
de la gestión del proceso?
228 9.2 AUDITORIA INTERNA
9.2.1 ¿Cómo verifica que el SIG es conforme con los requisitos propios de la entidad y los requisitos de
229
la ISO 9001: 2015?
230 ¿Cómo se construye el Programa Anual de Auditorias?
231 ¿Cuenta con personal calificado para la ejecución de las auditorías internas?
¿Se lleva registro de las no conformidades detectadas en las Auditorías Internas y de las acciones
232 9.2.2
correctivas adoptadas para abordarlas?
9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
9.3.1 Generalidades
9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección ¿La alta dirección revisa el SIG a intervalos planificados, para asegurar su conveniencia,
233
adecuación, eficacia y alineación continua con la estrategia de la entidad?
¿Qué cambios en asuntos externos e internos que sean relevantes para el sistema de gestión de
234
calidad?
¿Cómo planifica la alta dirección y lleva a cabo la revisión de las consideraciones sobre el estado
234
de las acciones de las revisiones previas?
9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección
236 ¿Se considera los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SIG?

¿La revisión por la dirección como considera la información sobre el desempeño y la eficiencia del
237
SIG?
238 ¿La revisión por la dirección considera los resultados de las auditorías?

239 ¿Cómo considera la revisión por la dirección el desempeño de los proveedores externos?

Informe sobre el desempeño y la efectividad del sistema de gestión de calidad; si los recursos son
240
adecuados.
241 ¿Es efectiva las acciones que se toman para direccionar riesgos y oportunidades?

242 ¿Considera la eficiencia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades?

243 ¿Son consideradas las acciones de mejora?


¿Qué acciones se han tomado relacionadas con oportunidades de mejora, necesidades de
244
cambios al sistema de gestión de calidad y necesidades de recursos?
245 ¿Cómo se encuentra la información que pertenece a la revisión de la dirección?
246 ¿Dónde quedan documentadas las acciones requeridas después de la revisión?

247 ¿Se conserva información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones?

10. MEJORA
248 10.1 GENERALIDADES ¿Se determinan las oportunidades de mejora e implementan las acciones?
¿Se mejorar los productos y servicios para cumplir los requisitos considerando necesidades
249
futuras? (expectativas)

250 ¿Se establecen planes y ejecutan acciones para mejorar el desempeño y eficacia del SIG?

10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA


251 10.2.1 ¿Se toma acción relativa a las no conformidades?
¿Se evalúa la necesidad de acciones para eliminar las causas de no conformidades para evitar su
252
recurrencia?
253 ¿Se evalúan acciones para que no vuelvan a ocurrir en otra parte?
254 10.2.2 ¿Se implementan las acciones y se verifica su eficacia?
Ministerio de Relaciones Exteriores
República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO CÓDIGO: EI-FO-11

NOMBRE: EVALUACIÓN INDEPENDIENTE / LISTA DE VERIFICACIÓN VERSIÓN: 3

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APLICACIÓN:

Modelo de preguntas a realizar y actividades a verificar de acuerdo con la Norma Técnica Colombiana Sistemas de Gestion de calidad - Requisitos ( NTC ISO 9001:2015)

Numeral
No. CRITERIO DE AUDITORIA O NORMA ACTIVIDAD / PREGUNTAS Tener en cuenta Anexo A
Norma
255 10.3 MEJORA CONTINUA ¿Qué acciones de mejora han implementado para mejorar la gestión del proceso?
256 ¿Qué actividades ha llevado a cabo el proceso producto de la Revisión por la Dirección?

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