INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

INFORME DE AUDITORIA INTERNA

IDENTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA INTERNA
TIPO DE AUDITORÍA GESTIÓN CALIDAD INTEGRADA X
PROCESO Seguridad y Salud en el Trabajo
SUBPROCESO No Aplica
RESPONSABLE Jenny Andrea Aguirre Morales
CARGO Secretaria de Desarrollo Institucional - Directora de Personal (e)
LÍDER AUDITOR CARGO DEPENDENCIA
Javier Castro López Profesional Universitario Oficina de Control Interno
EQUIPO AUDITOR CARGO DEPENDENCIA
Liliana Andrea Velandia Delgado Profesional Universitario Dirección de Desarrollo Organizacional
EXPERTO TÉCNICO CARGO DEPENDENCIA
Carlos Sánchez Profesional Universitario Dirección de Archivo General
Carolina Rojas Profesional Universitario Dirección de Archivo General
Janeth Moreno Contratista Dirección de Archivo General
AUDITORES EN FORMACIÓN
CARGO DEPENDENCIA
/OBSERVADORES
No Aplica No Aplica No Aplica
DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Verificar el cumplimiento de los requisitos, normatividad aplicable,
procedimientos y actividades relacionadas con el proceso de
Seguridad y Salud en el Trabajo, con fundamento en la Norma
NTC-ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, el Modelo Estándar de
OBJETIVO DE LA AUDITORIA Control Interno MECI 1000:2014, Gestión Documental, Seguridad y
Salud en el trabajo y Seguridad de la información.
Evaluar Avance en la implementación de los criterios establecidos
en la actualización de la versión de la Norma NTC- ISO 9001:2008
a NTC-ISO 9001:2015.
Aplica para todo el proceso de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo, en el periodo comprendido desde la última auditoría
interna de calidad realizada en diciembre de 2016 hasta la fecha.
ALCANCE DE LA AUDITORIA El alcance incluye los resultados obtenidos de la verificación que
han tenido los procesos en cumplimiento a los requisitos legales
frente al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo conociendo el
nivel de implementación.
Norma NTC-ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2009, el Modelo
Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, Gestión Documental,
CRITERIOS DE AUDITORIA Seguridad de la información, Seguridad y Salud en el trabajo
Decreto 1072 de 2015 y demás normatividad aplicable al proceso
de Seguridad y Salud en el Trabajo.
1020-F-CIG-06-V7 Página 1 de 4 Registrado SIG: 28-07-2017
 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

FECHA DE ELABORACIÓN DEL

31/07/2017
INFORME
Jenny Andrea Aguirre Morales
PERSONAS
Johanna Andrea Estepa Jiménez
ENTREVISTADAS/AUDITADAS
Stefanny Bravo Puerta
ASPECTOS RELEVANTES

Fortalezas:

1. Compromiso del personal del proceso con el mejoramiento continuo.

2. La capacidad técnica y operativa del personal para el desarrollo de las actividades.

3. Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades generando el

desarrollo de relaciones que benefician a los servidores públicos y permiten emplear de una manera
racional los recursos disponibles.

4. La transparencia que se genera ante el personal, entes de control y partes interesadas al contar con un
procedimiento de reubicación laboral definido.

ASPECTOS POR MEJORAR

1. Incluir dentro del SIG los programas o sistemas de vigilancia epidemiológica.

2. Identificar las mejoras pertinentes a partir de los análisis de vulnerabilidad realizados por sede para
articular con los procesos involucrados o competentes para el desarrollo de las mejoras.

3. Establecer la pertinencia de salvaguardar la evidencia de los comités COPASST en el proceso SG-

SST.

4. Evaluar los diferentes casos de reubicaciones laborales presentados para ajustar pertinencia de las
actuaciones administrativas que se deban realizar para dar agilidad en el trámite.

5. Se pudo evidenciar mediante aplicación de anexo técnico de estándares mínimos según Resolución
1111 de 2017, un puntaje del 62% de cumplimiento con una valoración como “MODERADAMENTE
ACEPTABLE”, que sugiere de manera obligatoria generar plan de mejora según criterios del Artículo 13
de la resolución en mención.

Decreto 1072 de 2015

Se deben realizar las acciones correspondientes al cumplimiento de la totalidad de los numerales

contenidos en los artículos señalados a continuación, a fin de dar cumplimiento a lo establecido por la
norma.

Artículo 2.2.4.6.20. Indicadores que evalúan la estructura del sistema de gestión de la seguridad y salud en
el trabajo SG-SST.

Artículo 2.2.4.6.21. Indicadores que evalúan el proceso del sistema de gestión de la seguridad y salud en el
trabajo SG-SST.

Artículo 2.2.4.6.22. Indicadores que evalúan el resultado del sistema de gestión de la seguridad y salud en
el trabajo SG-SST.
1020-F-CIG-06-V7 Página 2 de 4 Registrado SIG: 28-07-2017
 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Artículo 2.2.4.6.24. Medidas de prevención y control y parágrafos.

Artículo 2.2.4.6.26. Gestión del cambio. El empleador o contratante debe implementar y mantener un
procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo que puedan generar los
cambios internos.

Artículo 2.2.4.6.31. Revisión por la alta dirección. La alta dirección, independiente del tamaño de la
empresa, debe adelantar una revisión del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-
SST), la cual debe realizarse por lo menos una (1) vez al año, de conformidad con las modificaciones en
los procesos, resultados de las auditorías y demás informes que permitan recopilar información sobre su
funcionamiento.
RESULTADOS DE LA AUDITORIA
HALLAZGOS DETERMINADOS EN LA AUDITORIA
NUMERAL(ES) DE LA NORMA DE
ÍTEM DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
REQUISITOS
Se evidenció reporte de accidente de trabajo
del 05/01/2017 del señor Luis Eduardo Cagua,
Procedimiento para el Reporte e investigación sin el debido diligenciamiento del reporte del
1
de accidentes de trabajo 1101-P-SST-01-V1 FURAT, incumpliendo lo estipulado en el
procedimiento para el Reporte e investigación
de accidentes de trabajo, 1101-P-SST-01-V1;

Se evidencia que no cuentan con inventarios

documentales para los Documentos que
produce el SG-SST. Lo anterior incumple lo
establecido en la Ley 594 del 2000 en su
Artículo 26. Inventario documental. El cual
Ley 594 de 2000, Artículo 26 - Inventarios
2 establece que “Es obligación de las entidades
documentales.
de la Administración Pública elaborar
inventarios de los documentos que produzcan
en ejercicio de sus funciones, de manera que
se asegure el control de los documentos en
sus diferentes fases”

Se evidencia que el SG-SST no hace uso del

formato 1104-F-GDM-03-V1 Registro de
Acuerdo 042 de 2002, Articulo 5 y 6, Consulta
préstamo de documentos, pero la actividad la
de documentos / Préstamo de documentos para
realizan en un libro radiador. Lo anterior
3 trámites internos.
incumple lo establecido en el procedimiento
Procedimiento 1104-P-GDM-06-V1
1104-P-GDM-06-V1 Procedimiento para la
Procedimiento para la consulta documental
consulta documental y el Acuerdo 042 del
2000 en su Artículo 5 º y 6º.
4
No se evidencia clasificación, organización,
Acuerdo 042 del 2002 Art 2, Obligatoriedad de
depuración foliación y rotulación en las
la conformación de los archivos de gestión;
carpetas de los documentos producidos por el
articulo 3, Conformación de los archivos de
proceso SG-SST en la vigencia 2016, teniendo
gestión y responsabilidad de los jefes de
en cuenta los principios de procedencia y
unidades administrativas y Articulo 4, Criterios
orden original del ciclo vital del documento.
para la organización de los archivos de gestión,
Acuerdo 002 del 2014, del Art 4 al 12 y el
procedimiento Organización, Disposición,
1020-F-CIG-06-V7 Página 3 de 4 Registrado SIG: 28-07-2017
 INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

Valoración y Transferencia Documental 1104-P-

GDM-04-V2.
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA

Se realiza revisión del informe de la auditoría anterior, a fin de analizar si hay aspectos que se señalaron y
que se reiteran en esta como debilidades o no conformidades; revisado lo anterior, se confirma que no se
han establecido y no se manejan los indicadores de estructura, proceso y resultado, según lo establecido
en el Decreto 1072 de 2015.

Por los demás aspectos y teniendo en cuenta que hay una nueva norma, la cual establece los estándares
mínimos que se deben cumplir para el SG-SST y a la vez fija los plazos para su cumplimiento, pero se
debe tener en cuenta que lo que se maneja son personas y que se deben minimizar los riesgos laborales y
optimizar las condiciones laborales y personales ya que se debe dar cumplimiento a lo previsto en el
Decreto 1072 de 2015.

Se encontraron cuatro (4) hallazgos

RECOMENDACIONES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

Los hallazgos, observaciones–oportunidades de mejora y recomendaciones realizadas, se deben traducir

en acciones correctivas o preventivas y presentarlas a la Dirección de Desarrollo Organizacional dentro de
los 10 días calendarios siguientes al recibido del presente informe.

Se debe delegar un profesional del área o especialista, como responsable de mantener el SG_SST según
lo establecido en los artículos 5 y 6 de la Resolución 1111 de 2017.

Se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 Artículo 2.2.4.6.8. Obligaciones de
los empleadores.

Dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivo, acuerdos reglamentarios y procedimientos
adoptados por la entidad respecto a la gestión documental.

FIRMAS PARTICIPANTES
Javier Castro
ELABORÓ LÍDER AUDITOR: Nombre: Firma:
López

Luisa Fernanda
Nombre:
CONTROL Pineda Collazos
INTERNO Y Firma:
GESTIÓN Jefe de Control
Cargo:
Interno
APROBÓ
Laudyz Sorza
Nombre:
Rojas
DESARROLLO
Firma:
ORGANIZACIONAL Directora de
Cargo: Desarrollo
Organizacional

1020-F-CIG-06-V7 Página 4 de 4 Registrado SIG: 28-07-2017