PLAN DE GESTION DE ADQUICISIONES

EJERCICIO ACADÉMICO
GERENCIA DE PROYECTOS VIRTUAL
GRUPO 2 2019 - 4

PROYECTO
PAVIMENTACIÓN EN CONCRETO RÍGIDO DE LA VÍA TOLEDO – MIRADOR
– BUENA VISTA, SECTOR PR 0+000 A PR 0+550, VÍA QUE CONDUCE A
ROMÁN, MUNICIPIO DE TOLEDO - NORTE DE SANTANDER

UNIÓN TEMPORAL VÍAS BELEN – PRADERA

NIT 901.111.408 -6
CALLE 11 # 0-24 OFC 504
TOLEDO – NORTE DE SANTANDER

9 SEPTIEMBRE 2017

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INTRODUCCION
Este plan de gestión de adquisiciones establece el marco de adquisiciones para este proyecto.
Servirá como guía para gestionar las adquisiciones durante toda la vida del proyecto y se
actualizara a medida que cambien las necesidades de adquisición. Este plan identifica y define
los artículos que se deben adquirir, los tipos de contratos que se utilizaran para respaldar este
proyecto, el proceso de aprobación del contrato y los criterios de decisión. Se incluye la
importancia de coordinar las actividades de adquisición, establecer entregas de contratos
firmes y métricas para medir las actividades de adquisición. Otros elementos incluidos en el
plan de gestión de adquisiciones incluye: riesgos de adquisiciones y consideraciones de gestión
de riesgos de adquisiciones; cómo se determinaran los costos; como se utilizara la
documentación estándar ; y restricciones de adquisición.

ENFOQUE DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

El Gerente del Proyecto proporcionará supervisión y gestión para todas las actividades de
adquisición bajo este proyecto. El gerente del Proyecto trabajara con el equipo del proyecto
para identificar todos los artículos que se adquirirán para la finalización exitosa del proyecto. La
Oficina de Gestión del Proyecto (PMO) revisara la lista de adquisiciones antes de enviarla al
departamento de contratos y compras. El departamento de contratos y compras revisara los
artículos de adquisición, determinara si es ventajoso hacerlos o comprarlos, y comenzara la
selección de proveedores, las compras y el proceso de contratación

DEFINICIÓN DE CONTRATACIÓN
Se ha determinado que los siguientes artículos, maquinaria, equipos menores y/o servicios de
adquisición son esenciales para la finalización y el éxito del proyecto. La siguiente lista de
artículos / servicios, su justificación y cronograma están pendientes de revisión de PMO para su
envió al departamento de contratos y compras.

Ítem/Servicio Justificación Fecha Necesidad

Ítem A Kit de Necesario para trabajos de Céreo, Instalación 31 July 20xx

herramienta de Concretos , Aseo General y otros
Menor

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Ítem B Kit de Necesario para trabajos de instalación, retiro y 15 August 20xx
Herramientas mantenimiento Formaletas metálicas para
Oxicorte concretos.

Ítem C Equipos Necesario para conformar la rasante de los 1 September 20xx

para andenes y cajas de aguas lluvias.
compactación
menores : Rana,
canguros, benittin
Ítem D Volquetas Necesario para movimiento de materiales de
Doble troque cantera a la vía y retiro de material excavado a
12m3 Botadero
Ítem E Excavadora Necesario para excavación de la vía actual, para
320 D Cat o similar retiro de material contaminado.
Cargue de volquetas en la vía frente de Obra.
Ítem F Cargador Cargue de material de material en la cantera de
frontal Cat 280 recebo
con baldé de 3 m2
o similar
Ítem G Cilindro Compactación de material de Rasante, Base y
Compactador de Sub base
CAT CS533 E o
similar

……..
Ítem J Compresor Necesario para demolición de rocas y trabajos
Inger Sold rand de limpieza para alistamiento de rasante,
550 o similar con
martillos
demoledores
puntas de pala
Ítem K Conteiner Necesario para oficina de campo , personal
móvil tipo oficina operativo
de 20 Pies
Ítem Y Conteiner Necesario para bodega de campo de
tipo bodega con Herramientas menores.
techo

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Además de la lista anterior de artículos, herramientas y equipos, las siguientes personas están
autorizadas para la aprobación de compras para el proyecto:

Ing. Cristhian Andrés Suarez Robayo, Gerente de Proyecto

Ing. Javier Alvaro Rodriguez Gerente técnico.
Ing. Claudia López Ing. Director de obra. Supuesta

TIPOS DE CONTRATO A USAR

A Todos los artículos y servicios que se adquirirán para este proyecto se solicitarán en virtud de
contratos de precio fijo en firme. El equipo del proyecto trabajará con los contratos y el
departamento de compras para definir los tipos de artículos, cantidades, servicios y fechas de
entrega requeridas. Luego, el departamento de contratos y compras solicitará ofertas de varios
proveedores para obtener los artículos dentro del plazo requerido y a un costo razonable bajo
el contrato de precio fijo una vez que se seleccione el proveedor. Este contrato se adjudicará
con un año base y tres años de opción. Es de tener en cuenta que la compañía cuenta con un
área de equipos y maquinarias para alquiler y hay que revizar la disponibilidad de los mismos.

RIESGOS DE CONTRATACION
A Todas las actividades de adquisición conllevan algún riesgo potencial que debe gestionarse
para garantizar el éxito del proyecto. Si bien todos los riesgos se gestionarán de acuerdo con el
plan de gestión de riesgos del proyecto, existen riesgos específicos que se refieren
específicamente a las adquisiciones que deben considerarse:

- Horario poco realista y expectativas de costos para proveedores. Stand By mínimos

- Capacidades de capacidad de fabricación de concreto y los proveedores.
- Conflictos con contratos actuales y relaciones con proveedores.
- Gestión de la configuración para actualizaciones y mejoras de la tecnología adquirida.
- Posibles demoras en el envío e impactos en el costo y el cronograma
- Desempeño pasado cuestionable para vendedores
- Posibilidad de que el producto final no cumpla con las especificaciones requeridas. En especial
el tema de aceros y concretos

Estos riesgos no son exhaustivos y se utilizará el proceso estándar de gestión de riesgos de

identificación, documentación, análisis, mitigación y gestión de riesgos.

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ADMINISTRACION DE RIESGOS DE CONTRATACION
Como se indicó anteriormente, los riesgos del proyecto se gestionarán de acuerdo con el plan
de gestión de riesgos del proyecto. Sin embargo, para los riesgos relacionados específicamente
con las adquisiciones, debe haber una consideración y participación adicionales. Los esfuerzos
de adquisición de proyectos involucran organizaciones externas y pueden afectar las relaciones
comerciales actuales y futuras, así como la cadena de suministro interna y las operaciones de
gestión de proveedores. Debido a la sensibilidad de estas relaciones y operaciones, el equipo
del proyecto incluirá al patrocinador del proyecto y un representante designado del
departamento de contratación en todas las reuniones y revisiones de estado del proyecto.

Además, cualquier decisión sobre las acciones de adquisición debe ser aprobada por el
patrocinador del proyecto o, en su ausencia, el Vicepresidente de Contratos antes de la
implementación. Cualquier problema relacionado con las acciones de adquisición o cualquier
riesgo recientemente identificado se comunicarán de inmediato al punto de contacto del
departamento de contratación del proyecto, así como al patrocinador del proyecto.

DETERMINACION DE COSTOS
Para este proyecto, emitiremos una Solicitud de propuesta (RFP) para solicitar propuestas de
varios proveedores que describan cómo cumplirán nuestros requisitos y el costo de hacerlo.
Todas las propuestas incluirán apoyo del proveedor para los artículos A, B y C (del párrafo de
definición de adquisición), así como los costos base y los costos fuera del año. Los proveedores
describirán cómo se realizará el trabajo, quién realizará el trabajo, la experiencia de los
proveedores en la provisión de estos bienes, testimonios de clientes, antecedentes y
currículums de los empleados que realizan el trabajo, y un desglose de todos los costos
involucrados. Además, los proveedores deberán presentar estructuras de desglose de trabajo
(WBS) y cronogramas de trabajo para mostrar su comprensión del trabajo a realizar y su
capacidad para cumplir con el cronograma del proyecto.

Toda la información debe incluirse en cada propuesta, ya que las propuestas se utilizarán como
base de nuestros criterios de selección. Las propuestas que omitan la información solicitada o
contengan información incompleta serán descartadas de consideración.

DOCUMENTACION ESTANDAR DE CONTRATACION

El proceso de gestión de adquisiciones consta de muchos pasos, así como la gestión continua de
todas las actividades y contratos de adquisiciones. En este entorno dinámico y sensible, nuestro
objetivo debe ser simplificar la gestión de adquisiciones por todos los medios necesarios para

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facilitar la finalización exitosa de nuestros contratos y proyectos. Para ayudar a simplificar estas
tareas, utilizaremos la documentación estándar para todos los pasos del proceso de gestión de
compras. Estos documentos estándar se han desarrollado y revisado durante un período de
muchos años en un esfuerzo por mejorar continuamente los esfuerzos de adquisición.
Proporcionan niveles de detalle adecuados que permiten una comparación más fácil de
propuestas, precios más precisos, respuestas más detalladas y una administración más efectiva
de contratos y proveedores.

La PMO mantiene un repositorio en la unidad compartida de la compañía que contiene la

gestión estándar del proyecto y la documentación de adquisiciones que se utilizará para este
proyecto. Los siguientes documentos estándar se utilizarán para las actividades de adquisición
de proyectos:

• Solicitud estándar de plantilla de propuesta para incluir

- Antecedentes
- Proceso de propuesta y plazos.
- Directrices de propuesta
- Formatos de propuesta y medios
- Criterios de selección de fuente
- Formularios de precios
- Declaración de trabajo
- Términos y Condiciones
• Formularios de evaluación de selección de fuente interna.
• Acuerdo de no divulgación
• Carta de intención
• Contrato de precio fijo firme
• Formulario de auditoría de adquisiciones
• Formulario de evaluación de desempeño de adquisiciones
• Lecciones aprendidas de forma

RESTRICCIONES DE CONTRATACION
Existen varias restricciones que deben considerarse como parte del plan de gestión de
adquisiciones del proyecto. Estas restricciones se incluirán en la solicitud de propuesta y se
comunicarán a todos los proveedores para determinar su capacidad de operar dentro de estas
restricciones. Estas restricciones se aplican a varias áreas que incluyen cronograma, costo,
alcance, recursos y tecnología:

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Calendario:
• El cronograma del proyecto no es flexible y las actividades de adquisición, la administración
del contrato y el cumplimiento del contrato deben completarse dentro del cronograma del
proyecto establecido.

Costo:
• El presupuesto del proyecto tiene reservas de contingencia y gestión incorporadas; sin
embargo, estas reservas no pueden aplicarse a actividades de adquisición. Las reservas solo se
utilizarán en caso de un cambio aprobado en el alcance del proyecto o según el criterio de la
gerencia.

Alcance:
• Todas las actividades de adquisición y adjudicaciones de contratos deben respaldar la
declaración de alcance del proyecto aprobada. Cualquier actividad de adquisición o
adjudicación de contratos que especifique trabajo que no esté en apoyo directo de la
declaración de alcance del proyecto se considerará fuera de alcance y se rechazará.

Recursos:
• Todas las actividades de adquisición deben realizarse y gestionarse con el personal actual. No
se contratará ni reasignará personal adicional para apoyar las actividades de adquisición en este
proyecto.

Tecnología:
• Las especificaciones de las piezas ya se han determinado y se incluirán en la declaración de
trabajo como parte de la solicitud de propuesta. Si bien las propuestas pueden incluir
materiales alternativos sugeridos o procesos de fabricación, las especificaciones de las piezas
deben coincidir exactamente con las proporcionadas en la declaración de trabajo.

PROCESO DE APROBACIÓN DEL CONTRATO

El primer paso en el proceso de aprobación del contrato es determinar qué artículos o servicios
requerirán la adquisición de proveedores externos. Esto se determinará mediante un análisis de
costos de productos o servicios que pueden proporcionarse internamente y compararse con los
precios de compra de los proveedores. Una vez que se completan los análisis de costos y se
finaliza la lista de artículos y servicios que se adquirirán externamente, el departamento de
compras y contratos enviará solicitudes a proveedores externos. Una vez que se completan las
solicitudes y todos los proveedores han recibido las propuestas, comienza el proceso de
aprobación. El primer paso de este proceso es realizar una revisión de todas las propuestas de
los proveedores para determinar cuáles cumplen con los criterios establecidos por el equipo del
proyecto y el departamento de compras y contratos. Las compras de menos de $ 5.000.000.00,

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solo requieren la aprobación del Gerente de Proyecto; mientras que las compras superiores a
$5.000.000.00 deben ser aprobadas por la Junta de Revisión de Contratos. Para estas compras
más grandes, la junta de revisión de contratos se reunirá para determinar qué contrato será
aceptado. La Junta de Revisión de Contratos está compuesta por representantes del equipo del
proyecto, el departamento de compras y contratos, finanzas y la PMO.

CRITERIOS DE DECISIÓN
Los criterios para la selección y adjudicación de contratos de adquisición bajo este proyecto se
basarán en los siguientes criterios de decisión:
- Capacidad del proveedor para proporcionar todos los artículos en la fecha de entrega
requerida
- calidad
- Costo
- Fecha de Entrega Estimada
- Comparación del costo subcontratado versus el abastecimiento
- Actuaciones pasadas

Estos criterios serán medidos por la junta de revisión de contratos y / o el Gerente del Proyecto.
La decisión final se tomará en base a estos criterios, así como a los recursos disponibles.

GESTIÓN DE VENDEDORES
El gerente de proyecto es el responsable final de administrar a los proveedores. Con el fin de
garantizar la entrega oportuna y la alta calidad de los productos por parte de los proveedores,
el Gerente del Proyecto o su designado se reunirá semanalmente con el departamento de
contratos y compras y cada proveedor para discutir el progreso de cada artículo adquirido. Las
reuniones pueden ser en persona o por teleconferencia. El propósito de estas reuniones será
revisar todas las especificaciones documentadas para cada producto, así como también revisar
los resultados de la prueba de calidad. Este foro brindará la oportunidad de revisar el desarrollo
de cada elemento o el servicio proporcionado para garantizar que cumpla con los requisitos
establecidos en las especificaciones del proyecto. También sirve como una oportunidad para
hacer preguntas o modificar contratos o requisitos con anticipación para evitar demoras en la
entrega y el cronograma. El Gerente de Proyecto será responsable de programar esta reunión
semanalmente hasta que se entreguen todos los artículos y se determine que son aceptables.

MEDIDAS DE DESEMPEÑO PARA ACTIVIDADES DE CONTRATACIÓN

Si bien el departamento de compras y contratos tiene sus propias métricas internas para
adquisiciones, las siguientes métricas se establecen para el desempeño del proveedor para las

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 actividades de adquisiciones de este proyecto. Cada métrica se clasifica en una escala de 1-3
como se indica a continuación:

Proveedor Calidad del producto Entrega a tiempo Documentación Calidad Costos de desarrollo
Tiempo de desarrollo Costo por unidad Eficiencia transaccional

Proveedor Calidad Entregas Calidad de la Costos de Tiempo Costo Eficiencia

del Oportunas Documentación Desarrollo de por Transaccional
Producto Entrega Unidad

Proveedor
#1
Proveedor
#2
Proveedor
#3

1 - Insatisfactorio
2 - Aceptable
3 - Excepcional

Además de calificar a cada proveedor, se anotarán los valores reales para construir una base de
datos de rendimiento pasado para seleccionar proveedores para futuras actividades de
adquisición.

ACEPTACIÓN DEL PATROCINADOR

Aprobado por el patrocinador del proyecto:

__________________________________________ Fecha : __________________

Sr. Giovany Yesid Castillo Otalora
Presidente Consejo Municipal de Toledo - Norte de Santander

__________________________________________ Fecha : __________________

Sr. Francisco José Amado Iriarte
Alcalde Municipal de Toledo - Norte de Santander