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JUGOS NATURALES MONTOYA SAS

Área de Gestión Humana MANUAL DE FUNCIONES ROL AUXILIAR


FINANZAS Y H & R CONTABLE

Cargo: Auxiliar Contable Fecha: 10 de Septiembre de 2019

1. Identificación del puesto dentro de la Organización


Jefe inmediato: FINANZAS Y H & R
Nivel jerárquico del cargo: Táctico
Área: Contabilidad
Objetivo del Cargo: Asegurar el registro, control y conciliación de las obligaciones que JUGOS
NATURALES MONTOYA SAS contrajo con proveedores de bienes y servicios.
Mantener actualizado y conciliado en el sistema el módulo de compras vs
el módulo de contabilidad. Garantizar, procesar y aplicar las facturas de
compras, servicios y demás pagos registrando, importando, y analizando
oportunamente los datos requeridos para el pago de proveedores,
anticipos y liquidaciones a empleados, anticipos a terceros, pagos
electrónicos y demás pagos que se generen. Recibir y verificar todas las
facturas, cuentas de cobro y demás documentos en cumplimiento de las
normas contables y tributarias; y compromisos adquiridos por JUGOS
NATURALES MONTOYA a favor de terceros. Asegurarse que las
obligaciones contraídas por la empresa con terceros se causan a tiempo y
se entregan a oportunamente al área de tesorería para su pago y no se
generan cobros adicionales.

Apoyar de manera eficiente y oportuna la gestión operativa del área.

Mantener el control de la documentación requerida de acuerdo a las


normas contables vigentes- (Archivo de todo lo relacionado en este
manual de funciones). Realizar la centralización de la información contable
para los cierres mensuales. Realizar conciliaciones de bancos, tarjetas de
crédito e incapacidades.

Proveer la información necesaria para la gestión y toma de decisiones del


encargado de FINANZAS Y H & R.

2. Áreas de responsabilidad
Servicio al cliente: Proveedores, terceros, cliente interno.

Administración Estratégica: Contable y Financiera.

Desarrollo del negocio: Operativa.

3. Funciones
Servicio al cliente:

 Registra oportunamente los documentos de las obligaciones contraídas a favor de terceros e integrar
diariamente todos los documentos financieros y contables.x1

 Recopila y controla los documentos por pagar, facturas por pagar y cuentas por pagar.

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 Elabora estados de cuenta de proveedores.

 Registra los asientos contables referente a proveedores con facturas remisionada y compras y servicios.

 Causación de pagos de gastos fijos mensuales de JUGOS NATURALES MONTOYA (servicios públicos, leasing,
honorarios, asesorías, supervisión, anticipos y demás que se generen).

 Causación de reembolsos de caja menor y legalizaciones. Solicitudes de pago que no generen orden de
compra (Impuestos, anticipos).

 Registrar contablemente los documentos que afectan las cuentas por pagar (notas de contabilidad) y
codificación correcta de los centros de costos.

 Procesar el cierre del mes dentro de las fechas estipuladas por el encargado de Finanzas y H & R.

 Revisar documentos físicos para determinar las diferencias en los casos a que haya lugar: dependiendo de
la inconsistencia detectada se verifica la factura o documento emitido por el proveedor, y se devuelve al
área que realizó la compra para su corrección.

 Imprimir y revisar reporte de conciliación: después de efectuar todos los ajustes. Entregar al encargado de
Finanzas y H & R el informe con el movimiento de las cuentas por pagar del mes.

 Dar información oportuna a los diferentes proveedores sobre impuestos retenidos y cruce de anticipos.

 Realizar las demás funciones asignadas por su Jefe Inmediato.

 Hacer y depurar las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes y de ahorro a nombre de JUGOS
NATURALES MONTOYA. Revisar y ajustar las partidas pendientes en dichas conciliaciones.

 Registro, análisis, control y pago de tarjetas de crédito empresariales.

 Actuar de acuerdo a normas contables, procedimientos del área y de la compañía.

 Cumplir con las funciones que implica el desempeño del cargo.

 Realizar las demás funciones asignadas por su Jefe Inmediato.

Administración Estratégica:

 Codificar y registrar en el sistema Contable, las cuentas por pagar de proveedores nacionales y del exterior,
los servicios públicos de la compañía, las notas crédito devolución, los anticipos, solicitudes de giro,
impuestos, cajas menores, legalizaciones y demás documentos por pagar.

 Verificar soportes anexos a las legalizaciones y cajas menores por gastos realizados por empleados de la
empresa.

 Conciliar mensualmente el módulo de Cuentas por pagar Vs el Módulo contable y la cuenta de pagos a
terceros.

 Conciliar dos veces al mes los anticipos a proveedores y a trabajadores. E informar por escrito bajo
supervisión del Finanzas y H & R de los descuentos por nómina de los anticipos no legalizados por los
trabajadores.

 Conciliar las cuentas de balance que le sean asignadas.

 Mantener actualizados y organizados en archivos físicos, todos los documentos que contengan la
información contable a cargo.

 Cumplir con las funciones que implica el desempeño del cargo.

Desarrollo del negocio:

 Mantener integridad y lealtad en el cumplimiento de funciones y responsabilidades, protegiendo


confidencialmente la información de la organización y de los clientes.

 Cumplir con las responsabilidades que le generan las diferentes certificaciones del Sistema Integrado de
Gestión, de acuerdo con parámetros de calidad de todas las actividades, capacitaciones, entrenamientos,
documentación, y auditorías internas o externas.

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 Asegurar el cumplimiento de todas las actividades y procesos necesarios para el cabal desarrollo del cargo ,
con el fin de garantizar el total desarrollo y la satisfacción del cliente interno y externo.

 Las demás funciones asignadas.

4. Competencias Organizacionales
Competencias Generales Competencias Especificas

 Orientación a resultados  Habilidad Analítica


 Trabajo en equipo  Iniciativa-Autonomía-Sencillez
 Liderazgo  Ética
 Organización
 Orientación al cliente

5. Requisitos y/o Requerimientos


Perfil por competencias - Competencias técnicas

Educación

Tecnólogo o estudiante de 5º. Semestre en adelante de Contaduría Pública o afines

Auxiliar Contable – Sena y otras instituciones acreditadas por el Ministerio de Educación.

Experiencia: Esta se refiere a la experiencia con Facturación, Impuestos y Análisis de Cuentas en el cargo, o de
similar complejidad en el sector o de acuerdo con el plan de carrera.

Entre 1 y 3 años

Formación:

Diplomados relacionados

Cursos o seminarios relacionadas con el cargo

Conocimientos Específicos Validación

Conocimiento de análisis de cuentas, facturación e Prueba de conocimiento o validación con jefe inmediato.
impuestos.
Política del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en Inducción corporativa, capacitación de la empresa o
el Trabajo SGSST. prueba de conocimientos.
Política del Sistema de Gestión de Calidad. Inducción corporativa, capacitación de la empresa o
prueba de conocimientos.
Filosofía corporativa Inducción corporativa
Manejo de Office, Excel intermedio. Prueba de conocimiento o certificado de cursos
Plan de emergencias Prueba de conocimiento o certificado de cursos o
capacitación de empresa

Elaboró/Actualizó: Revisó: Aprobó:

Sergio Montoya Matiz


Nubia Beltrán Nubia Beltrán Torres Mauricio Montoya Matiz
Sebastián Duque

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