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Lunes 23 de noviembre de 2009

BOLETÍN DEL CUERPO


Guía para la Auditoría Interna Específica 5S ACADÉMICO
El Mtro. Tecpa, responsable de la Si hay algunos puntos en los que ESCUELA NORMAL PRIMARIA OFICIAL
Comisión 5S de la calidad de esta Es- no te sientas seguro(a) consúltalos con “PROFR. JESÚS MERINO NIETO”
cuela Normal elaboró una Guía para la tu jefe, o reúne a tu equipo, para aten-
auditoría interna que se realizará en tu derlos de inmediato. Licenciatura en Educación Primaria
puesto de trabajo el próximo mes de di- La guía y los diagramas de avance Ixcaquixtla, Pue. Intercultural Bilingüe
ciembre. La guía te ayudará para que no para el cumplimiento de las 5S se traba- No. 2, Año 1
tengas problemas cuando seas audita- jarán el día lunes 23 de noviembre en el
do, ya que en ella encontrarás los as- 2º Taller sobre la metodología de las 5S De LA UTOPÍA a LA CERTIFICACIÓN en LA ESCUELA NORMAL
pectos específicos que se te van a audi- de la calidad, en la Sala de usos múlti- Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
tar en esta ocasión. ples. En esta Escuela Normal ha llegado el momento de
dejar a un lado el temor a reconocer nuestras deficien-
INTEGRANTES DEL CAEF cias y aceptar que para lograr la certificación es inelu- Contenido:
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez dible desarrollar las competencias necesarias para
(Coordinador)
incursionar en un verdadero proceso de calidad, con De la utopía a la certificación 1
Mtro. Fernando Ortiz García
Ing. Jesús Salvador Jiménez Castillo estrategias y acciones acordes a normas nacionales e en la Escuela Normal
DIRECTORIO Lic. Elizabeth Lucila Castillo Sánchez internacionales. Es preciso reconocer lo que falta por
hacer e iniciar el ascenso de una pendiente llena de Las auditorías internas 4
Director de la Escuela Normal
sorpresas y riesgos que habrá de tomar para sobrevi-
Profr. José Luis Tlaseca Zúñiga vir como Institución de Educación Superior en un mun- ¿Por qué es importante la 5
s auditoría?
Coordinador del Cuerpo Académico cia do globalizado cuyo paradigma requiere de docentes
en
er x que evolucionen a la par de los vertiginosos cambios Orientaciones para una Audi- 6
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez sug .m de un ambiente en permanente competitividad.
s , : m toría Interna Específica de 5S.
io a .co
Coordinador de la Comisión Interna de ar s o La certificación va más allá del quiero o no quiero, del Preparación para la Auditoría
e nt ione ho ez
Certificación m ac ya én puedo o no puedo, del debo o no debo, del me convie-
c o r t @ l im
us po ixc ea J ne o no me conviene, del me corresponde o no me Orientaciones para una Audi- 9
Psic. Josefina Morales Ventura
os t y a al e nt cpa corresponde. toría Interna Específica de 5S.
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ta o T ¡Llegó la hora! ¡La reunión
Encargado de las 5S de la calidad En a _n i r ec bert
p d li previa!
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Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez aft t í
us Orientaciones para una Audi- 10
Edición a cargo de . Ag toría Interna Específica de 5S.
ro
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez Mt ¡Algunos consejos para la hora
decisiva!

El Boletín del Cuerpo Académico es una publicación elaborada con las aportaciones Orientaciones para una Audi- 11
de integrantes, colaboradores y personas que quieren dar a conocer sus producciones toría Interna Específica de 5S.
¡Y para mejorar!
académicas por este medio. Se edita respetando el estilo de los autores. Este boletín es
auspiciado por la Escuela Normal Primaria Oficial “Profr. Jesús Merino Nieto” de San Guía para la Auditoría Interna 12
Juan Ixcaquixtla, Pué. Los trabajos publicados serán responsabilidad de sus autores y no Específica 5S
necesariamente representan el punto de vista de la institución.

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Página 12 BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO No. 2, Año 1
de LA UTOPÍA a LA CERTIFICACIÓN EN LA ESCUELA NORMAL ORIENTACIONES PARA UNA
(Viene de la página 1) multiplicador en toda la comunidad norma-
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
La certificación implica una nueva forma lista, que alcance a todos los niveles del ¡Y para mejorar!
de vida para los trabajadores, un asunto de poder, del ser, del poder ser, del hacer, del Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
todos, una toma de conciencia de lo que convivir. Los cambios serán lentos y estarán
hemos hecho, hacemos, podemos hacer… en función de la capacidad de respuesta de
nos piden que hagamos. Es potenciar nues- la misma gente que integramos este centro  En base a los hallazgos
tro propio ser para rebasar las estadísticas de trabajo. registrados, el equipo de
personales y la trazabilidad institucional, es Es verdad que el panorama educativo es auditores identifica las po-
una toma de decisiones para superar nues- incierto y que el Estado Evaluador- sibles No conformidades
tro pasado. Certificador tiende a exponer las condicio- detectadas en cada área.
Hacer efectiva la utopía de la certificación nes reprochables de los maestros, alumnos  El equipo de auditores valo-
de nuestra LEPIB daría el claro reconoci- y escuelas más desfavorecidas. ra la gravedad de las posi-
miento de la sociedad estatal, nacional e El esfuerzo por lograr la certificación atra- bles No conformidades y la
internacional a la calidad de la educación erá conflictos personales y socio- pertinencia de levantar una
que aquí se brinda; es el mejor reconoci- estructurales que involucran una toma de No conformidad, conside-
miento a la labor misma del trabajador. conciencia, una postura personal e institu- rando si es de carácter
Pero, ¿Cómo hacer realidad la certifica- cional con los propósitos de la educación y aleatorio o sistemático; la
ción? ¿Cómo cambiar una visión inquisidora con uno mismo. forma en que afecta al pro-
por una de colaboración plena? ¿Cómo ceso y a la organización,
cambiar la inercia entre otras.
de simular proce-  El auditor interno deberá
sos que no esta- elaborar y entregar el informe al jefe fecha de la siguiente auditoría. Se utili-
mos viviendo real- de cada área auditada, señalando las zan formatos elaborados para esos
mente? ¿Cómo no conformidades encontradas, descri- casos.
lograr que la ad- biéndolas de manera clara y concisa.  El responsable del área auditada dará
ministración y la
gestoría evolucio-
 El responsable del área auditada se seguimiento al cumplimiento y efecti-
reunirá con su equipo de trabajo y de- vidad de las acciones correctivas im-
nen del rol-freno plementadas a partir de las auditorías
terminarán las acciones correctivas y
hacia un apoyo realizadas.
preventivas que habrán de tomar para
real a la calidad
en la educación?
corregir la falla y evitar que vuelva a  En el caso de que en una auditoría se
aparecer, comprometiéndose por escri- hayan levantado no conformidades, el
¿Cómo compro-
to a resolver la No conformidad en el auditor interno se encarga del segui-
meterse con un
menor tiempo posible y presentando miento de las acciones correctivas esti-
proceso de mejo-
un programa de actividades con los puladas e informa al auditor líder sobre
ra continua?
retos que se proponen y las fechas su grado de cumplimiento. El auditor
El diseño e im-
precisas de cada etapa. Este último líder concentra la información y la en-
plementación de
punto es muy importante, sobretodo trega al Representante de la Direc-
las estrategias de
cuando la no conformidad requiere ción para que, a su vez, la exponga al
mejora deben lo-
erogar grandes cantidades de dinero y/ responsable de la Escuela Normal:
grar un efecto
o de tiempo. En todos los demás ca- Director.
sos, es recomendable que no rebase la
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No. 2, Año 1 Página 11
ORIENTACIONES PARA UNA de LA UTOPÍA a LA CERTIFICACIÓN EN LA ESCUELA NORMAL
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
(Viene de la página 1) responder con responsabilidad, profesio-
¡Algunos consejos para la hora decisiva! La conformación de verdaderos equipos nalismo y amor a quienes se están for-
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez colegiados será el detonante para iniciar mando en las aulas normalistas, y a los
un proceso de certificación en el que to- niños que esperan a nuestros jóvenes en
 Muéstrate atento todo el tiempo. todos los días: tu proceso ó procedi-
dos los trabajadores, comprometidos con las escuelas primarias. No menosprecie-
miento.
 Deja ver que en tu área de trabajo se la mejora continua de los procesos que se mos nuestras potencialidades, ni esconda-
hacen las cosas con calidad. ¡Las evi-  No vayas a contestar: realizan, colaboren activamente para al- mos la cabeza ante la avalancha tecnoló-
dencias “hablan”!  No sé. canzar los estándares internacionales. Las gica y criterial que pretende rebasarnos;
 Debes ser puntual y estar en tu lugar  No conozco el proceso. características personales constituyen una consideremos que es el momento de plan-
riqueza que debe aprovecharse al coordi- tear alternativas pedagógicas y procesos
de trabajo.  Nunca me dijeron. nar las experiencias formativas y los dife- más acordes con los retos actuales.
 Asegúrate que nadie interrumpa.  Yo no sabía. rentes contextos de procedencia de cada Es necesario desmantelar el trabajo
 Apaga tu celular y busca quien contes-  Siempre lo hacemos así. quién, mientras se encuentren comprome- simulado y grupalmente solapado. Hay
te el teléfono mientras auditan tu área. tidos con mejorar el posicionamiento de la que darnos a conocer por nuestras nue-
 Los alumnos y los maestros ya lo sa-
 Asegúrate de entender las preguntas ben. escuela. vas acciones en un reto que implica for-
antes de responder. El liderazgo de este proceso de supe- mar parte del clímax de la educación nor-
 Así es la costumbre. ración permanente debe recaer en la Di- malista en un mundo siempre perfectible.
 Se honesto.
 Llevo años haciéndolo de esa manera. rección de la escuela y sus colaboradores La certificación es una oportunidad para
 Responde sólo a lo que te pregunten y
lo más concreto posible, “no les des
 No nos hemos puesto de acuerdo. inmediatos, pues no son sólo los maestros adentrarnos al futuro educativo nacional e
y personal de apoyo quienes ven amena- ir más allá de las fronteras geográficas y
ideas”.  No hemos tenido tiempo. zada su estabilidad contractual. Debemos expectativas personales.
 No hables mal del trabajo de otros  No nos hemos reunido en equipo.
compañeros.  Sólo hacemos lo que al jefe se le ofre-
 No te pongas nervioso, tú eres el que ce.
más sabe de lo haces en tu trabajo (Sigue en la pág. 9)

No. 2, Año 1
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Página 10 BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO
Las AUDITORíAs INTERNAs
ORIENTACIONES PARA UNA
Por: tomadas para eliminar la causa de una
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez no conformidad potencial u otra situación ¡Llegó la hora! ¡La reunión previa!
Coordinador del Cuerpo Académico. potencialmente indeseable, para evitar
que ocurra. auditor será un compañe-
Las acciones correctivas son accio- ro de la Escuela Normal
La auditoría interna consiste en un
nes tomadas para eliminar la causa de que no trabaja en tu área.
análisis sistemático realizado por perso-
una no conformidad detectada u otra  Se te informará, de ma-
nal seleccionado en la misma Escuela
situación indeseable, es decir, evitar que nera general, sobre el
Normal, que no trabaja en el área que se
vuelva a producirse. Las acciones co- alcance de la Auditoría
audita, para determinar, mediante evi-
rrectivas deben implantarse y se tendrá Interna Específica 5S.
dencias objetivas (registros, observacio-
un plazo mínimo de 15 días para verifi-
nes, declaraciones de hechos u otro tipo
car si se ha resuelto, y un máximo que  Se te explica cómo se
de información), si las acciones imple-
comprende hasta la próxima auditoría, tiene planeado realizar la
mentadas y los resultados que se obtie-
según la severidad de la no conformi- auditoría.
nen, cumplen con los criterios preesta-
dad.
blecidos y llevan a alcanzar los objetivos
La severidad de las acciones correcti-  Se te confirma la hora
de calidad de la institución.
vas se determinan a partir del efecto de aproximada en que ini-
La auditoria evalúa el conocimiento
la no conformidad en el funcionamiento ciará la auditoría de tu
que tiene el trabajador sobre su puesto
de algún proceso del sistema; del efecto área de trabajo.
de trabajo y el dominio del procedimien-
que tiene en los alumnos; del efecto que
to, o procedimientos, en los que está
tiene en el ambiente laboral y/o a la co-
involucrado (que es un documento don-  Se explica el procedi-
munidad normalista. Antes de iniciar la Auditoría Interna Es-
de tiene por escrito lo miento para levantar las no conformi-
que hace en su tarea pecífica 5S se te citará a una reunión dades y el mecanismo para superar-
diaria); recopila informa- donde: las.
ción en el lugar de tra-  Se te presenta al equipo auditor e in-
bajo mediante algunos forma quién está asignado a tu área de  Se aclara cualquier duda que se tenga
instrumentos; emite las trabajo. Como es auditoría interna, el sobre la auditoría.
conformidades o no con-
formidades; sugiere ac-
ciones correctivas para
que el procedimiento se ¡Algunos consejos para la hora decisiva!
cumpla. Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez
Cuando algo no cumple
con los requisitos el (Viene de la pág. 10)
equipo de auditores emi-
te por escrito una no  Si no puedes encontrar algún documento solicitado en 30 segundos, pide un poco
conformidad. más de tiempo.
Las acciones pre-  Si no sabes algo, busca a alguien de tu área que sí lo sepa.
ventivas son acciones  Mantén la paciencia y no pierdas la cabeza.
 Si te levantan una No Conformidad, en lugar de discutir ve pensando qué hizo falta.
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No. 2, Año 1
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ORIENTACIONES PARA UNA ¿Por qué es importante la auditoría?
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA La auditoría constata los logros res-  Ayuda a mejorar nuestro trabajo
pecto al círculo de la mejora continua
 Cuida que el lugar que seleccionaste  Verifica con tu “Guía para la Audi- PHVA, donde la P significa planificar  Nos da nuevas ideas para mejorar.
para guardar los implementos de tu toría Interna Específica 5S” en ma- y consiste en establecer los objetivos y
trabajo se apegue a los criterios de no, que dominas y tienes resueltos procesos necesarios para conseguir  Nos cuestionan sobre qué tan adecua-
tamaño, peso, frecuencia de uso, satisfactoriamente los aspectos que resultados de acuerdo con los requeri- do es nuestro Sistema de Calidad pa-
riesgo, forma, etc. te van a revisar, y que puedes pre- mientos de los estudiantes, la socie- ra asegurar la calidad de los egresa-
 Mantén en tu carpeta los registros sentar las evidencias necesarias. dad y las políticas de organización; la dos, es decir, si la estructura organiza-
de identificación, clasificación y ubi-  Tener a la mano, si es el caso, los H es hacer, implementar los procesos cional, las responsabilidades, los pro-
cación de documentos, carpetas registros de las dos auditorías más que se han diseñado; la V viene de cedimientos y los recursos para im-
impresas o digitalizadas, imple- recientes. verificar, es decir, realizar el segui- plantar su administración son suficien-
mentos de oficina o limpieza, herra-  Verificar que tienes las evidencias de miento y la medición de los procesos y tes y adecuados.
mientas, etc. que las acciones correctivas para los productos respecto a lo
 Si utilizas documentos digitalizados, resolver las No conformidades an- planeado en las políticas, los
mantén al día tu “Lista maestra de teriores, si es que las hubo, se objetivos y los requisitos pa-
documentos”, que puede contener: hayan cubierto satisfactoriamente. ra el producto (en nuestro
caso es el avance en la ad-
nombre del documento (claro y es-  Revisa el seguimiento que has dado
quisición del perfil de egreso
pecífico); código asignado; nombre a las acciones correctivas que se
con que lo tienes grabado en tu com- de los estudiantes normalis-
determinaron a partir de las No con- tas), e informar sobre los
putadora, entre otros campos. No formidades levantadas con anteriori-
olvides respaldarlos. resultados; la A es actuar,
dad, sobre todo aquellas que llevan es tomar acciones para me-
 Elabora y aplica tu lista de verifica- más tiempo y recursos. jorar continuamente el des-
ción del procedimiento, o proce- empeño de los procesos.
dimientos, de los cuales seas
responsable o formes parte. Esto
 La auditoría brinda informa-
implica que debes tener una lista
ción sobre el funcionamiento
de documentos relacionados con
de nuestros procesos,
el procedimiento que te corres-
además:
ponde; mantener en tu computa-
dora los formatos que utilizas,
por ejemplo, la versión más re-
ciente y autorizada de oficios
Ejemplo para una acción correctiva
con su instructivo de llenado,
éstos deben respaldar todos los Se encontró que la impresora del Cuerpo Académico no tiene tóner desde hace 4
procedimientos (del Proceso de semanas, el cual fue calificada como una no conformidad menor. Fue detectado
Inscripción y reinscripción; Proce- por un Auditor interno y pone en riesgo el Sistema de Gestión de Calidad y existe
so Académico; Proceso de evidencia de que fue solicitado desde hace dos meses. La segunda evaluación
Práctica docente y servicio social; se realizará en la siguiente auditoría, donde se verificará si existe recurrencia del
Proceso de Titulación). hallazgo.

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BOLETÍN DEL CUERPO ACADÉMICO
ORIENTACIONES PARA UNA
ORIENTACIONES PARA UNA
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
AUDITORIA INTERNA ESPECÍFICA DE 5”S”
PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez PREPARACIÓN PARA LA AUDITORÍA
Mtro. Agustín Filiberto Tecpa Jiménez

 Estudia con mucha anticipa- (Viene de la pág. 7) tener; desechos orgánicos en visible
ción tus procedimientos e ins-  Apréndete bien los criterios de identifi- estado de descomposición; no portar el
trucciones de trabajo. cación, clasificación y orden aplicados uniforme adecuado al preparar y servir
los alimentos, etc.
 Prepárate para explicar tu en tu área.
puesto de trabajo y el proceso  Elabora con tu jefe, y mantén actualiza-  Identifica, clasifica y organiza aquellos
en que participas. Es recomen- do, el Programa Semanal de Orden y documentos, carpetas, herramientas,
dable que tengas a la mano un Limpieza de tu área recopiladores, equipos, etc. que aún no
hayas sometido al proceso de las 5S.
diagrama, o diagramas, que  Separa los innecesarios y “deshazte”
puedan ayudarte. Para ello de- de ellos.
 Envía al almacén los materiales que
bes ponerte de acuerdo con tu requieran ser guardados ahí: etiqueta-
jefe inmediato y/o responsable
 Cuida que el escritorio (pantalla) y la dos, clasificados, ordenados y empa-
del proceso para elaborarlo, y memoria de tu computadora tenga sólo quetados previamente.
lo mínimo –pero muy mínimo- de docu-
definir qué parte es la que co-
mentos familiares y personales como:
 Determina el lugar que debe tener cada
rresponde a cada quien, aunque cosa que usas. Dicho lugar debe tener
tú también debes saber lo que fotografías, videos, música, etc.
su propia identificación.
van a hacer tus compañeros del  Registra las actividades que realizas en
el desempeño del puesto que te corres-
 Coloca tus necesarios en el lugar desti-
mismo proceso. nado para ello, lo que no es tuyo, llévalo
 Prepárate para explicar cómo ponde, por ejemplo, si en tu Programa
Semanal de Orden y Limpieza dice que a quien corresponde.
mantienes limpio y ordenado tu
el día martes, entre las 12:00 y 14:00
espacio de trabajo. Es importan-
hrs., te toca realizar el aseo de un área
te que los implementos de traba- específica, debe haber evidencia pal-
 Pon atención a la notificación de la jo sean solicitados por escrito y que pable de que sí se hizo. No debe pa-
auditoría. tengan la firma y fecha de recibido. sarse por alto que todo debe tener por
 Mantén a la mano, y debidamente pro-
 Usa siempre tu equipo de seguridad escrito la autorización y el visto bueno
tegida, tu carpeta de procedimientos. de tu jefe.
cuando es necesario: al dar manteni-
 Apréndete de memoria la misión, la miento a las áreas verdes; limpieza de  Que haya evidencia de que han des-
visión y la política de calidad de la es- sanitarios, mantenimiento de instala- aparecido los focos de suciedad: reco-
cuela. ciones, etc. piladores o fólders con documentos re-
 Reconoce todas las actividades que te  Mantén a la mano los documentos que vueltos, carpetas digitalizadas con for-
corresponden según tu función en la comprueben cuál es tu función, la des- matos y documentos fuera de su lugar
Escuela Normal. Este aspecto trátalo (se aplica muestreo); contenedores de
cripción de tu puesto, el área de tra-
con tu jefe inmediato y los responsa- agua sucia, o con larvas de insectos;
bajo que tienes asignada, tu horario de cajas amontonadas y sin identificación;
bles de los procesos.
trabajo y cómo está distribuido. herramientas desperdigadas; toneles
con más basura de la que pueden con-

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