Institución Educativa “AUGUSTO E.

MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

OFIMÁTICA
CONTENIDO
1. DOCUMENTOS 2
1.1 CARTAS 2
1.1.1 CARTA COMERCIAL 3
1.2 ESTANDAR 3
1.3 CONCEPTO 3
1.4 MARGENES 4
1.5 MODELOS 5
1.6 COMO ESCRIBIR UNA CARTA 7
1.6.1 CUERPO DE LA CARTA 7
2. PARTES DE LA CARTA 9
2.1 Líneas principales 10
2.2 Líneas especiales 10
3. COMBINACION DE CORRESPONDENCIA 11
4. TALLER DE PROFUNDIZACION 13
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

1. DOCUMENTOS

1.1 LA CARTA

Bogotá 15 de septiembre de 2006

Doctor:
Rafael Quintero Villanueva
Asesor y director de ventas
Bogotá

Ref.: Agradecimiento

Reciba un cordial saludo de parte nuestra, la presente es para manifestarle un profundo y merecido
agradecimiento, por su magnifico trabajo en las labores desempeñadas por usted para con nosotros,
de ante mano le comunicamos que hemos estado muy a gusto con todos los beneficios que de ello
se ha obtenido. Para nuestra empresa es realmente un honor que usted pueda ser participe de la
reunión de integración de empresas dedicas a la metalurgia que se llevara a cabo el próximo 25 de
octubre del presente año en las instalaciones del centro de eventos megaoutlet ubicado en la
autopista norte con 220 a las 5:30 PM apreciamos su agradable presencia y esperamos una pronta
respuesta con la confirmación de su asistencia no siendo más que tenga un buen día.

Agradecemos su atención prestada

Cordialmente:

Katherine Patiño
Gerente Comercial Metálicas Molano
K.p/b.l.c
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

1.1.1 LA CARTA COMERCIAL

Presentar a una empresa ante otras empresas o clientes es una actitud muy positiva, pues permite establecer
vínculos comerciales y obtener reconocimiento.

La presentación de una empresa puede realizarse en cualquier momento y no solo cuando la empresa va a ser
inaugurada como muchas personas creen. Para presentar una empresa ante un futuro o asiduo cliente y otras
empresas, es necesario elaborar una carta comercial.
La carta comercial es el recurso más utilizado por las empresas, pues permite obtener mejores resultados en
tiempos cortos. Ahora bien para que la carta comercial sea efectiva es necesario que su contenido provoque
interés en el receptor. Por ello, cuando se trata de presentar una empresa, se debe recordar que, según lo que diga
y trasmita la carta, el receptor construirá una imagen sobre la empresa.

Para redactar una carta comercial para presentación de una empresa debemos
respetar la estructura de toda carta comercial que es la siguiente: encabezado
(membrete, ciudad, fecha, destinatario y saludo), cuerpo (contenido de la carta) y
la despedida (que debe incluir la firma del remitente).

1.2 ESTÁNDAR

Aplica las normas Icontec en la elaboración y presentación de correspondencia comercial.

LA CARTA COMERCIAL

1.3. CONCEPTO
Es una comunicación escrita que cursa una empresa con otras empresas, una empresa con una
persona natural o una empresa con sus empleados.

La comunicación es interna cuando se da entre la empresa y sus empleados. Ejemplo:

memorandos, circulares internas y solicitudes de los empleados.

La comunicación es externa cuando se da entre personas de varias empresas. Ejemplo: una

empresa solicita a otra un envío de materia prima.
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

1.4 MÁRGENES

Los márgenes de una carta comercial están sujetos a la extensión de la carta:

Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm

Encabezados de las páginas

subsiguientes entre 2 y 3 cm .
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

1.5 MODELOS

CONTINENTAL (MEMBRETE DE LA EMPRESA)

Av. Javier Prado 2345 – Bogotá Tel. 3092370

Ciudad, 11 de abril de 2014

INKOR S.A
Av. Las Americas
Bogotá

Estimados Señores:

El motivo de esta carta es para saludarlo cordialmente y, a la vez, presentarle a nuestra empresa
distribuidora de todo tipo de artículos de oficina, de gran variedad y de las mejores marcas.

Asimismo, queremos aprovechar para manifestarle que estamos a su disposición para servirle. Por
tal motivo, estaremos atentos para resolver sus dudas y necesidades.

Sin otro particular, nos despedimos de usted, agradeciendo su disposición para atender esta carta.
Quedamos a espera de su pronta comunicación.

Atentamente,

Continental
Departamento de Ventas

CEMENTOS INCA (MEMBRETE)

 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

Calle Los Pinos 234 Camacho Teléfono: 7896543

Ciudad, 22 de setiembre de 2013

Augusto Morales Torres

Gerente
INCOR S.A.
Av. Benavides Roca 123
Ciudad.

Estimado Sr. Gerente:

Por medio de esta carta, lo saludo cordialmente y me presento ante usted para exponerle los
servicios de nuestra empresa Cementos Inca S.A.

Cementos Inca S.A es una empresa especializada en la producción y comercialización del cemento
de mejor calidad del país y con mayor preferencia por parte de los maestros obreros a nivel nacional.

Es una empresa con muchos años de experiencia en el sector, pero siempre capacitándonos y
modernizándonos, razón por la cual hoy le ofrecemos una nueva y mejorada presentación que nos
gustaría mostrarle.

En caso de que esté interesado en nuestros productos no dude en visitarnos y conocer

personalmente nuestra empresa.

Sin otro particular, me despido de Usted no sin antes agradecerle por la atención brindada a esta
carta.

Atentamente,

Jorge Starke Rodríguez

Gerente de Cementos Inca S. A.
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

1.6 COMO ESCRIBIR UNA CARTA CUANDO VA A EMPEZAR UNA EMPRESA NUEVA

Cuando nace una empresa y empieza a tener contacto con otras, con objeto comercial o el de tener
clientes, la forma más eficaz es mediante la redacción de una carta de presentación, ya que por
intermedio de ella haremos conocer a otras empresa los servicios que brindamos. Aquí te
enseñaremos como redactar ese tipo de cartas.

La mejor formas de lograr nuestro objetivo comercial es a través de una carta de presentación, pero
la eficacia de esta dependerá cuando interés despierte en el destinario, dé tal manera es importante
que el contenido sea concreto y sencillo, dando a conocer la cara de la empresa. También es
importante que el motivo de la carta sea conciso, para así poder cumplir con la meta.

1.6.1 El cuerpo de la carta debe mantener las siguientes pautas:

Encabezado: Membrete de la empresa, ciudad, fecha, nombre de la

persona a quien se dirige.

Cuerpo: argumento de la carta, detalle de los servicios de la empresa,

además de los datos de un contacto, como teléfono, nombre o email.

Objetico de la presentación (una respuesta por escrito u otras).

Despedida: Deber ser firmada por la persona.

El cuerpo de la carta debe estar bien escrito tanto gramatical como ortográficamente, siempre
conservando la claridad de forma concreta y sencilla, usar un leguaje de fácil entendimiento, de tal
manera que se logre obviar el desinterés de la persona que lee la carta, sin sobrepasar los tres o
cuatro párrafos que se usan en una misiva.

Asimismo, el destinarios que está acostumbrado a leer muchas cartas de presentación, dejando en
claro el por qué su empresa puede ser beneficiosa si se la llegase a contratar. Nunca use lemas o
frases, más eficaces son las experiencias buenas que ha tenido.

Siempre es más fácil redactar una cartas cuando se tiene a la mano un modelo o ejemplo, pensando
en eso te dejamos el siguiente ejemplo de una carta de presentación.
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

GOLDEN TRUST (logo o membrete de la empresa)

Av. Boyacá 1754, Delicias, teléfono 2249999

Bogotá, 18 de Agosto de 2013

Martha Villareal Mata
Gerente Comercial
HUMEDFO S.A.
Av. Huaylas 512
Ciudad

Estimada Sra. Gerente Comercial

Por medio de la presente me es oportuno saludarla afectuosamente y a la vez presentarle los

servicios que nuestra empresa Golden Trust S.A ofrece, ya que es una empresa nueva que empieza
su comercio en la ciudad.
Golden Trust S.A es una entidad dedicada a la producción y comercialización de productos de
limpieza industrial, productos de buena calidad en el país los cuales deseamos se conviertan en los
productos preferidos en el sector industrial y manufacturero del país.

Es una empresa innovadora por lo que siempre nos dedicamos a capacitarnos y modernizar, por lo
cual tenemos la capacidad de ofrecerle una presentación de calidad de nuestro catálogo de
productos que nos encantaría poder mostrarle.

Si usted se encontrara interesado en alguno de nuestros variados productos, por favor no dude en
llamarnos, para que pueda conocer personalmente las instalaciones de operación y administrativas
de nuestra empresa.

Sin nada más que agregar, le agradezco la atención prestada. Me despido de usted.

Atentamente,
En resumen cuando usted redacte una carta de
Carlos Huamán presentación, jamás deje de tomar en cuenta que se está
Gerente de usando
Golden la imagen
Trust S.A de la empresa, lo que lo obliga a ser
formal y usar un estilo de comunicación formal y
concreta. Una carta de presentación no se usa solamente
en la inauguración de una empresa sino a lo largo de los
años, de tal modo usted podrá tener relaciones con
clientes recientes y antiguos y con futuros clientes
nuevos.
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la papelería así:

Modelo 1: Comprende tres zonas:

- En la zona 1 se escribe el membrete que es la inscripción impresa del conjunto de datos que
identifican a una persona natural o jurídica; así:
Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
Razón social: Nombre que identifica a una empresa.
Nit. o Rut: número de identificación tributario ó registro único tributario.
- En la zona 2 se escribe: La dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se
requiere.
- En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación de la empresa a donde es
enviada.

Modelo 2: Tiene dos zonas:

- En la zona 1 se imprimen los datos del remitente (logotipo, razón social, nit, dirección, teléfono, fax,
e-mail, apartado aéreo, ciudad y país si se requiere).
- En la zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.

1.7 ESTILOS

1.7.1 Estilo Bloque Extremo: Todas las líneas partes del margen izquierdo.
1.7.2 Estilo Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), nombre del remitente y cargo se
colocan partiendo del centro hacia el margen derecho.

2. PARTES DE LA CARTA

La carta comercial comprende las siguientes líneas:

 Líneas Principales

 Línea Opcional (asunto).

 Líneas especiales.
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

2.1 Líneas Principales. Son líneas que aparecen en toda carta comercial
- Número

- Ciudad y fecha de origen

- Datos del destinatario
- Texto o cuerpo de la carta
- Despedida
- Datos del remitente

2.2 Líneas especiales

-Anexo o Anexos
- Copia
- Identificación del transcriptor.

Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales:

 6 interlíneas para iniciar destinatario

 El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida.
 Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas.
 No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y remitente.

 -3 interlíneas entre el margen superior y el número

Visite los siguientes enlaces: http://es.scribd.com/doc/35697938/Norma-Icontec-NTC-3393-Para-

cartas-comerciales
NORMA 3393
http://cartacomercialgrupo1-
36111.blogspot.com/
.
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

3. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

Mediante la opción combinación de correspondencia Word 2007, nos permite incluir en un

documento, datos almacenados en otro sitio.

De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.

Cuando combinamos correspondencia estamos utilizando dos elementos fundamentales:

1. Documento Principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toma su valor del origen de datos
2. Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal.

3.1 La pestaña correspondencia:

Los botones destinados a la pestaña correspondencia

BARRA DESCRIPCIÓN
Permite abrir el cuadro de dialogo destinatario de combinar
correspondencia para realizar los cambios convenientes
Permite insertar en la posición del cursor un bloque de
direcciones.
Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludo

Permite insertar en la posición del cursor un campo de origen

de datos.
Permite resaltar los campos combinados si la opción esta
activada los campos correspondientes a campos combinados
aparecen resaltados de esta forma es más fácil localizarlos
dentro del documento
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

Asignar campos

Distribuir etiqueta

Al bloquear un subdocumento lo que hacemos es ponerlo

como solo lectura para que no se queda modificar
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

4.TALLER DE PROFUNDIZACIÓN :

1. Digitar una carta de Felicitación como la de la imagen, y otro documento en Word con la
tabla siguiente para almacenar las direcciones de amigos, guarde el documento en una
carpeta en su equipo.

2. Haga clic en la pestaña correspondencia, despliega el menú iniciar combinación de

correspondencia y seleccione la opción paso a paso por el asistente de combinación de
correspondencia.
3. Selecciona carta y hacer clic en siguiente
4. Seleccione la opción utilizar una lista existente y hacer clic en examinar.
Aparece el cuadro de dialogo seleccionar archivo creado anteriormente.
5. Se abre el cuadro de dialogo destinatario de combinar correspondencia, en el aparecen
los datos de tabla creada con las direcciones creada anteriormente, como se va enviar
la carta a todos haga clic en el botón aceptar para cerrar el cuadro de dialogo.
6. En el paso 4 vamos a insertar al principio de la carta la dirección a la que enviaremos la
carta

 Posicionar el cursor en un línea encima de la palabra Hola y haga clic en el panel en

más elementos………aparece l lista de todos los campos del origen de datos.
 Haga clic en el campo nombre y clic en el botón insertar, repita la operación para los
campos apellidos, dirección, codpostal, población y provincia. Al final haga clic en el
botón cancelar para cerrar la lista de campos.
 Vera que los campos se van insertando uno detrás de otro, coloque el cursor y
añade los espacios en blanco necesarios y los saltos de línea para que la dirección
quede como deseamos.
 Institución Educativa “AUGUSTO E. MEDINA” de Comfenalco
ASIGNATURA TECNOLOGIA E INFORMATICA TEMÁTICA TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

DOCENTE MONICA LORENA RUGE CALDERON GRADO DECIMO

PERIODO 4 TIEMPO DE EJECUCUCIÓN 2 horas FECHA
ESTUDIANTE CURSO 10-4

 Posicionarse detrás de la palabra Hola, escribe un espacio en blanco, haga clic en el

panel de más elementos……., haga clic en el campo nombre y clic en el botón
insertar finalmente clic en el botón cancelar.
7. Haga clic en siguiente del panel de tareas para pasar al paso 5 del asistente
8. Haga clic en el siguiente del panel de tareas para pasar al unto 6 del asistente.
9. En el paso 6 haga clic en imprimir y seleccione todo
10. Haga clic en aceptar

ACTIVIDAD EN CLASE:

Realice un documento que permita enviar un correo electrónico a todos los amigos que
cumplan año este mes.
1. Realice una tabla con la información necesaria.
2. En un archivo de Word, Crear un mensaje de felicitación
3. Realice combinación de correspondencia para realizar esta actividad.