MANUAL DE USUARIO

RUTA DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

Autoevaluación Institucional 2018
Plan de Mejoramiento Institucional – PMI 2019
El presente documento muestra las instrucciones de uso de las opciones de RUTA DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL del módulo de CALIDAD en el aplicativo de SGE.

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 TABLA DE CONTENIDO
Pág.
1 INGRESO A LA PLATAFORMA ....................................................................................................................................4
1.1 Log In ................................................................................................................................................................4

2 EQUIPO DE TRABAJO ................................................................................................................................................6

2.1 Acceso a la Opción ............................................................................................................................................6

2.2 Crear Equipo de Trabajo ...................................................................................................................................7

2.3 Editar Equipo de Trabajo ..................................................................................................................................8

2.4 Ver Equipo de Trabajo ......................................................................................................................................9

2.5 Agregar Miembros ......................................................................................................................................... 10

2.6 Retirar Miembros .......................................................................................................................................... 11

2.7 Finalizar Equipo de Trabajo ........................................................................................................................... 12

3 AUTOEVALUACIÓN ................................................................................................................................................ 13
3.1 Acceso a la Opción ......................................................................................................................................... 13

3.2 Crear Autoevaluación .................................................................................................................................... 14

3.3 Editar Autoevaluación ................................................................................................................................... 15

3.4 Ver Autoevaluación ....................................................................................................................................... 16

3.5 Realizar Autoevaluación ................................................................................................................................ 17

3.6 Finalizar Autoevaluación Institucional ........................................................................................................... 20

4 CALIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO .............................................................................. 21

4.1 Acceso a la Opción ......................................................................................................................................... 21

4.2 Buscar Calificaciones ..................................................................................................................................... 21

4.3 Calificar Factor Crítico.................................................................................................................................... 22

4.4 Finalizar Calificación de Factores Críticos. ..................................................................................................... 23

4.5 Imprimir Calificación de Factores Críticos...................................................................................................... 23

5 PLAN DE MEJORAMIENTO ..................................................................................................................................... 25

5.1 Acceso a la Opción ......................................................................................................................................... 25

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5.2 Buscar Plan de Mejoramiento ....................................................................................................................... 25

5.3 Agregar Meta e Indicador para un Componente en el Plan de Mejoramiento.............................................. 26

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1 INGRESO A LA PLATAFORMA

1.1 Log In
Para acceder al sistema se debe ingresar al link http://scola.barranquilla.edu.co:8080/sge y luego se inicia sesión,
tal como se muestra a continuación.

En el campo de Usuario (RECTOR) se debe ingresar el usuario que iniciara sesión y en el campo de Clave su
respectiva contraseña. Luego se hace clic sobre el botón de Entrar.

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Al ingresar exitosamente al sistema se muestra lo siguiente:

- Menú: Se visualizan las opciones a las que tiene acceso el usuario que inicio sesión.
- Institución: corresponde al nombre de la institución a la que pertenece el usuario que inicio sesión
- Usuario y vigencia: Corresponde al nombre de usuario que inicia sesión y la vigencia que se encuentra
vigente.
-

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2 EQUIPO DE TRABAJO

2.1 Acceso a la Opción

Para ingresar a la opción primero se hace clic en el menú de CALIDAD, seguido se despliegan las opciones
pertenecientes a este módulo, luego se hace clic sobre el submenú de Ruta de Mejoramiento Escolar y
finalmente se accede a la opción de Equipo Trabajo.

Al hacer clic sobre la opción de Equipo Trabajo se muestra la siguiente ventana, en donde se listan los equipos de
trabajo creados para la institución a la perteneciente el usuario que inicia sesión.

EQUIPO TRABAJO 2017 2017

Al inicio y al final del listado se encuentra un paginador, herramienta que permite navegar en el listado de los
Equipos de Trabajo.

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 -
2.2 Crear Equipo de Trabajo
Para crear un equipo de trabajo lo primero que se debe hacer es hacer clic en el botón Crear que está ubicado
en la parte inferior-izquierda de la ventana.

Al hacer clic, se muestra la siguiente ventana en donde se debe ingresar el nombre del Equipo y la Vigencia
(2018) al que pertenecerá el equipo de trabajo.

EQUIPO TRABAJO 2018

2018

Seguidamente se hace clic en el botón de Guardar. Y a continuación se muestra un mensaje donde el sistema
solicita que se confirme la creación del nuevo equipo de trabajo, para continuar se hace clic en el botón SI.

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Al crear un equipo de trabajo, este aparecerá en la ventana principal de Equipo de Trabajos tal como se muestra
a continuación.

EQUIPO TRABAJO 2018 2018

2.3 Editar Equipo de Trabajo

Para editar los datos de un Equipo de Trabajo, lo primero que se debe hacer es seleccionar uno, luego se hace
clic sobre el botón Editar que se encuentra en la parte inferior-izquierda de la ventana.

EQUIPO TRABAJO 2017 2017

Al hacer clic se muestra la siguiente ventana, por medio de la cual se pueden actualizar los datos del Equipo de
Trabajo que fue seleccionado.

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 EQUIPO TRABAJO 2018

2018

Al finalizar de actualizar los datos de la autoevaluación se hace clic en el botón Guardar, luego se muestra el
siguiente mensaje donde el sistema solicita que se confirme los cambios de la autoevaluación, para continuar se
hace clic en el botón SI.

2.4 Ver Equipo de Trabajo

Para ver los datos de un Equipo de Trabajo, lo primero que se debe hacer es seleccionar uno, luego se hace clic
sobre el botón Ver que se encuentra en la parte inferior-izquierda de la ventana.

EQUIPO TRABAJO 2017 2017

Al hacer clic se muestra la siguiente ventana, por medio de la cual pueden ver los datos del Equipo de Trabajo
que fue seleccionado.

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 EQUIPO TRABAJO 2018

2018

2.5 Agregar Miembros

Para agregar miembros a un equipo de trabajo, lo primero que se debe hacer es hacer clic sobre el botón VER.

EQUIPO TRABAJO 2017 2017

Al hacer clic se visualiza la siguiente ventana, en donde se seleccionan las personas que serán miembros del
equipo de trabajo seleccionado.

Para agrega un nuevo miembro se debe hacer clic sobre que se encuentra al lado izquierdo del nombre de
cada persona. Y este automáticamente se lista en la parte derecha de la ventana.
Ejemplo

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Para regresar a la ventana principal de Equipo de Trabajo se hace clic en el botón Salir que se encuentra en la
parte inferior-izquierda de la ventana.

2.6 Retirar Miembros

Para retirar miembros de un equipo de trabajo, lo primero que se debe hacer es dar clic sobre el botón VER.

EQUIPO TRABAJO 2017 2017

Al hacer clic se visualiza la siguiente ventana, donde se listan en la parte derecha los miembros que han sido
asignados al Equipo de Trabajo seleccionado.

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Para retirar a un miembro se debe hacer clic sobre que se encuentra al lado izquierdo del nombre de cada
persona. Y este automáticamente quita de la lista de miembros del equipo de trabajo.
Ejemplo

Para regresar a la ventana principal de Equipo de Trabajo se hace clic en el botón Salir que se encuentra en la
parte inferior-izquierda de la ventana.

2.7 Finalizar Equipo de Trabajo

Una vez se agreguen los miembros del equipo se debe finalizar el mismo para seguir a la etapa de
Autoevaluación Institucional. Debe señalar el equipo a finalizar y hacer click en el botón Finalizar equipo.

EQUIPO TRABAJO 2017 2017

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3 AUTOEVALUACIÓN

3.1 Acceso a la Opción

Para ingresar a la opción primero se hace clic en el menú de CALIDAD, seguido se despliegan las opciones
pertenecientes a este módulo, luego se hace clic sobre el submenú de RUTA DE MEJORAMIENTO ESCOLAR y
finalmente se accede a la opción de Autoevaluación institucional.

Al hacer clic sobre la opción de Autoevaluación institucional. Se muestra la siguiente ventana, en donde se listan
las autoevaluaciones que han sido realizadas.

Al inicio y al final del listado se encuentra un paginador, herramienta que permite navegar en el listado de las
Autoevaluaciones.

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 -
3.2 Crear Autoevaluación
Para crear una autoevaluación se debe hacer clic sobre el botón Crear que está en la parte inferior-izquierda de
la ventana.

Luego se muestra la siguiente ventana en donde se debe seleccionar la Fecha de la Autoevaluación (fecha de
registro de información), seguidamente de ingresa la Observación, selecciona un Equipo de Trabajo y por último
el Año (Año de la Autoevaluación, en este caso 2018).

05/12/2018

AUTOEVALUACIÓN DEL 2018

EQUIPO TRABAJO 2018

2018

Finalmente se hace clic en el botón Guardar, al hacer clic se muestra el siguiente mensaje donde el sistema
solicita que se confirme la creación de la nueva autoevaluación, para continuar se hace clic en el botón SI.

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Al crear la autoevaluación, esta aparecerá en la ventana principal de Autoevaluaciones tal como se muestra a
continuación.

EQUIPO TRABAJO 2017 05/12/2017 AUTOEVALUACIÓN DEL 2017

3.3 Editar Autoevaluación

Para editar los datos de una autoevaluación existente, lo primero que se debe hacer es seleccionar una, luego se
hace clic sobre el botón Editar que se encuentra en la parte inferior-izquierda de la ventana.

EQUIPO TRABAJO 2018 05/12/2018 AUTOEVALUACION DEL 2018

Al hacer clic se muestra la siguiente ventana, por medio de la cual se pueden actualizar los datos de la
autoevaluación que fue seleccionada.

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 05/12/2018

AUTOEVALUACIÓN DEL 2018

EQUIPO TRABAJO 2018

2018

Al finalizar de actualizar los datos de la autoevaluación se hace clic en el botón Guardar, luego se muestra el
siguiente mensaje donde el sistema solicita que se confirme los cambios de la autoevaluación, para continuar se
hace clic en el botón SI.

3.4 Ver Autoevaluación

Para ver los datos de una autoevaluación, lo primero que se debe hacer es seleccionar una, luego se hace clic
sobre el botón Ver que se encuentra en la parte inferior-izquierda de la ventana.

EQUIPO TRABAJO 2018 05/12/2018 AUTOEVALUACION DEL 2018

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Al hacer clic se muestra la siguiente ventana, por medio de la cual pueden ver los datos de la autoevaluación
que fue seleccionada.

05/12/2018

AUTOEVALUACIÓN DEL 2018

EQUIPO TRABAJO 2018

3.5 Realizar Autoevaluación

Para realizar la autoevaluación se debe hacer clic en el botón de Área de Gestión que se encuentra en la parte
derecha de cada una de las autoevaluaciones.

EQUIPO TRABAJO 2018 05/12/2018 AUTOEVALUACIÓN DEL 2018

Luego se muestra la siguiente ventana, en donde se observan cada una de las áreas de gestión y los procesos de
gestión que les corresponde a cada una.

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Para evaluar un proceso se hace clic sobre este y se muestra otra ventana en la cual se listan los componente del
proceso seleccionado.

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Para calificar se hace clic sobre que será asignada y luego en el campo de Descripción se carga el texto
correspondiente. El texto mostrado corresponde a la Guía 34

Los criterios de evaluación que se le puede asignar a los componentes son:

En la parte inferior de la ventana se muestra el total de cada criterio evaluado. Tal como se muestra a
continuación.

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Al terminar de calificar cada uno de los componentes se hace clic sobre el botón Aceptar que se encuentra en la
parte inferior-izquierda de la ventana.

3.6 Finalizar Autoevaluación Institucional

Una vez realizada la autoevaluación se debe finalizar para seguir al paso de la Calificación de las Oportunidades
de Mejoramiento. Hacer click en el botón Terminar Autoevaluación.

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4 CALIFICACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

4.1 Acceso a la Opción

Para ingresar a la opción primero se hace clic en el menú de CALIDAD, seguido se despliegan las opciones
pertenecientes a este módulo, luego se hace clic sobre el submenú de Ruta de Mejoramiento Escolar y
finalmente se accede a la opción de Calificación de las Oportunidades de Mejoramiento.

Al hacer clic sobre la opción de Calificación de las Oportunidades de Mejoramiento se muestra la siguiente
ventana, en donde se debe seleccionar una vigencia (2018), y luego se mostraran las calificaciones de la
autoevaluaciones que se realizaron en la vigencia que fue seleccionada.

4.2 Buscar Calificaciones

Para consultar las calificaciones, lo primero se seleccionar una vigencia (2018), luego se hace clic en el botón
Buscar Calificación.

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 2018 2018

2017
2018

Luego de hacer clic, se listan los componentes que tuvieron una calificación que fue establecida en la opción de
Criterio como Factor Crítico.
En el siguiente caso los componentes Principios, Visión y Misión obtuvieron una calificación de y
esta a su vez está definida como un Factor Crítico, por lo tanto son listados.

2018

4.3 Calificar Factor Crítico

Para calificar un factor crítico se debe hacer clic sobre luego se habilita los campos de Oportunidades de
Mejoramiento, Urgencia, Tendencia e Impacto, tal como se muestra a continuación.

Seguidamente se ingresa en el campo de Oportunidades de Mejoramiento una descripción (la descripción a

ingresar solo puede tener 122 caracteres), el los campo de Urgencia, Tendencia e Impacto se debe seleccionar
un valor entre 1 y 5.

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Luego de ingresar las calificación de un componente se hace clic en para guardar los datos ingresados. En
caso contrario, que no se deseen guardar los datos ingresados se hace clic en . Al terminar las calificaciones se
muestra de la siguiente forma.

4.4 Finalizar Calificación de Factores Críticos.

Una vez ingresada la información de la calificación de oportunidades de mejoramiento se debe finalizar para
seguir al paso del Plan de Mejoramiento. Hacer click en el botón Terminar Calificación.

2018

4.5 Imprimir Calificación de Factores Críticos.

Para imprimir la calificación de los factores críticos primero se debe buscar la calificación. Para esto se hace
selecciona una vigencia y luego se hace clic sobre el botón Buscar Calificación.

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 2018 2018

2017
2018

Luego se habilita el botón Imprimir la Calificación de los Factores Críticos y se hace clic sobre este.

2018

Seguidamente de hacer clic se visualiza el reporte con los datos de la calificación que fue consultada. Tal como
se muestra a continuación.

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5 PLAN DE MEJORAMIENTO

5.1 Acceso a la Opción

Para ingresar a la opción primero se hace clic en el menú de CALIDAD, seguido se despliegan las opciones
pertenecientes a este módulo, luego se hace clic sobre el submenú de PMI y finalmente se accede a la opción de
Plan de Mejoramiento

Al hacer clic sobre la opción de Plan de Mejoramiento se muestra la siguiente ventana, en donde se debe
seleccionar una vigencia (2018), y luego se muestran las diferentes áreas y sus procesos de gestión.

5.2 Buscar Plan de Mejoramiento

Para consultar un plan de mejoramiento, lo primero es seleccionar una vigencia (2018), luego hacer clic sobre el
botón Buscar Plan de Mejoramiento.

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 2018
2018

2017
2018

Al hacer clic se muestran cada una de las áreas y sus respectivos Procesos de Gestión.

5.3 Crear Objetivo un Componente en el Plan de Mejoramiento

Para crear los objetivos se debe hacer click en la flecha

Debemos hacer click en el botón crear objetivos que se encuentra en la parte inferior, de este modo obtenemos
la siguiente vista.

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Diligenciamos la información y procedemos a guardar.

5.4 Agregar Meta e Indicador para un Componente en el Plan de Mejoramiento

Para agregar metas a los objetivos, se debe hacer click sobre el objetivo y luego click derecho y aparecerá las

opciones editar objetivo y crear meta, tal como muestra la imagen.

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Se diligencia todos los campos que muestra la siguiente imagen.

- Fecha Inicio: Se selecciona la fecha de inicio de la meta

- Fecha Fin: Se selecciona la fecha de finalización de la meta
- Meta de Gestión de Componente: Se debe ingresar en que consiste la meta (solo pueden ser máximo
150 caracteres).
- Actividad: Se ingresar la actividad correspondiente a la meta (solo pueden ser máximo 150 caracteres)
- Encargado: Se ingresa el nombre de la persona encargada de la meta.

Al terminar de diligenciar los datos anteriores se hace clic sobre el botón Indicador, y esto desplegará los campos
relacionados con los indicadores.

A continuación se debe diligenciar los siguientes datos:

- Nombre Indicador: Se ingresa el nombre que se le dará al indicador
- Tipo Indicador: Se selecciona un tipo de indicador.

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 Nota: Los tipos de indicadores se definen en la opción de Tipo Indicador
- Objetivo: Se ingresa el objetivo del indicador
- Definición de Variable: Se ingresa la variable a utilizar para el indicador.
- Aspecto Metodológico: Se ingresa el aspecto metodológico del indicador.
- Periodicidad: Se ingresa la periodicidad del indicador.
- Formula: se especifica la fórmula del indicador.
- Fuente Datos: se señala la fuente de datos que corresponde al indicador.
- Unidad Medida: se selecciona una medida para el indicador.
Nota: Las Unidades de Medidas se definen en la opción de Unidad de Medida

Al terminar de ingresar los datos anteriores se hace clic en el botón Agregar y en la parte inferior de la ventana
se lista la meta que ha sido registrada.

Los componentes que se agregan pueden ser eliminados de la lista, para esto se hace clic en el botón Eliminar
que se encuentra en la parte derecha de la ventana.

Al terminar de agregar cada uno de los componentes del plan de mejoramiento se debe hacer clic en el botón
Guardar, para que estos se registren en el sistema. Al hacer clic se muestra el siguiente mensaje donde el
sistema solicita que se confirme la creación del nuevo Plan de Mejoramiento, para continuar se hace clic en el
botón SI.

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