PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)

1. DEFINICIÓN DEL POA

El Programa Operativo Anual (POA) es un instrumento de planificación que

defina las operaciones necesarias para el desarrollo de un plan. Estima el
tiempo de ejecución, determina los recursos financieros, designa los
responsables por el desarrollo de las operaciones y establece los indicadores
de eficacia y eficiencia de los resultados a obtener.
De esta manera, e POA debe permitir operativizar las acciones educativas de
los planes de acción del PEU que se han de poner en marcha durante una
gestión escolar. Asimismo, debe permitir justificar la asignación de recursos
financieros ante las instituciones de apoyo, en función de las necesidades y
objetivos de una unidad educativa.
La importancia del Programa Operativo Anual está en la necesidad de
programar las actividades a realizar en una gestión, permitiendo un uso mas
eficiente y eficaz de los recursos de los que se dispone para el logro de los
objetivos institucionales. Su elaboración incorpora todas las operaciones
(actividades) y tareas que se estiman adecuadas para alcanzar los objetivos
institucionales y de gestión, y los objetivos estratégicos de desarrollo a corto y
mediano plazo, los mismos que deben ser objeto de verificación y evaluación
en términos de eficacia, eficiencia y economía. Esto significa que en el POA
solamente se incluyen los objetivos que implican innovación y desarrollo, y no
los propósitos de simple mantenimiento o aquellos que son parte de la rutina
del trabajo escolar (Antúnez 34), tales como los relacionados con la
distribución de grados y mobiliario que se realiza al inicio de cada gestión.
El POA es parte del Sistema de Programación de Operaciones estipulado por
la Ley Safco (Ley 1178), que es un sistema para programar y organizar
actividades, constituyéndose en un instrumento fundamental de gerencia
pública, y al mismo tiempo permite realizar tareas de monitoreo, seguimiento y
evaluación.

2. CARACTERÍSTICAS DEL POA

Las principales características del POA son:

Descentralizado. Su elaboración y ejecución deben coordinarse con las
respectivas direcciones de núcleo, direcciones distritales y municipios, de
manera que responda a las necesidades y problemas de cada unidad
educativa. Esta forma de elaborar y ejecutar proyectos permitirá el desarrollo
de la capacidad de autogestión en las unidades y núcleos educativos.

Participativo. Permite la participación activa del equipo de gestión,

conformado por los representantes de las juntas escolares, profesores,
directores y demás representantes de las diferentes organizaciones e
instituciones de la comunidad. El hecho de crear espacios de participación
motiva a los miembros de la comunidad para participar activamente y en forma
comprometida, tanto en su elaboración como en su realización, y además
orienta hacia una actitud democrática de los participantes.

Interactivo. Hace posible el intercambio de ideas y planes entre todas las

instancias que tiene que ver con el quehacer educativo, desarrollando la
capacidad de interrelación y comunicación entre los participantes de este
proceso.

Integral. Toma en cuenta todos los aspectos de la unidad educativa, como

son: infraestructura y mobiliario, aspectos técnico-pedagógicos y relaciones
escuela- comunidad.

Potencializador. Permite la participación de la comunidad educativa,

fortaleciendo la capacidad creativa para buscar alternativas de solución a los
diferentes problemas y necesidades de la unidad educativa.
Propicia la reflexión y la comunicación. Da la oportunidad para que todos
los miembros de la comunidad aporten en el análisis de la situación, lo cual
mejora la comunicación y favorece la ejecución de las propuestas educativas,
que están orientadas a satisfacer las necesidades básicas de aprendizaje de la
comunidad educativa.

3. ELABORACIÓN DEL POA

En la elaboración de l POA se toman en cuenta la visión, la misión y los

objetivos de gestión de PEU; asimismo, las actividades u operaciones
planificadas. Es un proceso que se inicia con la fundamentación teórica como
marco de referencia, luego se incluye el análisis de la situación interna y
externa. Se concluye con el llenado de los formularios, donde se objetivos
operativos, indicadores, tiempo, responsables y costos. Con toda esta
información se estructura el documento, que consta de dos partes: la primera
corresponde a la fundamentación teórica y la segunda al llenado de los
formularios.

3.1. Marco de referencia

Es el conjunto de datos que hace referencia a planes nacionales y

sectoriales, políticas, objetivos y estrategias de los planes de desarrollo
departamentales y municipales, normas del sistema de planificación,
presupuestos, compromisos y convenios con organismos de cooperación y
recursos de contraparte. También se incluye el análisis de la situación de la
entidad y la formulación de objetivos de la gestión, los mismos que deben
formularse de amera descendente desde el nivel ejecutivo hasta el nivel
operativo.
El marco de referencia, el análisis de la situación y los objetivos de gestión del
núcleo (o de la unidad inmediata superior) se constituyen en la base para el
proceso de formulación de objetivos de gestión de cada unidad educativa. Por
lo tanto, el que participa en la elaboración del POA debe estar debidamente
informado sobre estos aspectos, para luego trabajar sobre ideas bien definidas
y basadas en disposiciones legales vigentes.
En la determinación de operaciones, que es el conjunto de operaciones
necesarias para lograr los objetivos de gestión, es necesario de ordenar las
mismas en forma lógica y secuencial, de acuerdo con los objetivos y los
resultados propuestos. Además, se establecen indicadores de logro, y se
estiman el tiempo y los recursos necesarios para ejecutar cada operación.
Base legal. Consiste en un resumen de los documentos legales de
constitución de la unidad educativa (acta de fundación, hechos importantes). A
si mismo, debe referirse a las leyes y disposiciones vigentes, relacionadas con
la gestión educativa, como: la Ley de Participación Popular, la Ley de
Descentralización Administrativa, la Ley de Administración y Control
Gubernamental, etcétera. Éstas norman el funcionamiento del sistema
educativo nacional.
Visión y misión institucional. En el proceso de planificación de operaciones
es importante tomar en cuenta la visión institucional, con el fin de tener el
futuro deseado de la institución, lo cual servirá para orientar todo el accionar
hacia el logro de la visión. También es importante tomar en cuenta la misión
educativa, porque permitirá determinar con claridad lo que se va hacer y a
quien se va a beneficiar con las acciones a proyectar.
Marco estratégico. Consiste en “describir un resumen de las políticas,
objetivos y estrategias a mediano y largo plazo. Asimismo, se debe realizar un
análisis del grado de cumplimiento de objetivos estratégicos, con el propósito
de realizar los ajustes necesarios que se incluyen en el POA” (“Guía de
procedimiento de elaboración del POA”)

3.2. Análisis de la situación interna y externa

El contenido de esta parte del POA debe mostrar un resumen de los

resultados más importantes del análisis de la situación. Este análisis se realiza
con la participación activa de los miembros de la comunidad educativa,
representados en el equipo de gestión y aplicando diferentes técnicas para
recabar información.
El análisis interno consiste en establecer los resultados de la gestión anterior,
evaluando el POA y su ejecución presupuestaria, el estado de los diferentes
programas, la organización, la infraestructura, los recursos humanos,
materiales y financieros. Esta evaluación debe reflejar el estado general de la
institución, y la información se debe tomar en cuenta para proyectar las
acciones de una nueva gestión.
Por otra parte, es importante realizar el análisis del contexto externo de la
unidad educativa en sus diferentes aspectos, los cuales pueden influir en la
realización de sus diferentes aspectos, los cuales pueden influir en la
realización de sus diferentes actividades. Algunos aspectos a tomar en cuenta
podrían ser: lo social, económico, cultural y los factores climáticos que pueden
constituirse en amenazas para la unidad educativa.
Toda esta información se habrá obtenido y sistematizado con la realización del
diagnostico participativo en el PEU, el cual deberá ser revisado al iniciar una
nueva gestión, aplicando técnicas de diagnósticos para establecer los
problemas que generan, especialmente en el ámbito pedagógico.

3.3. El uso del marco lógico en la programación de operaciones

Los formularios del POA están diseñados tomando como base el marco lógico
para la evaluación de proyectos.
El marco lógico es un instrumento que permite ordenar los componentes mas
importantes de un proyecto para evaluar la lógica del diseño, con énfasis
especial en el proceso de evaluación que se utilizará para verificar los logros.
(Anello y Hernández 83)
Mediante la aplicación del marco lógico se determina a las operaciones
planteadas en el POA son necesarias y suficientes para lograr los objetivos
propuestos y si estos, a su vez, son también necesarios y suficientes para
alcanzar los objetivos de gestión de la entidad educativa.
En este tipo de análisis se sugiere aplicar la lógica vertical y la lógica
horizontal, que se convierten en una gran ayuda para determinar de manera
lógica si las operaciones planteadas corresponden o contribuyen al logro de los
objetivos propuestos.
La lógica vertical consiste en determinar la relación y sobre todo la coherencia
que debe existir entre las operaciones propuestas y los objetivos de un
proyecto. Para determinar la lógica vertical se pueden utilizar las siguientes
preguntas: ¿son necesarias y suficientes estas operaciones para lograr el
objetivo específico? Cuando se hacen estas preguntas, se pueden agregar
algunos objetivos adicionales para que se logre el objetivo de gestión o, en su
caso, añadir o modificar una actividad u operación para lograr un objetivo.
Cuando se establece una adecuada lógica vertical entre operaciones y
objetivos, es posible tener la seguridad de que las operaciones que se
proponen y realizan darán como resultado los objetivos específicos definidos.
En cambio, la lógica horizontal se refiere a la definición de los medios para la
evaluación del cumplimiento de las operaciones y objetivos del proyecto,
mediante la identificación de indicadores de evaluación y medios de
verificación. Éstos sirven para evaluar los procesos y los resultados de la
programación, y deben ser definidos de manera tal que dos personas puedan
interpretar los resultados de la misma forma.
Los indicadores para la evaluación de objetivos pueden ser definidos en
términos cuantificables, es decir, en forma numérica, y también en términos
cualitativos para demostrar la calidad lograda. Los indicadores para la
evaluación de las operaciones deberían referirse al grado de esfuerzo
esperado. Por ejemplo, si la operación se refiere cursos de capacitación, el
indicador podría referirse a la frecuencia, duración, número de participantes,
nivel de aprendizaje, etcétera.
Los medios de verificación indican la manera de conseguir información sobre
los indicadores. Algunos ejemplos de medios de verificación son: listas de
asistencia, informes, documentos elaborados, grabaciones, videos, etcétera.
Cuando se definen con anticipación los medios de verificación, se debe tener
cuidado en la elaboración de los instrumentos necesarios, para aplicarlos en
las operaciones que se llevan a cabo y para que estén disponibles en la
evaluación del plan de acción.
Los supuestos que se incluyen deben ser considerados como factores que
pueden influir en la realización del proyecto. Están fuera del control del
proyecto, pero pueden condicionarlos los resultados de la programación. Éstos
se toman como algo que es verdad si la intención de comprobarlo o refutarlo.
Los supuestos son un recurso importante para evaluar las probabilidades de
éxito de un proyecto. Por ello, la defunción de los mismos requiere de un
análisis cuidadoso para que tengan la validez necesaria.

3.4. Objetivos de gestión de la unidad

Los objetivos de gestión de la unidad son los resultados que se buscan en una
gestión anual. Deben estar elaborados de manera que sirvan de fundamento,
dirección y medida para la ejecución de operaciones y deben estar
relacionados con la visión y misión institucional. Dentro de los objetivos de
gestión se consideran los objetivos institucionales de la dirección del núcleo de
los objetivos del PEU, los mismos que responden a los problemas y
necesidades de la unidad. En esta tarea el director debe asumir la mayor
responsabilidad.

3.5. Proceso de determinación de operaciones

La determinación de operaciones es el resultado de un proceso participativo en

el que interviene todo el equipo de gestión, aplicando el siguiente
procedimiento:
 Ordenar lógica y secuencialmente las operaciones necesarias para
alcanzar los objetos de gestión.

 Establecer las metas en función de los objetivos de gestión.

 Estimar el tiempo necesario para el cumplimiento de cada operación.

 Determinar los recursos humanos, materiales, y financieros para cada

operación.

 Identificar los responsables de la realización de las diferentes

operaciones.

En la elaboración del documento del POA, en una primera parte se incluye

la información general, es decir, los datos referenciales: localización,
organismos responsables a nivel normativo, asesoramiento, coordinación y
ejecución, marco de referencia, documentos legales de referencia, misión
institucional, logros importantes obtenidos en la gestión anterior, problemas
de la institución, información estadística, marco contextual, análisis la
situación, antecedentes, justificación, políticas educativas, objetivos
generales, evaluación y seguimiento. En una segunda parte van los
 formularios van sus formularios y sus respectivos instructivos para su
llenado. Tratándose de una unidad educativa, se tomarán los siguientes
formularios: 01, 02, 03, 05 (alternativo), 06 y 08 para el proceso de
ejecución y desarrollo; mientras que para realizar la evaluación y
seguimiento del POA, se trabaja con los formularios 10 y 11. (Anexos)

En el llenado de los formularios se debe tener especial cuidado en colocar

los datos necesarios y realizarlos de manera secuencial. En todos los
formularios se llena el nombre de la institución que corresponde a la
gestión, fecha, y en el parte final, lo que corresponde a nombres, cargos y
firmas, tanto de quien elabora como de quien revisa y aprueba.
La asignación de códigos se da de la siguiente manera:
 Primer objetivo de gestión de la dirección del núcleo 01

 Primer objetivo de gestión de la unidad educativa 01.01

 Primera operación o actividad del POA 01.01.01

3.6. Evaluación y seguimiento del POA

Como todo proceso de planificación y ejecución de actividades, es necesario

realizar una evaluación permanente y sistemática del POA, especialmente
sobre los resultados esperados, el impacto y los beneficios tangibles y
cuantificables que se obtienen con la ejecución de las operaciones
programadas por la unidad. Estos resultados deben tener relación con los
indicadores y objetivos de gestión establecidos previamente. Por lo tanto la
evaluación consiste en verificar el grado de cumplimiento de los indicadores de
eficacia y eficiencia (determinados a tiempo de realizar la programación para
la gestión), como en tomar en cuenta los supuestos para identificar los factores
críticos externos que incidieron en la ejecución de las operaciones.

La evaluación y seguimiento del POA se realiza utilizando el formulario 10, que

evalúa el grado de cumplimiento de los objetivos de gestión de la unidad. El
formulario 11 evalúa la ejecución de operaciones.