La evaluación de documentación hace referencia a la verificación que se realiza para validar

que los documentos del Sistema cumplen a cabalidad con todos los requisitos. Una vez se
detecta que esta documentación no es conforme o no cumple con los requisitos de la Norma
NTC ISO 9001 y/o del SGC, es necesario solucionar este hallazgo y adecuar la información
documentada. Esta evaluación es importante pues determina la validez y actualización de la
documentación del SGC.
Las correcciones de documentación implican modificar y/o actualizar el documento de tal
forma que satisfaga las exigencias de las partes interesadas. Una corrección no asegura que
la documentación sea adecuada y conforme de manera permanente. Para los cambios se
incluyen en "Historial de Cambios" y se registra al final del documento. Se registra cuáles
han sido los cambios realizados frente a la versión anterior. Este aspecto permite que se
mantenga la documentación vigente, aunque no garantiza que sea real este aspecto.
Las versiones de una documentación nos permiten determinar la cantidad de versiones del
documento. En algunas organizaciones este punto va ligado a la fecha de emisión, la cual
valida que es la final. Su control definitivo está incluido en la lista Maestra de Documentos
y Registros que permite identificar las versiones vigentes de los documentos. Esta versión y
la fecha de emisión, son importantes pues permiten que la organización tenga en uso los
documentos vigentes y marcados los obsoletos, igual las que en las fechas de emisión, se
requiere modificar la fecha de emisión de los documentos, lo cual incluye día, mes y año en
el cual se va a incluir la nueva versión del documento al Sistema de Gestión de la Calidad
En cuanto a la divulgación nos refiere que "Toda mejora documental debe ser divulgada y
distribuida a los procesos, cargos y partes interesadas", así Buscamos dar a conocer los
cambios realizados en la documentación y evitar de esta manera que los miembros de la
empresa hagan el uso de versiones anteriores u obsoletas, las cuales no se encuentren
adecuadas a las necesidades del SGC; Ya en la distribución encontramos la vitalidad de los
documentos, puesto que a través de éste, se da a conocer el documento final vigente para que
el personal que lo requiera dispongan de la versión vigente y actualizada del mismo.