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1.

OBJETIVO

Definir un esquema único para programar, planificar, ejecutar e informar los


resultados de la auditoría interna realizada por parte del equipo auditor de la
Oficina de Control Interno del Concejo Municipal de Bucaramanga, que permita
realizar seguimiento a las acciones de mejora, verificar su eficacia y efectuar el
cierre de los hallazgos, contribuyendo al mejoramiento continuo de los
procesos de la Corporación

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las auditorías internas realizadas por el


encargado del Control Interno del Concejo Municipal, estas relacionadas en los
Procesos y Procedimientos de la entidad, y contempla la revisión del
cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma NTC-GP 1000:2009 y
el Modelo Estándar de Control Interno- MECI.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)


de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del


producto y/o servicio, proceso o sistema en términos de eficacia, eficiencia y/o
efectividad. Ejemplo: Mejorar la Eficacia es lograr cumplir lo planeado en
rangos más estrechos de tiempo. Mejorar la Eficiencia es obtener igual
resultado con menos recursos.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s)


de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Alcance de la Auditoria: Extensión y límites de la auditoria.

Auditado: Entidad, proceso o procesos que son auditados.


Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para
obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar
la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la Auditoría interna.

Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos


utilizados como referencia.

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.


Conclusiones de la Auditoría: Resultados de la Auditoría que proporciona el
equipo auditor tras considerar los objetivos de la Auditoría y todos los hallazgos
de la Auditoría.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito.

Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una Auditoría.

Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier


otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son
verificables.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la


Auditoría recopilada frente a los criterios de Auditoría.

Listas de verificación: Derrotero con los elementos a ser auditados y que


permite ir registrando durante su ejecución, las diversas observaciones y
hallazgos encontrados.

No conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Programa de la Auditoría: Conjunto de una o más Auditorías planificadas para


un periodo de tiempo determinado o dirigidas hacia un propósito específico.
4. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD 1 Programación de auditorías.


La programación se realiza anualmente, al finalizar la
vigencia, se programan las auditorías de la vigencia
siguiente, teniendo en cuenta las de carácter obligatorio,
el estado e importancia de los procesos y los resultados
DESCRIPCIÓN
DE LA TAREA de auditorías previas, diligenciando el formato
“Programa anual de auditorías internas”.
Una vez consolidada la información, se pasa para
aprobación al comité coordinador de control interno.

RESPONSABLE Asesor Jefe de Control Interno.


DOCUMENTO
DE SOPORTE Programa de Auditoría.
Y REGISTROS

ACTIVIDAD 2 Selección del equipo auditor.


Para cada auditoría interna se define el auditor líder y los

DESCRIPCIÓN equipos auditores, teniendo en cuenta lo establecido en


DE LA TAREA el perfil de competencias de los Auditores Internos de
Calidad.

RESPONSABLE Asesor Jefe de Control Interno.


DOCUMENTO
DE SOPORTE Perfil competencias de los Auditores Internos de
Y Calidad.
REGISTROS
ACTIVIDAD 3 Conformar el Equipo Auditor.
Para cada Auditoria del Programa anual de Auditorias se
debe conformar un equipo Auditor, el cual se convocará
para asignarles la Auditoria (s) a realizar.
El encargado de Control Interno asigna mediante el oficio

DESCRIPCIÓN el equipo auditor encargo de auditoria donde le describe


DE LA TAREA el proceso a auditar. Nota: El equipo auditor designado,
debe analizar y conocer el proceso a auditar y cumplir
con el perfil. En caso de que el auditor no tenga los
conocimientos, debe consultar sobre el tema antes de
elaborar el Plan de Auditoria.
Para cada Auditoria del Programa anual de Auditorias se
debe conformar un equipo Auditor, el cual se convocará
para asignarles la Auditoria (s) a realizar.
El encargado de Control Interno asigna mediante el oficio

DESCRIPCIÓN el equipo auditor encargo de auditoria donde le describe


DE LA TAREA el proceso a auditar. Nota: El equipo auditor designado,
debe analizar y conocer el proceso a auditar y cumplir
con el perfil. En caso de que el auditor no tenga los
conocimientos, debe consultar sobre el tema antes de
elaborar el Plan de Auditoria.

RESPONSABLE Asesor Jefe de Control Interno.


DOCUMENTO
DE SOPORTE Oficio de asignación.
Y
REGISTROS
ACTIVIDAD 4 Elaborar el Plan Auditoría Interna.
Elaborar el Plan de Auditoría Interna en el Formato
“Plan de Auditoria” y presentarlo al Responsable del
Sistema para su aprobación.
DESCRIPCIÓN
DE LA TAREA Una vez aprobado el plan, notifica mediante oficio al
responsable del proceso a auditar las actividades a
realizar definidas en Planes de Auditoria.

RESPONSABLE Equipo auditor.


Plan de auditoria.
DOCUMENTO
DE SOPORTE Y Notificación a líder de proceso (Oficio o correo
REGISTROS electrónico).

ACTIVIDAD 5 Estudiar la documentación del Proceso a Auditar.


Estudiar, analizar y evaluar a documentación del
proceso según el alcance de la auditoria, con el objeto
de conocer el estado del proceso a ser Auditado
DESCRIPCIÓN (Caracterización, procedimientos, Indicador, riesgos,
DE LA TAREA
Estructura de Control de la Gestión, Planeación de la
Gestión, planes de mejoramiento de auditorías
anteriores, mapas de riesgos del proceso etc.)

RESPONSABLE Equipo auditor.


DOCUMENTO
DE SOPORTE Y Ninguno.
REGISTROS
ACTIVIDAD 6 Elaborar lista de verificación.
Elaborar lista de verificación según el alcance de la

DESCRIPCIÓN auditoria, para contar con una orientación básica de


DE LA TAREA elementos que sean importantes de evaluar, verificar y
evidenciar, en el desarrollo de la entrevista. Diligenciar el
formato “Lista de Verificación”, siguiendo el PHVA del
proceso con base en la revisión documental y analizando
los Requisitos del CLON (Cliente, Legales, Organización
(procedimientos) y de la Norma de Calidad, y las que
apliquen del MECI y SISTEDA.

RESPONSABLE Equipo auditor


DOCUMENTO
DE SOPORTE Lista de verificación.
Y
REGISTROS

ACTIVIDAD 7 Realización de la auditoria


Realizar reunión de apertura en la fecha y hora
programada con el responsable y los funcionarios del
proceso a auditar, a fin de explicarles que se da inicio a
la auditoria, haciendo un breve resumen de cómo se
realizara y permitiendo la aclaración de dudas e
inquietudes.
Iniciar las entrevistas utilizando la lista de verificación
haciendo preguntas abiertas o cerradas a los auditados,
para conocer del proceso, los documentos y las
DESCRIPCIÓN
DE LA TAREA evidencias que faciliten la evaluación Evaluar el (los)
procedimiento respecto a los requisitos de la norma
fundamental, para evidenciar que lo planificado se ha
cumplido y se logra el objetivo propuesto.
Registrar en la lista de verificación, las evidencias
aportadas por el Auditado y el juicio que se forme por el
Auditor sobre la actividad evaluada.
Nota: El Auditor podrá exigir fotocopias de las
evidencias cuando lo considere necesario, procurando
que estas permanezcan en su fuente, y dejar constancia
en papel de trabajo del estado de la evidencia
recogida/faltante indicando la fecha, hora, nombre
legible y firma del auditado.

RESPONSABLE Equipo auditor


DOCUMENTO
DE SOPORTE Y Lista de Verificación.
REGISTROS

ACTIVIDAD 8 Generar Hallazgos.


Generar un hallazgo negativo de Auditoria, cuando el
auditor evidencie que frente al requisito auditado no se
ha dado cumplimento.
Nota: Es recomendable hacer un receso para que el
equipo auditor pueda discutir y redactar libremente los
hallazgos generados.
Leer el Hallazgo el cual debe cumplir con los
lineamientos de este proceso, debe ser claro y preciso,
DESCRIPCIÓN para proceder a aceptarlo o rechazarlo, si es el caso. Se
DE LA TAREA
explican los compromisos que adquiere el Auditado,
desde ese momento los hallazgos aceptados quedan en
firme.
Inmediatamente se evidencia un hallazgo
correspondiente a otro de los procesos institucionales,
se procederá a levantar el hallazgo y a comunicarle al
responsable del Proceso en cuestión o al Auditor en
caso de que se esté auditando dicho proceso.
Cuando no se logra acuerdo alguno a pesar de las
evidencias, el Jefe de la Oficina de Control Interno
evaluará las evidencias y decidirá de común acuerdo
con el jefe inmediato del Auditado si se acepta o
definitivamente se rechaza.

RESPONSABLE Equipo Auditor


DOCUMENTO
DE SOPORTE Y Lista de Verificación.
REGISTROS

ACTIVIDAD 9 Elaborar Informe de Auditoria


Una vez ejecutada la auditoria, se elabora en el Formato
Informe detallado el cual se anexa al programa de
auditoria.

DESCRIPCIÓN Una vez socializado el pre informe en firme, se solicita a


DE LA TAREA la dependencia auditada el Formato “Análisis de causas
y Plan de Mejoramiento” diligenciado y posteriormente
se presenta un Informe ejecutivo al Presidente del
Concejo Municipal.

RESPONSABLE Equipo Auditor


DOCUMENTO Informe de auditoría.
DE SOPORTE Y
Formato Análisis de causas y Plan de Mejoramiento.
REGISTROS
Consolidar Análisis de causas y Planes de
ACTIVIDAD 10
Mejoramiento.
La dependencia auditada elabora el análisis de las
causas y posteriormente el Plan de Mejoramiento de
DESCRIPCIÓN acuerdo a los hallazgos identificados, utilizando el
DE LA TAREA
formato “Análisis de causas y Plan de
Mejoramiento”.

RESPONSABLE Líder de Proceso.


DOCUMENTO
DE SOPORTE Y Formato Análisis de causas Plan de Mejoramiento.
REGISTROS
5. DIAGRAMA DE FLUJO

Realización de la
INICIO Generar Hallazgos.
auditoria.

Programación de Elaborar lista de Elaborar Informe


auditorías internas. verificación. de Auditoria.

Estudiar la Consolidar análisis


Selección del
documentación del de causas y plan de
equipo auditor.
Proceso a Auditar. mejoramiento

Conformar el Elaborar el Plan


FIN
Equipo Auditor. Auditoría Interna.

6. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
VERSIÓN FECHA APROBACIÓN DECRIPCIÓN DEL CAMBIO
IMPLEMENTACIÓN

01 Noviembre de 2018 Noviembre de 2018 Emisión inicial

Se redactó con más


02 Diciembre de 2018 Diciembre de 2018 especificaciones este proceso y
se nombró algunos formatos que
no estaban.
Cambio de logos y logos de
Julio de 2019 Julio de 2019
03 Icontec