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Universidad Ricardo Palma

FACULTAD DE INGENIERIA

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE


INGENIERIA INDUSTRIAL

INFORME DE PRACTICA PRE PROFESIONAL

PRESENTADO POR:

Ivonne Milagros Hurtado Mendoza

REVISADO Y APROBADO POR:

Fecha de recepción:

Fecha de aprobación:

Santiago de Surco, 2018


ÍNDICE

Contenido
I. PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 3
II. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA ............................................................... 5
III. RELACIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS ............................................................... 8
IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS ......................................................... 9
V. PLANTEAMIENTO DE MEJORA ................................................................................. 22
VI. ANEXOS ........................................................................................................................ 23

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INFORME DE LA PRÁCTICA PRE –PROFESIONAL

I. PRESENTACIÓN

Durante el periodo de prácticas en la empresa Administradora de Servicios


en Salud Ocupacional S.A.C, obtuve conocimientos en el área de Proyectos
en una organización innovadora en la gestión de servicios en salud
ocupacional.

Administradora de Servicios en Salud Ocupacional S.A.C. cuenta con varias


líneas de negocio, las cuales son las siguientes:

 Exámenes médicos ocupacionales


 Unidades de vigilancia médica
 Ambulancias: emergencias y eventos
 Programa: vacunación para empresas
 Asesoría en salud ocupacional
 Unidad de capacitación especializada
 Servicio de visita médica
 Gimnasia laboral
 Asesoría en seguridad y salud
 Monitoreo y salud ocupacional

Misión de la empresa

Generar una cultura reflexiva sobre los procesos de manera transversal y su


orientación a las necesidades de los clientes y cambios del mercado.

Visión de la empresa

Ser una organización innovadora en la gestión de servicios en Salud


Ocupacional.

Valor agregado

Es una organización con los mejores estándares de calidad y mejor tiempo


de respuesta a las necesidades de sus clientes.

Orientan todos sus esfuerzos en atender los 365 días del año, las 24 horas
del día, para satisfacer todas sus necesidades.

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Valores

Su liderazgo transformador se ha diferenciado gracias a la pasión por el


análisis y la continua investigación.

El debido proceso de los servicios orientado a resultados y la solución en la


gestión de personas ha generado valor en la salud ocupacional.

Pasión por el análisis: Ser metódicos.


Orientado a resultados: Ser precisos.
Liderazgo transformador: Ser ejemplo.
Gestión por las personas: Ser competentes.

 Objetivo del informe

El informe de prácticas pre profesionales tiene el objetivo de plasmar las


actividades realizadas durante el periodo de prácticas como requisito para
obtener la constancia de egresado; donde se demuestra la práctica de los
conocimientos obtenidos en los procesos involucrados en las líneas de
negocio de la empresa.

 Estructura del informe

I. Presentación
II. Aspectos generales de la empresa
III. Relación de actividades realizadas
IV. Descripción de actividades realizadas
V. Planteamiento de mejora
VI. Anexos
 Periodo de prácticas

Las prácticas pre profesionales tuvieron una duración de 6 meses


comprendidos desde 01 de enero del 2014 al 30 de junio del 2014.

 Nombre de la Empresa y nombre del Área en la que desarrollo sus


prácticas

El nombre de la empresa es Administradora de Servicios en Salud


Ocupacional S.A.C y se desarrolló las prácticas en el área de Proyectos.

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II. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA

 Razón social

Administradora de Servicios en Salud Ocupacional S.A.C

 Actividad que realiza (producción y servicios)

La empresa Administradora de Servicios en Salud Ocupacional S.A.C


cuya marca comercial es Medcorp se encarga de brindar soluciones en
salud ocupacional.

 Ubicación geográfica

La empresa se encuentra ubicada en la Av. Petit Thouars Nro. 1542 –


Lince – Lima.

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Vista frontal de la Clínica Ocupacional Medcorp

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 Organización

Gerente
General

Secretaria

Director Gerente
Gerente SIG Administrativo
Médico

Jefe de
Coordinador Jefe de Jefe de Jefe de
Recepción Contabilidad
Recursos
Sistemas proyectos
SIG Humanos

Asistente de
Medicina Asistente Analista
Analista SIG contable
Selección y
programador
Practicante
ocupacional Atracción

Soporte
Oftalmología Practicante
Técnico

Electrocardio
grama

Auditoría e
informes

Laboratorio

Espirometría

Audiometría

Psicología

Radiología

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III. RELACIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS

Dado que las prácticas fueron realizadas en el área de proyectos, en los seis
meses que duraron apoyé con la implementación de un sistema integrado que
permitiría agilizar la atención de exámenes médicos ocupacionales. Este proyecto
se realizó cumpliendo los siguientes tiempos:

a) Determinación de oportunidades

Duración: 1 semana

b) Medición de situación actual

Duración: 4 semanas

c) Diagnóstico del problema

Duración: 2 semanas

d) Implementación de mejoras

Duración: 12 semanas

e) Medición de resultados

Duración: 5 semanas

Determinación
de
oportunidades

Medición de la
situación actual

Diagnóstico del
problema

Implementación
de mejoras

Medición de
resultados 8
IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS

Dado que las siguientes actividades forman parte de un proyecto tienen un


objetivo principal el cual es evaluar la problemática actual del proceso de
exámenes médicos ocupacionales e implementar soluciones factibles y ágiles que
contribuyan con la mejora del servicio.

a) Determinación de oportunidades

 Objetivo

Identificar las oportunidades de mejora.

 Justificación

Para poder realizar una mejora de procesos es necesario identificar las


oportunidades de mejora para luego poder analizar la causa del problema.

 Metodología

Análisis FODA.

 Proceso

Para poder identificar las oportunidades primero se realizó una reunión con las
personas encargadas del proceso de exámenes médicos ocupacionales así como
con la gerente general para poder conocer la empresa y sus procesos.

 Resultados

Se identificó la oportunidad de mejora en el proceso de exámenes médicos


ocupacionales.

 Análisis

Para poder identificar las oportunidades se realizó un análisis FODA de la


empresa.

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•Bajos costos de servicio. • Limitada capacidad
•Personal calificado. de servicio, ya que
•Buen control de calidad sólo se cuenta con
del servicio. una sede.
•Buenas alianzas.
•Buena ubicación de la
empresa.

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDADES AMENAZAS

•Incremento en el poder
adquisitivo.
•Nuevas tecnologías
• Competencia en
(utilización del avance crecimiento.
tecnológico en el proceso, por • Servicios
ejm. sistemas integrados de
gestión)
complementarios
•Acceso a nuevos mercados. • Recesión en el país.

 Conclusiones y recomendaciones

Se puede concluir que la oportunidad de mejora se realizará en el proceso de


exámenes médicos ocupacionales ya que está generando malestar en los
pacientes que día a día van a pasar estos exámenes, cabe resaltar que esta
oportunidad de mejora va a ir acompañada con una mejora tecnológica del
servicio.

 Bibliografía

Análisis FODA (http://www.analisisfoda.com)

b) Medición de situación actual

 Objetivo

Obtener información de la situación actual de los procesos de exámenes médicos


ocupacionales.

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 Justificación

Se necesita obtener la información detallada de los procesos de exámenes


médicos ocupacionales para poder posteriormente identificar el problema.

 Metodología

Se recopiló la información a través de diagramas de flujo y elaboración de


procedimientos básicos. Posterior a esto se realizó un estudio de tiempos y
movimientos.

 Proceso

Para poder levantar la información de los subprocesos se realizó una plantilla de


levantamiento de Información, en la cual cada encargado del área colocaba su
subproceso detallado.

PLANTILLA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

FECHA: 15/01/2014
PROCESO: EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
SUBPROCESO: RECEPCIÓN
ENCARGADO: ISABEL ROJAS

PROCEDIMIENTO
El proceso se inicia con la llegada del trabajador, el cual debe entregar su DNI a
la enfermera de la unidad de admisión para que pueda realizar la búsqueda en
el correo si se encontraba programado pasar su evaluación ese día.
Si se encuentra programado, con el nombre de la empresa se verifica que
protocolo debe seguir y se marca en la hoja de ruta los exámenes que va a
pasar.
La unidad de filiación registra los datos del trabajador en los formatos
correspondientes y anexa todos los documentos requeridos para todos los
exámenes que le correspondan. Toma y registra el peso y talla del trabajador y
luego deriva a los demás servicios para los exámenes correspondientes.
La unidad de recepción consolida todos los resultados, verifica y coordina con
todas las áreas sobre los resultados y sus respectivas observaciones; luego
compagina las historias clínicas para su entrega al área de Informes para los
respectivos controles de auditoría médica.

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La imagen anterior es un ejemplo de la plantilla de levantamiento de información
(Anexo N° 01), la cual nos permitió modelar los subprocesos de exámenes
médicos ocupacionales a través de la elaboración del diagrama de flujo (Anexo N°
02) y del diagrama gráfico (Anexo N° 03)

Luego se realizó el estudio de tiempos y movimientos de los subprocesos el cual


nos permitió identificar cuál es el que nos ocasiona más demoras en los exámenes
médicos ocupacionales.

 Resultados

Se identificó que los subprocesos que ocasionan más demoras son los de
recepción y medicina ocupacional.

 Análisis

El análisis se hizo basado en el estudio de tiempos y movimientos, se tomó el


tiempo de cuanto demoraba cada actividad y el tiempo promedio de todo el
subproceso en conjunto. Debido a que muchas actividades eran manuales esto
generaba demoras e incomodidad a los trabajadores que pasaban los exámenes
médicos.

RECEPCIÓN Tiempos
Actividades Min Min Min Min Min Min Min Min Min Min Total Promedio Valor Min Valor Máx
Trabajador entrega DNI a la encargada 2.5 1.5 3 2.25 0.5 2 4.15 1.5 1 2 20.4 2.04 0.5 4.15
Encargada realiza la búsqueda del DNI en el
correo 10 6 15 8 4.15 5.5 15 1.5 9 10 84.2 8.42 1.5 15
Verifica el protocolo y marca la hoja de ruta 4 5 2.5 3 2.5 8 3.25 4.5 5.5 3.15 41.4 4.14 2.5 8
Registra los datos del trabajador en los
formatos y los anexa a la historia clínica 6.5 6 6.5 8 10 7 5.5. 6 7 8 65 6.50 6 10
Toma y registra el peso y talla del trabajador 6 7.5 8 10 10.5 5 6.5 7 9 8 77.5 7.75 5 10.5
Indica a que área debe dirigirse para pasar las
evaluaciones 1.5 3 1.2 1.5 3 3 2.5 1.5 1.5 2.5 21.2 2.12 1.2 3
30.97 16.70 50.65
SUBPROCESOS TIEMPO PROMEDIO
Recepción 30.97
Laboratorio 15.51
Oftalmología 12.35
Radiología 13.50
Espirometría 14.34
Audiometría 17.56
Electrocardiograma 15.60
Medicina ocupacional 29.92
Psicología 22.40
172.15 Minutos
Total
2.87 Horas

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 Conclusiones y recomendaciones

Por lo anteriormente analizado podemos concluir que los subprocesos que más
tiempo toman de atención son recepción y medicina ocupacional, por lo que se
recomienda analizar la causa-raíz del problema.

 Bibliografía

Estudio del trabajo, medición del trabajo, estudio de tiempos Autor: George
kanawaty. Cuarta edición

c) Diagnóstico del problema

 Objetivo

Identificar el problema y su causa-raíz.

 Justificación

Para poder implementar la mejora al subproceso se debe identificar la causa raíz


del problema.

 Metodología

Diagrama de Ishikawa.

 Proceso

Primero se identificó los subprocesos que ocasionaban las demoras en la


atención, se analizó los posibles problemas en ambos subprocesos y se identificó
que la demora en recepción era lo que generaba más incomodidad a los
pacientes, por lo que se hizo un análisis más exhaustivo en el que se utilizó el
diagrama de Ishikawa.

 Resultados

Se evidenció que la demora en atención en recepción era debido a que todas las
actividades se realizaban de manera manual, es decir para buscar la
programación de los pacientes se realizaba a través de los correos enviados por
las empresas, adicional a esto todas las historias eran físicas por lo que se tenía

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escribir manualmente los datos de los pacientes en cada formato de la historia, lo
que también originaba muchas errores y reprocesos.

 Análisis

El análisis se hizo a través del diagrama de Ishikawa.

Métodos Equipo
Reproceso en la búsqueda
de pacientes
Falta de software
Falta de organización
especializado
con las programaciones
diarias Sistema operativo lento

Llenado de historias Computadoras


Clínicas de manera manual obsoletas

Errores al llenado de fichas Demora en la atención


en recepción
Personal Falta de material
Sala de espera reducida no calificado impreso

Falta de protocolo
Poco personal
autorizado

Medios Personas Materiales

 Conclusiones y recomendaciones

Se puede concluir que el área de recepción es la que más demoras en atención


generaba porque sus actividades eran muy manuales, además en el caso del área
de medicina ocupacional la demora era porque este examen lo pasaban los
pacientes al final por una mala indicación de las enfermeras.

La recomendación en el caso del área de medicina ocupacional fue que no a todos


los pacientes se les indicará ir a la misma área sino distribuirlos en las diferentes
áreas evaluadoras.

 Bibliografía

Ciencia y Técnica Administrativa


(http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad/causaefect
o.htm)

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d) Implementación de mejoras

 Objetivo

Reducir el tiempo de demora de atención en recepción.

 Justificación

Se debe reducir el tiempo para que no se genere molestias a los pacientes


y a su vez no se genere reprocesos en la atención.

 Metodología

Acciones correctivas.

 Proceso

Basado en las causas encontradas en el análisis de Ishikawa, se procedió


a plantear las acciones correctivas. Asimismo se presentó un informe del
análisis costo-beneficio de la implementación tecnológica.

 Resultados

Los resultados de la implementación disminuyeron el tiempo de atención en


recepción así como organizaron la programación de pacientes diarios.

 Análisis

Para la implementación de la mejora se realizó un cuadro de acciones


correctivas para las causas del problema.

Problema: Demora en la atención en recepción

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ACCIONES
CAUSAS
CORRECTIVAS
Diseñar el proceso para la
programación
Falta de software
especializado Solicitar cotización a

O
empresas programadoras
U IP
EQ
Reinstalación de sistema
Sistema operativo lento
operativo
Adquisición de nuevos
Computadoras obsoletas
equipos
Coordinar con el área
Fata de organización con
comercial para que las
las programaciones
empresas envían las listas con
diarias
OS

un día de anterioridad
OD
ÉT

Llenado de historias El llenado de historias clínicas


M

clínicas de manera debe realizarse con los datos


manual del DNI del paciente.
Habilitar ambientes más
cómodos
Colocar televisores en las
OS

Sala de espera reducida salas de espera


I
ED
M

No permitir más personas


que lo indicado en el aforo
Revisar los perfiles del
personal
Actualizar los perfiles y
Personal calificado
AS

puestos de trabajo en el
ON

manual de organización y
RS
PE

funciones
Poco personal Contratar personal calificado

Falta de material Verificar el stock de los


impreso formatos de historias clínicas
S
LE

Coordinar con el área


IA
ER

comercial para que envíen los


AT

Falta de protocolo
protocolos médicos
M

autorizado
autorizados por el médico
ocupacional

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Luego se contrató a un analista programador con el cuál se empezó a
diseñar un software para poder gestionar el proceso de exámenes médicos
ocupacionales.

Esta programación tuvo una duración de 3 meses, en el que se iba


avanzando y probando etapa por etapa.

Inicio de sesión en el SIGLA

Definición del SIGLA

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En el módulo de definición del Sistema se ingresó la información necesaria
para el registro de pacientes, como son los nombres de los clientes –
empresa, los protocolos, los tipos de servicio, etc.

En el módulo de Filiación se puede comprobar rápidamente que pacientes


están programados por días en la pestaña Citas Registradas.

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En el mismo módulo también se puede visualizar todas las atenciones
registradas por día y que exámenes tienen pendientes conforme van
pasando el circuito de evaluaciones.

Este software está pensado para que pueda también indicar cuando un
paciente ya terminó todos sus exámenes y pueda pasar al área de
auditoría e informes.

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Asimismo también se implementó el módulo de facturación y cobranza,
esto con el objetivo de visualizar si la empresa ya hizo efectivo el pago y
así el paciente puede pasar su examen.

 Conclusiones y recomendaciones

Con la implementación de la mejora se logró disminuir el tiempo de


atención en recepción aprovechando éste para poder realizar otras
actividades.

e) Medición de resultados

 Objetivo

Identificar cuánto tiempo se ha optimizado la atención de pacientes en


recepción.

 Justificación

Es necesario realizar las mediciones para poder comparar en cuánto se ha


mejorado el proceso.

 Metodología

Estudio de tiempo y movimientos.


Diagramas de Actividades de Procesos (DAP)

 Proceso

Se modeló el subproceso de recepción luego de haber realizado la


implementación de la mejora, para ello se realizó un estudio de tiempos y
movimientos que luego fue plasmado en diagramas de actividades.

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DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

PROCESO: Exámenes médicos ocupacionales


SUBPROCESO: Recepción
MÉDOTO: AS IS

Tipo de actividad
Descripción de la Tiempo
Obsevaciones
actividad (Min)

Recepciona DNI de
2.04 X
paciente
Realiza la búsqueda del
8.42 X X
DNI en el correo
Verifica el protocolo y
4.14 X X
marca la hoja de ruta
Registra los datos del
trabajador en los
6.50 X
formatos y los anexa a la
historia clínica
Toma y registra el peso y
7.75 X X
talla del trabajador
Indica a que área debe
dirigirse para pasar las 2.12 X
evaluaciones
30.97
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO

PROCESO: Exámenes médicos ocupacionales


SUBPROCESO: Recepción
MÉDOTO: TO BE

Tipo de actividad
Descripción de la Tiempo
Obsevaciones
actividad (Min)

Recepciona DNI de
2.04 X
paciente
Realiza la búsqueda del
DNI en el SIGLA 1.89 X X
(software especializado)
Confirma la atención y
2.96 X
genera la hoja de ruta
Prepara los documentos
adicionales (Declaración 3.90 X
jurada)
Toma peso y talla, y lo
7.75 X X
registra en el sistema
Indica a que área debe
dirigirse para pasar las 2.12 X
evaluaciones
21
20.66
 Resultados

Analizando los resultados obtenidos se puede visualizar que el tiempo


promedio por paciente se ha reducido en un aproximado de 10 minutos.
Por día aproximadamente antes de la implementación se atendían 70
pacientes por día, actualmente con la mejora realizada se atienden 100 a
120 pacientes por día.

 Análisis

Se realizó nuevamente el estudio de tiempos al subproceso de recepción,


obteniendo los siguientes resultados.

RECEPCIÓN Tiempos
Actividades Min Min Min Min Min Min Min Min Min Min Total Promedio Valor Min Valor Máx
Trabajador entrega DNI a la encargada 2.5 1.5 3 2.25 0.5 2 4.15 1.5 1 2 20.4 2.04 0.5 4.15
Encargada realiza la búsqueda del DNI en el
SIGLA (software especializado) 2 1.5 3 2.5 2 1 1.5 2 2.25 1.15 18.9 1.89 1 3
Confirma la atención y genera la hoja de ruta 2.2 2.5 3 2.5 3 4 3.4 2.5 3.5 3 29.6 2.96 2.2 4
Prepara los documentos adicionales
(Declaración jurada) 3 4 3.5 4.5 5 3 3.5 4 5 3.5 39 3.90 3 5
Toma peso y talla, y lo registra en el sistema 6 7.5 8 10 10.5 5 6.5 7 9 8 77.5 7.75 5 10.5
Indica a que área debe dirigirse para pasar las
evaluaciones 1.5 3 1.2 1.5 3 3 2.5 1.5 1.5 2.5 21.2 2.12 1.2 3
20.66 12.90 29.65

 Conclusiones y recomendaciones

Se puede concluir que al realizar la implementación del software


especializado se ha reducido el tiempo de atención y se puede utilizar este
tiempo para atender a más pacientes.

V. PLANTEAMIENTO DE MEJORA

Dado que las prácticas fueron realizadas en el área de proyectos, el planteamiento


de mejora así como la implementación fueron detalladas en el punto anterior.

Cabe resaltar que la mejora implementada en el área de recepción se plasmó


posteriormente en las otras áreas involucradas en el proceso de exámenes
médicos ocupacionales, con esto se redujo el tiempo de atención y la estancia de
los pacientes en la clínica, actualmente todo el proceso es completamente
sistematizado.

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VI. ANEXOS

Anexo N° 01

PLANTILLA DE LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

FECHA:
PROCESO:
SUBPROCESO:
ENCARGADO:

PROCEDIMIENTO

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Anexo N° 02
Diagrama de flujo del subproceso de recepción

EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES : RECEPCIÓN

PACIENTE ENFERMERA DE ADMISIÓN ENFERMERA DE FILIACIÓN ENFERMERA DE RECPECIÓN

INCIO

DNI

Entrega
documento de DNI
identidad

Busca el número
de DNI en el
correo
DNI

Devuelve
NO ¿Lo encontró?
documento.

SI

FIN
Verifica el
protocolo

HOJA DE
RUTA
Marca la hoja de
ruta con las
evaluaciones a
pasar

DNI R
Indica al paciente
acercarse a
filiación FORMATOS

Consolida los
Recibe la hoja de Registra los datos resultados
ruta y DNI del trabajador

Verifica y
Anexa los coordina sobre
formatos los resultados y
correspondientes sus observaciones

Toma y registra el Compagina las


peso y la talla del historias clínicas
paciente

LEYENDAS Entrega la
Indica al paciente
documentación al
acercarse a las
área de Auditoría
áreas
L LABORATORIO correspondientes
e Informes

R RESULTADOS FIN
L

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Anexo N° 03
Diagrama gráfico del subproceso de recepción
EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES : RECEPCIÓN

INCIO

DNI Enfermera de filiación

 Se registra los datos del


trabajador en los formatos
Paciente
correspondientes.
 El trabajador entrega  Anexa todos los documentos
DNI a la unidad de requeridos para los exámenes
admisión. a evaluar.
 Toma y registra el peso y talla
del trabajador.
 Indica al trabajador a qué área
debe dirigirse para seguir con
las evaluaciones.

DNI Hoja de
ruta

Enfermera de admisión

 SI se encuentra el número
de DNI en la bandeja de
entrada del correo.
 Se verifica el protocolo. Enfermera de recepción
 Se marca la hoja de ruta
con las evaluaciones a  Consolida los resultados.
pasar.  Verifica y coordina sobre los
 Se le indica al paciente resultados y sus
que se acerque con la observaciones.
enfermera de filiación.  Compagina las historias
 De NO encontrar el clínicas.
número de DNI, se le  Entrega la documentación al
devuelve el documento al área de Auditoría e Informes.
trabajador para que pueda
retirarse de la clínica.

FIN

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