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FACULTAD DE INGENIERIA
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Contenido
I. PRESENTACIÓN ............................................................................................................ 3
II. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA ............................................................... 5
III. RELACIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS ............................................................... 8
IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS ......................................................... 9
V. PLANTEAMIENTO DE MEJORA ................................................................................. 22
VI. ANEXOS ........................................................................................................................ 23
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INFORME DE LA PRÁCTICA PRE –PROFESIONAL
I. PRESENTACIÓN
Misión de la empresa
Visión de la empresa
Valor agregado
Orientan todos sus esfuerzos en atender los 365 días del año, las 24 horas
del día, para satisfacer todas sus necesidades.
3
Valores
I. Presentación
II. Aspectos generales de la empresa
III. Relación de actividades realizadas
IV. Descripción de actividades realizadas
V. Planteamiento de mejora
VI. Anexos
Periodo de prácticas
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II. ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
Razón social
Ubicación geográfica
5
Vista frontal de la Clínica Ocupacional Medcorp
6
Organización
Gerente
General
Secretaria
Director Gerente
Gerente SIG Administrativo
Médico
Jefe de
Coordinador Jefe de Jefe de Jefe de
Recepción Contabilidad
Recursos
Sistemas proyectos
SIG Humanos
Asistente de
Medicina Asistente Analista
Analista SIG contable
Selección y
programador
Practicante
ocupacional Atracción
Soporte
Oftalmología Practicante
Técnico
Electrocardio
grama
Auditoría e
informes
Laboratorio
Espirometría
Audiometría
Psicología
Radiología
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III. RELACIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS
Dado que las prácticas fueron realizadas en el área de proyectos, en los seis
meses que duraron apoyé con la implementación de un sistema integrado que
permitiría agilizar la atención de exámenes médicos ocupacionales. Este proyecto
se realizó cumpliendo los siguientes tiempos:
a) Determinación de oportunidades
Duración: 1 semana
Duración: 4 semanas
Duración: 2 semanas
d) Implementación de mejoras
Duración: 12 semanas
e) Medición de resultados
Duración: 5 semanas
Determinación
de
oportunidades
Medición de la
situación actual
Diagnóstico del
problema
Implementación
de mejoras
Medición de
resultados 8
IV. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES REALIZADAS
a) Determinación de oportunidades
Objetivo
Justificación
Metodología
Análisis FODA.
Proceso
Para poder identificar las oportunidades primero se realizó una reunión con las
personas encargadas del proceso de exámenes médicos ocupacionales así como
con la gerente general para poder conocer la empresa y sus procesos.
Resultados
Análisis
9
•Bajos costos de servicio. • Limitada capacidad
•Personal calificado. de servicio, ya que
•Buen control de calidad sólo se cuenta con
del servicio. una sede.
•Buenas alianzas.
•Buena ubicación de la
empresa.
FORTALEZAS DEBILIDADES
OPORTUNIDADES AMENAZAS
•Incremento en el poder
adquisitivo.
•Nuevas tecnologías
• Competencia en
(utilización del avance crecimiento.
tecnológico en el proceso, por • Servicios
ejm. sistemas integrados de
gestión)
complementarios
•Acceso a nuevos mercados. • Recesión en el país.
Conclusiones y recomendaciones
Bibliografía
Objetivo
10
Justificación
Metodología
Proceso
FECHA: 15/01/2014
PROCESO: EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES
SUBPROCESO: RECEPCIÓN
ENCARGADO: ISABEL ROJAS
PROCEDIMIENTO
El proceso se inicia con la llegada del trabajador, el cual debe entregar su DNI a
la enfermera de la unidad de admisión para que pueda realizar la búsqueda en
el correo si se encontraba programado pasar su evaluación ese día.
Si se encuentra programado, con el nombre de la empresa se verifica que
protocolo debe seguir y se marca en la hoja de ruta los exámenes que va a
pasar.
La unidad de filiación registra los datos del trabajador en los formatos
correspondientes y anexa todos los documentos requeridos para todos los
exámenes que le correspondan. Toma y registra el peso y talla del trabajador y
luego deriva a los demás servicios para los exámenes correspondientes.
La unidad de recepción consolida todos los resultados, verifica y coordina con
todas las áreas sobre los resultados y sus respectivas observaciones; luego
compagina las historias clínicas para su entrega al área de Informes para los
respectivos controles de auditoría médica.
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La imagen anterior es un ejemplo de la plantilla de levantamiento de información
(Anexo N° 01), la cual nos permitió modelar los subprocesos de exámenes
médicos ocupacionales a través de la elaboración del diagrama de flujo (Anexo N°
02) y del diagrama gráfico (Anexo N° 03)
Resultados
Se identificó que los subprocesos que ocasionan más demoras son los de
recepción y medicina ocupacional.
Análisis
RECEPCIÓN Tiempos
Actividades Min Min Min Min Min Min Min Min Min Min Total Promedio Valor Min Valor Máx
Trabajador entrega DNI a la encargada 2.5 1.5 3 2.25 0.5 2 4.15 1.5 1 2 20.4 2.04 0.5 4.15
Encargada realiza la búsqueda del DNI en el
correo 10 6 15 8 4.15 5.5 15 1.5 9 10 84.2 8.42 1.5 15
Verifica el protocolo y marca la hoja de ruta 4 5 2.5 3 2.5 8 3.25 4.5 5.5 3.15 41.4 4.14 2.5 8
Registra los datos del trabajador en los
formatos y los anexa a la historia clínica 6.5 6 6.5 8 10 7 5.5. 6 7 8 65 6.50 6 10
Toma y registra el peso y talla del trabajador 6 7.5 8 10 10.5 5 6.5 7 9 8 77.5 7.75 5 10.5
Indica a que área debe dirigirse para pasar las
evaluaciones 1.5 3 1.2 1.5 3 3 2.5 1.5 1.5 2.5 21.2 2.12 1.2 3
30.97 16.70 50.65
SUBPROCESOS TIEMPO PROMEDIO
Recepción 30.97
Laboratorio 15.51
Oftalmología 12.35
Radiología 13.50
Espirometría 14.34
Audiometría 17.56
Electrocardiograma 15.60
Medicina ocupacional 29.92
Psicología 22.40
172.15 Minutos
Total
2.87 Horas
12
Conclusiones y recomendaciones
Por lo anteriormente analizado podemos concluir que los subprocesos que más
tiempo toman de atención son recepción y medicina ocupacional, por lo que se
recomienda analizar la causa-raíz del problema.
Bibliografía
Estudio del trabajo, medición del trabajo, estudio de tiempos Autor: George
kanawaty. Cuarta edición
Objetivo
Justificación
Metodología
Diagrama de Ishikawa.
Proceso
Resultados
Se evidenció que la demora en atención en recepción era debido a que todas las
actividades se realizaban de manera manual, es decir para buscar la
programación de los pacientes se realizaba a través de los correos enviados por
las empresas, adicional a esto todas las historias eran físicas por lo que se tenía
13
escribir manualmente los datos de los pacientes en cada formato de la historia, lo
que también originaba muchas errores y reprocesos.
Análisis
Métodos Equipo
Reproceso en la búsqueda
de pacientes
Falta de software
Falta de organización
especializado
con las programaciones
diarias Sistema operativo lento
Falta de protocolo
Poco personal
autorizado
Conclusiones y recomendaciones
Bibliografía
14
d) Implementación de mejoras
Objetivo
Justificación
Metodología
Acciones correctivas.
Proceso
Resultados
Análisis
15
ACCIONES
CAUSAS
CORRECTIVAS
Diseñar el proceso para la
programación
Falta de software
especializado Solicitar cotización a
O
empresas programadoras
U IP
EQ
Reinstalación de sistema
Sistema operativo lento
operativo
Adquisición de nuevos
Computadoras obsoletas
equipos
Coordinar con el área
Fata de organización con
comercial para que las
las programaciones
empresas envían las listas con
diarias
OS
un día de anterioridad
OD
ÉT
puestos de trabajo en el
ON
manual de organización y
RS
PE
funciones
Poco personal Contratar personal calificado
Falta de protocolo
protocolos médicos
M
autorizado
autorizados por el médico
ocupacional
16
Luego se contrató a un analista programador con el cuál se empezó a
diseñar un software para poder gestionar el proceso de exámenes médicos
ocupacionales.
17
En el módulo de definición del Sistema se ingresó la información necesaria
para el registro de pacientes, como son los nombres de los clientes –
empresa, los protocolos, los tipos de servicio, etc.
18
En el mismo módulo también se puede visualizar todas las atenciones
registradas por día y que exámenes tienen pendientes conforme van
pasando el circuito de evaluaciones.
Este software está pensado para que pueda también indicar cuando un
paciente ya terminó todos sus exámenes y pueda pasar al área de
auditoría e informes.
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Asimismo también se implementó el módulo de facturación y cobranza,
esto con el objetivo de visualizar si la empresa ya hizo efectivo el pago y
así el paciente puede pasar su examen.
Conclusiones y recomendaciones
e) Medición de resultados
Objetivo
Justificación
Metodología
Proceso
20
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO
Tipo de actividad
Descripción de la Tiempo
Obsevaciones
actividad (Min)
Recepciona DNI de
2.04 X
paciente
Realiza la búsqueda del
8.42 X X
DNI en el correo
Verifica el protocolo y
4.14 X X
marca la hoja de ruta
Registra los datos del
trabajador en los
6.50 X
formatos y los anexa a la
historia clínica
Toma y registra el peso y
7.75 X X
talla del trabajador
Indica a que área debe
dirigirse para pasar las 2.12 X
evaluaciones
30.97
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PROCESO
Tipo de actividad
Descripción de la Tiempo
Obsevaciones
actividad (Min)
Recepciona DNI de
2.04 X
paciente
Realiza la búsqueda del
DNI en el SIGLA 1.89 X X
(software especializado)
Confirma la atención y
2.96 X
genera la hoja de ruta
Prepara los documentos
adicionales (Declaración 3.90 X
jurada)
Toma peso y talla, y lo
7.75 X X
registra en el sistema
Indica a que área debe
dirigirse para pasar las 2.12 X
evaluaciones
21
20.66
Resultados
Análisis
RECEPCIÓN Tiempos
Actividades Min Min Min Min Min Min Min Min Min Min Total Promedio Valor Min Valor Máx
Trabajador entrega DNI a la encargada 2.5 1.5 3 2.25 0.5 2 4.15 1.5 1 2 20.4 2.04 0.5 4.15
Encargada realiza la búsqueda del DNI en el
SIGLA (software especializado) 2 1.5 3 2.5 2 1 1.5 2 2.25 1.15 18.9 1.89 1 3
Confirma la atención y genera la hoja de ruta 2.2 2.5 3 2.5 3 4 3.4 2.5 3.5 3 29.6 2.96 2.2 4
Prepara los documentos adicionales
(Declaración jurada) 3 4 3.5 4.5 5 3 3.5 4 5 3.5 39 3.90 3 5
Toma peso y talla, y lo registra en el sistema 6 7.5 8 10 10.5 5 6.5 7 9 8 77.5 7.75 5 10.5
Indica a que área debe dirigirse para pasar las
evaluaciones 1.5 3 1.2 1.5 3 3 2.5 1.5 1.5 2.5 21.2 2.12 1.2 3
20.66 12.90 29.65
Conclusiones y recomendaciones
V. PLANTEAMIENTO DE MEJORA
22
VI. ANEXOS
Anexo N° 01
FECHA:
PROCESO:
SUBPROCESO:
ENCARGADO:
PROCEDIMIENTO
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Anexo N° 02
Diagrama de flujo del subproceso de recepción
INCIO
DNI
Entrega
documento de DNI
identidad
Busca el número
de DNI en el
correo
DNI
Devuelve
NO ¿Lo encontró?
documento.
SI
FIN
Verifica el
protocolo
HOJA DE
RUTA
Marca la hoja de
ruta con las
evaluaciones a
pasar
DNI R
Indica al paciente
acercarse a
filiación FORMATOS
Consolida los
Recibe la hoja de Registra los datos resultados
ruta y DNI del trabajador
Verifica y
Anexa los coordina sobre
formatos los resultados y
correspondientes sus observaciones
LEYENDAS Entrega la
Indica al paciente
documentación al
acercarse a las
área de Auditoría
áreas
L LABORATORIO correspondientes
e Informes
R RESULTADOS FIN
L
24
Anexo N° 03
Diagrama gráfico del subproceso de recepción
EXÁMENES MÉDICOS OCUPACIONALES : RECEPCIÓN
INCIO
DNI Hoja de
ruta
Enfermera de admisión
SI se encuentra el número
de DNI en la bandeja de
entrada del correo.
Se verifica el protocolo. Enfermera de recepción
Se marca la hoja de ruta
con las evaluaciones a Consolida los resultados.
pasar. Verifica y coordina sobre los
Se le indica al paciente resultados y sus
que se acerque con la observaciones.
enfermera de filiación. Compagina las historias
De NO encontrar el clínicas.
número de DNI, se le Entrega la documentación al
devuelve el documento al área de Auditoría e Informes.
trabajador para que pueda
retirarse de la clínica.
FIN
25