ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución,
En cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en
cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO O

PERMANENTE
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Según la Ley General de Archivos
(Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

La administración Central:
Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.

Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:

* Establecimientos Públicos
* Empresas Social del Estado
* Industriales y comerciales del Estado

* Empresas de Economía Mixta

* Entidades descentralizadas indirectas
* Unidades administrativas especiales e igualmente los entes descentralizados por
administración territorial tales como:

* Comunas
* Corregimientos

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

* Senado de la República
* Cámara de Representantes
* Asambleas Departamentales
* Concejos municipales
Los Organismos de Control:

* Personería
* Contraloría
* Procuraduría
* Veedurías

Los Órganos de administración de Justicia:

* Cortes
* Consejo de la Adjudicatura
* Fiscalía
* Juzgados.

Las T.R.D. se basan en:

La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para identificar las series y

subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación, aprobación,
Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la información.
Racionalizan la producción documental, y Permiten brindar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos
históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos.