Actividad Identificar los controles administrativos a tener en cuenta en una empresa

INFORME IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN Y

STAFF

PRESENTADO POR

JULIO CESAR CASTILLO GUZMAN

TUTOR

LUIS ALBERTO OÑORO GUTIERREZ

Curso Virtual
Controles Y Seguridad Informática
Servicio Nacional De Aprendizaje -SENA
2019
 Actividad Identificar los controles administrativos a tener en cuenta en una empresa

INTRODUCCION

En el mundo actual de las compañías siempre se cuenta con personal que opera
para que los sistemas de información sean más seguros y funcionen eficazmente,
en este documento hablaremos de las labores y el papel que se juega un líder de
una organización, un auditor de sistemas y de un jefe de seguridad informática.
Indicando conocidamente las principales fortalezas que deben tener cada una de
las personas que ocupe los cargos anteriormente mencionados.

La intención de este informe, es definir y conocer las principales características

sobre ORGANIZACIÓN Y STAFF.
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DESARROLLO

ORGANIZACIÓN

La organización es un conjunto de convenios de cuyas reglas y normas de conducta

las cuales deben sujetarse a todos sus miembros y así, ascender el medio que
permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. Como también la
organización se compone de la administración de recursos humanos, y estructura.
A demás de ser el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los
recursos entre los miembros de una organización logrando que estos puedan
alcanzar las metas de la organización. Las diferentes metas requieren diferentes
estructuras para así poder realizarlos.

Así mismo se entiende como organización a la distribución de actividades,

responsabilidades y recursos necesarios, de cualquier ejemplar entre los líderes de
un grupo para establecer su participación. Como también la distribución dependerá
del trabajo a realizar por las personas comprendidas y el lugar donde dichas
actividades se realizará. También crea una clasificación que permite la asignación
de autoridad a cada puesto. La organización se utiliza en dos sentidos. Puede
referirse a una empresa o grupo práctico, ya sea un hospital, un negocio o un
establecimiento municipal.

Por otra parte también se le conoce a la organización como el proceso de organizar

y asignar tareas de acuerdo a las necesidades de la empresa, para cumplir los
objetivos de dicha organización.

Debemos tener en cuenta los diferentes tipos de organizaciones, existe la

organización informal y La organización formal, la cual es la forma en que el método
de organizaciones fue planteado desde el principio, pero no precisamente es
inflexible o excesivamente limitante. La organización formal debe de ser flexible,
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para que el líder asignado a la tarea pueda obtener lo mejor de sí individualmente

aunque siempre dirigido hacia un grupo u organización en la que se trabaja. Como
todo paso debe de llevar un orden.

Aunque no parezca una buena opción, la organización informal es vital para las
empresas, ya que las actividades que no estaban contempladas y salen
espontáneamente, se puedan trabajar en ellas para que estas no afecten el proceso.
La forma de trabajar y de convivir entre personas o en este caso los empleados
también puede ser un tipo de organización informal, puesto que no tienen las
mismas capacidades, pero se dedican a lo mismo y van hacia un mismo objetivo,
en una empresa es bueno tener una organización global, tanto en los procesos
como en la convivencia de los empleados. La organización informal solo se
proporciona y dura mientras la organización formal está en desempeño.

PLANEACIÓN

Cuando hablamos de planeación no referimos a metas, estrategias, planes y

objetivos.
En general la planeación supone definir objetivos organizacionales y proponer
medio para lograrlos, los gerentes, lideres, supervisores planean por tres razones
importantes.

1. Fijar un rumbo general con la mira puesta en el futuro de la organización para

lograr mayores utilidades, participación de mercado más amplia y responsabilidad
social.

2. Identificar y asignar los recursos que necesita la organización para alcanzar sus
metas.

3. Decidir qué actividades son necesarias a fin de lograrlas.

El primer paso para planificar es seleccionar las metas de la organización, ya

definidas estas, se establecen programas para alcanzar las metas de manera
sistemática. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de
planificación como circunstancias futuras deseables, recursos actualmente
disponibles, las experiencias pasadas. Etc.

STAFF

Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que contribuyen

a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que
asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff tiene un impacto indirecto
dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo
dentro de la misma, en cualquier de sus niveles.
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El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura

consiste en el asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen departamentos
staff puros, ya que además de asesorar, se les recomiendan tareas especializadas
que no realizan los departamentos de línea ocupados en la actividad básica de la
empresa. Por otro lado el empleo del término staff en las estructuras de una
organización puede corresponder a la necesidad de ayuda en el manejo de los datos
necesarios para la toma de decisiones; los funcionarios staff ayudan a los
funcionarios de línea para que lleven a cabo sus funciones administrativas,
asignando continuamente a los funcionarios staff una “autoridad de ideas” y a los
funcionarios de línea una “autoridad para dar órdenes”. En cuanto la línea acepta
las sugerencias de staff, las convierte en órdenes que trasmite en su propio nombre
a sus subordinados.

El directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir órdenes a la línea; solo
ejerce autoridad o mando sobre los subordinados de su propia línea, por esto, en la
relación línea staff se dan los siguientes casos:

CONCEPTO

Es asesorar o auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la

organización.

¿QUIENES LO FORMAN?

El staff está formado por personas o departamentos que no ordenan directamente

sobre quienes forman la línea.

¿CUAL ES LA FUNCION DEL STAFF?

La función del staff es asesorar y apoyar, así mismo realizan funciones

especializadas que se sustraen a los departamentos de línea. Apoyan a los
miembros de la línea sobre aspectos de su especialidad y sin responsabilidad
directa sobre los programas de la línea.
Las principales funciones del staff son: Servicios, consultoría y asesoría.

Las principales características que debe tener un líder en la organización:

La mayoría de los conjuntos de responsabilidades de un líder destacan su

compromiso de lograr las metas organizacionales y de suministrar atención a las
necesidades de sus empleados. Es verdad que los diferentes apuntes acerca del
liderazgo pueden modificar, pero existen algunas responsabilidades básicas que
continuamente proponen los deberes más importantes que debe realizar un líder –
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supervisor, un líder debe tener la capacidad de comunicarse. Cuando digo

comunicase me refiero que es en dos sentidos.

1. Un líder debe expresar conocidamente sus ideas junto con sus instrucciones, y
así lograr que su gente las escuche y las pueda entender. Así mismo debe saber
"escuchar" y considerar lo que el grupo al que dirige le formula.

2. Se requiere que un líder sea innovador y creativo, que tenga la capacidad de

idear nuevas soluciones, retar la forma en que se hacen las cosas para lograr
nuevos objetivos y formular entes distintos, esto es importante y necesario ante un
mundo muy competido que avanza rápidamente con tecnología cambiante.

3. Se puede considerar a una persona líder, cuando un grupo lo elige, acepta,

reconoce y establece con él un compromiso para alcanzar una misión y objetivos
comunes, es lo mismo que cuando votamos para elegir alcaldes o presidentes los
elegimos con nuestros votos para que ellos dirijan al pueblo.

4. un líder es optimista, motiva y valora a sus colaboradores, demuestra sus

principios y valores como honradez, valentía, lealtad, perseverancia, paciencia,
humildad, resistencia, respeto, disciplina, modestia y responsabilidad.

5. el liderazgo es un conjunto de competencias y habilidades que una persona tiene

para motivar a un grupo de personas para que así este trabaje con dedicación y
entusiasmo en el logro de la visión, misión y objetivos de un ideal o proyecto común.
6. un líder debe tener antecedentes y trayectoria positivos, capacidad de
interrelacionarse, de innovar y cambiar, generar alianzas, consentimientos,
compromisos y lograr lo que se propone.

7. es de un líder tomar decisiones rápidas para resolver problemas, afrontando las

consecuencias y los riesgos de eventuales fracasos, saber cómo manejar su
persona y cuidar el manejo corporal.

8. Establecer y mantener buenas relaciones humanas, evaluar objetivamente sus

propias fortalezas y debilidades.
9. tener facilidad de palabra y expresión, manejar los diferentes escenarios que se
puedan presentar.

10. un líder debe ser agradable, amable, flexible, animador y simpático y estable
emocionalmente.

Estas fueron algunas obligaciones y características que destacan a un líder.

Los puntos más importantes a considerar cuando se hace la contratación de
personal en el área de informática
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La contratación se llevara a cabo dependiendo las necesidades de cada

departamento o área organizacional de la empresa donde se proyecta llenar las
vacantes de la empresa, pero su perspectiva es contratar personal con
conocimientos informáticos ya que la empresa se basa en la tecnología informática.
Por lo cual el área informática tendrá mucha excelencia en la contratación de
personas que solicitan el puesto.

El Contrato de trabajo es el documento que se elabora entre patrón y trabajador y

que contiene las bases más importantes de la prestación del servicio, tales como
jornada, salario, descansos legales y las otras normas que van a regir el vínculo
entre uno y otro contratante.

Estos son algunos de los puntos más importantes a considerar cuando se hace la
contratación de personal en el área de informática:

 Formalizar con apego a la ley la futura relación de trabajo para garantizar los
intereses, derechos, tanto del trabajador como la empresa.
 Cuando ya se aceptaron las partes es necesario integrar su expediente de
trabajo.
 La contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador.
 La duración del contrato será por tiempo indeterminado o determinado.
 El contrato deberá ser firmado el director general, el responsable directo y el
trabajador.
 El empleado estará 3 meses a prueba antes de que se firme un contrato
 El tiempo del contrato no será máximo a 5 años.
 El empleado tiene 20 días de vacación por año y 15 días de incapacidad por
año.
 Generará afiliación al ISSS.

CONCLUSIONES

En toda organización se reflejará beneficioso, tanto para el trabajador como para la

empresa, planificar y mantener acciones destinadas al desarrollo de habilidades y
destrezas del individuo, con el propósito de incrementar la eficiencia demostrada en
el desempeño de su puesto de trabajo y por su cumplimiento de las metas y
objetivos de la organización. Toda organización debe de llevar a cabo el proceso de
detección, utilizando para ello una herramienta de detección de necesidades de
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entrenamiento, que se adapte a las características de la organización, esto permitirá

conocer el entrenamiento que requiere cada empleado, de una manera objetiva y
adaptada a la realidad de su desempeño y progreso dentro de la organización.

Las organizaciones para competir exitosamente en este mundo, se hace necesario

que ellas vean al entrenamiento de su fuerza laboral de una manera distinta, en
donde el individuo asuma una mayor responsabilidad por su propio desarrollo,
convirtiéndose en actor de su proceso de aprendizaje y de la definición de sus
propias necesidades en función de los requerimientos de su cargo dentro de las
organizaciones.
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1 ¿Cómo debe ser la selección de hardware y software para el área

de sistemas?

Han de considerarse los siguientes puntos para la adquisición de Hardware:

 Determinación del tamaño y requerimientos de capacidad

 Evaluación y medición de la computadora
 Compatibilidad
 Factores financieros
 Mantenimiento y soporte técnico
 Administración y control

preguntas que han de hacerse en cuanto a requerimientos de Software

•Qué transacciones y qué tipos de datos vamos a mane$ar9
•Qué reportes o salidas debe producir el sistema9
•Qué archivos y bases de datos se manejan en el sistema9
•Cuál es el volumen de datos a almacenar9
•Cuál es el volumen de operaciones9
•Qué hardware y características de comunicaciones se requiere9
•Cuánto cuesta
•Qué niveles de seguridad vamos a establecer en los sistemas que se desarrollarán
Las características a considerar en la adquisición de software son: flexibilidad
capacidad previsión de auditorIas confiabilidad contratos de software y apoyos del
proveedor.
Las áreas donde la flexibilidad es deseable son:
•En el almacenamiento de datos
•En la producción de informes
•En la entrada de datos
•En la definición de parámetros
Capacidad
•El tamaño máximo de cada registro medido en bytes
•El tamaño máximo de cada archivo medido en bytes
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•El número de archivos que pueden estar activos simultáneamente

• Numero de archivos que pueden trabajar
Previsión de auditoria y confiabilidad
•Seguir las transacciones para examinar datos intermedios
•Imprimir de manera selectiva algunos registros para verificar si cumplen los criterios
•Producir un registro diario de las operaciones y su efecto en los datos
Apoyos del proveedor
•frecuencia del mantenimiento
•Servicios que se incluyen en el pago
•Saber si se incrementa el costo del mantenimiento
•Horarios disponibles de servicio
•Saber si tienen servicio de emergencia
Contratos de software. Hay dos tipos de contratos
•Alquilar un paquete de Software y
•Asignación de programación al cliente

2 ¿Qué estándares se deben tener en cuenta para la

evaluación?

Estándares
La definición de estándares es parte fundamental para optimizar los costos y realizar una
selección efectiva del activo informático en cuanto a Hardware y Software. En los
estándares se incluyen las especificaciones técnicas de lo que deberá ser utilizado en toda
laorganización. Estasespecificaciones pueden ser anexadas en una ficha técnica que contie
ne las características principales del activo a estandarizar.
Por ejemplo, para computadoras se puede incluir:
•Procesador (tipo y velocidad) memoria principal
•Disco duro (tamaño)
•Puertos incluidos (Serial, paralelo, serial)
•Y características del monitor teclado mouse tarjeta de red equipo multimedia etc.
•Algunos centros de cómputo inclusive incluyen la marca y modelo del equipo
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Para el software se tiene la misma situación del hardware los estándares a definir se
deben realizar de acuerdo a la necesidad de uso de la herramienta por parte de las áreas
usuario. De esta forma se tendrán estándares en los que se incluya por ejemplo:
•Sistemas operativos 'locales y de red*
•Base de Datos
•Software de Oficina (procesadores de palabras hojas de cálculo etc.)
•Groupware (Sistemas de mensajería correo electrónico de colaboración
Workflow etc.)
•Software administrativo de soporte a sistemas de operación etc.
•Software de propósito especial (de acuerdo a las áreas especializadas de la organización)
¿Qué beneficios trae la estandarización? Entre los principales se encuentra la optimización
decostos. En el caso de software el contar con un estándar permite negociar contratos de
licenciamiento corporativo que reduce la inversión en la adquisición de software en
ocasiones hasta en un 75% por otro lado en forma indirecta se reducen los costos
involucrados en el soporte a los usuarios en el uso de la herramienta y en su
capacitación. Si se piensa en hardware de igual forma los costos son reducidos en
la adquisición de los activos y en el mantenimiento a los mismos.
La siguiente pregunta ahora sería ¿cómo definir los estándares?
Lo anterior depende principalmente de cómo el centro de cómputo se apoya de la tecnolg
ía de información para obtener ventajas competitivas. Es importante que la decisión de
qué utilizar cómo y cuándo se tome con base en la estratégica global de la organización.
La selección de la herramienta debe someterse a un proceso de evaluación previa donde
se $justifique su uso y en cómo apoya el uso de ésta a la estrategia del negocio. Existen
organizaciones donde se han creado comités de estandarización en el uso de tecnología
de información donde no solamente participa el área de sistemas, sino que tienen
representación todas las áreas del 3entro de3ómputo. En esos comités se definen los
estándares a ser utilizados por toda la organización en el uso de la tecnología informática
y se apoyan de procedimientos y políticas que refuerzan el control de los activos

¿Cuáles son los ítems más importantes a considerar cuando se

realiza la contratación de personal en el área de sistemas?
Para contratar a la persona correcta, la administración y el aspirante al trabajo deben
entender claramente los requerimientos del puesto. Para cada posición en la instalación,
un documento formal de especificación debe de existir para definir la naturaleza del
trabajo, sus obligaciones y sus oportunidades de avance.
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La selección del personal y su promoción deben tener criterios a considerar como son el
nivel de educación, experiencia y responsabilidad, los cuales deberán estar debidamente
establecidos y deberán ser los apropiados.
El personal puede ser reclutado internamente o en forma externa. El reclutamiento
interno incrementa la moral y captura la experiencia dentro de la organización. Por otro
lado, el reclutamiento externo puede resultar en una mejor unión entre la especificación y
las habilidades del aspirante. Este último también proporciona nuevos conocimientos a la
organización.
El administrador puede obtener información de los aspirantes, evaluándolos por medio de
entrevistas, pruebas de aptitud, referencias, hojas de vida. Algunos procedimientos de
controles básicos que pueden ser aplicados son:
• Revisar las referencias, hojas de vida, etc.
• Exámenes mentales y físicos.
• Relación de empleados claves.
• Explicación del protocolo organizacional a ser observado.

¿Por qué es importante realizar capacitación de personal en esta área?

Involucra el establecimiento de oportunidades de crecimiento promociónales y educación.

Con estas actividades se mantiene la moral del empleado y las habilidades necesarias para
llevar a cabo las tareas de la instalación.
Los empleados son jóvenes que han estado experimentando promociones rápidas y que
tienen pocas oportunidades de avance. Por otro lado, la experiencia técnica del analista o
programadores "viejos" los hace inmóviles dentro de la jerarquía organizacional.
Entrenamiento del personal para mantener sus conocimientos y habilidades. Estos
procedimientos deberán ser evaluados por miembros del Staff de departamento de
servicios de información.
La evaluación del trabajo de los empleados se debe basar en estándares establecidos y
responsabilidades específicas sobre una base regular. Estos métodos de evaluación deben
ser revisados.