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ADMINISTRACIÓN DE LA

FUNCIÓN INFORMÁTICA

GUÍA DEL ALUMNO

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA


SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR E INVESTIGACIÓN
CIENTÍFICA
SUBSISTEMA DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS
COORDINACIÓN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS
(GRUPO DE DIRECTORES DE LA CARRERA DE (COMISIÓN ACADÉMICA NACIONAL DEL
ELABORÓ: REVISÓ:
INFORMÁTICA Y COMPUTACIÓN.) ÁRE ....................)

COORDINACIÓN GENERAL DE FECHA DE ENTRADA


APROBÓ:
EN VIGOR: SEPTIEMBRE 2001
UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

Revisión no. 0. Fecha de revisión: septiembre, 2001. Página 1 de 13436 F-CADI-SA-MA-38-GP-A

1 DE 17
I. DIRECTORIO

DR. REYES TAMES GUERRA


SECRETARÍO DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DR. JULIO RUBIO OCA


SUBSECRETARIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR E INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA

DR. ARTURO NAVA JAIMES


COORDINADOR GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS

RECONOCIMIENTOS

ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA D.R.  20001


ESTA OBRA, SUS CARACTERÍSTICAS Y DERECHOS SON PROPIEDAD DE LA:
COORDINACIÓN GENERAL DE UNIVERSIDADES TECNOLÓGICAS (CGUT)
FRANCISCO PETRARCA No. 321, COL. CHAPULTEPEC MORALES, MÉXICO DF.
LOS DERECHOS DE PUBLICACIÓN PERTENECEN A LA CGUT. QUEDA
PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN PARCIAL O TOTAL POR CUALQUIER MEDIO,
SIN AUTORIZACIÓN PREVIA Y POR ESCRITO DEL TITULAR DE LOS
DERECHOS.

ISBN (EN TRÁMITE)


IMPRESO EN MÉXICO.

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ÍNDICE

# CONTENIDO PAGINA

I. DIRECTORIO Y RECONOCIMIENTOS 2
II. ÍNDICE 3
III. INTRODUCCIÓN DE LA ASIGNATURA 4
IV. UNIDADES TEMÁTICAS
Unidad I Antecedentes y evolución de la función informática.
1.1 Historia de los centros de informática
1.2 Importancia y justificación

Unidad II Planeación en los centros de informática


2.1 Ventajas de la planeación y estudios de requerimientos.
2.2 Plan integral de desarrollo informático (Plan a mediano
plazo)
2.3 Planes operativos anuales
2.4 Estudios técnicos para la adquisición de bienes y servicios
informáticos.

Unidad III Organización y dirección de los centros de informática


3.1 Ubicación de los centros en las empresas
3.2 Estructuras organizacionales de los centros de informática
3.4 Funciones de los centros de informática
3.4 Delimitación de responsabilidades de los diversos órganos
de un centro de informática.

Unidad IV Instalaciones de las salas informáticas


4.1 Condiciones constructivas
4.2 Instalaciones eléctricas y clima artificial
4.4 Seguridad lógica y física.
4.5 Ergonomía aplicada a los procesos informáticos

Unidad V Normatividad de la función informática


5.1 Estándares para el manejo de archivos
5.2 Estándares de diseño
5.3 Estándares de documentación
5.4 Estándares de implementación
5.5 Estándares de mantenimiento.

BIBLIOGRAFIA
INDICE
Administración de la función informática 4

III. INTRODUCCIÓN DE LA ASIGNATURA

La información es inherente a la existencia de las personas y de las


sociedades. Permite conocer la realidad, interactuar con el medio físico,
apoyar la toma de decisiones, y evaluar las acciones de individuos y de
grupos. El aprovechamiento de la información propicia la mejoría de los
niveles de bienestar y permite aumentar la productividad y
competitividad de las naciones.

El importante aporte de la información se ha visto acrecentado por la


posibilidad que ha traído consigo la informática, surgida de la
convergencia tecnológica de la computación, la microelectrónica y las
telecomunicaciones, para producir información en grandes volúmenes, y
para consultarla y transmitirla a través de enormes distancias.

De hecho, el mundo de fin del siglo XX está inmerso en una nueva


revolución tecnológica basada en la informática. Esta encuentra su
principal impulso en el acceso expedito y en la capacidad de
procesamiento de información sobre prácticamente todos los temas y
sectores. La nueva revolución tecnológica ha contribuido a que culturas
y sociedades se transformen aceleradamente, tanto económica como
social y políticamente, con el objetivo fundamental de alcanzar con
plenitud sus potencialidades.

La informática es un área que esta ganando a pulso la posición en donde


se encuentra actualmente, mediante una evolución natural desde la
posición ignorada que ocupaba en el pasado hasta llegar a la posición
actual, pasando por todo un proceso de desarrollo el cual a nosotros
como futuros Licenciados en Informática nos corresponde obtener los
resultados deseados. En este trabajo veremos la importancia de la
planeación en los centros de informática así como algunas de sus
ventajas, también analizaremos su organización, dirección, estructura
jerárquica dentro de la organización, las funciones del área, lo que se
espera de ella, y la delimitación de los elementos de un centro en
informática.

Muchas de empresas cuentan con una sala informática más por diversos
factores estas se han instalado de manera improvisada debido a que a la
mayoría de las empresas el impulso tecnológico que esto implica los
tomo de sorpresa, y se instalaron los centros en informática sin la
planeación y estudios requeridos para su correcto funcionamiento, con
el presente trabajo, se pretende dar una idea general de lo que implica
un centro de informática, como órgano interno de una institución.

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LA INFORMÁTICA EN MÉXICO

Si bien en los últimos años se ha incrementado en forma significativa el


uso de las tecnologías de la información o informática en el país, esta
situación no es generalizada y se observan diferencias notables en
algunos sectores. Adicionalmente, existen deficiencias en cuanto a la
infraestructura nacional, que han propiciado ineficiencias en los
procesos de adopción y aprovechamiento de la informática.

En el sector público es notable el aumento de inversión en tecnologías


de la información. El rezago que existía ha permitido, además, que las
inversiones recientes se traduzcan en un parque instalado relativamente
más moderno que el de otros países; sin embargo, la informática no se
está explotando adecuadamente. Además, no puede dejar de
considerarse que existen diferencias relevantes entre las dependencias
y entidades de la Administración Pública Federal, y retraso en algunos
gobiernos estatales y en prácticamente todos los municipales.

Como consecuencia de una oferta más abundante derivada de la


apertura comercial, y de las mismas necesidades de inversión
tecnológica para modernizarse también, el sector privado ha aumentado
en forma considerable la demanda de bienes y servicios informáticos; en
especial, ésta ha crecido debido a los requerimientos de los grandes
grupos industriales, comerciales y financieros. Sin embargo, en las
pequeña y mediana empresas la inversión en informática es
prácticamente nula.
En cuanto al uso extensivo de la informática en la sociedad, el índice de
computadoras por habitante y por hogar es bajo respecto a otros países,
a pesar de que existe una percepción generalizada de los beneficios que
brinda esta tecnología.

Por lo que respecta a la infraestructura informática, es claro que México


requiere especialistas que manejen adecuadamente la tecnología.
También se necesita impulsar actividades de investigación que permitan
dotar al país de la capacidad de innovación y asimilación tecnológica.
Además, es importante desarrollarlos nichos de industria que satisfagan
las necesidades del mercado y contar con redes de datos para
transmisión y acceso a información.

La carencia de especialistas informáticos calificados es el aspecto de


mayor preocupación, por ser la base fundamental para garantizar el
sano aprovechamiento y desarrollo de la informática en el país. Aunque
existe una gran cantidad de programas de estudio en los niveles técnico
y de licenciatura, su calidad es muy heterogénea. En el nivel postgrado,

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base para generar especialistas que sustenten la educación en los otros


niveles, existen graves deficiencias en cuanto a la cantidad y calidad de
los programas.

Las actividades de investigación y desarrollo tecnológico son también


muy limitadas. Existen pocos grupos, dispersos geográfica y
temáticamente, y la inversión pública y privada en esta materia es
escasa.

El mercado informático ha mostrado un gran dinamismo en los últimos5


años. No obstante, debe considerarse que más de la mitad del mercado
corresponde a ensambladores y distribuidores de equipo, y que no se ha
desarrollado una industria para generar aplicaciones que atiendan las
necesidades nacionales.

En materia de redes de datos, existe un fuerte rezago en infraestructura


que impide soportar la creciente demanda de servicios de transmisión y
acceso a información, motivada por el gran potencial generado por las
continuas innovaciones en el área de telecomunicaciones. Las recientes
modificaciones normativas y la creciente participación de nuevos
oferentes abren, sin embargo, la oportunidad de mejorar esta situación y
de fundamentar la creación de servicios que faciliten la consulta de
información que se conocen como de valor agregado.

Por lo que respecta al marco institucional, es necesario consolidarlas


funciones de promoción y fomento, y contar con mecanismos de
coordinación entre las dependencias con atribuciones en la materia, a
fin de garantizar que las acciones que se realicen formen parte de una
estrategia general que guíe el desarrollo informático del país.

En cuanto a los aspectos normativos, existen diversas disposiciones


jurídicas que rigen a la informática. Las modificaciones realizadas
recientemente, permiten contar con un marco más flexible y abierto. Sin
embargo, la evolución tecnológica hace necesario actualizar las
disposiciones jurídicas que inciden en el área.

En resumen, es clara la necesidad de realizar acciones en distintos


ámbitos para lograr un desarrollo informático que permita asimilar y
adecuar esta tecnología a las necesidades del país.

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I ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN DE LA FUNCIÓN


INFORMÁTICA

COMETIDO DE LA ADMINISTRACIÓN

Esencialmente, la función de los administradores es guiar a las


organizaciones hacia el logro de metas y objetivos. Siendo el motivo por
el cual existen todas las empresas, siendo responsabilidad de los
administradores el combinar y usar los recursos organizacionales para
asegurar que las organizaciones logren sus propósitos.

DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Existen diversas definiciones del significado del término administración,


más trataremos de encontrar un significado para nosotros, por tal la
administración se define como el proceso de alcanzar metas
organizacionales trabajando con y por medio de personas y otros
recursos.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO
A continuación se describen las cuatro funciones administrativas básicas
o actividades que integran el proceso administrativo. Son la planeación,
la organización, la influencia y el control.

La planeación implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas


para alcanzar las metas organizacionales, esquematizando la forma en
la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el
que se deben ejecutar.

La Organización es la asignación de las tareas desarrolladas en la


planeación a diversos individuos, grupos o ambos dentro de la empresa,
esta función crea mecanismos para poner los planes en acción.

La dirección o desempeño, puede definirse como el proceso de guiar las


actividades de los miembros de una organización en direcciones
apropiadas. La dirección apropiada, tal como se usa en esta definición,
es cualquier dirección que ayude a la organización a desplazarse hacia
el logro de metas.

El control es la función administrativa a través de la cual los


administradores reúnen información que mide el desempeño reciente
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dentro de la organización, comparando el desempeño actual con los


estándares preestablecidos de desempeño y a partir de esta
comparación, determina si la organización debe ser modificada para
satisfacer los estándares preestablecidos. El control es un proceso
continuo.
Los principios generales de la administración sugeridos por Fayol en
1916 son todavía considerados por una gran mayoría de los
administradores un aspecto de vital importancia para el éxito de las
organizaciones modernas.
1 División del trabajo. Fayol considera la especialización del
trabajo como una mejor forma de usar los recursos humanos
de la organización.
2 Autoridad. La autoridad es definida por Fayol como el derecho
para dar órdenes y el poder para obtener obediencia.
3 Disciplina. Una organización exitosa requiere del esfuerzo
común de los trabajadores. Sin embargo, las sanciones deben
aplicarse con mucho cuidado para fomentar este esfuerzo
común.
4 Unidad de mando. Los obreros deben recibir ordenes de un
solo jefe.
5 Unidad de dirección. La totalidad de la organización debe
desplazarse hacia un objetivo común, en una dirección común.
6 Subordinación de los intereses individuales a los
intereses generales. Los intereses de una sola persona no
deben tener prioridad sobre los intereses de la organización.
7 Remuneración. Muchas variables tales como el costo de la
vida, la oferta de personal calificado, las condiciones generales
de los negocios y el éxito del negocio deberán influir para
determinar el salario del trabajador.
8 Centralización. Fayol definió la centralización como el
descenso en importancia de la función de un subordinado. la
descentralización consiste en aumentar la importancia.
9 Cadena escalar. La estructura jerárquica es una relación de
autoridad. Cada administrador desde el supervisor de primera
línea hasta el presidente posee cierta cantidad de autoridad,
el presidente posee la mayor parte de autoridad y el
supervisor de primera línea posee la parte más pequeña de
autoridad. La existencia de esta cadena escalar y el apego a
ella son aspectos necesarios para que las organizaciones
tengan éxito.
10 Orden. Con fines de eficiencia y para mantener los
problemas de coordinación en un mínimo, todos los materiales
y los individuos relacionados con un tipo especifico de trabajo
deben ser asignados a la misma área de trabajo.
11 Equidad. Todos los trabajadores deben ser tratados por igual.
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12 Estabilidad en la permanencia del personal. La retención


del personal productivo deberá ser prioritario para el
administrador.
13 Iniciativa. La administración deberá emprender los pasos
necesarios para fomentar la iniciativa del trabajador.
14 Espíritu de grupo. La administración debe fomentar la
armonía y los buenos sentimientos entre los empleados.

INFORMÁTICA

El término informática se forma como contracción de las palabras


Información automática, pudiéndose definir la informática, de una
forma general, como tratamiento automático y racional de la
información. Su objetivo es procesar una información de ENTRADA para
obtener un resultado FINAL.

El concepto de informática es más amplio que el simple uso de equipos


de cómputo o bien de procesos electrónicos. Veamos que se dijo en la
conferencia presentada del 5 al 9 de Diciembre de 1983 en el Centro de
informática de la Facultad de contaduría y Administración (CIFCA) de la
Universidad Autónoma de México1.

No existe una sola concepción acerca de que es informática;


etimológicamente, la palabra informática, deriva del francés
informatique. Este neologismo proviene de la conjunción de information
(Información), y automatique (automática). Su creación fue estimulada
por la intención de dar una alternativa tecnocrática y menos mecanisista
al concepto “proceso de datos”.
En 1966, la Academia Francesa reconoció este nuevo concepto y lo
definió del modo siguiente:

“Ciencia del tratamiento sistemático y eficaz, realizado especialmente


mediante máquinas automáticas, de la información contemplada como
vehículo del saber humano y de la comunicación en los ámbitos técnico,
económico y social”.

“Hacia principios de los 70 ya eran claras las limitaciones de esta


definición, sobre todo por el hincapié en el uso de las máquinas. El
principal esfuerzo por redefinir el concepto de informática lo realizo en
esa época el IBI (Oficina Intergubernamental de Informática, en aquel
tiempo órgano asociado a la UNESCO). Este organismo, a través de los
comités expertos convocados para ello, formula en 1975 la definición:

1
Boletín de informática de la F.C.A. de la UNAM, número 99, Vol. A Marzo 1984.
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Aplicación racional, sistemática de la información para el desarrollo


económico, social y político.

El IBI también dio en esa época una descripción del concepto de


informática, que aunque no constituye una definición formal resulta muy
descriptiva.
Ciencia de los sistemas inteligentes de información.

En algunas ocasiones se han empleado como sinónimos los conceptos


de proceso electrónico, computadora e informática. El concepto de
informática es más amplio, ya que se considera el total del sistema y el
manejo de información, la cual puede usar los equipos electrónicos
como una de sus herramientas.

También es común confundir el concepto de datos con el de informática.


La información es una serie de datos clasificados y ordenados con un
objetivo común. El dato se refiere únicamente a un símbolo, signo o una
serie de letras o números, sin un objetivo que de un significado a esa
serie de símbolos, signos, letras o números.

La información ha sido dividida en varios niveles. El primero es el nivel


técnico que considera los aspectos de eficiencia y capacidad de los
canales de transmisión; el segundo es el nivel semántico y considera la
información desde el punto de vista de su significado; el tercero es el
pragmático y considera al receptor en un contexto dado, y el cuarto
nivel considera la información desde el punto de vista normativo y de la
parte ética de la información o sea considerada cuando, desde y a
quienes se destina la información o la difusión que se le dé.

La informática debe abarcar los cuatro niveles de información. El cuarto


nivel tiene aspectos como la parte legal del uso de la información, la
parte ética en informática.

La nueva tecnología que permite que el usuario disponga de


información en cualquier momento, para acceso, actualización, cambio o
explotación de la misma y pueda distribuirse e intercambiarse entre
tantos usuarios como se desee; pero al mismo tiempo plantea un gran
problema en cuanto al nivel de información que es su parte ética y el
estudio de las posibilidades de mal uso o bien de uso por parte de
personas no autorizadas.

La informática se desarrolla basándose en normas, procedimientos y


técnicas definidas por institutos establecidos en el ámbito nacional e
internacional.
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La informática hoy en día se puede decir que es el campo que se


encarga del estudio y aplicación práctica de la tecnología, métodos,
técnicas y herramientas relacionadas con las computadoras y el manejo
de la información por medios electrónicos, el cual comprende las áreas
de la tecnología de información orientadas al buen uso y
aprovechamiento de los recursos computacionales para asegurar que la
información de las organizaciones fluya (entidades internas y externas
de los negocios) de manera oportuna, veraz y confiable; además es el
proceso metodológico que se desarrolla de manera permanente en las
organizaciones para el análisis, evaluación selección, implantación y
actualización de los recursos humanos (conocimientos, habilidades,
normas, etc.), tecnológicos (hardware, Software, etc.), materiales
(escritorios, edificios, accesorios, etc.), y financieros (inversiones)
encaminados al manejo de la información, buscando que no se pierdan
los propósitos de calidad, confiabilidad, oportunidad, integridad y
veracidad, entre otros propósitos.

1.1 HISTORIA DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA

Ubicación tradicional del área de informática dentro de la organización

Dirección
General de la
empresa

Area de
Unidad Unidad Unidad
informática
usuaria usuaria usuaria
centralizada
De De De De De De
par par par par par par
- - - - - -
tam tam tam tam tam tam
ent ent ent ent ent ent
1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN

Directa o indirectamente, usted interactúa en el mundo moderno con


una computadora: en los cajeros automáticos de los bancos, en la
compra de un boleto de avión, en su oficina, en la simple orden de
hamburguesas que come en el restaurante. Es pues, muy familiar para

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todo el quehacer del hombre actual el manejo de programas de


cómputo, así como de la información generada por estos medios.

A las empresas que poseen los centros de computo más modernos les
preocupa constantemente el control y la seguridad de dicha
información, por medio de procedimientos ágiles que incluyan la
confiabilidad y la restricción en el uso de la misma.

ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS


ORGANIZACIONES
Las organizaciones hoy en día las organizaciones requieren de sistemas
ya sean manuales o automatizados que les proporcionen rapidez en el
acceso de la información, es por eso que hoy mas que nunca dependen
de un sistema que involucre herramientas que proporcionen velocidad,
eficacia, estabilidad en el manejo de grandes volúmenes de información
para lograr una toma de decisiones oportuna. Estas nuevas demandas
obligan a las organizaciones pequeñas, medianas o grandes a contar con
equipos y sistemas de información.

SISTEMAS DE INFORMACION

El objetivo de un sistema de información es proveer una herramienta


que permita estandarizar tareas y procesos dentro de las
organizaciones, para permitir a los ejecutivos tomas de decisiones
centradas principalmente a sus recursos humanos. Además es
importante que cuenten con seguridad en el momento que se deben
tomar decisiones. Existen dentro la organización tres niveles que se
pueden esquematizar así:

Estratégico

Táctico

Operacional

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Esta pirámide tiene como objetivo mostrar como las organizaciones


deben contar con una base de información estándar suficiente y efectiva
que conlleve a la oportunidad, confiabilidad y calidad deseada en la
misma; además de controlar las operaciones a través de herramientas
administrativas que permitan la fluidez en el manejo de los recursos ya
sean humanos, económicos o materiales, definiendo un ambiente
integrado que brinde disponibilidad inmediata de la información en
cualquier parte del proceso.

Los beneficios serán:


• Un alto grado de control en los procesos interno
• Un flujo dinámico en el manejo de los recursos de las empresas
• Sistemas de información con la misma filosofía en cada proceso de
las diferentes empresas del grupo.

SISTEMAS EJECUTIVOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL


ESTRATÉGICO

El objetivo es generar un esquema de información confiable, oportuno y


resumido que permita evaluar las áreas operativas con relación a sus
metas, que coadyuven a la obtención de los objetivos de las
organizaciones; así como tener los elementos suficientes, para corregir a
tiempo las desviaciones que se detecten en el proceso normal de las
actividades de las empresas del grupo.

Los beneficios que se deben obtener son:


• Obtener información grafica sobre tendencias, proyecciones por
periodos largos de tiempo que permitan tomar decisiones estratégicas
a la alta gerencia.
• Monitoreo de información que permite ver el cumplimiento de
objetivos.
• Identificar desviaciones.

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SISTEMAS TACTICOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL


TACTICO

En este nivel se manejan sistemas de información a la medida de las


empresas permiten evaluar políticas internas y flujo de información, así
como aplicar las técnicas administrativas más adecuadas.

Los beneficios esperados serán:


• Obtención de información concentrada sobre las operaciones que se
realizan dentro de la organización.
• Monitoreo de las tareas diarias de la organización
• Apoyo para que las jefaturas o mandos medios puedan tomar
decisiones tácticas dentro la organización.

SISTEMAS OPERATIVOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL


OPERACIONAL

En este nivel se requiere de conocer a detalle de los movimientos diarios


a detalle dentro la operación del sistema.

Los beneficios esperados serán:


• Obtención de información detallada sobre los procedimientos y tareas
diarias.
• Monitoreo sobre las tareas diarias para que el nivel operativo pueda
modificar o corregir la operación diaria

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II PLANEACION DE LOS CENTROS DE INFORMATICA

2.1 VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN Y ESTUDIOS DE


REQUERIMIENTOS.

Los centros de informática garantizaran que todos los recursos y


proyectos involucrados en el proceso del desempeño y gestión,
obedezcan los principios básicos de un proceso administrativo.

Las ventajas de la planeación y estudio de los requerimientos de un


centro computacional son que se deben tener bien claros los objetivos
para los cuales fue creada el área, así como una Normatividad explícita
definiendo las funciones, responsabilidades y posición de todo el
personal involucrado, así como el estudio de los requerimientos, nos
permitirá determinar el sistema apropiado para implantarlo en nuestra
empresa, sin que parezca excesivo ni insuficiente, sino acorde a la
realidad, y dinamismo de la misma, así como que satisfaga los
requerimientos mínimos establecidos.

En general la planeación y estudio de los requerimientos nos dan la


pauta para la creación de los centros en informática, dándole el lugar
apropiado dada su importancia estratégica dentro de la empresa.

2.2 PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO INFORMÁTICO (PLAN A


MEDIANO PLAZO)

Se debe contar con un plan integral de desarrollo informático a mediano


plazo ante la cambiante tecnología informática y a que las innovaciones
están al día es preciso actualizarnos en la medida de las posibilidades de
la empresa y considerando que se cualquier mejora que se haga en este
rubro es considerada como una inversión que generara excelentes
dividendos a la organización, y generara una baja en los costos de
operación reduciendo el número de horas-hombre utilizadas para
realizar tareas cotidianas y rutinarias las cuales pueden ser
automatizadas, mediante la utilización de un sistema diseñado ex
profeso para este fin.

A manera de estudio a continuación presento el plan integral de


desarrollo informático, del INEGI a mediano plazo en el área del sector
público, que considero yo es el área más desprotegida en este sentido,

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ya que necesita sobremanera un impulso tecnológico sin precedentes en


toda la historia moderna de nuestro país:

SECTOR PÚBLICO
El sector público puede mejorar significativamente su funcionamiento y
su productividad si utiliza adecuadamente la informática para realizar de
manera más eficiente sus tareas administrativas, para enriquecer la
toma de decisiones, y para mejorar la calidad y la cobertura de los
servicios públicos.
Adicionalmente, a través de la informatización de los servicios que
presta, el sector público puede convertirse en un detonador para el uso
de estas tecnologías en los sectores privado y social.
Por lo tanto, en el Programa se propone alentar el aprovechamiento
adecuado de la informática en el sector público.

DIAGNÓSTICO
En México, el sector público ha tenido un papel muy importante en el
proceso de informatización. Fue uno de los primeros sectores que
introdujeron la computación en el país y, desde entonces, ha
representado una porción importante de la demanda de bienes y
servicios informáticos; alrededor de 30% del total del mercado en los
años recientes.
Del total del gasto informático de la Administración Pública, al sector
central corresponde el 28%, al para estatal 57% y a los gobiernos
estatales y municipales 15%. La reducida participación de los estados y
municipios en el gasto en informática se traduce en un serio rezago que
limita su eficiencia y sus capacidades administrativas y de dotación de
servicios.
La heterogeneidad de la inversión en informática se refleja en
diferencias relevantes en cuanto a la infraestructura y al uso de la
tecnología. Mientras algunas dependencias y entidades son comparables
a las más avanzadas del mundo, en cuanto al uso de las tecnologías de
la información, otras no han aprovechado sus beneficios.

En el sector público, en general, existe un fuerte desequilibrio entre las


inversiones en equipamiento, que utilizan gran parte del uso de
recursos, y las correspondientes a programas para computadora,
comunicaciones y capacitación. Adicionalmente, la falta de una
planeación adecuada ha propiciado ineficiencias para aprovechar la
infraestructura existente, y una atención insuficiente a incorporar la
tecnología para mejorar sus funciones sustantivas, como atención al
público y prestación de servicios.

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Para apoyar la planeación del desarrollo informático se han creado


comités institucionales, como es el caso en las secretarías de
Gobernación, Hacienda y Crédito Público, Desarrollo Social, Agricultura,
Ganadería y Desarrollo Rural, Comunicaciones y Transportes, Educación
Pública, Salud, Trabajo y Previsión Social, Medio Ambiente, Recursos
Naturales y Pesca; y en el Departamento del Distrito Federal. En la
quinta parte de los gobiernos estatales existen comités. Aún falta mucho
por hacer en términos de fortalecer los mecanismos institucionales
internos para asegurar un adecuado aprovechamiento y planeación de
recursos informáticos.

En cuanto a la estrategia tecnológica, a partir de 1991 se ha presentado


una tendencia hacia el uso de tecnologías abiertas y distribuidas, redes
locales y paquetería estandarizada, lo cual ha favorecido, entre otros
aspectos, cambios en las organizaciones y la descentralización de
actividades. Sin embargo, aún hay muchas áreas que utilizan
tecnologías obsoletas o inadecuadas para atender las necesidades
actuales.

El desarrollo de bases de datos institucionales con disponibilidad pública


es muy incipiente. Para 1995, de un total de 215 bases de datos
comunicadas por 31 instituciones, sólo 11 brindan acceso al público. De
igual manera, se requiere aprovechar mejor la infraestructura de
telecomunicaciones para la conexión entre dependencias y para la
prestación de servicios telemáticos públicos.

Adicionalmente, existen algunos factores normativos, funcionales y de


hábito que han limitado el buen desarrollo de la informática. Estos
factores se reflejan en la fluctuación de las inversiones, condiciones
laborales que dificultan contar con buenos especialistas informáticos, los
problemas para ejercer ciertas partidas presupuestales y la falta de una
cultura informática general.

Recientemente, como resultado de los trabajos del Comité de


Autoridades de Informática de la Administración Pública, se han
realizado algunas modificaciones del clasificador por objeto del gasto
que deberán observar las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, emitido por la Secretaría de Hacienda y
Crédito Público en septiembre de 1995, que permiten una adecuada
identificación de los bienes y servicios informáticos. Asimismo, se ha
promovido la cultura informática entre los servidores públicos, mediante
una creciente actividad de capacitación. En esta última, desde 1994, se
imparte la Especialización de Alta Dirección en Informática
Gubernamental, coordinada por el Instituto Nacional de Estadística,
Geografía e Informática y el Instituto Nacional de Administración Pública.
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Sin embargo, son muchos los retos que aún se tienen en todos éstos y
otros aspectos que inciden en el aprovechamiento de la informática.

OBJETIVOS
Dado lo anterior, un objetivo fundamental del Programa de Desarrollo
Informático es fomentar el uso de la informática en el sector público,
para mejorar su organización y administración, y para aumentar la
eficiencia, calidad y cobertura de los servicios públicos en el marco de la
modernización de la Administración Pública. Asimismo, para atender las
necesidades locales en el contexto del nuevo federalismo y del
fortalecimiento de los estados y los municipios.

ESTRATEGIAS
• Enfocar los esfuerzos y recursos a proyectos informáticos dirigidos
a incrementar la eficiencia de las instituciones, a orientar los
trámites y servicios administrativos para que satisfagan las
necesidades de la población, y a mejorar los servicios públicos
directamente relacionados con el bienestar social y el
mejoramiento de la calidad de vida.
• Promover que el sector público se convierta en detonador del
desarrollo informático en otros sectores, a través de la
automatización de sus servicios y de la introducción de
innovaciones tecnológicas y nuevas aplicaciones.
• Asegurar la adecuada planeación y coordinación del desarrollo
informático del sector público en el marco de los programas y
proyectos prioritarios de cada institución, considerando la
definición de estrategias tecnológicas de largo plazo, la realización
de los proyectos de mediano plazo y los ajustes de corto plazo que
permitan aprovechar la aparición de nuevas tecnologías.
• Mejorar la calidad de los especialistas en informática de las
instituciones públicas, y elevar la cultura informática de los
servidores públicos para garantizar la asimilación de esta
tecnología.

LÍNEAS DE ACCIÓN
Con objeto de atender las estrategias definidas para aprovechar la
informática en el sector público se proponen acciones en 10 líneas
fundamentales: administración interna; trámites y servicios
administrativos; intercambio de información; información pública;
servicios públicos para atender demandas sociales prioritarias;
planeación; estructuras administrativas; adquisiciones; políticas y
estándares y, por último, profesionalización de los servidores públicos.
Estas líneas fueron definidas -entre otros- conjuntamente con los
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servidores públicos responsables de las áreas de informática de la


Administración Pública Federal, Estatal y Municipal.
Será fundamental para las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal poner en marcha estas acciones.
Asimismo, se coordinarán acciones con los gobiernos estatales y
municipales y con los Poderes Legislativo y Judicial en apoyo de los
proyectos que estimen convenientes.

ADMINISTRACIÓN INTERNA

• Optimizar o desarrollar sistemas informáticos para mejorar la


eficiencia de las tareas administrativas al interior de cada
dependencia del sector público. La definición de éstos debe
realizarse dentro del Programa de Modernización de la
Administración Pública y de los programas institucionales de
desarrollo administrativo, analizando previamente las
posibilidades de mejora de procesos.

TRÁMITES Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS


• Optimizar o desarrollar sistemas informáticos para mejorar la
calidad de los servicios administrativos de atención al público. Los
sistemas deben definirse en función de proyectos globales de
rediseño de procesos, creación de servicios integrados y análisis
del costo-beneficio.
• Realizar los estudios necesarios para establecer normas y
estándares que faciliten la aplicación de las tecnologías de la
información en los servicios telemáticos.
• Realizar proyectos piloto de aplicaciones para prestación de
servicios telemáticos públicos, que permitan extender su
implantación a toda la Administración Pública.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN
• Fomentar el desarrollo de sistemas interinstitucionales para
agilizar trámites en procesos que incluyen el intercambio de
información entre varias dependencias.
• Promover el desarrollo de bases de datos y sistemas de
intercambio de información que faciliten y fortalezcan las
relaciones y la coordinación entre las diversas instancias
federales, estatales y municipales.

INFORMACIÓN PÚBLICA
• Crear una infraestructura de información que beneficie a las
instituciones públicas, al sector privado y a la sociedad, mediante

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el desarrollo de bases de datos sobre temas específicos que


incluyan información nacional, regional, sectorial e institucional.
• Impulsar la amplia disponibilidad de la información catastral a
través de medios digitales.
• Establecer criterios que permitan promover y articular los
esfuerzos del Gobierno para poner a disposición de la ciudadanía
información pública en redes de datos nacionales e
internacionales.

SERVICIOS PÚBLICOS DE ATENCIÓN A DEMANDAS SOCIALES


PRIORITARIAS
• Aprovechar dentro del sistema educativo las nuevas formas de
enseñanza y capacitación que brinda la informática.
• Usar la informática para mejorar los servicios de salud y seguridad
social, aprovechando su potencial en favor tanto de la atención a
los usuarios como de la gestión administrativa.
• Desarrollar sistemas de información que apoyen a los organismos
responsables de la seguridad pública en la coordinación policial y
en la prevención e investigación del delito, así como para mejorar
los procesos de procuración de justicia.
• En la instrumentación de los programas sectoriales,
institucionales, regionales y especiales del Plan Nacional de
Desarrollo 1995-2000, identificar proyectos informáticos en las
áreas donde las tecnologías de la información tengan mayor
potencial para alcanzar las metas previstas.
• En los proyectos informáticos nacionales y regionales, previstos en
la instrumentación de este Programa, incorporar los temas que se
consideren prioritarios por sus repercusiones para elevar el
bienestar social.

PLANEACIÓN
• Realizar una adecuada planeación informática en el marco de los
programas y proyectos prioritarios de cada dependencia o entidad
del Gobierno Federal, de acuerdo con los lineamientos que se
establezcan para elaborar los programas institucionales de
desarrollo informático. Los lineamientos establecerán, entre otros
aspectos, la obligatoriedad de un proceso de planeación de
mediano plazo, con revisiones anuales, así como los mecanismos
de seguimiento, control, evaluación y ajuste.
• Considerar las previsiones presupuestales que permitan asegurar
el financiamiento programado para proyectos tecnológicos de
equipamiento y de desarrollo de sistemas de información a
mediano plazo.
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• Promover, entre los gobiernos estatales y municipales, la


formulación de lineamientos para elaborar sus respectivos
programas de desarrollo informático, procurando que éstos sean
consistentes con los proyectos informáticos regionales.
• Considerar, en los proyectos tecnológicos, el asesoramiento
académico y la vinculación con centros de investigación que
posibiliten desarrollos innovadores y eficientes para atender las
necesidades del sector público.

ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS
• Instituir áreas coordinadoras del desarrollo informático a nivel
institucional para las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, y promover su creación a nivel
estatal o municipal.

Las funciones básicas de estas áreas serán la coordinación


instrumentación y seguimiento de los programas institucionales,
estatales o municipales de desarrollo informático, así como la
definición de políticas, normas y estándares, además de las
funciones específicas que se definan en cada caso de acuerdo con
su propio contexto.

• Consolidar el funcionamiento de los comités informáticos que han


sido creados en algunas dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, y constituirlos donde no existen.
Estos comités deberán propiciar la participación de las autoridades
responsables de la planeación institucional, a fin de garantizar que
la planeación informática se realice en función de los objetivos de
la institución.
Asimismo, promover la consolidación de los comités existentes en
los gobiernos estatales y municipales, y su creación donde no se
han constituido.

Los comités de informática deberán tener como funciones básicas


la planeación, evaluación y ajuste de los programas
institucionales, estatales o municipales de desarrollo informático,
además de las funciones específicas que se definan en cada caso
de acuerdo con su propio contexto.

ADQUISICIONES
• Asegurar que la normatividad de adquisición de bienes y
contratación de servicios informáticos atienda a criterios de
simplificación y transparencia de los procesos.

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POLÍTICAS Y ESTÁNDARES
• Formular, en cada una de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, las políticas y estándares que se
requieran respecto a programas para computadora, intercambio
de información, uso de equipo, desarrollo de sistemas,
certificación, seguridad, auditoria y mantenimiento. Asimismo,
impulsar su definición en los gobiernos estatales y municipales.

• Determinar las políticas, estándares y medidas de seguridad para


la operación de sistemas de información que permitan el
intercambio electrónico de documentos entre distintas
instituciones gubernamentales.

• Definir las políticas y estándares para el desarrollo y operación de


bases de datos de interés público, así como las normas y
lineamientos que garanticen la protección y seguridad de la
información.

PROFESIONALIZACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS

• Instrumentar proyectos que permitan continuar con la


capacitación de los servidores públicos asegurando, en particular,
que los niveles de decisión cuenten con una adecuada cultura
informática.
• Fortalecer las actividades de actualización del personal informático
que permitan fomentar la incorporación adecuada de nuevas
tecnologías.
• Asegurar la identificación y la categorización apropiadas del
personal informático en las instituciones públicas, de manera que
permitan su profesionalización y el establecimiento de esquemas
de servicio de carrera.

2.3 PLANES OPERATIVOS ANUALES

Se debe contar con planes operativos anuales con el fin de contar con
un marco de referencia para medir la operatividad de los centros en
informática, así como lograr una estructuración firme y duradera de
dichos centros, coadyuvando al desarrollo conjunto de la empresa.

A continuación presento un caso de estudio como son los planes


operativos anuales del INEGI como referencia:

Para el año 2000:


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• El intercambio de información entre dependencias podrá realizarse


por medio de redes.
Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se elaborarán los
términos de referencia para sistemas de intercambio de
información por medio de red, considerando, en particular,
aquéllos donde una oficina de gobierno solicita a los
ciudadanos información que proporciona otra dependencia para
la prestación de un servicio público.
• Los trámites de las empresas privadas con las dependencias de la
Administración Pública Federal, como los correspondientes a su
registro y los relativos a compras gubernamentales, podrán
realizarse por medio de redes desde una terminal, un teléfono
digital o una computadora personal.
Metas iniciales: Para 1997 estará funcionando un sistema en
red para la publicación de bases de licitación, inscripción de
ofertas, publicación de resultados y seguimiento de
adjudicaciones, donde se registrarán todas las licitaciones
públicas para la adquisición de bienes y servicios en la
Administración Pública Federal. Este sistema deberá ser
accesible desde todas las capitales estatales de la República.
En el segundo semestre de 1996, se definirá el diseño de un
sistema en red para realizar los trámites de registro de
empresas ante las dependencias gubernamentales.
• Diversos trámites que realizan los ciudadanos con dependencias y
entidades de la Administración Pública, podrán satisfacerse por
medio de redes desde una terminal, un teléfono digital o una
computadora personal.
Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se elaborará un
estudio de factibilidad para la definición de proyectos piloto de
servicios públicos por medio de red.
• Más amplia información estadística de la Administración Pública
Federal, Estatal y Municipal estará disponible vía red o en medio
magnético u óptico.
Metas iniciales: En el segundo semestre de 1996 se coordinará
la elaboración de los términos de referencia para desarrollarlos
sistemas de bases de datos con información estadística en el
sector gubernamental.
Para el primer semestre de 1997, se contará con un catálogo y
con los términos de referencia para la estandarización de bases
de datos estatales y municipales con información estadística de
mayor importancia. En el segundo semestre de 1997 operará
un sistema de bases de datos estadísticos de la Administración
Pública Federal.

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Para el segundo semestre de 1999 se iniciará la


estandarización de la producción cartográfica catastral para
usos múltiples, bajo especificaciones homogéneas, con
estándares de calidad certificables y en niveles de producción y
actualización estables.
• Diversos servicios de educación se podrán proporcionar utilizando
las tecnologías de la información.
Meta inicial: En el segundo semestre de 1996, se realizará un
estudio de viabilidad y los términos de referencia para un
proyecto de incorporación de tecnologías de la información en
el sistema educativo nacional, que permita mejorar métodos de
enseñanza y materiales de apoyo, proporcionar educación
remota y capacitar profesorado. Para el segundo semestre de
1997, se llevarán a cabo dos proyectos piloto, uno de educación
y el otro de capacitación para adultos.
• Los servicios de seguridad pública y procuración de justiciase
apoyarán en la moderna tecnología informática.
Meta inicial: En el primer semestre de 1996, se diseñará un
sistema de información nacional sobre seguridad pública. En el
segundo semestre de 1996, se iniciará el desarrollo de los
subsistemas correspondientes al Registro Nacional del Personal
de Seguridad Pública, al Registro Nacional de Armamento y
Equipo, y al Banco de Datos sobre delitos y responsables para
el apoyo a la procuración de justicia, estadística general de
seguridad pública, servicios de atención a la población y
normatividad, más otros servicios integrados de información.
• Los servicios de salud y seguridad social se apoyarán en las
tecnologías de la información.
Meta inicial: En el primer semestre de 1996, se difundirán los
términos de referencia y el programa detallado de actividades
de un proyecto para reforzar y actualizar el uso y las
aplicaciones de las tecnologías de la información, con el
propósito de elevar la calidad y oportunidad de los servicios de
seguridad social, principalmente los referentes a la atención
médica y las prestaciones económicas.

2.4 ESTUDIOS TÉCNICOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES


Y SERVICIOS INFORMÁTICOS

Es importante efectuar estudios para la adquisición de bienes y servicios


informáticos, con el fin de encontrar los que mejor se adapten a las
características de la empresa, en cuanto a calidad, precio y garantía, ya
que si se cuenta con un presupuesto reducido para este rubro se tendrá

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que tener mucho cuidado en la elección de los proveedores de bienes y


servicios, previa selección y valoración de los mismos con el fin de que
obtengan todo el respaldo para que en caso de algún problema sean
solucionados de inmediato, y con el mínimo de costos para la empresa
con el fin de salvaguardar los activos de la misma.

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III ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS CENTROS EN


INFORMATICA

3.1 UBICACIÓN DE LOS CENTROS EN LAS EMPRESAS

Aproximadamente entre cinco y seis años atrás, el área de


informática se había formado con los siguientes departamentos.

Etapa I

Responsable
del área de
informática

Análisis, Captura Operación


diseño y De de
programación datos computadoras

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El flujo de actividades se comportaba como sigue:

Requerimientos
del usuario

Análisis, diseño y
programacion

Acuerdos de
recepción de
datos y horarios
de servicio

Producción

Resultados

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Utilización
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3.2 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS CENTROS


DE INFORMÁTICA

Por espacio de dos años, aproximadamente el esquema fue el mismo y


aunque hubo algunas variantes, éstas no fueron significativas. Sin
embargo, con la aparición de los sistemas on line súbitamente el
panorama cambió, y la organización del área informática adquirió la
siguiente estructura:

Gerencia
del área de
informática

Analisis y Unidad de
Unidad de Soporte
Diseño de programaci
operación técnico
sistemas ón

Red Captur Softwa


Sistema Sistema Sistema Sistema Softwar
s Batch s on line s Batch s on line
Computad On a de e local
re en
ora line datos linea

Los efectos fueron los siguientes:

• Hubo cambio de organización.

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• Se establecieron especialidades
• Los procedimientos de control variaron drásticamente
• Se establecieron nuevos estándares de trabajo
• Se incremento el número de usuarios
• Se incrementó la configuración del equipo de computo
• Las cargas de trabajo aumentaron, ya que varios sistemas batch
pasaron a ser on line

Como se notara, dentro de la institución el área de informática adquirió


más importancia, ya que alcanzo el nivel de gerencia.

Transcurrido un año, el impacto de las bases de datos y los adelantos en


el hardware y software volvieron a conformar una nueva estructura en el
área de informática (véase la figura de etapa III), los cambios fueron los
siguientes.

• Cambio de organización
• Cambio de procedimientos de control
• Cambio de métodos de trabajo
• Cambio de funciones y responsabilidades
• Las cuotas de producción se elevaron
• Se abrieron más horarios de servicio
• Hubo más usuarios

Ahora el área de informática participa en el nivel de Subdirección dentro


del esquema organizacional de la empresa.

Esta organización fue también temporal, pues en lapsos de tiempo


breves cambio hasta alcázar el nivel de dirección, bajo la cual existían
varias subdirecciones, de las cuales, para abreviar, solo se
esquematizan dos de ellas; la complejidad de su estructura salta de
inmediato a la vista. Estas dos subdirecciones, de entre las seis que
existían al momento de realizar la investigación, se conformaban como
se ilustra en el organigrama de etapa IV.

3.4 FUNCIONES DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA

El área de informática es un área de servicio, cuyo objetivo es apoyar al


resto de las áreas de la organización. Por tanto debe hacerse conciencia
de lo siguiente:

El 10% de la productividad del personal del área de informática debe ver


hacia dentro.
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El 90% restante debe proyectarse hacia fuera.

La aseveración anterior obedece a que el trabajo del profesional en


informática es muy apasionante, y por tratarse de una tecnología
novedosa y en constante auge, aquel se llega a enfrascar en la idea de
que sus actividades se circunscriben al ambiente interno del área de
informática, sin darse cuenta que el beneficio de su trabajo producirá
fuera de dicha área.
La eficiencia en el área de informática, en cuanto a la calidad y
oportunidad de la información que genera, representa un poderoso
eslabón, el cual unido a la cadena de los servicios que presta la empresa
o institución, conforma el esquema de la información-usuario-servicio.

3.4 DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LOS


DIVERSOS ÓRGANOS DE UN CENTRO DE INFORMÁTICA.

Dirección
De
Informática

Gerencia Gerencia Gerencia


Gerencia
De De De
De
Desarrollo Consultoría Servicios
Desarrollo
de Técnica De
técnico
sistemas A usuarios cómputo

GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS

Descripción

Es responsable de automatizar los requerimientos de información de


aquellas unidades usuarias que por el alcance de sus operaciones dentro
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de la empresa, volúmenes de datos y requerimientos específicos de


servicio, necesitan ser satisfechas mediante el desarrollo de sistemas de
informática, o el aprovechamiento del banco de datos centralizado en la
computadora principal

Desarrollo de funciones

De planeación:

a) En conjunto con el usuario y e coordinación con la gerencia


de consultoría técnica a usuarios, precisa objetivos, alcances,
normas y políticas que regirán cada sistema.
b) En conjunto con el director de informática y los directivos de
las unidades usuarias, analiza el alcance posible de los
proyectos de sistemas que consideren inversiones no previstas
con anterioridad, a fin de lograr su autorización.
c) Participa en la planeación para que los requerimientos de
hardware y software que estarán involucrados en el desarrollo
de los sistemas, se encuentren disponibles en las fechas en que
serán utilizados. Esto lo hace en coordinación con la gerencia
de desarrollo técnico.
d) Establece, junto con el usuario, el plan estratégico para el
inicio y desarrollo de los sistemas por diseñar
e) Analiza las cargas de trabajo del personal bajo su dirección,
establece los equilibrios necesarios en función de los
requerimientos de cada sistema.
f) Formaliza compromisos con apego a la capacidad y
disponibilidad de su personal.
g) Asigna proyectos para los coordinadores de sistemas, en
función de la importancia del servicio de cada sistema.

De administración:

a) Participa en el desarrollo de metodología de trabajo ex


profeso, para su área de acción.
b) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo
establecidos, y regula las deficiencias detectadas.
c) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos, sean
respetados y puestos en práctica
d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a
trabajos con la calidad suficiente, y que permitan labores de
mantenimiento seguras y bajo control
e) Establece mecanismos de medición que le permitan detectar
a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, para
establecer correctivos oportunos.
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f) Evalúa periódicamente el nivel técnico de su personal, y


analiza si es congruente con la magnitud de los proyectos en
cartera, o en su defecto, la tendencia de éstos, para establecer
los requerimientos de capacitación necesarios, haciendo las
solicitudes correspondientes a la gerencia de desarrollo técnico.
g) Lleva registro sistemático de fallas en sistemas puestos en
producción, y las analiza para determinar las causas y acciones
a emprender.
h) Evalúa en forma periódica el desempeño de los recursos
humanos y establece planes de incentivos para evitar rotación
de personal
i) Periódicamente coordina juntas con los usuarios para
percatarse de que los resultados que éstos reciben, satisfacen
los requerimientos de información, tanto en oportunidad como
en calidad.
j) Informa de compromisos adquiridos, avances, logros,
requerimientos y cualquier dato de importancia para el director
de automatización.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos que le permitan conocer la


evolución de los recursos de cómputo para que los diseños se apeguen a
los métodos modernos.

PUESTO: COORDINADOR DE SISTEMAS

Descripción

Es responsable de cubrir los requerimientos de información de un


módulo especifico dentro del ámbito de la compañía.

Desarrollo de funciones

De planeación:

a) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas, analiza


los objetivos, alcances normas y políticas que regirán al
sistema, a fin de establecer las bases para el diseño.
b) En conjunto con el gerente de desarrollo de sistemas,
verifica la disponibilidad de recursos técnicos y humanos, para
estructurar un plan maestro de actividades que garanticen la
correcta consecución del mismo.

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c) En conjunto con los usuarios, establece las responsabilidades


mutuas para el desarrollo de cada sistema.
d) Lleva a cabo la asignación del sistema para el líder de
proyecto correspondiente.
e) En conjunto con el líder del proyecto, analiza el plan maestro
y establece fechas de compromiso.

De administración:

a) Vigila que las actividades establecidas en el plan maestro


sean cubiertas cabalmente.
b) En conjunto con el líder de proyecto correspondiente, inicia
las visitas a usuarios directivos a fin de empezar con platicas de
detalle para el inicio del diseño del sistema.
c) Verifica que el desarrollo de todo el sistema se apegue a la
metodología detallada establecida para tal fin.
d) Administra el control de actividades y calendarios de los
lideres de proyecto, para vislumbrar desviaciones y detectar
causas y opciones de solución.
e) Lleva informes de avances para mantener informado al
gerente de desarrollo de sistemas
f) Coordina juntas con los usuarios directivos, para precisar los
resultados de cada sistema
g) Lleva a cabo prestaciones de avance hacia los usuarios
directivos, para lograr congruencia de actividades durante el
desarrollo del sistema.
h) Supervisa y autoriza el control de cambios a los sistemas
bajo su responsabilidad.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos que le permitan conocer la


evolución de los recursos de cómputo, para que los diseños se apeguen
a los métodos modernos.

PUESTO: LIDER DE PROYECTOS

Descripción

Es responsable del diseño, programación y mantenimiento de


varios sistemas de un mismo tipo.

Desarrollo de funciones

De planeación:
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a) Realiza visitas y entrevistas a nivel de usuarios operativos,


para elaborar el diseño conceptual de cada sistema
b) Establece el plan detallado de actividades para todo el
sistema, en conjunto con los analistas programadores
c) En conjunto con los usuarios operativos, analiza la utilidad
práctica de los resultados para obtener de cada sistema.
d) Descompone en módulos cada sistema, y establece
prioridades de desarrollo acordadas con el usuario.
e) Asigna cada módulo al analista-programador
correspondiente.
f) En conjunto con los usuarios, establece el plan de
implantación de cada sistema por liberar.

De administración:

a) Administra los calendarios de detalle, de manera que no


existan retrasos.
b) Verifica que el desarrollo de cada sistema se apegue a los
estándares de documentación establecidos
c) Verifica que las pruebas de módulos e integrales cubran
todas las condiciones determinadas para el proceso de los datos
de cada sistema.
d) Vigila que la calidad del diseño y programación se sujete a
los estándares técnicos establecidos.
e) Lleva a cabo presentaciones al usuario sobre ejemplos de los
resultados obtenidos en las pruebas.
f) En conjunto con el usuario, administra la puesta en marcha
de los módulos de cada sistema
g) Vigila que el mantenimiento de los sistemas se lleve a cabo
por medio de un control efectivo de cambios.

Técnicas:

a) Desarrolla el diseño conceptual de cada sistema


b) Participa en cursos específicos sobre las facilidades técnicas
del equipo de computo, para que sus diseños consideren las
facilidades que tiene disponibles.
c) Se mantiene informado sobre paquetes de software que
existen en el mercado, para abreviar el diseño de algunos
sistemas.
d) Participa en seminarios de actualización que le permitan
conocer la evolución de los recursos de cómputo para que los
diseños y la programación sean más efectivos y confiables.

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PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR

Descripción

Es responsable del diseño detallado y de la programación de los


módulos de un sistema asignados a él.

Desarrollo de funciones

De planeación:

a) Realiza investigaciones y entrevistas a nivel usuario


operativo, para desarrollar el diseño detallado de los módulos
del sistema asignados a él.
b) Elabora el calendario de actividades detallado para el diseño
y programación de los módulos asignados a él.

De administración:

a) Administra su tiempo en función de las actividades por cubrir


a fin de cumplir con las fechas de compromiso.
b) Coordina las pruebas con el usuario de los módulos por
liberar.

Técnicas:

a) Desarrolla el diseño detallado de los módulos del sistema


asignados a él.
b) Desarrolla la definición de cada programa resultante del
diseño detallado.
c) Documenta el diseño detallado con base en los estándares
establecidos.
d) Lleva a cabo la programación y prueba de cada programa
resultante del diseño detallado y lo documenta.
e) Capacita la prueba integral de cada módulo asignado a él, y
la valida.
f) Capacita técnicamente a los usuarios en la implantación de
los módulos del sistema asignados a él.
g) Participa en cursos específicos sobre las facilidades técnicas
del equipo de cómputo para que sus diseños y programación
consideren las facilidades que tiene disponibles.
h) Participa en seminarios de actualización que le permitan
mejorar sus diseños y programación.
i) Imparte cursos específicos de acción, a analistas y
programadores de nuevo ingreso a la instalación.
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j) Realiza el mantenimiento necesario para los módulos


responsabilidad de él a fin de que los resultados de los mismos
siempre sean satisfactorios para las necesidades cambiantes de
los usuarios.
PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR

Descripción

Es responsable de resguardar, controlar, depurar y actualizar la


documentación correspondiente a cada sistema.

Desarrollo de funciones

De planeación:

No realiza funciones de planeación.

De administración:

a) Centraliza la documentación integral de cada sistema


b) Actualiza la documentación con los cambios que le reportan
c) Depura la documentación obsoleta, bajo autorización del
gerente de desarrollo de sistemas.

Técnicas:

No realiza funciones técnicas

GERENCIA DE CONSULTORIA TÉCNICA A USUARIOS

PUESTO: GERENCIA DE CONSULTORIA TECNICA A USUARIOS

Descripción

Es responsable de asesorar a las unidades usuarias para


determinar el tipo y el nivel de tecnología que satisfaga sus
requerimientos de información, y encaminadas hacia la opción
apropiada. Esta área es la que integra al usuario a los servicios de
cómputo.

Desarrollo de funciones

De planeación:
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a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos


específicos de información solicitados.
b) Determina si los requerimientos de información pueden ser
satisfechos por el desarrollo de algún sistema procesable en el
equipo de cómputo central, y participa en la delegación del
proyecto hacia la gerencia de desarrollo de sistemas.
c) Determina si los requerimientos de información del usuario
deberán ser satisfechos por equipo y software autónomo al
computador central.
d) En conjunto con el director de automatización y con los
directivos de las unidades usuarias determina las posibilidades
de alcance para logra la autorización.
e) Participa en la planeación para que los requerimientos de
hardware y software que estarán involucrados en el proyecto,
se encuentren disponibles en las fechas planeada. Esto lo hace
en coordinación con la gerencia de desarrollo técnico.
f) Establece en conjunto con el usuario, el plan estratégico
para el inicio y desarrollo del proyecto.
g) Analiza las cargas de trabajo del personal que esta bajo su
dirección, y establece los equilibrios necesarios en función de la
magnitud de cada proyecto.
h) Formaliza compromisos en apego a la capacidad y
disponibilidad de su personal.
i) Asigna los proyectos al personal a su cargo.

De administración:

a) Participa en el desarrollo de metodologías de trabajo


dirigidas a su área de acción.
b) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo
establecidos, regula las deficiencias detectadas.
c) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos, sean
respetados y puestos en práctica.
d) Observa que los procedimientos establecidos conduzcan a
trabajos con calidad suficiente y que permitan labores de
mantenimiento seguras y bajo control
e) Establece mecanismos de medición que le permiten detectar
a tiempo desviaciones en los calendarios de compromisos, a fin
de establecer correctivos oportunos.
f) Evalúa periódicamente el nivel técnico de su personal, y
analiza si es congruente con la magnitud del proyecto en
cartera, o en su defecto, la tendencia de estos, para establecer
los requerimientos de capacitación necesarios, y hace las
solicitudes pertinentes a la gerencia de desarrollo técnico.
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g) Lleva registro sistemático de las fallas de los sistemas


detectadas por los usuarios, y analiza para determinar cuales
son las causas y las acciones por emprender.
h) Evalúa en forma periódica el desempeño de su personal, y
establece planes de incentivos para evitar rotación de personal
i) Periódicamente coordina juntas con los usuarios para
percatarse de que los resultados de éstos obtienen, satisfacen
los requerimientos de información predefinidos.
j) Elabora informes de compromisos adquiridos, avances,
logros, requerimientos y cualquier dato de importancia para el
director de automatización.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos de actualización, para conocer


nuevos equipos y paquetes disponibles que ofrezcan a los usuarios
más ventajas operativas y de información.

PUESTO: CONSULTOR DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS

Descripción

Es responsable de asesorar técnicamente a los usuarios para


sistematizar sus requerimientos de información, ya sea optimizando los
procedimientos de trabajo o por medio de equipos de cómputo para
oficina.

Desarrollo de funciones

De planeación:

a) En conjunto con el usuario, analiza los requerimientos


específicos de información para evaluar la utilidad que éstos
representan, tanto en calidad como en oportunidad.
b) En conjunto con el usuario, analiza los volúmenes de datos
por procesar, para vislumbrar si se requiere la mecanización de
éstos y el tipo de equipo necesario, ya que puede ser sólo la
instrumentación de procedimientos administrativos y equipo
especial de oficina lo requerido para satisfacer las necesidades
de información.
c) En caso de que la solución sea un computador de oficina,
participa en coordinación con el usuario para elaborar un plan
de actividades conjuntas.

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De administración:

En conjunto con el usuario, administra el plan de actividades para


cumplir con las fechas de compromiso.

Técnicas:

a) Asesora técnicamente al usuario para la elaboración del


manual de métodos y procedimientos, cuando se trate del
desarrollo de un sistema administrativo.
b) Asesora técnicamente al usuario en la implantación de un
sistema administrativo.
c) Asesora técnicamente al usuario para la elaboración del
manual de requerimientos de automatización. Esto es para
cuando se use un computador para oficina.
d) Presenta el manual de procedimientos de automatización al
gerente de consultoría técnica, para tramitar la adquisición de
software y hardware a través de la gerencia de desarrollo
técnico.
e) Si es necesario desarrollar un sistema por la falta de un
paquete de software que satisfaga los requerimientos de
información, o porque resulte más costeable, dará la asesoría al
usuario para el desarrollo del análisis y diseño del sistema y su
documentación.
f) Participa en seminarios técnicos de actualización para
conocer nuevos productos de hardware y software que existen
en el mercado.

PUESTO: CONSULTOR TECNICO

Descripción

Es responsable de la puesta en marcha del hardware y el software


para los usuarios con sistemas automatizados autónomos al computador
central.

Desarrollo de funciones

De planeación:

Elabora el plan de trabajo para la instalación de hardware y


software requeridos

De administración:
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a) Lleva registro de fallas en los paquetes de software


contratados e instalados en los computadores propios de los
usuarios, así como de las correcciones.
b) Lleva registro de los paquetes instalados en las
computadoras propios de los usuarios y proveedores de éstos.

Técnicas:

a) Coordina la instalación de hardware y software en la fase de


puesta en marcha
b) Verifica que funcionen correctamente.
c) Coordina la capacitación técnica para la autosuficiencia de
los propios usuarios
d) Asesora al usuario en la contratación de su propio personal
técnico
e) Asesora al personal técnico propio del usuario cuando se
trate del desarrollo y programación de un sistema
automatizado.
f) Realiza visitas de auditoria técnica cuando los sistemas ya
están en producción. Asesora al personal técnico propio del
usuario cuando detecta deficiencias en la utilización del equipo
de computo.
g) Evalúa la autosuficiencia técnica del personal propio del
usuario y emite dictamen y sugerencias.
h) Imparte seminarios de informática a usuarios nuevos.

GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO

PUESTO: GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO

Descripción

Es responsable de mantener en forma permanente la


disponibilidad de hardware y software en condiciones para permitir la
operatividad de las unidades usuarias que reciben el servicio, además
de cubrir a tiempo los calendarios de producción de los sistemas
liberados.

Desarrollo de funciones

De planeación:

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a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas,


estructura los planes de servicio requeridos por las unidades
usuarias.
b) En conjunto con la gerencia de desarrollo técnico, establece
los planes de instalación, puesta en marcha y mantenimiento
del hardware y software requeridos por los sistemas.
c) Desarrolla los planos físicos considerando dimensiones
locales, ubicación estratégica de equipo, seguridad de las
instalaciones, configuraciones optimas de equipo e
instalaciones físicas de acondicionamiento ambiental.
d) Lleva la planeación de las cargas de trabajo, de manera que
se pueda vislumbrar a tiempo la posible saturación en
cualquiera de los servicios de cómputo responsabilidad de él.

De administración:

a) Establece las medidas de control y seguridad de acceso a las


distintas áreas restringidas.
b) Participa en el desarrollo de metodologías de trabajo
dirigidas a su área de acción.
c) Evalúa la funcionalidad de los métodos de trabajo
establecidos y regula las deficiencias detectadas.
d) Se asegura que los métodos de trabajo establecidos sean
respetados y puestos en práctica.
e) Establece mecanismos de medición que le permitan detectar
con tiempo desviaciones en los calendarios de servicio y
establecer medidas correctivas.
f) Lleva el control de facturación para los servicios de
mantenimiento de hardware, software e instalaciones diversas,
canaliza las facturas para su autorización cuando los servicios
son satisfactorios a plenitud.
g) Vigila que el mantenimiento del hardware, software e
instalaciones diversas reúnan los rasgos de calidad que le
permitan dar un servicio continuo.
h) Lleva registro sistemático de fallas de hardware, software y
sistemas de producción, y emprende las acciones necesarias
para su corrección.
i) Evalúa periódicamente el nivel técnico y administrativo de su
personal y analiza si es congruente con el nivel de la tecnología
operada bajo su responsabilidad, asimismo establece los
requerimientos de capacitación necesarios y los solicita a la
gerencia de desarrollo técnico.
j) Evalúa en forma periódica el desempeño de los recursos
humanos y establece planes de incentivos para evitar rotación
de personal.
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k) Periódicamente coordina juntas con la gerencia de desarrollo


de sistemas y la gerencia de desarrollo técnico para evaluar si
los niveles de servicio cubren las necesidades de información
de las distintas unidades usuarias, o en su defecto, estructurar
acciones conjuntas.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos de actualización que le permitan


coordinar la explotación más efectiva de los recursos de hardware y
software disponibles.

PUESTO: JEFE DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Descripción

Es responsable de vigilar el mantenimiento sistemático del equipo


de cómputo para lograr que el servicio sea congruente con los horarios
establecidos.

PUESTO: SUPERVISOR DE TURNO DE OPERACIÓN

Descripción

Es responsable de la operación del centro de computo y de cubrir


los requerimientos específicos de servicio del turno al cual esta
asignado.

PUESTO: OPERADOR DE LA RED DE TELEPROCESO

Descripción

Es responsable de mantener en línea los servicios de la red en


función de los horarios establecidos para cada tipo de servicio.

PUESTO: OPERADOR DE COMPUTADORA

Descripción:

Es responsable de mantener activos los servicios del computador


central.

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PUESTO: INGENIERIA Y SEGURIDAD DE INSTALACIONES DE


EQUIPO

Descripción:

Es la responsable de coordinar la instalación, y cambios físicos de


equipo de cómputo, líneas de comunicación y terminales. garantizando
que reúnan los requerimientos confiables de seguridad para evitar
accidentes o fallas constantes

Desarrollo de Actividades:

a) Participa en la planeación física de instalación o cambio de


equipo.
b) Elabora el plan detallado para la instalación, puesta en
marcha, y cambio de equipo de cómputo, incluyendo la red de
servicios en línea.

De administración:

a) Lleva la administración de equipo instalado en relación con


las conexiones físicas, tanto local como remoto.
b) Mantiene el inventario actualizado de equipo instalado y
localidades de ubicación
c) Mantiene identificado cada dispositivo para conocer su
interrelación conjunta.

Técnicas:

a) Coordina la instalación y cambios planteados de equipo,


además supervisa los niveles de seguridad.
b) Supervisa que las instalaciones eléctricas estén conectadas
en ubicaciones no riesgosas y con las normas de calidad
confiables.
c) Supervisa que el equipo contra incendios sea el adecuado y
esté ubicado en lugares estratégicos, además de que reciba el
mantenimiento adecuado.
d) Atiende reportes para corregir fallas mínimas de equipo e
instalaciones.
e) Coordina la instalación de terminales nuevas.
f) Coordina la reparación de terminales dañadas.

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PUESTO: AUXILIAR DE INSTALACIONES.

Descripción:

Es responsable de cumplir con los planes de instalación de


cómputo y medidas de seguridad delegadas por el ingeniero a cargo del
área de instalaciones.

Técnicas:

a) Periódicamente realiza recorridos de observación para


verificar que las instalaciones de equipo de cómputo, aire
acondicionado, energía eléctrica, equipo de seguridad, equipo de
comunicaciones, líneas y terminales se encuentren en estado
satisfactorio.
b) Realiza un diagnóstico por cada recorrido y determina las
acciones.

PUESTO: JEFE DE OPERACIÓN DE SISTEMAS.

Descripción:

Es el responsable de cubrir los calendarios de producción de los


sistemas liberados.

Funciones:

a) Elabora el plan de producción donde establece las cuotas de


captura de datos diariamente.
b) Elabora el plan de distribución de resultados donde
establece diariamente los horarios de entrega y destinatarios.
c) Lleva registro de la entrega de resultados de cada usuario.

PUESTO: SUPERVISOR DE CAPTURA DE DATOS.

Descripción:

Es el responsable de cubrir las cuotas de captura de datos, de


acuerdo con la planeación establecida por el jefe de operación de
sistemas.

Funciones:

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a) Elabora un plan diariamente de asignación de trabajo de


captura para garantizar su consecución.
b) Supervisa la calidad de asentamiento de datos en los
documentos fuente, y levanta reportes en aquellos que le originan
retrasos o errores de captura.
c) Administra las cargas de trabajo hacia el personal de captura
y lleva registro de la productividad individual para lograr un mejor
aprovechamiento.

PUESTO: CAPTURISTA DE DATOS.

Descripción:

Es responsable de cubrir las cuotas de captura de datos asignados


por el supervisor.

PUESTO: SUPERVISOR DE CONTROL DE PROCESOS.

Descripción:

Es responsable de la operación de los sistemas de producción, de


acuerdo con la planeación establecida por el jefe de operación de
sistemas.

PUESTO: OPERADOR DE SISTEMAS

Descripción

Es responsable de operar cada sistema de acuerdo con la matriz


de control.

PUESTO: SUPERVISOR DE LA MESA DE CONTROL.

Descripción

Es responsable del control de calidad, registro histórico de


procesos y de la preparación y distribución de resultados a las distintas
áreas usuarias.

PUESTO: CONTROL DE CALIDAD DE RESULTADOS

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Descripción

Es responsable de verificar que los resultados de los procesos


reúnan los niveles de calidad, orden, presentación y veracidad.

PUESTO: PREPARACIÓN Y DISTRIBUCION DE RESULTADOS

Descripción

Es responsable de que los usuarios reciban en tiempo los


resultados de cada sistema en operación.

PUESTO: JEFE DE SOPORTE TECNICO

Descripción

Es responsable de la instalación, puesta en marcha,


mantenimiento y disponibilidad continua del software requerido para la
función del computador y paquetes de apoyo para el desarrollo de
sistemas.

PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE


TECNICO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN LINEA.

Descripción

Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del


software especifico de soporte a los sistemas del servicio en línea.

PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE


TECNICO E INSTALACION DE SOFTWARE LOCAL

Descripción

Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del


sistema operativo del computador y paquetes de apoyo en calidad de
servicio local.

PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE E


INSTALACION DE SOFTWARE DE BASES DE DATOS

Descripción

Es responsable de la generación, prueba y puesta en marcha del


software para servicio del manejo de las bases de datos.
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GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO

PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO

Descripción

Es responsable de mantener a la instalación en un ambiente


tecnológico actualizado que satisfaga los requerimientos de información
de la compañía a corto, mediano y largo plazo.

Desarrollo de funciones

De planeación:

a) En conjunto con la gerencia de desarrollo de sistemas y la


gerencia de consultoría técnica. Determina la planeación de
requerimientos técnicos necesarios para cubrir los
requerimientos de información de las unidades usuarias.
b) Establece el plan maestro para investigación de mercado
con miras a adquirir el hardware y software con más ventajas
para satisfacer los requerimientos de información planteados.
c) Determina el plan de negociación con los diferentes
proveedores
d) En conjunto con el director de automatización. Determina el
plan presupuestal, la adquisición de bóvedas o cajas de
seguridad de datos de la compañía.
e) En conjunto con el director de automatización, determina el
plan presupuestal para los planes de capacitación y
contratación de asesores externos.

De administración:

a) Lleva control y registro de los gastos presupuéstales y


conceptos de los mismos.
b) Realiza estudios periódicos del costo-beneficio de las
inversiones
c) Lleva registro del hardware y software contratado, en uso y
descontinuado para vislumbrar la inversión global y las
amortizaciones logradas.

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d) Lleva a cabo las negociaciones de adquisición de hardware y


software.
e) Supervisa que el hardware y software contratados estén
disponibles según lo planeado
f) Administra el pago de las rentas de hardware y software en
función de las condiciones de adquisición.
g) Lleva registro del record de fallas y problemas ocasionados
por hardware y software para negociar con los proveedores
sustituciones necesarias, o en su defecto, indemnizaciones
económicas por interrupción de servicio.
h) Coordina los recursos de proveedores para lograr
adquisiciones de hardware y software más ventajoso en servicio
y precio.
i) Supervisa que el desarrollo tecnológico de la compañía se
apegue a una estandarización de hardware y software.
j) Administra la asignación de trabajos para el personal a su
cargo.
k) Prepara informes de compromisos adquiridos, avances,
logros presupuéstales, requerimientos y cualquier dato de
importancia para el director de automatización.

Técnicas:

Asiste con regularidad a presentaciones de hardware y software


nuevo en el mercado por considerarlo de importancia para la
compañía.

PUESTO: ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD DE ARCHIVOS Y BASES


DE DATOS

Descripción

Es responsable de mantener la integridad y el resguardo de los


archivos críticos de la compañía.

Desarrollo de funciones

De planeación:

a) Elabora el plan detallado para determinar el nivel de


resguardo que le corresponde a cada archivo.
b) Elabora el plan de depuración y caducidad de archivos
obsoletos.
c) Participa en la planeación de la administración de las bases
de datos.
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De administración:

a) Lleva el control de resguardo de archivos locales en bóveda


fuera de sitio.
b) Establece las políticas de seguridad, acceso a los lugares
donde se encuentran resguardados los archivos locales fuera de
sitio.
c) Lleva control de respaldo de archivos locales y en bóveda
fuera de sitio.
d) Lleva registro de los movimientos de afectación de las bases
de datos y verifica la integridad.
e) Lleva registro de utilización de espacio en disco y uso de
volúmenes de cinta para evitar saturaciones que pudieran
retrasar procesos en producción.
f) Establece los estándares de identificación externa e interna
para volúmenes de disco y cintas magnéticas.
g) En caso de perdida o destrucción de archivos críticos,
supervisa su correcta recuperación y coordina a las distintas
áreas para asegurar la validez de los datos.

Técnicas:

Participa en seminarios técnicos de actualización para conocer


herramientas de software que garanticen mayor seguridad a los datos y
evalúa su adquisición.

PUESTO: DESARROLLO DE MÉTODOS DE TRABAJO, AUDITORÍA


TÉCNICA Y SEGUIMIENTO DE FALLAS Y PROBLEMAS.

Descripción

Es responsable de que las actividades de todas las áreas de la


dirección de automatización estén reguladas por métodos de trabajo
encauzados a obtener mayor productividad, orden y seguridad.

Desarrollo de funciones

De planeación:

Elabora los planes de auditoria para evaluar el desarrollo de actividades


por área, y se asegura de que los métodos de trabajo se respeten y sean
funcionales.

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PUESTO: EVALUACION DE HARDWARE Y SOFTWARE Y MEDICIÓN


DE NIVELES DE SERVICIO.

Descripción

Es responsable de la adquisición de hardware y software requerido por


la instalación cuidando que satisfaga los niveles de calidad, tecnología y
volúmenes de datos por procesar

PUESTO: PLANEACIÓN Y CONTROL DE CAPACITACIÓN TECNICA.

Descripción

Es el responsable de estructurar los planes de capacitación en función


de las necesidades requeridas por cada área, para mantener un nivel de
conocimientos congruentes con la tecnología adquirida por la
instalación.

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IV INSTALACION DE SALAS INFORMATICAS

4.1 CONDICIONES CONSTRUCTIVAS

GUIA DE PREPARACION FISICA PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO


DE UN CENTRO DE CÓMPUTO

Esta guía de preparación física, básicamente esta enfocada para


empresas medianas con Microprocesadores en su centro de cómputo,
aunque la información del contenido es estandarizada con las normas,
requerimientos y sugerencias tanto para Macro computadoras.

Como primer punto tenemos la designación del edificio, área y


espacio lo cual es de suma importancia para evitar peligros por razones
naturales, vecinos altamente contaminantes, facilidades de servicios
públicos etc.

Otro factor considerado es la energía eléctrica y tierra física,


fundamental para el buen funcionamiento de los equipos la polarización
de los contactos, acondicionar la corriente para evitar que la variación
de voltaje degrade los componentes electrónicos o se quemen los
equipos por picos de alto voltaje, la protección en la continuidad de la
operación con el uso de la fuente interrumpida de energía, etc.

Así como el personal requiere de un agradable clima ambiental para


trabajar adecuadamente, los equipos de Computo, comunicaciones,
unidades magnetices y además periféricos requieren de Aire
acondicionado y Humedad controlada y constante para sus optimas
condiciones de funcionamiento.

La iluminación y acústica son factores que provee una mayor


eficiencia y una operación confortable en el centro de cómputo.

Algunas de las ventajas de construir Piso Falso en el centro de


computo son: La facilidad de distribuir el aire acondicionado como
cámara plena para enfriamiento de los equipos, ocultar los ductos y
cableado de instalación eléctrica, distribuir el cableado de señal de
datos y telefonía, así como facilidad para cambios de distribución de los
equipos y mantenimiento de los mismos.

En un centro de cómputo donde existe gran variedad de cable


necesarios para el funcionamiento y comunicación de los procesadores

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con sus equipos periféricos, se requiere de los ductos y cableado de


señal de acuerdo a sus necesidades actuales y futuras, por lo que en
esta guía se muestran algunas características, tipos y clasificación de los
mismos.

La Seguridad del centro de cómputo tiene como objetivo establecer las


medidas necesarias para asegurar la integridad de la información y el
personal que labora, así como la continuidad de la operación de los
equipos.

II.- EDIFICIO, AREA Y ESPACIO

EDIFICIO

Es trascendental la ubicación del edificio y su construcción misma para


la operación eficiente del centro de cómputo y como primer medida,
debe considerarse si se trata de un edificio nuevo de construir o uno ya
existente a adecuarse, para ello se mencionan los siguientes puntos:

a) Realizar un estudio de la zona a fin de evitar estar expuestos al


peligro por sismos, contaminación, incendio, explosión, inundación,
radiaciones, interferencia de radar, vandalismo, disturbios sociales,
así como riesgos provocados por las industrias cercanas y todo lo que
puede ocasionar problemas con el equipo de procesamiento de datos.
b) Seleccionar la parte más segura dentro del edificio para el centro de
cómputo y contar con facilidades de energía eléctrica, acometidas
telefónicas, aire acondicionado etc.
c) Cuando el acceso al centro de computo deba efectuarse a través de
otros departamentos, será necesario prever el paso de las maquinas
a través de diferentes puertas, ventanas, pasillos, montacargas, etc.,
d) Se debe definir claramente las rutas de acceso del personal para la
carga de documentos, respaldos en unidades magnéticas,
elaboración de reportes, etc.
e) La construcción del piso debe soportar el peso de los equipos que
serán instalados.
f) La puerta de acceso al centro de computo debe tener 95cm. de
ancho mínimo y abrir hacia fuera.
g) Se deben de usar materiales de construcción no combustibles y
resistentes al fuego.
h) Recubrir las paredes con pintura lavable, con el objeto de que no se
desprenda polvo y sea fácil su limpieza.
i) Construir el mínimo de ventanas exteriores (o ninguna) a fin de evitar
interferencias.

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AREA Y ESPACIO

Se recomienda que el área del centro de cómputo existan separadores


de aluminio y cristal o cuartos independientes para la instalación de
todo el equipo y debemos considerar lo siguiente:

a) La configuración definitiva del sistema a instalar: el procesado,


impresoras, estaciones de trabajo, módems, multiplexores y además
periféricos.

b) Para hacer una distribución adecuada se deberá poseer un plano del


local elegido en escala 1:50 sobre el que se ubicaran las plantillas de
los equipos cuidando sus áreas de servicio y pruebas (espacio
adicional al área del equipo para su mantenimiento).

c) Es necesario plantear la secuencia de conexión de los equipos para


los direccionamientos de los mismos.

d) Se recomienda la ubicación de la consola del sistema como máximo a


6 metros de distancia del rack del procesador y que sea visible el
panel de control del mismo.

e) Por el polvo que desprenden las impresoras y el ruido que hacen al


imprimir, se deben instalar en un cuarto independiente junto con una
estación de trabajo a un metro de distancia de la impresora del
sistema par facilitar el suministro de los deportes.

f) Se debe tener en cuenta el espacio a ocupar del equipo adicional


como son: Comunicaciones, módems, teléfonos, nobreak, un
archivero mínimo, cintas de respaldo, una mesa de trabajo, mueble
para manuales y papelería, además del espacio para futuro
crecimiento.

4.2 INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CLIMA ARTIFICIAL

III.- ENERGIA ELECTRICA Y TIERRA FISICA

INSTALACION ELECTRICA

La instalación eléctrica es un factor fundamental para la operación y


seguridad de los equipos en el que se debe completar el consumo total
de corriente, el calibre de los cables, la distribución efectiva de
contactos, el balanceo de las cargas eléctricas y una buena tierra física.

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Una mala instalación provocaría fallas frecuentes, cortos circuitos y


hasta que se quemen los equipos.

La instalación eléctrica para el área de sistemas debe ser un circuito


exclusivo tomado de la subestación o cometida de la C. F. E. usando
cables de un solo tramo, sin amarres o conexiones intermedias. Para él
calculo de línea se debe tomar un factor de seguridad de 100% en el
calibre de los conductores para una caída máxima de voltaje de 2%. Se
debe construir una tierra física exclusiva para esta área, la cual se
conecte a través de un cable con cubierta aislante al centro de carga del
área de cómputo.

CONSTRUCCION DE LA TIERRA FISICA

1. Sé deberá elegir un jardín o lugar en donde exista humedad, en caso


contrario es necesario colocar un ducto que aflore a la superficie para
poder humedecer el fondo.

2. Hacer un pozo de 3 metros de profundidad y 70 centímetros de


diámetro.

3. En el fondo se debe colocar una capa de 40 cm. De carbón mineral


sobre la cual descansara una varilla copperwel.

4. Encima del carbón se deberá agregar una capa de sal mineral de


5cm. Y otra de padecería de aluminio y cobre de 40 cm. Cubriéndose
después con tierra hasta superficie.

a) El tablero principal para el equipo del computador se debe proveer


trifásico y con doble bus de tierra, (5 hilos), uno par el neutro
eléctrico y otro para proveer tierra física a las maquinas. Como una
medida de seguridad deberá instalarse en un lugar próximo a la
puerta un control para cortar la energía a todo el equipo de cómputo
en cualquier situación de emergencia (EMERGENCY POWER OFF). El
espacio próximo al control de interruptores debe permanecer libre de
obstáculos para su fácil operación.
b) Se deberá tener tantos circuitos como maquinas estén indicadas que
deben llevar conectivo, esto es: la unidad central de proceso,
impresoras, unidades de control de discos, cintas comunicaciones,
pantallas, etc., la protección de estos circuitos debe ser interruptor
termomagnetico. Se deben tener circuitos extras para cubrir
ampliaciones con las características de los circuitos trifásicos y
monofásicos. Todos los conductores electrónicos hacia el centro de
carga de la sala deben instalarse bajo tubería metálica rígida y de
diámetro adecuado, debidamente conectadas a tierra. Los circuitos
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de la unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de


discos, cintas, comunicaciones, se debe rematar con conectores tipo
industrial a prueba de agua y explosión Rusell & Stoll o equivalente.

c) Al efectuarse los cálculos de la instalación eléctrica al tablero del


equipo, los conductores, reguladores de tensión, interruptores
termomagneticos, etc., se deben calcular teniendo en cuenta la
corriente de arranque de cada maquina, la cual generalmente es
superior a la nominal. Dicha corriente de arranque debe ser
manejada sin inconvenientes, por todos los elementos constructivos
de la instalación. Se debe considerar una expansión del 50% como
mínimo.

LÍNEA ELÉCTRICA INDEPENDIENTE PARA SERVICIOS

El uso de herramientas eléctricas para la limpieza o cualquier otro


trabajo (aspiradora, taladro, pulidora, etc.) dentro del área de computo o
en sus proximidades, implica las necesidades de que estas sean
utilizadas conectándolas en una línea eléctrica que no sea utilizada por
las maquinas componentes del sistema, par evitar las perturbaciones
electromagnéticas que pudieran producir, las cuales afectan el trabajo
que realiza el computador.

PLACA CONTRA TRANSIENTES ELECTRONICOS

En construcciones nueva de los locales para centros de computo, es


necesario provee una placa de aluminio de 1 metro cuadrado, ahogada
en concreto, debajo del piso falso y frente del tablero principal de
distribución electrónico a las diferentes maquinas del sistema.

Estas placas deberán unirse electrónicamente al tablero de distribución


eléctrico, de modo que forme una capacidad contra el plano de tierra de
piso falso. La línea de conexión entre la placa contra TRANSIENTES con
el tablero de distribución, no debe exceder del 1.5 metro de largo.

REGULADOR DE VOLTAJE

Es indispensable la instalación de un regulador de voltaje para asegurar


que no existan variaciones mayores al +- 10% sobre el valor nominal
especificado, que de alta confiabilidad, protección total de la carga y
rechace el ruido eléctrico proveniente de la línea comercial contaminada
por motores, hornos, etc., este deberá soportar la corriente de arranque

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con baja caída de tensión y estar calculado para necesidades del


sistema y la ampliación futura que se estime necesaria.

La regulación debe ser rápida efectuando la corrección para cualquier


variación de voltaje o de carga entre 1 y 6 ciclos. Las variaciones que
soportan los equipos son los siguientes:
Tolerancia de voltaje Tolerancia de

frecuencia
115 volts + 10% -10% 60Hz + - ½ Hz

208 vols + 6% - 6%
Se requiere instalar un arrancador electromagnético con estación de
botones, para proteger los equipos que no estén soportados por el UPS,
el cual abastezca eléctricamente como mínimo al equipo procesador, la
impresora del sistema y la consola del sistema. El uso de una fuente
interrumpida de energía evita fallas en los sistemas de computo
entregando una tensión.

a) De amplitud y frecuencia controlada.


b) Sin picos ni ciclos faltantes.
c) En fase y redundante con la línea externa, independiente del
comportamiento de la red comercial.

El USP en condiciones normales de energía comercial funciona como un


regulador de voltaje, y en una baja o corte de energía, entra la carga de
las baterías de modo sincronizado que le es transparente al
funcionamiento de los equipos. Una vez restablecida la energía, las
baterías se recargan automáticamente.

IV.- ESTATICA

Una de las fallas más difíciles de detectar en los equipos es ocasionada


por la electricidad estática producida por la fricción entre dos materiales
diferentes y la consiguiente descarga de este potencial. Los materiales
que son más propensos a producir estática son aquellos que están
hechos de resina, plásticos, fibras sintéticas. El simple hecho de
arrastrar una silla sobre el piso nos ocasionara que tanto la silla como la
porción del piso sobre el que se arrastro queden cargados de
electricidad estática. Si aquella silla o esta persona son aproximadas a
una mesa metálica conectadas a tierra como los equipos de cómputo,
ocasionara que se produzca una descarga que puede ser o no sensible a
una persona, pero si será sensible a los equipos de cómputo.
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Para reducir el tamaño al mínimo la estática, se recomienda las


siguientes medidas:

a) Conectar a tierra física tanto el piso falso como todos los equipos
existentes.

b) El cable para la tierra física deberá ser recubierto y del mismo calibre
que el de las fases y el neutro.

c) La humedad relativa deberá estar entre 45%+-5% para que las


cargas estáticas sean menos frecuentes.

d) Se recomienda usar cera antiestética en el piso.

e) Si existieran sillas con ruedas, se recomienda que estas sean


metálicas.

ILUMINACION

Es muy importante contar con buena iluminación en toda el área, que


facilite la operación de los equipos y para el mantenimiento de los
mismos. Si es posible, se deben instalar todas las estaciones de trabajo
alineadas en paralelo, de tal forma que las lámparas en el techo queden
directas a los costados de las pantallas. Para evitar la fatiga de la vista
es necesario instalar lámparas fluorescentes blancas compatibles con la
luz del día y pintar la oficina con colores tenues y el techo blanco para
activar la reflexión.

Debe evitarse que lleguen los rayos directos del sol, para observar con
claridad las distintas luces y señales de la consola y tableros
indicadores de los equipos. El nivel de iluminación corresponde a 40
watts por metro cuadrado de superficie de salón, usando lámparas
fluorescentes.

ACUSTICA

El total del nivel de ruido en el centro de computo, es acumulado por


todos los ruidos del salón es afectado por los arranques físicos de los
motores de los equipos y los movimientos en la operación. Para proveer
una mayor eficiencia y una operación confortable, se recomienda aplicar
material acústico en paredes y techos del salón, como con texturas
basándose en tirol o recubrimientos de enjarres.

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VII.- PISO FALSO

El piso falso de la facilidad de distribuir el aire acondicionado de una


manera más eficiente para el enfriamiento de los equipos, ocultar el
cableado de instalación eléctrica y distribuir el cableado de señal a las
necesidades requeridas así como sus cambios de posición y
mantenimientos. Se pueden mencionar algunas de las ventajas al usar el
piso falso:

a) Permite un espacio entre el piso real y el piso falso, que se pueden


usar como cámara plena para el aire acondicionado, facilita la
distribución y salida del mismo donde se requiere.

b) Proveer una superficie uniforme y plana que cubra todos los cables
de señal de interconexión, cajas, cables y boas de alimentación de
energía eléctrica, líneas telefónicas y de comunicaciones, etc.

c) Permite cambios de distribución de los equipos o aplicaciones de los


mismos con el mínimo de tiempo y costo.

d) Es construido por paneles antiestéticos por una densa barrera


termoacústica, envuelto con lámina electrogalvanizada,
proporcionando solidez para un soporte de cargas optimo resistente a
la humedad y al fuego.

e) La base guarda uniformidad estructural para soportar cargas


distribuidas en un área mínima de 40 cm. cuadrados.

f) Los pisos falsos metálicos, presentan la facilidad de ser conectados a


tierra en diferentes puntos, lo cual ayuda a descargar la estática que
se produce en las superficies.

El piso falso debe ser de módulos intercambiables de 61*61cm. Y


pueden ser construidos de acero, aluminio, hierro, etc. en el caso de los
pisos de madera, la parte inferior de las losas deberá quedar cubierta
por lámina metálica, de tal forma que al descansar sobre los pedestales
la placa haga contacto físico y forme un plano de tierra elevado, que
facilite la descarga electrostática. Esto implica que los pedestales
deberán ser conectados a tierra, lo cual se comprobara previamente a la
instalación de sistema.

La carga de algunos equipos en sus puntos de apoyo puede ser de hasta


455 Kg. (1000 lbs.), por lo que el piso falso debe ser capaz de soportar

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cargas concentradas de 455 Kg. En cualquier punto con máxima


deflexión de 2mm.

Si el espacio entre el piso real y el piso falso se usa como cámara plena,
es necesario que tanto el firme del piso como las paredes que limitan la
cámara no desprendan polvo en absoluto y sean tratadas, deberá estar
sellada lo mas herméticamente posible, para evitar fugas de aire o para
evitar que el polvo y basura. Es necesario un escalón o rampa de acceso
al centro de cómputo para igualar los niveles de piso, por seguridad el
escalón o rampa deberá ser del mismo material del piso falso y estar
recubierta con hule estriado perpendicular a la dirección de circulación
o acceso, y en caso de la rampa tener una elevación menor de 12°.

VII.- DUCTOS Y CABLEADO DE SEÑAL


En un centro de cómputo donde existe gran variedad de cables
necesarios para el funcionamiento y comunicación de los procesadores
con sus equipos periféricos, tanto por seguridad como por cuidar los
acabados en la decoración interior, los Ductos son un factor de gran
importancia para ocultar los cables de señal.

Aún contando con piso falso en el centro de cómputo, se deben distribuir


los cables a través de canaletas o Ductos especiales para cables, los
cuales reducen los costos de instalación dando una apariencia ordenada
y facilidad para el mantenimiento. Existen varios tipos de Ductos como
son: PVC el cual es igual para la canalización aparente, METALICOS,
NORYL, POLYCARBONATO, etc. (los últimos dos soportan temperaturas
arriba de los 125 °C).

El sistema modular de cableado de comunicación permite conducir


cables para voz, datos, vídeo, fibra óptica y electricidad en canales
independientes y cuenta con toda la gama de conectivos RJ11, RJ45, F,
TWINAX, BNC, TOKEN- RING, RCA, etc. tanto en PLUG, JACK, ADAPTADOR
O RECEPTACULO.

Nunca deberá conducir señal y electricidad por la misma tubería o


ducto.

CABLE COAXIAL

El tipo de cable para la conducción de señal más común es el coaxial o


twinaxial, aunque ha sido rápidamente desplazado por el par trenzado
(Twisted Pair) sobre todo en los edificios nuevos o nuevos sistemas de
cableados. El cable coaxial provee un alto rango de inmunidad a las
interferencias electromagnéticas y de radiofrecuencia, lo cual es de
suma importancia en lugares contaminados o zonas con interferencias,
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también alcanza distancias más grandes para la transmisión de señal en


comparación con el par trenzado (Twisted Pair).

CABLE PAR TRENZADO (TWISTED PAIR)

Hoy en día el sistema de cableado estructurado ha dado las facilidades


de convertir un departamento, área o edificio en inteligente, donde cada
oficina cuente con los servicios de señal que necesite utilizando el
cableado de par trenzado (Twisted Pair). Este cableado estructurado
consiste en un sistema de distribuidores donde en uno le llegan las
señales de voz, datos o vídeo de los equipos o procesadores y en el otro
distribuidor es la concentración de todos los cables que llegan de las
oficinas y en este se realiza el patcheo de la señal o servicios
requeridos.

CLASIFICACION DE CABLE TWISTED- PAIR

REFERENCIA APLICACIONES

EIA/TIA categoría 1 Voz digital


Voz analógica

EIA/TIA Categoría 2 Voz digital, analógica IBM 3270

IBM S/3X

IBM AS/400

ISDN (datos) 1.44 Mbps

EIA/TIA Categoría 3 TOKEN- RING 4 Mbps

NEMA 100- 24 STD IBM 3270, 3X, AS/400

ISDN

Voz digital, analógica

10BASE- T

EIA/TIA Categoría 4 TOKEN- RING 16 Mbps

NEMA 100-24-LL 10BASE-T

IBM 3270, 3X, AS/400


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ISDN

Voz digital, analógica

EIA/TIA Categoría 5 Token- Ring 16 Mbps

NEMA 100-24-F 10BASE-T

DDI 100 Mbps

IBM 2370, 3X, AS/400

Voz digital, analógica

4.4 SEGURIDAD LÓGICA Y FÍSICA

IX.- SEGURIDAD

La seguridad es factor de suma importancia al plantear la instalación


física de un centro de cómputo. Esta consideración se refleja en la
elección de las normas a considerar para la ubicación del procesador,
materiales utilizados para su construcción, equipo de detectores y
protección contra incendios, sistema de aire acondicionado, instalación
eléctrica, sistema de control de acceso y el entrenamiento al personal y
operaciones.

1. SITUACION DEL AREA DEL PROCESADOR.

a) El área de los procesadores no debe situarse encima. Debajo


o adyacente áreas donde se procesen, fabriquen o almacenen
materiales inflamables, explosivos, gases tóxicos, etc.

b) No debe existir material combustible en el techo, paredes o


piso y debe ser resistente al fuego (mínimo una hora).

c) Todas las canalizaciones, Ductos y materiales aislantes,


deben ser no combustibles y que desprendan polvo.

2. ALMACENAMIENTO DE INFORMACION.

a) Cualquier información almacenada en centro de proceso,


como listados, disquetes, cintas, etc., debe estar guardados en
gavetas metálicas o resistentes al fuego.
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b) La cintoteca deberá estar construida con un rango de


resistencia al fuego de por lo menos dos horas y debe ser utilizada
solo para este fin.

c) Se deberá contar con un lugar seguro e independiente del


centro de proceso para custodiar los dispositivos magnéticos de
respaldo, ya sea en bóvedas o en cajas fuertes, de preferencia en
otro edificio.

3. EQUIPOS CONTRA INCENDIOS.

a) La mejor prevención contra incendios consiste en emplear


materiales no combustibles o en su defecto, tratarlos con pinturas,
impregnaciones u otros que impidan o retarden su inflamación.

b) Debe instalarse un sistema de detección de humo e incendio


distribuido por toda el área, tanto debajo del piso falso, o en las
salidas de aire acondicionado, en el falso plafón como las visibles
en el techo. Este sistema de detección debe activar una alarma, la
que avisara al personal para efectuarse el plan de contingencia ya
establecido.

c) Deben emplearse suficientes extintores portátiles de bióxido


de carbono. Este es el agente recomendado para el equipo
eléctrico (fuego clase “C”). La ubicación de los extinguidores debe
estar marcada en el techo y ser accesible a las personas que
trabajan en el área. Además, deben poder ser retirados con
facilidad en caso de necesidad.

d) Es aconsejable colocar una boca de agua con manguera a


una distancia efectiva del centro de proceso, como agente extintor
secundario para escritores, sillas, muebles, etc. es (fuego clase
“A”).

4. LUCES DE EMERGENCIA.

Se recomienda uso de luces de emergencia alimentadas del UPS


(Uninterruptible Power Supply) o con baterías, que automáticamente
se encienden ante una falla de energía eléctrica comercial.

5. SEGURIDAD DEL PERSONAL.

a) El centro de computo debe estar construido y amueblado de


manera que no se presenten lugares de peligro para el personal,
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como son: puertas enteras de vidrio sin indicadores en el mismo,


lamparas de vidrio sin una protección adecuada, etc.

b) Las salidas deben estar claramente marcadas y los pasillos


del salón que los conducen, deben permanecer sin obstrucciones.

c) Las áreas de servicios recomendadas para todos los


sistemas y equipos auxiliares deben ser siempre respetadas.

d) Controles de acceso varía según las distintas horas del día.


Es importante asegurar que los controles durante la noche sea tan
estrictos como durante el día. Los controles durante los descansos
y cambios de turno son de especial importancia.

e) Vigilar el acceso de terceras personas como pueden ser


ingenieros de aire acondicionado y de computación, los visitantes
y el personal de limpieza, estos deben ser identificados
plenamente y controlados y vigilados en sus actividades durante
el acceso.

6. SEGURIDAD CONTRA INUNDACIONES.

a) Si el centro de cómputo en la planta baja o en el sótano, es


importante que se considere y elimine cualquier posibilidad de
inundación.

b) Eleve 20cm. Su piso normal y verifique que el área y sus


alrededores haya buen sistema de drenaje y que este funcione
adecuadamente.

7. SEGURIDAD PARA EL ACCESO AL CENTRO DE CÓMPUTO

a) El centro de computo debe tener una sola entrada par


controlar el acceso a la instalación. Las puertas adicionales para
salida de emergencia solo podrán ser abiertas desde adentro y
deberán estar siempre cerradas.

b) Dependiendo de factores tales como el edificio en donde


esta instalado el centro de computo albergue otras funciones, es
primordial el hecho de evitar el libre acceso a áreas restringidas.
La identificación de las personas deberá ser total, antes de
permitirles el paso hacia áreas mas criticas.

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c) Excepto para el personal de servicio, no se debe permitir que


cualquier visitante tenga acceso al centro de cómputo o sus
alrededores. Si esto es requerido o necesario, dicho visitante
deberá ser acompañado por el personal responsable autorizado o
de vigilancia durante su permanencia en el área.

d) El acceso puede ser mejor controlado por medio de


cerraduras electromagnéticas operadas a control remoto, previa
identificación a la persona. Existen cerraduras eléctricas que se
pueden abrir con tarjetas magnéticas programables o tableros de
control con password (clave de acceso), cuya clave puede ser
cambiada periódicamente y es posible registrar automáticamente
las entradas, intentos de violación e inferior cuando se esta
haciendo mal uso de una clave confidencial.

e) También existen dispositivos de monitoreo basado en


cámaras de T.V. En circuito cerrado, de modo que una persona de
vigilancia pueda estar checando simultáneamente todas aquellas
áreas que son de fácil acceso desde el exterior del edificio y poder
notificar oportunamente al vigilante más cercano sobre lo que
considera sospechoso y que es necesario interceptar.

f) La vigilancia personal es de los mejores medios de seguridad


por lo que el personal deberá ser instruido para que vigile a
cualquier persona que no conozca y que se encuentre dentro de la
instalación y que en adicción sepa que no esta autorizada para
permanecer ahí. Cuando menos una persona de cada turno deberá
ser designada como responsables de la seguridad interna.

8. MANTENIMIENTO PREVENTIVO

Es muy importante saber las condiciones de operación de los equipos


y prevenir riesgos y efectos de problemas que puedan afectar la
operación de los mismos, por lo que se recomienda que
periódicamente se elaboren los calendarios y se realice el
mantenimiento preventivo oportunamente. Se recomienda contar con
una póliza de mantenimiento de servicio de algún proveedor o con
personal altamente capacitado para la realización del mantenimiento
preventivo.

a) Se deberá revisar las especificaciones en el manual de


operación de cada equipo.

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b) Para los procesadores de datos sé deberán checar: los


errores del disco duro, cambiar los filtros de aire o en su defecto
lavarlos, revisar la configuración del rack, limpiar las cabezas
lectoras de las unidades de cintas diskette y cartucho, revisar
cables flojos, remover y aspirar el polvo que pueda tener, revisar
puertas abiertas etc.

c) Para las impresoras y demás periféricos revisar las bandas,


engranes rodillos, tractores, motores, etc., se deberán cambiar
partes muy gastadas.

d) Para el piso falso y plafones, se deberán mantener aspirados


y limpios sobre todo si se usan como cámara plena de aire
acondicionado para que no suelte polvo para los equipos.

e) El aire acondicionado por sus condiciones de uso que es


exclusivo para el centro de computo y su funcionamiento es de las
24:00 hrs. del día todo el año, se requieren de un mantenimiento
preventivo del compresor filtros de aire d la manejadora, etc.

f) Los detectores de humo e incendio probarlos para que


activen el sistema de alarmas y estén en condiciones de operación
para cuando se requiera.

g) La instalación eléctrica, UPS´s y reguladores checar que


proporcionen los voltajes correctos, cables flojos o de falso
contacto, interruptores, etc.

4.5 ERGONOMÍA APLICADA A LOS PROCESOS


INFORMÁTICOS

INTRODUCCIÓN A LA ERGONOMÍA

La ergonomía es el estudio del rendimiento y el bienestar humano con


relación al trabajo, el equipamiento, las herramientas y el entorno. La
ergonomía determina cómo afecta a las personas la interacción con
computadoras, la utilización de métodos de trabajo específicos y el
trabajo en diversos ambientes.

Personalizar su entorno de manera que sea cómodo para su situación de


trabajo aumenta su bienestar físico y mental. Aplicar principios
ergonómicos adecuados ayudará a que su oficina sea más cómoda.

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Además de mejorar la disposición de su área de trabajo, es importante


tener en cuenta su forma de vida. Una alimentación sana, el ejercicio y
el descanso le ayudarán a mejorar su salud y comodidad.

INFORMACIÓN IMPORTANTE ACERCA DE LA ERGONOMÍA

Hay estudios que sugieren que los movimientos repetitivos realizados


durante períodos prolongados, unidos a un entorno de trabajo
inadecuado y hábitos de trabajo incorrectos pueden estar relacionados
con cierto tipo de molestias o daños físicos. Entre ellos se incluye el
síndrome de túnel del carpo (STC), tendinitis, tenosinovitis y tendinitis
de Quervain.

Existen métodos por los cuales no sólo pueden ayudarle a reducir al


mínimo las posibilidades de sufrir una de estas patologías, sino que
también le ayudarán a trabajar de manera más cómoda y eficaz frente a
una computadora. Es importante asegurarse de que la silla, la superficie
de trabajo y el dispositivo señalador se encuentran en las posiciones
correctas. Además, debe tomarse descansos frecuentes para evitar estar
sentado en la misma posición durante períodos de tiempo prolongados.

ORGANIZAR SU ESPACIO DE TRABAJO

Organice su área de trabajo de forma que sea tranquila y cómoda, con


buena iluminación y muebles adecuados a la forma y tamaño de su
cuerpo.

Sugerencias

• Situar el espacio de trabajo lejos de áreas con mucho tráfico.


• Evitar los lugares ruidosos.
• Mantener el área que se encuentra bajo su escritorio sin cables ni
otros elementos para que se pueda sentar cómodamente sin
torcerse.
• No colocar el monitor delante de una ventana; en vez de esto, sitúelo
en ángulo recto con la ventana y utilizar persianas para reducir el
brillo.

ORGANIZAR SU ESCRITORIO Y ESTANTERÍAS

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Organizar el espacio del escritorio y las estanterías cercanas de forma


que trabaje con la máxima comodidad.

Sugerencias

Dividir el escritorio en tres zonas.

Zona Situación Uso

1 Principal Entre el codo y la Elementos más


mano utilizados
2 Secundaria Al alcance de la mano Elementos que se usen
a menudo
3 Referencia Más allá del alcance de Otros materiales
la mano

Disponga los materiales de referencia de forma que estén al alcance de


la mano

Coloque los libros y otros materiales en las estanterías entre la altura del
hombro y la rodilla. Evite tener que estirar los brazos y torcerse cuando
tome objetos de los estantes.

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AJUSTAR EL MONITOR DE SU PC PARA MAYOR COMODIDAD

Utilice la iluminación adecuada y ajuste correctamente la pantalla de su


PC y el material de trabajo de forma que le ayude a reducir el cansancio
ocular y la fatiga.

Sugerencias

• Sitúe el monitor al nivel de sus ojos; un poco más abajo si


utiliza lentes bifocales.
• Coloque la pantalla a una distancia de 45 a 75 cm de sus
ojos.
• Disponga sus notas junto a la pantalla a la altura del
monitor.
• Incline el monitor hacia abajo para evitar el reflejo de las
luces del techo. Mantenga limpia la pantalla.
• Utilice colores de pantalla naturales y de alto contraste.

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UTILIZAR CÓMODAMENTE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADA

Puede lograr una mayor comodidad mientras utiliza el teclado, Mouse


(ratón) u otro dispositivo de entrada de datos de varias formas.

Sugerencias

Utilice métodos abreviados

Aprender todo lo que se pueda acerca de sus programas de software


para ayudar a reducir las pulsaciones de teclado y ser más eficaz al usar
su PC. Utilizar un Mouse u otro dispositivo de entrada de datos puede
proporcionar un descanso necesario del uso del teclado.

Utilizar una ligera presión

Presionar las teclas y sostenga el dispositivo de entrada de datos con


suavidad.

Evitar estirar los brazos innecesariamente

Mantener el Mouse u otro dispositivo de entrada de datos cerca del


teclado para minimizar el movimiento del hombro. Si se utiliza el Mouse
u otro dispositivo distinto del teclado, colóquelo delante de usted con el
teclado ligeramente a un lado.

Utilizar un soporte para muñecas cuando no esté escribiendo

Intentar descansar las palmas de las manos y muñecas sólo cuando no


esté utilizando el teclado, pero no las deje descansar en el borde de la
mesa. Si su teclado tiene un soporte para palmas integrado, como
sucede con Microsoft Natural Keyboard, mueva el teclado hacia delante
lo suficiente para que las palmas puedan descansar en ese soporte.

SU PC Y EL CANSANCIO CORPORAL

Algunas personas que utilizan equipos informáticos experimentan


molestias como dolor de espalda, rigidez de cuello y hombros,
sensibilidad en las manos o cansancio en las piernas. Gran parte de
estas molestias pueden evitarse, ya que estos síntomas se producen a
menudo por forzar al cuerpo más allá de sus límites naturales.

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Sugerencias

Cambiar la postura

Cambiar la postura reduce la fatiga muscular. Disponga de un buen


apoyo en la espalda y conservar las muñecas rectas. Evitar las posturas
extrañas o torcidas, así como estirar los brazos con frecuencia. Utilizar
una presión suave cuando escriba o utilice el mouse (ratón) o la bola de
seguimiento.

Utilizar soportes para los pies y las piernas

Asegurarse de que sus pies tengan un buen soporte, ya sea en el suelo o


en un apoyo. Quizá necesite un apoyo si se eleva su silla para mantener
sus muñecas en una posición recta. No dejar que el borde de la silla
presione la parte posterior de sus rodillas.

Alternar las tareas

Realizar una variedad de tareas a lo largo del día, alternando varios


tipos. Con ello le dará al cuerpo la oportunidad de recuperarse a la vez
que continúa siendo productivo.

Hacer pausas regulares a lo largo del día

Para reducir la fatiga, tomar descansos cortos (de 30 segundos a dos


minutos) entre tareas a lo largo del día. Durante los descansos, realizar
ejercicios sencillos y respire profundamente para ayudar a su cuerpo a
eliminar los efectos del cansancio.

Posición de la espalda y los hombros

Tanto si trabaja de pie como sentado, intentar reducir al mínimo las


posturas extrañas, los ejercicios forzados y los movimientos que puedan
producir incomodidad.

Sugerencias

Cuando esté de pie

• Asegúrese de cambiar la postura con frecuencia.


• Sitúese sobre una alfombrilla anti-fatiga para reducir el cansancio.

Cuando se trabaje sentado


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• La silla debe sostener la parte inferior de su espalda. Ajuste la altura


de la silla de manera que el respaldo esté en contacto con la parte
más curva de su espalda (utilizar un cojín si fuera necesario.)
• Ajuste los brazos de la silla (si los hubiera) de manera que no tenga
que elevar los hombros ni encogerse en la silla para usarlos
cómodamente.

Utilizar un soporte para los pies, si fuera necesario, para reducir el


cansancio en las piernas.

Posición de las manos, las muñecas y los brazos

Mantener sus manos, muñecas y brazos en una posición neutra mientras


trabaja para lograr más comodidad.

Sugerencias

• Asegurarse de que la parte superior de sus brazos descanse


naturalmente a ambos lados, de manera que los hombros no
estén encogidos. Eleve su silla o baje la mesa según sea
necesario.
• Colocar las manos por encima del teclado, formando con los
codos ángulos de 90 grados.
• Extender las manos en línea recta desde el antebrazo,
manteniendo rectas las muñecas.
• Doblar ligeramente los dedos.

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EJERCICIOS CORPORALES

Durante las pausas, pruebe los ejercicios siguientes que le ayudarán a


sentirse descansado. No realice ningún ejercicio que le haga sentir
incómodo o le produzca tensión.

Sugerencias

Respiración profunda

Alivia la tensión muscular.

Masaje en las manos y en los dedos

Reduce los calambres o la rigidez y calienta las manos.

Estiramientos

Haga ejercicio con toda la parte superior de su cuerpo. Junte sus manos
detrás de la cabeza y estire hacia atrás sus codos con suavidad,
respirando profundamente a medida que se estira hacia atrás.

Encogimiento de hombros

Reduce la tensión o rigidez de la parte superior de la espalda y los


hombros. Eleve suavemente los hombros hacia sus orejas y después
relájelos hacia abajo.

Rotación de los pies

Mejora la circulación de las piernas y los pies. Mientras permanece


sentado, gire cada tobillo tres veces hacia la derecha y después hacia la
izquierda.

ILUMINACIÓN Y FATIGA OCULAR

Al igual que otras partes del cuerpo, los ojos necesitan relajarse de vez
en cuando.

Sugerencias

Iluminación

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Cuando trabaje con su PC, el nivel de luz debe ser más bajo que cuando
trabaja con papel. Si trabaja con los dos, elija una iluminación de
ambiente relativamente tenue más una lámpara de lectura ajustable
que puede utilizar para trabajar con el papel.

Brillo

Coloque en ángulo la lámpara de lectura lejos de sus ojos y del monitor


de forma que no pueda ver la luz directamente y que no se refleje en la
pantalla del monitor.

Reflejos

Retire todo el material reflectante, como pisapapeles de cristal y marcos


de fotografías, de las cercanías de su monitor para evitar reflejos que le
distraigan. Además, trate de inclinar hacia abajo su monitor o cambie de
posición su escritorio para eliminar los reflejos.

Ejercicios oculares

Haga pausas breves (de 30 segundos a dos minutos) pero frecuentes


cuando esté trabajando con su PC para que descansen sus ojos. Esta
pausa proporciona a sus ojos la oportunidad de recuperarse de la fatiga
y le ayuda a sentirse descansado.

Sugerencias

BOSTEZAR Y PARPADEAR

Mantiene los ojos lubricados.

CAMBIAR DE FOCO

Relaja los músculos de los ojos. Con el brazo estirado hacia delante, mire
las puntas de los dedos, después un punto lejano y otra vez las puntas
de los dedos.

REALIZAR PALMEO OCULAR

Ayuda a superar la fatiga ocular. Cúbrase los ojos con las palmas de las
manos, mientras respira profundamente.

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V NORMATIVIDAD DE LA FUNCIÓN INFORMATICA

5.1 ESTANDARES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS

Problema.- Gran parte de los centros de cómputo tienen problemas con


el control de los archivos de datos que se resguardan.

Existen varios factores por los que una instalación pierde el control en
cuanto a cantidad, contenido, tipo e importancia de los archivos de
datos que mantiene en resguardo. Esto se antoja inconcebible en un
centro de cómputo, cuya función es precisamente esa. Así, los
desajustes más severos que enfrentan tales instalaciones son:

a) Procesos erróneos al encontrar que se manejaron archivos


equivocados.
b) Perdidas elevadas en tiempo maquina y de operación.
c) Resultados incorrectos encontrados hasta que el usuario los
detecta.
d) Perdidas cuantiosas en impresión con datos erróneos tanto
en formas pre-impresas como papel stock.
e) Saturación de paquetes de discos y cintas con archivos
obsoletos
f) Consulta errónea y actualización de archivos maestros
afectados con archivos inválidos.
g) Severas dificultades al tratar de restaurar archivos maestros
mal actualizados.
h) Extravíos frecuentes de datos valiosos e históricos
i) Destrucción de archivos útiles.
j) Necesidad de trabajos urgentes a deshoras y fines de
semanas con objeto de reestructurar archivos mal actualizados
o perdidos.
k) Demoras frecuentes en la entrega de resultados.
l) Confusión para identificar a que áreas o sistemas
corresponden los archivos resguardados.
m)Sistemas descontinuados al perder archivos medulares de
difícil recuperación.
n) Alto grado de posibilidad de alteraciones fraudulentas en los
archivos.
o) Poca confidencialidad de archivos con datos restringidos.

Este problema atañe directamente a los jefes que permiten que el


centro de cómputo se les desintegre en las manos.

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SUGERENCIAS DE SOLUCION

a) El primer factor que se debe establecer para abordar el


problema de la falta de control de los archivos de datos, es
clasificar el tipo de datos con los que opera la instalación, y
establecer un esquema por orden de importancia. Esto podría
ser como sigue:

• Archivos de producción.
• Archivos para prueba de sistemas integrales.
• Archivos del sistema operativo en operación.
• Archivos del sistema operativo en prueba.
• Archivos para desarrollo de nuevos sistemas.

b) Una vez clarificado el tipo de archivos y su importancia, se


establecerá una identificación muy precisa para determinar los
niveles de respaldo para aquellos archivos vitales, históricos o
de difícil recuperación.

• Resguardo local.
• Resguardo fuera de sitio.

Los archivos con resguardo fuera de sitio serán aquellos que por su
importancia en la historia de la instalación sean vitales en casos de
perdidas o danos de los archivos locales para restablecer cualquier
accidente y que se puedan reponer rápidamente. Estos archivos
deberán estar en una bóveda contra accidentes, fuera y distante del
centro de cómputo donde se mantengan los respaldos necesarios como
protección contra cualquier desastre. En esta bóveda deberán
resguardarse básicamente archivos maestros, archivos históricos y
archivos de difícil recuperación.

Esto deberá ser un aspecto respetado por todo centro de cómputo, no


importa si es grande o pequeño, pues ninguna instalación esta exenta
de actos de- terrorismo, accidentes o robos. Son posibilidades latentes
que tienen que ser cubiertas. Véase como seguro de vida, donde no se
sabe cuando puede ocurrir un accidente, ni cómo, pero llegara; es
entonces cuando habrá que estar preparado. Además, el costo de
prevenir los danos a los archivos es raquítico si lo comparamos con los
beneficios que esto significa.
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La identificación individual de cada archivo es el punto débil si no se


planea en forma eficiente; es decir, la consistencia, seguridad y
asignación de una nomenclatura moderada pero segura, por si sola debe
contestar las siguientes preguntas:

• ¿Que archivo es?


• ¿A quien corresponde?
• ¿Que tipo de archivo es?
• ¿En dónde se encuentra dicho archivo?

Desarrollar un análisis y elaborar el diseño de un sistema no es tarea


sencilla, requiere de mucho tiempo de estudio y dedicación. Representa
una gran dosis de investigación y otro tanto de planeación. Implica
bastante creatividad por ambos lados, el usuario y el analista. Obliga a
una labor fuerte de análisis de necesidades de información y, por lo
tanto, a un alto grado de conocimiento del medio para el cual se hará el
diseño. A continuación presentare los estándares para la elaboración de
un sistema.

5.2. ESTANDARES DE DISEÑO

ELABORACIÓN DEL ANALISIS Y DESARROLLO DEL DISEÑO

El disparador normal que origina el desarrollo de un sistema surge como


una solicitud que hace el usuario al área de informática. En dicha
solicitud destaca lo siguiente:

• Los objetivos. el usuario debe definirlos


• Las políticas. Los usuarios del sistema deberán establecerlas
ya que éstas normarán los criterios más importantes dentro de
la filosofía del sistema.

Propuesta para mejorar el sistema.- Durante la investigación y


recorrido de la información recopilada el analista de sistema debe
percatarse de las fallas del sistema vigente, para proponer mejorar el
sistema en los siguientes aspectos:

• Información fuente.
• Pasos innecesarios o duplicados.
• Funciones clave.
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• Procedimientos críticos.
• Utilización correcta de resultados.
• Objetivos, políticas y requerimientos actuales.
• Recursos humanos y materiales necesarios.
• Costos.

Propuesta de factibilidad de automatización.- Después de haber


efectuado la investigación y recorrido de la información, el analista
deberá evaluar el sistema y determinar si es conveniente su
automatización efectuando un esbozo general de la posible solución en
caso de ser viable.

Podría presentarse el caso de que el sistema empleado en ese momento


pudiera ser automatizado sin obtener muchas ventajas, pero ser más
costoso; esta situación debe ser expuesta por el analista, dentro del
documento.

DISEÑO DEL SISTEMA

Durante el diseño del sistema, el trabajo del analista consiste en


elaborar una o más opciones de automatización del sistema que va a
cumplir con los requerimientos de información de la unidad usuaria.

En la formulación de opciones de un sistema propuesto se debe


considerar muy importante la investigación realizada, así como su
evaluación ya que depende de la comprensión y del conocimiento de los
procedimientos y problemas del sistema vigente para formular la opción
del sistema propuesto para su aprobación.

Cuando se diseña un sistema de procesamiento de datos, se debe


considerar sobre todo el perfeccionamiento de las operaciones y la
reducción de los costos, así como la oportunidad y calidad de los
resultados. Algunos de estos objetivos son los siguientes:

• Estandarización de procedimientos de las unidades.


• Eliminación de funciones innecesarias.
• Eliminación de reportes, registros y formas innecesarios.
• Eliminación de datos superfluos.
• Establecimiento de los controles necesarios y simplificación
de los excesivos.
• Eliminación de duplicación de funciones.
• Eliminación de duplicación de objetivos.
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• Eliminación de duplicación de operaciones.

1. Estructura del sistema

 Objetivos y políticas del sistema:


 Objetivo general.
 Objetivos particulares.
 Políticas del sistema.
 Resultados por obtener
 Operaciones por realizar, manuales, semi-manuales y
electrónicas.
 Fuentes del sistema
 Usuarios
 Recursos
 Proveedores de recursos
 Componentes del sistema operacionales, apoyo y regulación

2. Diagramación
 Diagrama general del sistema.
 Diagrama de captación de información.
 Diagrama operativo del usuario.
 Diagrama de procesamiento electrónico.
 Tablas de información y de decisiones.

3. Evaluación del diseño


 Sensibilidad
 Restricciones
 Adaptabilidad.
 Colapso.
 Puntos de control.
 Disponibilidad de recursos.
 Posibilidades de implantación.

4. Evaluación del sistema

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ESTRUCTURA DEL SISTEMA

El inicio del diseño de un sistema es el desarrollo de la estructura del


mismo; se debe considerar como estructura de un sistema el
agrupamiento ordenado de todos los elementos componentes de este,
los cuales son los siguientes:

Objetivos y políticas del sistema. Con base en la investigación


realizada, y en la evaluación de la misma, donde se determino el
objetivo general y los objetivos particulares de cada fase, se deberán
agrupar en orden de importancia todos y cada uno de ellos, así como las
políticas y normas que lo regirán. Estos objetivos y políticas serán la
base para el diseño del sistema:

Objetivo general. Por ser lo primordial, marcara la pauta de todo el


sistema.

Objetivos particulares. Son aquellos que cubren un fin especifico


dentro de todo el sistema, y el conjunto de ellos debe lograr el objetivo
general.

Políticas. Son aquellas que reglamentaran el sistema; asimismo,


marcaran sus limites, alcances y correlaciones con otros sistemas.

Resultados por obtener. Van en función de los objetivos del sistema,


los cuales ya fueron determinados por las autoridades usuarias del
sistema; además, deben estar documentados.

Operaciones por realizar. En el diseño del sistema es importante


considerar todas las operaciones que se tengan que realizar, ya que son
parte importante en el mismo. Las operaciones que intervienen en un
sistema, básicamente son:

• Manuales.
• Semi-manuales.
• Electrónicas.

Estas operaciones deben estar bien definidas, indicando quien o


quienes las tienen que efectuar.

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Fuentes del sistema. Es indispensable saber donde se originan las


fuentes del sistema (estas ya debieron ser detectadas en las
investigaciones), para considerarlas en el nuevo diseño y determinar
como y donde se origina la información que, una vez procesada, emane
los resultados deseados.

Usuarios.- El conocimiento del ambiente de los usuarios del sistema


por diseñar es importante porque en un momento dado se deberá
establecer contacto con ellos, pues serán los usuarios quienes utilicen
los resultados.

Recursos.- Estos deberán ser conocidos y tomados en cuenta para el


diseño del sistema por automatizar. Aquí se consideran recursos
humanos, materiales y económicos.

Proveedores de los recursos.- Deberán ser conocerse cuáles son


1os departamentos que proporcionan los recursos, para responsabilizar
a cada uno de ellos a la hora de integrar los mismos.

Componentes del sistema.- Como ya se indicó anteriormente éstos


son los que integran la estructura de un sistema; los cuales pueden ser
los siguientes:

• . Operaciones: procedimientos, entradas y salidas.


• . Apoyos: servicios, recursos y técnicos.
• . Regulaciones, ya sean internas: objetivos, políticas,
criterios, puntos de control y decisiones; o externas: cambios
legales, relaciones con otras empresas, convenios con el
gobierno, cambios de moneda, inflación, etcétera.

DIAGRAMACIÓN

La diagramación es una herramienta esencial para diseñar un sistema,


ya que con ella se especifican gráficamente las actividades por realizar
dentro del centro de cómputo, así como la secuencia de las mismas y
quien las debe ejecutar. Por tanto, una vez estructurado el sistema, la
diagramación es el planteamiento de cómo se va a desarrollar éste.
Debido a los flujos de datos que usualmente intervienen en los
sistemas manejados en este medio, se ha generalizado el uso de los
siguientes diagramas:

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Diagrama general del sistema. En este diagrama se indica el flujo de


la información, donde se separan en cada columna los procesos por
desarrollar correspondientes a cada departamento que interviene en el
sistema. En cada proceso se describe de manera breve la actividad por
desarrollar, indicando gráficamente que información entra y como sale
del proceso.

Diagrama de captación de información. Aquí se indican los pasos


para la captación de información a medios procesables, señalando las
fuentes así como los destinatarios de la información transcrita y los
puntos de control específicos de cada procedimiento.

Diagrama operativo del usuario. Existen dos tipos de usuarios: el


que únicamente utiliza los resultados del sistema y el que, además,
ajusta la información.

Diagrama de procesamiento electrónico. Este tipo de diagrama es


un grupo de símbolos preestablecidos que representan las operaciones
en el centro de computación. Estos símbolos se conectan por medio de
flechas que indican la secuencia de las operaciones. El diagrama es el
plan maestro de los procesos en el computador; en él se muestran las
entradas, las salidas y los procesos que se llevan a cabo para producir
las diferentes salidas. Es una representación gráfica del flujo de los
datos a través de todo el proceso electrónico, deben considerarse los
siguientes aspectos:

Configuración del equipo. Este deberá tomarse en cuenta a fin de


utilizarlo adecuadamente e y optimizar cada uno de los pasos del
sistema dentro del computador. Las características por considerar son
las siguientes:

• Capacidad de memoria (relacionada con el nivel de


multiprogramación).
• Sistema operativo (relacionado con las facilidades técnicas).
• Periféricos (relacionado con la capacidad de almacenamiento
de datos).

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Organización de archivos. En este aspecto, el analista debe hacer una


investigación y evaluación para determinar la organización de archivos
adecuada al sistema, dependiendo de las características del mismo;
existen las siguientes organizaciones de archivos.

• Secuencial.
• Indexada.
• Directa.
• Relativa.
• Particionada.
• Tablas de memoria.
• Bases de datos.

Correlación con otros sistemas. El analista debe tener conocimientos


las funciones de otros sistemas, para:

• Utilizar archivos ya creados.


• No duplicar resultados.
• Proporcionar información a otros sistemas.

Compatibilidad con otros equipos. Esto esta orientado básicamente al


soporte en otros equipos para la operación continua del sistema cuando
ocurran descomposturas o siniestros en el equipo de computo propio.
Programas de utilidad. El analista deberá conocer los programas de
utilidad existentes en el centro de procesamiento, a fin de utilizarlos y
evitar redundancia de programas, los más comunes son:

• Sort.
• Merge.
• Selector.
• Impresor.
• Rutinas especiales de uso común.

Lenguajes.- Es obligación del analista estandarizar los lenguajes de


programación para el desarrollo del sistema, así como certificar la
habilidad del personal de programación para el manejo de los mismos
entre los lenguajes más usados están:

• Cobol. . Basic.

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• Assembler. . Lenguaje "c"


• Teleproceso (macros). . Excel.
• Pl/ 1. . Dbase.
• RPG
• Fortran.

Tablas.- Es conveniente, si es posible, aprovechar el uso de tablas en el


sistema; básicamente existen dos tipos de tablas: de decisión y de
información.

Tablas de decisión.- Es un elemento gráfico en forma de matriz, que


va a determinar la acción por real i zar en función de un determinado
problema, dependiendo de la condición presentada.

Tablas de información. Es también una matriz, pero a diferencia de


las anteriores, aquí se consulta información en vez de tomar una acción.

EVALUACIÓN DEL DISEÑO

Al terminar el diseño del sistema, y antes de presentarlo a consideración


de los funcionarios que lo vayan a aprobar, el analista debe evaluar su
propio diseño utilizando pruebas de escritorio; una vez realizadas estas,
presentarlo al grupo de analistas designado para el conocimiento y
critica constructiva del mismo, para que a su vez, con estas
observaciones determine los siguientes puntos de evaluación:

Sensibilidad.- Se caracteriza por detectar fácilmente las variaciones no


comprendidas en el sistema.

Restricciones.- Se refiere básicamente a las limitaciones del sistema,


en cuanto a sus objetivos y políticas definidas para el.

Adaptabilidad.- Es la orientación que se le debe dar al sistema, para


operarlo en distintas instalaciones del usuario (en caso de existir). Desde
luego, esto depende de los objetivos propios de la institución y del
sistema.

Colapso.- Se refiere a determinar el punto o parte del sistema en donde


no pueda soportar mas variaciones de operación, apoyo o regulación;
esto origina que se desvirtúe el sistema.

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Puntos de control. Básicamente deberán existir puntos de control en


las interfaces de la operación del sistema, con lo cual se deben
determinar cuales son esos puntos de control y cuáles son las
correcciones a las variaciones detectadas por medio de ellos.

Disponibilidad.- De recursos. Aquí se debe tomar en cuenta que


recurso es posible utilizar para el desarrollo del sistema, y que
disponibilidad existe para contar con ellos en el momento adecuado.

Posibilidades de implantación.- Esencialmente este punto esta


orientado a determinar las posibles opciones de implantación, las cuales
dependen primordialmente de tres elementos: tiempo, recursos y
costos.

PRESENTACIÓN DEL SISTEMA

Una vez diseñado y evaluado el sistema, se debe presentar a


consideración de los funcionarios correspondientes para su aprobación o
ajuste. La forma de presentación del sistema depende de los recursos
con que se cuente para ella, los más utilizados son los siguientes:

• 'I'ransparencias y películas.
• Flip chart (hojas grandes, un caballete).
• Material para proyectar cuerpos opacos.
• Material para proyectar cuerpos transparentes.
• Material adherible para franelógrafos.
• Figuras imantadas para pizarrones o superficies.
• Cartulinas o cartones ilustrados.
• Carpeta de presentación (hojas cambiables, de tamaño más
pequeño a las utilizadas en el caballete).
• Presentación por medio de pc.

De no contar con los recursos descritos, se puede auxiliar de un


pizarrón, utilizando de preferencia gises de colores.

Es muy importante contar con una documentación que respalde esta


presentación, la cual debe contener lo siguiente

Introducción.- Se deberá explicar, en forma breve:

• Razones por las que se decidió efectuar el estudio de


factibilidad de diseño e implantación del nuevo sistema, y quien
lo solicitó.
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• Indicar el objetivo general del nuevo sistema.


• Descripción general de las opciones de implantación.

Objetivos del sistema.- Se deben describir en forma breve los


objetivos, tanto generales como específicos, del sistema, los cuales
debieron ser fijados por los altos funcionarios.

Diagrama de flujo de la información del sistema.- Deberá ser una


representación gráfica con la que cualquier persona de cierto nivel
comprenda el flujo de la información; es recomendable utilizar dibujos
y/o esquemas ilustrativos.

Ventajas operativas, administrativas e informativas. Se deben


describir brevemente las ventajas más importantes del sistema, tanto
las operativas como las administrativas. Estas ventajas deberán estar en
relación con el sistema actual; o bien, si los dos sistemas se asemejan
en algunas ventajas, indicar en forma concisa las diferencias, si es que
las hay.

Información por procesar.- Indica las distintas fuentes de información


y su contenido, lo cual muestra a los funcionarios el tipo de información
con que se cuenta para la obtención de los resultados.

Resultados por obtener.- Se indica cada uno de los resultados más


importantes que se van a obtener con el sistema. Se debe especificar la
utilidad de cada uno; algunos serán autoexplicativos.

Proyecciones a futuro.- Se indicara en forma concisa lo que el


sistema, después de implantado, puede absorber o crecer, lo cual
depende de las necesidades que se presenten a futuro.

Conclusiones.- Se deberá indicar la importancia que representa para el


usuario el buen funcionamiento del sistema por implantar y las
consideraciones necesarias para el logro de ello, como apoyo, vigilancia,
manejo adecuado, etcétera.

Elementos necesarios para la implantación del sistema.- Se


deberán indicar en cada una de las opciones presentadas los recursos
humanos y materiales necesarios para la implantación del sistema, tanto
en procedimientos manuales como electrónicos.

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Diagrama general del sistema.- Es la presentación gráfica de cada


una de las fases del sistema, en forma general, donde se especifican y
deslindan las responsabilidades y actividades de cada uno de los
departamentos que deberán intervenir en el sistema.

Descripción del diagrama.- Se describirán cada una de las fases por


realizar, que tipo de información entra, donde se obtuvo y que
resultados produce esta fase. Se deberá empezar con la acción por
realizar más importante.

Tiempo probable de implantación.- Se debe considerar el tiempo


probable de implantación, representado por un calendario de trabajo,
donde se señalen las actividades, la duración y las fechas de cada una,
así corno los responsables de su desarrollo.

Anexos.- Se deberán integrar en esta documentación las formas


utilizables para la captación de información, documentos fuente y
ejemplos de cada uno de los resultados por obtener.

Además de la documentación, se deben considerar los siguientes


aspectos, para el desarrollo de la presentación:

Preparación:

Fijar objetivos.- Clarificar el alcance de la presentación.

Organización.- Deberá organizarse el material de apoyo para la


presentación, así como la secuencia del mismo.

Simplicidad.- Se deberá simplificar lo más posible.

Definición.- Elabora que utilizar la terminología adecuada con los


participantes y, en su caso, definir los términos técnicos
utilizables.

Analogías.- Entre más abstracto sea el contenido, más analogías


se necesitan.

Conocimiento.- El conocimiento total del sistema es


indispensable para su presentación, ya que ello dará confianza al
analista y podrá responder a las preguntas que se le planteen.

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ANÁLISIS Y DISEÑO

Presentación.- Esta depende de la habilidad del expositor. Se


consideran los siguientes aspectos:

• Autoridad.- Los participantes deberán tener en cuenta que


el expositor cuenta con autoridad frente a ellos, respaldado por
su competencia, sinceridad e integridad y sobre todo por el
conocimiento del sistema.

• Contacto visual.- Se debe ver a los participantes, esto dará


una idea al expositor de como adaptarse a las necesidades de
ellos.

• Voz.- Esta deberá ser adecuada, se debe poner énfasis y


hacer las pausas que destaquen ciertos puntos de la
presentación.

• Escritura.- Se deberá escribir con letra grande y espaciada,


así como suprimir lo innecesario.

• Movimientos.- Estos deberán estar bien calculados,


procurando no distraer la atención de los participantes. Bien
empleados, pueden ayudar a subrayar lo que se esta
explicando.

• Participación.- Durante la presentación, procurar que los


participantes intervengan en la misma; para esto, hay que
considerar los siguientes elementos:

• Humorismo.- Relaja a la gente y ayuda a producir una


atmósfera agradable, donde los participantes se sienten libres
para exteriorizar ideas y formular preguntas.

• Contestar.- El expositor debe evitar contestar mucho o con


brusquedad. Debe dialogar con todos los participantes,
cuidando de no convertir la presentación en una platica
generalizada.

IMPLANTACION DEL SISTEMA

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En esta parte se hará referencia únicamente al sistema electrónico, ya


que el sistema aprobado puede ser de otro tipo, en cuyo caso, la labor
del analista termina en las opciones que expuso.

Una vez aprobado el sistema propuesto, se deberá diseñar con detalle


cada paso, tomando en consideración las observaciones que se hayan
hechos al sistema durante sus presentaciones.

Otros aspectos por considerar son: la preparación de los elementos


humanos que intervendrán en cada una de las actividades que requiere
el proyecto, los recursos con los que se decidió implantar el sistema, así
como las características del equipo, para aprovecharlo mejor. La
implantación es la fase don de se pone en práctica el concepto teórico
de un sistema, es la más objetiva del desarrollo; es la culminación de
actividades como planeación, análisis, diseño y programación del nuevo
sistema. Es la parte en la que el analista debe demostrar su habilidad y
conocimientos para lograr el máximo aprovechamiento y efectividad de
todos los recursos humanos y materiales, mediante una coordinación
precisa y cuidadosa.

Lo anterior requiere del conocimiento completo del sistema, pero esto


no quiere decir que él lo tenga que hacer todo, sino que mediante bases
de planeación y estructura organizacional debe delegar en otras
personas ciertas funciones de detalle.

Entre las funciones de la implantación por realizar están las siguientes

USO DE LA DIAGRAMACIÓN

Como ya se dijo, habrá que considerar las observaciones que se


hayan hecho al sistema durante las presentaciones, y esto deberá
reflejarse en los diagramas utilizables en tal sistema.

DIAGRAMA GENERAL
Este diagrama especificara en forma muy general el recorrido de
la información, indicando las áreas internas y dependencias externas
que intervendrán en el sistema.

DIAGRAMA PARTICULAR DE PROCEDIMIENTOS MANUALES

Este diagrama es el desglose especifico de las actividades por realizar


correspondientes a cada área usuaria, primordialmente en lo que se
refiere a captación de información (codificación y realimentación de
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información) y uso de cada uno de los resultados por obtener en el


sistema. Por otro lado, el diagrama también comprende las actividades
de conversión de información fuente a medio procesable.

DIAGRAMA DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO

Es la representación gráfica del flujo y proceso de la información en un


computador para obtener los resultados previstos en el sistema. La
conformación de este procesamiento dependerá por un lado del tipo y
configuración del equipo de computo y, por el otro, de la calidad del
personal con que se cuenta en programación. Por último, se debe
considerar la no saturación del equipo con un solo proceso.

DEFINICIÓN DE PROGRAMAS

El momento en que se debe iniciar la programación es determinante. Al


llegar a este punto, el diseñador ha invertido meses de tiempo y
esfuerzo en la investigación y disueno; sin embargo, durante el diseño
cualquier cambio, cualquier factor descuidado previamente, por lo
general no causa retrasos o riesgos; normalmente todo lo que se
requiere para rectificar el caso, es adicionar una nota de algún registro,
cambiar una anotación en el diagrama de proceso, o dar de baja una
línea del esquema. No obstante, en el momento de empezar la
programación, cambia el panorama. El analista es el responsable de
cuidar que los programas desarrollados estén de acuerdo con las
especificaciones de los procesos diseñados.

Es importante saber que es fácil hacer cambios en el sistema antes de


programarlo, pero una vez hecho esto, cualquier cambio se dificulta;
esto significa que el sistema propuesto debe estar correcto y completo
antes de pasar las (definiciones a la fase de programación). Por lo tanto,
la definición de los programas del sistema deberá hacerse una vez que
se tenga en forma detallada el diagrama de procesamiento electrónico,
y que el analista este totalmente seguro de los objetivos del sistema, así
como de lo que va a hacer cada uno de los programas que intervienen
en el mismo.

Para llevar a cabo las definiciones de cada uno de los programas, es


conveniente que el analista se apegue a los siguientes puntos:

ELEMENTOS PARA LA DEFINICIÓN DEL UN PROGRAMA

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Identificación.- Estará formada por los siguientes datos:

• Nombre del sistema y subsistema.


• Nombre del analista.
• Clave del programa.
• Fecha.

Objetivos.- Contendrá una explicación concisa de los resultados que se


obtendrán en dicho programa y la relación, si la hay, con otros
programas.

Entradas.- Aquí se proporciona la información genérica con las


características de los archivos de entrada, tales como:

• Nombre externo del archivo.


• Posiciones por registro.
• Factor de bloque o registros por bloque.
• Dispositivo. O dispositivos.
• Posición por la que esta clasificado (si esta clasificado).
• Organización.
• Llaves de acceso.
• Método de acceso.
• Tipo de etiquetas.
• Nombre interno y número de volumen de dispositivo.

En caso de existir una clasificación previa, la cual se utilizara en el


proceso, deberá especificarse la llave de clasificación y los niveles de la
misma, referidos al nombre o nombres de los campos, así como las
posiciones relativas dentro del registro de datos. Invariablemente se
anexara un formato correspondiente a cada uno de los archivos de
entrada, en donde se detallaran las posiciones que ocupa cada campo,
así como el tipo de caracteres que contiene cada uno.

Si el programa utiliza lectura de parámetros, deberá precisarse.- En esta


sección de entradas deberá anexarse por separado el formato de los
parámetros, así como las especificaciones, claras y precisas, donde se
explique el uso de todos y cada uno de los parámetros. Cuando el
programa requiera armar una tabla, es necesario proporcionar el
numero de elementos que la constituirán, así como el formato de los
mismos, mencionando la necesidad de por que se definió.

Salidas.- Su contenido es similar a lo expuesto en el párrafo de


entradas, salvo para resultados por impresora, en cuyo caso deberá
anotarse la clave de la "forma de papel" que se utilizara, numero de
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tantos, si la impresión es a sextos u octavos, y parámetros de control de


saltos de impresión. En lo que respecta a formatos de registro, lo
especificado para archivos de salida.

Proceso. Esta parte de la definición de un programa es la que


normalmente presenta una mayor dificultad para su realización y
entendimiento; esto se debe principalmente al hecho de pretender decir
como se quiere hacer, y por consiguiente no se atiende lo que se desea
que el programa haga. La descripción del proceso debe ser lo más
simple posible, atendiendo con precisión los resultados que se desean.
Esta descripción atenderá lo siguiente:

Procesos de conversión y depuración. En este tipo de procesos es


frecuente que solo se depuren los campos considerados como
información básica, descuidando el resto de la información. Por
consiguiente, se sugiere que este tipo de programas haga una
depuración más exhaustiva de todos y cada uno de los campos que
integran un registro de información. Con esto se evita que en programas
subsiguientes, ya sean de la propia aplicación o de otra conexa, haya la
necesidad de depurar información. De igual forma, es conveniente que
no se rechace un registro a la primera inconsistencia detectada, sino
que la depuración debe continuar hasta agotar ese registro, marcando
todas y cada una de las inconsistencias detectadas. Esto evita
correcciones parciales y, por consiguiente, la realimentación de la
misma información más de una vez.

Especificación de campos por procesar. Cuando se haga referencia a los


campos sujetos al proceso, deberán corresponder, tanto la descripción
del campo como las posiciones que ocupa dentro del registro, a las
especificaciones en el formato de registro.

Es frecuente el error de no correspondencia entre nombres y posiciones


por fallas de trascripción mecanográfica, por esto es recomendable que
el analista cuide esos detalles.

Procesos de da tos clasificados. Cuando la información se presenta


clasificada, con el propósito de producir uno o más cortes, o bien
acumulaciones de información que corresponden a la misma llave de
clasificación, es importante que se den los criterios para que, al verificar
la secuencia, el programa tenga la opción de tratamiento en caso de
inconsistencia. Esta puede ser fuera de secuencia, registros duplicados o
especificación de que el archivo no esta clasificado.

Debe insistirse en que para procesos de corte y/o acumulación por llave
de clasificación siempre deberá verificarse la secuencia y, en
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consecuencia, también se especificara el orden de clasificación de la


información; lo mismo procede para cruces de archivos clasificados que
pretenden complementar información y/o actualización.

Cruces de archivos para actualización y/o complementos de información.


Aparte de lo expuesto en el párrafo relativo a información clasificada en
este tipo de procesos, es de gran importancia dar los criterios para
cuando la información no encuentra correspondencia en uno o mas de
los archivos objeto del proceso. Nunca se debe presuponer que toda la
información encuentra correspondiente; o que un archivo se termina
primero que otro, o bien que el programador tiene los antecedentes
para dar un tratamiento adecuado a esta información, ya que solo
producirá resultados inadecuados. Por lo anterior, el analista deberá dar
siempre, por escrito, los criterios para el tratamiento de estos casos.

Rutinas de cálculo. Para toda rutina de cálculo, el analista debe proveer,


dentro de la definición, las fórmulas matemáticas mediante las cuales se
llega al resultado deseado. Lo anterior es mas claro y preciso que
pretender describir en forma literaria dichas formulas.

Se debe prestar atención a los campos numéricos con los cuales se van
a hacer las operaciones, sobre todo con aquellos que podrían ser
negativos, esto ultimo con frecuencia pasa inadvertido en las
definiciones. Cuando los campos numéricos por procesar no se hayan
depurado previamente, es indispensable hacerlo saber en la definición
del programa, para lograr resultados oportunos y adecuados con dicho
programa.

Condiciones de excepción. Todas las condiciones previsibles de


excepción que sean del conocimiento del analista se deben poner en la
definición. Ejemplo: si un programa procesa registros tipo 1, 2 y 3,
deberá preverse que hacer cuando un registro no sea ni 1, ni 2, ni 3.

Programas con dos o más opciones. En estos casos deberá poner


atención en no hacer confusa la definición, procurando dejar
independiente cada opción y dando marcada preferencia a la manera en
que el programa optara por alguna de sus opciones; en otras palabras,
deberá especificarse el método de selección de la opción. Las opciones
serán dadas por parámetros de control.

Se deberá adicionar todo comentario útil que sirva para aclarar


conceptos o dar una idea del tipo de información que se ha de procesar;
servirá de gran ayuda, tanto para el programador como para los
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analistas que tengan que realizar trabajos futuros de mantenimiento con


dichos programas.

Cifras de control. Esta parte de la definición requiere mucha atención


por parte del analista; se debe cuidar especialmente que las cifras de
control cubran su principal objetivo: controlar los resultados del
programa. Esta valiosa herramienta por lo general no se usa en forma
adecuada, resultando a veces muy problemático o imposible cuadrar
dichas cifras de control.

Otra gran dificultad que presentan en su mayoría las cifras de control es


que no se proporcionan criterios que permitan establecer la relación
entre las mismas; por tal motivo, en muchas ocasiones solo la persona
que definió el programa sabe en que forma se verifican esos resultados,
lo cual en un centro de procesamiento no es recomendable. Por lo
anterior, se sugiere:

• Realizar un estudio detallado de las cifras de control


del programa para que sean contabilizados todos los
registros del proceso.

• Proporcionar el número de posiciones de que constara


cada cifra de control, ya que es el analista quien conoce
los volúmenes por procesar, evitando con ello el
sobrepeso de los contadores correspondientes.

• Anteponer una letra o combinación de letra y numero a


la leyenda correspondiente a cada una de dichas cifras;
así será mas fácil establecer por medio de una formula la
relación entre ellas. Como ejemplo se muestra la
siguiente situación:

A- registros leídos Xxx,xxx


B- registros tipo i Xxx,xxx

C- registros tipo 2 xxx,xxx


D- registros tipo 3 xxx,xxx
E- registros sin tipo xxx,xxx
F- registros erróneos xxx,xxx
Fl - tipo i xxx,xxx
F2 - tipo 2 xxx,xxx
F3 - tipo 3 xxx,xxx
G- total grabados xxx,xxx

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H- registros maestros grabados xxx,xxx


I- registros detalle grabados xxx,xxx

Fórmulas de verificación:

A=B+C+D+E+F
F=FI +F2+F3
G=H+ I
H = B - FL
I = (C+D) - (F2+F3)

SUGERENCIAS ACERCA DE LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAS

Para que el programador realice una prueba eficiente del programa es


indispensable que el analista provea a aquel de criterios para elaborar
datos prueba, de modo que cubran todas las condiciones que debe
prever el programador, como casos de excepción, exclusión, fuera de
secuencia, inconsistencia, etc.; Ya que cuando se deja a criterio del
programador normalmente probara condiciones simples o la rutina
principal del programa. Debe entenderse que lo que se pide son criterios
para elaborar la prueba, los cuales, para una mayor eficiencia, será
necesario proporcionarlos por escrito; con ello, el analista estará en
condiciones para certificar el buen funcionamiento de dicho programa.

Existen analistas cuyo conocimiento de la aplicación a su cargo les


permite concluir la solución de un problema mediante la definición de un
solo programa que cubre múltiples opciones y de uso simultáneo de
varios dispositivos periféricos, donde se logra obtener los resultados
requeridos. Sin embargo, el problema surge cuando:

• se va a actualizar dicho programa.


• quien lo realizó ya no trabaja en la institución.

Además, complica la operación de la computadora, cuando bloquea


equipo periférico para otros procesos. Por tanto, si se toma en cuenta el
sistema operativo y el equipo disponible, así como la futura depuración y
mantenimiento de los actuales sistemas, se sugiere que mejor se
busque la posibilidad de producir dos o más programas, que serán más
fáciles de realizar, actualizar y mantener, y que también darán una
mayor oportunidad de que los analistas que en el futuro atiendan dichas
aplicaciones, adquieran en un menor tiempo el conocimiento de los

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programas correspondientes, tanto en su lógica como en el tipo de


resultados que arrojan.

Con el propósito de estandarizar la terminología, se debe entender por:

Modificación. Todo cambio que en mayor o menor grado afecta la


definición original de un programa cuando este aun se encuentra en fase
de elaboración o prueba.

Actualización. Los cambios a un programa que ya ha estado en


producción.

Para estos casos, lo más importante es que la actualización o


modificación se presente siempre por escrito, con fecha, y forme parte
de la definición original por medio de hojas anexas, las cuales, para
mayor claridad, deberán hacer mención a la pagina y/o párrafo que
afectan de la mencionada definición original, o bien, de modificaciones o
actualizaciones previas. Lo importante es que haya antecedente.

Es importante que el analista exponga una platica sobre los objetivos del
sistema a los programadores que intervinieron, pues tiene gran
trascendencia para la persona conocer cuales son las áreas de
afectación con el trabajo por ellos realizado. Lo anterior obedece al
principio establecido en las relaciones de trabajo, que dice: "todo
empleado debe conocer la importancia y alcances de su trabajo en
forma integral." Además de lo anterior, cabe mencionar la importancia
de los siguientes puntos:

Relación entre programadores y analistas.- Una vez estudiada la


definición por el programador, deberá establecerse una plática o serie
de pláticas con el analista. Esto es para que el programador certifique
que la definición del programa ha sido entendida para que se disipen las
dudas que tenga. Si estas pláticas no se hacen oportunamente
retrasaran la entrega del programa.

Revisión y aprobación de los programas en función del tiempo.- Una vez


que el área de programación entregue los programas al analista, es
recomendable que se efectúe la revisión de todos los productos lo más
pronto posible. Y que no espere a que se efectúen las pruebas de
volumen correspondiente, para que el programa sea aprobado o
rechazado, ya que en la demora al revisar el programa trae como
resultado que el programador que lo hizo, ya no trabaje.

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Trabajos urgentes. En este tipo de trabajos no deberán pasarse por alto


las definiciones por escrito de los programas, ya que la experiencia nos
dice que cuando no existen definiciones, ocurren malas interpretaciones
y, como consecuencia; no se obtienen los resultados deseados.

Acceso a los programas fuente. Este acceso solo deberá efectuarlo el


personal del área de programación, y ocasionalmente el personal de
análisis.

Elaboración de programas. La elaboración de los programas la llevara a


cabo el personal del área de programación, a medida que las
definiciones les sean entregadas por el analista. Esos programas
deberán reunir los requisitos establecidos; si no es así, deberán
regresarlos de inmediato al analista, indicando las condiciones que no
cumplen.

Revisión y aprobación de los programas. Esta etapa es una de las más


importantes y de ello debe hacer conciencia el analista de sistemas, ya
que de una buena revisión de los resultados de los programas depende
en gran parte el éxito de un sistema, porque ello evita modificaciones o
actualizaciones de los programas en la fase de operación del sistema
por razones de falla de programas o resultados erróneos.

La revisión de los programas, aunque es muy tediosa y aburrida, debe


ser muy cuidadosa y tienen que verificarse todas las condiciones
posibles, las cuales se deben plantear en los criterios de datos de
prueba. El analista nunca deberá confiarse en que el programador haya
probado tal o cual condición; deberá comprobarlo el mismo. Una buena
revisión de los programas de un sistema se refleja en el manejo del
mismo, es decir, durante dicha operación no existen modificaciones o
actualizaciones de los programas; si existieran, serian por excepción y
con plena justificación.

Pruebas de programas con información real. Para hacer este tipo de


pruebas es recomendable que además de las pruebas de los programas
con datos prueba, durante su elaboración se hagan otras, pero con
información real. Esto se hace para depurar la programación que va a
intervenir en el sistema. En este tipo de pruebas es recomendable que
los datos que se seleccionen contengan la mayor variabilidad de
condiciones posible, a fin de probar a toda capacidad cada programa, y
que los programas donde se detecte alguna anomalía sean modificados
de inmediato; además, se debe actualizar la documentación
correspondiente. Si se efectúan este tipo de pruebas en forma
adecuada, los problemas que se presenten serán mínimos.

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Pruebas del sistema. Al terminar la programación, el analista tiene ya un


grupo de programas definido por él, todos los cuales se ajustan, unos a
otros, para formar un sistema funcional. Es probable que debido a la
carencia de comunicación, aun cuando se le definió al programador lo
que se esperaba que hicieran los programas, estos no estén de acuerdo
con las necesidades del sistema; asimismo, la programación individual
de dicho programa los puede hacer inconsistentes unos con otros, y en
consecuencia, estos, como un todo, no trabajen como un sistema
completo.

Debe asegurarse que los programas probados por separado no


contengan estas deficiencias y, por tanto, constituyan un sistema de
proceso aceptable. Esto se obtiene con la prueba del sistema, en donde
la secuencia de los procesos debe engranar perfectamente. La
preparación de datos es responsabilidad del analista; debe probar todas
las opciones posibles para el sistema desde cualquier ángulo, para así
detectar los errores que haya cometido el o los programadores.

La prueba del sistema es un procedimiento cíclico, en el cual l os errores


detectados requieren de modificaciones a la programación, y una vez
corregidos los programas problema, se procesa nuevamente el sistema
para detectar cualquier error que no hubiera surgido antes. Si el sistema
es muy grande (mas de 100 programas), es conveniente que la prueba
se realice por partes o subsistemas. Una vez eliminados los errores de
cada uno de ellos, se podrá probar el sistema completo.

Las entradas y salidas en cada uno de los programas deben ser


revisadas cuidadosamente, poniendo mayor atención al primero y ultimo
registros de cada archivo, ya que es ahí donde existen mas errores. La
documentación del sistema debe ser actualizada con todos los cambios
que se hayan hecho durante estas pruebas. Las pruebas del sistema
pueden ser piloto o en paralelo.

Pruebas piloto. Este tipo de prueba es el que se hace cuando no existe


ningún sistema anterior contra el cual se comparen los nuevos
resultados.

Pruebas en paralelo. Este tipo de pruebas se utiliza cuando


anteriormente existía algún sistema con el cual se comparaban los
resultados de uno nuevo. Estas pruebas, como su nombre lo indica,
consisten en correr simultáneamente el antiguo y el nuevo sistema. El
objeto del trabajo en paralelo de los dos sistemas es comprobar si el
nuevo funciona con los mismos resultados que el anterior. En este tipo
de pruebas deben participar todos los elementos que normalmente
intervendrán cuando funcione el sistema en forma real.
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Por lo general, para estas pruebas es inevitable un aumento temporal de


personal, ya que se revisaran los resultados de dos sistemas en vez de
uno; por ello, el diseñador debe advertirlo así al usuario. Tanto en la
prueba piloto como en paralelo, es la ocasión para que se defina la
fuerza del trabajo manual que servirá en el sistema, así como para
detectar errores, corregirlos y reiniciar los procedimientos que se
probaran en su totalidad; y revisar las estimaciones de tiempos del
sistema hechas originalmente, pero a un nivel más realista.

Revisión y evaluación del sistema.- Una vez que se ha terminado con la


prueba del sistema, el analista y el usuario deberán hacer una revisión y
evaluación general de tal sistema en la cual consideren todos los
procedimientos que intervengan en él, y comprobar si los resultados que
se obtuvieron cumplen realmente con los objetivos establecidos en un
principio, ya que en esta etapa se determinara en que momento se
libera el nuevo sistema.

Calendario de implantación. Es inevitable que cualquier sistema trabaje


bajo un calendario de actividades elaborado de antemano, en el cual se
indiquen las actividades de cada uno de los elementos que intervendrán
en dicho sistema, así como las fechas en las que deberán desarrollarse
tales actividades. El analista del sistema debe elaborar este calendario y
tomar en cuenta las necesidades del usuario, otros departamentos que
intervengan y las cargas de trabajo en el computador. Una vez
determinado el calendario, es importante que lo aprueben todos los
departamentos que intervendrán en las actividades. Cuando el
calendario este aprobado, deberá enviarse una copia a cada uno de los
participantes en el sistema, para que las actividades que les
correspondan se efectúen en los tiempos señalados.

5.3 ESTANDARES DE DOCUMENTACION

DOCUMENTACION DEL SISTEMA

La documentación adecuada y completa de un sistema que se


desea implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es
esencial en cualquier sistema de información; sin embargo, con
frecuencia es la parte a la cual se dedica menor tiempo y atención.

Toda persona dedicada a sistemas que haya recibido una solicitud para
mantener o modificar un sistema, del cual no se tenga ninguna
documentación y en donde la persona que lo diseñó ya no trabaje en la
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institución entenderá el problema que representa un sistema en tal


situación.

Muchas veces intentar retroceder y documentar un sistema, después


que ha estado en operación durante algún tiempo, es más costoso que
hacerlo desde la primera vez, aun si se considera que el procedimiento
de documentación original sea, de por sí, de alto costo. Este costo
materialmente esta determinado en mayor grado por el tiempo que el
personal de sistemas dedique a la documentación, por lo que el
propósito de este instructivo es establecer las normas de documentación
por escrito, lo cual reporta las siguientes ventajas:

• Estandarización de la documentación.
• Facilitación del desarrollo de la misma.
• Ahorro de tiempo.

Una vez que estas normas han quedado establecidas, es importante que
se realice el esfuerzo necesario para ponerlas en practica, puesto que,
bajo estas bases, una buena documentación traerá consigo las
siguientes ventajas:

• Es una magnífica herramienta didáctica para nuevos


miembros de la organización de sistemas, así como para
nuevos usuarios del mismo.
• Es requisito básico para quien tenga la responsabilidad de su
mantenimiento y/o modificación.
• Ayuda a los analistas de sistemas que trabajan en áreas
relativas, evitando traslapes y redundancias, y facilita la
integración a los diferentes sistemas.
• Asegura que el sistema se opere en forma correcta con el
mínimo de errores.
• Se utilizan mas eficientemente los recursos de que se
dispone.

Si se considera que por una u otra causa los sistemas deben cambiar, ya
sea por una variación en las necesidades de información, una
optimización de los sistemas, un cambio de objetivos o normas, etc.,
Será necesario que la documentación sea actualizada por cada
modificación, ya sea de diseño o de programación.

Si no se tiene actualizada, esta documentación pronto será obsoleta, y


una documentación así es peligrosa en extremo, tanto en lo referente a
los errores que puedan producir en la operación del propio sistema,
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como por lo que respecta a los problemas que puedan resultar cuando
se requieran modificaciones y los cambios previos no hayan sido
documentados.

Otro aspecto importante es el nombre del sistema, el cual deberá ser


único para cada sistema existente; dicho nombre deberá conservarse
invariablemente en todos los documentos referentes a ese sistema, ya
que será con ese nombre con el que se identificaran todos los procesos
relacionados con él.

CARPETA ADMINISTRATIVA

Esta carpeta contendrá lo siguiente:

Indice.- Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Resumen administrativo (introducción). Es una condensación de


todos los demás puntos que se detallan en esa carpeta y cuyo propósito
es permitir a los altos ejecutivos enterarse en forma somera de los
objetivos del sistema. Para elaborar este resumen no se establecen
normas rígidas que limiten la capacidad de expresión de quien lo realice,
excepto la recomendación anterior de ser lo más breve posible.

Planteamiento. Esta sección tiene como finalidad dejar registrados los


antecedentes que sirvieron como punto de partida para el desarrollo del
análisis del sistema emprendido. Por esto se deben mencionar los
siguientes puntos:

• Unidad usuaria que requirió el sistema.


• Personas y/o los puestos ocupados por estas en el momento
de requerirse el sistema.
• Los términos y/o medios bajo los cuales se hizo el
planteamiento del sistema (acuerdos, disposiciones legales,
memoranda, etcétera).
• Condiciones y criterios especificados que normaron el
desarrollo del sistema.
• Fechas correspondientes a los puntos anteriores.

Objetivos y políticas.- Se dejarán establecidos los objetivos y políticas


que debe cubrir el sistema en forma clara y precisa para evitar errores
de interpretación. Para lograr lo anterior, se sugiere transcribir, o bien,
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anexar los documentos en los cuales los interesados fijaron dichos


objetivos y políticas.

En virtud de que durante la realización de la investigación por parte del


análisis del sistema pudieron surgir objetivos secundarios, se mencionan
en esta misma sección.

Considerar qué tanto los objetivos primarios como los secundarios


fueron aprobados como tales por los interesados. Debe quedar
perfectamente aclarada su prioridad; es decir, objetivos a corto plazo o
inmediatos, y objetivos a largo plazo o mediatos, ya sean secundarios o
primarios.

Entradas al sistema (información por captar). En este punto debe


especificarse los documentos fuente que inician las operaciones del
sistema, así como la información detallada de los conceptos que serán
los datos de captación por el sistema. Es recomendable que se anexe
una copia de todos los documentos.

Lo anterior es conveniente ya que, en ocasiones, al efectuarse el análisis


del sistema, los documentos originales presentan ciertas deficiencias
para captar los datos por procesar, por lo cual es necesario el diseño de
nuevas formas para ese propósito; cuando esto suceda, con mayor
razón deberá atenderse la recomendación de anexar dichos documentos
con las anotaciones correspondientes.

Además, deberán mencionarse todos los datos que en forma secundaria


o lateral originan una entrada importante al sistema; como ejemplo
están los catálogos de marcas, de artículos, etcétera.

Salidas del sistema (resultados por obtener). Como se habrá


observado en el párrafo anterior de entradas al sistema, só1o se hizo
mención de los datos de captación por el mismo, así como los datos
laterales que pudieran significar una entrada. Ahora bien, siguiendo este
criterio, en esta sección solamente se describen los resultados de mayor
importancia obtenidos a través de todo el proceso.

Cuando sea posible, se anexaran los documentos que contengan los


resultados, por ejemplo: listas, formas preimpresas, etc., O bien, los
diseños. Sobre dichos resultados, por ejemplo formato de un registro en
cinta, diseños de impresión, etcétera.

Cuando se considere de gran importancia el destino de algunos


resultados, deberán registrarse los departamentos a los que serán
distribuidos, y la utilización que harán de cada uno.
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Diagrama general de flujo del sistema. En esta carpeta aparecerá


un diagrama que muestre en forma condensada el flujo de la
información y de las operaciones que se realizan con esa información.

Explicación genérica de las fases del sistema. Esta sección se


encuentra relacionada directamente con la anterior; lo que ahí se
muestra gráficamente, ahora se describe en forma genérica, explicando
los procesos que se lleven a cabo en cada área o departamento, sin
profundizar en detalles técnicos o específicos.

Se deberán res altar en forma preponderante las fases del proceso en


las cuales se obtengan resultados de importancia, así como aquellas que
requieran una supervisión especial.

Requerimientos. Esta sección se presenta en virtud de que deben


quedar establecidos los recursos, tanto humanos como materiales,
necesarios para llevar a cabo la operación del sistema.

Dentro de los recursos humanos, deberán tomarse en cuenta todos los


tipos de trabajos ordinarios o especializados que se requieran, y con
base en ello tomar los elementos con que se cuenta o, de ser necesario,
pensar en el reclutamiento de personal especializado si el trabajo lo
requiere.

Si el personal con que se cuenta debe capacitarse para los fines que se
persiguen, se planteara en esta sección el tipo de capacitación que
habrá que dar a los elementos a quienes se les proporcionara, así como
el tiempo que ello implique; en lo que se refiere a los recursos
materiales, quedaran establecidos en esta sección los requerimientos
indispensables para que se pueda poner en marcha el sistema,
mencionando los dispositivos, archivos y papelería, etc., Poniendo
énfasis en los elementos materiales que no existan aun y que sean de
vital importancia para llevar a cabo las funciones del sistema.

Estimación del tiempo probable de implantación. Es necesario que


exista una fecha probable de implantación, cuya base será la
terminación de cada etapa considerada dentro del desarrollo del
sistema, tales como análisis, programación, elaboración de formas
especiales, capacitación de personal, etcétera.

Un punto importante que debe ser considerado dentro de esta sección,


es el periodo de congelación, atendiendo a las aprobaciones por parte
de los distintos funcionarios a quienes están en la realización del
sistema.
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En todo caso, la fecha estimada que se plantea aquí será seguramente


una fecha tentativa que pueda ser modificada por consideraciones
especiales que se presentaran en el desarrollo del sistema.

Consideraciones generales del nuevo sistema. En caso de haber


existido un sistema anterior que cubriera las necesidades que se
pretenden satisfacer con el nuevo sistema, quedara señaladas las
ventajas y principales diferencias del nuevo sistema respecto de su
antecesor, tales como ahorro de tiempo, disminución de costo,
seguridad, flexibilidad, confiabilidad, proyección, etcétera.

CARPETA DEL USUARIO.

Esta carpeta contendrá lo siguiente:

Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Diagrama general del sistema. En la carpeta deberá aparecer un


diagrama que muestre en forma condensada el flujo general de la
información y de las actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos nombres que se utilizaron con


anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente
a la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son


las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la
carpeta mencionada anteriormente, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama particular de la unidad usuaria. El diagrama representa


gráficamente todos los pasos que se efectúan dentro de la unidad
usuaria a quien esta dirigida esta carpeta.

La simbología utilizada será la misma que la usada en el diseño del


sistema, pero se especificaran en forma clara las operaciones a que se
refieren estos símbolos.

Deberán precisarse los archivos de entrada y de salida, los resultados


obtenidos, comprobaciones, procesos manuales, etcétera.

Explicación de las fases del diagrama particular. En esta sección


se expondrán en forma especifica y detallada todas las operaciones que
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aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular del


usuario.

Aquí deben analizarse cada una de las fases de que consta el trabajo,
además de señalar el proceso principal que se realiza, entrada de la
información, obtención de un resultado parcial, envío de información a
otra unidad o departamento determinado, etc. Para ello debe seguirse el
mismo orden que aparece en el diagrama particular de la unidad
usuaria.

Instructivo de procedimientos. En cada carpeta de usuario existirá


un instructivo de procedimientos que permita establecer los
lineamientos generales, con base en los cuales se desarrollara el trabajo
por parte del usuario.

Dicho instructivo deberá contener las normas referentes a pasos como:

Codificación. Cuando sea necesario efectuar una codificación, aquí se


darán los criterios acerca de como se desea llevar a cabo. Ello implica
conocer el documento fuente y la hoja donde se vaciara. En caso de ser
necesario, también se darán las claves y normas conducentes al logro
de los fines que se pretenden con la codificación. De ser posible, se
anexaran el documento fuente, o una copia del mismo, y una hoja de
vaciado.

Facturación. Cuando el proceso implica el manejo de documentos que


pudieran extraviarse, deberá existir una o varias facturas que amparen
el envío, manejo, recepción, etc., De dichos documentos. En esta
sección se establecerán los tipos de facturas que se definan, los
documentos que son amparados en esta fase, así como la fecha. Se
anexaran copias de las facturas.

Envío. Debido a que el usuario va a producir resultados que deberán


trasmitirse a otras unidades o departamentos, es necesario conocer a
donde se enviaran los resultados obtenidos por ese usuario, volumen
estimado, periodicidad con que ello se efectúe y forma de envío.

Confirmación de listas. A veces será necesario verificar las listas


obtenidas en algún otro departamento, contra los documentos fuente. El
usuario encargado de esta actividad deberá tener una guía para
comparar ambos documentos. La forma en que dicha comparación se
lleve a cabo, así como los campos esenciales de verificación, quedarán
establecidos en este párrafo.

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Condiciones anormales. Todas las condiciones anormales no previstas


en los párrafos mencionados, deberán quedar aclaradas aquí. Entre
otras podrían ser: proceso por seguir en caso de encontrar errores,
consultas a otros departamentos en caso necesario, etcétera.

Solicitudes de modificaciones y trabajos especiales. Cuando se


analiza el sistema propuesto, es posible que no se detecten situaciones
especiales que afecten su diseño.

Al detectar estas situaciones, es posible que se origine una solicitud de


modificaciones al sistema en donde se señalen los procesos que se
desea modificar, las causas por las que se han planteado y las
posibilidades de llevarse a cabo, así como las ventajas y desventajas
que las modificaciones implican.

En caso de que durante el diseño del sistema se detecte la posibilidad


de obtener algún resultado no establecido con anterioridad, se
especificará en esta sección el tipo de trabajo que se desea, la fase en la
cual puede obtenerse, y todas las demás observaciones relacionadas
con ese trabajo especial, por ejemplo: que al vaciarse a una hoja de
codificación los datos de un documento fuente, se pueda obtener un
catalogo de productos especiales, etcétera.

En ambos casos, ya sea que se trate de una modificación o de un trabajo


especial, deberán llevar la fecha en que se haya planteado.

Caducidad de documentos fuente y destino final. En ocasiones, ambas


tienen por ley un periodo de retención y un destino especifico; en esta
sección debe quedar claramente designado el espacio de tiempo con
que se cuenta para manejar los documentos fuente y el lugar al que
habrán de destinarse.

CARPETA PARA CAPTACIÓN DE DATOS

Esta carpeta contendrá lo siguiente:

Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Diagrama general de flujo del sistema. En la carpeta aparecerá un


diagrama que muestra en forma condensada el flujo de la información y
de las operaciones que se realizan en este sistema. Este diagrama
utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron con
anterioridad en el diagrama que aparece en la sección correspondiente
de la carpeta administrativa.
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Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama, son


las mismas que se aplican en la elaboración de la carpeta mencionada,
de preferencia deben ser iguales.

Diagrama particular a detalle. El diagrama particular a detalle será la


representación de todos los pasos que sigue la información dentro del
departamento de captura de datos.

La simbología que se utilizara será la misma que la usada en el diseño


del sistema.

En este diagrama aparecerán todas las operaciones que se efectúen con


o sobre la información, tales como: recepciones, comprobaciones y
revisiones, procesos manuales, perforación, verificación, uso de
dispositivos especiales como: pantallas de vídeo, key-tape, (cinta de
llaves), así como producción de listas de prueba, envíos, etcétera.

Explicación de las fases del diagrama particular. En esta sección se


explican en forma especifica y detallada las operaciones que aparecen
representadas en forma gráfica en el diagrama particular de detalle.

Siguiendo el orden que aparece en el diagrama anterior, se procederá a


explicar en forma detallada cada una de las operaciones que se
efectúen, poniendo énfasis en la obtención de resultados parciales
como: listas de prueba, archivos de paso en cinta o disco, envío de
listas, recepción de formas especiales para vaciamiento de información,
etcétera.

Además, deberá darse una explicación clara y precisa sobre las cifras de
control que se hayan establecido para cada fase del proceso.

Fuente de los datos por captar. En esta sección aparecerán las


fuentes de donde proceden los datos que se van a captar, tales como el
departamento en que se origina la información y el destino de es la para
su proceso.

Al mencionar el origen de la información, este variara según la situación


particular de un sistema, podría ser el cliente, una oficina de cobranza,
un departamento de contabilidad, etcétera.

Medios utilizados para la captación. Aquí deben mencionarse todos los


medios con los cuales se ayuden para captar la información, tales como:
formas especiales, solicitudes, avisos, hojas de vaciados, listas de
prueba, declaraciones, etcétera.
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En caso de que la captación de datos se efectúe mediante dispositivos


especiales, será necesario incluir aquí los instructivos correspondientes
a dichos dispositivos, así como también establecer los tipos de
dispositivos, características, funciones, etcétera.

Formatos donde aparecen los datos. En virtud de que los datos


serán procesados posteriormente, deben conocerse y establecerse los
formatos en los cuales aparezcan los datos, tanto al captarse como
después de ser procesados.

Deberán anexarse los formatos donde se encuentra la información y, de


ser posible una copia de los documentos en que aparezcan (facturas,
cheques, etc.). Dichos formatos deben indicar la naturaleza de los datos
y los nombres con que se designan, así como las posiciones en que se
encuentran, longitud, etcétera.

Cuando la información aparezca en tarjetas perforadas o en cualquier


dispositivo magnético, se anexaran formatos especiales para marcar el
arreglo de los datos.

Transformaciones de la información, previas a su procesamiento


electrónico. En esta sección quedaran asentadas todas las
transformaciones que la información haya sufrido con anterioridad a su
procesamiento electrónico.

Una vez que se ha captado la información, esta puede entrar a


diferentes procesos antes de su transformación electrónica; dichos
procesos deberán mencionarse aquí, haciendo resaltar aquellas
actividades u operaciones que den como resultado una transformación
de la información. Un ejemplo podría ser una sumarización de
información, o una clarificación de datos.

Instructivo de situaciones anormales. Existirá un instructivo de


situaciones anormales que permita prever el curso de las actividades en
caso de detectarse situaciones anormales.

Este instructivo marcara cuando una operación se encuentra fuera de


los estándares preestablecidos, y la acción que debe emprenderse en
cada caso.

Las entregas al centro de computo. En esta sección deberá existir


un calendario que establezca los horarios y la periodicidad de las
entregas al área de operación, la recepción por parte del centro de
cómputo, el envío de facturas, la forma de verificar las cifras de control,
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tanto de la entrada de información como de salida, la duración del


proceso 5t las fechas probables de entrega de resultados; se deben
mencionar también los conductos por los cuales se hagan las entregas al
centro de computo.

Caducidad de los datos fuente. Debido a los grandes volúmenes de


in formación con que se trabaja, es necesario establecer por escrito la
fecha de caducidad de los documentos fuente y el fin a que han de
destinarse, ya sea para su destrucción, devolución o conservación en un
archivo determinado.

Si se destina a un archivo determinado, ello implica llenar una forma que


indique el volumen, fecha de entrega, fecha de caducidad y destino final
al cumplirse el lapso en que han de ser archivados.

CARPETA DE PROGRAMACIÓN

Esta carpeta contendrá lo siguiente:

Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Diagrama general. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestre


en forma condensada el flujo general de la información y de las
actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron


con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección
correspondiente a la carpeta administrativa.

Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son


las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la
carpeta administrativa, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama de flujo del proceso electrónico. En este diagrama se


presentaran gráficamente todos los pasos que se siguen en el área de
operación en forma de tallada y específica, desde la entrada de
información hasta la obtención de resultados finales.

Para ello es necesario que aparezcan en dicho diagrama todas las


operaciones y dispositivos requeridos, donde se identifiquen todas ellas
por el uso de la simbología utilizada en el área de sistemas, se marcara
cada una de las fases (conversión, copiado de archivos, impresión de
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listas, etc.) Por una leyenda que así lo explique, además, dentro del
símbolo utilizado para el proceso, ira la clave del programa
correspondiente.

También aparecerá en forma clara y precisa el nombre de los archivos


que entran al proceso, y deberá ponerse una leyenda que, de ser
necesario, aclare la situación especial de un archivo, como podría ser el
tipo de acceso que tendrá.

Descripción general de las fases. En vista de que, por lo general, una


fase del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte
determinada, no es necesario explicar en forma detallada todas las fases
que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo, y será
suficiente con mencionar la fase de que se trata, el programa que la
identifica y, si fuera necesario, algunas características esenciales de ese
programa.

Por cada programa con que cuenta el sistema se incluirá la siguiente


documentación:

Indice. Enunciado de cada sección.

Definición del programa. Esta sección deberá llevar el nombre o clave


del programa, fecha y el sistema al que pertenece, estableciendo por
escrito los objetivos inmediatos del programa, los dispositivos en donde
se encuentran contenidos los archivos de entrada, etiquetas, posiciones
por registro, factor de bloque y clasificación, y también los dispositivos
donde se desea contener los archivos de salida, etiquetas y posiciones
en el registro.

También contendrá la explicación del proceso para obtener los


resultados deseados en forma detallada, sobre todo en los casos en que
se desea un proceso estrictamente señalado (calculo del impuesto a
determinados causantes, reporte de clientes morosos, etc.) Y las cifras
de control que se desea obtener.

Diseño de formatos de registro e impresión. Como complemento


necesario de la definición, existen los formatos de registro e impresión.
Como los registros pueden estar contenidos en cinta magnética o en
cualquier otro medio, aquí se mencionara el archivo de que se trata, así
como el dispositivo que lo contiene, utilizando los siguientes elementos,
tanto para modo de entrada como de salida.

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A) registros múltiples. En caso de existir dos o más tipos de registro


para el programa, se recomienda usar el formato múltiple; podrá usar
el diagrama (layout) de campos, o bien, dibujarlo.

En cualquier caso deberá contener la clave del programa (que servirá


para su identificación), así como también la clave del sistema al que
pertenece.

Se marcaran y escribirán con claridad todos y cada uno de los


campos.

En caso de que contenga claves, se deberá anotar una tabla que


explique el significado de las mismas, esto deberá quedar en la
misma hoja en que se hizo el formato.

B) formato de registro. Esta forma se usara para diseño de registros,


tanto en cinta magnética como en dispositivos de acceso directo y se
debe emplear como a continuación se indica:

• Clave de programa. La correspondiente.


• Dispositivo de almacenamiento. Se pondrá el nombre
genérico del dispositivo, por ejemplo: cinta magnética, disco,
etcétera.
• Salida. Se marcara si se trata de un archivo de salida.
Cuando el mismo formato corresponde tanto a entrada como a
salida, se marcara en ambos casos.
• Fecha. Día. Mes y año de cuando se entrega el instructivo, o
cuando el analista diseñó el formato.
• Notas. Se anotaran las características generales del archivo,
como son: nombre, etiquetas, numero de posiciones por
registro, factor de bloque, organización, llave de acceso, etc.,
Así como las que consideren pertinentes.

C) impresión. Se empleara el diseño mas adecuado de acuerdo con las


necesidades de la impresión, pero procurando anotar las posiciones
que ocupan los distintos conceptos por imprimir dentro de las 132
posiciones disponibles, para lo cual se recomienda usar el diagrama
de impresión.

En el formato de impresión se anotan:

• Los títulos deseados.


• El formato de la fecha.
• Los campos deseados por sacar a impresión.
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• La separación entre una línea y la siguiente.


• Impresión de signos especiales.
• Posiciones de los campos por imprimir.
• Pie de pagina, etcétera.

D) Descripción de campos. Para todos los formatos de registro, es


recomendable usar la estructura de renglones:

• En el primer renglón se escribirá el nombre correspondiente


a cada campo y/o sub-campo.
• En el segundo renglón se escribirán las posiciones de inicio y
fin del campo o sub-campo.
• En el tercer renglón se especificara el numero de posiciones
que ocupa dicho campo dentro del registro, para lo cual, según
el tipo de caracteres que contendrá cada campo, se adopta la
siguiente anotación convencional:

A28,x i 0,z9,p4

Lista de la última compilación. Para tener un respaldo del


programa que se encuentra en diskette (o en cualquier otro medio),
deberá contarse con una lista que se haya obtenido inmediatamente
después de la ultima compilación del programa, y el cual se identifique
con la clave del programa, clave del sistema y fecha en que se obtuvo.

Cláusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deberá contarse


con una lista de las cláusulas de control para que el programa pueda ser
utilizado en cualquier momento. Aun cuando no se cuente con las
cláusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas en
forma inmediata.

Lo anterior es necesario en vista de que los programas se encuentran


catalogados; a fin de ejecutarlos debe existir un juego de cláusulas para
iniciar el programa y otro juego para su reinicio.

El reflejo de esos juegos de cláusulas serán las propias listas de las


cláusulas de control.

Cifras de control. En esta sección se establecen por escrito todas


aquellas cifras necesarias para conocer la actividad de un programa.

Serán tantas como sea necesario, con una longitud variable que será
determinada por los volúmenes estimados con los que trabajara el
programa.
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En esta sección quedaran escritos los conceptos para interpretar las


cifras de control, así como las formulas que permitan verificar dichas
cifras para hacer una evaluación y saber si los resultados obtenidos en
ellas son correctos.

Una copia de la prueba final del programa servirá para anexarla al


instructivo de operación al cual nos referimos mas adelante.

Listas de datos prueba. Esta sección esta formada por las listas de los
datos prueba que se hayan utilizado para la prueba del programa, ya
que servirán como referencia en caso de que desearan verificarse con
posterioridad los resultados obtenidos en las pruebas.

Resultados de la última prueba del programa. Los resultados a que se


refiere esta sección, son las listas de impresión obtenidas durante la
ultima prueba, verificando que los resultados que aquí se muestran
coincidan en longitud, posiciones, espaciados, etc., Con lo especificado
en el formato de impresión, al igual que el formato de la fecha, el pie de
pagina, los títulos, etcétera.

En caso de que no se obtengan los resultados impresos, lo único que se


verificara serán las cifras de control (formato, leyenda, etc.), Con
excepción de aquellos casos en los que se haya especificado que no se
obtendrán cifras de control.

Todos los documentos inherentes al programa y que no se hayan


incluido en los párrafos anteriores, se agregaran como anexos al final
del resultado de la ultima prueba, marcándose también con la clave del
programa, la fecha y una leyenda que identifique cada anexo.

CARPETA DE OPERACIÓN

Esta carpeta contendrá lo siguiente:

Indice. Enunciado de cada apartado de la carpeta.

Diagrama general. En la carpeta aparecerá un diagrama que muestra,


en forma condensada, el flujo general de la información y de las
actividades que se realicen en este sistema.

Este diagrama utilizara los mismos símbolos y nombres que se utilizaron


con anterioridad en el diagrama que aparece en la sección
correspondiente de la carpeta administrativa.

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Las recomendaciones aplicables en la elaboración de este diagrama son


las mismas que se aplicaron en la elaboración del diagrama de la
carpeta ya mencionada, de preferencia deben ser iguales.

Diagrama de flujo del proceso electrónico. En este diagrama se


presentaran gráficamente todos los pasos que se siguen en el centro de
computo, en forma detallada y especifica, desde la entrada de la
información hasta obtener los resultados finales.

Para ello es necesario que en dicho diagrama aparezcan todas las


operaciones y dispositivos requeridos, los cuales deben identificarse con
la simbología utilizada en dicho centro; se marcara cada una de las fases
(conversión, copia de archivos, impresión de listas, etc.) Con una
leyenda que así lo explique, además, dentro del símbolo utilizado para
cada proceso deberá ir la clave del programa con que lleve a cabo este
proceso.

También aparecerá en forma clara y precisa el nombre de los archivos


que entran y salen en el proceso; y en cada caso se pondrá una leyenda
que de ser necesario aclare la situación especial de un archivo.

Descripción general de las fases. En vista de que, en general, una fase


del proceso se identifica con el programa que lleva a cabo esa parte
determinada, no es necesario explicar en forma detallada todas las fases
que se encuentran incluidas en el diagrama general de flujo; bastara con
mencionar la fase de que se trata, el programa que la identifica y si
fuera necesario, algunas características esenciales de ese programa.

Caducidad de archivos. En este punto el analista deberá especificar la


caducidad de los archivos que maneje el sistema, y tomar en
consideración los respaldos necesarios.

Asimismo habrá un instructivo de operación por cada programa


existente en el sistema, con lo siguiente:

Diagrama general de entradas-salidas. En la primera hoja del instructivo


pueden existir tantos diagramas como opciones tenga el programa
correspondiente. Se llena de la siguiente manera:

• Nombre o clave del programa. Se anotara el nombre o clave


que el analista asigno al programa, este debe ser el mismo que
aparezca en la tapa de la carpeta del instructivo individual del
programa.
• Sistema. Nombre del sistema.

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• Analista programador. Iniciales de los nombres y apellidos


paternos, tanto del analista como del programador.
• Fecha. Día. Mes y año en que se elabora el instructivo.
• Entradas/salidas. Se conectaran a la unidad central, por
medio de líneas, los dispositivos por utilizar, y se llenaran las
especificaciones correspondientes a los archivos particulares.
En el caso de la impresora, se anotara a su lado la forma,
medida y tantos por utilizar, así como la especificación de
control de salto.
• Observaciones. Se anotaran condiciones especiales de
arranque, lo que hace el programa, así como la opción de que
se trate cuando existan mas de una o, en su caso, cuando lo
que se pretenda anotar sea extenso, se anexara una sección de
aclaraciones especiales, donde se anote la existencia de dicha
sección.

Mensajes. Si el programa, como caso excepcional, requiere enviar


mensajes por consola, se anexara una forma de mensajes, que debe
llenarse de la siguiente manera:

• Clave del programa. La que corresponda.


• Fecha. Día. Mes y ano de la elaboración del instructivo.
• Hoja. Número progresivo que le corresponde dentro del
instructivo.
• Mensaje. Texto del mismo, o bien su identificación cuando
así se use. (esto será por cada mensaje que envíe el programa).
• Causa. Lo que origina en el proceso que sea enviado el
mensaje, se puede usar la palabra autoexplicativo cuando sea
así el mensaje y se haya escrito en esta forma.
• Acción. Lo que debe hacer el operador cuando se presente
esta condición; es posible que también el mensaje sea
autoexplicativo a este respecto.

Cláusulas de lenguaje de control de trabajos (jcl). Deberá contarse


con una lista de las cláusulas de jcl para que el programa se pueda
utilizar en cualquier momento; así, cuando no se cuente con estas
cláusulas de control, bastara con recurrir a esta lista para elaborarlas
inmediatamente.

Lo anterior es necesario porque los programas se encuentran


catalogados, y a fin de ejecutarlos debe existir un juego de cláusulas
para iniciar el programa y otro juego para su reinicio, si el programa
contiene la rutina de checkpoint (punto de control).

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El reflejo de esos juegos de cláusulas serán las propias listas de las


cláusulas de control.

Aclaraciones particulares de cada programa. La finalidad de esta


sección es dejar por escrito y a manera de instrucciones para operación
todas las condiciones que, por su naturaleza, se consideren como
especiales dentro de un programa particular y que, por lo mismo,
deberán atenderse en forma preponderante.

Para ello, en el diagrama general de entradas-salidas se hará la


anotación que indique la existencia de la sección de aclaraciones.
Resulta ocioso, pero oportuno, insistir en que no todo programa va a
requerir esta sección, ya que las "condiciones especiales" que se
mencionan son a nivel operacional y no de lógica interna.

Cifras de control. En esta sección se establecerán por escrito todas las


cifras necesarias para conocer la actividad de un programa, teniendo
una longitud variable que se determinara por los volúmenes estimados
de datos con los que trabajara el programa.

En esta sección quedaran escritos los conceptos para interpretar las


cifras de control que aquí aparezcan, así como las formulas que
permitan verificarlas para hacer una evaluación y saber si los resultados
obtenidos en estas cifras son correctos. Se podrá usar una copia exacta
de lo que ya exista en la carpeta de programación.

Diseños de impresión. En esta carpeta de operación debe existir un


formato de resultados en el cual se mostrarán:

• Títulos deseados.
• Subtítulos.
• Formato de la fecha.
• Campos deseados para sacar la impresión.
• Espacio entre una línea y la siguiente.
• Impresión de signos especiales.
• Posiciones de los campos de impresión.
• Pie de pagina, etcétera.

En el caso particular de forma preimpresa deberá anexarse un ejemplar


que muestre el diseño ya impreso, que facilite el centrado de la misma;
no hay que olvidar las especificaciones de control de salto.

Los resultados impresos obtenidos por el programa deberán ajustarse a


los especificados en el formato de impresión.
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Formatos de registro. En esta carpeta deberán existir los formatos de


registro de entradas y salidas que utilice el programa.

Distribución de resultados. Para hacer mas fluido el proceso que se


realice en determinado sistema, es necesario conocer de antemano los
lugares hacia donde se van a canalizar los resultados obtenidos, estos
son:

• Bodega.
• Archivo.
• Cintoteca.
• Usuarios.

Por escrito, quedara la cantidad y lugares hacia los cuales se hará la


distribución de los resultados que se hayan obtenido.

Todo cambio en el sistema deberá ser reflejado en su respectiva


documentación para tenerla actualizada.

Las carpetas referidas anteriormente son las requeridas para lograr una
buena documentación del sistema en cuestión. Sin embargo, deberá
considerarse como un tipo de documentación importante para la
instrucción del personal que maneja el sistema; por lo tanto, el siguiente
punto deberá ser necesario.

INSTRUCCIÓN SOBRE MANEJO DEL SISTEMA

Debido a que el analista es quien tiene un conocimiento pleno del


sistema, es la persona mas adecuada para impartir la instrucción que
sea necesaria para el manejo del sistema. Esta instrucción debe darse a
todas las personas que intervengan en el manejo del mismo, para que
sepan manejar la información que a cada uno le corresponde, y para
hacerles sentir la importancia de sus actividades y el objetivo que se
persigue con el sistema, así como las repercusiones que puede tener un
mal manejo de la información.

Ahora bien, como los instructivos facilitan el entrenamiento y la


capacitación del personal, es también labor del analista elaborarlos.

La elaboración de manuales facilita el entrenamiento y la capacitación


del personal. A continuación se mencionan otros tipos de instructivos.

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INSTRUCTIVOS DE CODIFICACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS

Este instructivo indica cuáles datos deben captarse, de que documentos


fuente, en que orden, el lugar del cual deben tomarse, bajo que
condiciones, etc.; Debe contener como mínimo:

• Introducción.
• Generalidades.
• Documento fuente.
• Datos por captar y condiciones (ejemplos).
• Elaboración de cifras de control.
• Cuotas por cubrir.
• Calendario de entrega.

INSTRUCTIVO DE REALIMENTACIÓN Y DE INFORMACIÓN

Debido a que la información presenta diferentes condiciones de error y


al volumen de los mismos, el analista debe estudiar con cuidado cual
será el método para eliminar o corregir las inconsistencias que se
presenten. Este método debe ser económico y practico, además de
cumplir con todas las condiciones posibles para la realimentación de
correcciones.

Los rechazos o señalamientos de inconsistencias se hacen por lotes


facturas, documentos o campo. La corrección y realimentación, por
tanto, pueden hacerse en la misma forma.

Es el instructivo que para este fin se elabore, el que indicara los medios
mas apropiados. Este instructivo deberá contener como mínimo:

• Introducción.
• Generalidades.
• Causas del rechazo.
• Formas de corrección.
• Cuotas por cubrir.
• Calendario de entrega.

5.4 ESTANDARES DE IMPLEMENTACIÓN

OPERACION DEL SISTEMA

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La operación de un sistema es la parte que, dependiendo de la


consistencia del sistema y de su documentación, será la que
integralmente arrojara los resultados producto del mismo. Este manejo
será regulado por los siguientes elementos:

CALENDARIO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Y ENTREGA DE


RESULTADOS

Debido a que es necesario prever las cargas de captación de datos


y responsabilizar al usuario de la entrega oportuna de su información, se
debe elaborar un calendario de recepción de información y de entrega
de resultados, porque también el centro de computo esta obligado a
entregar resultados en forma oportuna para lograr la continuidad en el
trabajo de los usuarios.

El calendario deberá contener lo siguiente:

• Departamentos que intervienen en el sistema.


• Actividades por realizar en cada departamento.
• Duración de la actividad (tiempo estimado y tiempo real).
• Observaciones.

El calendario acordado se debe respetar; de lo contrario, los


departamentos que intervienen en el sistema se verían afectados en la
planificación de su trabajo.

El calendario acordado debe darse a conocer a los distintos


departamentos, y cada uno de ellos debe aprobarlo por escrito.

Existen algunos resultados estimados por el sistema o algunos


resultados especiales no considerados dentro de este, que no podrán
sujetarse al ciclo de un calendario por ser emitidos en forma exclusiva a
petición del usuario. Estos resultados se manejaran por órdenes de
proceso y las fechas de entrega de resultados se acordaran después de
recibir la solicitud del trabajo, previa aprobación de esta.

CADUCIDAD Y RESPALDO DE INFORMACIÓN

Al tomar en cuenta los grandes volúmenes de in formación que se


manejan, es necesario establecer por escrito la fecha de caducidad de la
información y el destino, ya sea para destrucción o archivarlo. Existen
dos tipos de caducidad:

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Caducidad de información documental. Esta caducidad queda sujeta a la


reglamentación de la unidad usuaria respectiva, que en la mayoría de
los casos es la depositaria y responsable de dichos documentos.

En los casos de excepción, el usuario respectivo, así como el analista


responsable, determinaran en conjunto la fecha de caducidad de la
información documental, esta es normalmente cada tres actualizaciones
del archivo afectado.

Caducidad de información magnética. La caducidad de información


contenida en dispositivos magnéticos se determinara cada tres
actualizaciones del archivo base, ya que sirven como respaldo de este
en caso de ser necesario repetir algún proceso. Estos tipos de archivo
contenidos en dispositivos magnéticos pueden ser

• Archivos base. Son los generados por el propio sistema y que


servirán para obtener datos estadísticos o resultados del
mismo. La caducidad de cada archivo variara de acuerdo con
las actualizaciones del mismo. Usualmente es cada tres
actualizaciones, ya que sirve de respaldo al archivo actualizado.
Algunos archivos base llegan a convertirse, al cierre de
determinado ejercicio, en archivos de consulta, por lo que se les
dará caducidad histórica.

• Archivos de paso. Son aquellos archivos que, como su


nombre lo indica, solo intervienen en alguna fase de un
proceso. La caducidad de estos archivos por lo general será
inmediata una vez validado el proceso mediante las cifras de
control correspondientes. Este tipo de archivos normalmente se
generan de programas de utilidad (sort, merge, selector, etc.).

• Archivos de movimientos. Son aquellos archivos que afectan


de alguna manera a los archivos base o de consulta. La
caducidad de estos archivos será cada tres actualizaciones, ya
que sirven de respaldo a los archivos actualizados.

REGULACIÓN DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA

Para lograr que un sistema funcione con alto grado de confiabilidad, es


necesario, además del buen diseño del sistema, tener una regulación
operacional del mismo; es decir, ejercer una constante vigilancia sobre
los resultados que se obtienen, utilizando para ello los siguientes
elementos:

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Cifras de control. Las cifras de control deben dar la garantía a un


analista de los buenos resultados obtenidos en un proceso; además,
deben ser precisas, claras y 1ógicas, para llegar a una validación rápida
y confiable.

Tiempos de proceso. Es necesario considerar los tiempos de proceso


dentro de un sistema, porque los procesos que no justifican un consumo
de tiempo considerable se disparan en este, y es indispensable revisar el
programa afectado y buscar su optimización.

Si esta política se aplica a un sistema en su conjunto, se reducirán los


tiempos de proceso, y en consecuencia, las horas-maquina ocupadas por
un sistema.

Puntos de control. Un sistema debe tener puntos de control estrictos,


dado el manejo de que es objeto la información por procesar. Estos
puntos de control son la facturación de documentos por captar, y
posteriormente de los registros capturados, para verificar estas cifras
contra las de control obtenidas electrónicamente y cualquier control que
verifique la validez de los procesos.

Oportunidad de resultados. Los resultados obtenidos por un sistema


se deben entregar en forma oportuna y veraz; si no es así, serán inútiles
para el usuario.

MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTACIÓN DE


SISTEMAS

Cuando se diseña un sistema, debe hacerse considerando que debe ser


permanente en una institución, no así las personas; por lo que es
necesario crear una biblioteca de sistemas en la cual existirán tantas
documentaciones de sistemas, como sistemas existan.

Todo sistema es viable de optimizarse o modificarse, por lo que es


necesario actualizar su documentación; cuando así sea, podrían
afectarse las siguientes carpetas:

• Carpeta administrativa.
• Carpeta del usuario.
• Carpeta de captación de datos.

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• Carpeta de programación.
• Carpeta de operación.

Dentro de la biblioteca, cada sistema debe estar integrado por las


carpetas mencionadas; así mismo, es recomendable agrupar sistemas
por áreas de servicios similares, para mayor facilidad de consulta.

VARIACIONES DE OPERACIÓN
(Permitidas por el sistema)

Cuando un sistema ya ha sido implantado, es posible que surja la


necesidad de variar la operación sin que afecte al sistema en sí. Estas
variaciones podrán ser:

• Numero de copias impresas.


• Destino de resultados.
• Distribución de resultados.
• Parámetros de control.
• Modificaciones de encabezados.

DISTRIBUCIÓN DE RESULTADOS

La distribución de resultados se hará de acuerdo con las


necesidades del usuario, y podrá ser:

Directamente al usuario. Aunque la entrega de resultados se haga


por medio de una oficina de servicios, los resultados son enviados
directamente al usuario, siendo este el que les del destino final.

Por medio de la oficina de servicios. En este tipo de entrega se


decide previamente el destino de los resultados obtenidos por un
sistema. Es decir que la oficina de servicios se encargara de distribuir los
resultados obtenidos por un sistema de acuerdo con lo establecido en
este.

Por correo. Este tipo de entrega puede variar en su procedimiento; es


decir, se le pueden enviar los resultados bajo responsabilidad de la
oficina de correos según lo crea conveniente, o bien, el centro de
computo se puede encargar de rotular los envíos y hacerlos llegar a su
destinatario por embarque particular.

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5.5 ESTANDARES DE MANTENIMIENTO

Una vez implantado un sistema, es necesario darle mantenimiento


para cerciorarse de su buen funcionamiento y adaptación a las
necesidades del momento, ya sea del sistema electrónico o de recursos
técnicos. A un sistema se le debe dar mantenimiento básicamente por
actualizaciones del sistema o por racionalización del mismo.

ACTUALIZACIONES

Un sistema se puede actualizar por:

Nuevos resultados. Los nuevos resultados dentro de un sistema


pueden afectarlo, desde los procedimientos manuales, el proceso
electrónico del mismo ,los recursos humanos o solo algunos de estos, y
es necesario actualizar el sistema según se requiera.

Modificación a resultados existentes. Como en el punto anterior, un


sistema se puede ver afectado en cualquiera de sus puntos; por lo tanto,
será necesario actualizar el sistema, incluso por disposiciones legales.

Variaciones de procesos y/o de recursos. Las variaciones de


procesos pueden ser.

• Entradas. Las variaciones en las entradas de un sistema


pueden estar relacionadas con el cambio del documento fuente
y/o con los recursos de captación, generándose una variación
en el sistema; por lo que es necesario actualizarlo.

• Salidas. Las variaciones en las salidas de un sistema pueden


estar relacionadas con l as variaciones de entrada y/o con las
variaciones de operación. Es decir, si la creación de un nuevo
resultado, o la modificación a otro ya existente, afectan las
entradas de un sistema, lógicamente afectaran las salidas del
mismo, y en consecuencia su operación, por lo que es necesario
actualizar el sistema.

• Operación. Las variaciones de operación son producto de las


variaciones de entradas y/o salidas de un sistema, o bien por
fallas de proceso; por lo que es necesario actualizarlo. Habrá
variaciones de operación en donde no será necesaria la

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actualización del sistema, únicamente se hará un ajuste en la


fase afectada.

Los recursos variables de un sistema pueden ser:

• Humanos. En la implantación de un sistema se deben indicar


los recursos humanos necesarios para el manejo del mismo. La
variación de este recurso puede repercutir en el buen
funcionamiento del sistema; por lo cual será necesario realizar
los ajustes correspondientes para que estas variaciones no
interfieran en su funcionamiento.

• Materiales. Los recursos materiales de que dispone un


sistema están estrechamente ligados con los recursos
materiales de que disponen las unidades usuarias que
intervienen en él. Al cambiar el tipo de los recursos materiales
de las unidades? Un sistema podrá variar a fin de adaptar el
sistema a estos nuevos recursos, sin que esto afecte los
objetivos originales.

Documentación. Las variaciones que sufra un sistema por


actualización, lógicamente repercutirán en la documentación del
sistema, ya que esta servirá de consulta para cualquier persona
relacionada con el mismo.

Las actualizaciones de documentación del sistema deberán


efectuarse a la mayor brevedad después de ocurrida la variación, de lo
contrario llega un momento en que la documentación no corresponde a
la realidad o se olvida la modificación.

Regionalización. Al actualizar un sistema se debe investigar si esta


actualización es aplicable al sistema implantado en las regiones. El
concepto de regionalización es común en empresas gubernamentales,
bancos y, en general, en empresas que implantan los sistemas centrales
en las demás regiones del interior del país en donde también dan
servicio.

Racionalización. Todo sistema debe estar sujeto a una racionalización,


es decir, a una organización sistemática del trabajo para obtener un
mayor rendimiento, este objetivo se lograra mediante la evaluación
periódica del sistema.
La evaluación periódica es una investigación profunda del sistema
cuya finalidad es determinar las necesidades actuales del usuario y si el
sistema cubre las mismas. Esta investigación se debe efectuar como si
se tratara de un sistema nuevo, y se consideraran los siguientes puntos:
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Objetivos actuales. Estos se determinaran en forma conjunta


con el usuario, según sus necesidades.

Políticas actuales. Las políticas establecidas para un sistema pueden


variar por diferentes motivos, entre otros, pueden ser: nuevos
resultados, nuevos objetivos, recursos materiales, etc.; Estos factores
harán necesario determinar nuevas políticas para manejar el sistema.

Entradas. Se investigaran los procedimientos manuales y de


captación, para determinar si aun son funcionales o deben modificarse o
cambiarse en su totalidad.

Salidas. En este aspecto básicamente se investigara la


funcionalidad de los resultados que se obtienen en el sistema. Esto se
logra con una determinación del objetivo, donde se busca un resultado y
la utilización real de este.

Utilización de resultados. Si al hacer la investigación de la


funcionalidad de un resultado obtenido por un sistema, se determina
que no ha sido utilizado en forma adecuada, es necesario hacer notar al
usuario esta deficiencia en el manejo del sistema, indicándole la mejor
manera de utilizar el resultado.

Operación del sistema. Este estudio esta dirigido al manejo del


sistema; la evaluación de este punto determinara los ajustes que se
deban hacer.

Rediseño o actualización del sistema evaluado. De la


evaluación de los puntos detallados anteriormente, se de terminara lo
siguiente:

- El sistema cubre las necesidades para las que se creo, y no es


necesario hacerle ningún ajuste.

- El sistema cubre las necesidades para las que fue creado, pero es
necesario hacer algún ajuste en algún(os) punto(s) evaluado(s), sin
llegar a rediseñar el sistema. Si este es el caso, se deben seguir los
pasos descritos en el punto de actualizaciones a un sistema.

- Ya no cubre las necesidades para las que se creo, y por este


motivo es necesario rediseñar el sistema. Si es así, se deben seguir los
pasos descritos en esta metodología en lo referente al diseño de un
sistema.

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Bibliografía
Auditoria en informática
José Antonio Echenique
Editorial Mc Graw Hill

Administración de la función Informática Factor AFI


Ricardo Hernández Jiménez
Editorial Trillas

PC MAGAZINE EN ESPAÑOL
Volumen 9 año 8

PC MAGAZINE EN ESPAÑOL
Volumen 12 año 8

Seguridad en centros de computo (políticas y procedimientos)


Leonard H. Fine.
Editorial Trillas

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INDICE
ÍNDICE....................................................................................3
LA INFORMÁTICA EN MÉXICO....................................................................5
I ANTECEDENTES Y EVOLUCIÓN DE LA FUNCIÓN INFORMÁTICA...............8
COMETIDO DE LA ADMINISTRACIÓN......................................................8
DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN..........................................................8
EL PROCESO ADMINISTRATIVO..............................................................8
INFORMÁTICA.......................................................................................10
1.1 HISTORIA DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA..............................12
1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN.....................................................12
ESTRUCTURA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS
ORGANIZACIONES.............................................................................13
SISTEMAS DE INFORMACION.............................................................13
SISTEMAS EJECUTIVOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL ESTRATÉGICO....14
SISTEMAS TACTICOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL TACTICO...............15
SISTEMAS OPERATIVOS QUE SE MANEJAN EN EL NIVEL OPERACIONAL. .15
II PLANEACION DE LOS CENTROS DE INFORMATICA...............................17
2.1 VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN Y ESTUDIOS DE REQUERIMIENTOS.
.............................................................................................................17
2.2 PLAN INTEGRAL DE DESARROLLO INFORMÁTICO (PLAN A MEDIANO
PLAZO).................................................................................................17
SECTOR PÚBLICO..............................................................................18
DIAGNÓSTICO...................................................................................18
OBJETIVOS........................................................................................20
ESTRATEGIAS....................................................................................20
LÍNEAS DE ACCIÓN...........................................................................20
ADMINISTRACIÓN INTERNA............................................................21
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN...................................................21
INFORMACIÓN PÚBLICA.................................................................21
SERVICIOS PÚBLICOS DE ATENCIÓN A DEMANDAS SOCIALES
PRIORITARIAS................................................................................22
PLANEACIÓN..................................................................................22
ESTRUCTURAS ADMINISTRATIVAS.................................................23
ADQUISICIONES.............................................................................23
POLÍTICAS Y ESTÁNDARES.............................................................24
PROFESIONALIZACIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS................24
2.3 PLANES OPERATIVOS ANUALES.....................................................24
2.4 ESTUDIOS TÉCNICOS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS INFORMÁTICOS..................................................................26
III ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LOS CENTROS EN INFORMATICA....28
3.1 UBICACIÓN DE LOS CENTROS EN LAS EMPRESAS..........................28
3.2 ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS CENTROS DE
INFORMÁTICA.......................................................................................30
3.4 FUNCIONES DE LOS CENTROS DE INFORMÁTICA...........................31
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3.4 DELIMITACIÓN DE RESPONSABILIDADES DE LOS DIVERSOS


ÓRGANOS DE UN CENTRO DE INFORMÁTICA.......................................32
GERENCIA DE DESARROLLO DE SISTEMAS.......................................32
PUESTO: COORDINADOR DE SISTEMAS.........................................34
PUESTO: LIDER DE PROYECTOS.....................................................35
PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR..............................................37
PUESTO: ANALISTA-PROGRAMADOR..............................................38
GERENCIA DE CONSULTORIA TÉCNICA A USUARIOS.........................38
PUESTO: GERENCIA DE CONSULTORIA TECNICA A USUARIOS.......38
PUESTO: CONSULTOR DE METODOS Y PROCEDIMIENTOS.............40
PUESTO: CONSULTOR TECNICO.....................................................41
GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO...........................................42
PUESTO: GERENCIA DE SERVICIOS DE COMPUTO.........................42
PUESTO: JEFE DEL CENTRO DE PROCESAMIENTO DE DATOS........44
PUESTO: SUPERVISOR DE TURNO DE OPERACIÓN.........................44
PUESTO: OPERADOR DE LA RED DE TELEPROCESO......................44
PUESTO: OPERADOR DE COMPUTADORA......................................44
PUESTO: INGENIERIA Y SEGURIDAD DE INSTALACIONES DE EQUIPO
......................................................................................................45
PUESTO: AUXILIAR DE INSTALACIONES.........................................46
PUESTO: JEFE DE OPERACIÓN DE SISTEMAS..................................46
PUESTO: SUPERVISOR DE CAPTURA DE DATOS.............................46
PUESTO: CAPTURISTA DE DATOS..................................................47
PUESTO: SUPERVISOR DE CONTROL DE PROCESOS......................47
PUESTO: OPERADOR DE SISTEMAS................................................47
PUESTO: SUPERVISOR DE LA MESA DE CONTROL.........................47
PUESTO: CONTROL DE CALIDAD DE RESULTADOS........................47
PUESTO: PREPARACIÓN Y DISTRIBUCION DE RESULTADOS...........48
PUESTO: JEFE DE SOPORTE TECNICO...........................................48
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE
TECNICO E INSTALACIÓN DE SOFTWARE EN LINEA.......................48
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE
TECNICO E INSTALACION DE SOFTWARE LOCAL..........................48
PUESTO: PROGRAMADOR DE SISTEMAS PARA EL SOPORTE E
INSTALACION DE SOFTWARE DE BASES DE DATOS.......................48
GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO..............................................49
PUESTO: GERENCIA DE DESARROLLO TECNICO............................49
PUESTO: ADMINISTRACIÓN Y SEGURIDAD DE ARCHIVOS Y BASES
DE DATOS......................................................................................50
PUESTO: DESARROLLO DE MÉTODOS DE TRABAJO, AUDITORÍA
TÉCNICA Y SEGUIMIENTO DE FALLAS Y PROBLEMAS.....................51
PUESTO: EVALUACION DE HARDWARE Y SOFTWARE Y MEDICIÓN
DE NIVELES DE SERVICIO..............................................................52
PUESTO: PLANEACIÓN Y CONTROL DE CAPACITACIÓN TECNICA.. .52
IV INSTALACION DE SALAS INFORMATICAS............................................54
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4.1 CONDICIONES CONSTRUCTIVAS....................................................54


GUIA DE PREPARACION FISICA PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE
UN CENTRO DE CÓMPUTO................................................................54
II.- EDIFICIO, AREA Y ESPACIO.......................................................55
EDIFICIO..................................................................................55
AREA Y ESPACIO......................................................................56
4.2 INSTALACIONES ELÉCTRICAS Y CLIMA ARTIFICIAL............................56
III.- ENERGIA ELECTRICA Y TIERRA FISICA.....................................56
INSTALACION ELECTRICA........................................................56
CONSTRUCCION DE LA TIERRA FISICA....................................57
LÍNEA ELÉCTRICA INDEPENDIENTE PARA SERVICIOS..............58
PLACA CONTRA TRANSIENTES ELECTRONICOS.......................58
REGULADOR DE VOLTAJE........................................................58
IV.- ESTATICA.................................................................................59
ILUMINACION...........................................................................60
ACUSTICA................................................................................60
VII.- PISO FALSO...................................................................................61
VII.- DUCTOS Y CABLEADO DE SEÑAL..................................................62
CABLE COAXIAL.......................................................................62
CABLE PAR TRENZADO (TWISTED PAIR) .................................63
CLASIFICACION DE CABLE TWISTED- PAIR..............................63
REFERENCIA APLICACIONES....................................................63
4.4 SEGURIDAD LÓGICA Y FÍSICA.........................................................64
IX.- SEGURIDAD.............................................................................64
4.5 ERGONOMÍA APLICADA A LOS PROCESOS INFORMÁTICOS............68
INTRODUCCIÓN A LA ERGONOMÍA....................................................68
INFORMACIÓN IMPORTANTE ACERCA DE LA ERGONOMÍA................69
ORGANIZAR SU ESPACIO DE TRABAJO..............................................69
ORGANIZAR SU ESCRITORIO Y ESTANTERÍAS...................................69
AJUSTAR EL MONITOR DE SU PC PARA MAYOR COMODIDAD............71
UTILIZAR CÓMODAMENTE LOS DISPOSITIVOS DE ENTRADA............72
SU PC Y EL CANSANCIO CORPORAL..................................................72
EJERCICIOS CORPORALES.................................................................75
ILUMINACIÓN Y FATIGA OCULAR.......................................................75
BOSTEZAR Y PARPADEAR..............................................................76
CAMBIAR DE FOCO........................................................................76
REALIZAR PALMEO OCULAR...........................................................76
V NORMATIVIDAD DE LA FUNCIÓN INFORMATICA..................................78
5.1 ESTANDARES PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS...............................78
5.2. ESTANDARES DE DISEÑO..............................................................80
ELABORACIÓN DEL ANALISIS Y DESARROLLO DEL DISEÑO..............80
DISEÑO DEL SISTEMA.......................................................................81
ESTRUCTURA DEL SISTEMA..............................................................83
DIAGRAMACIÓN................................................................................84
EVALUACIÓN DEL DISEÑO.................................................................87
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PRESENTACIÓN DEL SISTEMA...........................................................88


ANÁLISIS Y DISEÑO...........................................................................91
IMPLANTACION DEL SISTEMA............................................................91
USO DE LA DIAGRAMACIÓN..............................................................92
DIAGRAMA GENERAL.....................................................................92
DIAGRAMA PARTICULAR DE PROCEDIMIENTOS MANUALES...........92
DIAGRAMA DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO............................93
DEFINICIÓN DE PROGRAMAS............................................................93
ELEMENTOS PARA LA DEFINICIÓN DEL UN PROGRAMA....................93
SUGERENCIAS ACERCA DE LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAS........98
5.3 ESTANDARES DE DOCUMENTACION............................................102
DOCUMENTACION DEL SISTEMA.....................................................102
CARPETA ADMINISTRATIVA.............................................................104
CARPETA DEL USUARIO...............................................................107
CARPETA PARA CAPTACIÓN DE DATOS........................................109
CARPETA DE PROGRAMACIÓN.....................................................112
CARPETA DE OPERACIÓN.............................................................116
INSTRUCCIÓN SOBRE MANEJO DEL SISTEMA...............................120
INSTRUCTIVOS DE CODIFICACIÓN Y MANEJO DE ARCHIVOS........121
INSTRUCTIVO DE REALIMENTACIÓN Y DE INFORMACIÓN............121
5.4 ESTANDARES DE IMPLEMENTACIÓN............................................121
OPERACION DEL SISTEMA............................................................121
CALENDARIO DE RECEPCIÓN DE INFORMACIÓN Y ENTREGA DE
RESULTADOS...............................................................................122
CADUCIDAD Y RESPALDO DE INFORMACIÓN...............................122
REGULACIÓN DE LA OPERACIÓN DEL SISTEMA...........................123
MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DE DOCUMENTACIÓN DE
SISTEMAS.....................................................................................124
VARIACIONES DE OPERACIÓN......................................................125
DISTRIBUCIÓN DE RESULTADOS..................................................125
5.5 ESTANDARES DE MANTENIMIENTO..............................................126
ACTUALIZACIONES.......................................................................126
Auditoria en informática...........................................................130
Administración de la función Informática Factor AFI................130
PC MAGAZINE EN ESPAÑOL......................................................130
PC MAGAZINE EN ESPAÑOL......................................................130

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