INFORMES

¿Qué es?
Los informes de Microsoft Access son resúmenes de la información de la base
de datos que puedes consultar en pantalla o mediante el uso de una
impresora. Los informes pueden ser una simple lista de los registros de una
tabla, o los más complejos que incluyen varias tablas, resumen de totales y
tablas o gráficos. Determina qué campos y tablas contienen la información que
necesitas, y utilizar el asistente de informes o la ventana de diseño de informes
para crear para crearlos.
¿Para qué sirven?
Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta,
generalmente para imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que
los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no
se puede modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la
información y sacar totales por grupos.
¿Cuáles son las vistas de un informe y para qué sirve cada una?

Cuando trabajamos con informes de Access podemos utilizar la Vista

Presentación para realizar cambios complejos al informe. De esta manera
podemos generar reportes totalmente personalizados y de acuerdo a nuestras
necesidades.

Algunas de las cosas que podemos hacer en la Vista Presentación son cambiar
el título del informe, remover columnas, modificar los encabezados de
columna e inclusive cambiar el ancho de las columnas del reporte. Para entrar
a la Vista Presentación debemos hacer clic derecho sobre el informe dentro
del panel de navegación y seleccionar la opción Vista Presentación.
Para cambiar el título del informe comenzamos por hacer un clic sobre el título
para seleccionarlo y un segundo clic para crear un punto de inserción. Al hacer
el segundo clic podrás observar el cursor que te permitirá editar el título.

Puedes utilizar las flechas del teclado para moverte entre los caracteres del
título y hacer la modificación que necesites.

Eliminar columnas del informe

Para eliminar una columna del informe comenzamos por seleccionar el

encabezado de dicha columna. Para ello es suficiente con hacer clic sobre el
título de la columna para seleccionarlo y posteriormente ir a las Herramientas
de presentación de informe y en la ficha Organizar pulsar el botón Seleccionar
columna.
Una vez que la columna ha sido seleccionada podemos pulsar la tecla Suprimir
y dicha columna desaparecerá del informe. Si deseas eliminar varias columnas
del informe al mismo tiempo, puedes comenzar por seleccionar los
encabezados de columna mientras oprimes la tecla CTRL. Una vez que hayas
seleccionado los encabezados de las columnas que deseas borrar debes pulsar
el botón Seleccionar columna y finalmente la tecla Suprimir.

Cambiar el encabezado de una columna

Para cambiar el encabezado de una columna dentro del informe seguiremos

un procedimiento similar al de cambiar el título del informe. Primero hacemos
un clic sobre el encabezado de columna para seleccionarlo y el segundo clic
será para crear un punto de inserción.
Una vez que observes el cursor dentro del recuadro del encabezado de
columna podrás editar el texto. Si después de cambiar el encabezado de una
columna el nuevo texto no se muestra completo, entonces puedes aumentar
el ancho de la columna. Para ello posiciona el cursor justo entre la línea
divisoria de los encabezados de columna hasta que el cursor se convierta en
una flecha de dos puntas y arrastra el ancho de columna hasta que se muestre
todo el texto.

Agregar totales a una columna

Así mismo la Vista Presentación nos permite agregar campos de totales a

cualquier columna de valor numérico. Para poder agregar este campo
debemos seleccionar el encabezado de la columna adecuada y posteriormente
ir a la ficha Diseño y dentro del grupo Agrupación y totales hacer clic sobre el
botón Totales.

Dentro del menú seleccionamos la opción Suma y Access insertará una suma
al final de la columna. Como puedes observar, no solamente podemos insertar
la suma sino también el promedio o la desviación estándar. La Vista
Presentación nos permitirá trabajar con nuestros informes para darles la
apariencia que necesitamos y la información pueda ser comprensible al
momento de imprimirla.