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CASO “FACTORY”

LA EMPRESA

Factory es una empresa de más de 20,000 empleados, la cual se dedica a la producción y venta de productos de aseo
personal. La empresa tiene más de 80 sucursales en el mundo y muchos empleados tienen horarios de trabajo
diferentes.

SISTEMAS DE PLANILLAS

Manejar 20,000 empleados diariamente es una tarea difícil, y eso lo sabe muy bien Franz Derten, CEO de Factory. La
empresa ha crecido mucho en los últimos 5 años. Precisamente, a causa de dicho crecimiento, los sistemas de planillas
antiguo no están respondiendo a esta exigencia y necesita cambios urgentes.

Franz Derten comenta al respecto: “A nosotros nos interesa ser cada día más eficientes, y para ello los sistemas de
Planillas no pueden ser un dolor de cabeza, la presentación de los informes y análisis corporativo consolidados son
costosos e ineficientes; y ni qué decir de la inflexibilidad y la falta de integración. El mantenimiento es otro problema,
pues hay que hacerlo de forma manual y toma mucho tiempo”.

Sulma Reis, Gerente de RRHH, indica que las modificaciones a los sistemas deben cubrir los huecos de la falta de
integración. Y esto se traduce en que el sistema permita pagar a los empleados según las tarifas y los cronogramas
acordados. Asimismo, ella opina que se debe poder cumplir con los requisitos de cada país respecto a la retención de
impuestos y cronogramas de pago.

EL PROYECTO

Franz está preocupado que durante la implementación, debido a la complejidad de los cálculos de pago de los
empleados, surjan errores, y esto se sabe que generará un alto impacto, pues son 20,000 empleados.

Ante la inminente importancia de este proyecto, Franz contrata a Whitney Tulin como Project Manager.

Whitney Tulin recibe todos los datos del proyecto. Lo primero que se da cuenta Whitney, es que con este proyecto,
Factory se ahorraría 400,000 USD por año, lo cual justifica que este proyecto sea tan importante. Por lo tanto, Whitney
deduce que para lograr esto, el proyecto debe disminuir los costos de procesamiento de Planillas en un 15% en 2 años.

Para este proyecto, Whitney solicitó: un equipo senior de analistas de negocio, arquitectos empresariales y diseñadores
de software para la parte inicial de investigación y análisis.. Whitney asume que siempre tendrá los recursos internos
disponibles para realizar cada trabajo asignado y que no tendrá problemas para disponer del presupuesto asignado para
este proyecto en cualquier momento que lo requiera.

Franz le comenta a Whitney que hay muchas personas afectadas por este proyecto, entre ellas: los empleados,
beneficiarios, la gerencia corporativa, administradores legales, de adquisiciones y de Planillas, autoridades fiscales del
gobierno, proveedores de beneficios y proveedores de soluciones de procesamiento de la nómina.

Whitney determina un presupuesto de 1’200,000 USD y un tiempo de 1 año para la implementación. Además, Whitney
sabe que será importante presentar el alcance del proyecto al mes de iniciada la planificación, así como el EDT máximo
a las 2 semanas y un plan para afrontar los riesgos del proyecto a las 3 semanas. A los 6 meses, se entregará el primer
informe consolidado con el fin que lo evalúe y revise Franz.

Con todos estos datos recolectados, ahora Whitney se pone a pensar cómo debe elaborar el Project Charter de forma
que no se le escape nada y asegure el kick off del proyecto.


PROJECT CHARTER-ACTA DE CONSTITUCION DE PROYECTO

Nombre del Proyecto:


1. JUSTIFICACION DE PROYECTO
Necesidades del negocio Caso de Negocio (beneficio financiero)

2.ALCANCE
2.1 Objetivos 2.2 Requerimientos

3. DURACION

3. 1 Hitos del Proyecto Tiempo Estimado

4. PRESUPUESTO:

5. SUPUESTOS RESTRICCIONES Y RIESGO

5.1 Supuestos 5.2 Restricciones

5.3. Riesgos

6. ORGANIGRAMA

7. Interesados