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LA ORGANIZACIÓN COMO UN

SISTEMA ABIERTO

UNIVERSIDAD DE NARIÑO – PROGRAMA DE INGENIERÍA CIVIL


CURSO DE ADMINISTRACIÓN
LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

LAS ORGANIZACIONES Y LOS SISTEMAS


En este curso se va a tratar de explicar la teoría de la administración analizando la empresa u
organización como un sistema.

LA ORGANIZACIÓN
La palabra “organización” es un sinónimo de compañía, institución, empresa, negocio, firma,
etc.; todos estos términos nos dan idea de grupos de personas que realizan un trabajo
conjunto para un propósito determinado.

La organización se origina como un mecanismo social, creado por seres humanos, formado
por seres humanos y dirigido por seres humanos, para la satisfacción de sus necesidades.

Las organización utiliza diferentes tipos de insumos en su actividad: personas, materiales,


maquinas, dinero, terrenos, edificios, tecnología, los cuales son combinados y transformados en
bienes y/o servicios que utilizan otras personas (clientes o consumidores) para satisfacer
necesidades personales y/o comunitarias; favorece así el progreso humano, como finalidad
principal, al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente
en el avance económico del medio social en el que actúa.

Según esto la organización se puede definir como un grupo social en el que, a través de la
administración del capital, el trabajo y los recursos humanos y materiales, se producen bienes y/o
servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

LOS SISTEMAS
Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por varias partes o subsistemas
interdependientes, delineado por límites identificables de su ambiente o supra-sistema que lo
contiene.

La teoría de sistemas permite explicar las partes en términos del todo, las interrelaciones y la
integración de las partes o subsistemas en un todo funcional.

Consta de seis elementos indispensables:

1. Una corriente de entrada conformada por los insumos que alimentan los procesos.

2. Un procesador que son los procedimientos de transformación de insumos en productos.

3. Una corriente de salida consistente en el resultado de los procesos.

4. La información de retroalimentación la cual se genera en el análisis de los resultados y permite


hacer ajustes en la corriente de entrada o en el procesador.

5. Un regulador que introduce controles y límites a la actividad del procesador.

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6. El ambiente: lo exterior del sistema que lo puede afectar de cualquier manera.

En cuanto a su naturaleza los sistemas pueden ser cerrados o abiertos.

Los sistemas cerrados no presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
herméticos a cualquier influencia ambiental, no reciben ningún recurso externo y nada producen
que sea enviado hacia fuera. En rigor, no existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema
cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinístico y programado y que opera
con muy poco intercambio de energía y materia con el ambiente. Se aplica el término a los
sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una
manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable, como las máquinas.

Los sistemas abiertos son aquellos que interactúan y establecen una relación dinámica con su
ambiente, es decir, con el medio, con el supra-sistema que lo contiene; de él toma recursos -
materiales, energía e información- que revitalizan sus procesos y le permiten contrarrestar el
efecto de la entropía. Son adaptativos para sobrevivir; su estructura es óptima cuando el conjunto
de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa; la
adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

Los sistemas abiertos se adaptan a los cambios del medio ambiente mediante el cambio de
estructura y de los procesos de sus componentes internos, y logran un “estado estable” o de
equilibrio dinámico, conocido como homeostasis, mientras conservan su capacidad de trabajo o
de transformación de la energía, o sea el flujo continuo de transformación y producción.

La entropía es la tendencia de los sistemas hacia la desorganización, el caos y la inmovilidad; hacia


una situación estática; a desgastarse, a desintegrarse, al relajamiento de los estándares y al
aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la
información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden.
De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del
sistema.

La homeostasis es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una
tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos
del entorno.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. Los sistemas cerrados, cumplen con el segundo
principio de la termodinámica que dice que "una cierta cantidad llamada entropía, tiende a
aumentar al máximo".

Existe una tendencia general de los eventos en la naturaleza física en dirección a un estado de
máximo desorden. Los sistemas abiertos evitan el aumento de la entropía y pueden desarrollarse
en dirección a un estado de creciente orden y organización (entropía negativa). Los sistemas
abiertos restauran su propia energía y reparan pérdidas en su propia organización.

El concepto de sistema abierto se puede aplicar a diversos niveles de enfoque al nivel del
individuo, del grupo, de la organización y de la sociedad.

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Un sistema social es un sistema abierto propio de las organizaciones humanas. Considera el


contenido y significado de los mensajes; la naturaleza, el significado y la dimensión de los valores;
la trascripción de imágenes con registros históricos; sutiles simbolizaciones artísticas; una
compleja gama de emisiones humanas.

EL ENFOQUE SISTÉMICO EN LA ADMINISTRACIÓN


CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA ORGANIZACIONAL: el enfoque sistémico permite el análisis
profundo de todos los fenómenos que se presentan en el interior de una organización y ayuda a
entender las relaciones con otros elementos del sistema social; además crea un cuerpo de
conocimiento y fundamentos para la práctica administrativa.

A una organización la mira en términos de estructura, procesos y funciones, y trata de explicar


las relaciones entre sus componentes, subrayando que cada elemento que lo compone es, a su
vez, un sistema.

Los propuestas tradicionales de la teoría administrativa, miraban las organizaciones como un


sistema cerrado, por lo que se concentraban únicamente en su operación interna y adoptaban
enfoques altamente racionales, tomados de los modelos de las ciencias físicas, de lo cual
resultaban organizaciones independientes y autosuficientes, cuyos problemas eran analizados en
términos de estructura interna, tareas y relaciones formales, pero nunca se tenía en cuenta el
medio externo.

Una propuesta actualizada es mirar a las organizaciones como sistemas abiertos, con cada una
de sus partes ligada a todas las demás; como un sistema que recibe INSUMOS del medio externo,
los transforma, y le entrega a ese medio los PRODUCTOS de la transformación. Los insumos son
recursos materiales, energía e información. Los productos son bienes o servicios, los cuales
nuevamente generan recursos e información de retroalimentación.

Considerando los seis elementos de un sistema abierto, la organización empresarial se puede


estudiar mediante los siguientes elementos:

1. La corriente de entrada: los insumos requeridos para alimentar los procesos, recursos
humanos, capital, materias primas, información sobre las necesidades de la comunidad,
intercambio de energía, la situación de la competencia, las características de los proveedores,
etc.

2. El procesador: la tecnología, los procesos y procedimientos de transformación de insumos


en bienes y servicios; las relaciones humanas y el sistema de valores en el interior de la
organización; el proceso administrativo.

3. La corriente de salida: bienes y servicios; calidad; satisfacción de necesidades de la


comunidad; responsabilidad social.

4. La información de retroalimentación: basada fundamentalmente en el impacto de los


resultados en el mercado y en la sociedad; satisfacción del cliente o el usuario del servicio;
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cumplimiento de objetivos y metas; satisfacción con la calidad; aceptación o rechazo de la


comunidad.

5. El regulador: un gran regulador es el mismo mercado en cuanto a cantidades y calidades;


leyes y normas; requisitos tecnológicos y sociales.

6. El ambiente: el medio en el que la organización ejecuta su tarea; lo que pase en el ambiente


de tarea afecta de manera directa o indirecta a la organización e incide de manera importante
en su supervivencia.

La organización, como sistema abierto, interactúa en el medio que lo contiene, toma recursos
materiales, información y energía que revitalizan los procesos y así contrarresta el proceso de
entropía; se adapta a los cambios del medio ambiente mediante cambios en su estructura y en
sus procesos y logra un estado de equilibro dinámico u homeostasis. Su supervivencia depende
del flujo continuo de transformación-producción.

Comprende un conjunto de actividades humanas alrededor de distintas tecnologías. Las


tecnologías afectan el tipo de productos o resultados obtenidos y la estructura organizacional.

Como sistema, la organización, o si se quiere, el sistema organizacional, tiene las siguientes


características:

1. Es un sistema artificial, creado por los hombres

2. Sinergia: el resultado de sus actividades es mayor que la suma de los resultados individuales
de sus componentes

3. Equifinalidad: los subsistemas tienen objetivos particulares que contribuyen a los objetivos
generales del sistema

4. Jerarquización: tiene una estructura que presenta jerarquías (estratégico, funcional y


operativo)

5. Retroalimentación: productos (calidad, cantidad, precio) definidos por el mercado (sistema


del control, sistemas de información) para cumplir.

COMPONENTES DEL SISTEMA ORGANIZACIONAL: al interior del sistema organizacional (la


empresa, la organización) coexisten un sistema técnico y un sistema social, coordinados por un
sistema administrativo.

El sistema técnico se ocupa de las tecnologías y la producción, y se puede considerar conformado


por otros subsistemas:

Subsistema tecnológico: compuesto por los conocimientos necesarios para el desarrollo de las
tareas, la tecnología, las técnicas usadas para la transformación de insumos en productos, las
técnicas y los procedimientos de compras y ventas, la especialización de los conocimientos, las

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habilidades requeridas, los tipos de maquinarias y equipos, las formas de distribución de bienes
y servicios; la efectividad y la eficiencia en el uso de la tecnología.

Subsistema estructural: la estructura se refiere a la manera en que están divididas


(diferenciación) y coordinadas (integración) las tareas de la organización, y está determinada por
la división del trabajo, las tareas, los cargos, la departamentalización de los cargos y el diseño
organizacional; las jerarquías y las relaciones de subordinación; los patrones de autoridad y las
modalidades de responsabilidad y comunicación. Es el soporte de las relaciones formales de la
organización.

Subsistema funcional: las tareas, lo que hace la gente en el interior de la organización para
transformar los insumos en productos, se agrupan sistémicamente y forman elementos que se
conocen como áreas funcionales, las cuales para toda organización son las siguientes:

Producción: realiza las labores de transformación, combinación de recursos e insumos,


mediante procesos técnicos y administrativos para producir bienes y/o servicios.

Personal: llamada también recursos humanos o talento humano, se encarga de proveer y


mantener el recurso humano necesario para el adecuado funcionamiento y desarrollo de la
empresa, de su bienestar y desarrollo, de su evaluación y promoción.

Finanzas: encargada de buscar y manejar el capital y el recurso económico, buscando un


equilibrio entre la rentabilidad y la liquidez de la empresa, en el corto y el largo plazo.

Mercadeo: detecta las necesidades por satisfacer, diseña bienes y servicios y los pone en
manos de los clientes, a precios adecuados a sus ingresos.

El sistema social se ocupa del factor humano, de los valores de la organización, la cultura y el clima
organizacionales, temas que para su estudio también se pueden agrupar en subsistemas:

Subsistema axiológico: es el sistema de las metas y los valores, de los propósitos y la misión. La
organización toma valores del medio sociocultural; debe cumplir ciertos objetivos que son
determinados por el sistema general; realiza una función social y debe conformarse a los
requerimientos de la sociedad. También están aquí los valores de la organización como un ente
social, los de sus directivos, las creencias, la responsabilidad social, las concepciones de hombre
y sociedad, el respeto por la calidad y por la forma correcta de hacer las cosas.

Subsistema conductual: compuesto por individuos y grupos en interacción; formado por la


conducta individual, la motivación, las relaciones de roll y estatus, la dinámica de los grupos, las
formas de influencia y afectado por sentimientos, valores, expectativas y aspiraciones de los
miembros de la organización.

Todo lo anterior constituye el CLIMA ORGANIZACIONAL dentro del cual los participantes humanos
desarrollan sus actividades y sus papeles.

La coordinación de los cinco subsistemas que se mencionaron la hace un sistema


administrativo que involucra todas las relaciones de la organización con su medio, establece

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objetivos, diseña la estructura, establece procesos de control, desarrolla planes de


integración, estrategias y operación.

A lo largo de la formación del cuerpo de conocimientos de la administración se han dado


distintos enfoques en los que priman unos u otros de los subsistemas que conforman la
organización:

El enfoque clásico realza los subsistemas estructural y administrativo y se preocupa por el


desarrollo de principios administrativos de aplicación universal.

El enfoque conductista destaca los subsistemas axiológico y conductual y concentra su atención


en la motivación, la dinámica de grupos y otros factores relacionados.

El enfoque de la ciencia administrativa hace hincapié en el subsistema tecnológico, y se ocupa de


los métodos cuantitativos para toma de decisiones y en los procesos de control.

El enfoque de sistemas considera todos los subsistemas y sus interrelaciones.

ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DE LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO: la


Organización es un sistema que tiene un sentido que se lo dan su misión, su visión y sus objetivos
organizacionales.

La misión

Es la razón esencial de ser y existir de la organización y de su papel en la sociedad. La organización


se crea para cumplir la finalidad de ofrecer un producto o un servicio a la sociedad. Le misión
representa esta finalidad o propósito.

La visión

Mientras la misión se refiere a la filosofía básica de la organización, la visión sirve para mirar el
futuro que se desea alcanzar. La visión es la imagen que la organización define respecto a su
futuro, es decir, de lo que pretende ser. La visión indica cuáles son los objetivos que deben
alcanzarse, para orientar en cuanto al futuro que se pretende transformar.

Los objetivos empresariales

Un objetivo es una situación deseada que la organización pretende alcanzar. Son los resultados
finales deseados por la organización y la administración es un instrumento para su logro.

El establecimiento de objetivos está influenciado por las fuerzas del medio ambiente (general
y específico). La organización está obligada a modificar continuamente sus objetivos de
acuerdo con su interacción con el medio. La naturaleza de esta interacción puede ser de:

Competencia (por recursos y clientes)

Negociación: (arreglos con otras organizaciones, p.e. sindicatos)


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Cooperación: (con elementos extra-organizacionales que intervienen)

Coalición: (combinación de dos o más organizaciones para un propósito común)

El proceso de establecimiento de metas y de objetivos es un proceso político de negociación


entre diferentes grupos de presión, los cuales tienen intereses particulares en conflicto. Cada
grupo trata de maximizar el disfrute de sus propios intereses. Por ejemplo, en relación con una
organización encontramos:

GRUPO RECURSOS QUE OFRECE INTERESES PARTICULARES


Sindicato (trabajadores ) Fuerza de trabajo Bienestar, salario
Dividendos, resultados
Accionistas Capital , tecnología
económicos
Bienes y servicios en
Comunidad (clientes, Infraestructura
calidad, cantidad y precios
proveedores , gobierno) socioeconómica
adecuados

Peter Drucker sugiere que los administradores deben establecer objetivos, cuantificados para
facilitar su control, en las áreas críticas para la supervivencia de la organización. Estas áreas
críticas y algunos posibles objetivo estratégicos son:

1- MERCADEO: posición en el mercado, participación en el mercado, relaciones producto-


mercado.

2- INNOVACIÓN: de cualquier índole que beneficie a la organización; en los procesos productivos,


en el sistema y los procesos administrativos; si una organización no cambia, su competencia si lo
hace

3- PRODUCTIVIDAD: relación que existe entre el valor de los resultados y el costo de los insumos,
o sea, el valor agregado en el proceso de producción; una medida de eficiencia. El objetivo
siempre debe ser aumentar la productividad.

4- RENTABILIDAD: nivel de utilidades en relación con las inversiones; interesa especialmente a los
propietarios o accionistas de la empresa.

5- CRECIMIENTO: pensar en el tamaño futuro de a organización y por lo tanto en los recursos


físicos y financieros necesarios (plantas. equipos. dinero) y en las relaciones de adquisición y uso.

6- DESARROLLO: nuevos recursos administrativos para el futuro de la organización, capacitar a la


gente para ocupar puestos de dirección.

7- RENDIMIENTO: y actitud del trabajador. Previsiones sobre incentivos al recurso más valioso de
la organización.

8- RESPONSABILIDAD PÚBLICA: uso racional y económico de insumos, medio ambiente físico y


social.

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RECURSOS DEL SISTEMA: son los insumos necesarios para llevar a cabo los procesos de
transformación y mantenimiento que le permiten a la organización sobrevivir en el mercado, y
sobre los cuales la organización puede ejercer algún tipo de control: dinero, equipos,
trabajadores, sistemas de información; también prestigio e imagen corporativa, experiencia y
fortaleza administrativa. En general son adquiridos en el medio social, en las condiciones que el
mercado determine.

EL SISTEMA ADMINISTRATIVO
Detecta oportunidades y amenazas del medio y las analiza con base en fortalezas y debilidades
de la organización para determinar objetivos, orientar los recursos y dirigirlos hacia el logro de
esos objetivos, para lo cual lleva a cabo los procesos de planeación, organización, dirección y
control en todo el sistema organizacional, relaciona y coordina los subsistemas funcionales y tiene
que ver fundamentalmente con el proceso de toma de decisiones.

Una forma de estudiar el subsistema administrativo es enfocarlo a través del proceso de toma de
decisiones. El ser humano orienta sus actividades hacia objetivos conscientes o inconscientes,
mediante la escogencia entre cursos de acción alternativos, comportamiento que termina con la
elección de uno de ellos.

NIVELES ADMINISTRATIVOS

En la organización se pueden ver tres niveles de decisión:

- El nivel estratégico o alta gerencia que detecta los cambio en el entorno, pronostica sus
efectos, adecua los recursos organizacionales y toma las decisiones que permitan responder
adecuadamente a las condiciones cambiantes del entorno. Las decisiones en este nivel son
estratégicas, afectan a toda la organización y son tomadas por la cúpula de la administración,
o sea, gerente general, o juntas directivas.

- El nivel coordinador, o funcional, o gerencia media que convierte las decisiones estratégicas
de la alta gerencia en planes operativos para las áreas funcionales; las decisiones son tomadas
por vicepresidentes, gerentes de área, o jefes de división.

- El nivel operativo o gerencia operativa que se encarga de que se efectúen las tareas básicas
de transformación de los insumas en bienes o servicios terminados. Las decisiones son
tomadas por técnicos especializados, supervisores o jefes de grupos de trabajo.

EL MEDIO AMBIENTE
En este punto el análisis debe considerar dos elementos: el MEDIO AMBIENTE INTERNO o clima
organizacional, conformado por las condiciones y características propias de cada organización en
lo referente a las interrelaciones entre sus miembros y al espacio donde se desarrollan las
actividades; y el MEDIO AMBIENTE EXTERNO, compuesto por todo factor externo que afecte a la
organización.

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Las empresas viven en un contexto caracterizado por multiplicidad de variables y fuerzas diversas
que provocan cambios y turbulencias. En consecuencia, el comportamiento de las empresas es
relativo y circunstancial, dependiendo de las variables y fuerzas que predominan en el contexto
que denominamos ambiente.

En su medio ambiente externo la organización encuentra:

- Oportunidades, facilidades y ventajas que debe aprovechar


- Amenazas, dificultades y coacciones que debe evitar o neutralizar
- Contingencias que no puede prever pero que debe afrontar

En su interior tiene:

- Fortalezas
- Debilidades

A las variables externas del ambiente, que afectan a la organización, ésta debe responder con sus
variables internas, dentro de las cuales unas son positivas (fortalezas) y otras negativas
(debilidades).

La incertidumbre que le genera el ambiente (falta de información o conocimiento respecto de


algún elemento) le trae riesgos que debe afrontar mediante estrategias (opciones o elecciones
para alcanzar sus objetivos). Las estrategias se formulan para:

- Utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades, neutralizar o disminuir las amenazas y
afrontar las contingencias.

- Valerse de las oportunidades externas para corregir las debilidades internas

Mapas ambientales:

El ambiente es extremadamente vasto y complejo, y es imposible abarcarlo y comprenderlo en


su totalidad. La empresa precisa explorar en el ambiente y distinguir los elementos que necesita
para reducir la incertidumbre. Esto es: elaborar mapas de su espacio ambiental.

Percepción:

Las empresas perciben subjetivamente su ambiente de acuerdo con sus experiencias, problemas,
expectativas, convicciones y motivaciones. Un mismo ambiente puede ser percibido e
interpretado de manera diferente por distintas empresas. La percepción ambiental es entonces
el conjunto de informaciones seleccionadas y estructuradas en función de la experiencia anterior,
de las necesidades y de las intenciones de la empresa en una situación dada.

Selección ambiental:

Las empresas seleccionan sus ambientes y visualizan su mundo exterior apenas en aquellas partes
escogidas y seleccionadas del enorme conjunto de condiciones variables del ambiente. Solo una

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pequeña porción de todas las innumerables variables ambientales posibles participa del
conocimiento y de la experiencia de la empresa.

Consonancia y disonancia:

Existe una enorme necesidad de consonancia y coherencia en la vida de las empresas. Decimos
que hay consonancia cuando las suposiciones de la organización respecto a las influencias
ambientales son confirmadas en la práctica y en lo cotidiano, lo cual refuerza las suposiciones y
hace que la organización tenga un comportamiento coherente.
La disonancia la dan las desviaciones grandes de las suposiciones respecto a la situación real.
Produce desequilibrio y comportamiento incoherente, los cuales a su vez exigen la modificación
de las suposiciones para reducir la disonancia.

El proceso de reducción de la disonancia no es más que el intento por restablecer la consonancia:


un ajuste continuo de las ideas y los pensamientos a lo que ocurre en el medio ambiente.

EL MEDIO AMBIENTE INTERNO (M.A.I.)

El medio ambiente interno lo conforman las condiciones en las que se desarrollan las actividades
de la organización y las interacciones entre sus miembros.

En el interior de las organizaciones hay conocimientos; se adquieren y administran recursos de


todo tipo; se aplican técnicas de producción, de comunicación y de administración; hay
tecnología, maquinaria y equipos; se diseñan procesos; se establecen normas y procedimientos;
existe una estructura orgánica y áreas funcionales dentro de las cuales se ubican todas las
actividades y tareas de la organización.

En otros aspectos el MAI es intangible, pero existe y se siente, tiene influencia y afecta al personal;
es percibido por los miembros de la organización mediante aspectos como los siguientes:

- Grado de autonomía que se permite a las personas


- Grado de formalización de la organización
- Comportamientos que se consideran aceptables
- Forma de compensar los comportamientos aceptables
- Apoyo de los jefes al personal
- Grados de conflicto y cómo se administran
- Formas de interrelación
- Grado de participación del personal en el proceso de toma de decisiones

Son cinco subsistemas, tecnológico, estructural, funcional, axiológico y conductual, coordinados


por el sistema administrativo. En ellos la organización tiene puntos fuertes y puntos débiles,
fortalezas y debilidades que se deben identificar y conocer a fondo con el fin de aprovecharlas
positivamente, o de mitigar los efectos negativos que pueden generar.

EL MEDIO AMBIENTE EXTERNO (M.A.E.)

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Se puede entender como todo lo externo a los límites de la organización. Para su estudio se lo
divide en entorno específico llamado también entorno cercano o sector, y entorno general o
macroentorno

ACCIONISTAS/ ENTORNO O MICROENTORNO

CULTURAL
SOCIAL

PROVEEDORES
MERCADO PRODUCCIÓN
Detectar necesidades Ejecucio, realización
humanas por satisfacer procesos de
trnaformacion

C
O O
AMBIENTAL R
N
T G
A TECNOLÓGICO
R
O N
GOBIERNO L FINANZAS I
Busca equilibrio entre la
PERSONAS Z
Selección, inducir,
liquidez y la rentabilidad a A
largo plazo capacitar, escuchar,
asigar, salarios, C
seguridad industrial, I
actualización O
N
SINDICATO

DIRECCION

POLITICO
ECONOMICO
CIENTES

COMPETENCIA
ENTORNO LEJANO O
MACROENTORNO

El entorno específico (sector), está formado por aquellos elementos externos con los cuales la
organización se relaciona directamente por necesidades propias de su actividad económica, la
influyen de una manera directa y fuerte, y la organización también puede ejercer sobre ellos algún
tipo de influencia. El sector lo forman: la competencia (organizaciones con fines iguales o
similares), los clientes, los proveedores, las entidades financieras, las organizaciones sindicales
del sector, el gobierno, etc.

El entorno general (macroentorno), compuesto por elementos que afectan de manera general,
no solo a la organización, sino a todas las organizaciones sociales. Entre estos elementos están,
el sistema económico, el sistema político, el sistema jurídico-legal, el sistema cultural, el sistema
social, el sistema ecológico-ambiental, el sistema tecnológico.

El ambiente de una organización está constituido por un conjunto de variables que ejercen
fuerzas directas o indirectas que de alguna manera influyen en la organización y condicionan su
actividad. Las fuerzas directas corresponden a un entorno cercano, se podría decir tangible, que
interactúa directamente con la organización. Las fuerzas indirectas constituyen un entorno más
lejano, más difuso, que afectan a todas las organizaciones de una región, un país, o el mundo, en
el entorno global; la organización se adapta a estas fuerzas indirectas.
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Las fuerzas directas se estudian como el entorno específico y las indirectas como el entorno
general.

EL ENTORNO ESPECÍFICO

Se conoce también como ambiente especifico, ambiente de tarea, entorno cercano o más
comúnmente SECTOR. Es el contexto ambiental más próximo a la organización, el cual le
proporciona las entradas o insumos, recursos e información, y le permite colocar y distribuir sus
salidas y resultados.

Está constituido por entidades o instituciones con las cuales la organización establece relaciones
directas, de las cuales recibe influencias inmediatas y fuertes, y a las cuales puede también influir,
o puede negociar con ellas, o en algunos casos condicionar.

Los principales elementos componentes del sector son los siguientes:

Los clientes

Personas u otras organizaciones (consumidores o usuarios) que adquieren o están en posibilidad


de adquirir los bienes o servicios que produce la organización para satisfacer sus necesidades, y
que necesariamente determinan la supervivencia o no de la organización, tanto por el volumen
de compras como por sus exigencias de calidad y nivel de precios.

Los proveedores

Empresas o personas que suministran los insumos necesarios para realimentar los procesos de la
organización. De los proveedores se reciben: recursos materiales y materias primas (industrias de
extracción y de producción de bienes terminados o semi-terminados, distribuidores,
comercializadores y negociantes), maquinaria y equipos (distribuidores especializados), capital y
recursos financieros (bancos generales, banca especializada, corporaciones de ahorro y vivienda,
banca de fomento, mercado financiero extra-bancario), recursos humanos (normalmente la
misma persona es la que suministra su fuerza de trabajo) , servicios especiales (aseo, publicidad,
procesamiento de datos, etc.)

La competencia

Organizaciones que producen y venden bienes o servicios similares o sustitutivos en el mismo


mercado y que compiten por los usuarios y clientes; pero también las organizaciones que
compran y usan los mismos insumos y que por consiguiente compiten por adquirir las mejores
condiciones de los proveedores de recursos materiales, humanos y financieros.

Los grupos reguladores

Son organizaciones, instituciones o entidades que de alguna manera imponen controles,


limitaciones o restricciones a las actividades de la empresa, ya sea especificando cómo deberán
conducirse, cancelando algunas decisiones previas, fiscalizando o controlando sus actividades.

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Entre estos grupos reguladores están el gobierno, que regula las relaciones de las empresas con
otras unidades económicas; los sindicatos, que busca contrarrestar el poder de los dueños del
capital mediante la asociación de los trabajadores; las asociaciones empresariales y las
asociaciones profesionales, que a la vez que buscan encausar el poder y la opinión de las
organizaciones del sector frente a las fuerzas del entorno general para mejorar las condiciones de
trabajo de sus asociados, también procuran influir en la regulación de las relaciones entre las
mismas organizaciones del sector estableciendo códigos de ética y otras regulaciones al
comportamiento empresarial; las asociaciones comunales y los grupos de opinión, que intentan
contrarrestar el poder de las empresas frente a los intereses de la comunidad o en defensa del
medio ambiente.

EL ENTORNO GENERAL

Llamado también ambiente general, macro-ambiente o macro-entorno, es común a todas las


organizaciones, y está constituido por un conjunto amplio y complejo de condiciones y factores
que influyen difusamente en todas las empresas. No es una entidad concreta con la cual la
empresa pueda interactuar de manera directa, sino un conjunto de condiciones genéricas
imprecisas, sobre las que la empresa no puede ejercer ningún tipo de control o influencia directa,
que influyen de modo general en todo aquello que ocurre dentro de la empresa, de las estrategias
adoptadas y en las consecuencias de las acciones empresariales.

El ambiente o entorno general se considera compuesto por un conjunto de variables que se


pueden agrupar para su estudio en los llamados entorno tecnológico, entorno económico,
entorno político, entorno jurídico-legal, entorno social, entorno cultural, entorno ambiental, etc.

Entorno tecnológico

La tecnología es una de las variables más importantes para la organización y es exógena ya que
en el ambiente general encuentra la organización los elementos tecnológicos que necesita para
su operación, crecimiento y desarrollo, y es a la vez endógena ya que con ella cumple su objetivo
de transformación de insumos en bienes y/o servicios.

La tecnología comprende los conocimientos y habilidades necesarios para realizar una actividad,
con o sin materiales, máquinas y otras ayudas, para obtener un determinado propósito.

La escogencia de una tecnología depende de la rama de la industria a que pertenece la empresa


u organización, de los bienes o servicios que produce y del tamaño de sus operaciones y su
relación con el mercado de insumos y productos.

Dentro de las variables tecnológicas que la organización debe analizar mencionamos las
siguientes:

- Desarrollos tecnológicos dentro del sector de su actividad económica


- Desarrollos tecnológicos que pueden ayudar a ejecutar tareas
- Inventos y patentes
- Estado de la investigación y desarrollo en el sector

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- Científicos, centros de investigación y universidades en la región


- Cambios de tecnología que utiliza la competencia
- Cursos, seminarios, exposiciones

Entorno económico

Las fuerzas económicas se generan por la estabilidad o los cambios en el nivel o en la orientación
de la actividad económica, internacional, nacional y regional, y se reflejan en el ambiente por
indicadores de su actividad.

Este entorno comprende variables tales como:

- La actividad económica del sector a que pertenece la organización


- El nivel de desarrollo económico de la región
- La distribución de la riqueza
- La disponibilidad de mano de obra y de materias primas
- El desempleo
- La competencia nacional e internacional
- La inflación
- Los tipos de cambio (devaluación, revaluación)
- La balanza de pagos
- Las tasas de interés del mercado financiero
- El comercio exterior del país
- La política fiscal del gobierno: gasto público, gastos de inversión, inversión social, impuestos
- La disponibilidad de divisas extranjeras
- Las fuentes de financiación

Entorno político

Está formado por las fuerzas e influencia de poder y de gobierno, que de alguna manera afectan
las actividades de la empresa. Entre ellas:

- Tendencias ideológicas de los gobiernos


- Estabilidad política del país
- Políticas económicas, plan de desarrollo del gobierno
- Políticas de fomento a la industria nacional
- Control de divisas extranjeras
- Nivel de tensión en la política internacional
- Relaciones del país con otros, tratados comerciales o políticos
- Política de otros países
- Partidos políticos

Entorno jurídico-legal

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Se refiere al contexto de leyes y normas legales que regulan, controlan, incentivan o restringen
determinados tipos de comportamiento empresarial. Es obvio que estas variables legales
dependen tanto del contexto político, como del contexto económico y aún del contexto social;
sin importar su origen, la legislación vigente -ya sea tributaria, laboral, civil, comercial, etc.- tiene
enorme poder de influencia sobre el comportamiento de las empresas. Casi siempre la influencia
del aparato jurídico es restrictiva e impositiva porque establece mucho más lo que no se puede
hacer que lo que las empresas pueden hacer.

- Constitución política del país


- Normas del derecho laboral
- Normas del derecho civil
- Normas del derecho penal
- Sentencias de las altas cortes y del Consejo de Estado
- Normas y decisiones del sistema tributario
- Leyes, decretos y resoluciones de los poderes legislativo y ejecutivo en los niveles nacional,
regional y local.
- Regulaciones en el ejercicio de las profesiones, códigos de ética, moral pública.

Entorno sociocultural

Comprende los factores sociales propios de un pueblo que lo distinguen de otros, por su situación
demográfica y su tradición cultural. Entre las variables de este entorno están:

- Características de la población: tamaño de la población, su crecimiento, distribución


geográfica, distribución por sexo y edad, razas.
- Tasas de natalidad y mortalidad. Morbilidad
- Población económicamente activa
- Creencias, valores y religión
- Idiomas
- Tradición cultural
- Concepto de gasto, comercio e inversión
- Actitud respecto al trabajo
- Actitud respecto al dinero
- Importancia relativa que se da a la familia
- Actitud respecto a la mujer
- Grado de escolarización de la población

Entorno ecológico-ambiental

Lo ecológico se puede entender como la relación de los seres vivos, seres humanos, animales y
plantas, con su medio natural de vida. A tener en cuenta:

- Regulaciones legales sobre el uso y manejo de materiales


- Regulaciones legales para la protección del medio ambiente, tierra y agua
- Relaciones del trabajo, el hombre y el medio ambiente

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LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA ABIERTO

- Equilibrio ecológico y efecto de las actividades humanas en ese equilibrio


- Subproductos y residuos, sólidos, líquidos y gaseosos, generados por los procesos productivos
de las industrias, su tratamiento y su disposición final.
- Contaminación ambiental
- Nivel de ruidos en los procesos industriales, o en la construcción y operación de obras de
infraestructura

Del análisis de los entornos la organización identifica fuerzas positivas que son oportunidades, y
fuerzas negativas que son amenazan.

Del cruce de información, obtenida de los análisis interno y externo, y de su análisis mediante
herramientas adecuadas, la organización formula un plan estratégico, el cual constituye la guía
para la acción en pos del logro de los objetivos institucionales y el cumplimiento de su misión, en
el mediano y el largo plazo.

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