Paquetes Ofimáticos

Los paquetes ofimáticos son programas que disponen todas las herramientas
que se necesitan para llevar el control de una oficina. Éstos pueden contener
Procesador de texto, Hoja de Cálculo, Base de Datos, Presentaciones gráficas,
e incluso herramientas de retoque fotográfico y diseño gráfico y programación
Web. Programas MS Office, Lotus SmartSuite y Corel Wordperfect están
incluidos dentro del llamado software propietario, es decir, que se debe pagar
por licencias que permiten su uso. Pero también se encuentra algunos que
pertenecen al software libre: Open Office, EasyOffice Freeware, Siag Office,
Andrew User Interface System. Los segundos no son tan potentes como los
primeros pero cada día acortan las distancias en este sentido. En el mercado
no existen pruebas comerciales específicas destinadas a medir de forma
objetiva el rendimiento de los diferentes paquetes ofimáticos, por esta razón
dichas pruebas las debe realizar el responsable de su selección en función de
las necesidades expuestas por los usuarios.

Procesadores de Texto
Todos los procesadores de textos ofrecen funciones para dar formato a los
documentos, como cambios de tipo de letra, presentación de página, sangría
de párrafos y similares. Muchos procesadores de textos pueden también
comprobar la ortografía, encontrar sinónimos, trabajar con fórmulas
matemáticas y realizar funciones avanzadas como crear sobres, etiquetas y
otros documentos relacionados con la correspondencia personalizada. Los más
avanzados presentan funciones de autoedición, que permiten elaborar folletos
o pequeñas publicaciones que presenten cabeceras y pies de página, texto en
columnas, tablas, rótulos y textos artísticos y gráficos creados con otras
aplicaciones, entre otras posibilidades. Finalmente, y acorde con el auge que
está experimentando el fenómeno de Internet, muchos procesadores de textos
ofrecen la posibilidad de crear documentos en formato HTML, listos para
circular por la red.

En la actualidad, la mayoría de los procesadores de textos forman parte de

conjuntos de programas de oficina denominados suites. Resulta sencillo
intercambiar información entre documentos elaborados con cualquiera de los
programas de una suite. Así, un documento de texto puede incorporar
información que ha sido elaborada, por ejemplo, con la hoja de cálculo; para
facilitar la operación, se pueden tener abiertos varios documentos en la
pantalla, cada uno en una ventana. Esta posibilidad de intercambiar
información entre documentos y la de automatizar mediante macros tareas
laboriosas y repetitivas, son algunos de los principales valores añadidos que
presentan estos programas de oficina frente a los modos de trabajo tradicional.
Hojas de Cálculo
Programa de aplicación utilizado normalmente en tareas de balances, creación
de presupuestos o previsiones, y en otras tareas financieras. En un programa
de hoja de cálculo, los datos y las fórmulas necesarias para su tratamiento se
introducen en formularios tabulares (hojas de cálculo u hojas de trabajo), y se
utilizan para analizar, controlar, planificar o evaluar el impacto de los cambios
reales o propuestos sobre una estrategia económica. Los programas de hoja de
cálculo usan filas, columnas y celdas; una celda es la intersección de una fila
con una columna. Cada celda puede contener texto, datos numéricos o una
fórmula que use valores existentes en otras celdas para hacer un cálculo
determinado (como sumar los datos de un conjunto de celdas o multiplicar el
dato de cada celda por un factor). Para facilitar los cálculos, estos programas
incluyen funciones incorporadas que realizan operaciones estándar. Si se
modifica el valor de un dato, la hoja de cálculo permitirá recalcular fácilmente
los resultados para el nuevo dato, lo que hace que estas aplicaciones sean tan
útiles en análisis de tendencias, ya que permiten conocer con rapidez el
resultado de aplicar distintos cambios y elegir así la estrategia que más
convenga; es lo que se conoce popularmente como analizar ¿qué pasaría si...?.
Esta capacidad ha motivado que las hojas de cálculo tengan una gran
aceptación.

Desde que en 1979 apareció la primera aplicación de este tipo, VisiCalc para
Apple II, creada por los ingenieros estadounidenses Dan Bricklin y Robert
Frankston, las hojas de cálculo se convirtieron en los programas estrella del
ordenador personal; a esta aplicación siguieron otras que también alcanzaron
gran popularidad, como SuperCalc, Multiplan, Lotus 1-2-3 y Excel.
Dependiendo del programa, una sola hoja de cálculo puede contener miles o
millones de celdas. Algunos programas de hoja de cálculo permiten también
vincular una hoja de cálculo a otra que contenga información relacionada y
pueden actualizar de forma automática los datos de las hojas vinculadas. Los
programas de hoja de cálculo pueden incluir también utilidades de macros;
algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de datos, pero no se
puede confundir con una base de datos distribuida o estructurada. Los
programas de hoja de cálculo cuentan por lo general con capacidades gráficas,
esto es, pueden obtener representaciones de los datos en forma de gráficos de
líneas, barras y pastel, entre otros, que facilitan su lectura e interpretación.
También proporcionan un buen número de opciones de formato tanto para las
páginas y el texto impreso como para los valores numéricos y las leyendas de
los gráficos.
Presentaciones
Antes las diapositivas eran presentadas ante un público a través de
proyectores de diapositivas, las cuales se realizaban a través del negativo de
una fotografía, es decir, se debía tomar la foto a la imagen y con el negativo se
creaban las diapositivas que el expositor deseaba proyectar ante los
espectadores como forma de demostración de algún trabajo o investigación de
determinado tema. También se utilizaban acetatos que son de material
transparente, los cuales se proyectan a través de un retroproyector de
acetatos y se realizan a través de documentos fotocopiados o esquemas
dibujados sobre la transparencia. Las diapositivas electrónicas permiten
proyectar sobre una pantalla esquemas, imágenes y otros audiovisuales que
ilustran, documentan y refuerzan las explicaciones. Constituyen un medio
idóneo para enseñanza a grandes grupos.

Bases de datos
Desde su aparición en la década de 1950, estas aplicaciones se han hecho
imprescindibles para las sociedades industriales. La primera base de datos
para PC data de 1980; era el dBase II, desarrollado por el ingeniero
estadounidense Wayne Ratliff. Desde entonces, su evolución ha seguido
paralela a la que ha experimentado el software, y hoy existen desde bases de
datos para una utilización personal hasta bases de datos corporativas,
soportadas por grandes sistemas informáticos.

La gestión de archivos se ha demostrado insuficiente para cubrir las

necesidades de almacenamiento y proceso de datos en la actualidad. Los
sistemas de información de las empresas son cada vez más grandes y
complejos, y su gestión mediante el uso de archivos presenta algunos
inconvenientes, como el hecho de que los datos están repartidos por distintos
departamentos de la empresa, lo que supone tener que desplazarse o
solicitarlos cada vez que se necesitan en un lugar diferente de donde se
generan; además pueden estar repetidos varias veces, con el inconveniente
de que su actualización dará lugar a inconsistencias sino se realizan en todos
los lugares en que se ubican. Las aplicaciones que se creen deberán tener en
cuenta las distintas estructuraciones de los datos, y los cambios que se
realicen tanto en hardware como en software presentaran numerosas
complicaciones.