AGENCIA PARA EL DESARROLLO DE LA

SOCIEDAD DE LA INFORMACION EN BOLIVIA

SISTEMA DE CORRESPONDENCIA
MANUAL DEL USUARIO
ADMINISTRADOR

LA PAZ – BOLIVIA

2014

1
INDICE Pagina

1. OBJETIVO...........................................................................................................................3

2. INGRESO AL SISTEMA....................................................................................................3

2.1 Modo de Acceso...................................................................................................................3

2.2 Acceso al Sistema.................................................................................................................4
2.2.1 Ventana de Ingreso al Sistema.........................................................................................4
2.3 Funcionalidad......................................................................................................................4

3. OPCIONES DEL MENU.....................................................................................................5

4. DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS Y REPORTES..................................................6

4.1 PANTALLA PRINCIPAL...................................................................................................6

4.1.1 Inicio..................................................................................................................................8

4.1.2 Edificios.............................................................................................................................8

4.1.3 Departamentos..................................................................................................................9

4.1.4 Cargos..............................................................................................................................10

4.1.5 Usuarios...........................................................................................................................11
4.1.5.1 Adicionar.......................................................................................................................11
4.1.5.2 Modificar......................................................................................................................12
4.1.5.3 Liberar..........................................................................................................................12
4.1.5.4 Eliminar........................................................................................................................12

4.1.6 Administración................................................................................................................13
4.1.6.1 Tipo de Documento......................................................................................................13
4.1.6.2 Instrucciones................................................................................................................14
4.1.6.3 Logo Institucional........................................................................................................14
4.1.6.4 Derivaciones.. ..............................................................................................................16

4.1.7 Administración de Archivos...........................................................................................17

4.1.7.1 Crear Archivos..............................................................................................................17
4.1.7.2 Asignar usuario.............................................................................................................18
4.1.7.3 Asignar tipo de documento..........................................................................................19

4.1.8 Salir...................................................................................................................................19

2
1. OBJETIVO.-

El principal objetivo de este manual es guiar y ser documento de consulta al usuario

administrador en el manejo del Sistema de Correspondencia.

2. INGRESO AL SISTEMA.-

2.1 Modo de Acceso.- Para acceder al sistema el usuario administrador deberá realizar lo siguiente:

Paso 1.- Clic en: Inicio ó Aplicaciones

Windows Gnome - Linux

Paso 2.- Ejecutar el programa navegador de internet como: Mozilla Firefox, Internet Explorer
Google Chrome, Iceweacel, etc. Como se observa en la figura 1.

Gnome - Linux ó Windows

figura 1

3
Paso 3.- En la barra de direcciones introducir la dirección, (figura 2):

Linux
Navegador
Iceweacel

Windows
Navegador
Internet Explorer

figura 2

2.2 Acceso al Sistema.-

2.2.1 Ventana de Ingreso al Sistema.-

El sistema validará los datos del usuario administrador y contraseña para acceder, figura 3.

Paso 1
Paso 2

Paso 3

figura 3

2.3 Funcionalidad.- La pantalla de ingreso al sistema permite al usuario, introducir sus datos de
autenticación, los cuales serán otorgados por el Súper Administrador, figura 3.

4
3. OPCIONES DEL MENU.- Se tiene las siguientes opciones, (figura 4):

figura 4

5
4. DESCRIPCION DE LAS PANTALLAS Y REPORTES.-
4.1 PANTALLA PRINCIPAL.- Muestra las opciones del menú principal, (figura 5).

2 1

figura 5

1.- Nombre del Sistema, que se encuentra en la parte superior derecha.

2.- La fecha actual y el nombre del usuario, en la parte superior izquierda.
3.- Opción para actualizar datos del usuario, (figura 6).

3.1

figura 6

6
3.1.- Actualizar contraseña del usuario administrador, (figura 7).

figura 7

4. Menú de opciones del sistema para el usuario administrador, (figura 8).

figura 8

7
4.1.1 Inicio.- Opción para retornar al menú principal.

4.1.2 Edificios.- Modulo para la creación de edificios, teniendo las opciones de adicionar, modificar
y eliminar, (figura 9).

Elimina datos del

edificio seleccionado

figura 9

8
4.1.3 Departamentos.- Modulo que muestra la listado de departamentos del edificio, teniendo las
opciones de adicionar, modificar y eliminar, (figura 10).

Elimina datos del

departamento
seleccionado

figura 10

* Nota.- Se crean los departamentos de acuerdo al Organigrama de la entidad, deberán ser

creados de forma jerárquica es decir de arriba hacia abajo, teniendo en cuenta las dependencias.

9
4.1.4 Cargos.- Modulo que muestra el listado de cargos de los departamentos, teniendo las opciones
de adicionar, modificar y eliminar, (figura 11).

Elimina datos del

cargo seleccionado

figura 11

* Nota.- Seforma
crean los cargos de acuerdo al Organigrama de la entidad, deberán ser creados de
jerárquica es decir de arriba hacia abajo, teniendo en cuenta las dependencias.

10
4.1.5 Usuarios.- Modulo que muestra el listado de los usuarios, teniendo las opciones de adicionar,
modificar, liberar y eliminar, (figura 12).

figura 12

4.1.5.1 Adicionar.- Relacionar usuarios a los cargos, (figura 13).

figura 13
* Tiene tresPersonal,
opciones:
pertenece al personal o usuario común.
Ventanilla, pertenece a la Ventanilla Única de recepción de Correspondencia.
Secretaria, pertenece a la Secretaria de la MAE.

11
4.1.5.2 Modificar.- Modulo para modificar datos del usuario, (figura 14).

figura 14

4.1.5.3 Liberar.- Modulo para liberar usuarios quedando el cargo disponible, (figura 15).

figura 15

4.1.5.4 Eliminar.- Modulo para seleccionar y eliminar al usuario quedando el cargo disponible.

12
4.1.6 Administración.-
4.1.6.1 Tipo de documento.- Módulo para adicionar, eliminar, modificar los tipos de correspondencia
que maneja la institución, (figura 16).

Elimina el tipo de Retorna al menu

documento principal
seleccionado

figura 16

13
4.1.6.2 Instrucciones.- Modulo para adicionar, eliminar, modificar los tipos de instructivos que
acompañen a las derivaciones, (figura 17).

Retorna al menu
principal
Elimina la
instrucción
seleccionada

figura 17

4.1.6.3 Logo Institucional.- Módulo para personalizar la hoja de ruta externa A y los documentos que
generan los usuarios ya sea Informes, Notas internas, Memorándum, etc. B, (figura 18).

14
 A

figura 18

15
4.1.6.4 Derivaciones.- Modulo para personalizar la derivación de correspondencia externa, se tiene la
opción de seleccionar a mas personal para derivar, rompiendo la jerarquía si así
se requiere, (figura 19).

figura 19

Marcar Todo: selección múltiple de cargos.

Desmarcar Todo: desmarcar selección múltiple de cargos.
Adicionar: añadir los cargos seleccionados.
Quitar: quitar los cargos seleccionados.

16
4.1.7 Administración de Archivos.-
4.1.7.1 Crear Archivos.- Modulo para añadir, eliminar o modificar el tipo de documento que maneja
la institución, (figura 20).

1
2

Retorna al menu
Elimina la principal
instrucción
1
2

figura 20

Atributos:

1 VIA: necesita previa revisión y aprobación del inmediato superior..

2 PARA: A quien o quienes va dirigida la correspondencia.

17
4.1.7.2 Asignar usuario.- Modulo para personalizar la derivación de correspondencia interna, se tiene
la opción de seleccionar a mas personal para derivar, rompiendo la jerarquía
si así se requiere, (figura 21).

figura 21

Marcar Todo: selección múltiple de cargos.

Desmarcar Todo: desmarcar selección múltiple de cargos.
Adicionar: añadir los cargos seleccionados.
Quitar: quitar los cargos seleccionados.

18
4.1.7.3 Asignar tipo de documento.- Modulo para asignar el tipo de documento a generar por los
usuarios, (figura 22).

figura 22

Marcar Todo: selección múltiple de documentos.

Desmarcar Todo: desmarcar selección múltiple de documentos.
Adicionar: añadir los documentos seleccionados.
Quitar: quitar los documentos seleccionados.

4.1.8 Salir.- Modulo para salir del sistema, (figura 23).

figura 23

19