Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Combinación de Correspondencia 2.4 PDF
Combinación de Correspondencia 2.4 PDF
correspondencia
Recursos
Informáticos
1
Combinación de
correspondencia
La combinación de correspondencia tiene como objetivo enviar
información en forma masiva y personalizada a un grupo de personas.
Mediante esta opción, Word permite incluir en un documento datos
almacenados en otro lugar, lo que nos da la posibilidad de obtener varias
copias de un mismo documento, pero con los datos de distintas personas.
Por ejemplo: se pueden escribir cartas personalizadas en las que solo se
redacte el texto que va a permanecer fijo (es decir, el texto que va a formar
parte de la carta) y una vez que se le dé la orden precisa, Word se
encargará de generar los datos variables (los que cambian según cada
persona). Para hacer esto, la aplicación generará un tercer archivo que
contendrá tantas cartas como personas se hayan cargado en el archivo que
forma la base de datos.
Documento principal
El documento principal es el documento creado en Word que contiene el
texto que permanecerá fijo y, una vez que se inserten, los campos variables
que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos
El origen de datos o lista de destinatarios es el archivo en donde se han
guardado los datos que necesitamos insertar en el documento principal.
Este archivo puede ser:
2
En cualquiera de estos ejemplos, el origen de datos se considera una base
de datos compuesta por registros y cada registro está compuesto por
campos. Un registro corresponde a una fila y un campo corresponde a una
columna.
Veamos un ejemplo:
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
En esta carta, se observan puntos suspensivos que indican que en ese lugar
deben insertarse los campos que contienen la información perteneciente a
cada uno de los destinatarios de las cartas, que conforman la lista de
direcciones o lista de destinatarios.
3
Figura 2: Carta en donde se observan los campos de combinación
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
4
Figura 3: Carta combinada
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
5
Primer paso: definir el documento inicial, que es el documento que
contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento
combinado. Debajo de las tres opciones, se obtiene una explicación de la
opción seleccionada en ese momento. Se debe seleccionar Cartas como
tipo de documento.
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
6
Figura 6: Segundo paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
7
Figura 7: Tercer paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
8
Figura 9: Datos que contiene la lista de destinatarios
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
9
Figura 10: Cuarto paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
10
Figura 11: Quinto paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
Sexto paso: permite seleccionar entre imprimir las cartas que se han
generado o editar las cartas individuales visualizando en pantalla el tercer
archivo que Word acaba de crear.
11
Figura 12: Sexto paso del Asistente
Fuente: imagen de elaboración propia a base de captura de pantalla del software Microsoft Office
Word (Microsoft, 2017a).
12
Referencias
Microsoft. (2017a). [Software de Aplicación]. Microsoft Corporation.
13