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República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria, Ciencia y Tecnología


Universidad Nacional Experimental de los Llanos Centrales “Rómulo Gallegos”

Sistema de Información De seguimiento y gestión de los


procesos de la academia de baile Generación Timbera
Edo Aragua

Luis Augusto Silva Vegas


Luis_puma_luis@hotmail.com
Área de Ingeniería de Sistemas
Programa de Ingeniería Informática
San Juan De Los Morros; junio, 2019
ESTUDIO DIAGNOSTICO

1. DIAGNOSTICO DEL CONOCIMIENTO INDIVIDUAL:

Conocimientos en lenguaje de programación básicos. Como Lo son php


(programando estructuradamente y lo básico de programación orientada a
objeto), lenguaje visual como lo es css, y maquetación HTML, gestionar
base de datos mediante phpMyAdmin, Cursos en manejo de Word y Excel.
Experiencias adquiridas en pasantías. Sobre programación. Orientada a
objeto. Trabajo en equipo, adaptación, y análisis de situaciones actuales.

2. LINEA DE INVESTIGACÓN DE ADSCRIPCIÓN:

Se estuvo pensado en realizar el sistema en el área de aplicación móvil


debido a que seria una gran iniciativa de ese tipo. Pero debido a los
desconocimiento en esa área. Por lo tanto como los conocimiento actuales
son mas referido al ambiente web. lo mas adecuado seria la línea de
investigación Aplicación web

3. REVISIÓN GLOBAL:

3.1)A NIVEL MUNDIAL


ISOTools Excellence: [1]es una plataforma tecnológica para la gestión de la
excelencia, integrada por diferentes módulos. Es totalmente flexible,
escalable y adaptable a las necesidades propias de cada organización con
independencia del sector al que pertenezcan o el tamaño que tengan.

[1]isotools excellence: https://www.isotools.org


Características

1- Dificultad para acceder a los documentos: algunas organizaciones


emplean tiempo y recursos humanos tratando de hallar el documento
preciso. La facilidad para encontrar los documentos debe ser una constante
en una solución de software dedicada a la gestión documental.

2- Falta de flujo de trabajo en los documentos: suele suceder que las


personas que reciben un documento, no sepan qué hacer con él y, lo que
es peor, no saben que trámite seguir con él.

3- La confidencialidad de la documentación: algunos documentos deben ser


comunicados a todas las partes interesadas dentro de la organización en
todos los niveles. Pero otros solo deben ser conocidos por la Alta Dirección,
por ejemplo. Contar con un sistema de gestión de documentos ISO, que

permita establecer acceso controlado a determinados documentos, es una


necesidad que debe satisfacer la solución de software.

4- Control de versiones de documentos: las revisiones de documentos


alojadas en múltiples ubicaciones, generan riesgo ya que algunos
empleados pueden estar trabajando con versiones desactualizadas.
Igualmente, es necesario conocer la evolución del documento desde su
origen.

5- Comunicación deficiente: la transmisión de documentos por correo


electrónico, puede requerir en un momento dado adjuntar información
adicional, lo cual no siempre resulta fácil
3.2)A NIVEL NACIONAL

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: [2] Señalar la naturaleza de los


servicio y los mecanismos para la implantación de los sistemas de gestión
de la calidad en las empresas de servicios.

3.3)A NIVEL LOCAL


No se encontraron sistemas registrado en la web por los momentos a nivel
local.

[2] SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: AUTOR: MONICA SALAMANCA


MARIN CI:10798217
4. DESCRIPCIÓN Y ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL:

La academia de baile generación timbera actualmente se divide en niveles y a


su vez estos se dividen en grupo como son grupo a, b ,c y d se inicia en grupo
a hasta el grupo final de ese nivel en el caso del nivel 1 es el grupo c. La
institución imparte 3 niveles, el primer nivel esta compuesto por 3 grupos,
segundo nivel esta compuesto 3 y el tercer nivel por 4. Asisten un promedio de
20 a 30 personas por grupo. Administran los estudiante que se inscriben y
asisten a la institución de forma escrita en una hoja la cual imprimen su
formato con su logo y membretes para luego de ser llenada ser almacenadas y
así darle uso mas adelante ya sea para verificar si el estudiante cumple con la
asistencia necesaria para aprobar el grupo. De la misma manera llevan el
control de asistencia de los profesores , En otra carpeta llevan el control de
ingresos y egresos esto se refiere a los estudiante que cancelan la
mensualidad se anota en dicha carpeta su debida solvencia, y aparte se lleva
el pago de los profesores. Llevan un promedio de estudiante asistente en la
semana y al mes. Comunican a sus estudiantes la solvencia de su clase o
nivel, presencialmente en la academia cuando ellos asisten. Gestión de las
evaluaciones de mediante carpetas y libros el profesor realiza un plan de
contenido para el grupo de acuerdo a la cantidad de estudiante inscritos en el
grupo y así poder crear mejores evaluaciones. Los planes de evaluación lo
realizan escrito. A la hora de buscar un estudiante van al lugar donde Guardan
sus cuadernos buscan por nombre o por ci. Se dan a conocer mediante
recomendación las personas que asisten a la academias ellas le comentan a
otras personas y así aumentan los estudiante de la academia.
5. PROBLEMÁTICA OBJETO DE ESTUDIO:

Perdida de
asistencias
Perdida de dinero
Poco conocido

Perdida del nivel


Niveles estancados

Seguir los
procedimientos

Control de la
asistencia de manera Falta de publicidad
manual

Querer saber mas Una administración de Mala gestión en el


acerca de las clases ingresos muy insegura control de clases
impartidas
6. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE LAS ALTERNATIVAS DE
DESARROLLO:

Buscando una solución general y de accesible recursos. Se propone


realizar un sistema web referente al manejo de la información de la
academia. Siendo esta información la de los procesos actuales que se
llevan realizando en la academia. Se le plantea a la institución generación
timbera una herramienta tecnológica el siguiente sistema:

Sistema de la academia de baile generación timbera


Sera en varios módulos los cuales serán los siguientes

Contendrá 3 niveles de usuario:


Estudiante, Profesores y administrador

Estudiante:
Registro: Registrar el estudiante en el sistema web

Estatus: Vera el estado en que se encuentra Ya sean tres los estados en lo


que se podrá encontrar, activo, inactivo y no solvente

Inscribirse: inscribir el nivel a ver clases

Pagos: Subir pago realizado por el estudiante a la academia

Confirmación: verificación de la información (por parte de la academia)


sobre el pago de la mensualidad.

Plan de evaluación: Interactuar con el plan de evaluación (siendo capaz de


descargarlo, visualizarlo y comentar sobre el)
Contenido:
Visualizar, oír e interactuar con información complementaria acerca de la
clase

Profesor:

Registro: insertar los profesores en el sistema web

Listado: visualizar los estudiantes inscritos en el nivel, subir sus


aprobaciones, marcar sus asistencias, ver el estado del estudiante

Plan de evaluación: ser capaz de realizar el plan de evaluación y subirlo


para los estudiantes

Contenido: subir información complementaria a las clases...

Administrador:

Verifica: es capaz de revisar información del profesor y del estudiante a


registrar,

Compl: subir contenido complementario a la academia

Aprobar: aceptar el contenido a dar en las clases de los niveles

Comunicados: Enviar mensajes a los estudiantes y profesores referentes a


sus asistencias según su nivel de asistencia el sistema enviara estos
mensajes

Sueldo: Pagar quincena a los profesores y empleados de la academia


6.1 REQUIRIMIENTOS:

El sistema constara de

6.1.2 Alerta a los estudiantes, profesores y empleados en dicho caso


6.1.3Llevar los ingresos de la academia así como los egresos según su
nivel
6.1.4 Complementar las clases dadas
6.1.5 Información acerca de la academia
6.1.6 Interactuar entre profesor y estudiante

Características económicas:

El sistema ahorra

-Recursos en material para llevar acabo el control de asistencia de los


estudiantes.

-En contratar nuevo personal referente al ámbito económico para llevar el


control de los ingresos y egresos

-En gastos publicitarios (pancartas, publicistas, radio)

Características tecnológicas:

El sistema llevara a cabo diversos procesos en una sola parte. Siendo una
manera más eficiente de gestionar estos procesos de una manera más
rápida e eficaz

Características legales:

Se rigen Según la ley de seguimiento y medición de proceso, estando


dentro de sus parámetros y cumpliendo con sus indicadores
Representavidad, Sensibilidad, Rentabilidad, Fiabilidad y Relatividad en el
tiempo
PARTE II

1. METODOLOGÍAS EXISTENTES
1.1 KENDALL Y KENDALL[3]
Según la metodología de Kendall & Kendall el ciclo de vida de un sistema consta
de siete partes: siendo la primera la identificación del problema, la segunda
identificación de requisitos de información, la tercera es el análisis de las
necesidades del sistema, la cuarta es el diseño del sistema recomendado, la
quinta desarrollo y documentación del sistema, la sexta prueba y mantenimiento y
la última implementación y evaluación. Cada fase se explica por separado pero
nunca se realizan como pasos aislados, más bien es posible que algunas
actividades se realicen de manera simultánea, y algunas de ellas podrían
repetirse.

Esta se desarrolla en siete etapas las cuales son:

1.1.1 Identificación de problemas, oportunidades y objetivos:

Esta fase es crucial para el éxito del resto del proyecto requiere que se observe de
forma objetiva lo que ocurre en una organización, luego en conjunto con otros
miembros de la organización hacer notar los problemas. Las oportunidades son
aquellas situaciones que se considera que pueden mejorarse, perfeccionarse
mediante el uso de los sistemas de información. También es un componente
importante de la primera fase, en esta etapa se deberá descubrir lo que la
organización intenta realizar, luego determinar si el uso de los sistemas de
información apoyaría a la organización para alcanzar sus metas

[3] Kendall & kendall:


1.1.2 Determinación de los requerimientos de información:

Esto se hace a partir de los usuarios particularmente involucrados, para


determinar los requerimientos de información dentro de una organización pueden
utilizarse diversos instrumentos, los cuales incluyen: muestreo, el estudio de los
datos y formas usadas para la organización, la entrevista, los cuestionarios; la
observación de la conducta de quien tomo la decisiones, así como de su
ambiente. Se hace todo lo posible por identificar qué información requiere el
usuario para desempeñar sus tareas.

1.1.3 Análisis de las necesidades del sistema:

Se analizan las necesidades propias del sistema, para ello existen herramientas y
técnicas diseñadas para tal fin, estas incluyen entre otras el uso de los diagramas
de flujo de datos que cuentan con una técnica estructurada para representar en
forma gráfica la entrada de datos a la organización, los procesos y la salida de
información. También se analizan las decisiones estructuradas por realizar, que
son decisiones donde las condiciones, condiciones alternativas, acciones y reglas
de acción podrán determinarse.

1.1.4 Diseño del sistema recomendado:

Se usa la información recolectada con anterioridad y se elabora el diseño lógico de


sistemas de información, se diseña también procedimiento es precisos de captura
de datos, con la finalidad de que los datos que se introducen en el sistema de
información, sean los correctos. Esta etapa también incluye el diseño de los
archivos o la base de datos que almacenará aquellos datos requeridos por quien
toma las decisiones en la organización.
1.1.5 Desarrollo y documentación del software:

-Evaluar los procedimientos que va a ser desarrollados por el programador.


-Mostrar y explicar cada procedimiento, función y operación al programador.
-Elaborar manuales de procedimientos internos del sistema.
-Elaborar manuales externos de ayuda a los usuarios del sistema.
-Elaborar demostraciones para los usuarios y la interacción con distintas
interfaces
-Elaborar actualizaciones para los diferentes procedimientos
-Elaborar un informe con el tiempo que se llevó construir cada procedimiento.

En la quinta fase del ciclo del desarrollo de sistemas, el analista trabaja de manera
conjunta con los programadores para desarrollar cualquier software original
necesario. Entre las técnicas estructuradas para diseñar y documentar software se
encuentran los diagramas de estructuras, los diagramas de Nassi-Shneiderman y
el pseudocódigo.

Durante esta fase el analista trabaja con los usuarios para desarrollar
documentación efectiva para el software, como manuales de procedimientos,
ayuda en línea y sitios web que incluyan respuestas a preguntas frecuentes en
archivos “léame” que se integrarán al nuevo software.

La documentación indica a los usuarios cómo utilizar el sistema y qué hacer en


caso de que surjan problemas derivados de este uso.
Los programadores desempeñan un rol clave en esta fase porque diseñan,
codifican y eliminan errores sintácticos de los programas de cómput
1.1.6 Pruebas y mantenimiento del sistema:

Todo sistema de información debe probarse antes de ser utilizado, ya que el costo
es menor si se detectan los problemas antes de que entre en funcionamiento. En
un principio, se hace una serie de pruebas, con datos tipo, para identificar las
posibles fallas del sistema, más adelante, se utilizarán los datos del sistema real.

Ventajas :

se concentra en apoyar a la organización a realizar el sistema desde el principio


de la metodología.

Se le da mucha importancia al trabajo en equipo para desarrollar el sistema

Se le suministra información sobre el sistema a la organización con manuales

El sistema se evalúa antes de sus implementación

1.2 JAMES SENN[4]

Según James Senn el método de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el


conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para
desarrollar e implantar un sistema de información.

Fases de la metologia:

Determinación de los requerimientos del sistema


Diseño del sistema
Desarrollo del Software
Prueba de sistemas
Implantación y Evaluación
1.2.1 Determinación de los requerimientos del sistema COMO SE HACE

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas


importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los
analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los
procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

1- ¿Qué es lo que hace?

2- ¿Cómo se hace?

3- ¿Con que frecuencia se presenta?

4- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?

5- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

6- ¿Existe algún problema?

7- Si existe un problema, ¿qué tan serio es?

8- Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?

1.2.2 Diseño del sistema COMO SE HACE

El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la


forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la
fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta
etapa como diseño lógico en contraste con la del desarrollo del software, a la que
denominan diseño físico.
1.2.3 Desarrollo del software COMO SE HACE

Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprobando a


terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección
depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el
software y de la disponibilidad de los programadores. Por lo general, los
programadores que trabajan en las grandes organizaciones pertenecen a un grupo
permanente de profesionales.

1.2.4 Prueba de sistemas COMO SE HACE

Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental


para asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de
acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo
haga. Se alimentan como entradas conjunto de datos de prueba para su
procesamiento y después se examinan los resultados.

1.2.5 Implantación y evaluación COMO SE HACE

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los


usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios
para utilizarla.

Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años. Sin
embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo,
incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por
consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones.
La evaluación de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos débiles y
fuertes. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes
dimensiones:

Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema,


incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos
de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la


organización en áreas tales como finanzas, eficiencia operacional e impacto
competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información externo e
interno.
Opinión de loa administradores: evaluación de las actividades de directivos y
administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.
Desempeño del desarrollo: La evaluación de proceso de desarrollo de acuerdo
con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con
presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de proyectos.
También se incluye la valoración de los métodos y herramientas utilizados en el
desarrollo.

1.3. LLORENS FABREGAS[5]


El ciclo de desarrollo de sistemas de información propuesto por Llorens Fabregas
está compuesto de 5 Fases, las cuales enfocan de una manera clara los métodos
y pasos para la implementación de un SI.

1.3.1 Los requerimientos:

Esta enfocado a la necesidad de la organización, lo que significa, la planeación y


las estrategias que se van a emplear para el desarrollo del nuevo sistema, es decir
los requerimientos del cliente. Este análisis de información va desde los procesos
que integran al departamento u Organización en donde se va a desarrollar el
sistema, hasta los bienes materiales y humanos que componen al mismo.
1.3.2 El Análisis y Diseño:

En este se requieren datos aportados por el solicitante del SI. Estos datos son los
recopilados por la primera fase, analizar, organiza y diseña los procesos, los
datos, los componentes físicos que el sistema necesita para poder funcionar de
forma efectiva y que cumpla con todos Los requerimientos del cliente.

1.3.3 La construcción del sistema:

El cual esta divido en varias sub.-fases:

1.3.3.1 El Desarrollo de Infraestructura:

Lo cual permite el cumplimiento de las tareas del sistema de forma mas efectiva
Durante esta fase se desarrollará y organizará la infraestructura que permita
cumplir las tareas de construcción en la forma más productiva posible.

1.3.3.2 Adaptación de Paquetes:

Se revisa el funcionamiento del sistema por el equipo Analista- Usuario para su


mejor entendimiento, Ofrece una desventaja fundamental: el personal de la
instalación no conoce los componentes del paquete con la misma profundidad con
que conoce los componentes desarrollados por ellos mismos.

1.3.3.3 Desarrollo de unidades de diseño interactivas:

Los procedimiento visuales, Las unidades de diseño interactivas, son


procedimientos que se cumple o se ejecutan a través de un dialogo usuario /
sistema. Las actividades de esta sub.-fase tienen como objetivo central:

Especificar en detalle las tareas que debe cumplir la unidad de diseño

Desarrollar componentes

Realizar las pruebas unitarias y las pruebas de integración a nivel de la unidad de


diseño.
1.3.3.4 Unidades de diseño batch: (transacciones de datos)

Las unidades de diseño Batch, son aquellos procedimientos que se cumplen en


forma automatizada, pero en la que no se entabla un dialogo entre usuario y el
analista, sino que involucra grupos de transacciones que se alimentan al
computador de una sola vez. Su objetivo central es igual a la fase de desarrollo de
unidades de diseño interactivas. En esta sub.-fase se preparan especificaciones
hechas utilizando una combinación de técnicas como flujo gramas, diagramas de
estructuras, tablas de decisiones etc. Cualquiera que se utilice será útil para que la
especificación sea clara y se logre el propósito de que el programador comprenda
y pueda programar y probar los programas correspondientes

1.3.3.5 El Desarrollo de unidades de diseño Manuales:.

Esta sub.-fase incluyen las tareas que se ejecutan en forma manual que se
incluyen dentro de lo procedimientos administrativos. Las actividades de esta sub.-
fase tienen como objetivo central desarrollar todos los procedimientos
administrativos que rodearán y gobernarán la utilización de los componentes
computarizados desarrollados en la fase de diseño detallado y construcción

1.3.4 Las pruebas:

En donde se prueba por completo el sistema, midiendo su nivel de calidad,


funcionalidad, integración y aceptación técnica.

Luego, se prueba el sistema completo en base a los niveles de prueba:

1.3.4.1 Funcional: Prueba desde el punto de vista de los requerimientos


funcionales.

1.3.4.2 De Sistema: Prueba desde el punto de vista de los niveles de calidad del
sistema y de desempeño.

1.3.4.3 De Integración: Prueba de interfaces.

1.3.4.4 De Aceptación Técnica: Prueba de manejo de condiciones extremas.


VENTAJAS

estudia el ambiente de trabajo para ver las funciones a cumplir

da importancia al funcionamiento del sistema

Pruebas de calidad en el sistema

Logra desarrolar el sistema a su mejor versión


2.Justificacion de la metodología

Entre las 3 fases ya mencionadas vimos claras diferencia entre ellas, en el caso
de kendall & kendall vimos que es una metodología que se refiere mas al ámbito
de proyectos con grandes equipo en los cuales se pueden trabajar de maneras
mas amplia en un proyecto a esto nos referimos a sus característica en la cual se
pueden trabajar ciertas fases simultáneamente. La siguiente metodologia es la de
james senn en la cual se basa mas en el diseño de un sistema a la hora construir
el sistema se le da mas importancia a a un orden basado en la empresa en donde
se esta realizando el proyecto y la ultima Llorens Fabregas: estudia el ambiente
de trabajo para ver las funciones a cumplir, da importancia al funcionamiento del
sistema, Pruebas de calidad en el sistema. Estudiando las tres metodologías
concluimos que para lograr la construcción de manera mas adecuada y sus
técnicas se adapten mejor al sistema. Teniendo en cuenta al usuario final o la
organizacion Se opta a usar la metodología Llorens Fabregas.
3. Implementacion:
3.1Requerimientos.
3.1.1La institución academia de baile Generación Timbera nos solicitó un
sistema que se concentrara en controlar sus ingresos y egresos

Al estudiar la situación con determinación logramos obtener que la situación


en la academia de baile requería manejar otros procesos lo cuales estaban
envueltos con el control de la academia, estos son en los estudiantes a lo
hora de llevar su administración, los profesores a la hora llevar sus clases,
el mismo administración ingresos y egresos, darse a conocer como
institución teniendo en cuenta esto proponemos desarrollar un sistema de
seguimiento y gestión de procesos
3.1.2 Descripción del sistema
El sistema consta de:
Control de ingresos y egresos
control de estudiantes
Inscripción
Asistencia
Ver clases en línea
Descargar información de la clase
Pagar nivel
Administración de profesores
Registro del sistema
Subir contenido sobre sus clases
Llevar su plan de contenido
Agente publicitario
Suministrar información sobre la academia
Compartir con redes

3.1.3Hardware y software a usar:

Una computadora de las siguientes características


Memoria ram : 2gb
Procesador: dual core velocidad: 2ghz
Disco duro:320gb
Tarjeta de red
Sistema Operativo: Windows
Administrador de base de datos
Servidor
3.1.4Métodos de desarrollo:
Probar el primer mes 1 continuamente para lograr un bosquejo de la
situación mas visible viendo su funcionamiento con la cantidad de usuario

Realizar pruebas en lapso de 3 a 4 meses para verificar que el sistema este


funcionando adecuadamente y este cumpliendo sus funcionamiento según
lo requerimientos del la institución

3.1.5Esquema de los problemas:


Actualmente la academia presenta los siguiente problemas:
Mas cantidad de estudiantes que de profesores
Estudiante en busca de mas información acerca de la academia
Administradores de la institución problema de entrada y salida de dinero
3.1.6 Análisis de los beneficios:
Se espera dar solución a sus problemáticas donde el beneficio de fácil accesos a
sus estudiantes
Gestionar todos sus procesos desde un solo sitio
Una alternativa de menos recursos en comparación con otras
3.2 Análisis/Diseño: