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Procedimiento

Gestión de riesgos y oportunidades


Código: P-00.2

ÍNDICE:
1. Ficha del proceso

2. Desarrollo

3. Anexos:

ANEXO 1. Formato de la tabla de análisis DAFO


ANEXO 2. Formato para la identificación de grupos de interés y sus expectativas.
ANEXO 3. Tabla de análisis y gestión de riesgos y oportunidades.
ANEXO 4. Metodología para la evaluación de riesgos y oportunidades.

CONTROL DE MODIFICACIONES

Revisión Descripción de la modificación Fecha

0 Primera edición 02/12/2015

REVISIÓN POR COORD. DE CALIDAD

Vº Bº RESPONSABLE DEL ÁREA

APROBADO POR EL RECTOR


Procedimiento
Gestión de riesgos y oportunidades
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1. FICHA DEL PROCESO

MISIÓN DEL PROCESO 


Establecer el método para la identificación y evaluación de riesgos y oportunidades, relacionados con el
contexto de la Universidad Isabel I, y las expectativas de las partes interesadas, además de su control dentro
del Sistema de Gestión de la Calidad (SGIC).

ALCANCE 

Se aplica a todas las actividades relacionadas con la calidad e incluidas dentro del alcance del SGIC.

PROPIETARIO

Rector

PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS 


Administraciones públicas · Requisitos legales.

Partes interesadas · Expectativas.


· Política y objetivos definidos,
· Información, tendencias y datos de
Procedimientos del SGIC revisados, mejorados continuamente
comportamiento.
y aprobados.
Alumnos/mercado · Requisitos y tendencias.
Entorno sociopolítico · Datos.

· Inquietudes, exigencias e intereses.


Sociedad en general 
· Riesgos.

LÍMITES DEL PROCESO


Inicio Elaboración del análisis DAFO e identificación de los grupos de interés y sus expectativas.

Intermedios P-04: «Medición, análisis y mejora».

Final Tabla de gestión de riesgos y oportunidades. Plan de acciones.

VARIABLES DE CONTROL RECURSOS/NECESIDADES


· Tiempo dedicado al proceso. · Tiempo dedicado al proceso.

· Formación de los miembros del equipo.

· Calidad y cantidad de la información manejada.

INDICADORES
No se establecen indicadores para este proceso. El análisis de la información y la evaluación de los resultados
de las acciones tomadas para el control de riesgos se hacen durante la revisión del sistema por la dirección
(conforme al procedimiento P-04) dentro de un punto exclusivo dedicado a este proceso.

REGISTROS FORMATOS
· Tabla de análisis DAFO (R-00.2.1). · F-00.2.1
· Identificación de grupos de interés y sus expectativas (R-00.2.2). · F-00.2.2
· Tabla de análisis y gestión de riesgos y oportunidades (R-00.2.3). · F-00.2.3

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2. DESARROLLO

2.1. Análisis del entorno y de las expectativas de los grupos de


interés
Al implantar por primera vez este procedimiento, el rector, junto con el equipo de proceso que
designe, lidera la realización de un análisis DAFO y la identificación de grupos de interés y sus
expectativas. Posteriormente, el análisis se revisa antes del inicio de cada ciclo de gestión anual. Los
resultados se plasman en los siguientes registros:

 Tabla de análisis DAFO (R-00.2.1).


 Expectativas de los grupos de interés (R-00.2.2).

En el anexo 4 se da una guía orientativa de cómo hacer un análisis DAFO.

2.2. Identificación y evaluación de riesgos y oportunidades


Basándose en los análisis anteriores y en la metodología del anexo 4, se identifican y evalúan los
riesgos y las oportunidades.

Desde el punto de vista de las expectativas de los grupos de interés, lo que hay que tener en cuenta
son los riesgos de incumplimiento de expectativas y/o las oportunidades que dichas expectativas
generan a nivel de desarrollo del negocio.

Lo anterior no limita el que se identifiquen y registren otros riesgos/oportunidades por parte de los
intervinientes.

Se deja constancia de ello en los campos correspondientes de la tabla de gestión de riesgos y


oportunidades (R-00.2.3).

2.3. Despliegue, seguimiento y revisión de las acciones de control


El equipo de proceso determina las acciones que se han de realizar para eliminar, derivar, asumir o
minimizar los riesgos o potenciar las oportunidades, y completa la tabla de gestión de riesgos y
oportunidades (F-00.2.3).

Las acciones que se han de emprender para controlar el riesgo / potenciar la oportunidad son
acciones tales como:
 Establecer objetivos de mejora (véase P-04: «Medición, análisis y mejora»).
 Acciones de mejora que controlen el riesgo (véase P-04: «Medición, análisis y mejora»):
- Habilitar recursos humanos o de infraestructura.

- Integrar acciones de control dentro de los procesos del sistema.

- Establecer requisitos de seguimiento y medición (p. ej.: indicadores de control).

- Etc.

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El criterio para establecer acciones y priorizarlas es:

CALIFICACIÓN  TRATAMIENTO/PRIORIDAD  PAUTA ORIENTATIVA 


Requieren acción inmediata y prioridad
Críticos Sin perjuicio de otras posibles
absoluta en el tratamiento.
acciones, considerar la
implantación de objetivos de
Requieren medidas de acción con alta
Importantes mejora.
prioridad.

Sin perjuicio de otras posibles


Acciones para reducir/aumentar los
acciones, considerar la
Moderados riesgos/oportunidades a un nivel
implantación de acciones de
tolerable más bajo/alto. Prioridad media.
mejora.

Probablemente no requieren medidas de No es obligatorio emprender


Tolerables
acción. acción alguna ya que se
consideran asumibles o poco
No requieren mayor consideración. Se relevantes y se mantienen bajo
Triviales deben administrar mediante control dentro de los requisitos de
procedimientos de rutina. los procesos del sistema.

El seguimiento de los planes de control de riesgos/oportunidades se realiza por parte de Coordinación


de Calidad en el seno del Procedimiento P-04, «Medición, análisis y mejora», bien se trate de acciones
de mejora, bien de objetivos de mejora.

Al final del ciclo de gestión, y antes de realizar la revisión del sistema, Coordinación de Calidad analiza
el resultado de las acciones y lo plasma en la Tabla de Gestión de Riesgos y Oportunidades (F-00.2.3).

2.4. Análisis y mejora


Se revisan y analizan resultados anualmente en la revisión del sistema por la dirección siguiendo lo
pautado en el procedimiento P-04, «Medición, análisis y mejora», y adoptando las acciones y
decisiones para la mejora que resulten pertinentes.

2.5. Rendición de cuentas


Coordinación de Calidad mantiene informado al rector tanto de las acciones de seguimiento como
de los resultados obtenidos al cerrar el ciclo de gestión.

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3. FLUJOGRAMA

Inicio
 Datos del entorno.
 Legislación.
 Información de los grupos de
interés.
DATOS DE
 Datos de los procesos del ENTRADA
Sistema de Gestión.
 Datos cliente / mercado.
 Entorno sociopolítico.
 Aspectos ambientales

Tabla de
análisis Identificación y
Análisis Análisis
DAFO análisis de
externo interno
(F-00.2-1) expectativas de GI.

Expectativas
de los grupos
Identificar y evaluar riesgos y oportunidades
de interés
y registrar resultados.
(F-00.2-2)

Despliegue de
acciones de control de
riesgos/oportunidades

Tabla de
gestión de P-04 :
riesgos y Seguimiento de las acciones «Medición,
oportunidades según procedimiento P-04 análisis y
(F-00.2-3) mejora»

Revisión final de la
eficacia

Coordinación de Calidad
Análisis y
rinde cuentas al Rector sobre
mejora
evolución y resultados
.

Plan de acciones de control


de riesgos y oportunidades
desplegado, ejecutado y
revisado

Fin

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ANEXO 1. 
Anexo 1. Formato de la tabla de análisis DAFO (F-00.2.1) 

TABLA DE ANÁLISIS DAFO

F-00.2-1

REALIZADO POR: FECHA:

ANÁLISIS EXTERNO ANÁLISIS INTERNO

OPORTUNIDADES FORTALEZAS

AMENAZAS DEBILIDADES

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ANEXO 2. 
Formato del registro de grupos de interés y expectativas (F-00.2.2) 

IDENTIFICACIÓN DE GRUPOS DE INTERÉS Y SUS


EXPECTATIVAS
F-00.2-2
PREPARADO POR: FECHA:

GRUPO DE INTERÉS
EXPECTATIVAS PRESENTES Y FUTURAS
IDENTIFICADO

ANEXO 3.
Formato de la tabla de gestión de riesgos y oportunidades (F-00.2.3)

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ANEXO 4.
Guía de elaboración del DAFO

A. Identificación y Análisis de Factores:


 

Consiste en establecer un sistema de identificación y análisis de factores asociados a nuestra


organización por medio de un análisis DAFO. Se realiza de la siguiente forma:
 Análisis interno: identificando cada factor de la organización con respecto a la competencia
y al mercado. Esta identificación se realizará desde varios puntos de vista:

- Análisis interno de mi situación estratégica. Por ejemplo, la fidelidad de los clientes,


la dependencia excesiva de determinados clientes, la situación financiera, el estado
del mercado (crecimiento, maduro, en descenso…), la posibilidad de productos o
servicios sustitutivos del nuestro, nuestro tamaño frente al de los proveedores y
nuestra dependencia de ellos, clientes y competidores, barreras de entrada, etc.

- Análisis interno del estado de nuestro catálogo de productos/servicios (rentabilidad


por producto/servicio, adecuación al mercado, atractivo, etc.).

- Análisis interno de mis procesos. Por ejemplo, la productividad de mis procesos, la


puntualidad en las entregas, rendimientos, fiabilidad, etc.

- Análisis interno de mi sistema de gestión. Por ejemplo, indicadores que muestran el


estado real de los procesos, desconocimiento del sistema de gestión, etc.

- Análisis interno de nuestro uso de TIC, tanto a nivel de producto/servicio como de


sistemas de gestión, comunicaciones, etc.

- Análisis de la actitud, polivalencia y competencias de los recursos humanos.

- Análisis interno ambiental. Considerando asuntos tales como:

» Conocimiento/cumplimiento de la legislación ambiental.


» Control ambiental de las operaciones.
» Formación del personal y cultura de empresa.
» Mantenimiento y seguridad de equipos e instalaciones.
» Tecnologías que tenemos.
» Posicionamiento ambiental de productos o servicios.
» Riesgos potenciales de accidente ambiental o catástrofe natural…
 Los factores internos pueden ser fortalezas o debilidades:

- Fortalezas: son los factores en los que destacamos con respecto a la competencia,
lo mejor de nosotros.

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- Debilidades: son los factores en los que estamos por detrás de la competencia y los
problemas presentes que, una vez identificados y desarrollando una adecuada
estrategia, pueden y deben eliminarse.

 Análisis externo: identificando aquellos factores externos pero que pueden tener efectos
sobre ella. Se trata de aspectos tales como:

- Entorno sociopolítico.

- Situación de la economía.

- Contexto normativo o de legislación.

- Políticas energéticas y ambientales.

- Redes sociales.

- Aspectos demográficos.

- Competidores.

- Entorno medioambiental:

» Sensibilidad de los ciudadanos, clientes y proveedores respecto del medio


ambiente.
» Contexto cultural, normativa existente y previsiones de nueva normativa.
» Tendencias en el desarrollo ambiental en productos/servicios.
» Entorno tecnológico…
Los factores externos pueden ser oportunidades o amenazas:

- Oportunidades: hechos del entorno que resultan positivos para la empresa, si es


capaz de detectarlos y explotarlos a su favor.

- Amenazas: son situaciones o hechos externos a la empresa o institución y que


pueden llegar a ser negativos para la misma.

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B. Valoración de Factores
Se hace siguiendo las pautas de la tabla siguiente definiendo acciones (estrategias) que nos permitan
identificar riesgos y oportunidades.

    ANÁLISIS INTERNO 
    DEBILIDADES  FORTALEZAS 
Estrategias de Reorientación: Estrategias de Crecimiento / Ofensivas: 
OPORTUNIDADES  ¿Cómo  minimizar/superar  debilidades  para  ¿Cómo  me  permiten  las  fortalezas 
ANÁLISIS  aprovechar oportunidades?  aprovechar las oportunidades? 
Estrategias de Supervivencia:
EXTERNO  ¿Cómo  evito  que  la  debilidad  refuerce  la 
Estrategias de Conservación/Defensivas: 
AMENAZAS  ¿Cómo  aprovecho  las  fortalezas  para 
amenaza?  ¿Cómo  reduzco  la  debilidad  y/o 
contrarrestar amenazas? 
eludo la amenaza? 
       
    Zona de riesgo  Zona de oportunidades 

No obstante, siempre hay que tener en cuenta que en el entorno empresarial el hecho de asumir el
reto de un riesgo es, en sí mismo, una oportunidad.

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ANEXO 5.
Guía para la evaluación y estimación de riesgos y oportunidades

TABLA DE PROBABILIDAD / IMPACTO PARA RIESGOS 


ESTIMACIÓN CRITERIOS
Se produce con frecuencia en la organización o en otras
Alta
organizaciones con la misma actividad o se prevé que
(probable)
pueda ocurrir a corto plazo.
PROBABILIDAD

Se ha producido alguna vez en la organización o se ha


Media
producido en organizaciones con la misma actividad o se
(posible)
prevé que pueda ocurrir a largo plazo.

Baja (remota) Se considera muy poco probable que ocurra.

Daños sobre los procesos, productos, servicios, personas,


medio ambiente, seguridad e instalaciones graves que
Alto
afectan a toda la organización. Se pone en riesgo la
(probable)
continuidad de la organización. Daño importante de la
imagen.

Daños sobre los procesos, productos, servicios, personas,


IMPACTO

medio ambiente, seguridad e instalaciones leves y que solo


Medio
afectan a una parte de la organización. No pone en riesgo la
(posible)
continuidad de la organización. Daños a la imagen de
empresa recuperables.

Daños sobre los procesos, productos, servicios, personas,


medio ambiente, seguridad e instalaciones despreciables o
Bajo (remoto)
ligeros. No pone en riesgo la continuidad de la
organización. No produce daño a la imagen de la empresa.

   

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TABLA DE PROBABILIDAD / IMPACTO PARA OPORTUNIDADES 


ESTIMACIÓN  CRITERIOS 
Oportunidad clara que se puede barajar con razonable
Alta
certeza y conseguir a corto plazo basándose en los
(probable)
procesos de gestión actuales.
PROBABILIDAD

Oportunidades alcanzables a medio plazo pero que


Media
requieren una gestión cuidadosa y esfuerzos en nuevos
(posible)
métodos o procesos.

Cierta posibilidad de resultados favorables a medio plazo o


Baja (remota)
que se considera de poca probabilidad de éxito.

El impacto financiero en la empresa es importante. ROI


Alto menor de 2 años. Fuerte impacto en la estrategia o en la
(probable) operatividad de la empresa. Elevado interés de los
afectados. Alta mejora ambiental.

El impacto financiero en la empresa es moderado. ROI


mayor de 2 años y menor de 3. Impacto moderado en la
IMPACTO

Media
estrategia o en la operatividad de la empresa. Moderado
(posible)
interés de los afectados. Mejora ambiental evidente pero no
espectacular.

El impacto financiero en la empresa es bajo. ROI mayor de


3 años. Impacto bajo en la estrategia o en la operatividad de
Baja (remota)
la empresa. Bajo interés de los afectados. Mejora ambiental
poco relevante.

Pasando a la matriz de doble entrada siguiente, obtenemos la calificación del riesgo o la


oportunidad.

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