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TÉRMINOS DE

REFERENCIA

SERVICIO DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES PATRIMONIALES,


CONCILIACIÓN FÍSICO CONTABLE, ELABORACION Y MIGRACIÓN DE BASE
DE DATOS (SIMI) PARA LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE CANARIA –
VÍCTOR FAJARDO – AYACUCHO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

1. AREA QUE REQUIERE EL


SERVICIO

La oficina de Logística y Control Patrimonial de la Municipalidad Distrital de Canaria.

2. DESCRIPCION DEL
SERVICIO

El servicio comprende:

2.1 Efectuar la verificación física general detallada, codificada, valorizada y clasificada por cuentas
principales, divisionarias o sub – divisionarias, de los activos fijos y bienes no depreciables de propiedad
de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre del 2018, con el fin de asegurar su existencia
real, ubicación y estado. La verificación física de los bienes a inventariarse incidirá principalmente en los
siguientes aspectos:

a. Comprobación de la presencia física del bien;

b. Ubicación física del bien;

c. Estado de conservación;

d. Condición de utilización;

e. Condición de seguridad;

f. Trabajador responsable del Bien; y

g. Identificación del Bien mediante la etiqueta (Código SBN).

Realizado conforme a las directivas emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales SBN, y
otras que permitan un mejor desarrollo de las actividades a realizar.

2.2 Contrastar los resultados obtenidos en el numeral anterior con la información contenida al 31 de
diciembre del 2018 en el registro de control de Activos Fijos y Bienes no Depreciables de Control
Patrimonial de la Oficina de Logística y Control Patrimonial Distrital de Canaria los registros contables,
con la finalidad de establecer su conformidad, investigando las diferencias que puedan existir para
proceder a las regularizaciones del caso.

2.3 Emisión de los informes finales de Inventario de Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de
Canaria al 31 de diciembre del 2018.

3. CARACTERÍSTICAS
TÉCNICAS

3.1 Cantidad de Bienes A Inventariar

La cantidad de bienes a inventariar representan 1,500 (mil quinientos) ítems aproximadamente.


Distribuidos en el Distrito de Canaria

3.2 Ubicación

Los bienes muebles a inventariarse se encuentran ubicados en las sedes de la Municipalidad Distrital de
Canaria – Víctor Fajardo - Ayacucho.

3.3 Locación del Servicio

El postor ganador de la Buena Pro se instalará en la Sede Central de la Municipalidad Distrital de Canaria,
en donde deberá instalar los equipos necesarios para el desarrollo adecuado del servicio.

Los postores que deseen hacerlo, podrán efectuar una visita previa a las instalaciones de la Sede Central
de la Municipalidad Distrital de Canaria, para lo cual deberán coordinar con Control Patrimonial de la
Oficina de Logística y Control Patrimonial de la Municipalidad Distrital de Canaria registrar los nombres
de los representantes que asistirán con un límite de dos personas por postor.

3.4 Proceso de Conciliación

El postor deberá considerar que el único factor común de conciliación automática existente entre el
Inventario Físico y los Registros Contables es el Etiquetado con stickers con los códigos correspondientes
y/o con Código de Barras, debiendo verificarse se concilie la descripción del bien.

La conciliación Físico-Contable se realizará de acuerdo a las directivas emitidas por la Superintendencia


de Bienes Nacionales SBN, así como el Plan Contable Gubernamental; y otras que permitan un mejor
desarrollo de las actividades a realizar.

Concluidas las etapas anteriores, se efectuara la valorización por tasación indicada, estimando la vida
útil correspondiente para el caso de los sobrantes.

3.5 Etiquetado y Codificación. El Etiquetado se realizara mediante el sistema de código de barras y


respetando los códigos establecidos por la SBN.
Partiendo del listado cuantitativo de los bienes patrimoniales nuevos y/o aquellos que hayan perdido los
mismos, aplicando las normas pertinentes para dicho fin, en razón de que todos los bienes adquiridos por
el Estado deberán estar inventariados adecuada y oportunamente dentro del patrimonio institucional.
Tanto para el proceso de verificación e incluso de nuevas etiquetas.

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3.6 Supervisión

Sera efectuada por la Comisión de Supervisión del Servicio de Toma de Inventario Físico de Bienes
Muebles al 31 de diciembre del 2018, designado por la Gerencia Municipal de la Municipalidad Distrital de
Canaria.

3.7 Contabilización

Todas las acciones contables se realizarán de acuerdo al Plan Contable Gubernamental, así como otras
Normas Legales y Directivas emitidas por la SBN.

4. PLAZO DE EJECUCION DEL


SERVICIO

El inicio de plazo de ejecución del servicio será a partir del día siguiente de la firma del contrato.

El Plazo máximo de ejecución total del servicio será de 01 mes y medio (45 días calendarios).

5. PERSONAL
REQUERIDO

5.1 La Municipalidad Distrital de Canaria designará un coordinador general para el desarrollo del
servicio.

5.2 Organización del personal propuesto por el contratista Los postores deberán detallar en su propuesta
técnica la organización de las personas que participaran en la ejecución del servicio, indicando al
coordinador, contador-tasador y personal operativo.

A continuación se detalla el personal mínimo requerido para realizar el servicio:

a. Un (01) Coordinador General Encargado de dirigir el servicio de Inventario, será el responsable


de coordinar con la Supervisión de la Municipalidad Distrital de Canaria y de dirigir el trabajo de
campo, el que deberá contar con título profesional de Contador Público, Administrador o carrera
similar, con experiencia en elaboración de inventarios como mínimo de 3 (tres) tomas de
inventarios físicos de bienes muebles.

b. Un (01) Especialistas Responsables de realizar el trabajo de campo, para desarrollar el


servicio, debiendo acreditar experiencia en toma de Inventario Físico, el que deberá contar con
título profesional de Contador Público, Administrador o carrera similar.

Una vez definido el personal encargado de brindar el servicio, este no podrá ser removido o cambiado por
el contratista hasta que el servicio se concluya, salvo motivos debidamente sustentados y aceptados por
la Municipalidad Distrital de Canaria, en cuyo caso, la reposición deberá ser inmediata.

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El nuevo personal que reemplace al personal removido o cambiado deberá cumplir con los requisitos
exigidos en estas bases y podrá ser entrevistado por la Municipalidad Distrital de Canaria.

6 OBLIGACIONES DE LAS
PARTES

6.1 De la ENTIDAD

· Entregara el formato de cada uno de los reportes a presentar materia del servicio, los cuales estarán
aprobados por Control Patrimonial de la Oficina de Logística y Control Patrimonial de la Municipalidad de
Canaria.

· Entregara la siguiente información:

• La cantidad de bienes muebles que serán materia de inventario.


• La relación de los locales a inventariar en el Distrito de Canaria.
• El Inventario del ejercicio anterior.
• La información correspondiente a las altas y movimientos del año.
• Las Bajas de bienes de haberse dado el caso.
• Cualquier otra información que sea necesaria para el desarrollo del trabajo.

6.2 Del
CONTRATISTA

· Presentar y exponer para su aprobación el Plan de Trabajo detallado de las actividades a realizar en forma
descriptiva (adjuntando Diagrama Gantt), a los miembros encargados de la Supervisión del Servicio de
Toma de Inventario Físico de Bienes Muebles; así como presentar un informe sobre la organización y
distribución de los recursos humanos (personal profesional y técnico) que participaran en el inventario.

· Asumir los gastos que genere su personal, por concepto de movilidad, pasajes, viáticos y demás
(materiales, insumos, equipos, etc.) para el cumplimiento del servicio contratado. La ENTIDAD no
proporcionara material, ni equipo alguno.

· Contar con un software y el soporte que cubra los siguientes puntos como mínimo para el manejo de la
base de datos:

• El soporte informático constante para acondicionar el software y resolver eventualidades.


• Se trabajara partiendo de la base proporcionada según la SBN.
• Procesar todos los reportes contables necesarios.
• Pueda realizar la conciliación.
• Generar todos los reportes solicitados por La ENTIDAD.
• Migrar los datos actualizados al software SINABIP, para su respectiva migración al portal
WEB de la Superintendencia de Bienes Nacionales - SBN.
• Tendrá como centro de operaciones, procesamiento y coordinación las oficinas ubicadas
en la Oficina de Logística y Control Patrimonial de la Gerencia de Administración y Finanzas,

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· Efectuar la verificación física de los bienes muebles que comprende Vehículos, Maquinarias y Otros
(cuentas contables 1503.01 - 1503.02) y Bienes No Depreciables (cuentas contables 9105.0301 -
9105.0302 - 9105.0303), con que cuenta la Municipalidad de Canaria AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018,
con el fin de asegurar su existencia real, ubicación y estado de conservación.

· Realizar durante el plazo de vigencia del contrato las actividades necesarias para prestar
adecuadamente el Servicio de Inventario.

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ENTREGABLES

Se tendrá en cuenta el desarrollo de dos etapas, cada una de las cuales establece distintos productos
terminados. La primera etapa comprende el proceso de toma física de datos, mientras que en la segunda
se desarrollaran las actividades de conciliación contable y emisión de reportes finales tanto para la
Municipalidad Distrital de Canaria como para la SBN. Como resultado del trabajo, el proveedor entregará
a la Municipalidad Distrital de Canaria lo siguiente:

a. Reportes preliminares del inventario físico de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de Diciembre


de 2018, el cual servirá de base para la elaboración del Informe Final de Inventario de Bienes Muebles a
dicha fecha, y que será remitida a la Superintendencia de Bienes Nacionales - SBN (en medio magnético
y un ejemplar impreso), separado por Bienes propios de la Municipalidad Distrital de Canaria y Bienes en
proceso de transferencia a la Municipalidad Distrital de Canaria. Los reportes a entregarse serán los
siguientes:

• Relación Valorizada de los Bienes Muebles de Activo Fijo propios de la Municipalidad Distrital
de Canaria (incluye los prestados a terceros).
• Relación de bienes prestados a otras instituciones.
• Relación de bienes prestados por otras instituciones.
• Relación de bienes faltantes del Inventario.
• Relación de bienes sobrantes del inventario.
• Relación de bienes dados de baja y en custodia.
• Relación de bienes que no se encuentran en uso, propuestos para su baja.
• Relación de bienes que serán propuestos para su inclusión en el Catalogo.
• Otros reportes no contemplados, coordinados con la Comisión de Supervisión para la toma de
Inventario Físico.

b. Adicionalmente se entregaran:
• Relación de bienes muebles no depreciables.
• Relación de bienes cuyo estado de conservación será malo o muy malo (inoperativos).
• Maestro o listado general de bienes inventariados por tipo de bien, ordenado por:
• Primer índice: Bienes propios y no propios

· Segundo índice: Código SBN

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c. Base de datos preliminares con toda la información descrita en los literales a y b arriba mencionados:
Las bases de datos, deben ser entregadas en formato de Excel y grabadas en CD ROM; asimismo, sobre
estas se deberán realizar pruebas para migración al Software Inventario Mobiliario Institucional requerido
por la SBN y el SINABIP, como parte del Informe Final del Inventario de Bienes Muebles de la
Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre de 2018.

Informe Final del Inventario de Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre
de 2018, el cual deberá ser elaborado de acuerdo a los requerimientos de la SBN y que será entregado a
dicha Entidad en cumplimiento de las normas legales vigentes y directivas emitidas por la
Superintendencia de Bienes Nacionales SBN, así como el Plan Contable Gubernamental; y otras que
permitan un mejor desarrollo de las actividades a realizar.

d. Dicho documento incluirá las siguientes partes, de acuerdo al "modelo" sugerido por la SBN:
I. Base Legal II. Antecedentes III. Procedimientos IV. Análisis de los resultados (según la
relación de reportes preliminares presentados en 7, 7.1 literales a, y b.) V. Conclusiones y
recomendaciones. VI. Otros que se considere necesario para una mejor y mayor
información

e. Inventario ambiental, clasificado por área u oficina con la información detallada, donde debe figurar
además, la dirección de cada local inventariado.

f. Inventario valorado de los Activos Fijos a nivel de cuentas contables (incluida depreciación anual y
acumulada).

g. Inventario Valorado de los Bienes no Depreciables, clasificado a nivel de cuentas contables.

h. Relación valorizada de los bienes faltantes a nivel de cuentas contables, incluyendo la depreciación
acumulada.

i. Relación valorizada de los Bienes sobrantes debidamente tasados y agrupados según la cuenta
contable correspondiente.

j. Relación valorizada a nivel de cuentas contables, de bienes que no se encuentran en uso, propuestos
para su baja.

k. Reporte impreso e información magnética (en CD) del inventario, acorde con el Software Inventario
Mobiliario Institucional de la SBN.
l. Acta de Conciliación de Saldos Contables suscritas por Sub Gerencia de Contabilidad de la Gerencia
de Administración Y Finanzas y el Contratista.

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m. Acta de Conciliación de Saldos Patrimoniales suscrita por Control Patrimonial de la Oficina de
Logística y Control Patrimonial y el Contratista.

n. Formatos de Hoja de Captura originales, suscritos por el usuario responsable al momento de la


verificación física, debidamente clasificada, por departamento, provincia y distritos.

NOTA:

· Los resultados del Inventario deberán ser refrendados por un Contador Público Colegiado hábil y
adicionalmente cuando se trate de valorizaciones por un Perito Tasador en la materia, debidamente
habilitado.

· Informe, en el cual deberá incluir la metodología empleada, proceso del inventario o actividades
resaltantes y recomendaciones pertinentes.

· Conjuntamente con el Informe, el postor deberá entregar a la Oficina de Logística y Control Patrimonial
de la Municipalidad de Canaria las Actas de Inicio, Conciliación y Culminación del inventario debidamente
firmadas por las Jefaturas de las sedes.

8 DESARROLLO DEL
SERVICIO

La ejecución total del servicio se deberá desarrollar en un tiempo estimado de cuarenta y cinco (45) días
calendario (Máximo):

a. Fase Planeamiento: Comprende básicamente - Coordinaciones preliminares - Identificación y


clasificación de los bienes muebles - Elaboración de rutas de trabajo - Evaluación de la documentación
relacionada a los bienes muebles - Preparación de fichas, formatos y etiquetas (clases, calidad, diseño y
tamaño) que se utilizaran en el conteo físico. - Impresión de etiquetas para inventario al barrer (control
de bienes inventariados). - Capacitación al personal. - Determinación de las acciones a tomar ante la
diferencia de inventario y conciliación física y contable. - Otras actividades que se consideren
necesarias en esta fase.

b. Fase inventario:

Comprende básicamente:

Aspectos de Control Físico:

- Elaboración e impresión de los Formatos de Hoja de Captura de Bienes para la Toma de Inventario
Físico, en las cuales

se registrara la información sobre los bienes y su ubicación.


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- Toma de inventario físico de los bienes muebles teniendo como base de datos la información del
Inventario de Bienes Muebles AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 y las adquisiciones realizadas en el 2017.
Esta fase debe contemplar también el etiquetado con la descripción de “Inventario – 2017” (Etiqueta No
02), que deberá ser proporcionada por la empresa que realiza el inventario.

- Registro en la Base de datos de cada bien mueble inventariado, comprobando la correcta asignación
del código SBN

- Verificación, conciliación y corrección de datos físicos ingresados en el punto anterior con la información
contenida en el Sistema de Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de
diciembre de 2016. Durante este proceso se deberá tener en consideración los datos obtenidos en el
inventario anterior (al 31 de Diciembre de 2017) en lo que fuere pertinente y necesario.

- Emisión de Acta de Asignación de los bienes muebles inventariados a cargo del funcionario responsable
de cada Gerencia y Sub Gerencia, posterior verificación conjunta y firma de conformidad.

Aspectos de Control Contable:

- Registro de la información contable en la Base de datos con la que se complementa la información


física de cada bien mueble inventariado.

- Verificación, conciliación y corrección de datos contables ingresados en el punto anterior con la


información contenida en el Sistema de Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Canaria
al 31 de diciembre de 2018. Durante este proceso se deberá tener en consideración los datos obtenidos
en el inventario anterior (al 31 de diciembre de 2017) en lo que fuere pertinente y necesario.

- Verificación de la valorización histórica y re expresada de los bienes muebles contenida en el Sistema


de Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre de 2017.

- Verificación del cálculo de la depreciación anual y acumulada de los bienes muebles contenida en el
Sistema de Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre de 2017.

Asimismo, comprende la entrega de todos los entregables señalados en 7, numeral 7.1, del presente
anexo.

La elaboración y entrega de la base de datos deberá ser coordinado con el personal responsable de la
Municipalidad Distrital de Canaria.

a. Fase de Conciliación e Investigación de diferencias. Comprende:

- Proceso de investigación de las diferencias incluidas como partidas conciliatorias.

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- Transferencia de la información contenida en la Base de datos, de tal manera que permita efectuar el
control de calidad de los muebles inventariados.
- Proceso de verificación y control de calidad de los datos incluidos relacionados con los muebles
inventariados.

- Corrección e inclusión en la Base de datos, de las observaciones planteadas por la Municipalidad


Distrital de Canaria como producto del control de calidad.

- Determinación de bienes muebles faltantes y sobrantes, presentados según el siguiente criterio: i.

Desde el punto de vista físico


ii. Desde el punto de vista de la valorización histórica y re expresada.

- Emisión de Acta de Asignación de los bienes muebles inventariados, que figuraban como faltantes y que
fueron ubicados posteriormente en el proceso de investigación de diferencia.

- Etiquetado de los bienes muebles inventariados, que contendrá el nombre de la entidad al que pertenece
o siglas, dependencia, descripción del bien, el código patrimonial SBN y el código de barras
correspondiente.

- Etiquetado de bienes muebles inventariados, que figuraban como faltantes y que fueron ubicados
posteriormente en el proceso de investigación de diferencia.

b. Fase de Conciliación Contable. Comprende:

- Conciliación del inventario físico con la información contenida en los Registros Contables de la
Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre de 2018.

- Verificación de la valorización histórica y re expresada de los bienes muebles contenida en los Registros
Contables de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre de 2018.

- Proceso de investigación de las diferencias incluidas como partidas conciliatorias, relacionadas a los 2
párrafos anteriores.

- Determinación de bienes muebles faltantes y sobrantes, presentados según el siguiente criterio:

i. Desde el punto de vista físico

ii. Desde el punto de vista de la valorización histórica y re expresada.

- Propuesta de corrección e inclusión en los Registros Contables de las observaciones planteadas.

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- Asimismo, comprende el envío de todos los entregables señalados en el literal 7. numeral 7.2, del
presente anexo.
- La elaboración y entrega de la base de datos deberá ser coordinado con el personal responsable de la
Municipalidad Distrital de Canaria.

c. Fase de Migración de Data. Comprende:

- Actualización de la información contenida en la Base de datos al Software Inventario Mobiliario


Institucional (SIMI) requerido por la SBN como parte del Informe Final del Inventario de Bienes Muebles
de la Municipalidad Distrital de Canaria al 31 de diciembre de 2018.

- Actualización de la información contenida en la Base de datos al Sistema de Control de Activos Fijos


de la Municipalidad de Canaria.

El control de calidad se efectuara de manera permanente durante todas las fases.

Durante el desarrollo del servicio, la Municipalidad Distrital de Canaria, requerirá por parte del proveedor
informes de avances semanales, así como otros cuyas características y periodicidad de entrega se darán
a conocer con el inicio del servicio.

9 PAUTAS A SEGUIR EN EL DESARROLLO Y COSTO DEL


SERVICIO

A continuación se describen algunas pautas a seguir en cada una de las etapas del proceso de toma de
inventario físico de los bienes muebles de la Municipalidad Distrital de Canaria. La propuesta del postor
deberá abundar en los aspectos que crea necesarios para brindar el servicio:

a. Antes de iniciar el inventario, la Municipalidad Distrital de Canaria realizara lo siguiente:

• Emitirá un comunicado dirigido a todo su personal, informándoles acerca del servicio a


desarrollarse.
• Comunicara al contratista la conformación del Comité Especial designado por la Municipalidad
Distrital de Canaria para la Toma del Inventario Físico al 31 de diciembre de 2018, en adelante
Comité de Toma de Inventario.

b. Previo a la toma del inventario físico, la Municipalidad Distrital de Canaria coordinara con el
contratista todas las acciones dirigidas a:

• Identificar los bienes muebles propios de la Municipalidad Distrital de Canaria.


• Identificar los bienes muebles en proceso de transferencia.
• Revisar la información contenida en los registros patrimoniales, para identificar los ambientes,
oficinas y depósitos, donde se concentra el mayor número de bienes muebles.
• Definir el procedimiento para la suscripción de las Actas de asignación de bienes muebles
entregados a los usuarios.
• Definir los formatos a utilizarse durante el servicio del inventario, los cuales contendrán la
información pertinente a ser recogida y procesada.

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• Definirá los reportes que el contratista deberá entregar. Se definirá asimismo la periodicidad de los
mismos.

c. El contratista deberá tener en cuenta las siguientes definiciones para la presentación de la propuesta
Técnica, elaboración del Plan de Trabajo, Cronograma de Actividades y otros:

• Activos Fijos.- Son los bienes patrimoniales con vida útil mayor a un ano, su valor al momento de
la compra sea mayor a 1/8 UIT y este sujeto a depreciación.
• Bienes Muebles.- Son los bienes identificados en el Catalogo Nacional de bienes Muebles del
Estado emitido por la SBN.
• Cuentas de Orden.- Es la cuenta contable donde se registran los bienes muebles no
depreciables.
• Etiquetado.- Es la correcta colocación de la etiqueta final en el bien mueble previamente
identificado y conciliado física y contablemente.
• Conciliación.- Procedimiento que consiste en identificar y explicar las diferencias que existen
entre distintas posiciones.
• Validación de Datos.- Es la correcta ubicación e identificación de los bienes teniendo en cuenta
sus características como son marca, modelo, serie, color, medida, factura, fecha de compra,
asignación del bien al usuario.
• Estado de Conservación.- Se refiere a la condición física de los bienes: nuevo (de reciente
adquisición), bueno (condición operativa y física en buen estado), regular (en condición operativa a
pesar de la antigüedad) y malo (inoperativo, malogrado, fuera de uso por obsolescencia).
• Condiciones de Utilidad.- Esta siendo utilizado o guardado en depósito.
• Condiciones de seguridad.- Si las condiciones del lugar o del local cumplen con las condiciones
de estar seguros (bajo vigilancia, con llave, puertas seguras, acceso restringido).
• Otras definiciones contenidas en el glosario de términos utilizados en la Administración de los
Bienes Muebles del Estado.

d. Respecto a la identificación de activos fijos de propiedad de terceros, existen bienes de propiedad de


personal de la Municipalidad Distrital de Canaria los cuáles serán identificados como propiedad de los
usuarios.

e. La Oficina de Logística y Control Patrimonial de la Gerencia de Administración y Finanzas llevara el


control e informara a la Comisión de supervisión de Toma de Inventario y al contratista acerca de las
adquisiciones, movimientos y retiros de los bienes muebles durante el periodo en el que se lleva a cabo
el inventario físico. En lo posible se deberá paralizar los movimientos y retiros durante dicho periodo.

f. La ejecución del inventario se efectuara AL BARRER; es decir, todos los bienes muebles encontrados,
de la siguiente manera:

• Se entregara las Fichas de la Toma de Inventario Físico para verificar los datos de los bienes
muebles inventariados.
• Los bienes muebles deben ser contados y medidos de ser el caso, por el personal operativo
encargado del inventario designado.
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• La verificación física de los bienes muebles deberá incidir principalmente en los siguientes
aspectos:
• Comprobación de la presencia física del bien y su ubicación.
• Consistencia de la codificación existente del bien mueble, de acuerdo con el Catalogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado, emitido por la SBN, contrastando la información con los datos de la
etiqueta SBN.
• Estado de conservación.
• Condiciones de utilización.
• Condiciones de seguridad.
• Usuario responsable del bien mueble.
• Bienes muebles faltantes y sobrantes.
• En caso de constatar la existencia de bienes muebles en proceso de reparación o mantenimiento,
se deberá solicitar la documentación que sustente su salida, los mismos que serán considerados
dentro del ambiente del usuario.

g. Se efectuara el etiquetado del total del Patrimonio Mobiliario a inventariar; de existir alguna
incongruencia entre el código asignado y la descripción del bien, se deberá informar de inmediato a la
Comisión de supervisión de Toma de Inventario. El contratista deberá proponer a la Municipalidad Distrital
de Canaria la etiqueta a utilizar, cuya calidad se evaluara en función a las siguientes condiciones:

• Resistentes al paso del tiempo - Buena adherencia sobre la superficie de los diferentes tipos de
bienes muebles.
• Conservación de los datos a pesar del constante uso

La calidad, diseño y tamaño de las etiquetas deberán ser previamente aprobados por Comisión de
supervisión de Toma de Inventario. Las etiquetas deberán ser confeccionadas teniendo en consideración
el área de ubicación, la descripción del bien, el código patrimonial – SBN y el código de barras
correspondiente.

h. La Municipalidad Distrital de Canaria realizara el control de calidad en forma permanente, para lo cual
se coordinará con el contratista.

i. Los miembros del Comisión de supervisión de Toma de Inventario y el Coordinador General de la


Municipalidad Distrital de Canaria y del contratista, deberán atender y solucionar las consultas del personal
operativo encargado del inventario sobre cualquier dificultad que se presente en el transcurso del servicio.

j. Otros aspectos comentados en el numeral 8. Desarrollo del Servicio.

k. El contratista, antes de la presentación de los entregables (ver numeral 6) deberá efectuar una revisión
integral de los mismos, teniendo en consideración aspectos de calidad y cantidad. Luego entregara a la
Comisión de Toma de Inventario un juego completo de dichos entregables en calidad de "borrador para
fines de discusión". (Plazo no incluido como parte de los 45 días de la segunda etapa).
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l. El proceso de validación de datos se realizara por la totalidad de los bienes muebles inventariados.

m. Otros aspectos comentados en el numeral 8. Desarrollo del Servicio, del presente anexo.

Cabe resaltar que lo señalado deberá ser tomado en cuenta como parte de la metodología que debe
entregar el postor en el Plan de Trabajo.

n. Valor Referencial del Servicio: El costo de elaboración de inventario por año asciende a la suma de
S/ 6,000.00 (SEIS MIL y 00/100 Nuevos Soles), incluye los Impuesto de Ley.

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RESPONSABILIDAD

a. El trabajo a desarrollar es a todo costo; es decir, corren a cargo del contratista los costos de personal,
pasajes, viáticos, equipos de cómputo, así como los insumos y materiales que se requiera entre otros.

b. Toda la documentación recibida, recopilada o generada durante el servicio a brindar por el contratista,
deberá considerarse como RESERVADA y no podrán ser puestas en conocimiento de personas ajenas
al servicio, salvo consentimiento escrito de la Municipalidad Distrital de Canaria.

c. Toda la documentación generada durante el servicio se considerara como de propiedad de la


Municipalidad Distrital de Canaria.

d. En caso que por motivos de fuerza mayor se deban efectuar reemplazos del personal propuesto, estos
deberán tener similares calificaciones que el personal a quien reemplazan. Los reemplazos se efectuarían
previo consentimiento de la Municipalidad Distrital de Canaria.

11 OTRAS CONDICIONES ADICIONALES.

CONDICION DEL SERVICIO

El servicio requerido implica una relación de naturaleza civil entre la Municipalidad de Canaria y el
proveedor, no existiendo ningún vínculo de dependencia laboral, estabilidad laboral, ni compromiso por el
tiempo de ejecución del servicio entre la ENTIDAD y los trabajadores del proveedor. En este sentido, el
personal que ejecutara el servicio, realizara sus actividades por cuenta, riesgo y responsabilidad de su
representada. El servicio se realizara a todo costo.
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“Año de la Reconciliación Nacional”

Ayacucho, 21 de junio de 2018.

CARTA NRO 006-2018-


MOD/G.G.

Señor Alcalde de La Municipalidad Distrital de


Canaria. Ciudad.-

Asunto : Remito Propuesta para la Elaboración de Inventario


Institucional.

Estimado
Señor:

El motivo de la presente es con la finalidad de saludarlo cordialmente a nombre


propio y a la vez hacerle llegar mi propuesta técnica referente a la Elaboración de
Inventario Físico de Bienes Patrimoniales (Muebles e Inmuebles) que incluye a
todos los Activos Fijos y Existencias de la Municipalidad que se encuentren
físicamente en todos los locales de LA MUNICIPALIDAD.

El suscrito se compromete a brindar a LA MUNICIPALIDAD, el Inventario de


Bienes Patrimoniales, dando cumplimiento al D.S. No 154-2001- EF, Reglamento
General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal y

sus modificatorias los cuales se realizaran conforme al siguiente detalle: ➢

Inventario Físico de Bienes Patrimoniales (Listado General).

➢ Inventario Físico de Bienes Patrimoniales (Por Dependencias y/o áreas). ➢


Inventario Físico de Bienes Patrimoniales (Por Funcionario Responsable). ➢
Detalle de Codificación Contable conforme a lo Dispuesto por la

Superintendencia de Bienes Nacionales. ➢Resumen de faltantes luego de la


verificación y contraste con la
documentación fuente. ➢Inventario de Altas y Bajas. ➢Inventario Físico de Bienes
Patrimoniales (Según Estado). ➢Inventario Físico de Bienes Patrimoniales
(Por Locales). ➢Preparación y envío de formatos y archivos al SINABIP según
la

normativa vigente. ➢Opcionalmente, la instalación del Software SIMI 3.5 de


acuerdo a la SBN
en la Unidad de control
patrimonial.

La MUNICIPALIDAD, a través de la Comisión de Inventarios en caso de realizar


el inventario, estará obligado a proporcionar al suscrito, un ambiente físico con
mobiliario, adecuado para sus operaciones, así como proporcionar la siguiente
información:

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• Clasificación, descripción y tipos de bienes señalando por separado cuales son
activables y evidenciables, según el Catálogo de Bienes de la MUNICIPALIDAD.
• Listado de Responsables (Representantes) de las Áreas y/o Dependencia de
la Estructura Orgánica Aprobada.
• Direcciones de todas las Oficinas, Locales y Dependencias donde se
encuentren los bienes de la MUNICIPALIDAD (Con detalle de las dependencias
que en ellas se encuentren.)
• Organigramas de las Áreas que integren cada local.
• Comprobantes de Pago, Pecosas, Guías, Facturas, O/C, O/S de los bienes a
inventariar que obren en el archivo de la MUNICIPALIDAD.
• Listado de Personal por Áreas en Formato de BD o Excel.
• Proporcionar las clases y subclases en que se encuentren divididos los activos
fijos con sus respectivos códigos contables y los bienes que engloba cada caso.
• Designar un Coordinador General a fin de que proporcione las facilidades para
el acceso del personal del suscrito a los diferentes locales donde se ubican los
bienes y por intermedio de quien se canalizara toda la información que se
entregue al CONTRATISTA, así como absolver las consultas que el suscrito
formule durante el proceso de inventario.
• Un Millar de Sticker’s de Hologramas según requerimiento.
• Asignar una computadora Intel Core I5 o superior, para instalar el Software
SIMI

El costo de elaboración de inventario por año asciende a la suma de S/


6,000.00 (SEIS MIL y 00/100 Nuevos Soles), incluye los Impuesto de Ley.

El Tiempo de Elaboración del presente Trabajo será por 45 Días efectivos a


partir de la suscripción del contrato.

Agradeciendo anticipadamente su gentil atención a la presente, aprovecho la


ocasión para manifestarle las muestras de mi especial consideración y estima
personal.

Atentamente;

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