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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TEGNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7

EVIDENCIA 4 “ESTUDIO DE CASO EN LA EMPRESA POLLOS PIO PIO Y MAS PIO”

MARIA ALEXANDRA CARRILLO HERNANDEZ

2018
INTRODUCCIÓN

Este trabajo se realiza, en base a las distintas falencias que se encuentran en la empresa, haciendo un estudio de
cada uno de los participantes en los diferentes procesos que allí se realizan, y revisando muy detalladamente en que
falla cada individuo al realizar sus actividades asignadas; hay una toma de decisiones que es inevitable en cuanto a la
forma en que se gestiona cada una de los procesos, puesto que no se nota un control dentro de las aéreas y sus
procesos.

VISION

La visión que enmarca este tipo de estudios se basa en la búsqueda de puntos críticos y dar pronta mejora, para así
obtener la mayor productividad y cumplimiento con nuestros clientes.

MISION

En una empresa donde se encuentran tantas falencias en sus procesos, es necesario tomar medidas en base a la
mejora, estudiando cada punto y brindando la solución más adecuada; Empezando por los puntos más críticos que
afectan más a la operación y el servicio al cliente.

OBJETIVO

En una empresa donde se ven tantas falencias en sus procesos, es necesario tomar soluciones prontas para ello se
realiza un estudio a profundidad, con la intensión de buscar soluciones y posibles mejoras que garanticen la
sostenibilidad de la empresa y su crecimiento.

CASO DE POLLOS PIO PIO Y MÁS PIO

Las diferentes empresas u organizaciones constantemente están en la búsqueda continua de oportunidades de mejora
que las haga sobresalir y ganar un alto posicionamiento. De acuerdo a esto, cada vez deben adoptar procesos
logísticos que han de ser fundamentales a la hora de aportar más valor a sus clientes y aumentar su rentabilidad.
En este caso particular existe una notable falla en el canal de información, ocasionando está un deterioro en el proceso
logístico que se requiere para lograr el objetivo propuesto que es cubrir la necesidad y satisfacer al cliente. De
acuerdo a lo expuesto se puede obtener un diagnóstico sobre la problemática vista, identificando áreas donde son
evidentes las fallas que se han de convertir en mejoras:

1. PROCESOS INADECUADOS EN EL ÁREA DE ALMACENAJE.

La carencia de una visión general o global de los procesos logísticos por parte de la empresa, genera ineficiencias en
todo el proceso, ya que tanto la información como la operación no fluyen a la par con lo que se requiere. Al profundizar
más en este tema, se observa como en los procesos diseñados no existe un flujo óptimo de comunicación entre las
distintas áreas de la empresa, y esto se debe a que han sido diseñados para cada una de las áreas implicadas,
ocasionando estancamientos que generan fallas notorias y nocivas para todo lo que se requiere.
2. UN DETERIORADO CANAL DE INFORMACIÓN.

El sistema de información utilizado por la empresa de acuerdo a todo lo detallado no es compatible para que sea un
soporte eficiente y preciso a la hora de tomar decisiones frente a las necesidades o las demandas del mercado.

3. FALTA DE HERRAMIENTAS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS PROCESOS.

Toda esta situación provoca unos procesos excesivamente manuales y duplica las tareas entre los departamentos
debido a que no es oportuna la información obtenida para procesar generando traumatismo y errores que se ven
reflejados en tiempo y servicio.

4. LA INFORMACIÓN DISPONIBLE ES POCO CONFIABLE, DEBIDO A LA FORMA COMO SE INGRESA LA


INFORMACIÓN DE LOS DATOS.

Debido a la pésima fluidez de la información y los procedimientos mal implementados en la empresa, el área comercial
no puede lograr cumplir a cabalidad lo que ofrece a los clientes, debido a que la información manual obtenida de la
toma física matutina no es procesada como se necesita sino más bien a un ritmo inadecuado y poco fiable para lo que
se requiere ocasionando este inconveniente un descontento en los clientes y deteriorando la imagen de la empresa
en el mercado.

5. PROGRAMACIÓN ERRADA DE LOS DESPACHOS.

Ocasionada por un mal almacenaje, tal vez debido a la incorrecta distribución en la organización dentro de los cuartos
fríos, o errores en la digitación que pueden ser frecuentes ocasionando que la separación de los pedidos no sea la
requerida.

PUNTOS CRITICOS:
Haciendo un análisis cronológico y detallado de lo observado en una jornada, es evidente que existen puntos críticos
en los cuales se debe enfocar la mejora de los mismos como son:
 Deficiencia en los canales de comunicación: la falta de atención ocasiona que se cometan errores en todas las
áreas implicadas en el proceso observado, y esto es debido a la no culturización por parte de la empresa con sus
colaboradores; no se tiene un buen sentido de pertenencia y tal vez no se promocionan día a día los valores y la
imagen corporativa de la compañía.
 Falta de preparación del personal: es indispensable que las personas encargadas de la recepción de la producción
tengan, no sólo un conocimiento del producto sino también un buen manejo informático, y que a su vez ese
conocimiento sea aplicativo y productivo para la operación.
 Los diferentes procesos no están documentados: lo cual ocasiona que se trabaje al día a día generando errores
frecuentes y repetitivos en cuanto a la operación y al servicio.
 Una mala programación: No se analiza los tiempos de entrega y se en ruta mal, y es así como ocurre la pérdida
de los clientes por el descontento que ocasiona el incumplimiento.
 La actitud reprobable de las cabezas visibles de la empresa, caso puntual el ingeniero encargado de la planta,
cuando emite una respuesta que opaca el ambiente laboral de la empresa.
CARGOS DESEMPEÑADOS EN LA EMPRESA POLLOS MAS PIO

Telemercaderista: Milena - Pedidos canal geográfico, clientes institucionales y especiales.


Telemercaderista: Erika – Pedidos canal supermercados.
Auxiliar de facturación- Caja: Carla – Responsable de la recepción de los documentos generados en los despachos
a los clientes.
Analista de inventarios: Mauricio – Encargado de la toma física para luego ser registradas en el sistema.
Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta como a la distribución.
Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y reclamos de los clientes.
Facturador: Jimmy – Registra los despachos en los formatos para la facturación.
Supervisora Distribución y Transporte: Sandra – Encargada de la programación de las rutas de acuerdo a los
pedidos recibidos y separados.
Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el alistamiento de los pedidos y la
organización de los cuartos fríos.
Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor logístico.
Auxiliar Distribución: Carlos
Gerente General:
Vendedor: Alex

RESUMÉN EVIDENCIAS

De acuerdo a todo lo observado y la información registrada es evidente que la empresa presenta falencias en todo su
proceso logístico, tanto en el área de la planta de producción como en el almacenaje; lo más llamativo en este caso
es el canal de información tan pobre, donde es claro que la información no fluye ocasionando un deterioro en todos
los procesos logísticos y comerciales.
Adicional a lo anterior también se destaca la falta de compromiso de sus colaboradores, y es debido a que no se
sienten estimulados por parte de la empresa, no se promueven los valores corporativos deteriorando esto la imagen
de la empresa ante el cliente, falta capacitación constante para sus funcionarios con el fin de fortalecer sus diferentes
procesos y trabajar más a fondo en los puntos críticos evidenciados en este informe.
Como actor activo en meses atrás de este tipo de proceso, la persona que realizó la visita y el informe no tuvo en
cuenta los puntos críticos establecidos en este sector, y en especial en el área de almacenaje donde se establece de
acuerdo a lo recomendado por HACCP (sistema recomendado para asegurar la inocuidad de los elementos) la
temperatura y la calidad del producto, y es una falla grave debido a que el afectado va a ser el cliente, omitió este
paso tan delicado en un sector o empresa de alimentos.

SOLUCIÓN PROPUESTA

Tras el diagnóstico, la solución se plantea con tres líneas básicas de trabajo; Partiendo de la estrategia y del
posicionamiento deseado, y teniendo el área de procesos como el eje central, se deben diseñar soluciones tal y como
lo describo a continuación:

Reingeniería de procesos
En este caso se redefinió todo el proceso logístico desde el aprovisionamiento hasta la expedición, eliminando todas
las ineficiencias que se producían cuando el proceso “cruzaba” a través de los distintos departamentos e implantando
una gestión por procesos en lugar de una organización
.
A partir del proceso logístico se pueden redefinir los siguientes subprocesos:
 Gestión de producción (Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere)
 Gestión de almacenes y stock (Almacenaje – Control inventarios)
 Gestión de servicio al cliente (Auditoria de rutas, seguimiento servicio)
 Además, se puede implantar el concepto de líder del proceso para que gestionase el proceso a través de todos
los departamentos y planteando así una estructura organizativa matricial que dotase de más eficiencia los
procesos y subprocesos.
 Además de la reingeniería del proceso, también se puede implementar capacitaciones al personal en técnicas de
mejora continua para conseguir que los procesos y subprocesos vayan ganando en eficacia y eficiencia a lo largo
del tiempo en lugar de perderla.

Almacén físico:
Para la problemática referida al sistema de almacenaje se recomienda rediseñar los almacenes o su organización,
minimizando los errores y así alcanzar los siguientes objetivos:
 Racionalizar el número de personas destinadas en el almacén debido a la disminución drástica del tiempo de
operaciones de almacenaje.
 Mejorar la rotación, y por tanto reducir el nivel de stocks.
 Disminución del número de mermas.
 Permitir la aplicación de procedimientos que aseguraran una gestión adecuada del almacén. Para ello, a nivel
físico, hubo dos grandes líneas de trabajo:
 Sistemas de almacenaje
 Distribución física

ALMACENAJE:
En cuanto al almacenaje, se puede diseñar un sistema con elementos de palatización adaptados a las características
del producto con modernos accesorios de almacenamiento y picking dinámico.

DISTRIBUCCION:
En cuanto a la distribución del almacén, se puede emplear una metodología propia que ayude a fortalecer y redefina
todas las áreas funcionales del almacén (muelles de carga y descarga, zonas de preparación de mercancía, zona de
picking, etc.)

Gestión de la información En el caso de la problemática en la fiabilidad y disponibilidad de la información se recomienda


adoptar un sistema de captación de datos oportuno y eficaz integrados con él.

SISTEMA DE INFORMACIÓN EMPLEADO EN LA EMPRESA.


Esta solución asegura la fiabilidad y disponibilidad de los datos y permite disminuir en gran medida los costes de
gestión. En esta área, es importante destacar de la complejidad de hacer convivir con éxito conceptos de negocio con
conceptos de tecnología. Para conseguirlo, es necesario crear un “Comité de Implantación de Sistema de Información
“donde deben participar los miembros de la empresa actores del proceso logístico y además los representantes de
las empresas de soluciones de sistemas de información.
LOS RESULTADOS

Con estos cambios se puede tener un norte más cerca a lo que se requiere, algunos de los resultados cuantificables
pueden ser:

 Alcanzar una posición competitiva en plazos de servicio


 Disminución del stock de almacén.
 Disponer de información en tiempo real para la toma de decisiones debido a la implantación de un cuadro de
mando logístico.
 Mejora de los costes de los procesos administrativos.
 Mayor satisfacción de los clientes debido a la mejora en el servicio
 Aumento de la satisfacción del equipo humano gracias a tener procesos muy bien implementados y
fundamentados y gracias a la promoción por parte de la empresa en los valores y la imagen corporativa de la
misma.