El Sistema Integrado de Conservación

Introducción
El presente tema busca abordar uno de los componentes más importantes para la
administración pública, que es el Sistema Integrado de Conservación.
El Sistema Integrado de Conservación es importante, porque es:
 Una fuente de consolidación y preservación del patrimonio cultural e histórico de la
Nación.
 Garantiza el acceso a la información.
 Promueve la seguridad jurídica de un país.
 Es una medida que posibilita la preservación de documentos, como medios
probatorios, en caso que sea competencia del Estado.

¿Qué es el Sistema Integrado de Conservación?

El Sistema Integrado de Conservación, es una herramienta de mejores prácticas cotidianas
para el tratamiento físico y técnico de la información, con miras a la preservación y
conservación de los documentos de archivo en las diferentes fases del ciclo de vida de la
información. El SIC, es importante para asegurar que los documentos estarán siempre
disponibles, para el momento presente y para los tiempos futuros.
El Sistema Integrado de Conservación está definido por el Acuerdo AGN 006/2014, el cual
enuncia lo siguiente:

“Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de

conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo
total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier
tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya
elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad,
inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el momento de su
producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es
decir, en cualquier etapa de su ciclo vital”. 1

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El propósito principal, de este sistema es preservar los documentos digitales y físicos de
las diferentes entidades, ya sean públicas y privadas. Es importante resaltar el hecho de
que las entidades privadas que fueron anteriormente citadas, corresponde a aquellas
entidades que cumplan funciones públicas.

Principios
Los principios por los cuales se rige el Sistema, son los siguientes:
 Planeación.  Transparencia.
 Eficiencia.  Disponibilidad.
 Economía.  Agrupación.
 Control y seguimiento.  Vinculo archivístico.
 Oportunidad.  Autoevaluación.
 Coordinación.  Intolerabilidad.
 Cultura archivística.  Neutralidad tecnológica.
 Modernización.  Protección de la información y
 Orientación al ciudadano. datos.

La optima aplicación del Sistema, va en correlación directa con la aplicación de los

anteriores principios.

Conceptualización: términos claves

Frente al presente tema es importante, saber claramente la conceptualización de los
siguientes términos, para no incurrir en errores a la hora de analizar una posible
implementación del sistema.
 Conservación documental: preservación optima de las condiciones del
documento.
 Conservación preventiva: busca reducir el nivel de riesgo referente a la pérdida
o modificación del documento.
 Conservación restauración: son el conjunto de acciones urgentes en bienes que
se encuentren en inminente riesgo.
 Documentos electrónicos: Es la información generada, enviada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.
 Documento electrónico de archivo: Registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece
almacenada electrónicamente durante todo su ciclo de vida.
 Documento digital: Información representada por medio de valores numéricos
diferenciados – discretos o discontinuos.

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  Preservación digital: Es el conjunto de principios, políticas, estrategias y
acciones específicas que tienen como fin asegurar la estabilidad física y
tecnológica de los datos, la permanencia y el acceso de la información de los
documentos digitales.
 Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los
documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo.

Creación y aprobación del SIC

1. Creación: Para la creación del SIC, se necesita contar con el Diagnóstico Integral de
Archivo, que este acorde a los criterios establecidos por el Archivo General de la
Nación.
El Diagnostico General de Archivo, es el proceso de verificación del estado actual de la
gestión documental en aspectos administrativos, archivísticos, conservación,
infraestructura y tecnología; así, como la validación de su cumplimiento normativo,
identificación de aspectos críticos, debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas de
la entidad entorno al cumplimiento de la función archivística.
2. Aprobación: lo aprueba el representante legal de la entidad vía A.A, previo concepto
favorable emitido por Comité de Desarrollo Administrativo para entidades de orden
nacional o Comité Interno de Archivo, nivel territorial.

Alcance y objeto
El Sistema Integrado de Conservación, aplica para todos los documentos de la entidad,
independiente del estado en el que se encuentra el documento dentro de las fases del
ciclo de vida de los documentos.
El objeto consiste en llevar a cabo todas las estrategias posibles, en cuanto a prevención,
reacción e intervención de materiales de archivo, de manera que se garantice la
conservación de los materiales en las distintas fases de archivo.

Normatividad
El SIC está regulado por una amplia cantidad de normas, decretos y acuerdos. Por ello
procederemos a citar las más importantes como lo son:
 Ley 594/2000, correspondiente a la ley general de archivos, la cual contempla en
su 6titulo xl la conservación de documentos.
 Acuerdo 006/2014, La norma más importante sobre el tema es el acuerdo 006 de
2014, que desarrolla todo lo referente a la conservación de documentos

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  Ley 1712 de 2014, Ley de transparencia y derecho al acceso a la información
pública nacional y se dictan otras disposiciones.

Componentes del SIC

Surge dependiendo la naturaleza de la información. El sistema integrado de
conservación, posee los siguientes componentes:
1) Componente N° 1, Plan de Conservación Documental: el presente Plan aplica
para todos los documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.
Contiene 2 niveles de intervención.
a. Conservación preventiva.
b. Conservación restauración.
Para la implementación de este componente se necesita:
 Diagnóstico integral de archivos.
 Políticas Institucionales de Archivo.
 Plan Institucional de Archivos (PINAR).
 Plan Estratégico Institucional.
 Plan de Acción.
 Mapa de Riesgos de la entidad.
 Planes de Mejoramiento Archivístico - PMA.
 Planes de mejoramiento generados a partir de las auditorías.

Aspectos Metodológicos para la Elaboración e Implementación del Componente

Plan de Conservación Documental del Sistema Integrado de Conservación
Etapas para la formulación del componente Plan de Conservación Documental
1) Componente N° 1:

a. Diseño: Referida a la etapa de planeación, donde se establecen los recursos,

procedimientos, tiempos y actividades debidamente documentados para
garantizar la adecuada conservación documental.
En esta fase se deben llevar a cabo los siguientes planes y programas:
• Programa de capacitación y sensibilización: busca resaltar la importancia del
valor documental.
• Programa de inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e
inspecciones físicas: busca proteger los documentos de factores físicos, como:
pisos, paredes, estantes. Entre otros.
• Programa de saneamiento ambiental: limpieza, desinfección, desratización y
desinfección: busca que las personas encargadas del aseo de las instalaciones,

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 tengan el mayor cuidado posible, en la limpieza para evitar pérdidas de material
documental.
• Programa de monitoreo y control de condiciones ambientales: busca proteger a
los documentos de factores climáticos y ambientales.
• Programa de prevención de emergencias y atención de desastres: elaboración
mapa de riesgos, con el fin de mitigar posibles riesgos en los lugares de
preservación documental.
• Programa de almacenamiento y re almacenamiento: busca establecer las
unidades de almacenamiento y conservación para el material documental
acordes a los formatos y técnicas de la documentación que garanticen protección
y resistencia.

b. Implementación: Relacionada con el establecimiento de los requisitos que

permitan asegurar la conservación documental, es decir, la integridad física y
funcional del material documental de acuerdo a los criterios y parámetros
establecidas por la gestión documental garantizando el acceso, consulta,
recuperación y clasificación de acceso.
En desarrollo del Plan de Conservación Documental, una vez se han aclarado los
aspectos que deben hacer parte de éste, se procede a realizar un cuadro de
mando el cual debe contemplar cada uno de los programas y actividades que se
derivan de éste y se desarrollarán por vigencias o periodos sea a corto, mediano
y largo plazo y de conformidad con los soportes y medios existentes, la
valoración del estado de conservación del material documental y el ciclo vital de
los archivos.
c. Actualización: Dirigida a las actividades que permitan hacer seguimiento y
evaluación de todas las acciones relacionadas con las actividades del Plan de
Conservación Documental en concordancia con los demás planes, procesos e
instrumentos archivísticos de la entidad
Una vez se han cumplido las fases de diseño e implementación del Plan de
Conservación Documental, se debe proceder a su actualización, la cual debe
darse como mínimo finalizada una vigencia.
En esta fase, se debe verificar que los programas y las condiciones establecidas,
se hayan cumplido de acuerdo a lo planeado y en concordancia con el Plan
Estratégico Institucional, Plan de Acción, Plan Anual de Compras y en especial
el Programa de Gestión Documental, de lo contrario, se debe actualizar de
acuerdo a las necesidades detectadas.

2) Componente N° 2: Plan de Preservación Digital a largo plazo

El Plan de Preservación Digital a Largo Plazo debe tener una estructura normalizada
que responda a las necesidades específicas de preservación digital identificadas en el
diagnóstico integral.

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  Condiciones: Los documentos electrónicos de archivo que han de preservarse
en el tiempo deberán cumplir todo lo referente a las tablas de retención
documental y seguridad de la información.
 Riesgos para la preservación digital a largo plazo: Identifican de acuerdo con
los aspectos técnicos de los diferentes tipos de información, soportes y formatos
digitales en función de los riesgos de la preservación digital.
 Estrategias: La estrategia seleccionada para la preservación digital deberá estar
soportada, documentada y justificada. Contiene:
 Migración a nuevos formatos/plataformas (hardware y software) o nuevos
medios.
 Emulación.
 Replicado.
 Refreshing.
Este componente se ha aplicado de manera progresiva. Los documentos base que se
encontraran en la biografía, son enfáticos en el hecho de que el mayor problema que
presenta, este componente, es la falta de compromiso estatal en su aplicación.

Conclusiones
1. El presente tema es importante, debido a que es un componente importante del
derecho a la información y a la memoria colectiva de los pueblos.
2. Para su creación se debe tener en cuenta las medidas formuladas por el AGN
3. Se debe buscar la verdadera aplicación del segundo componente en pro de
realizar una disminución del uso del papel.
4. La aplicación del SIC, es obligatoria para todos los entes públicos y todo ente
particular que preste funciones públicas.

Bibliografía
Colombia. Archivo General de la Nación. (2017). Guía para la Elaboración e
Implementación del Sistema Integrado de Conservación.
Colombia. (2017). Instituto SINCHI. Sistema Integrado de Conservación – Sic (Plan De
Conservación – Plan se Preservación).
Normatividad en el tema: Congreso de la República de Colombia y Archivo General de la
Nación.