ENSAYO IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

la importancia del archivo remota desde los orígenes de la escritura, es decir

desde los inicios de la humanidad. Y esto demuestra lo importante que ha sido la
evolución cultural, social, política, y científica de la humanidad ya que los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así como
podemos ver que los archivos constituyen parte esencial de los recursos de
información de una empresa, entidad publica o privada, por lo que su
documentación expresa en forma única el desarrollo de sus funciones y
actividades. Su importancia se puede comprender a partir del valor que tiene para
la administración e investigación

El archivo en los últimos años ha incrementado considerablemente su importancia,

dado que desde sus inicios en el año 2002 al 2006 quizás; se puede decir que la
mayoría de las empresas u organizaciones el personal que utilizaban para
administrar y organizar la documentación y el archivo, era a cualquier empleado
sin la debida preparación y competencias para llevar a cabo esta labor por lo cual
al no tener una norma de archivo establecida generaba problemas en el despacho
de tramites solicitados.

Actualmente se podría decir que, a inicios del año 2010, se va efectuando una
gran normativa para apoderarse y darle el valor de importancia que necesitaba el
archivo.

En toda organización ya sea publica o privada para la correspondiente

organización de su archivo debe legalmente tener personal especializado en el
manejo de este y este a su vez debe regirse por leyes y decretos.

La gestión de archivo consiste en una estructura que organiza registros de modo

secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para
asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento
de los archivos. La gestión de Archivos tiene otros semblantes, que deben ser
desarrollados de manera específica se puede decir que actúa con una serie de
elementos reunidos, perfeccionados y proyectados los objetivo. seguido de esto
nos encontramos con la organización de archivos que es la organización lógica de
los registros establecidos por su forma de acceso. La ordenación física de un
archivo en el almacenamiento secundario depende de la habilidad de agrupación
de asignación de archivos. Se organizan por razón de un cuadro de calcificación
documental, el cual sería este un reflejo de la estructura funcional.
El cuadro de clasificación documental se establece para tener un orden metódico y
un control en la producción de los documentos y así se establece un orden
sistemático y un control en la producción de los documentos logrando agilizar y
realizar un proceso rápido para la recuperación.

Para llegar a la organización archivística se debe realizar una serie de

procedimientos, como la:
• Clasificación y registro de documentos.
• Descripción y ordenación de documentos: que puede ser por orden cronológico,
alfabético y numérico.

Los tipos de archivos y su importancia se dividen en tres tipos que son:

Archivo de Gestión o Administrativo:

Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en
buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta
únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la
reglamentación establecida al respecto.

Archivo Histórico:

Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera

etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse
permanentemente. REPOSITORIO, ALMACEN, DEPÓSITO.

Ya para finalizar se puede decir que el archivo es de vital importancia para las
organizaciones ya que de esto depende el orden y el buen funcionamiento de
esta. dado que constituye un centro de consulta de información disponible en todo
momento que debe ser funcional y técnico de fácil acceso.

Con archivos bien organizados las personas a carago no partiría de cero ni

invertirían tiempo ni recursos en la búsqueda de información. Por ese es de vital
importancia contar con un buen sistema de administración de documentos para
poder almacenar y recuperar la información.