AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS I

CAPITULO 4
SISTEMATIZACIÓN.

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CAPITULO 4
SISTEMATIZACIÓN.

Un subsistema es un sistema contenido o que forma parte de otro sistema.

El subsistema administrativo consta de la contabilidad, la parte de las ventas, de los

empleados, la que se interrelaciona con la producción, y otras. El subsistema contable, a su
vez, puede verse como un sistema cuyo objetivo o producto final son los estados financieros
y el registro contable de todas las operaciones de la empresa.
SUBSISTEMAS Sus entradas son los documentos que respaldan todas las operaciones de la empresa. Se
organiza esta información en partidas de diario y se crean los deseados reportes contables
que son parte de la salida del sistema.

Sistematizar una empresa sin proveer el equipo necesario no es suficiente para automatizar
sus procesos. La sistematización de procesos administrativos incluye la elaboración de
planes, diagramas de proceso, diagramas de procedimientos, definir la estructura
organizacional, establecer normas y políticas, capacitar al recurso humano, inculcar una
cultura y establecer controles métricos.

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SISTEMATIZACIÓN.

ETAPAS DE LA SISTEMATIZACIÒN
ESTRATEGIA

ANÀLISIS

DISEÑO

IMPLEMENTACIÒN

TRANSICION O PUESTA EN MARCHA

PRODUCCIÒN
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ESTRATEGIA ANÀLISIS

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DISEÑO IMPLEMENTACIÒN

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TRANSICION PRODUCCIÒN

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INFORMÁTICA Y LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

• La informática es la ciencia que estudia el tratamiento
automático de la información.
• La necesidad de información a través del proceso de los datos
condujo a la invención del computador electrónico, el cual dio
inicio a la era de la informática.
• La automatización es una síntesis de la ultra mecanización,
súper racionalización (mejor combinación de los medios),
procesamiento continuo y control automático (la máquina se
retroalimenta de sus propios productos y se auto corrige).

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SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS

Los sistemas de información existen desde antes de las

computadoras. Sin embargo, en los sistemas actuales de Existen diversos medios para
información, las computadoras proveen la infraestructura convertir los datos en información, a
técnica necesaria sobre la que se construyen los Sistemas ese proceso se denomina
de Información (SI). Es importante que se recuerde que procesamiento o proceso de datos.
una computadora por sí sola no constituye un sistema de
información. Existen diversos medios para convertir los
datos en información, a ese proceso se denomina
procesamiento o proceso de datos.

En el procesamiento
de datos, los
elementos son:

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SISTEMATIZACIÓN.

• Los resultados de la
investigación anual que
Datamation realizó
respecto del papel más
importante de los
sistemas de información,
indican que éste debe
apoyar a la organización
en su intento por:

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SISTEMATIZACIÓN.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÒN

• Soluciones utilizadas en el campo de la llamada
inteligencia empresarial (o Business Intelligence) cuyo
objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades
de datos. Para ello utiliza estructuras
multidimensionales (0 cubos OLAP) que contienen
datos resumidos de grandes bases de datos o Sistemas
Transaccionales (OLTP). OLAP es el acrónimo en ingles
de procesamiento analítico en línea (Online Analytical
Processing). Se usa en informes de negocios de ventas,
marketing, informes de dirección, minería de datos y
áreas similares. La razón de usar OLAP para las
consultas es la velocidad de respuesta. Representa un
modelo mejor para las consultas es una base de datos
multidimensional.
• Denominados sistemas de apoyo para la toma de
decisión. En general, son sistemas de información
gerencial que resumen todos los aspectos relevantes
para el gerente tome las decisiones en la forma mas
acertada posible. Si de hace una analogía con un
medico, este sistema le presentaría un resumen de los
síntomas vitales y síntomas del paciente, de manera el
medico pueda hacer un buen diagnostico y tomar una
buena decisión respecto del tratamiento a seguir. En
general, estos sistemas son elaborados a la medida de
las necesidades de cada empresa por el personal de
sistemas de la misma. Por sus siglas en inglés se
conocen como: Decision making: Decision Support
Systems (DSS)- Sistemas de apoyo a la toma de
decisiones.

Inteligencia
Empresarial o Toma de Decisiones
Business Intelligence

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SISTEMATIZACIÓN.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÒN

• Conjunto de programas que
permiten manipular datos y
producir información para su
posterior uso. En estos
encontramos gran variedad desde
los procesadores de palabras, hojas
electrónicas, paquetes estadísticos,
administradores de bases de datos,
etc.
• Sistemas especializados que • Son un área vital en la Oficina. La
permiten administrar los comunicación ayuda en el logro de
documentos. Generalmente las demás tareas de la Oficina. Para
requieren de equipo especial para lograr la comunicación existen
llevar a cabo su función. equipos y software que en
combinación logran excelentes
resultados. Se incluyen programas
para trabajar y comunicarse en
grupos, correo electrónico y
sistemas de conferencia.

Sistemas de Sistemas de
Sistemas de
Manipulación de Administración
Comunicaciones
los datos de Documentos

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TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÒN
•Combinado con los anteriores, garantiza el
adecuado almacenamiento de los datos y
documentos de la organización. La información
debe ser almacenada en un lugar seguro, deben
proveerse copias de seguridad en casos de
contingencia o desastres. Este tipo de actividades
las cubren los sistemas de almacenamiento.
Sistemas de
Almacenamiento
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•Existen gran variedad de opciones, ofrecen
calendarios, organizadores de horarios, notas e
ideas, relojes, calculadoras, etc. Su función
principal es apoyar a las personas que laboran en
la Oficina al realizar sus tareas. Dado que el
ambiente de oficina ahora utiliza las
computadoras en red, se ha incrementado la
demanda de programas que apoyen al trabajo
colaborativo.
•Dado que las computadoras tienden a estar
conectadas a una red, el trabajo colaborativo en
equipos es otro de los elementos que deben
analizarse al referirse a los tipos de sistemas en
una oficina.
Sistemas de
soporte a la
oficina
• Son sistemas que aprenden una base de
conocimientos del saber humano. Estos sistemas
poseen una “aparente” inteligencia que les
permite pensar y razonar en forma similar al ser
humano. El sistema experto captura la experiencia
del especialista y utiliza dicho conocimiento para
ayudar a otras personas a adquirirlo y usarlo. La
cualidad principal del sistema experto es su
habilidad para utilizar este conocimiento de un
modo “inteligente” o creativo, en cierto sentido.
Su nombre experto se deriva de la condición de
que la base de conocimientos es brindada por
expertos del saber humanos en determinada
materia o tema.
Sistemas
expertos
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SISTEMATIZACIÓN.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÒN

• Son creados para administrar las actividades de rutina
como ventas, planillas, control de inventario, etc. Estos
sistemas apoyan las operaciones rutinarias de la
organización, provee medios para almacenamiento y
recuperación de grandes volúmenes de información.
Son sistemas que apoyan las operaciones de la
organización y son la base para la generación de los
sistemas de información empresarial o de inteligencia
empresarial.
• Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las
relaciones con los clientes, a la venta y al marketing.
Con este significado CRM se refiere al sistema que
administra un Data Warehouse (Almacèn de Datos)
con la información de la gestión de ventas y de los
clientes de la empresa. Microsoft Dynamics CRM es
una línea de soluciones de gestión de finanzas
relaciones con clientes y cadena de suministro que
ayuda a las empresas a trabajar de una manera mas
eficaz. Distribuida a través de una red de partners de
canal que proporcionan servicios especializados. El
tèrmino se relaciona con una estrategia empresarial
integral, se refiere a un enfoque sistémico de manejar
las relaciones con los clientes. Se transforma en un
enfoque holístico a la estrategia de negocios.

Sistemas de Procesamiento
CRM –Software para la
de Transacciones
administración de la
(Transaction Processing
relación con los clientes
System) TPS

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Libro………………: Automatización de Procesos Administrativos 1

Tercera Edición : Enero de 2016
Autor……………..: Ing. Nidia Giorgis Ramazzini de Orozco

Coordinación Área de Automatización de Procesos Administrativos

Año 2018

Lic. Humberto Agustín Ajcú Velásquez, MSc.

Lic. Hugo Girón
Licda. Andrea Morales, MA.

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