T-GIP-/F Fi . ttle, MINISTERLO DE ENERGIA Y MINAS RESOLUCION SECRETARIA Lie.0sz-2012-s80/se Lima, 30 de mayo de 2019 VISTOS: Ei Informe N° 0008-2019-MEM/SG-OADAG, de la Oficina de Administracién Documentaria y Archivo Central; el Informe N° 074-2019-MEM-OGPP-ODICR; el Memoranda N° 0451-2019/MEM-OGPP, de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; y el Informe N°488- 2018-MEM-OGAJ, de la Oficina General de Asesoria Juridica; CONSIDERANDO: Que, mediante la Ley N° 25323 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la finalidad de integrar estructural, normativa y funcionaimente los archivos de las entidades publicas existentes en el Ambito nacional, mediante la aplicacién de principios, normas, técnicas y métodos de archivo, garantizando con ello la defensa, conservacién, organizacién y servicio del "Patrimonio Documental de la Nacién"; Que, por Resolucién Jefatural N° 026-2019-AGNNJ de fecha 24 de enero de 2019, e Archivo General de la Nacién aprobo ia Directiva N* 006-2019-AGN/DDPA, “Lineamientos para la foliacién de documentos archivisticos de las entidades piblicas", que tiene como finalidad, orientar la accién de foliacién, asi como, mantener la integridad de decumentos en las entidades publicas; Que, a través de la Resolucién Jefatural N° 025-2019-AGN/J de fecha 24 de enero de 2019, se aprobé la Directiva N° 005-2019-AGN/DDPA, “Lineamientos para la elaboracién de documentos de gestion archivistica para las entidades del sector publico’, la misma que establece lineamientos para la elaboracién (formulacién, ectualizacién y aprobacién) de documentos de gestién archivstice para las entidades del sector pibiico; Que, asimismo, el articulo 163.1 del Texto Unico Ordenado de fa Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, establece que “los fexpadientes son compaginados siguiendo el orden regular de los documentos que lo integran, formando cuerpos correlatves que no excedan de dascientos folios, salvo cuando tal mite obigara & dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto, en cuyo caso se mantendré su unidad. Que, de acuerdo a lo establecido en los numerales f) y g) del articulo 62-G del Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio de Energia y Minas, aprobado por Decreto Supremo N° 031- 2007-EM, y sus modifcatorias, la Oficina de Administracién Documentaria y Archivo Central tiene entre sus funciones planificar, organizer. dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las. actividades erchivisticas a nivel institucional; dictar y/o proponer normas para la optimizacién de la Administracin Documentaria del Archivo Central; Quo, al haberse emitido nuevas disposiciones dadas por el Archivo General de la Nacién, referentes a los lineamientos pare la foliacién de documentos archivisticos de las entidades pablicas, {TEN corresponde emitir el acto resolutive que aprueba la directva intema que recoge dichas cisposiciones ~~‘ lpsi como dejar in efecto la Directiva N° 008-2018-MEMISEG, "Disposiciones que regulan la Foliaciénde Documentos en los Archivos del Ministerio de Energia y Minas", aprobada por Resolucién Secretarial N° 046-2018-MEM/SEG; Que, por Resolucién Secretarial N°068-2016-MEM/SG de 08 de noviembre de 2018 se aprobé la Directiva N° 014.2018-MEMISG “Directiva para normar la elaboracién, aprobacion y modificacién de Directivas del Ministerio de Energia y Minas’ Que, en el marco de lo dispuesto en la Resolucién Ministerial N° 001-2019-MEM/DM, ‘modificada por Resolucién Ministerial N° 092-2019-MEM/DM, que delega en el (Ia) Secretatio (a) General, duranto el ejercicio fiscal 2019, en materia aciministrativa, enire otias, apiubar directives, manuales, asi como todo documento normativo que tegule los actos de administracién interna, elaboracion de documentes de gestién, trémites internos, lineamientos técnico-normativos y metodolégices, orientades a oplimizar los procedimientos administrativos de caracter interno, de competencia de los érganos 0 unidades organicas de apoyo y de asesoramiento del Ministerio de Energia y Minas, bajo el ambito de la Secretaria General; Que, con Informe N° 074-2019-MEM-OGPP-ODICR de 03 de mayo de 2019, la Oficina de Desarrollo institucional y Coordinacién Regional de la Oficina General de Pianeamiento y Presupuesto otorga opinién favorable al proyecto de la directive denominada "Direcliva para la Foliacién de documentos en los archivos del Ministerio de Energfa y Minas"; Que, con Informe N° 488-2019-MEW-OGAJ de 17 de mayo de 2018, la Oficina General de Asesoria Juridica coneluye que resulta legalmente viable el Proyecto de Resolucién Secretarial que aprueba la "Directiva para la foliacién de documentos en los archivos del Ministerio de Energia y Minas" y recomienda se deje sin efecto la anterior Directive N°008-2018-MEM/SEG denominada “Disoosiciones que reguian la Foliacién de Documentos en los Archivos del Ministerio de Energia y Minas” aprobada por Resolucion Secretarial N* 046-2018-MEM/SEG; De conformidad con lo dispuesto en la Ley N° 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos; en la Ley N° 30705, Ley de Organizacién y Funciones del Ministerio de Energia y Minas; el Decreto Supremo N* 031-2007-EM, que aprueba ef Reglamento de Organizacién y Funciones, y sus modificatorias, Resolucién Jefatural N° 025-2019-AGNWJ, que aprueba la Direcliva N°005-2019- AGNIDDPA, “Lineamientos para la elaboracién de documentos de gestién archivistica para las entidades del sector piiblico’; Resolucién Jefatural N° 026-2018-AGNJJ que aprueba la Directiva N° 006-2018-AGN/DDPA, "Lineamientos para la Foliacién de Documentos Archivistico de las Entidades Pebiicas",relly ont, MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS RESOLUCION SECRETARIA Lx.0s2-2015-.1/se ‘SE RESUELVE: Articulo 1°.- Aprobar la Directiva N’O12 -2019-MEMISG “Directive para la Foliacion de Documentos en fos Archivos de! Ministerio de Energia y Minas", la misma que forma parte de la presente Resolucién Secretarial Articulo 2°.- Dojar sin efecto la Resolucién Secretarial N° 046-2018-MEM/SEG que aprobé la Directiva N° 008-2018-MEM/SEG denominada "Disposiciones que regulan le Foliacién de Documentos en los Archivos del Ministerio de Energia y Minas’, Artioulo 3°. Dieponor la publicaoién de fa prosonto Rosolucién Socrotarial y cue anexoe en ol Portal institucional de! Ministerio de Energfa y Minas. Registrese y Comuniquese. ‘Secretaria General instr e Energia y MinasDe 6/8 P-|F MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS ANEXO DE LA RESOLUGION SECRETARIAL No.032-2019-MEM/SG DIRECTIVA N° 012 -2019-MEM/SG “DIRECTIVA PARA LA FOLIACION DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS” Accion Puesto Visto Bueno Directora de la Oficina de Administracion Fee Documentaria y Archivo Central Director de la Oficina General de Frevenon teenleg: Planeamiento y Presupuesto a7 > Directora de la Oficina General de Revision legal: Asesoria Juridica | x=} Aprobacién: Secretaria General2-618}-19 DIRECTIVA NP 012-201 USG DIREGTIVA PARA LA FOLIAGION DE DOCUMENIOS EN LOS ARCHIVOS DEL MINISTERIO DE ENERGIA Y MINAS 1. OBJETIVO Establecer disposiciones que regulen la foliacién del acervo documental del Sistema Institucional de Archivos del Ministerio de Energia y Minas, acorde a la normativa del Archivo General de la Nacién. I. FINALIDAD 2.1. Orientar la accién de foliacién en el Ministerio de Energia y Minas. 2.2. Mantener la integridad del documento de archivo en el Ministerio de Energia y Minas. Ml. BASE LEGAL 3.1. Ley N° 2523, Ley del Sistema Nacional de Archivos. 3.2. Ley N° 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacién. 3.3. Ley N° 28716, Ley de Control interno de las Entidades del Estado 3.4. Ley N° 30705, Ley de Organizacién y Funciones del Ministerio de Energia y Minas. 3.8. Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservacién e Incremento del Patrimonio Documental. 3.6. Decreto Supremo N° 008-92-JUS, que aprueba Reglamento de la Ley N° 25323, que crea e| Sistema Nacional de Archivos. - 3.7. Decreto Supremo N° 004 -2019-JUS, que aprueba el Texto Unico Ordenado de la Ley N° 27444, Ley de! Procedimiento Administrativo General. 3.8. Decreto Supremo N° 031-2007-EM, que aprueba el Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio de Energia y Minas. 3.9. Resolucién Jefatural N° 073-85/AGN-J, que aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos para el Sector Puiblico Nacional. 3.10. Resolucién Jefatural N° 025-2019-AGNUJ, que aprueba la Directiva N° 005- 2019-AGNIDDPA, ‘Lineamientos para la elaboracién de documentos de gestién archivistica para las entidades del sector publico". 3.11. Resolucién Jefatural N° 026-2019/AGN-J, que aprueba la Directiva N° 006- 2019-AGNIDDPA “Lineamientos para la Foliacion de Documentos Archivisticos de las Entidades Publicas’. 3.12. Resolucién Jefatural N° 442-2014-AGN/J, que aprueba el Reglamento de Infracciones y Aplicacién de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos. Las teferidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias, normas complementarias y conexas, de ser el caso. GLOSARIO DE TERMINOS 44. Constancia de rectificacién de folios: Es el documento administrativo procedente de otra entidad que hace constar con registro de ingreso 0 nimero de expediente y fecha de recepcién, que un documento de archivo ha sido observado por presentar errores de foliacién (repeticién, omisién o ilegibiidad de los folios). Esta constancia se agrega a la unidad documental indicando la cantidad total de folios y su reetificacién. Pagina 1 do 144.2. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 4.40. 441. 4.42. 4.43. 4.14. Documento de Archivo: informacién contenida en cualquier formato, soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por el rgano o unidad organica del MEM, en el ejercicio de suis competencias 0 como resultado de sus actividades; y' cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnolégico. Documento de Archivo Compuesto: Se constituye por més de una unidad documental y se forma como consecuencia de la agregacién sucesiva de diferentes tipos documentales; internamente los documentos mantienen un orden cronolégico. También es llamado expediente, ya que constituye una unidad documental formada por un conjunto de documentos. Documento de Archivo Simple: Constituido por un solo documento, unidad © pieza documental, cuyas caracteristicas externas e internas son iguales 0 similares. Expediente: Unidad documental compuesta por dos o més tipos de documentales. Se forma con el objetivo de estructurar a los documentos que ‘se producen (generan o reciben) en un acto administrativo, gestién operativa © procedimiento. Foja: Hoja de papel de un documento oficial usado mayormente en la terminologia juridica Foliacién: Accién administrativa u operativa, incluida en los trabajos de ordenamiento, que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas o folios de una pieza o unidad documental y cuyo cumplimiento es obligatorio para los archivos integrantes del Sistema Institucional del MEM, toda vez que se constituye en un método de control, posterior a la accién de ordenamiento de documentos y se realiza antes de alguno de los procesos de descripcién, creacién de microformas y digitalizacién de documentos. Foliar: Accién de numerar o enumerar los folios de un documento de archivo. Folio: Hoja de un documento de archivo. Folio recto: Primera cara de un folio u hoja, a la cual se enumera para identificar su foliacién. También es llamado cara recta. Folio vuelta: Segunda cara de un folio, a la cual a efectos de esta Directiva no se le escribe numero alguno, salvo casos excepcionales. También llamado cara vuelta. Incorporacién (de documentos): Es un hecho administrativo que consiste en insertar, adjuntar 0 anexar folios con la autorizacién respectiva del funcionario responsable de la administracién o tenencia del documento, a fin de resolver un asunto. OADAC: Oficina de Administracién Documentaria y Archivo Central. Ordenamiento de Documentos: Accién archivistica, realizada como parte del proceso de organizacién de documentos, por ef cual se integran, enlazan y felacionan los elementos constitutivos de cada serie documental Pagina 2de 11L-6/e?-19 4.18, 4.16. 447. 4.48. 4.49. 4.20. 4.21. (documentos simples ylo compuestos), de acuerdo al criterio alfabético, numérico, alfanumérico, cronolégico u otro. Organizacién de Documentos: Proceso (écnivo archivistivy donde se aplican acciones orientadas a la clasificacién, ordenamiento y signatura de los documentos. Estas acciones se realizan respetando los principios archivisticos de procedencia y de orden original. Organo de Administracién de Archivos: Es responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivisticas a nivel institucional, asf como de la conservacién y uso de los documentos provenientes de los Archivos de Gestién y Periféricos e intervenir en la transferencia y eliminacién de documentos en coordinacién con el Archivo General de la Nacién, La OADAC se constituye en el OAA del MEM. Principio de Orden Original: Hace referencia al orden légico que conservan los documentos dentro de cada serie, de acuerdo a una determinada secuencia la cual originé el documento 0 expediente y el orden cronolégico en {que se gestionaron los documentos. Principio de Procedencia: Cada documento debe estar ubicado en el fondo documental y seccién del que procede, debiendo mantenerse la unidad e independencia de cada fondo, ademas de la integridad y caracter seriado de los documentos. Retiro (de documentos): Consiste en segregar o separar momenténeamente uno 0 mas documentos 0 fojas que forman parte de un expediente, ya sea por requerimiento de una autoridad, a solicitud del administrado, de oficio cualquiera fuera la causa o por conservacién del soporte fisico. Tipo Documental: Estructura légica y fisica determinada por las diferentes actuaciones de la administracién, reflejadas en un determinado soporte y estructura, Los tipos documentales se derivan de las funciones y actividades desarrolladas por los érganos 0 unidades orgénicas del MEM. Cada funcion se traduce en uno o varios tipos documentales. Unidad Documental: Parte menor indivisible de una serie documental, llamada también pieza documental o unidad de informacién, que puede estar constituida por un solo documento (documento simple) 0 por varios que formen un expediente (documento compuesto). ALCANCE La presente Directiva es de obligatorio cumplimiento y consulta para todo el personal de los érganos y unidades organicas del Ministerio de Energia y Minas, en adelante, MEI que presten servicios bajo cualquier régimen laboral o modalidad de contratacién. RESPONSABILIDAD 6.1. La OADAC es responsable de supervisar y efectuar el seguimiento del cumplimiento de la presente Directiva, de su actualizacién, y de dar el tratamiento adecuado a los casos que no se enouentren contemplados en la misma. Pagina 3de 11vil. 6.2. 6.3. 6.4, 65. 6.6, Los directores 0 jefes de los érganos o unidades organicas son responsables del cumplimiento de la accién administrativa de foliacién de los documentos de archivo que generen, como resultado del desarrollo de sus funciones, a fin dg biindat el tralamniento archivistico correspondiente. La OADAC realiza visitas técnicas de orientacién a los Archivos de Gestin y Archivos Periféricos de los érganos y unidades orgénicas del MEM, para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Directiva. Los responsables de los Archivos de Gestién y Archivos Periféricos deben cumplir con las disposiciones y seguir los lineamientos establecidos en la presente Directiva y las que imparta la OADAC para la foliacién de sus documentos de archivo. Los responsables de los Archivos de Gestién, Archivos Periféricos y del Organo de Administracién de Archivos, deben salvaguardar el Patrimonio Documental Institucional, a fin de fortalecer el Sistema Nacional de Archivos; asimismo, los dafios al Patrimonio Documental del MEM, por negligencia o por accién u omisién deliberada se sujetan a lo estipulado en el Reglamento de Infracciones y Aplicacién de Sanciones del Sistema Nacional de Archivos, aprobado por Resolucién Jefatural N° 442-2014-AGN/J, del Archivo General de la Nacién. EI incumplimiento de las disposiciones de la presente Directiva generara responsabilidad administrativa disciplinaria que, en caso amerite la imposicin de una sancién, serd determinada de acuerdo a la normativa vigente sobre la materia, sin perjuicio de las responsabilidades civiles y/o penales a que hubiera lugar. DISPOSICIONES GENERALES TAL 72. 73. TA. La OADAG brinda capacitacién y asesoramiento en materia de archivo a los responsables de los Archivos de Gestién y Archivos Periféricos de los érganos y unidades orgénicas del MEM. Los documentos del archivo a foliarse, previamente deberdn estar depurados, dlasificados y ordenados, respetando los principios archivisticos; el principio de procedencia y el principio de orden original. Los documentos de archivo deben estar depurados de toda aquella documentacién no archivistica 0 aquella que no forme parte de un archivo, tales como folletos, boletines, revistas, libros, publicaciones mensuales, trimestrales, tripticos, dipticos, folios en blanco y otras reproducciones de apoyo, no sera objeto de foliacién. Todas las piezas documentales se deberan foliar, sean estas conformantes de series documentales simples (en este caso la foliacién se realizara de manera independiente por tomo, legajo o carpeta); y en series documentales compuestas (la foliacién se realizara a cada uno de los documentos que conforman la unidad documental o expediente), en el caso que se formara mas de una unidad de conservacién, la foliacién se ejecutaré de forma tal que la segunda unidad de conservacién sera la continuacién de la primera. Los documentos de archivo son ordenados en forma secuencial cronolégica. La OADAC de acuerdo a la necesidad practica y disposiciones normativas intemas podra determinar el sistema de ordenamiento 0 acumulacién de sus documentos de archivo. Pagina 4do 11Te 6/879 Vill, DISPOSICIONES ESPECIFICAS 8.1. Dela foliacion 84.4. 84.2. 8.1.4, 8.4.5. B24. 8.2.2. La foliacién se registra en la parte superior derecha de cada hoja y se realiza en nimeros ardbigos, ordenandose desde el mas antiguo hasta 1 mas reciente. El expediente empezara su foliacion a partir de los siguientes documentos: i. El primer escrito que presente el administrado a la entidad. il. Docurnento que genere el funcionario competente de! MEM. ii, Actuado oficial remitido por otra entidad. La numeracién que se le asigne a cada folio deber ser consecutiva, de forma sucesiva, sin omitir ni repetir nimeros, debiendo efectuarse con el empleo del numerador metalico que asegure la impresién legible de nlimeros correlativos en cada folio, teniendo en cuenta lo siguiente: i. La foliacién se efectia en el angulo superior derecho de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. El numerador metalico consigna el nimero de folios en cifras arabigas, hasta por cuatro digitos. il. En el caso de fa documentacién catalogada como histérica la foliacién se realiza con el uso de lapiz mina negra y blanda tipo HB oB. Los documentos de archivo son compaginados siguiendo el orden regular del procedimiento que lo genera, formando cuerpos correlativos que no excedan de 200 folios, salvo cuando tal limite obligara a dividir escritos o documentos que constituyan un solo texto, en cuyo caso se mantendra su unidad. El expediente que supere los 200 folios, mantiene su integridad conformando tapas-contratapas, los cuales deben mantener su foliacién correlativa, donde la segunda tapa-contratapa continiie la foliacion del primero y asi sucesivamente, EI ntimero que se asigne a cada folio debe escribirse de manera legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco, sin alterar los textos, sellos originales, etc Para el caso de los documentos resolutivos y convenios originales, estos deberdn ser foliados con ldpiz, tomandose en cuenta para el conteo total de los folios del documento antes de realizar la descripcién documental u otro proceso, EI sustento y/o anexos se folian de acuerdo al orden establecido en el numeral 8.1.2. 8.2. De los documentos que se deben foliar Todos los documentos en soporte papel, es decir, las hojas que contengan escritos, representaciones gréficas (planos, mapas, proyecciones cartograficas 0 estructurales) u otro tipo de informacion. Los documentos en formato menor a A4, como recibos de pago, facturas, ordenes de compra, vouchers, etc., cuando se encuentren Pasina$ de 108.3. 8.4, adheridos a una hoja, a esta le corresponde su respective ntimero de folio (folio recto). Asimismo, los documentos contenidos en otro tipo de soporte, le corresponde una unidad de conservacién (sobre). En este sentido, la informacién detallada se menciona en el Inventario de Transferencia de Documentos. 8.2.3, Los formatos de incorporacién, rectificacién y retiro que el MEM regule a través de sus disposiciones normativas internas. De los documentos que no se deben foliar 8.3.4. No se debe de foliar las cardtulas, hojas, fojas o folios suettos, totalmente en blanco, adheridos, cosidos 0 empastados que se enouentren en tomos o legajos, es decir, que no contengan informacién en folio recto ni vuelto. ‘Sin embargo, estos no deben ser separados si cumplen una funcién de preservacién contra agentes biolégicos u otros agresores y contaminantes. 8.3.2, Asimismo, no se debe foliar las unidades documentales que se generan numeradas y/o paginadas de fabrica, como son los libros principales, auxiliares y tomos contables; en estos casos se respeta y acepta su foliacién original bajo la supervisién y control del érgano 0 unidad organica, anotandose el detalle de la cantidad de folios en el Inventario de Transferencia de Documentos. 8.3.3, No se debe foliar el reverso o la cara vuelta de las hojas ya foliadas, ni las tapas y contratapas de los documentos. De la rectificacion del foliado 8.4.1. El servidor que detecte errores en la foliacién de los documentos de archivo producids por el! MEM, debe proceder a su rectificacién, tachando la foliacién anterior con una linea oblicua y registrando sus datos (nombres, apellidos, puesto y firma) en el margen derecho de la liltima hoja del folio rectificado. 8.4.2, Los errores en la foliacién podran ser de la siguiente naturaleza: por haber transgredido los procedimientos indicados en la presente Directiva; por omisi6n, por ilegibilidad 0 por repeticién de folios. 8.4.3. Cuando los errores en Ia foliacién son detectados en documentos de archivo procedentes de otras entidades, se agrega una constancia de rectificacién de folios. (Ver formato en Anexo N° 01). 8.5. De la incorporacién de documentos 8.5.1. La incorporacién de documentos consiste en adicionar uno o més documentos sobre un mismo asunto, siempre y cuando guarden afinidad 0 se encuentren relacionados entre para ser resueltos en un acto administrativo, gestién operativa o procedimiento. 8.5.2, Los documentos que se incorporan a otros documentos (documentos incorporados) no continuaran su foliatura, por lo tanto, mantendran su Pagina 6 de 10T-612-19 8.5.3, 8.5.4. numeracién, dejando una constancia que indique “Expediente Incorporado” (Ver formato en Anexo N° 02) en la cual se debe indicar su incorporacién y la cantidad de fojas agregadas. En caso que el nuevo documento 0 expediente ingresado tenga fecha anterior al primero que dio inicio al trémite administrativo, se respetaré el orden de llegada de dichos expedientes o documentos. La persona o trabajador responsable de la gestién documental del érgano 0 unidad orgénica que efectie la incorporacién, debe colocar al inicio de cada expediente la “Constancia de Incorporacién” la cual debe foliarse manteniendo a foliacién original del expedient agregado, incluyéndose el documento que autoriza la incorporacién. Los directores 0 jefes de los drganos o unidades organicas, deberan realizar la autorizacién de la incorporacién a través de un memorando (@lectrénico o intemo). 8.6. Del retiro de documentos 8.6.1. 8.6.2. Se procede al retiro del documento solo si existe un memorando electrénico del funcionario competente, quien elaborara el documento denominado "Constancia de retiro” (Ver formato en Anexo N° 03), debiéndose foliar en el expediente, la cual quedaré en lugar del documento 0 de los documentos retirados, indicando el tipo documental a retirar, asunto, fecha del documento, foja(s), el motivo y destino de los documentos retirados. No serd factible de retiro: i. Cuando el documento o los documentos solicitados sean indispensables o de gran importancia para el tramite posterior del expediente 0 acto administrative, en cuyo caso se reemplazara con una copia autenticada de los mismos. fi, Cuando el documento o expediente tenga una calificacién de reserva 0 que comprometa la gestidn institucional, administrativa e inclusive las que traten asuntos de Estado y que tengan que ver con los intereses de la Nacién; en este caso se otorgard copia autenticada del mismo siempre y cuando sea autorizado por la médxima autoridad administrativa de la instituci6n. 8.7. Del control y seguridad de los documentos 87.4. ANEXOS. EI contenido de un documento y/o expediente en trémite o terminado es intangible, es decir, que no puede introducirse enmendaduras, alteraciones, entrelineados ni escritos agregados en los documentos. De realizarse alguna modificacién, esta debe haber sido hecha mediante la accién de desarchivamiento de documentos. Anexo N° 01: Formato de Constancia de Rectificacién de folios procedentes de otras entidades. ‘Anexo N° 02: Formato de Constancia de Incorporacién. Anexo N° 0: Formato de Constancia de retiro. Pégina 7 de 10mO Sey ANEXO N° 01 FORMATO DE CONSTANCIA DE RECTIFICACION DE FOLIOS PROCEDENTES DE OTRAS ENTIDADES FOLIO CONTANCIA DE RECTIFICACION DE LA FOLIACION El que suscribe HACE CONSTAR el sssee (documento) con registro de ASUMIO neces sve Tebepcionado el hia sido OBSERVADO por presentar (repeticién, ilegibilidad u omisién de folio). El documento presentado cuenta con un total de .......,..... folios registrados. Sin embargo, se ha observado ((ndicar la ocurrencia del error), debiendo tener en total ............ (cantidad) Folios. En tal sentido, se agrega la presente constancia a la unidad documental. Fecha, Nombres y Apellidos: Puesto: Firma: Pagina &e 10F-6189-19 ANEXO N° 02 ‘| FORMATO DE CONSTANCIA DE INCORPORACION FOLIO CONTANCIA DE INCORPORACION CANTIDAD DE EXPEDIENTES INCORPORADOS EXPEDIENTE N° CANTIDAD DE FOLIO. CANTIDAD TOTAL DE FOJAS INCORPORADAS Nombres y apellidos: Puesto: Firma: Pagina 9 de 10ANEXO N° 03 FORMATO DE CONSTANCIA DE RETIRO FOLIO CONSTANCIA DE RETIRO Unidad Organica, area o dependencia que retira el documento: Documento 0 expediente a retirar: ......... Se deja constancia de! retiro, [—] por requerimiento de una autoridad a solicitud de! administrado por conservacién del soporte fisico del documento... soeeee cuss (indicar el asunto del documento), de la(s) foja(s) N° (ntimero de folio), segin detalle que se ‘consigna a continuacién: N° DE FOLIO DESCRIPCION DE LA FOJA RETIRADA Lo cual consta alos ...... dias del mes de ... del afio ......... y suscriben: Nombre y firma del funcionario Nombre y apellido del que Responsable de la entrega recepta el documento vB" (*) Autorizado por Nombre del jefe responsable. Puesto. : Firma... (*) Nota: En caso la constancia sea por requerimiento de una autoridad o a solicitud del administrado, se debe considerar el V"B", datos del jefe que autoriza el desglose y su firma. Entiéndase que, el que autoriza ei desglose es el jefe del drgano o la unidad ‘organica donde se encuentra el documento, Pagina 10 de 10