FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

CASO LA ENCUADERNADORA

VICTOR JAVIER GONZALEZ PRIETO COD.1711025340

LEIDY MICELL PALACIOS MORENO COD.1621023224

JORGE GREGORIO CUBILLOS COD.1711023563

JAIME AGUIRRE RUIZ COD. 1711023862

LEONEL MATEUS COD. 1711025625

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO

INSTITUCION UNIVERSITARIA

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

2019
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PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Contenido
1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 3
2 OBJETIVO PRINCIPAL .................................................................................................................. 4
2.1 OBJETIVOS SECUNDARIOS .................................................................................................... 4
3 JUSTIFICACION .................................................................................................................................. 5
4 METODOLOGIA .................................................................................................................................. 6
5 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA ................................................................. 7
6 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN ......................................... 8
6.1 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS ............................................................................................. 8
6.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN .................................................................................................. 9
7 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A REALIZAR ................................................................. 11
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1 INTRODUCCIÓN
1. La “ENCUADERNADORA S.A” es una empresa diseñadora, productora y distribuidora de
elementos escolares, que cuenta con tres plantas productoras en México, Colombia y Brasil
además de tener presencia en 12 países como lo son (México, Guatemala, El Salvador, Costa
Rica, Colombia, Panamá, Venezuela, Ecuador, Perú, Brasil, Puerto Rico y República
Dominicana). Sus principales materias primas son el Cartón y el Papel, los cuales representan
un 10% y 80% respectivamente sobre el costo final de sus productos.
2. Ofrece una gama completa de productos, que ayudan a hacer más fácil y productiva la labor
de registro, archivo, escritura, manejo de información y comunicación.
3.
4. En este momento “LA ENCUADERNADORA S.A” se encuentra afectada por el paro nacional
que los corteros de caña iniciaron, por malas prestaciones de salud, extensas jornadas de
trabajo, bajo salario y negación de derechos laborales. Lo cual afecta directamente al principal
fabricante de papel, imposibilitando el cumplimiento de demanda de sus clientes, ya que su
proveedor se ha unido al paro. Motivo por el cual esta empresa, busca soluciones para la
optimización de la materia prima, pues depende totalmente de ella para poder cumplir con la
demanda y de este modo facturar en temporada alta. Dado lo anterior la empresa
Encuadernadora S.A. teme que por esta situación se detenga la producción y no pueda
comercializar el producto, así que los funcionarios de la empresa decidieron realizar una
reunión con el fin de aportar soluciones, sin embargo, ninguna adoptada. Se presenta un
análisis en donde se trata el proceso de compras, aprovisionamiento y si no se tiene un estudio,
análisis, orden y clasificación de los posibles problemas de estructura y procedimientos muy
claro; no se puede llevar a cabo una buena gestión. De modo que en el desarrollo de este
proyecto se busca plantear estrategias que permitan afrontar el desabastecimiento y cumplir
con la demanda de la temporada, suministrando el mercado escolar. Finalmente se estima que
la empresa Encuadernadora S.A. opte por alguna solución aportada y así pueda continuar con
su producción y comercialización de manera normal.
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2 OBJETIVO PRINCIPAL

Plantear ideas para el mejoramiento del proceso de compras y abastecimiento e identificar los
factores de riesgo en el aprovisionamiento de la materia prima para contar en la empresa
Encuadernadora SAS con un plan de acción para la reducción de impacto en el desabastecimiento
de esta, que permita la adquisición de insumos y servicios necesarios en el funcionamiento de la
empresa y atención a la demanda.

2.1 OBJETIVOS SECUNDARIOS

Conocer el proceso de aprovisionamiento identificando los suministros de una empresa o

compañía, planificando de una forma ordenada las estrategias de abastecimiento, evidenciando
los bienes y servicios necesarios para poder tener un análisis claro o un stock de seguridad para
que el proceso en la compañía no se detenga el proceso productivo y poder realizar una
proyección a futuro sobre la adquisición de materia prima y así realizar una compra adecuada
teniendo en cuenta su calidad, su costo y tiempos

Comprender la importancia de las compras y el aprovisionamiento en cualquier compañía, y

la crisis que se puede tener por el incumplimiento de los proveedores, con esto es bueno tener
en cuenta elegir un buen proveedor para un determinado suministro y no llegar a tener una
desventaja con nuestros competidores.

Analizar la importancia del área de compras en una compañía para mantener un adecuado
aprovisionamiento sin tener que llegar a sobre stock ya que esto genera un alza en el
presupuesto de nuestro producto final.
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 Sugerir la búsqueda de proveedores competitivos, que permitan tener opciones a la hora de

momentos críticos.
 Desarrollar un programa o proceso de búsqueda de proveedores con materia prima de
calidad enfocado en la mejor relación calidad-precio.
 Plantear de la mano del área de planeación, producción, compras y comercial un plan de
presupuesto que permita visualizar las ventas o pronósticos de la empresa para conseguir
suministros a tiempo y en el momento preciso de la producción, para garantizar entregar a
tiempo los pedidos y optimizar el inventario de suministro.
 Determinar la problemática y su plan de contingencia en caso de presentarse el
desabastecimiento.

3 JUSTIFICACION

La Logística del aprovisionamiento se ocupa del proceso de adquisición y almacenamiento de

productos que pueden ser materias primas, materiales, partes, piezas, etc., desde los proveedores
hasta el cliente. Dada su importancia existe la necesidad que su diseño sea flexible, sincronizado
con los sistemas de producción, control y reducción de costos.

Dentro de una empresa, las compras y el aprovisionamiento son las actividades que le permiten
adquirir y disponer de los materiales y servicios necesarios en el punto de consumo (usualmente
la línea de fabricación), en la cantidad correcta, en el instante de su consumo, con el menor costo
e inversión total posible, con total seguridad sobre la calidad previamente especificada, y
atendiendo a las expectativas de servicio.

Aprovisionar es una actividad que brinda productos, bienes o servicios para el pleno desarrollo
logístico de la empresa, para ello se requieren tener en cuenta algunas necesidades como:
Planificarlas, Expresarlas, Buscarlas, Adquirirlas y Pagarlas.
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Conociendo la problemática que tiene la compañía “ENCUADERNADORA S.A.” es de suma

urgencia evaluar, identificar y crear las posibles soluciones para que la compañía siga con su
proceso de producción sin afectar sus ventas en la temporada más importante de la empresa.

Las soluciones o medidas establecidas no solo serán de gran importancia para los dueños de la
compañía “ENCUADERNADORA S.A” sino para todo el personal que se, producto del trabajo
realizado en esta fábrica, de igual manera las decisiones tomadas para dar solución a la
problemática planteada serán significativas para las empresas proveedoras de la materia prima y
sus empleados.

4 METODOLOGIA

Identificar problemas causados por incumplimiento en el cual se debe tomar las decisiones más
eficaces en los momentos de crisis como por ejemplo que no se cumplan las fechas acordadas en
la compra y el producto no llegue para la producción en este caso se debe tener en cuenta la gestión
de procesos y recordar que siempre se debe tener un stock de almacenamiento para que esto no
suceda.

Para identificar los problemas y las dificultades presentadas se debe revisar los antecedentes en
que la compañía a realizando análisis sobre desempeño en la productividad y abastecimiento en
los que se hallan visto comprometidos la falta de materias primas para la operación, esto con el fin
de identificar un punto de partida a trabajar sobre los posibles escenarios que se pueden presentar
y en el que la compañía debe tener control bajo los debidos acuerdos de servicios en entregas con
los clientes finales .

La investigación de operaciones es supremamente importante para reconocer si la proyección de

compra es la adecuada y se analiza los costos, la calidad del producto, y el tiempo de llegada de
cada pedido para obtener un abastecimiento adecuado en la compañía o empresa y poder seguir
con el ciclo de pedidos esto se lleva acabo para obtener un control en nuestros inventarios y no
bajarnos del stock mínimo.
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5 DIAGNOSTICO DE LA SITUACION PROBLEMÁTICA

La compra de materiales o materia prima se rige por las proyecciones realizadas a un largo plazo
para poder abastecer la compañía o empresa de la manera más adecuada y poder obtener un eficaz
rendimiento en el proceso productivo.

En este caso se evidencia una falencia cuando los materiales o materia prima necesarios nos llegan
a la compañía, debido a que el negocio ya se ha cerrado quedando con unas fechas establecidas,
por tal motivo la compañía realiza sus análisis contando con un tiempo, cálida, espacios y horarios
en los cuales la compañía planea y proyecta para poder recibir estos pedidos, en este caso la
solución sería de una forma inmediata en lo cual se debe reestablecer sus estrategias de compra y
empezar a buscar estos materiales por otro lado mientras la empresa con la que se negoció responde
por su incumplimiento, de esta forma se debe realizar una compra con eficacia ganando tiempo
revisando los costos y que este materia o la materia prima cumpla con los requerimientos propuesto
por la compañía que comprara..

Además:

1. Hacer una buena investigación sobre la oportunidad para reducir los costos y ayudar a
incrementar los márgenes de la empresa.
2. Análisis de la competencia y sus proveedores con el fin de conocer un poco más el mercado
y ayudar a tener ideas más concretas que ayuden a crecer la empresa.
3. Se puede evaluar hacer una especialización de los productos, para enfocar el servicio,
comunicación y publicidad en los productos de mayor margen, pero no descuidar el
mercado de los otros para lograr estar en todos los segmentos.
4. Convertir sus proveedores en aliados estratégicos para estar alineados con los objetivos del
mercado y ventas de la empresa.
5. Encontrar más proveedores o por lo menos 1 más para el suministro de su principal insumo,
es importante tener otras opciones que ya cumplan los lineamientos de calidad que la
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empresa necesita para poder comprar en el momento que se requiera, sin necesidad de
esperar tiempos de análisis o negociación.
6. Alineamiento de las áreas de la empresa internas para lograr todos trabajar en un mismo
objetivo.

6 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

6.1 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS
Las alternativas construidas para el desarrollo y planteamiento del área de compras de la empresa
ENCUADERNADORA S.A, están enfocadas en un proceso que permita definir las funciones,
procedimientos y tiempos del área de compras para ayudar a mitigar los inconvenientes de los
proveedores que afectan la productividad de la empresa.

El abastecimiento de materias primas e insumos de la ENCUADERNADORA S. deberá estar

apalancado por varios proveedores que ayuden al desarrollo de actividades y atención oportuna a
las necesidades, además una variedad de modalidades de gestión que cumplan las políticas de
calidad y tiempo de la empresa para no parar producción y poder atender a los clientes en los
tiempos ofrecidos.

Los tiempos establecidos deberán ser evaluados y cotizados para minimizar costos y aumentar los
insumos de la ENCUADERNADORA S,A esto para garantizar una producción fija según la
proyección de ventas por semana.

En algunos casos las proyecciones pueden variar puede ser por un incumplimiento de parte del
proveedor con el cual ya se tenía una negociación confirmada, por un aumento de demanda por
parte del cliente, pero para ello se debe mantener un stock de seguridad que supla esta necesidad
y validar con nuestros proveedores estratégicos la posibilidad de la rotación de este inventario,
esto para reabastecer a la ENCUADERNADORA S.A y poder cumplir con la producción
requerida por día, con esto el proveedor si incumplió la entrega de este abastecimiento tendrá
como suplirlo.

Las alternativas estarán enfocadas en:

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 Comprar los insumos y productos de acuerdo con las especificaciones técnicas que
cumplan precio, calidad, fechas de entrega y condiciones necesarias para sacar productos
de excelente calidad.
 Las cantidades deben estar dadas de acuerdo con los pronósticos de ventas y los niveles de
demanda.
 El proceso de compras es responsable de asegurar los productos o insumos, el material, las
unidades de medida solicitadas y que el proveedor haga entrega en el lugar que se requiere,
 Las compras también deben tener unas condiciones de descuentos por volumen que ayuden
a mitigar gastos y mejorar margen de los productos.
 El área de compras deberá tener un anexo a los acuerdos de servicios el cual especifique
tiempos de respuesta y entrega de los proveedores conociendo niveles de existencia,
sistemas de inventarios y tiempos de respuesta enfocados a los niveles de servicio.
 El flujo de la demanda y pronósticos de ventas determinaran los tiempos de entrega y
cuando se deben hacer las compras para el abastecimiento.
 La búsqueda constante de mejores proveedores y mejor calidad para un registro y
evaluación coherente.
 Establecer un stock de seguridad el cual rote bajo un acuerdo de reabastecimiento con los
proveedores.

6.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN

 Negociación de precios:
Para la negociación de costos se realiza un presupuesto anual el cual esta basado en la
proyección de ventas y consumo de materias para producción, con esto se establece un
rango de porcentaje para la negociación de precios y sostenibilidad de proveedores.
 Calidad
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Las materias primas deben estar bajo las normas de calidad descritas para la necesidad de
la compañía y cumplir con el respaldo de garantía para evitar el sobre costo de compra de
material por mala calidad y así tampoco afectar el producto final.
 Fechas de entrega
Los compromisos de entrega por parte de los proveedores estarán definidos desde el
acuerdo de servicio el cual se pacta ya sea una vez generada y enviada la necesidad al
proveedor sea por una orden de compra o servicio, o si se define un cronograma de entregas
en el cual se establecen las condiciones de entrega, cantidades según proyección de
producción estarán estipuladas bajo el mismo acuerdo de servicios.
 Modalidades de entrega
Se debe definir si se aceptan las entregas parciales o totales según sea la necesidad o
tiempos de entrega acordados, manejar cronogramas recepción para garantizar el descargue
de insumos según el almacenamiento, tener sellos de seguridad propios enumerados para
evitar posibles desfalcos o perdidas de insumos.
 Formas, tiempo y acuerdos de pago
Se establece que los pagos se realizaran de acuerdo con las políticas de la compañía y/o se
accede a un acuerdo de pago diferente siempre y cuando este sea bajo el crédito mínimo
de 30 después de radicada la factura de venta, la cual será recibida una vez sea entregada
la totalidad del material Por orden de compra o cronograma.
Se establece una posible reducción de costos por pronto pago siempre y cuando la
compañía cuente con la disponibilidad de realizar el pago de lo contrario no será causal
para afectación de entregas.
 Opciones de pruebas de campo o muestras del producto o insumo para comparar
productividad y calidad.
El respaldo de las materias primas se verá reflejado bajo calificación la cual será dada de
manera cuantitativa exponiendo el material a adquirir con aspectos como respaldo de
marca, recomendaciones de otros clientes del proveedor y relación con el producto fina
propio.
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 Calidad de entrega.
La administración de normas de embalaje para la mejor recepción y utilización del insumo
y la presentación para a manejabilidad y necesidad que se requiere de la materia prima.
 Posibilidades de entrega con administración de transporte, entrega en otras plantas o
centros de distribución de acuerdo con la necesidad.
 Centros de distribuciones cercanos a la ENCUADERNADORA S. para tener un
abastecimiento rápido y constante.
7 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES A REALIZAR
Debatir problemas o situaciones presentadas a través del tiempo en la compañía, realizando
análisis sobre desempeños de la productividad, calidad y costos visualizando a futuro una
proyección para poder suministrar a la compañía aplicando los conocimientos y modelos de
gestión tomando decisiones de la forma más asertiva, eficaz y rápida
Identificar problemas causados por incumplimiento en el cual se debe tomar las decisiones más
eficaces en los momentos de crisis como por ejemplo que no se cumplan las fechas acordadas
en la compra y el producto no llegue para la producción en este caso se debe tener en cuenta
la gestión de procesos y recordar que siempre se debe tener un stock de almacenamiento para
que esto no suceda.
La investigación de operaciones es supremamente importante para reconocer si la proyección
de compra es la adecuada y se analiza los costos, la calidad del producto, y el tiempo de llegada
de cada pedido para obtener un abastecimiento adecuado en la compañía o empresa y poder
seguir con el ciclo de pedidos esto se lleva acabo para obtener un control en nuestros
inventarios y no bajarnos del stock mínimo.
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8 CONCLUSIONES DEL PROYECTO

La encuadernadora S.A tiene como fin brindar la mejor calidad en cada uno de sus productos,
satisfaciendo las necesidades de sus clientes de una forma rápida e impecable, cumpliendo con sus
tiempos establecidos al mejor costo, siendo accesible para cualquier tipo de persona no solo
mayoritarios, ofreciendo de igual manera centros de distribuciones cercanos a las avenidas
principales para tener un mayor acceso a los puntos de venta así disminuyendo costos viales y
obteniendo un mayor abastecimiento de material, ofreciendo siempre el mejor trato, la mejor
atención y servicio para obtener más pedidos y menos quejas y reclamos.
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