Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática

CURSO
Análisis de Sistemas
TEMA
“Las Organizaciones y los Sistemas de información, la gestión de un Proyecto de Desarrollo
de un Sistema de Información”
PROFESOR
Prof. Mg. Ing. Ernesto Cancho-Rodríguez
INTEGRANTES

- Tacca Moran Jean Franco 14200040

- Najarro Rojas Jair 14200104
- Zea Asto,Sol
- Moreno Tito,Gustavo
- Sarmiento Caceres,Allen
INTRODUCCIÓN
Las organizaciones están considerando el tema de los Sistemas de Información como factor clave
para lograr competitividad. Se están realizando grandes inversiones para su construcción e
implantación, de manera eficiente, efectiva y con niveles de calidad pertinentes.
Los sistemas de información, conjunto de componentes software, hardware, base de datos,
procedimientos y personal, proveen la información, requerida por las organizaciones para apoyar
las actividades de toma de decisión y controlar las operaciones del día a día. Esta información debe
transmitirse a todos los niveles de la organización, de manera oportuna y confiable.
El proceso de construcción e implantación de sistemas de información implica esfuerzo conjunto
de desarrolladores y clientes-usuarios, quienes realizan una serie de actividades, agrupadas en
fases, conocida como “Proceso de desarrollo”, conducente a obtener un sistema de calidad que
satisfaga las necesidades de información de los clientes-usuarios.
En general, las primeras actividades del proceso de desarrollo están relacionadas con el análisis
de sistemas y la especificación de requerimientos del software. El propósito del análisis de
sistemas es definir el papel de cada componente del sistema de información y asignar al software
el ámbito que le corresponde desempeñar. Durante la actividad de especificación de
requerimientos del software, se detalla el ámbito de funcionalidad del software, de tal manera que
cubra la totalidad de necesidades de los usuarios.
La literatura especializada establece que el éxito de un proyecto de desarrollo de sistemas
depende, en gran medida, de realizar bien el análisis de sistemas y especificación de
requerimientos del software; por lo que es de gran relevancia, para la formación de profesionales
del campo de desarrollo de Sistemas de Información, el dominio de métodos, técnicas y
herramientas que permitan afrontar con éxito estas actividades.
1. Organización y procesos de negocios
Los profesionales responsables de automatizar las actividades de una organización deben
comprender los procesos de negocio que ésta realiza a fin de identificar aquellas actividades
manuales que serán reemplazas por sistemas software.
En esta lección se revisa aspectos básicos de una organización y del enfoque basado en
procesos de negocios en la estructura de sus actividades.

1.1 Organización

1.1.1 ¿Qué es una organización?

Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua, una organización es una
asociación de personas reguladas por un conjunto de normas en función de determinados
fines.
Se puede considerar que una organización es un sistema compuesto por un conjunto de
personas, actividades y recursos, distribuidas de alguna forma (generalmente en
departamentos o funciones) con arreglo a ciertas reglas de división del trabajo y
comunicación que interactúan para producir bienes o servicios (Figura 1.1).

Figura 1.1 Componentes de una organización

Reglas

Entradas ACTIVIDADES Bienes/Servicios

Personas/Recursos

Las personas representan el recurso más importante de la organización, juegan distintos

roles o responsabilidades cuando realizan las diversas actividades requeridas para cumplir los
objetivos de la organización.
Las actividades o tareas son las acciones que en conjunto transforman las entradas en bienes
o servicios, se distinguen actividades operativas (realizadas por los obreros o empleados)
y actividades de toma de decisión (realizadas por los gerentes).
Los recursos pueden ser dinero, materiales, maquinaria, infraestructura, tecnología que sirve
de soporte para realizar las actividades.
Las reglas están dadas por las políticas, normas y procedimientos que rigen el desarrollo de
las actividades y uso de los recursos.

1.1.2 Estructura organizacional

La estructura organizacional representa la forma en que las personas, actividades y recursos
se organizan según ciertas reglas. Se han establecido diversos modelos o enfoques para la
estructura de una organización; sin embargo, para el propósito de este texto se pueden
considerar dos enfoques: Estructura Funcional y Estructura por Procesos.

Estructura funcional
En la estructura con enfoque funcional las actividades se organizan verticalmente, en áreas
funcionales, de forma altamente jerárquica, con ámbitos de control muy limitados y rígidos
(figura 1.2).
Cada función busca optimizar sus propias tareas, inclusive a costa del rendimiento de global
de la organización. Su foco de análisis es la tarea o función, su objetivo es la optimización de
las tareas, se orienta al interior de la organización, tiene una visión fragmentada.

Figura 1.2 Estructura funcional

Gerencia
General

Investigación Producción Finanzas Ventas

y
Desarrollo

Estructura por procesos

En la estructura con enfoque por procesos las actividades se organizan de manera horizontal,
facilitando la reunificación de actividades fragmentadas (figura 1.3).
Se percibe las actividades como procesos que rompen las barreras funcionales por medio de
los cuales se producen los productos y servicios, notándose las relaciones con el cliente. Se
busca satisfacer al cliente, considerando el producto y el flujo de trabajo. Su foco de análisis
es el proceso, su objetivo es la mejora de los procesos, se orienta esencialmente al cliente y
tiene una visión global.
 Figura 1.3 Organización por procesos

Gerencia
General

Proceso de negocio (Flujo de actividades)

Proceso de negocio (Flujo de actividades)

Proceso de negocio (Flujo de actividades)

1.1.3 Niveles Organizacionales

Los roles que las personas desempeñan en la organización se pueden agrupar en diversos
niveles organizacionales. Podemos considerar niveles relacionados con la toma de
decisiones, que agrupa a los gerentes, y nivel de operaciones, agrupa a empleados, obreros,
etc., que realizan actividades rutinarias, sin responsabilidad de toma de decisiones.
Se suele utilizar un modelo de pirámide organizacional para representar los niveles
organizacionales relacionados con la toma de decisiones. En la figura 1.4 se visualiza cuatro
niveles: Estratégico, Administrativo, de Conocimiento y Operativo (Laudon, 2004).
Figura 1.4 Pirámide organizacional

Nivel Directores
Estratégico

Nivel Gerentes de
Administrativo Nivel Medio

Nivel de Trabajadores
Conocimient del
o Conocimient
o

Nivel Gerentes
Operativo Operativos
En esta pirámide podríamos agregar, debajo de su base, un bloque grande para representar
las actividades operacionales o rutinarias que tienen poca tarea de toma de decisiones.
Nivel estratégico
En el nivel estratégico, se realizan actividades relacionadas con toma de decisiones de
asuntos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como el entorno
externo; por ejemplo, se tratan asuntos como determinar los productos a elaborar dentro de
cinco años o determinar los niveles de empleo dentro de cinco años. Se puede incluir a
Directores, Gerente General, Gerentes de División.

Nivel administrativo
En el nivel administrativo, se realizan actividades de supervisión, control y toma de
decisiones de aspectos tácticos en el mediano plazo; por ejemplo, se tratan asuntos de
exceso de presupuestos en un periodo o control del rendimiento. Se incluye a los
gerentes de nivel medio, como gerente de áreas: Gerente de Ventas, Gerente de
Recursos Humanos, Gerente de una Agencia o Sucursal.

Nivel de conocimiento
En el nivel de conocimiento, se realizan actividades relacionadas con la investigación y
desarrollo para generar nuevas oportunidades de negocio o controlar el flujo de trabajo de
oficina. Las personas que realizan este tipo de actividades son los trabajadores de
conocimientos. Se incluye a Analistas de Financieros, Expertos en Marketing,
Investigadores.

Nivel operativo
En el nivel operativo, se realizan actividades de seguimiento y control de las tareas realizadas
por el personal operacional, empleados, obreros, quienes realizan transacciones
elementales de la organización como ventas, depósitos en efectivo, nóminas. Se toman
decisiones de corto plazo, por ejemplo, reabastecimiento de stock de inventarios, otorgar
préstamos bancarios, entre otros. Se incluye a los gerentes operativos: Jefe de Sección de
fabricación, Jefe de Cajeros.

Este modelo de pirámide permite, a quienes desarrollan sistemas de información, visualizar

el alcance de información requerido por cada nivel; así, en el nivel de gestión operativo, la
información detallada es necesaria; mientras que, en el nivel estratégico, conviene
proporcionar resúmenes.
1.2 Procesos de negocio

1.2.1 ¿Qué es un proceso de negocio?

“Un proceso de negocio es un orden especifico de actividades a través del tiempo y lugar,
con un comienzo y un fin, inputs y outputs: una estructura para la acción” (Davenport,
1996).
“Un proceso de negocio es un conjunto de actividades que toman uno o más tipos de inputs
y crean un output que es de valor para un cliente” (Hammer, 1993).
Mediante los procesos de negocio se organizan y coordinan las actividades en función al
cliente elaborando productos y servicios de valor.
Muchos procesos de negocios trascienden las áreas funcionales tradicionales; por ejemplo,
en muchas compañías el proceso de ejecución de un pedido requiere la cooperación entre
la función de ventas, contabilidad y manufactura. En ventas se recibe el pedido y se inicia
su trámite; en contabilidad se verifica el crédito y se factura el pedido) y en manufactura se
produce y envía el pedido (figura 1.5).
Figura 1.5 Proceso de ejecución de un pedido

VENTAS CONTABILIDAD MANUFACTURA

Recibir Verificar Producir
. pedido Crédito pedido

Iniciar Facturar Enviar

tramite pedido pedido

Algunos ejemplos de proceso de negocios son: Proceso de Admisión, Proceso de Matrícula,

Proceso de Contratación de Personal, Proceso de Formulación del Plan Anual de Desarrollo.

1.2.2 Clases de procesos de negocio

Los procesos de negocios se pueden clasificar en: Principales, de Soporte y de Gestión.
Los Procesos Principales o Sustantivos son aquellos que están ligados directamente con la
realización del producto y la prestación del servicio para el Cliente. Son los procesos de línea,
hacen realidad la misión de la organización.
Ejemplos:
VENDER PRODUCTO GESTIONAR PEDIDO

Mediantes estos dos procesos el cliente interactúa con la organización. El proceso Vender
Producto permite al cliente recibir de la organización el producto requerido. El proceso
Gestionar Pedido permite al cliente solicitar el pedido de bienes /servicios requerido.
Los Procesos de Soporte son aquellos que proporcionan apoyo a los procesos principales o
sustantivos. Usualmente están relacionados con la gestión de recursos.
Ejemplos:

DESARRROLLO DE INVESTIGACIÓN DE
PERSONAL MERCADO

En estos dos procesos no hay agente externo, cliente, proveedor, etc., que interactúe con
la organización. Son procesos que apoyan a los procesos principales.
Los Procesos de Gestión son aquellos que están vinculados al ámbito de las
responsabilidades de la dirección. Se relacionan con actividades de planificación y control.
Ejemplos:
PLANIFICACIÓN REVISIÓN

Estos dos procesos son realizados por los niveles gerenciales, no hay interacción entre algún
agente externo con la organización. Son proceso que refleja tareas gerenciales..

1.2.3 ¿Cómo se describe un proceso de negocio?

Un proceso de negocio se puede describir de manera textual o gráfica. Se han propuestos
diversos formatos para describir un proceso, pero los ítems básicos incluyen: la entrada, las
actividades, quién o quiénes realizan las actividades, los recursos que se utilizan, las reglas
que rigen el flujo de actividades y la salida.
A continuación se muestra un ejemplo textual de descripción de un proceso de Registro de
Pedido para una empresa de fabricación:

1. El cliente envía una orden de pedido, por teléfono, por fax o por correo, al Dpto.
Comercial. El pedido debe incluir la fecha de solicitud, datos del cliente y
productos solicitados.
2. Un empleado del departamento comercial revisa el pedido (completándolo, si es
necesario), y comienza su procesamiento enviándolo al jefe técnico, que está
encargado de su análisis.
3. El jefe técnico analiza la viabilidad de cada producto del pedido por separado. Si el
producto pedido está en el catálogo, su fabricación es aceptada. En caso contrario,
es considerado un producto especial, y el jefe técnico estudia su producción:
Si es viable, la fabricación del producto especial es aceptada; Si no es viable, el
producto especial no será fabricado.
4. Una vez estudiado el pedido completo, el jefe técnico informa al departamento
comercial de la aceptación o rechazo de cada producto pedido; Si todos los
productos de un pedido han sido aceptados, se crea una orden de trabajo para cada
producto, a partir de una plantilla de fabricación (la estándar si el producto estaba
catalogado, o una nueva, específicamente diseñada para el producto, si éste no
estaba en el catálogo). Cada orden de trabajo es enviada al jefe de producción, y
queda pendiente de su lanzamiento.
5. El comercial comunica al cliente el resultado final del análisis de su pedido.
En la figura 1.6, se describe el proceso de Registrar Pedido de manera grafica, usando la
técnica de Diagrama de Actividades de UML y modelado con la herramienta Rational Rose
de IBM.
Figura 1.6 Descripción Grafica del Proceso Registro de Pedido

Existen diversas técnicas y herramientas para describir, de manera gráfica, un proceso de

negocio. Dependerá del profesional responsable, elegir aquella que se adapte mejor a las
necesidades de la organización a la que brinda sus servicios.
 2. Sistemas de información
Las organizaciones requieren de información para apoyar las actividades de toma de
decisión y controlar las operaciones del día a día. La información se transmite en todos los
niveles de la organización a través de los sistemas de información.
En esta lección se brinda, a modo introductorio, los conceptos relacionados a los sistemas de
información, los componentes y tipos de sistemas de información.

2.1 Concepto de Dato, Información y Conocimiento

Desde años atrás se reconoce que la información es un recurso valioso en las organizaciones.
Los gerentes, empleados y todos aquellos que integran una organización la utilizan. Con
frecuencia los empleados usan datos detallados para sus actividades de tipo operacional, los
gerentes manejan información sumaria para tomar decisiones.
En muchas ocasiones se utilizan los términos datos e información como sinónimos, pero son
términos que tiene distinto significado.
Datos
Los datos son registros de hechos observables no procesados que no tienen significado. En
la figura 2.1 se aprecia algunos ejemplos de datos.
Figura 2.1 Datos

Zapatos 1200
José Quispe

456789 S/100

Información
La información es un conjunto de hechos agrupados para algún propósito en particular.
Son datos procesados que tienen significado.
Por ejemplo, agrupando y organizando los datos mostrados en la figura 2.1:Zapato, José
Quispe, 456789, 1200 y S/100, tenemos que se refieren a una factura (figura 2.2).
Figura 2.2 Información
Comercial “Vende Barato S.A”
Factura Nro 456789
Cliente: José Quispe
Detalle
Nro. Producto Cantidad Precio
01 Zapatos 1200 S/100
Se puede afirmar que los datos son la materia prima para producir información. Entonces, en
las organizaciones se procesan datos para obtener información.
En base a la información se adquiere conocimiento. Actualmente, se considera al
conocimiento como el recurso más preciado, por ello se habla de gestión del conocimiento
en las organizaciones.

Conocimiento
El conocimiento es la información conectada a decisiones, procesos y acciones capaces de
aplicar esa información.
Para explicar la diferencia entre información y conocimiento, considere una receta de
preparación de una torta. Las instrucciones e ingredientes indicados en la receta vendrían a
ser información, al igual que el libro de receta es información. Esta información se convierte
en conocimiento cuando, una persona elabora una torta siguiendo las instrucciones y
utilizando los ingredientes indicados en la receta. En otras palabras, cuando la información
se lleva a la acción se convierte en conocimiento.
Desde una perspectiva de niveles se puede considerar que "El nivel más bajo de los hechos
conocidos son los datos. Los datos no tienen un significado intrínseco. Deben ser ordenados,
agrupados, analizados e interpretados. Cuando los datos son procesados de esta manera, se
convierten en información. La información tiene una esencia y un propósito. Cuando la
información es utilizada y puesta en el contexto o marco de referencia de una persona, se
transforma en conocimiento. El conocimiento es la combinación de información, contexto y
experiencia”. (Harris, 1996).
La figura 2.3 trata de explicar las diferencias entre datos, información y conocimiento desde
una perspectiva de niveles.
Figura 2.3 Dato, Información Y conocimiento

CONOCIMIENTO
Información conectada a
decisiones, procesos y
INFORMACIÓN acciones capacea de aplicar
esa información
Hechos agrupados
para un propósito
DATO

Colección de hechos

Fuente: (Adaptado de Harris, 1996)

2.2 ¿Qué es Sistema de información?

“Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que
permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de
decisiones y el control en una institución. Los sistemas de información pueden contener
datos acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro de la institución y el entorno
que la rodea” (Laudon, 2004).
Un sistema de información recibe y procesa los datos de manera eficaz, sin errores,
evalúa la calidad de los datos de entrada, almacena los datos de modo que estén
disponibles cuando el usuario lo crea conveniente, elimina la información poco útil
evitando redundancias, brinda seguridad evitando la perdida de información o la
intrusión de personal no autorizado o agentes externo a la compañía y genera información
de salida, en el momento oportuno, y útil para los usuarios, ayudando en el proceso de toma
de decisiones.
Se suele confundir el concepto de sistemas de información con la computadora y los
programas informáticos. Una organización puede adquirir nuevas computadoras, instalar
redes, desarrollar páginas Web, etc., pero ello no significa que se implemente sistema de
información. El significado del término sistema de información abarca más que los
elementos computacionales, incluye, también, el modo de organizar dichos elementos, la
forma de usarlos y los roles que desempeñan las personas en su explotación para obtener la
información que apoye las actividades de la empresa.

2.3 Componentes de un Sistema de información

Se puede considerar que los componentes de un sistema de información son: el
hardware, el software, la base de datos, los procedimientos y el personal. Estos elementos
interactúan entre sí para lograr el objetivo del: proveer información para apoyar a la empresa
(figura 2.4).
Figura 2.4 Componentes de un Sistema de Información

Hardware

Personas
Software

Sistema de
Información

Procedimiento Dato/información

El hardware corresponde al elemento físico del sistema de información incluye las redes
computacionales y de telecomunicaciones. El software corresponde a los programas de
aplicación. La base de datos representa el almacén de los datos e información requerida por
la empresa, las personas puede ser los usuarios finales y el personal de tecnología de
información. Los procedimientos establecen las reglas y normas del uso del sistema de
información
2.4 Tipos de sistemas de información
De acuerdo con los intereses, especialidades y niveles en una organización, se pueden
identificar los siguientes tipos de sistemas de información (Laudon, 2006): de nivel
operativo, de nivel del conocimiento, de nivel administrativo y de nivel estratégico.
Los sistemas de información de nivel operativo apoyan a los gerentes operativos en el control
de actividades y transacciones elementales de la organización, por ejemplo: ventas,
ingresos, depósitos en efectivo, nomina, decisiones de crédito y flujo de materiales en una
fábrica. Responden a preguntas de rutina y siguen el flujo de transacciones a través de la
organización. Por ejemplo, ¿Cuántas partes hay en inventario? ¿Qué pasó con el pago del
señor Gutiérrez?
Los sistemas de información de nivel del conocimiento apoyan a los trabajadores del
conocimiento de datos de una organización. Su objetivo es ayudar a las empresas
comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a
controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas están entre las aplicaciones
de crecimiento más rápidas en los negocios actuales.
Los sistemas de información de nivel administrativo apoyan a las actividades de supervisión,
control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La
pregunta principal que plantean estos sistemas es: ¿Van bien las cosas? Por lo general, este
tipo de sistemas proporcionan informes periódicos más que información instantánea de
operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones
menos estructuradas para las cuales los requisitos de información no siempre son claros.
Los sistemas de información de nivel estratégico apoyan a los directores a enfrentar y
resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el
entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entorno externo con la
capacidad organizacional existente.
Según la función que desempeñan o el tipo de usuario final del mismo, se pueden clasificar
en (Laudon, 2006): Sistema de procesamiento de transacciones, Sistemas de información
gerencia, Sistema de soporte a la toma de decisiones, Sistemas de información ejecutiva,
Sistemas de automatización de oficinas, Sistemas expertos y Sistemas de Planificación de
Recursos Empresariales.
Sistema de procesamiento de transacciones (Transaction Process System- TPS) son aquellos
que permiten gestionar la información referente a las transacciones producidas en una
empresa u organización.
Sistema de información gerencial (Management Information System - MIS) son aquellos
orientados a solucionar problemas empresariales en general.
Sistema de soporte a decisiones (Decision Suport System - DSS) son aquellas que sirve de
herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de
apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistema de información ejecutiva (Executive Information System - EIS) son aquellas
herramientas orientadas a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de
las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a
la misma.
Sistema de automatización de oficinas (Office Automation System - OAS) son aplicaciones
destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.
Sistemas expertos (Expert System - SE) emulan el comportamiento de un experto en un
dominio concreto.
Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (Enterprise Resource Planning -
ERP) integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

Todos estos sistemas de información a su vez podrían analizarse según las diferentes áreas
de la empresa: ventas y mercadotecnia, manufactura y producción, finanzas, contabilidad y
recursos humanos. Para cada una de estas áreas existe un conjunto especifico de
aplicaciones informáticas y equipos, los cuales han de estar coordinados entre si. Si ello no se
realizara, una empresa tendrá problemas de intercambio de datos entre las diferentes áreas,
aparecerá la existencia de redundancia de datos y la existencia de ineficiencias e incrementos
de costes de comunicación.
 BIBLIOGRAFIA

1 Davenport, Thomas (1996). Innovación de Procesos: Reingeniería del trabajo a través

de la tecnología de la información. España. Díaz Santos.

2 Jacobson, I., Booch, G. y Rumbaugh, J. (2000), El Proceso Unificado de Desarrollo de

Software.Madrid. Pearson Educación S.A.