MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

ÁREA DE COMPRAS DE MERCANCIA

APLICADA A LA DISTRIBUIDORA MAS
DULCE

MIGUEL ANGEL BELLO ARMENTA

CRISTIAN HERNANDEZ LOBO
LILIANA YANNETH MACANA LEMUS
LAURA MILENA TRIGOS BACCA

YINA PAOLA ORTEGA SANTIAGO

INGENIERIA AGROINDUSTRIAL

UNIVERSIDAD POPULAR DEL CESAR SECCIONAL AGUACHICA

DEPARTAMETO DE INGENIERIA Y TECNOLOGIA
INGENERIA AGROINDUSTRIAL
AGUACHICA-CESAR
2019
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
ÁREA DE COMPRAS DE MERCANCÍA
APLICADA A LA DISTRIBUIDORA MAS
DULCE

APROBADO POR:
LAUDITH BACCA PEREZ
PROPIETARIA
 INTRODUCCION

Para la Distribuidora y comercializadora MAS DULCES se implementara un

manual de procedimientos para su proceso de compras es de gran importancia
para su crecimiento y desarrollo día a día. El manual permitirá llevar un mejor
control de cada una de las actividades realizadas por el personal.

El manual de procedimientos proporcionará fortaleza administrativa a la

Distribuidora y comercializadora MÁS DULCES y brindará las herramientas
necesarias para que actividades relacionadas a la compra de mercadería sean
más efectivas y la relación con su principal proveedor se mantenga.

El manual de procedimientos estará sujeto a los cambios que se realicen en un

futuro en la distribuidora para mejoramiento de sus actividades diarias.
 OBJETIVO GENERAL

Optimizar el proceso de compra de la distribuidora, mediante un proceso lógico

de competencia y con la documentación necesario de precios y productos de
proveedores para obtener excelentes resultados.
 MISIÓN
Somos unas empresas dedicada a la distribución y comercialización de productos
referentes a la dulcería tradicional, artesanal, galletería y mecatearía. Satisfaciendo las
necesidades del cliente a través de la calidad de nuestros productos con atributos de
confianza y servicio.

VISIÓN
Para el 2023 la distribuidora Max dulce estará posicionada como la mayor empresa de
distribución de dulcería tradicional, artesanal, galletería y mecatearía de la región. Siendo
la primera opción de compra entre los clientes con énfasis de mejora continua.
 POLÍTICAS DE COMPRA DE LA EMPRESA MÁS DULCE

Somos una empresa comprometida con el fin de brindar un servicio de

excelencia, oportuno y con calidad a nuestros clientes. Está es una actividad
muy importante dentro la organización en donde se debe gestionar de la mejor
manera para la obtención del mejor producto, que la calidad sea la establecida
en la negociación, que el precio sea el correcto, que la entrega sea realizada en
tiempo y forma. La actividad de comprar está relacionada con el proceso la
localización y la selección de los proveedores, la adquisición de los productos,
las negociaciones sobre el precio, el seguimiento de todo el proceso y las
condiciones de pago.

Las pautas que deben seguir las políticas de compras son las siguientes:

• Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa

• Evitar la duplicación de pedidos y evitar tener productos obsoletos
para malas gestiones de compras
• Mantener los niveles de calidad de los productos
• Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
• Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
• Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
• Realizar visitas periódicas a la competencia
• Negociar descuentos y condiciones de pago
• Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
• Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se
compra
• Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas
• Renegociar los servicios que prestan los proveedores
• Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra
la empresa
AREA QUE PARTCIPAN EN LA COMPRA
DE MERCANCIA
 RECOPILACIÓN DE INFORMACION

PROVEEDORES PRODUCTOS

Fritomix Troci
papas surtidas
ajonjolí
MANJARES DEL CARIBE maní turrón
madurito
DON MARTIN Galletas pólvoras

MG Jaleas
Muu roja,
Muu azul
Muu rosada
COLOMBINAS Max coco
Craqueña
DON ANTONIO Cocada
Almendra
Siete cuero
Chupeta
Tabaco
Pamelita
Deditos
Bombum 200
Club social
Chichles hams
Tumix
YOLIS Mix
Menta
Barrilete
Bombo bum de 100
Lokiño
Besitos
Bola surtidas

NUMERO DE RUTAS NUMERO DE TIENDAS

7 110
NOMBRE DE LA EMPRESA: Más Dulces

LOGOTIPO:

Objetivo
Establecer los procedimientos que se deben seguir para el proceso de compra
y pago de la mercadería garantizando el cumplimiento de las políticas de la
empresa.
Responsabilidades

Bodega
Responsable de: Realizar toma física de inventario
Elaborar orden
de pedido
Recibir la
mercadería

financiero
Responsable de: Revisar el informe de toma física
Aprobar la orden de pedido
Emitir la orden de compra de la
mercadería Aprobar el pago al
proveedor

Proveedor
Responsable de: Despachar la mercadería solicitada

Contabilidad
Responsable de: Observar la toma física (semanalmente)
Ingresar manualmente las facturas de
compra

Elaborar por escrito la devolución de

mercancía
Cancelar las cuentas por pagar al
proveedor
DESCRIPCIONES

1. La toma física de inventario

La toma física de mercancía en bodegas se realiza todos los días jueves en la
tarde, para, tener el stock de inventario en bodega.
La toma física la realiza la persona encargada en bodega con la observación
del propietario (semanalmente), llevando el reporte numerado del stock de la
mercancía.

2. La elaboración de la Orden de Pedido

Se toma como referencia el reporte de la toma física para elaborar orden de
pedido, numerada de la mercancía necesaria para las ventas de la semana.

3. la recepción de mercancía
Verificar las cantidades de productos recibidos e identificar mercancía no
despachada, dañada o en mal estado
Elaborar informe de recepción de mercancía con las novedades presentadas,
entregándolo al propietario.

4. orden de pedido y emisión de orden de compra

La orden de pedio es realizada por el propietario, el cual, es emitida por vía
telefónica a cada uno de los proveedores

5. Refiérase al despacho de la mercadería

Los proveedores despachan la mercancía, solicitada mediante las órdenes de
pedido, normalmente los días martes, jueves y sábados.
La mercancía entregada por el proveedor es revisada por la persona encargada
en bodega
6. ingreso de factura
Se archiva la factura en el sistema de manejo de información en la
distribuidora.
7. devolución de mercadería
Con el informe de recepción de mercancía el departamento contable registra
internamente una devolución por los productos no despachados o en mal
estados, con el objetivo de mantener el stock de inventario.
 8. pago del principal proveedor
Las formas de pago a los proveedores de los días martes, jueves y viernes se
les consigna en la cuenta correspondientes ya se antes o después de haber
recibido la mercancía.

CUADRO 1: flujograma de la recopilación de información

BODEGA FINANCIERO PROVEEDOR CONTABILIDAD

INICIO

REALIZAR TOMA
FISICA DE

INFORME DE TOMA
ELABORAR INFORME FISICA
DE TOMA FISICA INFORME DE TOMA
FISICA

ELABORAR ORDEN APROBACION RECIBIR EL PEDIDO

DE PEDIDO ORDEN DE PEDIDO Y FACTURA FACTURA

RECIBE MERCANCIA INFORME DE

DESPACHAN PEDIDO
RECEPCION DE
MERCANCIA

REISION DE LA
MERCANIA RECIBIDA

ELABORACION DE
INFORME RECEPCINON
DE MERCACIA

INFORME DE
MERCANCIA
FALTANTE
 SIMBOLO SIGNIFICADO
Se utiliza para representar el inicio o el
fin de un algoritmo. También puede
INICIO/FIN representar una parada o una interrupción
programada que sea necesaria realizar en
un programa.

Se utiliza para un proceso determinado,

es el que se utiliza comúnmente para
PROCESO representar una instrucción, o cualquier
tipo de operación que origine un cambio
de valor.
Es utilizado para representar la salida de
DOCUMENTOS Documento información por medio de
papeles impresos.
 BIBLIOGRAFIA

Falques león Beatriz Erika, paredes hidalgo Annabel Evelyn. Diseños de los
manuales de procedimientos para las áreas de compras y ventas de mercaderías
de la distribuidora A.J. universidad politécnica salesiana, sede Guayaquil.2012.

Mantilla Samuel. Control interno informe coso. Editorial kimprees Ltda.ecoe

ediciones.2010