Libro de Compras y Servicios

En el libro de compras y servicios recibidos deben registrarse, en orden cronológico

y en forma separada, las compras o importaciones de bienes y adquisición de
servicios que se vinculen a operaciones de ventas locales, de exportación y a
personas exentas, conforme lo establecen los artículos 25 y 26 del presente
reglamento y con los datos mínimos siguientes:
Serie, número y fecha de las facturas, notas de débito o de crédito, declaración
aduanera de importación, escrituras públicas o facturas especiales, que respalden
las adquisiciones de bienes y servicios.
NIT y nombre completo del vendedor o prestador del servicio, en caso de facturas
especiales. Si el vendedor no tuviere NIT, se consignará el número de cédula de
vecindad.
Precio neto (sin incluir el impuesto), conforme a la separación efectuada de las
compras e importaciones de bienes y de la adquisición de los servicios de acuerdo
a cada una de las actividades de ventas realizadas.
IVA (crédito fiscal) conforme a la separación efectuada de las compras e
importaciones de bienes y de la adquisición de los servicios de acuerdo a cada una
de las actividades de ventas realizadas.
Al finalizar cada período mensual, deberán efectuar un resumen en el libro de
compras y servicios recibidos, separando las compras e importaciones de bienes y
adquisición de servicios que correspondan a operaciones de ventas locales, de
exportación y a personas exentas.
Libro de Ventas
En el libro de ventas y de servicios prestados, deben registrarse, en el orden
cronológico y como mínimo, los datos siguientes:
Serie, número y fecha de la factura, nota de débito, nota de crédito, que respalden
las ventas efectuadas y los servicios prestados.
NIT y nombre completo del comprador.
Valor total de las exportaciones y de las ventas exentas.
Precio neto (sin incluir el impuesto), de las ventas de bienes y de los servicios
prestados. IVA (débito fiscal), correspondiente a las ventas y las prestaciones de
servicios.
Si el contribuyente consolida sus ventas diarias debe utilizar un renglón para cada
tipo de documento, indicando el primer número y serie, si la hay, y el último del tipo
de documento emitido de que se trate, en cuyo caso no es necesario completar el
numeral 2 anterior.
Libro de Bancos
Es un libro de rayado especial, en el cual se debe registran todas las operaciones
que realizan las empresas, con la entidad bancaria en la cual se mantiene su cuenta
corriente. Desde el punto de vista legal es un libro voluntario y desde el punto de
vista técnico-contable se le considera como un libro auxiliar. Las entidades pueden
llevar varios libros bancos, en todo caso, es por cada una de las cuentas corrientes
que maneja. Lo más común es llevar dos libros bancos, uno en moneda nacional y
otro en moneda extranjera.
Su importancia radica, en que mediante este libro, se ejerce un mejor control delas
operaciones bancarias en las empresas lo referente a entregas o depósitos, retiros,
emisión de notas de cargo, notas de abono o cualquier otra operación que signifique
aumentar o disminuir el saldo de la cuenta corriente de la entidad. El mejor control
ejercido sobre las operaciones bancarias, es un elemento que facilita la optimización
de los recursos financieros de la entidad y por ende facilitan la administración eficaz
que viene a ser el objetivo final. El libro bancos, al igual que todo libro auxiliar, se
relaciona con los otros libros. Por ejemplo cuando se trata de pagos a proveedores,
la relación con el libro de caja, con el auxiliar de proveedores% cuando se trata de
cobros a clientes, la relación esta con el libro caja, con el auxiliar de clientes.
Inventario
Los inventarios son bienes reales y concretos, es decir bienes muebles e inmuebles.
Éstos forman el caudal comercial de una persona o de una empresa. Dichos bienes
son para vender, de ahí el carácter de comercial, o para consumición de bienes y/o
servicios. Los inventarios se realizan en un período determinado de tiempo.
Si una empresa es comercial, siempre su sustento es la compra y venta, es decir el
intercambio de bienes y también de servicios. Con el inventario la empresa lleva un
control exhaustivo de mercadería mientras transcurre el período comercial, y al final
de éste tiene el «balance final», ese balance es comparable con el de otros años y
sirve para sacar conclusiones y de ahí tomar determinadas acciones dependiendo
del resultado. Cuando los bienes están contándose para determinado período
económico, es necesario que figuren en el grupo de «Activo Circulante», esto quiere
decir que es toda la mercadería al costo que está en manos de una empresa.
Libro Diario
El libro diario como su nombre lo indica es un documento indispensable para todo
negocio, ya que en él se registran todas las transacciones económicas de forma
cronológicas. Es en este libro donde se contabilizan el día a día de la compañía con
respecto a los ingresos y egresos de la misma.
Es obligatorio según el código de comercio que las transacciones realizadas por la
organización estén sentadas o registradas en el libro diario, indicando las cuentas
deudoras y de acreedores que se van haciendo de forma diaria.
Es ente documento sellado y firmado por el Registro Mercantil donde se va a llevar
los ingresos y egresos de forma ordenada de la empresa, osea compra, venta,
pagos y gastos relacionados con la organización. La forma en cómo se estructura
este libro es de forma ordenada con dos columnas, una que diga Debe y la otra
Haber.
El registro hecho en el libro se llama asiento y cuenta con una serie de
características como:
 Debe estar sellado por el Registro Mercantil, dado que así lo exige el código
de comercio, aunque tiene sus variaciones dependiendo el país, aunque son
muy pocas.
 Se debe llevar las operaciones hechas en la empresa de forma diaria, sino
pasa debe haber documentos como facturas que respalden ese vacío.
 Debe existir un equilibro entre las dos columnas, es decir, lo que esté en la
columna de débito debe estar en la de crédito.
Aunque el libro diario es obligatorio y llevado por las empresas tanto medianas como
grandes, es fundamental que los negocios pequeños también lleven la contabilidad
con el libro diario, dado que les permite saber cuánto egresa e ingresa a la
organización permitiendo al comerciando poder estimar en periodos pequeños de
tiempo.
Libro Mayor
El libro mayor contable es el libro de registro en el que se registran cada una de las
cuentas contables de una empresa. Es decir, se trata de un documento que incluye
los movimientos de cada de las cuentas de una empresa por separado.
Tener el libro mayor no es obligatorio, aunque si es recomendable ya que permite
ver a simple vista los movimientos que se incluyen en cada una de las cuentas
contables de la empresa así como definir cuál es su saldo durante el ejercicio
contable, lo cual proporciona información a la empresa.
Es decir, la finalidad del libro mayor es conocer el saldo que va quedando en cada
cuenta por las operaciones registradas en todo momento, atendiendo a cada cuenta
contable de forma específica. Si quieres ir más allá del libro blanco, puedes usar
varios indicadores financieros para conocer el estado del negocio.
Balance
Documento contable que indica la situación económica y financiera de una sociedad
en un momento concreto. es una fotografía a fecha determinada de los bienes,
derechos y obligaciones de la compañía.
Partes de un balance
El balance está compuesto por tres partes:
 • Activo o estructura económica, que recoge los bienes y derechos de los que
es titular la empresa,
• Pasivo o estructura financiera, las obligaciones o deudas que la misma ha
contraído.
• Patrimonio Neto, que recoge las aportaciones realizadas por los socios más
las Reservas que han ido generando a lo largo de los años, por los beneficios
que la sociedad haya retenido, o que no se hayan distribuido en forma de
dividendos.
Estructura de un balance
Podemos subdividir al balance en cinco masas patrimoniales fundamentales,
abarcando cada masa una serie de cuentas que tienen la misma funcionalidad
económica y financiera.
Activo
ACTIVO NO CORRIENTE: inversiones en bienes y derechos que nacen con el
objetivo de permanecer en la estructura económica de la empresa un largo plazo de
tiempo (al menos más de un año)
• Inmovilizado Material. Elementos de la estructura estática de la empresa de
naturaleza tangible o corpórea que no tienen un fin especulativo de venta:
Terrenos, Edificios, Locales, Instalaciones, Maquinaria.
• Inmovilizado Inmaterial. Ídem. De naturaleza intangible o no corpórea:
Productos informático, Concesión administrativa, Patente, Leasing.
• Inmovilizado Financiero. Excesos de Tesorería colocados en productos
financieros a más de un año de vencimiento, con el fin de obtener una mayor
rentabilidad: Acciones, Letras Tesoro, Obligaciones. También se recogen las
Acciones que tenga en propiedad la empresa de otras empresas de su
Grupo.
ACTIVO CORRIENTE: inversiones en bienes y derechos que van a circular o rotar
en la empresa durante su ejercicio económico anual.
• Existencias. Compras por operación principal de la empresa y las diversas
transformaciones de su proceso productivo hasta llegar al producto
terminado: Mercaderías, Productos en curso, terminados. Es la parte menos
líquida del Activo corriente puesto que aún no hemos formalizado las ventas;
tenemos “stocks”.
• Realizable. Derechos de cobro frente a terceros: de nuestros Clientes, de
Deudores varios. Es cuasi dinero, que se convertirá en liquidez a muy corto
plazo de tiempo.
• Efectivo. Dinero líquido disponible: Caja, Bancos, y depósitos bancarios que
pueda tener la empresa en el momento de cerrar su balance.
Patrimonio Neto
RECURSOS PROPIOS: Recursos permanentes de la empresa aportados por sus
socios o generados y no distribuidos a lo largo de una serie de ejercicios: Capital
Social, Prima Emisión Acciones, Reservas, Remanente, Beneficio del ejercicio no
repartido.
Pasivo
PASIVO NO CORRIENTE: Obligaciones de pago (recursos ajenos) o fuentes de
financiación captadas por la empresa con el compromiso de devolución en el tiempo
a más de un año (l.p.): Préstamos a l.p., Proveedores a l.p., Acreedores a l.p.
PASIVO CORRIENTE: Ídem. a menos de un año (c.p.): Préstamos a c.p.,
Proveedores, Acreedores, Deudas administrativas.
Características del balance
1. El total del Activo ha de ser igual al total del Patrimonio Neto más Pasivo.
Esta igualdad constituye la base del principio de la partida doble, en el que
se fundamenta la contabilidad.
2. Todo Origen del dinero o Financiación (PN + Pasivo) tiene un Destino o
Inversión (Activo)
3. El Balance de situación está referido a una fecha determinada (fotografía en
un momento). Para su análisis es fundamental la perspectiva en el tiempo.
 LIBRO DE INVENTARIOS
Inventario No. 1 del "Almacén la Fridera", practicado el 1 de febrero de 2010.
Ejemplo Libro Diario
Asientos contables de ventas
Nuestra empresa se dedica a vender electrodomésticos. Vendemos una nevera por
350 € a un cliente que nos paga en efectivo. Vamos a suponer que la operación
está exenta de IVA.

En esta transacción intervienen dos elementos: la venta del frigorífico y el dinero

que me paga mi cliente. La venta supone la salida de mercancía, mientras lo que
paga el cliente es una entrada de fondos en la caja:

La venta representa además un aumento de ingresos, por lo que la anotamos en el

haber.

Por otra parte, el dinero que nos paga el cliente supone un aumento de una cuenta
de activo, por lo que se anota en el debe:

En caso de que hubiese dudas, el Plan nos dice cuándo se carga y abona cada
cuenta en su quinta parte de definiciones y relaciones contables.

El asiento contable a anotar sería:

Ejemplo de libro mayor
Supongamos que tenemos el siguiente libro diario:

Lo primero que hacemos es crear una cuenta T para cada cuenta que aparece en
el libro diario:
 Como paso siguiente copiamos el valor de cada línea del libro diario a la cuenta
correspondiente del libro mayor y en su columna correspondiente (debe o haber).

Una vez que terminamos de pasar todos los asientos del libro diario calculamos la
suma de cada columna del libro mayor.
Por último indicamos el saldo de cada cuenta como la diferencia entre el debe y el
haber. Si el debe es mayor que el haber el saldo será deudor (SD) y si el haber es
mayor que el debe el saldo será acreedor (SA). Si ambos son iguales el saldo será
cero. Nunca se indica el saldo con un valor negativo.
 Ejemplo de Balance

Ejemplo de estado financiero

En este, se muestra el estado de resultado brevemente resumido de una

consultora informática resultado del período del año 2018.

Consultora informática S.A.

Desarrollo web $10000

Asesoría $1000

Ingresos $11000
 Consultora informática S.A.

Sueldos $5000

Publicidad $500

Servidores $500

Gastos totales $6000

Ganancia (utilidad) $5000

Como se puede ver, en este se pueden observar los ingresos que ha

obtenido la sociedad por sus servicios brindados y el costo que han tenido
estos representado por los gastos que fueron necesarios la prestación de
dichos servicios.