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MANUAL DE USUARIO

DFACTURA

PORTAL DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Versión 2.5.5 - Colombia


Manual del Portal DFactura | Colombia

ÍNDICE
HISTORIAL DE VERSIONES 3

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 5

1.1. ¿Qué es The Factory HKA-Dfactura? 5

1.2. Funcionalidades 5

1.3. ¿A quién va dirigido? 5

1.4. ¿Cómo obtener soporte y ayuda? 5

1.5. Gestión en el portal Web 5

1.5.1 Registro y configuración en el Portal DFactura 6

1.5.2 Carga del certificado Digital 6

1.5.3 Pruebas 6

1.5.4 Gestión ante la DIAN 6

1.5.5 Pase a producción 6

2. REGISTRO E INGRESO 8

2. Restablecer Contraseña. 12

2.1. Estructura de la interfaz de usuario 16

3. CONFIGURACIÓN 16

3.1. Mi cuenta 18

3.2. Ingreso de los datos fiscales 18

3.3. Información de los folios 20

3.4. Configuración de los Secuenciales 20

3.5. Carga o cambio del Certificado Digital desde el portal 29

3.6. Carga del logotipo de la empresa ¡Error! Marcador no definido.

3.7. Configuraciones 30

3.8. Cambiar contraseña 34


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Manual del Portal DFactura | Colombia

4. ESTRUCTURA DE NAVEGACIÓN 34

4.1. Información de la cuenta 35

4.2. Estadísticas y reportes de comprobantes 35

4.3. Menú de acceso rápido 35

4.4. Información de monto de comprobantes 39

5. CATÁLOGOS 39

5.1. Clientes 40

5.1.1. Agregar un nuevo cliente 42

5.1.2. Agregar precio por Cliente 44

5.1.3. Carga masiva de cliente 46

5.1.4. Configuración de la lista de clientes 48

5.2. Productos 48

5.2.1. Agregar un nuevo producto 49

5.2.2. Carga masiva de producto 50

5.2.3. Configuración de la lista de producto 53

5.3. Unidades de medida 53

5.3.1. Agregar una nueva unidad de medida 53

5.3.2. Configuración de la lista de unidad de medida ¡Error! Marcador no definido.

5.4. Establecimientos 54

5.4.1. Agregar un nuevo establecimiento 55

5.4.2. Configuración de la lista de establecimiento 55

5.6. Usuarios 56

5.6.1. Agregar un nuevo usuario 56

5.6.2. Configuración de la lista de usuarios 61

6. COMPROBANTES 61

6.1. Generar Documentos 62

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Manual del Portal DFactura | Colombia

6.2. Consultar Documentos Emitidos 73

6.2.1. Visualizar y descargar la representación PDF y XML 76

6.2.2. Acuse de recibo 79

6.2.3. Visualizar Acuse de recibo 81

6.2.4. Configuración de la lista de documento 82

6.3. Reportes 83

7. TABLAS DE ESTRUCTURA DE ARCHIVOS CSV 84

7.1. Estructura archivo cliente 84

7.2. Estructura archivo producto 85

7.3. Tabla de códigos para carga masiva 86

8. Tabla de pseudo códigos para personalizar correo 87

9. Tabla Referencial de Retención 88

10. Tabla Estatus DIAN 88

11. Funcionalidades Ambiente Producción 89

Carga masiva 90

Consultar Documentos Emitidos 92

Registro de secuenciales 93

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Manual del Portal DFactura | Colombia

HISTORIAL DE VERSIONES

Versión Fecha Descripción

2 10/10/2017 Versión Inicial. Elaborado por Albert Chávez.

2.1 23/07/2018 Actualización María Gabriela Tapia.

Actualización de configuración de secuenciales y emisión de factura.


2.2 03/08/2018
Se agrega tabla tipo régimen.

Actualización en los procesos Emitir documentos, Acuse de recibo y


2.3 28/09/2018
Visualización de documentos pdf y xml.

2.4 31/10/2018 Actualización en mejoras en comprobantes, Se agrega tabla estatus DIAN.

Actualización de estructura del manual.


Actualización de registro de secuenciales e indicación de conexión con la
DIAN y obtención de datos registrados.
2.5 14/12/2018
Actualización de consulta de documentos emitidos y descripción de
permisos por roles de usuarios.

2.5.1 30/01/2019 Actualización puntos de registro de secuencial y carga masiva.

2.5.4 09/04/2019 Actualización de filtros de búsqueda de documentos y campos extensibles

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Manual del Portal DFactura | Colombia

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

1.1. ¿Qué es The Factory HKA-Dfactura?


Dfactura es una plataforma con capacidad de emitir documentos bajo el esquema de facturación
electrónica, administrada desde un portal web.

En el presente manual se encuentran descritas las funcionalidades disponibles en el ambiente Demo


próximas a publicarse al ambiente de Producción.

1.2. Funcionalidades
● Acceso seguro con email, contraseña y validación reCAPTCHA.
● Manejo de catálogos de clientes, productos, unidades de medida, establecimiento y usuarios /
roles con capacidad de visualizar, añadir, editar y eliminar registros configurables.
● Emisión de documentos electrónicos y representación gráfica de facturas, notas de crédito, notas
de débito (y sus correspondientes elementos de exportación) con capacidad de editar cliente,
conceptos, impuestos por producto, retenciones e información adicional. Almacenamiento y
consulta por fechas. Reportes por concepto, cliente, montos, tipo de documento o rangos de
tiempo.
● Configuración de datos de la empresa, consulta y adquisición de folios disponibles,
administración de rangos de numeración por establecimiento, manejo de certificado digital y
opciones de personalización de documentos.

1.3. ¿A quién va dirigido?


A contribuyentes que tengan la obligación de expedir factura electrónica por resolución de la DIAN. La
emisión directa desde el portal está diseñada para personas con un bajo volumen de operaciones, como
pequeñas y medianas empresas o profesionales independientes. El portal es la herramienta de
configuración de todos los medios que interactúen con la plataforma (Aplicación Móvil o ERP).

1.4. ¿Cómo obtener soporte y ayuda?


Llame a nuestro CALL CENTER al +(57) 1 311.31.12

Escribe a soporte@thefactoryhka.com.co

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Manual del Portal DFactura | Colombia

1.5. Gestión en el portal Web

1.5.1 Registro y configuración en el Portal DFactura

● Crear cuenta en el portal de facturación (ambiente demo link


https://demo.thefactoryhka.com.co/) con los puntos descritos en el punto 2 Registro e Ingreso.
● Deben crearse todos los usuarios que el cliente necesite manejar.
● Configurar Clientes, Productos, Establecimiento, Unidades de medida, logo, pie de página, datos
fiscales de la empresa como aparece en el RUT. Siendo un ambiente de pruebas estos datos
pueden ser ficticios o reales de la empresa ya que no serán migrados al ambiente de producción.
● Realizar proceso del Certificado Digital a través de Mesa de Control TFHKA
(mesacontrol_co@thefactoryhka.com). Este paso e muy importante que una vez al cliente le sea
liberado el Certificado Digital, éste lo reenvie a Mesa de Control.

1.5.2 Carga del certificado Digital


Se debe enviar un correo a la dirección soporte_fel_co@thefactoryhka.com indicando el Usuario
administrador (1er usuario que se registra), solicitando que se cargue el Certificado Digital y se asignen
más folios de prueba si los desea, el portal trae por defecto 20 folios de pruebas.

1.5.3 Pruebas
Realizar facturas de pruebas para verificar que todos los datos se muestran correctamente.
Se recomiendan que estas pruebas se realicen una vez el Contribuyente cuente con su Certificado Digital.
Si se quiere hacer antes, se debe solicitar que se cargue el Certificado de Pruebas el cual está asociado al
NIT de The Factory HKA.

1.5.4 Gestión ante la DIAN


Es importante tener todos los documentos al día ante la DIAN antes del pase al ambiente de producción,
ya que existen configuraciones que se consultan en línea, los documentos requeridos son:

● Resolución Vigente.
● Seleccionar a The Factory HKA como Proveedor Tecnológico.
● Actualización Del RUT.
● Rangos de numeración, asociando el prefijo al proveedor tecnológico.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

1.5.5 Pase a producción


Una vez finalizados los puntos anteriores debe enviarse un correo a soporte_fel_co@thefactoryhka.com
solicitando el pase a producción de la cuenta y las claves técnicas, para esto se necesita los siguientes
datos:
● Nombre de la empresa
● NIT
● Usuario maestro: corresponde al usuario con el que se creó la primera cuenta en el portal.
● Usuarios adicionales.

Para la gestión de los documentos solicite La Guía del Facturador Electrónico ante la DIAN que
conjuntamente con el presente manual ambos deben suministrarse al cliente final.

Debe esperar la respuesta donde le será informado del estado y pase al ambiente de producción y la carga
de su certificado. Recuerde que para emitir su primer factura debe completar en totalidad los pasos 6, 7
y 8 de la guía mencionada anteriormente.

Ya registrado en el ambiente de producción debe ingresar en el Link https://factura.dfacture.com.co/


también puede ingresar a la dirección: https://www.thefactoryhka.com/co/ y hacer clic al botón "Portal
de Facturación Electrónica" ubicado en el Menú Principal.. Ver imagen 1.

En el portal tendrá configurado su certificado, usuarios maestros e internos, adicional debe configurar en
los catálogos correspondiente a los datos de Clientes, Productos, Establecimiento, Unidades de medida,
Logo, Pie de página y registro de Secuenciales, ya que estos no son migrados del ambiente DEMO.

Ya configurados los datos debe emitir 1 Factura de Venta de 1 Peso y Nota de Crédito 1 Peso y verificar el
estado del documento en el Portal MUISCA. En caso de que la Transacción haya sido rechazada por favor
comuníquese con The Factory HKA por medio soporte_fel_co@thefactoryhka.com.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 1.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

2. REGISTRO E INGRESO
Para el registro debe agregar la Razón Social, Correo Electrónico y la Clave del Distribuidor (proporcionada
por su distribuidor, este es opcional para el ambiente Demo)1 en el link:
https://demo.thefactoryhka.com.co/. Para finalizar, valide la confirmación del reCAPTCHA y presione el
botón registrar. (Ver imagen 2).

Nota: el registro de correo electrónico debe ser el propio de la empresa destinada a facturar ya que el
mismo será utilizado en ambiente de producción.

Imagen 2.

Una vez que se realiza el registro se genera un mensaje indicando que se envió un correo para
su confirmación. Ver imagen 2.1.

1
Si desconoce la clave del distribuidor, deje el espacio en blanco
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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 2.1

El correo recibido contiene la contraseña y el link que re-direccionará al usuario a la pantalla


principal donde se visualiza un mensaje que indica que la cuenta ha sido confirmada y que puede
ingresar al sistema. Ver imágenes 3 y 4.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 3

Imagen 4

Para Ingresar al portal DFactura coloque el correo electrónico y la contraseña la contraseña recibida.
Ver imagen 5.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 5.

2. Restablecer Contraseña.
Cuando se el usuario no se acuerde de su contraseña, puede crearla nuevamente ingresando
a la opción “¿Olvidó su Contraseña?”; al presionar dicho link, se re-direccionará al usuario a la
pantalla donde debe ingresar el correo con el que se registró y presionar el botón “Restablecer
Contraseña”. Ver imágenes 6 y 7.
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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 6.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 7.

Cuando el usuario realice el paso anterior se generará un mensaje donde se le indica que
se le envió un correo con el enlace para restablecerla, al ingresar al correo y presionar el link será
re-direccionado a la pantalla donde deberá ingresar su correo y la nueva contraseña, una vez que
realice este proceso se le notifica que la contraseña fue restablecida y puede ingresar al portal.
Ver imágenes 8. 9, 10,11.

Imagen 8.

Imagen 9.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 10.

Imagen 11.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

2.1. Estructura de la interfaz de usuario


La página de inicio del portal Dfactura, se compone de cinco bloques. Ver imagen 12.

● Menú principal
● Menú de acceso rápido
● Panel informativo
● Estadísticas y reportes
● Reporte gráfico detallado

Imagen 12.

El menú está compuesto por tres entradas. Ver imagen 13.

● Catálogos (Clientes, Productos, Unidades de medida, Establecimientos y Usuarios)


● Comprobantes (Generar Documentos, Documentos Emitidos, Reportes)
● Configuraciones (Mi Cuenta, Personalización, Cambiar contraseña)

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 13.

3. CONFIGURACIÓN
Iniciada la sesión, realice el primer paso, Ir a Configuraciones → Mi Cuenta. Ver imagen 14.

Imagen 14.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

3.1. Mi cuenta
El segundo paso es editar los datos de la cuenta. Ver imagen 15.
Nota: Asegúrese de tener el RUT actualizado antes de iniciar este proceso.

El NIT a configurar debe ser el mismo número de identificación asociado al certificado.

Imagen 15.

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3.2. Ingreso de los datos fiscales


Presionando el botón Editar Datos se encuentran los campos de la información fiscal que deben ser
agregados. Ver imagen 16.

Imagen 16.

Los datos correspondiente a Tipo de usuario Aduanero, Tipo de obligaciones y responsabilidades y Tipo
de representación son de selección múltiple para una correcta selección esta información se tiene
disponible en el RUT del contribuyente. Ver imagen 16.1.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 16.1.

3.3. Información de los folios


Por defecto, al registrarse al servicio se adjudica la cantidad de 20 folios por defecto. Si desea comprar
más folios comuníquese con su distribuidor autorizado. Ver imagen 17.

Imagen 17.

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3.4. Configuración de los Secuenciales


Presionando Agregar secuencial emergerá otra pantalla. Ver imagen 18.

Imagen 18.

En la pantalla Agregar Numeración Secuencial, el portal realizará una consulta a la DIAN con su número
de identificación para la carga de sus secuenciales disponibles según el número de resolución, el mismo
cargará los rangos de numeración, vigencia, prefijo y clave técnica, esta conexión se encuentra disponible
en el ambiente de Producción, en ambiente Demo el registro de los datos son ingresados de forma
manual ya que son para uso de pruebas los datos pueden ser Ficticios.

Los datos disponibles para el registro del secuencial son:

- Tipo de Documento (Obligatorio): Tipos de documentos (Factura, Nota de crédito, Nota de


débito).

- Tipo de Operación (Obligatorio): Operación que se va asociar al tipo documento


(Venta/Exportación y Contingencia).

- Tipo de servicio (Obligatorio): Servicio por donde se va gestionar el documento (Portal, Servicio
de integración, App Móvil).

- Modalidad de Uso para Secuencial (Obligatorio): Modo de uso, (Automático, Manual sin prefijo,
Manual con prefijo).

- Establecimiento (Obligatorio): Se listaran los establecimientos registrados en Catálogo


Establecimiento.

- Número de la resolución (Obligatorio): es el número obtenido cuando se solicita la numeración


de factura electrónica. El portal deberá realizar la consulta a la DIAN, si se estableció la conexión
se debe mostrar todas las resoluciones asociadas al cliente en un combo lista. Si no se pudo
establecer la conexión debe ser ingresado manualmente.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

nota: EL PREFIJO y LA NUMERACIÓN deben ser los mismos autorizados por la DIAN
respetando el uso de minúsculas y mayúsculas. Tome en cuenta que la configuración errónea es
motivo de rechazo de los documentos electrónicos por parte de la DIAN.

- Prefijo: se listara según la resolución seleccionada, siendo éste una serie de un máximo de 6
caracteres alfabética, numérica o alfanumérica que llevará en el inicio al número consecutivo del
documento, es recomendable no duplicar la serie por otra ya existente con mismo o diferente
tipo servicio.
nota: El campo es obligatorio para Documento Factura Tipo de operación Contingencia,
Documentos Nota crédito y Nota de débito Tipo de operación Venta/Exportación, para
Documento Factura Tipo de operación Venta/Exportación el valor puede tener o no valor, según
como sea asignado por la DIAN. En Demo ya que la carga es manual el campo es obligatorio para
facturas de Ventas.

- El Valor del rango desde y el valor del rango hasta (Obligatorio): Es la numeración debe ser válida
otorgada por la DIAN.
nota: cuando se haya agotado el rango de numeración que le fue asignado y se deba solicitar la
autorización de uno nuevo este debe ser la continuación de un rango ya autorizado. En caso de
que el rango llegue a su fecha de vencimiento y requiere culminar el uso de secuenciales, debe
solicitar la actualización del mismo ante la Dian e inactivando en el portal el rango vencido y
registrando nuevamente, teniendo en cuenta que el valor inicial será la continuación del último
facturado del rango vencido.

- El Valor del rango inicial (Obligatorio): Es el valor inicial de facturas del secuencial seleccionado,
este valor debe ser igual o mayor al valor del rango desde y menor al valor del rango hasta.
nota: si se requiere, los secuenciales se pueden configurar de forma compartido por varios tipos
de servicio, es decir; si dispone 200 secuenciales puede registrar para Portal 100, Servicio de
integración 50, APP Móvil 50. Esto depende de las aplicaciones disponibles del cliente.

- La fecha inicio y fecha fin (Obligatorio): Es el rango de fecha valida otorgado por la DIAN.

- Clave técnica (Obligatorio): Es consultada por el Proveedor Tecnológico una vez el Contribuyente
a través del Portal MUISCA ha asociado los Prefijos a THE FACTORY HKA. Tome en cuenta que la
configuración errónea es motivo de rechazo de los documentos electrónicos por parte de la DIAN.

Ver imagen 12 ejemplo de carga con datos consultado con la DIAN.

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Imagen 12.

Existen 3 tipos de servicio que disponen de la modalidad de uso, tales como se describe a continuación:

- Portal: Modalidad Automática.


- Servicio de integración: Modalidad Automática, Manual sin prefijo, Manual con prefijo.
- APP Móvil: Modalidad Automática.

Cada secuencial creado por tipo de servicio, estará disponible para generar documentos desde la
aplicación del mismo tipo de servicio. Ver imagen 18.1.
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Imagen 18.1.

En caso de existir problemas de comunicación con la DIAN o no se encuentre operativa o en tal caso su
no tenga al día la gestión tales resolución actualizada y no rango de numeración sin prefijos asociados al
proveedor tecnológico ante la DIAN, se mostrará un mensaje informativo y sólo tendrá disponible el
registro de secuenciales para Tipo documento (Contingencia) de forma manual con Tipo operación
(Contingencia) Tipo de servicio (Servicio de Integración) con Modalidad Manual Contingencia, adicional
estará disponible Tipo documento Nota (Crédito/Débito) con Tipo operación (Venta/Exportación) con
Tipo de servicio (Portal, Servicio de Integración, APP Móvil) ambos con disponibilidad de carga manual de
los datos Resolución, Prefijo, Valor rango desde, Valor rango Hasta Valor rango inicial, Fecha de inicio y
Fecha fin, teniendo en cuenta que deben ser los autorizados por la DIAN. Ver imagen 18.2.

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Imagen 18.2.

Cuando se tiene conexión con la DIAN el registro de secuencial para Tipo Operación Contingencia los datos
serán ingresados igualmente de forma manual. Ver imagen 18.3.

Imagen 18.3.

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Los secuenciales creados, se encontrarán disponible en el portal con estatus activo con las acciones
disponibles Detalle, Editar y Eliminar. Ver imagen 18.4

Imagen 18.4.

La acción Detalle permite realizar la consulta de los datos relacionados. Ver imagen 18.5.

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Imagen 18.5.

La acción Editar permite realizar cambios siempre y cuando el secuencial no se encuentre en uso, si el
secuencial se encuentra en uso y se requiera actualizar algún valor del registro, el mismo debe ser
eliminado y creado nuevamente con la condición de colocar en el Valor del rango inicial el número
continuo al último del documento generado con el secuencial eliminado.

Cuando se requiera editar un secuencial con el Prefijo con valor ´Vacío´ y en el momento exista falla de
comunicación con la DIAN, se recomienda no realizar cambios, editar frecuentemente por espacios de
tiempos hasta dejar de visualizar el problema de comunicación, si la comunicación no se restablece
solicitar apoyo por medio del correo soporte_fel_co@thefactoryhka.com con la descripción de lo
ocurrido y lo que se requiere actualizar. Ver imagen 18.6.

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Ver imagen 18.6.

La acción eliminar, permite eliminar el registro previamente registrado, si el secuencial está siendo usado
se generará un mensaje donde se debe confirmar la desactivar el mismo. Ver imagen 18.7.

Ver imagen 18.7.

Posteriormente indicará el rango a desactivar. Ver imagen 18.8.

Ver imagen 18.8.


Al momento de desactivar el secuencial se actualizará al estatus a inactivo y con la disponibilidad de la
acción detalle, no es posible editar ni reactivar. Ver imagen 18.9.
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Ver imagen 18.9.

3.5. Carga o cambio del Certificado Digital desde el portal


Ir a Seleccionar certificado, donde emergerá una ventana del explorador de Windows para seleccionar
la ruta donde se encuentra el archivo. Agregue la contraseña del certificado y presione Guardar. Ver
imagen 19.

nota: antes de realizar la carga del certificado debe tener actualizado en datos fiscales el número de
documento que debe ser igual al número de identificación del certificado.

Imagen 19.

3.6. Carga del logotipo de la empresa


Ir a Seleccionar logo, donde emergerá una ventana del explorador de Windows para seleccionar la ruta
donde se encuentra el archivo y para finalizar presionar Guardar. Ver imagen 20.

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Imagen 20.

3.7. Configuraciones
Ir a Configuraciones → Personalización para desplegar las Configuraciones Generales. Ver imagen 21.

Imagen 21

En Configuraciones se encuentran las opciones para configurar Pie de página de PDF, Publicidad en PDF y
Personalización del envío de Correo Electrónico. Ver Imagen 22.

Pie de página: Permite la edición del Reporte del PDF, un checkbox para activar el pie de página y un
campo para editar el contenido del mismo, permitiendo configurar el formato.

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Imagen 22.

Publicidad en PDF: Esta funcionalidad se encuentra actualmente en mantenimiento, por lo cual no se


encuentra disponible. Permite agregar imagen de publicidad al PDF. con formato permitidos JPG, PNG y
Tamaño máximo: 1MB. Máximo de ancho de la imagen: 1200px. Véase imagen 22.1.

Imagen 22.1

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Personalización de envío del Correo Electrónico: Permite activar mensaje personalizado para el envío de
Correo Electrónico, la personalización dispone de tres campos configurables:

● Asunto de correo electrónico (Obligatorio): Este campo es configurable por el cliente, permite
concatenar texto con variables de pseudo código. Este elemento no debe tener contenido HTML.
Véase imagen 22.2.
● Responder a (Obligatorio): Campo configurable por el cliente, donde se describe la dirección de
correo a la que responderá el adquirente. Véase imagen 22.3.
● Contenido: Contenido del Correo, este contenido es ajustable en formato plantilla HTML junto
con variable de pseudo código y formato Texto permitiendo formato en negrita, cursiva,
subrayado, justificación, tablas, viñetas, numeración y sangría. Véase imagen 22.4.

Véase tabla 4 (Tabla de pseudo códigos para personalizar correo) para identificar las variables de pseudo
códigos a utilizar en la plantilla HTML.

Si no se desea personalizar el correo electrónico, la opción debe estar apagada y la aplicación enviará el
correo por defecto de The Factory HKA.

Imagen 22.2.

Imagen 22.3.

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Imagen 22.4.

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3.8. Cambiar contraseña

Ir a Configuraciones → Cambiar contraseña, se despliega Cambiar Contraseña. Ver imagen 23.

Imagen 23.

Para editar la contraseña agregue la clave actual e ingrese la nueva. Presione Cambiar Contraseña para
que los cambios sean establecidos. Ver imagen 24.

Imagen 24.

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4. ESTRUCTURA DE NAVEGACIÓN

4.1. Información de la cuenta


En este segmento se visualiza la fecha actual, el usuario, la vigencia de los paquetes y las cantidades de
folios comprados, utilizadas y disponibles. Ver imagen 25.

Imagen 25.

4.2. Estadísticas y reportes de comprobantes


En este segmento se visualizan los reportes por año o por mes, la cantidad de documentos, facturas, notas
de crédito y las notas de débito emitidos. Ver imagen 26.

Imagen 26.

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4.3. Menú de acceso rápido


El menú de acceso rápido presenta las funcionalidades más frecuentes del portal: Facturación, Clientes,
productos, Usuarios, Unidades y Mi cuenta, que re-direccionan a cada catálogo correspondiente. Ver
imagen 27.

Imagen 27.

Facturación

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Clientes

Productos

Usuarios

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Unidades

Mi cuenta

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4.4. Información de monto de comprobantes


Presenta una gráfica de los montos emitidos por comprobante sobre una base de tiempo mensual. Ver
imagen 28.

Imagen 28.

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5. CATÁLOGOS
Los Clientes, Productos, Unidades de Medida, Establecimiento y Usuarios son manejados en el portal
mediante catálogo. Ver imagen 28.

Imagen 28.

5.1. Clientes
Ir a Catálogos → Clientes, para visualizar los clientes que se encuentran cargados en aplicativo, con
opciones de búsqueda y diferentes acciones a realizar en un registro en específico.

Entre las opciones de búsqueda se presenta la barra superior alfanumérica, que permite listar los registros
con la letra inicial por Razón social/Nombre o Número de documento, así como también se tiene la casilla
de Buscar que permite ingresar la información directamente. Ver imagen 29.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 29.

Entre las acciones adicionales se tienen Agregar cliente, Agregar precio, Carga masiva, que se describen
en puntos posteriores. Por cada registro en el lateral derecho se tiene las acciones Detalle, Editar, Editar
precio y Eliminar. Ver imagen 29.1

Imagen 29.1.

Detalle: Permite ver todo el detalle del registro del cliente seleccionado.

Editar: Permite editar el registro para ser modificado en caso de algún dato incorrecto.
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Manual del Portal DFactura | Colombia

Editar precio: Permite editar el precio del producto adicional que tenga configurado el cliente, este precio
se tendrá disponible para el uso desde de la Aplicación Móvil.

Eliminar: Permite eliminar de la lista un cliente registrado.

Ver imagen 29.2

Imagen 29.2.

5.1.1. Agregar un nuevo cliente


Presione Agregar Cliente y si la factura electrónica será utilizada para crédito fiscal complete los campos:
tipo de persona (jurídica o natural), la razón social, tipo de documento (NIT, Pasaporte, Registro Civil,
Tarjeta de Identidad), Número de documento, Correo, Tipo de régimen, Tipo de régimen, Gran
contribuyente, País, Departamento, Municipio, Ciudad y Dirección (Campos Obligatorios) nombre
comercial, Teléfono, Otro teléfono, Método de pago (Campos opcionales). Ver imagen 29.3.

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Imagen 29.3

Si la factura electrónica será registrada en el registro de facturas electrónicas (REFEL) y para reclamar
crédito fiscal deben incluirse adicionalmente la información reglamentada por el Ministerio de Comercio,
Industria y Turismo de Colombia (MinCT) los datos de Tipos de Usuarios Aduaneros, Tipos de Obligaciones
- Responsabilidades, Tipos de Representación. Esta información es de selección múltiple para una correcta
selección la misma se tiene disponible en el RUT del adquiriente. Para finalizar, presione Guardar. Ver
imagen 29.4.

Nota: Sólo clientes con Tipo de Documentos “Documento de identificación extranjero”, el número de
documento es alfanumérico; para el resto es sólo numérico.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 29.4
.

5.1.2. Agregar precio por Cliente


Esta acción configurar un precio a un mismo producto o servicio asociado por cliente, este precio se tendrá
disponible para el uso desde de la Aplicación Móvil.

Presione Agregar precio seleccione el Cliente, Producto y asigne Precio. Para finalizar, presione Guardar.
Ver imagen 29.5.

Imagen 29.5

Para validar el precio agregado, consulte el cliente y presione la acción editar precio, con esta opción
puede validar todos productos del cliente con los precios agregados. Ver imagen 29.6.

___________________________________________________________________________________

44
Manual del Portal DFactura | Colombia

Ver imagen 29.6.

En caso de editar o eliminar algún precio, presionar la acción de editar precio o eliminar precio del
producto requerido. Ver imagen 29.7.

Ver imagen 29.7.

Para regresar a la lista de clientes presione el botón Atrás, que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla. Véase imagen 29.8.

___________________________________________________________________________________

45
Manual del Portal DFactura | Colombia

Ver imagen 29.8.

5.1.3. Carga masiva de cliente


Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva de clientes al catálogo de clientes, esta funcionalidad
NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP.

Tenga los datos de los clientes a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura.

Tipo_Persona||Tipo_Identificación||Número_Documento||Nombre_Comercial||Departamento|
|SubDivisión||Ciudad||Dirección||País||Régimen||RazónSocial||Nombre||Apellido||Segun
do_Nombre||email||Gran_Contribuyente||Teléfono||Otro_teléfono||

Cada valor separado en base a doble pipe (||), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio
o requerido para el tipo de cliente, se debe dejar el espacio vacío entre doble doble (||||), el archivo debe
finalizar con doble (||). Véase tabla 1 para validar el formato de los campos.

Nota: cuando el campo país sea Colombia, se debe enviar los valores con código (ISO3116-1) en los
campos departamento, municipio y ciudad, en caso contrario estos valores deben ser enviado con sus
nombre correspondiente.

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con los clientes a cargar, presione subir archivo. Ver
imagen 29.9.

___________________________________________________________________________________

46
Manual del Portal DFactura | Colombia

Ver imagen 29.9.

la pantalla disponible en (ambiente Demo) para realizar la carga presenta un mensaje de recomendación
de uso de editores de texto para la creación del archivo .csv .Ver imagen 29.9.1.

Ver imagen 29.9.1

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los clientes se visualizarán en lista del catálogo de clientes,
en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de error. Ver
imagen 29.10 y Ver imagen 29.10.1.

En caso de errores, verifique los siguientes puntos:

● Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando


que se ven correctamente los símbolos y eñes.
● Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de
documentos repetidos.
● Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el
manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en
la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que
tienen un guión y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
● Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de
clientes que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.

___________________________________________________________________________________

47
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 29.10

Imagen 29.10.1

5.1.4. Configuración de la lista de clientes


Al momento de visualizar la información sobre los clientes que existen en el portal, se puede
configurar las columnas que se mostrarán en dicha consulta, para ello se presiona el siguiente
botón y se seleccionan las columnas de preferencia. Ver imagen 29.11.

Imagen 29.11.

___________________________________________________________________________________

48
Manual del Portal DFactura | Colombia

5.2. Productos

5.2.1. Agregar un nuevo producto


Presione Agregar producto y complete los campos: tipo de producto (servicio o producto), código,
descripción, unidad de medida, precio unitario, tipo de impuesto IVA y % ICO, se tiene disponible el
registro con uno o ambos impuestos. Para finalizar presione Guardar. Ver imagen 30.

Imagen 30.

Los productos contienen una opción que permite definir el manejo de más de un precio por país
seleccionado. Ver imagen 30.1.

___________________________________________________________________________________

49
Manual del Portal DFactura | Colombia

Advertencia
La descripción del concepto de los productos o servicios deben estar descritos de manera legible y
correcta de tal manera que se pueda entender claramente la descripción de los mismos.
Ejemplo: Incorrecto: "##########", "123456ass", "00001-00090099900999"
Correcto: "Zapatos deportivos Paseo", "Celular Android YZ-13", "Base Inferior derecha motor
Honda Civic Emotion 2007"

La DIAN exige que la descripción responda a un concepto entendible sobre el bien o servicio para verificar
si el impuesto asociado es el adecuado.

Imagen 30.1.

5.2.2. Carga masiva de producto


Esta carga permite al Emisor, cargar de forma masiva de productos al catálogo de productos, esta
funcionalidad NO es Obligatoria para los Emisores que facturen por un sistema de integración ERP.

Tenga los datos de los productos a cargar masivamente en un archivo .csv con la siguiente estructura. Los
editores recomendados son (NotePad ++ , Sublime Text).

___________________________________________________________________________________

50
Manual del Portal DFactura | Colombia

código||descripción||unidad_medida||precio_unitario||tipo_impuesto||porcentaje_IVA||
porcentaje_ICO||tipo_producto||Comentario||

Cada valor separado en base a doble pipe (||), si va a enviar algún campo sin valor por no ser obligatorio
o requerido para el producto, se debe dejar el espacio vacío entre doble doble (||||), el archivo debe
finalizar con doble (||). Véase tabla 2 para validar el formato de los campos.

Se debe tener en cuenta el valor de unidad de medida a enviar con los nuevos productos, ésta debe existir
en el catálogo de unidad de medidas.

Si algún producto se le va a configurar doble impuesto IVA e ICO en el campo correspondiente tipo
impuesto se debe colocar de la forma ||IVA-ICO|| y los valores en su campo correspondiente.

Presione Carga masiva para cargar el archivo.csv con productos, presione subir archivo. Ver imagen 30.2.

Imagen 30.2

La pantalla disponible en (ambiente Demo) para realizar la carga presenta un mensaje de


recomendación de uso de editores de texto para la creación del archivo .csv .Ver imagen 30.2.1.

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 30.2.1. (Ambiente Demo)

Al ejecutarse la carga masiva de forma exitosa, los productos se visualizarán en lista del catálogo de
productos, en caso de presentarse algún tipo de error será indicado por un mensaje indicando el tipo de
error.

Imagen 30.2.2. (Ambiente Demo)

En caso de errores, verifique los siguientes puntos:

● Caracteres no manejados: Se soluciona codificando el archivo en UTF-8 sin BOM y verificando


que se ven correctamente los símbolos y eñes.
● Números de documentos duplicados: Se soluciona verificando que no hayan números de
documentos repetidos.
● Productos con el campo precio erróneo: Se soluciona adecuando los precios como indica el
manual el precio debe estar en formato numérico de 14 dígitos en la parte entera y 2 dígitos en
la parte decimal separados por punto (.) y sin separadores de miles. Hay muchos productos que
tienen un guión y varios espacios ( - ) eso también ocasiona error.
___________________________________________________________________________________

52
Manual del Portal DFactura | Colombia

● Líneas que inician con comillas dobles ("): Se soluciona verificando que no existan líneas de
productos que inicien con comillas, se observó este comportamiento en ambos archivos.

5.2.3. Configuración de la lista de producto


Al momento de visualizar la información sobre los productos que existen en el portal, se puede
configurar las columnas que se mostrarán en dicha consulta, para ello se presiona el siguiente
botón y se seleccionan las columnas de preferencia. Ver imagen 30.3.

Imagen 30.3.

5.3. Unidades de medida


En este catálogo se cargan las descripciones del tamaño o la cantidad física definida por convención o por
ley para vender un producto.

Ir a Catálogos →Unidades de medida, para visualizar las unidades de medida. Ver imagen 31.

Imagen 31.

___________________________________________________________________________________

53
Manual del Portal DFactura | Colombia

5.3.1. Agregar una nueva unidad de medida


Presione Agregar Unidad de Medida. Ver imagen 31.1.

Imagen 31.1.

5.3.2. Configuración de la lista de unidad de medida


Al momento de visualizar la información sobre las unidades de medidas que existen en el portal,
se puede configurar las columnas que se mostrarán en dicha consulta, para ello se presiona el
siguiente botón y se seleccionan las columnas de preferencia. Ver imagen 31.2

Imagen 31.2.

5.4. Establecimientos

Ir a Catálogos → Establecimientos. Ver imagen 32.

___________________________________________________________________________________

54
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 32.

5.4.1. Agregar un nuevo establecimiento


Presione Agregar Establecimiento, llenar los campos y presione Guardar. Ver imagen 32.1.

Imagen 32.1.
___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

5.4.2. Configuración de la lista de establecimiento


Al momento de visualizar la información sobre los establecimientos que existen en el portal, se
puede configurar las columnas que se mostrarán en dicha consulta, para ello se presiona el
siguiente botón y se seleccionan las columnas de preferencia. Ver imagen 32.2.

Imagen 32.2.

5.6. Usuarios
En este catálogo, permite agregar y configurar los permisos de visualización de documentos por servicio
según se desee, igualmente se pueden gestionar los usuarios proveedores que requieran cargar y
gestionar documentos enviados a sus clientes. Existe un límite de registros de 50 usuarios máximos, si se
requiere registrar usuarios adicionales debe comunicarse con la empresa para realizar su solicitud.

Ir a Catálogos → Usuarios. Ver imagen 33.

Imagen 33.

5.6.1. Agregar un nuevo usuario


Presione Agregar Usuario, llenar los campos del Perfil para el nuevo usuario y presione siguiente. Ver
imagen 33.1.

___________________________________________________________________________________

56
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 33.1

Selección de perfil de usuario en la opción Roles, permite definir los permisos asociados a la cuenta de
usuario se debe seleccionar el rol correspondiente (Administrador, Avanzado o Estándar) para continuar
presione Siguiente. Ver imagen 33.2.

Imagen 33.2

Para la edición de los permisos, active o desactive la opción de Personalizar Permisos que permite definir
permisos más específicos para limitar las opciones del sistema, por módulo o de forma individual las
opciones del sistema. Ver imagen 33.3

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 33.3

Permisos configurable por Rol

Estándar: Acceso básico con opciones limitadas para agregar y visualizar sin afectar configuraciones.
- Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
- Clientes - Módulo para manejo de Clientes Agregar clientes, permite sólo agregar clientes.
- Productos: Módulo para manejo de Productos Permite sólo agregar productos.
- Unidades de Medida - Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite sólo agregar
unidades de medida.
- Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite sólo visualizar los distintos
documentos generados, sin opción de descarga. No permite la generación de documentos.
- Datos Fiscales: Módulo para el manejo de los Datos Fiscales, permite sólo visualizar los datos
fiscales
- Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de su usuario.

Avanzado: Acceso para agregar y editar registros, ajustes y configuraciones.


- Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

- Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar clientes, editar precio de un
producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
- Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar y editar productos.
- Unidades de Medida - Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite sólo agregar y editar
unidades de medida.
- Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar establecimientos.
- Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los
distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito y reenviar por correo los
distintos documentos generados.
- Reportes - Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados.
Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
- Datos Fiscales - Módulo para el manejo de los Datos Fiscales: Permite sólo visualizar los datos
fiscales.
- Numeraciones Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración.
- Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo.
- Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.

Administrador: Acceso total a todas las opciones y configuraciones.


- Inicio: Permite visualizar la página de inicio que contiene gráficos de comprobantes.
- Clientes: Módulo para manejo de Clientes, permite agregar, editar, eliminar clientes, editar precio
de un producto para un cliente, ejecutar la carga masiva.
- Productos: Módulo para manejo de Productos, permite sólo agregar, editar y eliminar productos.
- Unidades de Medida - Módulo para manejo de Unidades de Medida: Permite sólo agregar, editar
y eliminar unidades de medida.
- Establecimientos: Módulo para el manejo de establecimiento, permite agregar y editar
establecimientos.
- Usuarios: Módulo para manejo de usuarios, permite agregar y eliminar usuarios.
- Emisión: Módulo para la generación y gestión de Documentos, permite generar y visualizar los
distintos documentos como facturas, notas de crédito y notas de débito, reenviar por correo los
distintos documentos generados y descargar los archivos PDF Y XML de los documentos
generados.
- Reportes - Módulo para la generación de reportes de los distintos documentos generados.
Permite generar y descargar los reportes de los distintos documentos.
- Datos Fiscales - Módulo para el manejo de los Datos Fiscales: Permite visualizar y editar los datos
fiscales.
- Folios: Módulo que permite visualizar los paquetes de folios adquiridos.
- Numeraciones Secuenciales: Módulo para manejo de Secuenciales de numeración, permite
agregar, editar y dar de desactivar los secuenciales registrados.

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

- Logotipo: Módulo para el manejo del Logotipo, permite editar y eliminar el logotipo que se
presentará en los documentos.
- Certificado: Módulo para el manejo del certificado digital, permite cargar o modificar el certificado
digital.
- Cambio de Contraseña: Módulo para la gestión de la Contraseña de usuario.
- Configuraciones: Módulo para la configuración de parámetros

Personalizar la lista de clientes permitirá limitar el acceso a los datos de los clientes seleccionados de la
lista desplegable, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Ver imagen 33.4.

Imagen 33.4.

Personalizar la lista de Establecimientos permitirá limitar al perfil creado el acceso a los datos asociados
al establecimiento seleccionado, tanto a nivel de catálogos como de documentos. Active la opción y
seleccione la Establecimiento de la lista desplegable. Presione el botón (+) para agregarlo. Para finalizar,
presione Guardar. Ver imagen 33.5.
___________________________________________________________________________________

60
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 33.5.

5.6.2. Configuración de la lista de usuarios


Al momento de visualizar la información sobre los usuarios que existen en el portal, se puede
configurar las columnas que se mostrarán en dicha consulta, para ello se presiona el siguiente
botón y se seleccionan las columnas de preferencia. Ver imagen 33.6.

Imagen 33.6.

6. COMPROBANTES
Esta sección del portal permite Generar Documentos, Consultar Documentos Emitidos y Generar reportes.
Ver imagen 37.

___________________________________________________________________________________

61
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 37.

6.1. Generar Documentos


Ir a Comprobantes→Generar Documentos y complete los campos de Tipo Documento, Establecimiento,
Estatus de pago y la forma de pago. Ver imagen 38.

Imagen 38.

Desde el portal los Tipos Documentos habilitados para la generación, son: Factura de venta, Factura de
exportación, Nota de crédito y Nota de crédito de exportación. Ver imagen 38.1

Imagen 38.1

___________________________________________________________________________________

62
Manual del Portal DFactura | Colombia

Al seleccionar el Tipo Documento y Tipo Establecimiento se listaran los secuenciales registrados desde
Configuraciones-Secuenciales por Tipo Documento y Tipo de servicio. Ver imagen 38.2

Nota: Los secuenciales listados en este punto, serán aquellos configurados de Tipo de servicio “Portal”,
los Tipo de servicio de Integración y APPMóvil son disponible para el uso desde la propia aplicación (ERP
- APP).

Imagen 38.2

Para generar facturas de exportación se debe seleccionar Tipo Documento: Factura de exportación y el
secuencial que se listará será el mismo que se encuentra configurado para Facturas de Ventas. Ver imagen
38.3.
Nota: este comportamiento se mantendrá para las Notas de Crédito de exportación que se generarán con
los secuenciales de Nota de crédito (Venta).

___________________________________________________________________________________

63
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 38.3

En la opción Cliente seleccione un cliente de la lista desplegable y los datos de cliente seleccionado serán
mostrados automáticamente, a partir de la información cargada en el catálogo de clientes. Ver imagen
38.4.

Imagen 38.4.

En la opción Conceptos, elija uno de los productos (previamente cargados en el catálogo de productos)
tiene disponible para editar La cantidad, el Precio unitario, el porcentaje de impuesto en los casos
configurados con impuesto IVA y el descuento, éste último puede ser aplicado por cantidad o por
porcentaje activando el check %. Para añadir al comprobante, presione (+). Ver imagen 38.5.

___________________________________________________________________________________

64
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 38.5.

Para los conceptos configurados como Tipo Productos, tiene disponible agregar información adicional tipo
serial, disponible de ingreso de 300 caracteres alfanuméricos (tomando en cuenta espacios y caracteres
especiales como puntos y comas). Ver imagen 38.6.

Imagen 38.6

Cada concepto agregado al comprobante, se visualizará en el listado con los valores seleccionados
previamente. Ver imagen 38.6

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 38.7

Si se requiere editar o eliminar un concepto específico al final de cada uno se tiene disponible las acciones
editar y cancelar concepto.
La acción editar, permite colocar todos los valores previamente seleccionados en forma editable para
realizar cambios, incluyendo el valor de seriales si fue seleccionado. Luego de realizar los cambios se
agregan nuevamente al comprobante presionan el botón Editar concepto que se visualiza en la parte de
edición. Ver imagen 38.7

___________________________________________________________________________________

66
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 38.7

En la opción Retenciones, se encuentran disponible dos grupos de tipos de retenciones, Retenciones de


impuesto IVA y ICO, y Retenciones en la fuente tales como, Compras, Honorarios, Servicios Generales,
Transporte de carga, Retención en la fuente y Comisiones. Ver imagen 38.8
nota: Aquellas retenciones que no se encuentren en la lista anterior, pueden ser definidas con “Retención
de la fuente” y en el campo información adicional indicar a que hace referencia. Ver imagen 51.
Información adicional.

Imagen 38.8
___________________________________________________________________________________

67
Manual del Portal DFactura | Colombia

Para agregar las retenciones elija una opción y presione en el botón (+) puede indicar si el cálculo de la
retención será aplicado por valor o porcentaje activando o desactivando el check de %. Dichas
retenciones pueden ser modificadas, agregando el valor que requiere, se anexa listado de referencia.
Ver imagen 38.9 y 38.10.

Nota: La longitud máxima del campo Porcentaje de Retención es 2 dígitos más 2 decimales, separados por
punto (.).

Imagen 38.9.

Imagen 38.10.

En la opción Información adicional, se dispone del campo para añadir el contenido de comprobante como
mensajes de venta o mensajes comerciales. Ver imagen 38.11.

Imagen 38.11.

Al final de esta misma opción, se dispone de campos que permite agregar hasta un máximo de 20 campos
libres adicionales al comprobante, ingresando el nombre del campo y valor. Para añadir al comprobante,
presione (+). Ver imagen 49.1.

___________________________________________________________________________________

68
Manual del Portal DFactura | Colombia

Nota: No se permite el envío de caracteres especiales a excepción del guión (-), En nombre de campos
solo es permitido repetir Orden de compra usando el código noventa y siete (97) y se acepta un máximo
de diez (10) caracteres.

Imagen 38.12.

Si cuenta con una representación gráfica personalizada y requiere manejar campos extensibles
adicionales, estos deben enviarse con el código en el campo (Nombre de campo) y Valor en (Valor del
campo). Estos códigos deben ser solicitados al área de Integración a través del correo electrónico
integracion_fel_co@thefactoryhka.com. Ver imagen 38.12

___________________________________________________________________________________

69
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 38.12

En Total impuestos y Totales se podrá visualizar los totales de comprobante. Para finalizar, presione
Generar Documento para que los cambios sean guardados. Ver imagen 38.13.

Imagen 38.13.

Posteriormente el portal le indicará por medios de mensajes el resultado de la ejecución del documento
generado, bien sea de forma exitosa o no exitoso. Ver imagen 38.14.

Imagen 38.14

___________________________________________________________________________________

70
Manual del Portal DFactura | Colombia

Para generar Notas financieras a una factura, se debe realizar la búsqueda de la misma en la imagen
Ver Imagen 38.15

Imagen 38.15

Está acción abrirá una ventana que permitirá colocar en el recuadro el número de factura asociada y
presionar Buscar. Ver Imagen 38.16

Imagen 38.16

Al tener la consulta de la factura se presenta la información relacionada tal como Tipo, Número, Cliente,
Fecha y Total, se presiona el símbolo Ver Imagen 38.17 que agrega la información al formulario y
generar la Nota financiera. Ver Imagen 38.18

___________________________________________________________________________________

71
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 38.17

Imagen 38.18

Una vez generado el documento, el mismo se registra en el listado de documentos emitido con los detalles
del documento, tal como, Fecha, Tipo, Número, Cliente, ID Cliente, Estatus, Acuse, Estatus Acuse, Total,
Pago, ODF, XML, Email y Observaciones. Ver imagen 38.20.

___________________________________________________________________________________

72
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 38.20.

Conjuntamente el adquiriente recibirá por medio de un correo electrónico, la factura electrónica en


formatos .pdf y .xml con el botón de Acuse de Recibo.
nota: es importante que el adquiriente presione el Botón Acuse de Recibo, para informar al emisor y
enviar el estado (Aceptada, Rechazada o En verificación) de la misma, con su respectiva observación. Ver
imagen 38.21.

Imagen 38.21

El formato de correo electrónico es personalizable, los detalle se describen en el Configuraciones/


Personalización de envío del Correo Electrónico.

6.2. Consultar Documentos Emitidos


Desde el portal existen dos opciones para consultar los documentos emitidos siendo desde el acceso
rápido desde Inicio - Facturación o desde el Menú - Comprobantes - Documentos Emitidos. Ver imagen
39.

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 39.

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

filtro de consulta contiene varios datos disponibles para la búsqueda, tales como: Origen, Tipo de
documento, Tiempo, Número, cada opción puede ser seleccionada de forma individual.

Formas de filtrado

Inicialmente se presenta la pantalla con Filtro de Consulta y en la misma se listan los documentos
generados en el día actual y cada consulta se ejecutará luego de presionar la lupa ubicada en la parte
lateral derecha al filtrado. Ver imagen 40.

Nota: este tipo de consulta se encuentra disponible en ambiente DEMO.

Imagen 40.

- Todos los modos de consultas muestran los documentos generados del día y con el máximo de
500 registros por cado modo de filtrado, este limitador es para evitar el volcamiento de la
información para los casos de clientes Gran contribuyentes.
- Consulta por Número, se coloca el número de documento a consultar sin importar la fecha de
generación. Ver imagen 40.1

___________________________________________________________________________________

75
Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 40.1

- Consulta por Origen, aplicativo por donde se generó el documento (Portal, Servicio de
integración, App Móvil).

- Filtrado por Origen Portal, tendrá disponible para combinar con Cliente (ID o nombre de
Cliente) específico,tipo de documento, Tiempo (Fecha inicio y Fin de emisión del
documento), monto, acuse, estatus Dian, Pago, Monto (Inicial a Final) este puede ser
insertado manualmente o se puede ajustar con la barra de desplazamiento que se
muestra en la parte inferior. Ver imagen 40.2.

Imagen 40.2

- Filtrado por origen Servicio de integración o App Móvil, disponible para la consulta
individual y combinada con tipo de documento, tiempo, número, por cliente, acuse,
Estatus Dian y pago Ver imagen 40.3.

___________________________________________________________________________________

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 40.3.

___________________________________________________________________________________

77
Manual del Portal DFactura | Colombia

6.2.1. Visualizar y descargar la representación PDF y XML


Ir a Comprobantes → Documentos Emitidos, para visualizar las representaciones de los documentos. Ver
imagen 50.

Imagen 50.

En la columna inicial de cada registro se presenta un símbolo de + que permitirá desplegar información
adicional al documento generado, tales como: Estatus, Estatus DIAN (Ver tabla 10), Acuse, Estatus Acuse
y Observaciones.

Para visualizar o descargar los documentos electrónicos generados PDF y XML presione el botón con
símbolo de descarga que se encuentra en el lateral derecho de cada registro de documento emitido. Ver
imagen 50.1

Imagen 50.1

___________________________________________________________________________________

78
Manual del Portal DFactura | Colombia

Con el botón de PDF, el portal permite visualizar la factura en formato digital antes de realizar la descarga,
también se tiene disponible el botón de descarga del archivo XML. Ver imagen 50.2.

Imagen 50.2

Con el botón de XML, bien sea desde la lista de documentos emitidos o desde la visualización del PDF, el
portal permite descargar el archivo en la ubicación seleccionada. Ver imagen 50.3.

Imagen 50.3

6.2.2. Acuse de recibo


El Acuse de recibo de la factura electrónica se realiza por parte del adquirente que reciba la factura en
formato electrónico de generación, deberá informar al obligado a facturar electrónicamente el
___________________________________________________________________________________

79
Manual del Portal DFactura | Colombia

correspondiente acuse de recibo de la misma a través de sus propios medios tecnológicos o de los que
disponga para este fin el obligado a facturar. Para este efecto el adquirente podrá informar el
correspondiente acuse de recibo a través de sus propios medios tecnológicos o de los que disponga para
este fin el obligado a facturar.

Una vez el adquiriente reciba el correo electrónico con el botón de Acuse de recibo, tiene la disponibilidad
de enviar el estado con las observaciones correspondiente del documento, los estados disponibles son:
Aceptada, Rechazada y En verificación. Ver imagen 50.4.

Imagen 50.4.

● Aceptado, indica la aceptación electrónica del documento por parte del adquiriente.
● Rechazo, el emisor debe identificar las causas de negocio que concluyeron en el rechazo del
documento, su corrección es emitir el documento que anule la situación fiscal del documento
rechazado (por ejemplo una nota de crédito).
● En Verificación, es cuando un adquiriente manifestará que ha recibido el documento electrónico
pero se requiere de un proceso de aprobación interno.

Una vez enviado el estado del Acuse, se generará un mensaje informativo. Ver imagen 50.5.

Imagen 50.5.

___________________________________________________________________________________

80
Manual del Portal DFactura | Colombia

Cuando el Acuse es enviado con algún estado Aceptado o Rechazado, el enlace del acuse es vencido al
momento, generando un mensaje informativo “El acuse de recibo ya fue enviado”. Ver imagen 50.6.
nota: el enlace se mantendrá disponible sólo cuando se envíe el Acuse con estado “En Verificación”, para
ser cambiado bien sea “Aceptado” o “Rechazado”.

Imagen 50.6.

El enlace se mantendrá disponible sólo cuando se envíe el Acuse con estado “En Verificación”, para ser
cambiado posteriormente bien sea “Aceptado” o “Rechazado”.

Acciones a las facturas con los diferentes estados seleccionados por el cliente

A continuación se describen las acciones que se pueden generar en los diferentes estados seleccionados
por el cliente:

● Aceptado: Siendo el estado la información enviada por el cliente, el portal no se encuentra


limitado de generar Notas de crédito parcial o total de factura.
● Rechazado: A pesar que la factura se encuentre en este estado, No es obligatorio generar una
Nota Crédito Total para anular la factura, es importante generarla ya que la DIAN cuenta con un
documento fiscal sin su documento correctivo, por lo que no anularlo puede acarrear en un
compromiso de IVA ante la DIAN, no contemplado. Igualmente se pueden ejecutar notas de
crédito total y parcial.
Adicional si un documento es rechazado No existe un lapso de tiempo para generar el nuevo
documento con los ajustes aplicados, excepto en el sector salud en los casos de glosas.
● En verificación: Con el documento en este estado es igualmente permitido generar notas de
crédito parcial o total.

___________________________________________________________________________________

81
Manual del Portal DFactura | Colombia

6.2.3. Visualizar Acuse de recibo


Cuando se genera la emisión del documento este es creado con Estatus Acuse A LA ESPERA indicando
que se encuentra a la espera de la respuesta del adquiriente. Ver imagen 50.7.

Imagen 50.7

Al recibir el estado del Acuse de recibo, el documento se actualizará el Estatus Acuse enviado por el
adquiriente (Aprobado, Rechazado, En revisión), junto con las observaciones si éstas fueron enviadas. Ver
imagen 50.8.

Imagen 50.8

___________________________________________________________________________________

82
Manual del Portal DFactura | Colombia

6.2.4. Configuración de la lista de documento


Al momento de visualizar la información sobre los documentos que existen en el portal, se
puede configurar las columnas que se mostrarán en dicha consulta, para ello se presiona el
siguiente botón y se seleccionan las columnas de preferencia. Ver imagen 50.9.

Imagen 50.9.

6.3. Reportes
Para generar reportes debe hacer clic en Comprobantes → Reportes, aplique los filtros deseados de
forma separada o en conjunto:

● Por Concepto y elija una opción de la lista desplegable.


● Por Cliente y elija un cliente de la lista desplegable.
● Por Monto y elija un rango numérico.

Luego, Seleccione el Tipo de Documento (Factura de Venta y Exportación, Nota de Crédito, Débito,
Crédito de Exportación y Débito de Exportación). Establezca un periodo para el reporte, seleccionando la
fecha Inicial y la fecha final, escoja el formato del reporte (Excel).

Por último, presione Generar Reporte una vez indicados los filtros deseados. Ver imagen 51.

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Imagen 51.

7. TABLAS DE ESTRUCTURA DE ARCHIVOS CSV


Los parámetros a incorporar en los archivos deberán cumplir con el formato y las directivas que
correspondan según las siguientes reglas:

Formato Descripción
A Caracter alfabético
N Caracter numérico
AN Caracter alfanumérico
A|3 3 caracteres alfabéticos (longitud fija)
N|3 3 caracteres numéricos (longitud fija)
AN|3 3 caracteres alfanuméricos (longitud fija)
A|..3 Hasta 3 caracteres alfabéticos (longitud variable)
N|..3 Hasta 3 caracteres numéricos (longitud variable)
AN|..3 Hasta 3 caracteres alfanuméricos (longitud variable)
N|..8|5.2 Hasta 8 caracteres alfanuméricos, conformados por (hasta) 5 enteros y dos decimales
separados por punto

Requerido Descripción
SI Si es requerido
NO No es requerido
C/C Es requerido cuando corresponda (o bajo cierta condición)

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7.1. Estructura archivo cliente


Tabla 1 Estructura archivo cliente

Campo Formato Requerido


Tipo de Persona N|1 (1 Jurídico, 2 Natural) SI

Tipo de Identificación N|2 Ver tabla 3 SI


Número de Documento N|13 SI
Nombre Comercial AN|...100 NO
Departamento N|2 Solicitar tabla de SI
catálogo, solo si el país es
Colombia
Municipio N|5 Solicitar tabla de SI
catálogo, solo si el país es
Colombia
Ciudad N|8 Solicitar tabla de SI
catálogo, solo si el país es
Colombia
Dirección AN|...100 SI
País A|2 (ISO 3166-1 SI
alfa-2)
Régimen N|1 Ver tabla 4 SI
Razón Social AN|...100 C/C
Nombre AN|...100 SI para tipo
persona natural
Apellido AN|...50 SI para tipo
persona natural
Segundo Nombre AN|...50 C/C
email AN|...200 SI
Gran Contribuyente {“SI”,”NO”} SI
Teléfono AN|...15 NO
Otro teléfono AN|...50 NO

7.2. Estructura archivo producto

Tabla 2 Estructura archivo producto

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Campo Formato Requerido


Código del Producto AN|20 SI
Descripción del producto AN|500 SI
Unidad de Medida AN SI
Precio Unitario N|1..14.2 SI
Tipo de Impuesto (IVA, ICO) {“IVA”,”ICO”} SI

Tipo de IVA (Portal:


Exento, Diferencial 10%, Diferencial 5%,
N|2 SI
Excluido, General) - En este caso porcentaje
de IVA

Porcentaje de ICO que aplica


N|2 C/C
al producto

Tipo de Producto (Producto (2) o


N|1 {“2”,”1”} SI
Servicio (1) )

Comentario AN|500 NO

7.3. Tabla de códigos para carga masiva

Tabla 3 Tipos de Identificación


Código Descripción
11 Registro Civil

12 Tarjeta de Identidad
13 Cédula de Ciudadanía
21 Tarjeta de Extranjería
22 Cédula de Extranjería
31 NIT
41 Pasaporte
42 Documento de Identificación Extranjero

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Tabla 4 Tipos de Régimen


Código Descripción
0 Simplificado
2 Común

8. Tabla de pseudo códigos para personalizar correo


Sección Descriptor Valor Referencial Tipo
Número de Documento Electrónico @email.documento.numeroDocumento Único
CUFE @email.documento.cufe Único
Fecha Emisión @email.documento.fechaEmision Único
Datos
Hora de Emisión @email.documento.horaEmision Único
Factura
Tipo de Documento Electrónico @email.documento.tipoDocumento Único
Tipo de Factura @email.documento.tipoFactura Único
Responder A @email.documento.responderA Único
Tipo Contribuyente @email.emisor.tipoContribuyente Único
Tipo de Documento de Identidad @email.emisor.tipoIdentidad Único

Emisor Número de Documento de Identidad @email.emisor.numeroIdentidad Único


Razón Social @email.emisor.razonSocial Único
Logo @email.emisor.logo Único
Tipo Contribuyente @email.receptor.tipoContribuyente Único
Tipo de Documento de Identidad @email.receptor.tipoIdentidad Único
Adquiriente
Número de Documento de Identidad @email.receptor.numeroIdentidad Único
Razón Social @email.receptor.razonSocial Único
Acuse Acuse de Recibo @email.documento.urlAcuseRecibo Único

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9. Tabla Referencial de Retención

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10. Tabla Estatus DIAN


Tabla 10 Estatus DIAN
Estatus Descripción
El proceso de consulta no ha consultado el
Por consultar
documento en la DIAN
Enviado Enviado
Pendiente por
Pendiente por enviar
enviar
Exitosa Transacción Exitosa: Factura Exitosa
Transacción Exitosa: Factura Recibida
En proceso Transacción Exitosa: Factura En proceso de
validación
Transacción Exitosa: Factura Fallida
(Documento no cumple 1 o más validaciones
de DIAN).
Transacción Exitosa: Factura con Error (El xml
no es válido).

Fallida Transacción Fallida: Error al procesar petición


Transacción Fallida: Excepción en el Sistema
Dian.
Transacción Fallida: Parámetros Enviados con
Error
Transacción Fallida: No existe información

Error interno de Servicio Dian.

Error al Response vacío


consultar Error inesperado de Web Service

Error en response, información inválida

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11. Funcionalidades Ambiente Producción

A continuación se describen funcionalidades del portal en el ambiente de producción que aún no cuentan
con los cambios presentados en ambiente DEMO, ya que se encuentran en periodo de validaciones y
correcciones.

Carga masiva
Tanto para carga masiva de cliente como de producto, No se dispone del mensaje de Atención donde se
recomienda los editores de texto para la creación de los archivos .csv en la pantalla, sin embargo se puede
tomar en cuenta para reducir los errores en el mismo. Ver imagen 11.1.

imagen 11.1.

La estructura de los archivos se mantiene terminando con doble pipe (||), en particular la carga de
productos no dispone del envió de productos con doble impuesto (IVA-ICO). Ver imagen 11.2.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

imagen 11.2.

Si existe un error en el archivo, no dispone de los mensajes de validación indicativos del error y línea
presentada, solo presenta mensaje “Ha ocurrido un error”. Ver imagen 11.3.

imagen 11.3.

Registro de productos
El registro de producto dispone con la asignación de un sólo tipo de impuesto IVA o ICO, no se dispone
de registro de doble impuesto (IVA- ICO). Imagen 11.4.

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Imagen 11.4.

Consultar Documentos Emitidos


Según la sección en la que nos encontremos, se presentarán distintos métodos de búsqueda.

● Por fecha: en la sección Comprobantes → Documentos Emitidos, se puede realizar el tipo de búsqueda
filtrando el día, mes y año de emisión del documento. También, se pueden colocar los datos en la sección
Buscar y se aplicará un filtro de la información suministrada. Ver imagen 11.5

Imagen 11.5.

● Por orden alfabético: Para las opciones de Catálogo, se realiza la búsqueda por orden alfabético.
También, se pueden colocar los datos en la sección Buscar y se aplicará un filtro a la información
suministrada. Ver imagen 11.6.

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Manual del Portal DFactura | Colombia

Imagen 11.6.

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Registro de secuenciales
El registro de secuenciales en ambiente de producción dispone de la conexión con la DIAN que cargará de
forma automática los datos de la resolución con sus prefijos y datos relacionados, siempre y cuando tenga
todas las gestiones al día con la DIAN y ésta se encuentre disponible. Ver imagen 11.7.

imagen 11.7.

En caso de tener alguna gestión por tramitar, exista problemas de conexión o la DIAN no se encuentre
disponible, se presentará un mensaje informativo del inconveniente y se permite el registro de

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secuenciales de forma manual para Facturas de Contingencia, Notas de Crédito y Débito


Venta/Exportación. Ver imagen 11.8.

imagen 11.8.

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The Factory HKA Colombia SAS

Bodega 20., Ac 80 #6970, Bogotá, Colombia

Departamento de Integración

www.thefactoryhka.com/co/facturacionElectronica/index

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