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MAAG TIC y el cambio organizacional

EL MAAG TIC implica muchos retos, uno de ellos, es la transformación de la realidad actual de la UTIC
Unidad de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, a una nueva realidad moldeada por la
obligatoriedad del MAAGTIC, que implica modificaciones significativas y es necesario un cambio
organizacional, en donde el resultado es notablemente diferente a la situación actual

Hace años trabaje en una (UTIC), perteneciente a una dependencia federal, recuerdo una vivencia que me
sirve para ilustrar lo que implica un proceso de cambio organizacional como el que se pretende lograr con el
MAAG TIC.

Me encontraba en un curso de capacitación de una nueva plataforma tecnológica, que nos permitiría proveer
una solución a nivel nacional.

Se trataba de un curso cerrado, únicamente para personal de la UTIC, así que estábamos relajados
aprendiendo el juguetito nuevo, de repente, el instructor nos preguntó para que pensábamos utilizar la nueva
plataforma y después de la explicación, un compañero gritó desde atrás en tono sarcástico… “¡Ja! ¡Eso
quiero verlo!”.

El incidente no solamente me molestó, sino que evidenció un problema REAL y común… EL PERSONAL
QUE LLEVA TIEMPO TRABAJANDO EN EL GOBIERNO, SABE POR EXPERIENCIA QUE NO HAY
CAMBIOS DE FONDO Y QUE ES CASI IMPOSIBLE TRASFORMAR LA REALIDAD ACTUAL.

Para no alargar la anécdota, me costó mucho tiempo y obviamente trabajo, hacer un cambio, pero ¡lo logré!...
Transformé el área desde el ámbito administrativo y tecnológico.

La Administración Pública, tiene retos adicionales a los que existen en la iniciativa privada y los podemos
denominar: inercia, desinterés, burocracia, colaboradores con actitud conformista y poco profesionales. Sin
embargo, también es ese recurso humano, el que hace que todos los días el aparato gubernamental funcione
y es el que convertirá al MAAG TIC en acciones, resultados y no solo en un Manual Administrativo de
Aplicación General, útil para cumplir con las auditorías realizadas por cualquier órgano fiscalizador.

De aquella experiencia aprendí como lograr una mejora organizacional y por eso hoy puedo decir que existe
algo qué se les olvido incluir en el MAAG TIC; y esto es una metodología para administrar el cambio que se
compone de una serie de acciones planeadas, orquestadas, ejecutadas y lo más importante, dirigidas a lograr
que el personal de la UTIC, así como de sus áreas usuarias (clientes internos como terceros), abandonen su
área de confort, de seguridad, conocimientos, posiciones de poder, rutinas y todo lo que hasta ahora le resulta
conocido, por aprender a hacer nuevas cosas, a cambiar la manera en que deben realizarse las actividades, a
moverse de un modelo de trabajo funcional a uno orientado al servicio al cliente, basado en procesos y
soportados en tecnología… A atreverse a hacer las cosas de una manera diferente, buscando mejores
resultados.

Para ello, es ideal contar con líderes inspiradores, pero por desgracia, éstos no abundan en las áreas de
tecnología, por lo que la mejor opción es aplicar una administración del cambio, como la estrategia primaria
para lograr que el factor humano, se vaya sumando y acoplando a los diferentes cambios en cascada que
implica la adopción del MAAG TIC.
El cambio sucede en respuesta al ambiente externo, que afecta directamente la misión, la estrategia, la
dirección y la cultura de la organización. Pero además, impactan factores transaccionales como: estructura,
sistemas, prácticas de gestión, clima laboral, por mencionar los más visibles.

Entrada
Ambiente
Externo

Practicas de Input
Gestión
Salida
Liderazgo
Rendimiento
Misión y Estrategia TareasCultura
y Habilidades
Organizacional
Individuales
Flujo

Practicas de Gestión

Estructura Sistemas (Políticas y


Procedimientos)

Clima laboral
Motivación

Tareas y Habilidades Necesidades y valores


Individuales Motivación individuales

Rendimiento
individual y
organizacional

Salida
Fig. 1. Modelo Causal de desempeño e Innovación Organizacional de W. Warner Burke y George H. Litwin

El cambio organizacional implica que se produzca CAOS, que se ponga a los individuos y a la organización
entre el dilema de abandonar el cambio, el fallar e incumplir con la misión de la UTIC o el lograr transformarse
y descubrirse con un nuevo nivel de madurez organizacional, con personal con nuevas habilidades y
conocimientos.

Para que el cambio buscado se adopte e interiorice tanto en la forma como en el fondo de los procesos que
ejecuta el equipo de trabajo en una organización, éste debe ser visto como un quehacer diario; debe formar
parte de su cultura, logrando que recursos y esfuerzos se dosifiquen, para evitar ser tomados por sorpresa,
donde el costo por nuestra falta de observancia, sea imposible de cubrir.

La Secretaría de la Función Pública, busca una transformación de cada una de las UTIC’s en las
dependencias y entidades federales. El mensaje es fuerte y claro…

Hay que transformar mediante la adopción de prácticas recomendadas a las UTIC’s en la unidad de
innovación tecnológica que ayude a tener un Gobierno que cueste menos, haga más, sea más transparente,
se tenga certeza en que se seguirán las reglas al pie de la letra (cualidad más alta, que distingue y diferencia
a cualquier aplicación informática de las personas). Nos guste o no, el tren está avanzando y depende de
nuestra habilidad para transformarnos de que no se descarrile.

Regresando a la vivencia con la que comencé este artículo, convencí al Director que me permitiera capacitar 2
horas diarias a mi personal para ampliar su visión, igualar su nivel de aprendizaje e impulsar su sentimiento de
pertenencia a la organización. Este esfuerzo duró 4 meses, es decir 160 horas en total, con resultados
sorprendentes ya que pasamos de ser un área que solo sabía probar la Nómina, a un área que era capaz de
realizar otras actividades y, lo más importante, que trabajaba como un solo equipo, apoyándonos con las área
de desarrollo y mantenimiento para alcanzar las metas conjuntas.

En resumen, el impacto en la UTIC, como a los usuarios internos y externos (terceros), pueden ser tan grande
que el enfoque de cambio organizacional es clave para que efectivamente la UTIC, transite lo más suave y
rápidamente posible, entusiasmando al factor humano, convirtiendo la obligatoriedad del MAAG TIC en una
UTIC, transformada, con expectativas más alta tanto por sus usuarios como de ella misma.

En los próximos números desarrollare los elementos de administración del cambio que sugiero aplicar para la
adopción del MAAG TIC.

Bibliografía:

Modelo Causal de desempeño e Innovación Organizacional de W. Warner Burke y George H. Litwin.


(1992).

Resumen Curricular:

Héctor Santillán cuenta con 25 años de experiencia profesional en el área de Tecnologías de la


Información y Comunicaciones.

Se desempeña como consultor integrador en Administración Pública y TIC’s, Gobernabilidad y


Gobierno Electrónicos.

Realiza consultorías y servicios de asistencia técnica en Arquitectura de Procesos de Negocios, Mejora


Continua, Seguridad de la Información, Modelos de Referencia y Gobernabilidad de las Tecnologías de
la Información y Comunicaciones, tanto para el sector privado como del público.

santillan.hector@gmail.com