Está en la página 1de 92

PLANEACIÓN de EVENTOS

Sociales y Corporativos
Investigaremos a los clientes. Es
necesario identificar cuál perfil tienen
para saber qué se le ofrecerá.
Identificaremos cuáles son los deseos, las
necesidades (crearlas también) y
anhelos que tienen nuestros usuarios ante
su próximo evento.
Para realizar una investigación
efectiva, utilizaremos el marketing a
través del método de la
conversación, generar confianza y
realizar preguntas de forma natural.
¿Qué tipo de evento tiene por realizar?

¿Cuántas personas tiene contemplado invitar?

¿Cuáles servicios tiene contratados hasta el momento?

¿Cuáles servicios desea que le ofertemos?

¿Cuándo tiene programado realizar el evento?

¿Cómo le gustaría que fuera su celebración?

¿Cómo se imagina su celebración? Etcétera.


Es el proceso de “pre-logística” en el
cual se desarrollan reuniones con los
clientes, presupuestos u ofertas, cierre
de la venta, elaboración de programa
junto a los anfitriones después de haber
firmado el contrato.
En la planificación debemos elaborar nuestro
programa con cronograma para cada evento.
Cada cliente es un mundo complejo, por lo que
cada celebración tendrá actividades únicas o
diferentes.

¿Por qué un cronograma? Porque nos permitirá


llevar una guía, con tiempo exacto (aunque no sea
cumplido con perfección).
¿Qué se hará en el evento?
Definir cada servicio que el cliente ha
contratado, detalle a detalle para evitar
el exceso de preguntas.

Determinar cada actividad que se


realizará en el evento (programa)
Contrato y narración
Es el documento final de la planificación, en
el cual todo se concreta:
ANEXOS AL CONTRATO
1. Actividades previas al evento
(reuniones con los clientes)
2. Actividades realizadas durante el evento
para que sea exitoso (programa)
3. Recursos que se utilizarán para el desarrollo de
actividades (descripción de los servicios contratados)

4. Costos de los recursos (llamadas telefónica, alimentos,


combustible, etc.) Debe contemplarse en el costo de
oferta sin generar utilidad ni desglosarlo en la cotización

5. Programa con su cronograma de acuerdo a las


actividades a realizarse

6. Firmar contrato por ambas partes en tinta azul para


garantizar la legalidad del documento
Si se siguieron todos los pasos anteriores,
este será mucho más fácil de
implementar.

Es el momento de convertir el sueño del


cliente o clientes a “Realidad”. Un día
inolvidable y totalmente lleno de
felicidad.
La ejecución a base de estrategias es la
solución del problema. En el caso de los
eventos, es la solución para que los
clientes no se “compliquen la vida” con
estrés, dinero, cansancio, enojos, falta
de tiempo y disfrute de su celebración
sin preocuparse en nada
Debe realizarse una hoja “orden de
servicio”, donde está cada detalle del
evento, su cronograma y las
soluciones ante problemas que
podrían suceder.

Entregar la “orden de servicio” a


quienes corresponda (proveedores y
organizadores de eventos)

Es indispensable prevenir cualquier


falla.
-Permitir siempre la opinión de
nuestros clientes.

-Permitir que nuestros clientes nos


evalúen. Entregar un cuestionario o
encuesta de preguntas sencillas.

-Hacernos la autoevaluación como


planeadores de eventos, identificar
si cumplimos con los objetivos de
nuestros clientes.
-Enviar carta de agradecimiento a los clientes
por correo electrónico o entregarlo de forma
personalizada. Es un gesto que no olvidará el
anfitrión que contrató los servicios.

-Cada tres o cuatro meses brindar seguimiento


a través de llamada o mensaje de WhatsApp
para recordarle que se está a las órdenes para
próximos eventos.
Sin proveedores no podemos brindar un
servicio de planeación de eventos.

Los proveedores son nuestros mejores aliados y


deberían convertirse en nuestros mejores
amigos.

Ellos se convierten en nuestros colegas, mas no


en la competencia.
Los proveedores
deben ser tratados
de la misma forma
que los clientes.
Promover la concurrencia de diversos
proveedores para seleccionar el mejor
producto o servicio.

Mantener relaciones con diversos


proveedores potenciales, pues son
medidas ante posibles urgencias.
No pedir cotizaciones a
un proveedor si no
considerará su oferta.
-Comparar el precio justo del mercado
considerando características del
producto o servicio.

-Evitar presionar al proveedor para que le


dé un precio mucho menor.

-Buscar siempre un precio justo.


Procurar obtener todos los
productos o servicios de un
solo proveedor para evitar
trabajo de papeleo y
diversos pagos.
Los términos de contratación
deben ser claros y concisos
de manera que no surja la
menor duda de las
condiciones aceptadas.
Evitar la cancelación
de servicios sin razones
fundamentadas.
Practicar excelentes relaciones con
nuestros proveedores:
-Evitar conflictos
-Ayudar si es necesario
-Involucrarse con ellos
-Mantener relaciones armónicas
con quienes nos ayudan
Sugerencia de los precios
Críticas constructivas de los productos o
servicios
Tendencias de moda
Ideas para promoción
Asesoría
Es una obligación dividir el mercado en
subgrupos con el fin de desarrollar una
estrategia comercial diferenciada para
cada uno de ellos y permita satisfacer
sus necesidades de manera más
efectiva.

¡Segmenta tus públicos, por favor!


Es una obligación dividir el mercado en
subgrupos con el fin de desarrollar una
estrategia comercial diferenciada para
cada uno de ellos y permita satisfacer
sus necesidades de manera más
efectiva.

¡Segmenta tus públicos, por favor!


Es a quiénes queremos dirigirnos, a
quiénes queremos ofrecer nuestros
servicios, pero siempre deben
segmentarse para no mal invertir el
dinero que utilizamos, para
promocionarnos.

¡Segmenta tus públicos, por favor!


Todos somos relacionistas públicos,
desde el primer momento en el que
comenzamos a conversar en el hogar.

Sin la comunicación no crecemos ni


vendemos nuestros talentos-servicios.
Permite conocer las
necesidades de los
públicos objetivo y permite
conocer quiénes son los
posibles clientes. Asimismo
nos ayuda a identificar
adónde están ellos para
dirigir un mensaje
adecuado
espacio pagado
para que hable
bien de nuestra
empresa, persona
o servicio.
espacio en
comunicación en
forma de tipo
noticia a través de
canje o forma
gratuita.
La última tendencia de la promoción
publicitaria se desarrolla en las redes
sociales digitales, pues muchas de ellas son
“gratuitas” o su inversión es baja.

Ahora las redes digitales son obligatorias


para vender…
Primer paso: la reunión-conversación

Segundo paso: trabajar con los tres tipos de


presupuestos (costo – oferta- tope)

Tercer paso: cierre de la venta y firma de


contrato por la empresa y el cliente
Tarifa fija:
Solo por desarrollar logística total y
organización
Si es un evento social o corporativo
dependiendo la cantidad e personas:
$300.00, $500.00 ó $600.00
Tarifa fija:
Solo por desarrollar logística total y
organización
Si es un evento social de 400 personas en
adelante:
$800.00 ó $1,000.00
¿Cómo hacer un servicio “todo
incluido”?
Precio de oferta
Se le suma al costo del
servicio/producto el 30% de
utilidad
Precio de re-oferta (tope)
Se le suma al costo del
servicio/producto el 20% de
utilidad

También podría gustarte