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Fascículo

Fundamentos
de Auditoría
Semestre 6
Fundamentos de auditoría

Semestre 6
Fundamentos de auditoría 1
Tabla de contenido Página

Otras técnicas de Auditoría aplicables 3


Circularización 4
Circularización o confirmación de saldos 4
La oportunidad de la circularización 10
Selección de las partidas para la comprobación 11
Determinación de cifras de importancia relativa 12
Aplicación de programas a la medida 12
Resumen 14
Bibliografía recomendada 14
Nexo 15
Autoevaluación formativa 17

Fascículo No. 8 Fundamentos


Semestre 6 de auditoría
Fundamentos de auditoría

Copyright©1999 FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN


Facultad de Contaduría Pública.
Sistema de Educación Abierta y a Distancia.
Santa Fe de Bogotá, D.C.

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización


por escrito del Presidente de la Fundación.

La redacción de este fascículo estuvo a cargo de


FERNANDO NICOLAS ROJAS CRUZ
Sede Santa Fe de Bogotá, D.C.

Diseño instruccional y orientación a cargo de


MARIANA BAQUERO DE PARRA

Diseño gráfico y diagramación a cargo de


SANTIAGO BECERRA SAENZ
ORLANDO DIAZ CARDENAS

Impreso en: GRAFICAS SAN MARTIN


Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
Santa Fe de Bogotá, D.C.

Fundamentos Fascículo No. 8


de auditoría 2 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

Otras técnicas de auditoría


aplicables
Vamos a tener la oportunidad, en el presente fascículo, de conocer tres
técnicas básicas que son usadas por el Auditor en el desarrollo de las
pruebas de Auditoría. En primera instancia veremos la Técnica
denominada Circularización, o confirmación de saldos, la metodología
utilizada para realizarla, la oportunidad y extensión que el auditor debe
darle; en segundo término la técnica de Determinación de cifras de
importancia relativa, la cual comienza en la planeación del trabajo,
conoceremos las bases que el auditor debe tomar para su determinación,
el procedimiento de aplicación en cada una de las áreas objeto de análisis
y su utilización en el desarrollo del trabajo; en última instancia tendremos
la ocasión de conocer la aplicación de programas a la medida del cliente.
En todos los casos en que el auditor tiene la necesidad de ejercer una
auditoría, debe pensar prioritariamente en que debe, como cualquier otro
profesional, tratar independientemente el caso, y por tanto habrá la
necesidad de diseñar y aplicar programas de trabajo planeados
individualmente para su cliente, por tanto es necesario que el auditor
defina el alcance, la extensión y oportunidad de las pruebas para que en el
momento mismo de diseñar las pruebas pueda obtener los resultados
esperados a la hora de aplicarlas.

Al terminar el estudio del presente fascículo, el estudiante:

 Identifica los elementos necesarios y la metodología que debe utilizar


para efectuar una prueba de circularización.
 Determina la extensión, alcance y oportunidad que debe observar el
auditor en el evento de diseñar y aplicar las pruebas o programas de
auditoría a un cliente en particular.

Fascículo No. 8
Semestre 6 3 Fundamentos
de auditoría
Fundamentos de auditoría

 Reconoce el valor apropiado y técnico que debe tomarse como base


para determinar que una cifra cobra importancia relativa.
 Explica la importancia de la utilización de programas a la medida del
cliente.
 Reconoce la oportunidad, extensión y alcance que debe darle el auditor
a una confirmación de saldos de los Estados Financieros.
 Identifica las fuentes de información que sirven de punto de partida para
el diseño de los programas a la medida del cliente y la objetividad en la
aplicación de dichos programas.
 Identifica en qué momento cobra importancia relativa una cifra en los
casos particularmente analizados.

Circularización
Circularización o confirmación de saldos
La circularización o confirmación de saldos la podemos definir como uno
de los procedimientos de auditoría más importante en la aplicación de
pruebas a las cuentas de: bancos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar a
proveedores y mercancías en consignación, entre otros. Esto nos asegura
la confirmación de evidencias eficaces cuando las tasas de respuesta son
adecuadas y confiables.

El objetivo de la confirmación es satisfacer las metas trazadas en la


planeación, tales como:
 Que los saldos existan y sean de propiedad de la empresa.
 Que los derechos sean reales y la titularidad esté dada a valor del
cliente.
 Que los pasivos sean reales y estén debidamente documentados.
 Que exista documentación válida y suficiente que garantice las
operaciones.

Tanto la circularización de saldos como la observación física de los


inventarios tienen la capacidad de colaborar en la detección de
deficiencias presentadas en el sistema de control interno de las áreas ya
señaladas.

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de auditoría 4 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

Cuando el auditor considera que las confirmaciones son evidencias


ineficaces porque las tasas de respuesta probablemente sean inadecuadas
o poco confiables y el de riesgo inherente y riesgo controlado son bajos,
se pueden acumular otras evidencias sustantivas para proporcionar
suficiente claridad en los resultados de los exámenes realizados. Si el
auditor decide no confirmar las cuentas por cobrar, se debe documentar
su justificación en los papeles de trabajo.

El cambio en los requerimientos, puede reducir el uso de las confirma-


ciones en la vida práctica. En los casos en los que el cliente tiene una
estructura efectiva en el sistema de control interno y el resultado de las
pruebas de cumplimiento nos producen un bajo riesgo inherente para el
ciclo objeto de análisis, el auditor puede satisfacer sus necesidades de
evidencia documental con el uso de otros instrumentos técnicos como
pruebas sustantivas sobre las operaciones, y con la aplicación de
procedimientos analíticos. Tomaremos como ejemplo, para efectos expli-
cativos, la confirmación de cuentas por cobrar, pero es importante anotar
que los conceptos se aplican de igual forma a otras áreas o cuentas, como
por ejemplo, a las cuentas bancarias o de ahorros, las inversiones, los
documentos por cobrar, las cuentas por pagar a proveedores, las cuentas
con accionistas o socios o los empleados.

En el desarrollo de los procedimientos de confirmación o circularización, el


auditor decide el tipo de confirmación a utilizar, el momento oportuno para
utilizar los procedimientos (oportunidad de las pruebas), el tamaño de las
muestras, y las partidas individuales a seleccionar (alcance). Se analiza
cada uno de estos elementos, junto con los factores que afectan la
decisión.

Por regla general se utilizan dos tipos comunes de confirmación para la


confirmación de los saldos: la positiva y la negativa.

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Semestre 6 5 Fundamentos
de auditoría
Fundamentos de auditoría

 Una confirmación positiva consiste en una comunicación dirigida al


deudor, solicitándole que confirme directamente si es correcto o
incorrecto el saldo, conforme está presentado en la solicitud de
confirmación. Observemos un ejemplo de una confirmación positiva de
auditoría, basado en el texto Auditoría, Un enfoque Integral, Alvin A.
Arens y James K. Loebbecke, 6° Edición.

CONFIRMACION POSITIVA
Señor
Pedro Rodríguez
Ciudad

Apreciado cliente

Nuestros auditores están llevando a cabo una revisión de


nuestros Estados Financieros; por este motivo, le
agradeceríamos que examinara el estado de cuenta que
anexamos y nos comunicara su inconformidad o reparos,
directamente a nuestros Auditores F.N.R.C. Y Co. LTDA.
Contadores Públicos. Al Apartado Aéreo N° 0235 de Bogotá,
D.C. indicando los motivos de las mismas al pie de página.

Si el saldo y el movimiento del mismo son de su


conformidad, le solicitamos firmar el extracto de cuenta y
enviarlo a la dirección indicada en el sobre de retorno que
hemos dispuesto para su comodidad.

Esta carta no representa una solicitud de pago y su única


finalidad es controlar las posibles diferencias que pudieran
existir entre sus registros contables y los nuestros,
pudiéndose dar el caso que con posterioridad a la fecha del
extracto haya valores liquidados por usted.

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de auditoría 6 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

Le agradecemos la oportuna colaboración que se sirvan dar


a nuestros auditores.

Atentamente,

Nombre de la entidad Auditada.


Firma del funcionario autorizado del cliente
Cargo del funcionario

Existe otro tipo de confirmación positiva, denominada confirmación en


blanco, dado que no muestra la cantidad o valor en la hoja de
circularización, sino que por el contrario le solicita al tercero que llene el
espacio o proporcione la información utilizando los espacios en blanco
destinados para tal fin. Se le llama en blanco en razón de que éstas
requieren que el receptor señale la información solicitada antes de
firmar y devolver la comunicación. Por lo general las respuestas de la
Circularización en blanco poseen unas tasas de respuesta menores
que las formas de confirmación positiva en las que se remite informa-
ción puntual.

 Una confirmación negativa también puede estar dirigida al deudor,


pero solicita una respuesta sólo cuando el deudor está en desacuerdo
con la información entregada. En seguida se muestra un ejemplo de la
confirmación negativa que va adjunta al estado de cuenta del cliente.

CONFIRMACION NEGATIVA

Apreciado cliente

Le solicitamos examinar cuidadosamente el estado de


cuenta. En caso de NO estar de acuerdo con su contenido le

Fascículo No. 8
Semestre 6 7 Fundamentos
de auditoría
Fundamentos de auditoría

solicitamos hacer conocer sus comentarios directamente a


nuestros auditores F.N.R.C. Y Co. LTDA. Contadores
Públicos. Al Apartado Aéreo N° 0235 de Bogotá, D.C. quienes
están llevando a cabo una auditoría de nuestros Estados
Financieros.

Adjuntamos un sobre previamente marcado con el fin de


facilitar su respuesta. No es necesario enviar su respuesta a
nuestras oficinas.

Nota: Este es un pequeño documento que debe ir anexo a la


cuenta de cobro mensual o al extracto mensual del cliente.

La confirmación positiva es una evidencia más confiable, porque el auditor


desarrolla procedimientos de seguimiento si no se recibe una respuesta
del deudor. Con una confirmación negativa, una respuesta no recibida
debe tomarse como una comunicación sin errores, aún cuando el deudor
haya pasado por alto la solicitud de confirmación.

Para compensar la desventaja de la confiabilidad, es menos


costoso el envío de las confirmaciones negativas que de las
confirmaciones positivas, por lo que se pueden distribuir más
confirmaciones por el mismo costo total. Si hablamos de costos,
las confirmaciones negativas cuestan menos porque no se envía
una segunda comunicación de confirmación y no se hace ningún
seguimiento de las que no se contestaron.

Es de mera liberalidad del auditor la determinación del tipo de


confirmación que se utilice, y se basa en los datos de la auditoría. El SAS
67 nos indica que es aceptable utilizar confirmaciones negativas sólo
cuando están presentes las siguientes circunstancias:
 Cuando las cuentas por cobrar están compuestas por un alto volumen
de clientes de menor valor.

Fundamentos Fascículo No. 8


de auditoría 8 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

 Cuando la mezcla de los resultados de la evaluación del riesgo de


control y el riesgo inherente, es baja, Es muy probable que el riesgo
combinado sea bajo si la estructura de control interno es ineficaz o hay
una alta expectativa de errores. Por ejemplo, si en auditorías recurrentes
se ha reportado en los informes anteriores la presencia de partidas
conciliatorias antiguas que no poseen soporte suficiente, la utilización
de las confirmaciones de tipo negativo serían inapropiadas. Los
auditores no tienen razones para creer que los receptores de las
confirmaciones no las adopten como aspectos de importancia en la
relación con sus clientes. Por ejemplo, cuando analizamos la tasa de
respuesta a las confirmaciones positivas y en los años anteriores, fue
muy alta, o si hay altas tasas de respuesta en la aplicación de pruebas
de auditorías de clientes con características similares, el auditor puede
concluir como un resultado probable, que los terceros atiendan en
forma razonable las confirmaciones.
 Cuando el auditor utiliza las confirmaciones negativas, le imprime un
énfasis considerable a la efectividad de la estructura de control interno,
a las pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos analíticos
en busca de la evidencia de la razonabilidad de las cuentas, y presu-
puesta que un gran volumen de los terceros leerán y atenderán a con-
ciencia la circularización. A menudo el auditor utiliza las confirmaciones
negativas en auditorías de hospitales, tiendas al menudeo, y otras
industrias en donde las cuentas objeto de análisis corresponden a la
misma clase de población.

Algunos auditores utilizan una combinación de confirmaciones negativas y


positivas al enviar las segundas, a clientes a quienes se les deben
confirmar saldos importantes y, las primeras, a aquellos clientes que tienen
saldos pequeños.

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Semestre 6 9 Fundamentos
de auditoría
Fundamentos de auditoría

El análisis de las confirmaciones nos muestra que existe un común


denominador para el tipo de decisiones de confirmación, que comienza
con la eliminación de la confirmación en algunas circunstancias, sigue con
el uso exclusivo de confirmaciones negativas o el uso tanto de negativas
como positivas, y finaliza con el uso exclusivo de confirmaciones positivas.
Los factores que afectan la decisión son: los montos del total de cuentas a
examinar, el volumen y valor de las unidades de muestreo de las cuentas,
el riesgo de control, el riesgo inherente, la efectividad de las confirmacio-
nes como evidencia de auditoría y la disponibilidad de otra evidencia de
auditoría.

La oportunidad de la circularización
Cuando el auditor decide aplicar una prueba de confirmación es
importante que la aplique muy cerca de la fecha de corte del balance,
dado que esto permite que el auditor confirme directamente el saldo en las
cuentas de los estados financieros, sin necesidad de hacer inferencias
acerca de las transacciones que tienen lugar entre la fecha de confirma-
ción y la fecha del balance. Sin embargo, como estrategia para concluir la
auditoría oportunamente, a menudo es necesario confirmar las cuentas en
una fecha intermedia. Esta forma de aplicación de la técnica es permisible
si la estructura de control interno es adecuada y proporciona seguridad
razonable de que el proceso de operaciones, se registra correctamente
entre la fecha de la confirmación y el periodo de contabilidad.

Otros factores que el auditor probablemente tiene en cuenta al tomar su


decisión, son los montos de las cuentas, la experiencia que el auditor haya
tenido previamente, las causas legales, la posible quiebra del cliente y
problemas similares. Si el auditor toma la decisión de confirmar saldos
antes de comprobar las transacciones que ocurren entre la fecha de
confirmación y la del balance al examinar documentos internos, como

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de auditoría 10 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

duplicados de facturas de ventas, documentos de embarque y evidencias


de recepción de efectivo, además debe desarrollar procedimientos analíti-
cos del periodo medio.

Cuando el auditor va a decidir el tamaño de la muestra, debe observar los


principales factores que lo afectan; para la confirmación de los saldos, se
agrupan en varias categorías, e incluyen los siguientes factores:
 Error tolerable.
 Riesgo inherente (tamaño relativo del total de cuentas, resultados del
año anterior, y errores esperados).
 Riesgo de control.
 Riesgo de detección alcanzado de otras pruebas sustantivas.
 Alcance de resultados de las pruebas sustantivas de transacciones.
 Procedimientos analíticos y otras pruebas de detalles.
 Tipos de confirmación (las negativas generalmente requieren un mayor
tamaño de la muestra).

Selección de las partidas para la comprobación


Generalmente se debe estratificar la población antes de efectuar las
confirmaciones. Un enfoque típico para la estratificación es tomar en
cuenta, el tamaño en dinero de las cuentas individuales y el tiempo que ha
estado pendiente una cuenta, como base para seleccionar los saldos a
confirmar en cuantas por cobrar a clientes. En la mayoría de las auditorías
el énfasis está en la conformación de saldos mayores y más antiguos,
puesto que es probable que éstos incluyan un error considerable. Es
posible que en la selección de una muestra se tomen algunas partidas de
cada segmento importante del universo y en muchos casos, el auditor
selecciona todas las cuentas que estén dentro del monto de CIR y luego
selecciona una muestra al azar del resto.

Fascículo No. 8
Semestre 6 11 Fundamentos
de auditoría
Fundamentos de auditoría

Determinación de cifras de importancia


relativa
Lo que es significativo o importante para alguien no es algo fácil de
establecer y menos cuando de valores económicos se trata; como es
normal hay aspectos en una empresa y en su entorno de negocio que no
son susceptibles de cuantificación económica, pero en su mayoría sí lo
son. Es, por tanto, que en la primera fase de la planeación el auditor debe
determinar las cifras de importancia relativa, definidas como aquel
importe o valor cuya omisión no afecta en forma importante los Estados
Financieros.

No es posible para un profesional diseñar una fórmula para determinar


este importe pues debe ser una cifra que el auditor, con el uso de su buen
criterio y su experiencia, considere importante con base en el
conocimiento que tiene del cliente y su entorno. Es importante que el
auditor determine un valor específico para cada uno de los componentes
de las cuentas objeto de su examen.

Es frecuente que el común de las personas diga que una cifra es


importante y por ello generalice esa cifra para todas las operaciones de
una empresa, pero ¿sería razonable decir que una misma cifra es de
importancia relativa para la caja menor que para la cuenta de proveedores
o para la cuenta de mercancías disponibles para la venta en una empresa
vendedora de aviones?

Me uno a su respuesta: no corresponde.

Aplicación de programas a la medida


El auditor que asume una responsabilidad frente a los estados financieros
de una empresa, debe entender que se trata de una entidad independiente

Fundamentos Fascículo No. 8


de auditoría 12 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

y ajena a todas las demás. Por tanto debe tratarla como un organismo
totalmente independiente a otros. Si partimos de esta premisa es fácil-
mente entendible que el auditor debe diseñar las pruebas de cumplimiento
para efectuar la evaluación y análisis del sistema de control interno,
basado en las normas de control interno establecidas en la empresa en
forma verbal o escrita. Esto es, que el auditor diseña las pruebas de
cumplimiento con base en el sistema de control existente. De igual manera
cuando el auditor decide planear las pruebas sustantivas que ha de
aplicar, es importante que tenga en cuenta el conocimiento del cliente y su
entorno, factores que cobran gran importancia en el momento de tomar
estas decisiones.

Tratemos de aclarar el tema con el uso de un ejemplo; ¿sería posible,


objetivo, práctico y profesional que el médico le ordenara los mismos
exámenes a los hombres, las mujeres, los niños y los ancianos?

Si su respuesta es no, yo también la comparto. Ahora vamos a nuestra


área; ¿sería posible, objetivo, práctico y profesional que el auditor planeara
los mismos programas de trabajo y las mismas pruebas a los clientes
comerciales, los del sector financiero, los del sector productivo o real, las
medianas y pequeñas empresa y a las empresas multinacionales?

Tampoco: dijo usted, pues yo también comparto esa apreciación.


El auditor debe tener en cuenta diversos factores para tomar la decisión
de diseñar y posteriormente aplicar las pruebas de auditoría a un
componente de los estados financieros. Por lo general estos son:
 El tamaño de la empresa.
 El objeto social que desarrolla.
 El sector de mercado que atiende.
 Los productos o servicios que ofrece.
 Los proveedores que maneja.

Fascículo No. 8
Semestre 6 13 Fundamentos
de auditoría
Fundamentos de auditoría

 El lugar que ocupa en el mercado.


 El nivel de capacitación de los empleados.
 La capacidad de mercadeo del equipo de ventas.
 Los proveedores financieros.

8.1

1. Explique en qué consiste la circularización o confirmación de saldos


con terceros.
2. Determine las cifras de importancia relativa que usted podría manejar
si se tratara de examinar los ingresos por concepto de su salario
mensual y los gastos por concepto de alimentación y recreación.

Las otras técnicas de auditoría aplicables que hemos analizado en el


presente fascículo son tres herramientas de gran valor de las cuales
dispone el auditor cuando asume la responsabilidad de actuar frente a
unos estados financieros. Es por ello que hemos traído el tema de la
circularización o confirmación de saldos con terceros; adicionalmente,
hemos visto los fundamentos de la determinación de cifras de importancia
relativa y por último, hemos aprendido que los programas o pruebas de
auditoría deben diseñarse y aplicarse teniendo en cuenta las característi-
cas propias de cada cliente.

Arens, Alvin A. y Loebbecke, James K. Auditoría, un enfoque integral.


Sexta edición, Editorial Prentice Hall.
Auditoría. Cultural de Ediciones S.A. Tomo I y II.

Fundamentos Fascículo No. 8


de auditoría 14 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

Hemos analizado tres técnicas más que son de gran importancia y utilidad
en el desarrollo de una labor de Auditoría. Cualquiera que sea la
responsabilidad asumida por un auditor, el conocimiento y destreza que
posea para manejar las formas técnicas que existen para llevar a cabo su
labor y dar cumplimiento a los objetivos planteados en la planeación, son
instrumentos de los cuales el auditor debe disponer con el fin de allegar
material de prueba que sustente las opiniones que manifieste en su
informe. En la próxima oportunidad que tengamos de tratar el tema de
auditoría, será para elaborar y manejar los papeles de trabajo que hemos
conocido a lo largo de estos ocho fascículos que comprenden el presente
módulo.

Espero que los conocimientos adquiridos hayan sido tan interesantes para
ustedes como es para un Contador Público el ejercicio de la actividad de
Auditoría. En lo particular, espero que tengamos una nueva ocasión para
discutir y conocer más temas de nuestra carrera.

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Semestre 6 15 Fundamentos
de auditoría
Fundamentos de auditoría

Fundamentos Fascículo No. 8


de auditoría 16 Semestre 6
Fundamentos de auditoría

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Fundamentos de auditoría - Fascículo No. 8


Nombre___________________________________________________________
Apellidos ___________________________________ Fecha ____________
Ciudad _____________________________________ Semestre __________

Al momento de desarrollar la presente autoevaluación, es importante que usted


tenga en cuenta que la transcripción de información no es necesaria, ni le aporta
conocimiento; el objetivo que se persigue al dar sus respuestas es que el
estudiante afirme sus bases conceptuales sobre la temática analizada en el
fascículo.

1. Con base en la temática analizada en el presente fascículo, describa los


elementos necesarios para efectuar una circularización o confirmación de
saldos.

2. Describa las bases que tiene el Auditor para determinar la extensión,


alcance y oportunidad en el diseño y aplicación de las pruebas de
Auditoría.

3. Describa la metodología técnica utilizada por el Auditor para determinar


una cifra de importancia relativa.

4. ¿Cuál es la importancia de la utilización de programas particularmente


diseñados para cada cliente? Describa la objetividad de la aplicación de
dichos programas.

5. Describa las fuentes de información que posee el Auditor cuando diseña


las pruebas que va a aplicar en el desarrollo del trabajo de Auditoría.

6. Describa en qué momento cobra importancia relativa una cifra en los


estados financieros de un cliente.

Fascículo No. 8
Semestre 6 17 Fundamentos
de auditoría