Planificación estratégica para organización hortofrutícola

Versión: 8.
0
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
Código: PE-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL
Proporcionar los lineamientos para el direccionamiento estratégico de la organización, revisar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión integral HSEQ para garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, de la organización, legales y reglamentarios
PROCESO:
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO
Optimizar los recursos y procesos

ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo. Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año 2018.
de la Organización.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas

SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos. Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
representativo de Colombia.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado. Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades administrativas.
OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR META FRECUENCIA
Medir la gestión de la gerencia general con base en las actividades solicitadas por la Junta Directiva Nacional y /o
la Asamblea Nacional de Asohofrucol Gestión de planeación estratégica 100% Trimestral
ENTRADAS DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO

DESAROLLO DEL PROCESO
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
Identificación y generación de presupuestos, control de contabilidad -

Presupuesto Requerimiento de presupuestos para la organización. finanzas, Elaboración y emisión de presupuestos - Control y verificación de Presupuestos elaborados, contabilidad y finanzas controladas. Planeación Estratégioca - Presupuesto - Contabilidad
presupuestos.
Identificación de resultados de indicadores de gestión para determinación,

Indicadores revisados y medidos del SG HSEQ.
actualización o cambio de objetivos HSEQ.
Planificación de objetivos HSEQ, emisión de objetivos, divulgación,

Requerimientos de Revisión, fijación, y control de Política de y Objetivos - Medición de Objetivos de HSEQ.
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001) medición y control. Planeación Estratégica - Todos los procesos del SG HSEQ
Objetivos HSEQ, planeación estratégica.
Política HSEQ - Requerimientos de revisión de política y objetivos
Determinación de Política HSEQ por medio de los objetivos HSEQ,
cuando sea aplicable. Divulgación de política - objetivos HSEQ a
misión, visión y alcance del SIG y su correspondiente divulgación.
procesos.
Revisión de los informes de gestión por procesos y de resultados de Informes revisados - Requerimientos de informes del estado del SG
Planeación Estratégica - Gestión HSEQ
auditorías internas. HSEQ.
Informe de auditorías - Registros de auditoría - Informes de estado
Gestión HSEQ del SG HSEQ - Grado de conformidad Indicador de Conformidad
HSEQ - Determinación del alcance del sistemas HSEQ. Determinación de mejoras y recursos para los procesos y SG HSEQ - Asignación de recursos -Alcance sistema de gestión HSEQ
Planeación Estratégica - Gestión HSEQ
Verificación y control del alcance del sistema HSEQ. determinado.
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS Realización de la revisión por la dirección, análisis del desempeño del Revisiones por la dirección - Acta revisión por la dirección -
Requerimiento de Revisión por la Dirección. Planeación Estratégica - Gestión HSEQ
18001 - ISO 14001) sistema HSEQ, análisis de los entornos de la organización. Requerimientos de revisión por la dirección.
Directrices de mejora para atención al cliente, Soluciones a

Solicitud de aprobación de Analizar informe, tomar decisiones de los resultados de indicadores de requisitos o necesidades especiales de clientes - informe de
vinculación de nuevos asociados - Solicitud de revisión política gestión e informes, análisis, verificación y aprobación de asociados, aprobación de vinculación de nuevos asociados, Planeación Estratégica - Desarrollo Gremial-Planes,
Desarrollo Gremial
sector Hortifrutícola - Solicitud de aprobación realización de análisis y revisión de políticas del sector Hortifrutícola, realización de lineamientos de política del subsector Hortifrutícola, revisión Programas y Proyectos
eventos, directrices e información divulgación del subsector. eventos y difusión de la información del subsector. cumplimiento directrices en realización de eventos y difusión de la
información del subsector, así como los canales de difusión.
Representante por la Dirección OHSAS 18001.

Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS Requerimiento de Representante por la dirección en OHSAS Determinación del representante por la dirección OHSAS 18001 - fijación
Determinación de medios de comunicación interna para el SG Planeación Estratégica - Todos los procesos del SG HSEQ
18001 - ISO 14001) 18001.2007, comunicación interna. de políticas o directrices de comunicación interna.
HSEQ - matriz de comunicación.
Planificación del modelo de riesgos en la organización, determinación y

Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS Requerimiento de pensamiento basado en riesgos de la aplicación del modelo de riesgos, verificación y mejora del modelo de Modelo de riesgos - matrices de riesgos - Solicitud de manejo y
Planeación Estratégica - Todos los procesos del SGC
18001 - ISO 14001) organización. riesgos en la organización - Aplicación del modelo de riesgos en los actualización cuando sea necesario de riesgos en los procesos.
procesos del sistema de gestión HSEQ.
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001-OHSAS Requerimiento de análisis del entono interno y externo de la Determinación del modelo de análisis interno y externo de la organización, Matriz DOFA para análisis interno y externo de la organización -
Planeación Estratégica - Todos los procesos del SGC
18001 - ISO 14001) organización. divulgación y análisis de los modelos de contexto interno y externo. Solicitud de realización, de matrices DOFA de la organización.
Versión: 8.0
Código: PE-CA-001
Identificación de las partes interesadas, determinación de las necesidades Desarrollo Gremial

Caracterización partes interesadas - Solicitud de verificación y
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001 - ISO Requerimiento de comprensión de las expectativas y necesidades y expectativas pertinentes de las partes interesadas hacia Asohofrucol, Talento Humano
control de necesidades y expectativas de partes interesadas a
14001) de las partes interesadas en la organización. generación de modelo de verificación y control necesidades y expectativas Contratación y Compras
procesos correspondientes (Según parte interesada).
de las partes interesadas. Planeación Estratégica
Desarrollo Gremial
Presupuesto
Planeación Estratégica (Norma ISO 9001 - ISO Requerimiento de planeación, preparación y realización de Juntas Solicitud de recursos económicos, causaciones contables, revisión de
Presupuesto aprobado, pagos realizados, información requerida. Contabilidad
14001) Directivas de Asohofrucol y FNFH. información requerida.
Tesorería
Planeación Estratégica
Gestión HSEQ Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ. Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión. Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ
Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. Asistencia a procesos de Formación y capacitación. Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ
Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de

Tecnologías de la Información Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos. Tecnología de la Información
información y los recursos. equipos.
Proceso de Contabilidad, procesos de Contratación y

Proceso de Contratación y Compras contratos y ordenes de compra o de servicio. registro y elaboración de comprometidos presupuestales. Comprometido.
Compras
dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar Workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro
Gestión Documental workflows de cuentas por pagar. Proceso de Contabilidad
registro presupuestal (obligación). presupuestal (comprometido u obligación).
Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo. Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de la

Gestión Documental Manual General de Archivo. Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental
documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de

Gestión Documental Transferencia de unidades documentales.
informes u obtención de la información.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido Requerimientos de personal. Talento Humano
para el desarrollo de su labor.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de

Talento Humano Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso. Talento Humano
servicios.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas

Todos los procesos Solicitudes de capacitación. Necesidades de capacitación. Talento Humano
utilizadas por la Organización.
Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la

Presupuesto Comprometido. Legalizaciones. Contabilidad
Organización.
workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro Elaboración del flujo de información para establecimiento de presupuesto
Presupuesto Solicitud de apropiación trimestral de recursos. Presupuesto
presupuestal (comprometido u obligación). y seguimiento del mismo.
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y

cuidado de la salud y la seguridad. Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del activas, reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que
Gestión HSEQ ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y Gestión HSEQ
proceso. apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo programas
determinación de controles).
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y de gestión ambientales y en SST.
enfermedades profesionales.
DOCUMENTOS DEL PROCESO
CARACTERIZACIÓN. PROCEDIMIENTO DE REALIZACIÓN DE JUNTAS DIRECTIVAS.
INSTRUCTIVO IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS. ORGANIGRAMA.
PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN , ACTUALIZACIÓN Y EVALUACIÓN DE REQUISITOS LEGALES. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
MATRIZ DOFA PLAN ESTRATÉGICO
MATRIZ CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN MATRIZ REQUISITOS LEGALES
MAPA DE PROCESOS MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS
DESPLIEGUE ESTRATÉGICO MATRIZ DE COMUNICACIONES

Versión: 8.0
Código: PE-CA-001
REGISTROS ASOCIADOS
FORMATO REVISION POR LA DIRECCIÓN. ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS.
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.
ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO
LA GERENCIA REVISA EL RESULTADO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN DE CADA PROCESO Y DETERMINA LOS OBJETIVOS HSEQ. LA GERENCIA REVISA LOS PRESUPUESTOS DE LA ORGANIZACIÓN Y REALIZA SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS MISMOS.
LA GERENCIA REALIZA LAS REVISIONES POR LA DIRECCIÓN UNA VEZ AL AÑO JUNTO CON LOS DUEÑOS DE PROCESOS QUE SE LA GERENCIA REVISA EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS DE LOS PROCESOS, CUMPLIMIENTO A NECESIDADES DE PARTES INTERESADAS, GESTIÓN DEL
CONSIDEREN NECESARIOS. RIESGO EN LA ORGANIZACIÓN.
LA GERENCIA DETERMINA A PARTIR DEL DESPLIEGUE ESTRATÉGICO, LA GENERACIÓN DE LA POLÍTICA HSEQ Y ASEGURA QUE SEA
DIVULGADA, REALIZA REVISIÓN Y APROBACIÓN DE ACTUALIZACIONES O CAMBIOS
RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO ISO 9001:2015 ISO 14001:2015 OHSAS 18001:2007
Equipos de oficina
3.0, 4.1, 4.2, 4.4, 4.4.2, 5.1, 5.2, 5.2.1,
5.2.2, 5.3, 6.1, 6.1.1, 6.1.2, 6.2, 6.2.1, 3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1.1, 6.1.3, 6.1.4, 3.0, 4.1, 4.2, 4.4.1, 4.3.2,
Gerente General, Profesional de Gerencia, Director administrativo y financiero Papelería 6.2.2, 6.3, 7.1.1, 7.1.2, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 4.3.3, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2,
7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1, 8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3 4.4.3, 4.4.5, 4.4.7, 4.6
9.1.1, 9.1.3, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
Recursos Humanos
REVISADO POR: APROBADO POR:
"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada Nombre: Álvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo: Coordinadora HSEQ Cargo: Gerente General
Versión: 4.0
PRESUPUESTO
Código: PT-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar el manejo adecuado del presupuesto tanto de ingreso como de gastos, efectuando el control y seguimiento y realizando los ajustes o modificaciones necesarias de acuerdo al comportamiento presentado durante la vigencia.
Optimizar los recursos y procesos Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el
ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo.
de la Organización. año 2018.
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos. Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Colombia. Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades

AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado.
administrativas.
Determinar la ejecución presupuestal de los gastos generales de funcionamiento de inversión Ejecución presupuesto de gastos generales de funcionamiento de inversión 90% Trimestral
Determinar la ejecución presupuestal de los gastos de personal de funcionamiento de inversión Ejecución presupuesto de gastos de personal de funcionamiento de inversión 90% Trimestral
Determinar la variación del ingreso de un periodo con respecto al anterior variación del ingreso de ASOHOFRUCOL 5% Mensual y anual

DESAROLLO DEL PROCESO CLIENTE (ENTIDAD/PROCESO)
PROVEEDOR (ENTIDAD/PROCESO) ENTRADA SALIDAS
Necesidades de recursos económicos (información para elaboración del PAI Consolidación del presupuesto y elaboración del acuerdo presupuestal anual presupuesto anual. Auditoria interna, Junta Directiva, Ministerio de Agricultura y Desarrollo
Todos los procesos
y acuerdo presupuestal). Visto bueno para ejecución de Proyectos, Control de gastos. acuerdo presupuestal. Rural
Contratación y compras
requisición de contratación y compras, requerimiento de personal con visto bueno de
Todos los procesos Requisición de contratación y compras, requerimiento de personal. Visto bueno de presupuesto. proceso de Talento Humano
presupuesto.
Planeación Estratégica Despliegue estratégico de la Organización. Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos de la Organización. Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Tecnologías de la Información Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos. Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la información y los recursos. Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos. Tecnologías de la Información
proceso de contratación y compras Contratos y ordenes de compra o de servicio. Registro y elaboración de comprometidos presupuestales. comprometido. proceso de contabilidad, procesos de compras y contratación
workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro presupuestal (comprometido u
Gestión Documental Workflows de cuentas por pagar. Dar concepto sobre la disponibilidad presupuestal, visto bueno y elaborar registro presupuestal (obligación). Proceso de contabilidad
obligación).
Concepto y elaboración del documento de modificación ( documento de traslado interno o acuerdo Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Todos los procesos Solicitudes de modificación presupuestal. documento de traslado o acuerdo presupuestal.
presupuestal). Auditoria Interna , Junta Directiva
Todos los procesos Solicitud de apropiación trimestral de recursos. Consolidación de presupuesto trimestral y elaboración del acuerdo presupuestal trimestral. acuerdo presupuestal. Junta Directiva, Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural
Ejecutores de proyecto
Ejecutores de proyectos, organismos de vigilancia y
Organismos de vigilancia y control
control Solicitud de informe presupuestal. Elaboración de informe. informe presupuestal.
todos los procesos
Todos los procesos
Entidades de control
Funcionarios del área, Gestión HSEQ

otros procesos, organismos de vigilancia y control Necesidades de establecer acciones correctivas, preventivas y de mejora. Diligenciar formato plan de mejoramiento o formato Acciones correctivas, preventivas y de mejora. Acciones. Funcionarios del área
Otros procesos relacionados con las acciones implementadas
Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo. Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso. obligación. Contabilidad
Gestión Documental Manual General de Archivo. Socialización de los lineamientos normativos para el control de la documentación. Legalizaciones. Contabilidad
Versión: 4.0
PRESUPUESTO
Código: PT-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO Fecha: 12/02/2018
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de informes u obtención de la

Gestión Documental Transferencia de unidades documentales. Informe de activos fijos. Contabilidad
información.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los trabajadores de manera
Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental
que adquieran el conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.
Controlar los procesos de contratación y compras de manera que se ajusten a los presupuestos
Contratación y compras Necesidades de contratación. contratos y ordenes de compra o de servicio. Presupuesto
establecidos.
Tesorería y contabilidad Cruces de cuentas entre procesos. Realizar el control del presupuesto de acuerdo a los lineamientos establecidos. workflows de cuentas por pagar. Presupuesto
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y suficientes para la realización de
Talento Humano Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos. Requerimientos de personal. Talento Humano
su labor.
Talento Humano Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso. Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de servicios. Talento Humano
Todos los procesos Solicitudes de capacitación. Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas utilizadas por la Organización. Necesidades de capacitación. Talento Humano
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales, Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de la salud y la seguridad. Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte de actos y
Gestión HSEQ identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del proceso. condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo Gestión HSEQ
controles). Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades profesionales. programas de gestión ambientales y en SST.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ASOHOFRUCOL.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACTIVOS PARA PROYECTOS. PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACTIVOS ADMINISTRATIVOS.
REGISTROS ASOCIADOS
CONCILIACIÓN DE ACTIVOS ASOHOFRUCOL – FNFH. HOJA DE RUTA.
ACTA DE ENTREGA, PRESTAMO, DEVOLUCIÓN Y CALIFICACIÓN DE ESTADO DEL ACTIVO. ACTA DE DEVOLUCIÓN Y CAFILIACIÓN DE ESTADO DEL ACTIVO.
LEVANTAMIENTO FISICO DE INVENTARIO DE ACTIVOS FNFH-ASOHOFRUCOL. ACTA DE BAJA DE ACTIVOS DE INVENTARIO DEL FNFH.
ACTA DE BAJA DE ACTIVOS INVENTARIO DE ASOHOFRUCOL. CONCEPTO TÉCNICO DE BAJA DE ACTIVOS.
SEGUIMIENTO PERMANENTE A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. CONCILIACIÓN ENTRE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD.
VERIFICACIÓN DE COMPROMETIDOS VS CONTRATOS. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE TRASLADOS PRESUPUESTALES PARA ANÁLISIS Y APROBACIÓN.
VALIDACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO. PRESENTACIÓN DE PORCENTAJE DE GASTO DEL PRESUPUESTO ESTABLECIDO.
ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Y DEL ACUERDO PRESUPUESTAL. ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS Y DEL ACUERDO PRESUPUESTAL.
ELABORACIÓN DEL ACUERDO DE EJECUCIÓN Y CIERRE PRESUPUESTAL EXIGIDO POR LA RESOLUCIÓN 09554 DE 2000. ELABORACIÓN DEL ACUERDO PRESUPUESTAL DEFINITIVO.
tecnológicos (equipos de computo, Software Panda y Sevenet)

3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
Coordinadora de presupuesto humano ( profesionales en carreras administrativas) 3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.3
Físicos (infraestructura de oficina, equipos de comunicaciones)
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento

Cargo: Coordinadora HSEQ Cargo: Director Administrativo y Financiero
Versión: 4.0
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GA-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 19/02/2018
OBJETIVO DEL Desarrollar el programa de gestión documental dentro de la entidad, creando directrices que permitan aplicar eficiente, eficaz y efectivamente los procesos archivísticos de organización, alistamiento, consulta, conservación y disposición final de los documentos, teniendo en
PROCESO: cuenta los principios de procedencia, orden original, el ciclo vital del documento, Tablas de Retención Documental y la normatividad archivística.
Optimizar los recursos y procesos Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de
de la Organización. pesos para el año 2018.
Aumento de los comités que generan consecución de Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de
SOCIAL
recursos. Colombia. asociados.
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras

actividades administrativas.
Optimizar tiempos de consulta y mejorar la trazabilidad de la información que reposa en el archivo central y de
Prestamos documentales 95% Trimestral
gestión que se encuentra bajo su custodia.
Velar por la integridad física de la documentación generada por los procesos de la Asociación y el FNFH, por Integridad física
100% Semestral
memoria de la organización.
Procesamiento de la documentación 100% Trimestral
Prestar soporte a las demás áreas en cuanto al manejo de la documentación que producen.
Radicación de documentos con imputación contable 10% Trimestral

Normativa aplicable a entidades privadas con funciones Dar cumplimiento con la normatividad vigente en pro de la preservación Tablas de Retención Documental y Manual General de Comité Interno de Archivo y Todos los procesos de la
Archivo General de la Nación AGN
publicas. documental dentro de la organización. Archivo. Organización.
Definir las políticas y procedimientos necesarios para el manejo de la

Gerencia General y/o Dirección Administrativa y gestión de los archivos dentro de la entidad alineado con el sistema
Despliegue estratégico de la Organización. Manual General de Archivo. Todos los procesos.
Financiera integrado de Gestión. Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance,
Valores y Objetivos de la Organización.
Asesorar a la entidad en cuanto a la aplicación de la

Garantizar el cumplimiento de las Tablas de Retención Documental,
Normatividad Archivística, Aprobar las TRD realizando su
garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística aplicable, Tablas de Retención Documental Manual General de
Comité Interno de Archivos respectivo seguimiento estableciendo los mecanismos de control Todos los procesos.
creando las directrices para la buena custodia, conservación y manejo de Archivo e Instructivo General de Alistamiento.
para garantizar la buena custodia, conservación y manejo de la
la información física y digital.
información física y digital.
Recibir y Radicar los Documentos de Ingreso en la entidad. Clasificar y Documentos Radicados Planillas de control de
Todos los procesos Documentos. Todos los procesos.
Distribuir la documentación recibida en su respectivo proceso. correspondencia.
Realizar capacitaciones periódicas en todos los procesos para incentivar la

Todos los procesos Necesidades de los Procesos. Acta de Capacitación. Todos los procesos.
cultura de organización y preservación documental.
Organizar y transferir los archivos de gestión al Archivo Central y los

Todos los procesos Transferencia Documental. Transferencia de unidades documentales. Todos los procesos.
archivos históricos al Archivo General de la Nación cuando allá lugar.
Proceso de gestión documental Préstamo de Unidades Documentales. Atender los requerimientos de consulta y préstamo de Documentos. Formato de Préstamo de Unidades Documentales. Todos los procesos y usuarios.
Realizar seguimiento periódico a las labores físicas y operativas del

Proceso de gestión documental Cuantificación de actividades ejecutadas por el proceso. Informe Trimestral de Producción. Dirección Administrativa y Financiera.
manejo de la documentación.
Gestión HSEQ Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ. Cumplimiento de actividades y requisitos del Sistema de Gestión. Indicadores, actas de Asistencia y Capacitación. Gestión HSEQ.
Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. Asistencia a procesos de Formación y capacitación. Actas de capacitación. Talento Humano y Gestión HSEQ.
Versión: 4.0
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GA-CA-001
Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la Aseguramiento de la Información y mantenimiento y

Tecnologías de la Información Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos. Tecnologías de la Información.
información y los recursos. préstamo de equipos.
Gestión HSEQ Plan de Gestión de Residuos. Implementación de los controles del Plan de Gestión Integral de residuos. Plan de Gestión de Residuos implementado. Gestión HSEQ.

Todos Entrega de Unidades Documentales. Documentos Físicos que generen pago. Tesorería.
Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo. Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso. Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental.

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido Requerimientos de personal. Talento Humano.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y
Talento Humano Requerimientos de personal. Talento Humano.
procesos. suficientes para la realización de su labor.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y

Talento Humano Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso. Talento Humano.
prestación de servicios.

Todos los procesos Solicitudes de capacitación. Necesidades de capacitación. Talento Humano.

Presupuesto Comprometido. Legalizaciones. Contabilidad.
Organización.
Registros de reunión, correos informativos, registro de
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos cuidado de la salud y la seguridad.
pausas activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte de
ambientales, dotación y elementos de protección personal EPP, Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
Gestión HSEQ actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a Gestión HSEQ.
identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación proceso.
cada uno de los controles operacionales bajo programas de
de controles). Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
gestión ambientales y en SST.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. MANUAL GENERAL DE ARCHIVO.
INSTRUCTIVO GENERAL DE ALISTAMIENTO DOCUMENTAL. MANUAL DE CORRESPONDENCIA.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
REGISTROS ASOCIADOS
FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL. BASE DE DATOS PARA UNIDADES DOCUMENTALES.
PLANILLA DE ENTREGA CORRESPONDENCIA SELLADA O SIN IDENTIFICAR. HOJA DE CONTROL.
TESTIGO DOCUMENTAL. RELACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PROCESAR EN ARCHIVO.
ACTA DE ELIMINACIÓN. REGISTRO PRESTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS.
RELACIÓN DE CUENTAS PARA RADICAR. RÓTULO PARA UNIDADES DOCUMENTALES.
PLANILLA REGISTRO REEMPLAZO DE RECEPCIÓN.
EL PROCESO DE GESTION DE ARCHIVO REVISA Y EVALUA EL GRADO DE CUMPLIMIENTO DE APLICACION DE LAS TRD COMO REVISAR Y CONVOCAR AL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO PARA REALIZAR LOS CAMBIOS Y ACTUALIZACIONES A LAS TRD SEGÚN LO DETERMINE LA
HERRAMIENTA ARCHIVISTICA DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE QUE LE APLICA A LA ORGANIZACIÓN. NORMATIVIDAD VIGENTE Y LOS CAMBIOS EXISTENTES EN LA ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD.
DETERMINAR PERIODICAMENTE LA NECESIDAD DE ACTUALIZACION DE SERIES Y SUBSERIES DE LAS TRD, A MEDIDA QUE SE
INCENTIVAR LAS POLITICAS Y SENCIBILIZACIONES SOBRE EL MANEJO DE LA DOCUMENTACION EN LA ENTIDAD.
VAYA GENERANDO DOCUMENTACION NUEVA EN LOS PROCESOS.
VELAR POR LA INTEGRIDAD DE LA DOCUMENTACION QUE REPOSA EN EL ARCHIVO CENTRAL EN MIRAS DE CONSERVACION Y
REVISAR LOS FORMATOS DEL PROCESO EN PRO DE OPTIMIZAR LAS LABORES.
PRESERVACION POR MEMORIA DE LA ORGANIZACIÓN.
REALIZAR EL ALISTAMIENTO DOCUMENTAL CONFORME A LO ESTIPULADO EN LOS MANUALES E INSTRUCTIVOS, TOMANDO

COMO BASE LAS TRD.
Versión: 4.0
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GA-CA-001
RESPONSABLE DEL PROCESO RECURSOS DEL PROCESO Norma ISO 9001 - 2015 Norma ISO 14001 - 2015 Norma Ohsas 18001 - 2007
Mobiliario de Oficina
Software
3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,
Computadores, Scanner, Datamax 3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3,
7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
Gestor de Gestión Documental 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Papelería e Insumos de Alistamiento Documental 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2,
9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
10.3
Acceso a redes de Internet e Intranet
Recurso Humano

Versión: 3.0
TESORERÍA
Código: TE-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA Fecha: 12/02/2018
Lograr que el manejo de los dineros y títulos valores de la Institución, cumplan con los principios de eficiencia, eficacia y equidad consagrados en la Constitución, la Ley, y procedimientos internos; brindar siempre el mejor servicio y atención al cliente interno y
OBJETIVO DEL PROCESO:
externo, disponiendo de información rápida, confiable y actualizada, que se ajuste a los planes, programas y proyectos que la Institución se ha propuesto.
Optimizar los recursos y procesos Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil
de la Organización. millones de pesos para el año 2018.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos.
de Colombia. de asociados.
Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de

nuestras actividades administrativas.
Mantener diversificación en las inversiones del FNFH Porcentaje de recursos invertidos por entidad financiera 100% Mensual
Disminuir el número de transferencias devueltas durante el mes Porcentaje de transferencias con estado exitoso 100% Mensual

Dispersión de pago al contratista o proveedor

Todos los procesos Facturas Cuentas de Cobro o documento equivalente. Elaboración de Comprobantes para la preparación y dispersión del pago. Proveedor - Contratista
( entidad bancaria ).
Proceso de Inversión Comité de Inversión ( Gerente - Director - Tesorería ). Análisis de liquides - Flujos de caja respectivo - presupuesto establecido. Constitución de CDTs. Entidad Bancaria
Transferencias- cheque de Gerencia Egresos - Transferencias

Tesorería Revisión - Foliación - Rotulación - Impresión de testigos Documentales. Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental
entre cuentas.
MADR y/o Entidades públicas Ingresos de dinero en Deposito. Registro en el sistema Contable. Recibo de Caja. Contabilidad
Todos los procesos Facturas o recibos de caja menor cuantía. Elaboración y/o autorización de caja menor. Elaboración cheque. Tesorería
Gestión Documental Documentos Físicos que generen pago. Custodia de documentos Físicos para pagos o dispersiones. Consolidación con transferencia. Gestión Documental
Entidad Bancaria Certificados de DECEVAL (CDTs). Verificación del sistema Vs arqueos respectivos. Conciliación entre áreas. Contabilidad - presupuesto
Entidades que se requieran MADR - Bancos - EPS

Todos los procesos Ruta de Mensajería. Entrega de sobres y/o documentos para radicación. Entrega de acuse de recibido al responsable.
otras
Implementación de los controles de seguridad con el riesgo publico y

Gestión HSEQ Controles de seguridad. Controles de seguridad implementados. Gestión HSEQ
químico.
Contabilidad Desembolsos. Controlar los gastos de la Organización. Legalizaciones. Contabilidad
Controlar los ingresos y los egresos de las diferentes cuentas de la

Contabilidad Contabilización Nómina. Extractos bancarios. Contabilidad
organización.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del

Gestión Documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
proceso.

documentación.

Versión: 3.0
TESORERÍA
Código: TE-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TESORERÍA Fecha: 12/02/2018
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. formación de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento Requerimiento de personal. Talento Humano
requerido para el desarrollo de su labor.
Evaluaciones de desempeño personal de planta y

prestación de servicios.
Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas

tecnológicas utilizadas por la Organización.

Organización.

Registros de reunión, correos informativos, registro de
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos cuidado de la salud y la seguridad.
pausas activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte
ambientales, dotación y elementos de protección personal EPP, Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del
Gestión HSEQ de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen Gestión HSEQ
identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación proceso.
a cada uno de los controles operacionales bajo
de controles). Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
programas de gestión ambientales y en SST.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE PAGOS.
PROCEDIMIENTO DE INVERSIONES. INSTRUCTIVO CAJA MENOR.
INSTRUCTIVO DE PAGOS.
REGISTROS ASOCIADOS
ANÁLISIS DE LIQUIDEZ. ANÁLISIS CONCENTRACIÓN DE RECURSOS.
ANÁLISIS DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS. ANÁLISIS BENEFICIOS ADICIONALES.
ACTA DE COMITÉ DE INVERSIONES. RUTA DE MENSAJERÍA.
CONCILIACIÓN ENTRE PROCESOS. CREACIÓN O MODIFICACIÓN DE FFCM.
REEMBOLSO FFCM. ARQUEO FFCM.
REVISION CONSTANTE DE WORKFLOW - DOCUMENTOS FISICOS. RADICACIÓN LOS PRIMEROS DÍAS DE CADA MES.
SEGUIMIENTO SEGÚN RUTA DIARIA DE MENSAJERÍA. REEMBOLSO CONSTANTE.
FLUJOS DE CAJA. PRESUPUESTO ESTABLECIDO.
Tecnológicos ( Físicos - Programas panda Sevenet Portales Bancarios )

3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1,
3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4,
6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1,
Coordinador de Tesorería FISICOS infraestructura - Materiales - Equipos de comunicaciones 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 3, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2,
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
10.1, 10.2, 10.3
Recursos Humanos

Versión: 3.0
CONTABILIDAD
Código: CO-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CONTABILIDAD Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus
PROCESO: metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.
Optimizar los recursos y

Cumplir la meta de recaudo proyectada para el Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de
ECONÓMICO procesos
periodo. pesos para el año 2018.
Mantenernos como el gremio
Aumento de los comités que generan consecución Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de
SOCIAL hortifrutícola mas representativo
de recursos. asociados.
de Colombia.
Disminuir los consumos innecesarios en la Mantener un sistema integrado Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras
AMBIENTAL
Organización. de gestión certificado. actividades administrativas.
Medir la oportunidad en la entrega de los informes como por ejemplo Estados Financieros,
Oportunidad en la presentación de informes. 90% Trimestral
Obligaciones tributarias, informes a entes externos, entre otros.
El profesional de prepuesto registra en panda la obligación,

Presupuesto Obligación. Desembolso. Tesorería.
con base a la factura o la cuenta de cobro o anticipo anexo.
El coordinador de recursos humanos ingresa las novedad de

Recursos humanos Novedades Nómina. Contabilización Nómina. Tesorería.
la nómina al panda.
El encargado de la radicación de las legalizaciones, las

Todos los procesos Legalizaciones. Registro contable. Contabilidad.
suma y las radica con hoja de ruta a contabilidad.
Con el extracto bancario y el libro auxiliar se realizan las

Tesorería Extractos bancarios. Conciliaciones Bancarias. Contabilidad.
conciliaciones bancarias de las entidades.
Con los registros contables se liquidan los impuestos

Todos los procesos toda la información con imputación contable. Borradores de impuestos. Revisoría Fiscal / Tesorería.
respectivos a presentar.
Conciliación de proyectos, contable, presupuestal y
Coordinador de proyectos Informe financiero. Conciliación Proyectos. Unidad técnica.
financieramente.
Profesional de Presupuesto Informe de Activos fijos. Conciliación mensual de activos fijos, de las organizaciones. Conciliación de Activos fijos. Auditoría interna.
Los coordinadores de proyectos de acuerdo al avance del

Coordinador de proyectos Información de convenios y cortes. proyecto solicita por correo electrónico la elaboración de la Factura. Tesorería.
factura respectiva de cada convenio.
workflows de cuenta por pagar con visto bueno

Elaboración del flujo de información para establecimiento de
presupuesto y con registro presupuestal (comprometido u solicitud de apropiación trimestral de recursos. presupuesto.
presupuesto y seguimiento del mismo.
obligación).
Versión: 3.0
CONTABILIDAD
Código: CO-CA-001
Tablas de Retención Documental y Manual Establecer lineamientos para el control de la documentación

Gestión documental
General de Archivo. del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control

Gestión documental Manual General de Archivo. Entrega de Unidades Documentales. Gestión documental.
de la documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la

Gestión documental Transferencia de unidades documentales.
realización de informes u obtención de la información.
Mantenimientos correctivos y preventivos de las

Realizar el mantenimiento, soporte y preservación de la Requerimientos de soporte y mantenimiento de
Tecnología de la Información plataformas utilizadas para el control de la Tecnologías de la Información.
información de los diferentes procesos de la Organización. hardware y software.
información contable.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos
Talento Humano Requerimiento de personal. Talento Humano.
para los procesos. adecuados y suficientes para la realización de su labor.
Evaluaciones de desempeño personal de planta

Talento Humano Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso. Talento Humano.
y prestación de servicios.
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. y formación de los trabajadores de manera que adquieran el Necesidades de capacitación. Talento Humano.
conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.
Participación en las actividades que generan conciencia

Registros de reunión, correos informativos,
Matrices (identificación de aspectos y valoración ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.
registro de pausas activas, reporte de actos y
de impactos ambientales, identificación de Información de los cambios que ocurran dentro de las
Gestión HSEQ condiciones inseguras y soportes que apliquen Gestión HSEQ.
peligros, evaluación de riesgos y determinación actividades del proceso.
a cada uno de los controles operacionales bajo
de controles). Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales
programas de gestión ambientales y en SST.
y enfermedades profesionales.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS.
PROCEDIMIENTO DE AJUSTES CONTABLES. PROCEDIMIENTO DE MEDIOS MAGNÉTICOS.
PROCEDIMIENTO DE SUPERAVIT.
REGISTROS ASOCIADOS
CONCILIACIÓN CONTABILIDAD VS PRESUPUESTO - ASOHOFRUCOL. CONCILIACIÓN CONTABILIDAD VS PRESUPUESTO - FNFH.
CONCILIACIÓN BANCARIA ASOHOFRUCOL - FNFH. SOLICITUD DE TIQUETES AÉREOS.
ANTICIPO. LEGALIZACIÓN.
LEGALIZACIÓN DE GASTOS POR MENOR CUANTÍA PARA CONTRATISTAS.

Versión: 3.0
CONTABILIDAD
Código: CO-CA-001
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN ENTRE MÓDULO DE ACTIVOS Y CONTABLE, AJUSTES NECESARIOS POR

ANÁLISIS DE INFORMACIÓN, CONCILIACIÓN DE PARTIDAS CONCILIATORIAS CON RECAUDO Y TESORERÍA.
CUANTÍAS.
ANÁLISIS Y COMPARACIÓN DE INFORMACIÓN PRESUPUESTAL, CONTABLE Y FINANCIERA DE CADA PROYECTO, PARA

VERIFICAR DIFERENCIAS Y DETERMINAR A QUE CORRESPONDEN.
Tecnológicos (Físicos - Programas panda Sevenet Portales 3.0, 4.1, 4.2, 4.4.2, 5.2.2, 5.3,
Bancarios). 3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2,
6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
Coordinador de contabilidad 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Físicos - Infraestructura - Materiales - Equipos de 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2,
7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2,
comunicación. 10.3
10.3

Versión: 3.0
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Código: CC-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL
Adquisición de bienes y servicios con la oportunidad y calidad requeridos.
PROCESO:
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Construcción de base de datos real de asociaciones activas y
Colombia. número de asociados.

Determinar el cumplimiento de las requisiciones de compras recibidas vs las evacuadas con orden de compra. Eficacia de las requisiciones de compras. 100% Mensual
Evaluar el desempeño de los proveedores. Evaluación de proveedores. 100% Semestral

Todos los procesos Requerimientos de suministros. Elección del proveedor, elaboración del contrato u orden. Contratos firmados y vistos buenos. Todos los procesos
Talento Humano Solicitud de contracción de personal. Elaboración del contrato u orden. Contratos firmados y vistos buenos. Talento Humano
Solicitud de liquidación de proveedores y validación de certificados de Elaboración del acta de liquidación y reevaluación del proveedor revisión Acta de liquidación firmada y carpeta y Firma y sello del
Todos los procesos Gestión documental
cumplimiento. y validación de certificados de cumplimientos. proceso de contracción y compras.
Todos los procesos Solicitud de validación de certificados de cumplimientos. revisión y validación de certificados de cumplimientos. Firma y sello del proceso de contracción y compras. todos los procesos
acta de aprobación de garantías con firma y sellos del proceso

Todos los procesos solicitud de aprobación de garantías. acta de aprobación de garantías. todos los procesos
de contratación y compras.
Todos los procesos Solicitud de tramites contractuales. Elaboración de la minuta. Minuta con firma de gerente y vistos buenos. todos los procesos
Todos los procesos Solicitud de terminación anticipada. Elaboración de la minuta. Minuta con firma de gerente y vistos buenos. todos los procesos
Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos

Planeación Estratégica despliegue estratégico de la Organización. Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Implementación de los controles de seguridad aplicables según tipo de

Controles de SST Controles de SST
Gestión HSEQ actividad Gestión HSEQ
Plan de Gestión de Residuos. Plan de Gestión de Residuos implementados.
Implementación de los controles del Plan de Gestión de Residuos.
Realizar la verificación de la documentación obligatoria para la

Talento Humano Requerimiento de personal con verificación de documentos.
contratación de personal.
Documentos para contratación, contrato de trabajo. Talento Humano
Solicitud de contratación de personal de prestación de servicios con Realizar la verificación de la documentación obligatoria para la
Talento Humano
verificación de documentos. contratación de contratistas.
Realizar informe que contenga todas las actividades realizadas y el

Talento Humano Informe de gestión. Solicitud informe de gestión. Talento humano
cumplimiento de la contratación requerida por los diferentes procesos.

presupuesto comprometido. Legalizaciones. contabilidad
Organización.
Versión: 3.0
CONTRATACIÓN Y COMPRAS
Código: CC-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE CONTRATACIÓN Y COMPRAS Fecha: 12/02/2018
Gestión documental Tablas de Retención Documental y Manual General de Archivo.
Gestión documental Manual General de Archivo. Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso. Entrega de Unidades Documentales. Gestión documental
Gestión documental Transferencia de unidades documentales.
Realizar las modificaciones presupuestales requeridas para contratación

Todos los procesos Solicitudes de contratación. Solicitudes de modificación presupuestal. presupuesto
de personal.

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido Requerimiento de personal. Talento Humano

servicios.


cuidado de la salud y la seguridad. Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del activas, reporte de actos y condiciones inseguras y soportes
Gestión HSEQ ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y Gestión HSEQ
proceso. que apliquen a cada uno de los controles operacionales bajo
determinación de controles).
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y programas de gestión ambientales y en SST.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN.
MANUAL DE CONTRATACIÓN. MANUAL DE COMPRAS.
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS.
REGISTROS ASOCIADOS
CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO CONTRATISTAS. ACTA DE APROBACIÓN DE GARANTÍAS.
SOLICITUD DE TRÁMITES CONTRACTUALES. LISTADO MAESTRO DE PROVEEDORES.
SELECCIÓN DE PROVEEDORES. COMPARATIVO DE COTIZACIONES.
REQUISICIÓN. CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO PROVEEDORES.
CERTIFICADO DE EXPERIENCIA DE PROVEEDORES. REVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE PROVEEDORES.
ACTA DE INICIO, CONTRATO O CONVENIO. SOLICITUD DE COTIZACIÓN.
ACTA DE COMITÉ DE COMPRAS.
ELABORACIÓN DE CONTRATOS U ÓRDENES. ELABORACIÓN DE ACTAS DE LIQUIDACIÓN.

ELABORACIÓN DE TRÁMITES CONTRACTUALES. APROBACIÓN DE GARANTÍAS.
VALIDACIÓN DE CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO. SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DEL PROVEEDOR.
INFORMES DE GESTIÓN. COMITÉS DE COMPRAS.
Tecnológicos ( Hardware y Software ) 3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2,

5.3, 6.1.2, 6.1.3,
3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
6.1.4, 6.2.1, 6.2.2,
Coordinador de Operaciones administrativas y financieras - Contratación y Compras Físicos infraestructura - Materiales - Equipos de Comunicaciones 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.1, 8.4, 9.1.1, 3.0, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2,
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1,
Recursos Humanos 10.2, 10.3

Versión: 11.0
GESTIÓN HSEQ
Código: GH-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN HSEQ Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL
Brindar las herramientas de seguimiento, control y mejoramiento continuo para cumplir con los requisitos ambientales, de seguridad y salud en el trabajo y de calidad establecidos para la Organización, Clientes y demás partes interesadas
PROCESO:
SOCIAL Aumento de los comités que generan consecución de recursos. Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de Colombia. Construcción de base de datos real de asociaciones activas y número de asociados.

administrativas.
Cumplimiento del 100% de los requisitos legales y normativos aplicables en Colombia y a la organización en cada periodo Cumplimiento legal
100% Semestral
de medición (No. Requisitos legales cumplidos / Requisitos legales aplicables) * 100
Generación de conciencia ambiental

Generar conciencia ambiental en todos los procesos de la organización en cada periodo evaluado 100% Semestral
(No. Programas eficaces / No. Programas implementados) * 100
Intervenir todos los niveles de riesgo de nivel alto y muy alto en la matriz de peligros y riesgos para reducir la valoración de Disminución del nivel de riesgo
60% Anual
mínimo el 60% de ellos a nivel medio y bajo en el año 2017 (No. Riesgos reducidos a nivel inferior 3 / No. Riesgos en nivel 1 y 2) * 100
Desempeño del SIG

Promedio del resultado de desempeño del SIG
(indicadores de todos los procesos)
Cumplimiento del SIG

Monitorear el desempeño de todo el sistema integrado de gestión de manera que se puedan detectar fácilmente procesos
Desempeño gestión HSEQ (No. Actividades ejecutadas del plan de trabajo / No. 80% Mensual
con bajo desempeño para implementar los planes de acción con la oportunidad requerida.
Actividades programadas del plan de trabajo) * 100
Mejoramiento contínuo
(No. Acciones eficaces / No. Acciones
implementadas) 100
Indicadores, Reportes de No Conformidad, requerimientos de PLANEAR

documentación, acciones de mejora, informes de * Documentar y mantener el Sistema de Gestión
retroalimentación de clientes y proveedores, acciones y Integrado
Todos los procesos
decisiones para la mejora. * Planear el programa de Auditorías
* Presupuestar costos de implementación y
Documentos para afiliación a ARL. mantenimiento del Sistema
* Programar actividades a ejecutar para el Sistema
* Requisitos a cumplir
Despliegue estratégico, lineamientos para el Sistema, recursos HACER
Planeación Estratégica * Documentos y Registros
físicos, humanos y económicos. * Controlar documentos y Registros
* Hacer seguimiento a indicadores de gestión de los
* Lineamientos del Sistema
diferentes procesos y consolidar resultados
* Coordinar y realizar auditorías internas
Requisitos ambientales, de Seguridad y Salud en el Trabajo y * Planes y Programas
Clientes * Administrar las No Conformidades y las acciones
Calidad.
correctivas y preventivas
* Matriz de requisitos Legales
* Elaborar el informe del Estado del SGI para revisión
Todos los procesos de la Organización
por la Dirección
* Matriz de Peligros Y Riesgos
Talento Humano Personal competente, plan de capacitación y entrenamiento. * Documentar acciones (correctivas y preventivas)
producto de auditorías externas
* Matriz de Aspectos e Impactos Clientes
* Socializar y realizar capacitaciones de despliegue de
Ambientales
los diferentes elementos ambientales, SST y Ambiental
Asignación de Hardware y Software cronograma de * Elaborar matrices legales, peligros y riesgos, aspectos
Tecnología de la Información * Informes de Auditorías Proveedores
mantenimiento. e impactos y los diferentes programas para el Sistema
* Plan de Emergencias
VERIFICAR
Demás partes interesadas
* Verificar la eficacia de las acciones (correctivas y
* Sensibilizaciones y capacitaciones del SGI
Asesores jurídicos Conceptos jurídicos y/o contratos. preventivas) implementadas
* Verificar el cierre de auditorias internas
* Informes de inspecciones
* Verificar cumplimiento de requisitos en cada proceso
* Verificar cumplimiento de indicadores
* Indicadores de desempeño SGI
* Realizar inspecciones
Gestión Documental Tablas de retención documental.
* Informe de gestión del SGI a la dirección
ACTUAR
* Implementar acciones de correctivas, preventivas y de
* Certificado de afiliaciones de ARL de prestaciones de servicio.
mejora
Listado maestro de Proveedores, evaluación y reevaluación de
Contratación y Compras * Implementar correctivos para la mejora del Sistema
proveedores.
Desarrollo Gremial resultado de encuestas de satisfacción de clientes.
Gestión Documental Manual General de Archivo. Socialización de los lineamientos normativos para el control de la documentación. Entrega de Unidades Documentales. Gestión Documental
Formalización de las unidades documentales necesarias para la realización de informes u obtención

de la información.
Versión: 11.0
GESTIÓN HSEQ
Código: GH-CA-001
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. MATRIZ ANÁLISIS DE CICLO DE VIDA.
MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES. MATRIZ IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES.
MATRIZ DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL "EPP". PLAN DE PREVENCIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.
PROGRAMA DE INSPECCIONES HSEQ. PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DEL AGUA.
PROGRAMA DE AHORRO Y USO EFICIENTE DE LA ENERGÍA. PROGRAMA DE PRÁCTICAS SOSTENIBLES.
PROGRAMA GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS SÓLIDOS. PROGRAMA ORDEN Y ASEO.
PROGRAMA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA DEL RIESGO BIOMECÁNICO. PROGRAMA RIESGO PÚBLICO.
PROGRAMA VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA RIESGO BIOLÓGICO. POLÍTICA PREVENCIÓN DEL CONSUMO DE ALCOHOL, TABAQUISMO Y SUSTANCIAS PSICOACTIVAS.
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CAMBIO.
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA.
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN DE RIESGOS Y DETERMINACIÓN DE PELIGROS. PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES. PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN ACCIDENTES E INCIDENTES LABORALES.
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES INTERNAS, EXTERNAS, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA. PROCEDIMIENTO CONTROL DE SALIDAS NO CONFORMES.
PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO DE SIG. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL.
ANEXO 2 INSTRUCTIVO PARA EMERGENCIAS – CONMUTADOR TELÉFONO Y VIGILANTE (PLAN DE EMERGENCIAS). ANEXO 1 CÁLCULO DE SALIDA (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 4 MEDEVAC (PLAN DE EMERGENCIAS). ANEXO 3 DIRECTORIO TELEFÓNICO Y CENTRO DE ATENCIÓN MÉDICA (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 5 LISTA IPS PARTE 2 (PLAN DE EMERGENCIAS). ANEXO 5 LISTA IPS PARTE 1 (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 6 MEDIOS DE TRANSPORTE (PLAN DE EMERGENCIAS). ANEXO 5 LISTA IPS PARTE 3 (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 8 PISTAS AÉREAS (PLAN DE EMERGENCIAS). ANEXO 7 MOVILIZACIÓN MANUAL DE PACIENTES (PLAN DE EMERGENCIAS).
ANEXO 9 TRASLADO DE PACIENTES EN CAMILLA (PLAN DE EMERGENCIAS). ANEXO 1 PLEGABLE ORDEN Y ASEO (PROGRAMA ORDEN Y ASEO).
ANEXO 2 PAUSAS ACTIVAS (PROGRAMA DE RIESGO BIOMECÁNICO). ANEXO 1 CUESTIONARIO NORDICO KUORINKA (PROGRAMA DE RIESGO BIOMECÁNICO).
FOLLETO ESTANDARES DE SEGURIDAD VIAL [PROGRAMA DE RIESGO PÚBLICO]. CARTILA RIESGO PÚBLICO (FACTOR DELICUENCIAL) [PROGRAMA DE RIESGO PÚBLICO].
MATRIZ RIESGOS Y OPORTUNIDADES AMBIENTALES. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
REGISTROS ASOCIADOS
INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES O INCIDENTES LABORALES. LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS.
REPORTE ACTOS Y CONDICIONES INSEGURAS. CONTROL DE ACCIONES DE MEJORA.
REPORTE DE NO CONFORMIDAD. PROGRAMA DE AUDITORÍA.
EVALUACION DE AUDITORES. PLAN DE AUDITORÍA.
LISTA DE VERIFICACIÓN. ACTA DE REUNIÓN.
CONTROL DE REPORTES DE NO CONFORMIDAD. INFORME DE AUDITORIA.
LISTADO DE ASISTENCIA. LISTADO DE DOCUMENTOS EXTERNOS.
CONTROL DE REPORTE DE QUEJAS Y RECLAMOS. ENTREGA RESIDUOS SÓLIDOS.
REGISTRO GENERACIÓN DE RESIDUOS PELIGROSOS. DIAGNÓSTICO AMBIENTAL POR SEDE.
DIAGNÓSTICO AMBIENTAL POR PROCESO. VERIFICACIÓN PARA TRANSPORTE DE RESIDUOS PELIGROSOS.
HOJA DE VIDA EXTINTORES. INSPECCIÓN BOTIQUÍN.
INSPECCIÓN EXTINTORES. INSPECCIÓN SERVICIOS GENERALES.
INSPECCIÓN DE OFICINAS. INSPECCIÓN ÁREAS COMUNES Y PARQUEADERO.
LISTA DE CHEQUEO ORDEN Y ASEO. CONSENTIMIENTO INFORMADO.
CONTROL DE SIMULACROS. PRESUPUESTO HSEQ.
CONTROL DE BOTIQUIN Y PRIMEROS AUXILIOS. FORMATO ENTREGA EPP.
CUADRO CONTROL OPERACIONAL. FORMATO BASE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS.
FICHA TÉCNICA DE INDICADORES. PLANTILLA DE INDICADORES.
LISTADO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS. RECURSOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.
LISTADO DE ASISTENCIA PAUSAS ACTIVAS

Versión: 11.0
GESTIÓN HSEQ
Código: GH-CA-001
INSPECCIONES PLANEADAS Y NO PLANEADAS. REALIZACIÓN DE SIMULACROS DE EMERGENCIA Y MEDIR RESULTADOS.
AUDITORÍAS INTERNAS. SEGUIMIENTO A RESULTADO DE INDICADORES.
VERIFICACIÓN DE EFICACIA DE ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA. REALIZAR INFORMES PARA LA ALTA DIRECCIÓN.
REALIZACIÓN DE ENCUESTAS DE MORBILIDAD SENTIDA. REALIZAR ENCUESTAS DE PERFIL SOCIODEMOGRÁFICA.
REALIZAR INFORMES DE ESTADO DE SALUD. MEDIR RESULTADOS DE PROGRAMAS.
Tecnológicos ( Hardware y Software )

3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5.1, 5.2, 5.3, 6.1.1,
3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.4.1, 4.4.2, 5.1, 5.2, 5.2.2, 5.3, 6.1, 6.1.1, 3.0, 4.1, 4.2, 4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1,
6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.1, 7.2, 7.3,
Coordinador HSEQ Físicos infraestructura - Materiales - Equipos de Comunicaciones 6.1.2, 6.2.1, 6.2.2, 6.3, 7.1.4, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 4.4.2, 4.4.3, 4.4.4, 4.4.5, 4.4.6, 4.4.7,
7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1,
7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.2, 8.7, 9.1.1, 9.1.3, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3 4.5.1, 4.5.2, 4.5.3, 4.5.4, 4.5.5, 4.6
8.2, 9.1.1, 9.1.2, 9.2, 9.3, 10.1, 10.2, 10.3
Recursos Humanos

Versión: 9.0
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Código: TI-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Fecha: 12/02/2018
Mantener en disponibilidad los recursos tecnológicos como son los sistemas de información, los equipos, servidores, las aplicaciones, las telecomunicaciones que permiten a las diferentes áreas de la empresa, cumplir con su misión. Así mismo, generar la gestión y control del mantenimiento de instalaciones físicas de la
OBJETIVO DEL PROCESO:
entidad
Optimizar los recursos y procesos

ECONÓMICO Cumplir la meta de recaudo proyectada para el periodo. Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año 2018.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas

representativo de Colombia.
AMBIENTAL Disminuir los consumos innecesarios en la Organización. Mantener un sistema integrado de gestión certificado. Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades administrativas.
Medir tiempo dedicado a la solución de fallas en los equipos Tiempo Help desk <=20% Mensual
Determinar el porcentaje de fallas originadas por el inadecuado manejo de los usuarios Fallas de los equipos por inadecuado manejo de los usuarios <=50% Mensual

Soporte a estos requerimientos desde el soporte correctivo y el plan

Todos los procesos Requerimientos de soporte y mantenimiento de hardware y software. Disponibilidad operativa del hardware y software de la empresa. Todos los procesos
mantenimiento preventivo.
Mantener la conectividad de internet y fluido el fluido eléctrico de la

Todos los procesos Mantener al máximo la conectividad (Internet - fluido eléctrico). empresa por medio de planes de conectividad principales y de Disponibilidad de conectividad digital. Todos los procesos
contingencia.
Mantener al máximo grado de disponibilidad el sistema de gestión documental Mantener disponible a través de la intranet e internet el servicio de Disponibilidad para ingreso, modificación y consulta de toda información
Todos los procesos Todos los procesos
SEVENET. gestión documental SEVENET a todos los procesos. de los procesos de la empresa.
Desarrollo y puesta en funcionamiento de los diferentes módulos que Desarrollo y puesta en funcionamiento de la Plataforma SIGECA, que
Administrativa - Plan Nacional - Proyectos Solicitudes de desarrollo del SIGECA. permitan el ingreso, modificación y consulta de proyectos y todos los permite la administración de los planes proyectos adelantados por la Plan Nacional, Administrativa y Proyectos
objetivos incluidos en el marco lógico del plan nacional. empresa.
Mantenimiento de los módulos del software RECAUDONET, así como Manejo de la información para la gestión del proceso de recaudo,
Mantenimiento de la operatividad y solicitud de requerimientos de mejora de la
Recaudo - tesorería -UT el desarrollo de nuevos módulos que permitan el cumplimiento de su información contable para el proceso de tesorería e información Recaudo - Contabilidad y Unidad Técnica
plataforma RECAUDONET.
misión a través de un tercero. estadística para la Unidad Técnica.
Realizar el seguimiento, evaluación a los nuevos requerimientos del

Contabilidad Mantenimiento , desarrollo y disponibilidad del sistema de contabilidad PANDA. aplicativo de contabilidad, mantener disponible el aplicativos para su Disponibilidad para el manejo de la contabilidad de la coordinación. Contabilidad
operación y consulta a través de un tercero.
Ejecución del plan de mantenimiento locativo así como la Mantenimientos locativos correctivos y preventivos así como la
Proceso de SG Mantenimiento y ejecución de planes de apoyo al sistema HSEQ. SG y HSEQ
implementación de medidas que contribuyan con el proceso ambiental. implementación de medidas de apoyo al proceso ambiental.
Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos

Planeación Estratégica Despliegue estratégico de la Organización. Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Implementación de los controles de seguridad aplicables según tipo de

Controles de SST Controles de SST
Gestión HSEQ actividad Gestión HSEQ
Plan de Gestión de Residuos. Plan de Gestión de Residuos implementados.
Implementación de los controles del Plan de Gestión de Residuos.
Realizar las actividades de mantenimiento, soporte y preservación de la

TODOS Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos. Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos. Talento Humano
información de todos los procesos de la información.
Establecer lineamientos para el control de la documentación del

proceso.

documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización

de informes u obtención de la información.
Versión: 9.0
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Código: TI-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Fecha: 12/02/2018

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. formación de los trabajadores de manera que adquieran el conocimiento
requerido para el desarrollo de su labor.
Requerimientos de personal. Talento Humano
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos
Talento Humano Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.
adecuados y suficientes para la realización de su labor.

servicios.


Organización.

cuidado de la salud y la seguridad. Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas,
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales, Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada
Gestión HSEQ Gestión HSEQ
identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles). proceso. uno de los controles operacionales bajo programas de gestión
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y ambientales y en SST.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. INSTRUCTIVO PARA LA CONSULTA EXTERNA DEL CORREO Y DEL SIG.
INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE CARNÉ. MANUAL PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPOS.
MANUAL DE HABEAS DATA. POLÍTICA DE USO DE LAS TICS.
PROGRAMA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO. PLAN DE CONTINGENCIA.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN SEGURIDAD. PROCEDIMIENTO BACKUPS DE INFORMACIÓN.
PROCEDIMIENTO PARA REQUISICIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE DESARROLLOS INFORMÁTICOS. PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE EQUIPOS.
REGISTROS ASOCIADOS
HOJA DE VIDA EQUIPOS. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES.
REQUERIMIENTO TÉCNICO. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.
AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS. REGISTRO, LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN.
ESCENARIO DE PRUEBAS
SEGUIMIENTO A LOS MANTENIMIENTOS REALIZADOS EN CADA EQUIPO ASÍ COMO LAS PERSONAS A LAS QUE HA SIDO ASIGNADO PARA CONTROL FISCAL. APLICACIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIA DE LA CONECTIVIDAD DE LA EMPRESA TANTO DEL FLUIDO ELÉCTRICO COMO DEL INTERNET
ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DESARROLLO DE LOS REQUERIMIENTOS.
Tecnológicos ( Sistemas de información )

3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.1.3, 7.1.4, 3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.3, 6.1.1,
FISICOS infraestructura - Equipos - servidores 7.1.5, 7.1.5.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.2,
Coordinador de Tecnología 3, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.3, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 7.3, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1,
Recursos Humanos 10.2, 10.3 10.2, 10.3
Nombre: Maria Paula Beltrán tejada Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento

Cargo: Coordinadora HSEQ Cargo: Director Administrativo y financiero
Versión: 9.0
TALENTO HUMANO
Código: TH-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer los lineamientos para asegurar la competencia del personal, soportar oportunamente los procesos en cuanto a suministro de personal, capacitación, y entrenamiento, para así mejorar el bienestar laboral.
Optimizar los recursos y procesos Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para el año
de la Organización. 2018.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de

Colombia.

administrativas.
Establecer el porcentaje de inasistencia de los empleados al trabajo por motivos de incapacidades, permisos, problemas familiares, etc. Ausentismo De 0 a 3% Mensual
Determinar las fortalezas y debilidades individuales, de los procesos y de la organización de tal manera que se puedan generar los planes
Competencia del personal 90% Anual
de acción para fortalecer las debilidades y potencializar las fortalezas detectadas.
Establecer el porcentaje de cumplimiento del Programa de Capacitación Cumplimiento del programa de capacitación 100% Mensual
Establecer la fluctuación del recurso humano en la entidad Rotación de personal De 0 a 3.5% Mensual

Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para

Todos los procesos Requerimiento de personal. Requerimiento de personal con verificación de documentos. Contratación y compras
contratación.
Verificación de cumplimiento del perfil del cargo y de los documentos para Solicitud de contratación de personal de prestación de servicios con
Todos los procesos Solicitud de contratación de personal de prestación de servicios. Contratación y compras
contratación. verificación de documentos.
Vincular persona, realización de las actividades de afiliaciones, exámenes

Contratación y compras Documentos para contratación, contrato de trabajo. Examen médico de ingreso, formularios de afiliación, programa de inducción. Talento Humano
médicos y realización de Inducción al empleado.
Incapacidades, licencias, facturas de libranza, Contratos de trabajo, Liquidación de: nómina, prestaciones sociales, contrato de trabajo, aportes a la Nómina, Liquidaciones (Prima, Cesantías, Intereses/Cesantías, Vacaciones),
Talento humano gestión documental - Talento Humano
carta de terminación de contrato y de renuncia. seguridad social y parafiscales. Pila (planilla integral de liquidación de aportes).
Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de Tabulación evaluaciones de desempeño, registro de las necesidades de
Todos los procesos Necesidades de capacitación, programa de capacitación y entrenamiento. Talento Humano
servicios. capacitación, informe.
Realización y control del programa de Capacitación al personal, verificación de

Todos los procesos Necesidades de capacitación. Personal capacitado. Talento humano
cumplimiento del programa y mejoras.
Elaboración de certificaciones laborales, de prestación de servicios y certificados

Todos los procesos Solicitud de certificación laboral. Certificados. Empleado, contratista, Talento Humano
de ingresos y retenciones.
Contratación y compras Solicitud informe de gestión. Elaboración informe de talento humano. Informe de gestión. Contratación y compras
Talento humano Indicadores de gestión. Verificar la gestión del proceso. Resultados indicadores de gestión. Talento humano
Cumplimiento de Políticas, Misión, Visión, Alcance, Valores y Objetivos de la

Planeación Estratégica Despliegue estratégico de la Organización. Cumplimiento de actividades, informes e indicadores. Planeación Estratégica y Gestión HSEQ
Organización.
Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la información

Tecnologías de la Información Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos. Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de equipos. Tecnologías de la Información
y los recursos.
Todos los procesos Reporte de novedades de nómina. Realizar el pago quincenal a los trabajadores de la organización. Novedades de nómina. Contabilidad

documentación.

Versión: 9.0
TALENTO HUMANO
Código: TH-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO TALENTO HUMANO Fecha: 12/02/2018
Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación de los

Talento humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido para el Actas de capacitación. Todos los procesos
desarrollo de su labor.

Organización.
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de

Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos la salud y la seguridad. Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte
Gestión HSEQ ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del proceso. de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los Gestión HSEQ
determinación de controles). Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades controles operacionales bajo programas de gestión ambientales y en SST.
profesionales.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL DE PLANTA Y DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA.
PROCEDIMIENTO RETIRO DE UN EMPLEADO Y LIQUIDACIÓN DE CONTRATO LABORAL. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES.
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA. PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE VISITANTES. MANUAL DE FUNCIONES.
PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA RIESGO PSICOSOCIAL.
REGISTROS ASOCIADOS
REQUERIMIENTO DE PERSONAL. RESULTADOS DEL PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL.
VALORACIÓN DE DESEMPEÑO PARA EL DESARROLLO NIVEL 1 VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL.
INGRESO DE PERSONAL. PAZ Y SALVO.
REGISTRO DE LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN. EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LA CAPACITACIÓN.
PROGRAMA DE CAPACITACIONES Y/O ENTRENAMIENTOS. VALORACIÓN DE DESEMPEÑO PARA EL DESARROLLO NIVEL 2
SOLICITUD DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. PLAN DE INDUCCIÓN.
REGISTRO DE VACACIONES. REGISTRO DE FORMACIÓN O CAPACITACIÓN.
PLAN DE BIENESTAR SOCIAL LABORAL. REGISTRO DE VISITANTES.
VISITA DOMICILIARIA. VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS LABORALES Y ACADÉMCIAS.
FORMATO MATRIZ DE DEFINICIÓN DE CARGOS CRITICOS. ENTREVISTA DE SELECCIÓN DE PERSONAL.
TERMINOS DE REFERENCIA CONVOCATORIA CONTRATACIÓN DE PERSONAL.
VERFICAR QUE TODAS LAS NOVEDADES (INGRESO, RETIRO, VACACIONES, TRASLADOS DE EPS Y AFP, VARIACIONES DE SALARIO, INCAPACIDADES Y LICENCIAS) SE VERIFICAR QUE TODAS LAS NOVEDADES (INGRESO, RETIRO, VACACIONES, TRASLADOS DE EPS Y AFP, VARIACIONES DE SALARIO, LIBRANZAS, INCAPACIDADES Y
REPORTEN EN LA LIQUIDACIÓN DE APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL. LICENCIAS) SE TENGAN EN CUENTA EN LA LIQUIDACIÓN DE LA NÓMINA.
COMPROBAR QUE LOS VALORES EN LA LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO SEAN LOS CORRECTOS, QUE SE INCLUYAN TODAS LAS PRESTACIONES SOCIALES A VERIFICAR QUE LOS VALORES EN LA LIQUIDACIÓN DE LAS PRESTACIONES SOCIALES (PRIMA, VACACIONES, CESANTÍAS E INTERESES DE CESANTÍAS) SEAN LOS
QUE TIENE DERECHO EL EMPLEADO Y EN GENERAL QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO. CORRECTOS.
VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO Y QUE SE ALCANCE EL OBJETIVO PROPUESTO DE LAS
VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON TODAS LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDAS EN EL PROCEDIMIENTO.
CAPACITACIONES.
VERIFICAR QUE EL MANUAL DE FUNCIONES SE ENCUENTRE ACTUALIZADO. VERIFICAR QUE SE CUMPLA CON LO ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO INTERNO DE LA ASOCIACIÓN.
Humano
3.0, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.1.1, 6.2.1, 6.2.2, 7.1.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 3.0, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1, 3.0, 4.2, 4.3.1, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2,
Coordinador de talento humano. Económico
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3 7.5.2, 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.3 4.4.3, 4.4.5, 4.5.2, 4.5.3
Tecnológico

Versión: 10.0
DESARROLLO GREMIAL
Código: DG-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar las pautas para realizar la vinculación de asociados, promoción de eventos, apoyo gremial, representatividad en el subsector y difusión de información para el subsector
Optimizar los recursos y procesos Realizar la consecución de recursos por un valor hasta de 30 mil millones de pesos para
de la Organización. el año 2018.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo de

Colombia.

administrativas.
Satisfacción del cliente asociado 80% Anual

Satisfacer las necesidades del cliente Satisfacción del cliente eventos 90% Acorde con la programación anual de los eventos
Satisfacción del cliente revista frutas y hortalizas 90% semestral
Incremento en el número de eventos realizados 2 Anual

Promover la asociatividad en el sector Hortifrutícola
Incremento en el número de asociados por departamento 10% Anual

Lineamientos para los procesos, lineamientos de política del subsector

Informes de gestión, información para revisión por la Dirección, resultado de
Planeación estratégica Hortifrutícola, acciones y decisiones para la mejora, aprobación de Planeación estratégica
indicadores de gestión, solicitud de aprobación de nuevos asociados.
vinculación de nuevos asociados, despliegue estratégico. Documentar y mantener estrategias para desarrollo gremial.
Solicitud de revista frutas y hortalizas para recaudadores, información Planear los congresos y otros eventos para difusión y
Recaudo divulgación de información. Necesidad de recursos administrativos y financieros. Administrativo y financiero
de productores y comercializadores de frutas y hortalizas.
Crear estrategias o ejecutar proyectos de difusión y

Información de productores beneficiarios de proyectos, artículos de comunicación dentro del subsector. Requerimientos de personal, necesidades de formación, capacitación y
Planes, Programas y Proyectos Talento Humano
resultados de proyectos para revista frutas y hortalizas y página web. entrenamiento.
Planear estrategias para la vinculación de asociados.
Indicadores, acciones para la mejora, procedimientos, instructivos y formatos,
Administrativo y financiero presupuesto general aprobado, recursos físicos. Realizar congresos. Gestión HSEQ
Reportes de No Conformidad, necesidades de capacitación, actas de formación.
Publicar revista de Frutas y Hortalizas.
Talento Humano Personal competente, programa de capacitación y entrenamiento. Solicitud de conceptos jurídicos. Asesores Jurídicos
Vinculación de asociados.
Equipos de cómputo, mantenimiento de instalaciones físicas, software, Participar en la creación de lineamientos sectoriales.
Revista frutas y hortalizas para recaudadores, solicitud de información de
Tecnología de la Información software y programas en funcionamiento, página web , Seguridad de la Recaudo
Información y Recursos Tecnológicos. Representar el gremio en diferentes escenarios de interés para productores y comercializadores de frutas y hortalizas.
el subsector.
Evaluación de satisfacción del subsector. Solicitud de información de productores beneficiarios de proyectos, solicitud de
Asesores Jurídicos Conceptos jurídicos. Planes, Programas y Proyectos
artículos de resultados de proyectos para revista de frutas y hortalizas.
Comité de edición y publicación de la revista.
Solicitud de información para artículos cargados a la página web, solicitud de
Gestión HSEQ Planes, Programas, Documentos, y Directrices HSEQ. Informes finales de eventos. diseños para material publicitario, necesidad de hardware y software en Tecnología de la Información
funcionamiento.
Actas de juntas directivas de Asohofrucol.
Contratación y Compras contratos y ordenes de compra o de servicio. Información de nuevos asociados y posibles nuevos recaudadores. Recaudo
Implementación de acciones para la mejora.
Gestión Documental Tablas de retención documental. Legalización de cuentas. Tesorería
Necesidad de la Organización de ejecutar planes, programas y

Estatutos de la organización y actas de reunión de las juntas directivas.
Planeación estratégica Solicitudes de aprobación de planes , Programas y Proyectos. proyectos de acuerdo a los lineamientos y requisitos legales PPP
Aprobación de planes, programas y proyectos.
1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola 1.2.Lineamientos de la

política de recaudo de la contribución parafiscal 1.3. Lineamientos generales para
los procesos, acciones y decisiones del Área de Recaudo. Al igual que las
Junta Directiva y Planeación Estratégica Requisitos Legales y estatutos. Establecer las directrices para la Organización. políticas de mejora, seguimiento e indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y Recaudo
conceptos jurídicos 1.5 Acto administrativo de certificación de las contribuciones
parafiscales, que presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la
Organización.
Versión: 10.0
DESARROLLO GREMIAL
Código: DG-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DESARROLLO GREMIAL Fecha: 12/02/2018
Establecer lineamientos para el control de la documentación

del proceso.
Socialización de los lineamientos normativos para el control de
la documentación.
Entrega de las unidades documentales necesarias para la

realización de informes u obtención de la información.

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. formación de los trabajadores de manera que adquieran el Requerimiento de personal. Talento Humano
conocimiento requerido para el desarrollo de su labor.
Talento Humano Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso. Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de servicios. Talento Humano

Información del valor comprometido del presupuesto asignado
Presupuesto comprometido. Legalizaciones. Contabilidad
para la Organización.
Participación en las actividades que generan conciencia

ambiental y cuidado de la salud y la seguridad.
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas, reporte de
Información de los cambios que ocurran dentro de las
Gestión HSEQ ambientales, identificación de peligros, evaluación de riesgos y actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los controles Gestión HSEQ
actividades del proceso.
determinación de controles). operacionales bajo programas de gestión ambientales y en SST.
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE AFILIACIÓN ASOCIADOS.
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE LA REVISTA DE FRUTAS Y HORTALIZAS. PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS.
PROCEDIMIENTO PREPARACIÓN Y REALIZACIÓN DE ASAMBLEAS. INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES, IMAGEN CORPORATIVA Y USO DE DISTINTIVOS DE ASOHOFRUCOL - FNFH.
INSTRUCTIVO PARA PUBLICACIÓN DE ARTÍCULOS EN LA REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS
REGISTROS ASOCIADOS
ENCUESTAS DE SATISFACCIÓN AFILIADOS A ASOHOFRUCOL. FORMATO DE AFILIACIÓN DE ASOCIADOS.
REGISTRO DE ENVÍO REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS. REGISTRO DE ENVÍO DE REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS.
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN EVENTOS. ENCUESTA DE SATISFACCIÓN REVISTA FRUTAS Y HORTALIZAS.
ACTA JUNTA DIRECTIVA DEPARTAMENTAL. ACTA ASAMBLEA DEPARTAMENTAL.
ACTA ASAMBLEA NACIONAL DE DELEGADOS. PLANEACIÓN DE EVENTOS.
LISTADO DE ASISTENCIA A EVENTOS FORMATO MEMBRETE.
FORMATO DE PRESENTACIÓN.
COMITÉ DE EDICIÓN Y PUBLICACIÓN DE LA REVISTA. REUNIONES JUNTA DE ASOHOFRUCOL.
BASE DE DATOS DE ASOCIADOS.
Equipos de oficina
3, 4.1, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5,
5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3,
Gerente General - Profesional en Gerencia Papelería 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.2, 8.2.1, 9.1.1, 9.1.2, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
8.1, 10.1, 10.2, 10.3
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
Recursos Humanos
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada Nombre: Álvaro Ernesto Palacio Peláez
Cargo: Coordinadora HSEQ Cargo: Gerente General
Versión: 11.0
PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS
Código: PP-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS Fecha: 12/02/2018
OBJETIVO DEL PROCESO: Gestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo

de Colombia.

administrativas.
Medir el incremento en el número de convenios suscritos Incremento en el número de convenios suscritos 3 Anual
Medir el nivel de ejecución del presupuesto asignado a los proyectos de Asohofrucol en ejecución Ejecución de recursos a proyectos de Asohofrucol 70% Trimestral
Conocer el grado en el que el cliente de las capacitaciones que realiza Asohofrucol considera que éstos satisfacen sus
Satisfacción del cliente - Capacitaciones 100% Mensual
necesidades e intereses
Medir el impacto anual de los proyectos por medio de los productores atendidos Porcentaje de productores atendidos en el año 70% Anual
Medir el flujo de recursos recaudados que se están invirtiendo en el subsector hortofrutícola Porcentaje de recursos invertidos en el subsector hortofrutícola 80% Anual
Gestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos para el sector hortofrutícola Legalización de recursos 80% Trimestral
Medir la eficiencia en el tiempo de entrega de los informes técnicos finales de resultados de proyectos por parte de los
Informes técnicos finales de resultados de proyectos 70% Mensual
profesionales de seguimiento y control
Medir la satisfacción para seguimiento y control de proyectos Satisfacción para seguimiento y control de proyectos 90% Semestral
Medir el cumplimiento de las actividades de seguimiento a proyectos Eficacia Seguimiento a Proyectos 100% Trimestral
Iniciativa (situación deseada), oportunidad o necesidad del

Productores, agroindustria y exportadores. subsector.
Productores y organizaciones de productores, entidades
públicas y privadas cofinanciadoras, Junta Directiva Fondo
Desarrollo Gremial Información primaria y secundaria del sector. Identificación y formulación de Planes, Programas o Proyectos para el Perfil y/o documentos del plan, programa o proyecto.
Nacional de Fomento Hortifrutícola (FNFH), Junta Directiva
Junta Directiva Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola sector. (identificación de oportunidades y necesidades del sector,
Asohofrucol, otros.
(FNFH) y de Asohofrucol. Estatutos de la organización y actas de reunión de las formulación, verificación, control, radicación y aprobación). Bases de datos y documentos con información de acuerdo a las
juntas directivas. necesidades de cada proyecto.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (Ejecución). Aprobación de planes, programas y proyectos. Evaluación: Análisis de viabilidad de propuestas.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (Ejecución) y Unidad de
Ficha de análisis de viabilidad.
Seguimiento y Control.
Entidades o actores públicos o privados (cofinanciadoras). Lecciones Aprendidas. Captación de información inicial
( sistematización y análisis). Documento de Proyecto formulado y radicado.
Asesores Jurídicos. Lineamientos de inversión. Convenios o contratos suscritos.
Identificación y registro de beneficiarios.
Planeación Estratégica, Desarrollo Gremial, Recaudo,
Planeación Estratégica , Recaudo, Contabilidad, Aprobación de planes, programas y proyectos. Ficha técnica de proyectos aprobados por el FNFH.
Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la
Presupuesto, Tesorería, Tecnología de la información, Análisis financieros, económicos, sociales y ambientales entre otros.
información, Talento humano, Contratación y Compras, gestión
Talento humano, Contratación y Compras, Gestión Documentos legales de Asohofrucol. Actas Junta Directiva Fondo Nacional de Fomento Hortifrutícola (FNFH).
documental y Gestión HSEQ.
documental y Gestión HSEQ.
Cartas de compromiso, pólizas, apertura de cuentas entre
otros.
Presupuesto.
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (formulación). Solicitud de creación de circuito del proyecto. Tecnología de la información,
Acta de junta FNFH de aprobación del proyecto.
Contabilidad.
Contratación y Compras. Ficha presentación proyecto Ejecución planes, programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y
Radicación de documentos legales (proyecto, contrato + póliza, acta de
Ficha de aprobación de proyecto ejecutados por terceras entidades.
inicio entre otros) y factura del primer desembolso de la tercera entidad Unidad de Seguimiento y Control Proyectos.
Tercera entidad. Documentos Legales.
que ejecuta.
Tercera entidad.
Versión: 11.0
Código: PP-CA-001
Plan operativo de proyecto-POP.

Acta de junta de aprobación del proyecto. PPP-Unidad de Seguimiento y Control Proyectos.
PPP-Unidad Técnica de proyectos (formulación).
Informes de avance y finales Técnicos y Financieros.
Ficha presentación proyecto. PPP-Unidad Técnica de proyectos(Comunicaciones).
PPP- Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos.
Certificados de cumplimiento de contratistas y proveedores.
Ficha de aprobación de proyecto. Auditorias Externas.
Productores. Ejecución planes programas y proyectos cofinanciados por el FNFH y
Productores.
ejecutados por Asohofrucol. De acuerdo a las necesidades del proyecto se utilizan los formatos
Anexo 2. Presupuesto y acuerdos trimestrales. Productores beneficiarios de proyectos.
Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto, correspondientes como Acta entrega de bienes y servicios, listados de
Tesorería, Tecnología de la información, Talento humano, Ejecución de proyectos marco ejecutados por Asohofrucol y derivados asistencia, fichas de inscripción, fichas de diagnóstico, fichas de
Convenio, Propuesta, Contratos y liquidaciones de Actores relacionados con el sector.
Contratación y Compras, Gestión Documental y Gestión ejecutados por terceros, financiados por el FNFH. asistencia técnica entre otros.
proveedores y equipo técnico. Junta directiva de Asohofrucol y FNFH
HSEQ.
Entidades cofinanciadoras.
Ejecución planes programas y proyectos financiados por fuentes Transferencia documental.
Información de avance técnico y financiero, contabilidad del
PPP-Unidad Técnica de proyectos (Comunicaciones). diferentes al FNFH y ejecutados por Asohofrucol.
proyecto y pagos. Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto, Tesorería,
Solicitud de cierre de proyecto.
Tecnología de la Información, Talento Humano, Contratación y
Entidad Cofinanciadora.
Instructivo de archivo. Compras, Gestión Documental y Gestión HSEQ.
Modificaciones (Prorrogas/Adiciones/Reducciones).
Junta del FNFH.
Acompañamiento en la difusión y divulgación. PPP-Unidad Técnica de proyectos (Formulación).
Lecciones aprendidas.
Difusión y socialización de resultados de Planes, Programas y Proyectos.
Redacción y edición de artículos y boletines.

Información del sector.
Desarrollo Gremial. Artículos, videos, revista Frutas y Hortalizas, boletines, pendones entre
Elaboración y diseño de cartillas, pendones y otro material divulgativo. otros.
Resultados del proyecto.
Productores y otros actores públicos o privados. Productores, Recaudadores,
Realizar entrevistas. Manual de marca. Entidades del sector público y privado nacionales e
Noticias.
Recaudo. internacionales, Junta Directiva del FNFH y de Asohofrucol.
Logística de eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros). Eventos (Congresos, seminarios, talleres, ferias entre otros).
PPP-Unidad Técnica de Proyectos (formulación/ejecución) y Planeación Estratégica , Contabilidad, Presupuesto, Tesorería,
Unidad Técnica de seguimiento y control de proyectos. Gestionar la imagen corporativa y manual de marca. Comportamiento y tendencias del sector. Tecnología de la información, Talento humano, Contratación y
Informes de avances
Compras, gestión documental y Gestión HSEQ.
técnicos y financieros.
Tecnología de la Información, Contratación y Compras. Análisis de información y datos estadísticos. Publicaciones, boletines, presentaciones, eventos y manejo de redes
sociales.
Informes finales.
Cliente interno, externo y partes interesadas. Requerimiento de consultas. Tramites y direccionamiento de consultas técnicas. Tramite de consultas técnicas. Cliente interno, externo y partes interesadas.
Proyecto aprobado Proyecto Aprobado, Convenio revisado y aceptado. PPP (SyC).

(contrato + póliza y demás documentos legales + proyecto y
PPP (Ejecución). Seguimiento Legal/Contractual.
factura del primer desembolso) de la tercera entidad que
ejecuta. Factura Primer desembolso (Terceros). Gestión Documental (Radicación Procedimiento de Pagos).
PPP (SyC). Proyecto Aprobado, Convenio revisado y aceptado. Seguimiento Técnico y Financiero a la ejecución del Proyecto. Plan de Seguimiento y Control a Proyectos. Entidad Ejecutora.
PPP (SyC). Plan de Seguimiento y Control a Proyectos. Seguimiento Técnico y Financiero a la ejecución del Proyecto. Visitas de seguimiento y Control. Entidad Ejecutora.
Informes de Avance técnico. Informe de Visita de Seguimiento y control técnico.

Entidad Ejecutora.
Matriz Contractual
Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos.
Entidad Ejecutora. Revisión Avance ejecución técnica y financiera.
Informe de Avance Financiero. Para Terceros:
Cuadro de Legalizaciones
Procedimiento de pagos.
Ficha Aprobación Desembolso
Factura Desembolso
Informe de Resultados Técnico Final.

Entidad Ejecutora
Entidad Ejecutora. Informe Final de Ejecución Técnica y Financiero. Revisión Final de ejecución técnica y financiera.
PPP SyC (Liquidación).
Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos Final.
Informe de Resultados Técnico Final.

PPP (SyC). Proyección Acta Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre. Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre. Entidades Ejecutoras.
Informe de Seguimiento y Control Financiero a Proyectos
Final.
Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ Acta de Cierre
Entidades Ejecutoras. Cierre de Seguimiento y control, Administrativo y Contable del Proyecto. Acta de Liquidación/ Acta de Terminación/ acta de Cierre. gestión documental (Radicación Procedimiento de Pagos).
Suscritas.
Versión: 11.0
Código: PP-CA-001
Verificación del presupuesto establecido versus los gastos generados Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del
Contabilidad. conciliación de proyectos. Recaudo.
para el proyecto. recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola.

Presupuesto. Comprometido. Legalizaciones. Contabilidad.
Organización.
Unidad Técnica. Informes de coordinadores de proyectos. Controlar el avance de los proyectos ejecutados por Asohofrucol. Información de convenios y cortes. Contabilidad.
Tablas de Retención Documental y Manual General de

Gestión Documental. Establecer lineamientos para el control de la documentación del proceso.
Archivo.
Gestión Documental. Manual General de Archivo. Entrega de Unidades Documentales Gestión Documental.
documentación.
Gestión Documental. Transferencia de unidades documentales.
Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados
Talento Humano. Requerimientos de personal. Talento Humano.
procesos. y suficientes para la realización de su labor.
Talento Humano. Solicitudes de evaluación de personal. Medición del desempeño del personal del proceso. Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de servicios. Talento Humano.

Todos los procesos. Solicitudes de capacitación. Necesidades de capacitación. Talento Humano.

cuidado de la salud y la seguridad. Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas activas,
Matrices (identificación de aspectos y valoración de
Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del reporte de actos y condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada
Gestión HSEQ. impactos ambientales, identificación de peligros, evaluación Gestión HSEQ.
proceso. uno de los controles operacionales bajo programas de gestión
de riesgos y determinación de controles).
Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y ambientales y en SST.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y PUBLICACIÓN DE CONVOCATORIAS EN EL MARCO DE LOS PLANES PROGRAMAS O PROYECTOS.
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y FORMULACIÓN DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS. PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y REALIZACIÓN DE CONVENIOS INTERISTITUCIONALES.
PROCEDIMIENTO DE EJECUCIÓN DE PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIONES.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE ASISTENCIA TÉCNICA.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE INSCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES. MANUAL DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS.
INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA DE INSCRIPCIÓN DE BENEFICIARIOS INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL REGISTRO DE VISITA DE IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS AGRÍCOLAS – BPA
INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN Y USO DE MATERIAL VEGETAL PARA PROYECTOS DE ESTABLECIMIENTO O SOSTENIMIENTO DE CULTIVOS DE
MANUAL DE IMÁGEN CORPORATIVA.
FRUTAS.
REGISTROS ASOCIADOS
TRÁMITE DE CONSULTAS TÉCNICAS. FICHA ANÁLISIS DE VIABILIDAD DE PROYECTOS DE INVERSIÓN FNFH - ASOHOFRUCOL.
FICHA DE PRESENTACIÓN DE PROYECTO. PLAN OPERATIVO DE PROYECTOS POP.
INFORME EJECUTIVO DEL PROYECTO. FICHA TÉCNICA PROYECTOS APROBADOS.
REGISTRO DE ASISTENCIA TÉCNICA, AMBIENTAL Y O SOCIAL. EVALUACIÓN DE LA SATISFACCIÓN DE LA CAPACITACIÓN.
FICHA DE SOLICITUDES DE APOYO DE PROYECTOS DE DIFUSIÓN Y DIVULGACIÓN. FICHA DE DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS FINAL.
FICHA DE INSCRIPCIÓN DE BENEFICIARIOS. FICHA DIAGNÓSTICO DE BENEFICIARIOS INCIAL.
FICHA DE ASISTENCIA TÉCNICA. FICHA DE INSCRIPCIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE ORGANIZACIONES.
ACTA DE INICIO PROYECTOS EJECUTADOS ASOHOFRUCOL - FNFH. ACTA DE ENTREGA, RECIBO Y COMPROMISO DE USO ADECUADOD E MATERIALES Y/O INSUMOS POR PARTE DE LOS BENEFICIARIOS.
ACTA DE ENTREGA Y RECIBO A SATISFACCIÓN DE MATERIALES E INSUMOS (PROVEEDOR - ASOHOFRUCOL). ACTA DE RECEPCIÓN DE MATERIALES E INSUMOS.
ACTA DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN INTERNA DE PROYECTOS. INFORME DE ACTIVIDADES.
LISTADO DE ASISTENCIA CONVENIOS MATRIZ REVISIÓN DE CONTRATACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO FINANCIERO. INFORME DE AVANCE FINANCIERO (EJECUTOR ASOHOFRUCOL).
INFORME DE RESULTADOS TÉCNICOS FINAL. INFORME DE AVANCE FINANCIERO.

Versión: 11.0
Código: PP-CA-001
INFORME DE VISITA SEGUIMIENTO A PROYECTOS. PLAN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROYECTOS.
INFORME DE EJECUCIÓN TÉCNICA. MATRIZ CONSOLIDADA PNFH.
ACTA DE LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS. INFORME DE SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO A PROYECTOS.
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS ACTA DE TERMINACIÓN DE PROYECTOS.
MATRIZ CONSOLIDADA DE PROYECTO FNFH – ASOHOFRUCOL. ACTA DE VISITA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL A PROYECTOS.
REGISTRO DE VISITA DE IMPLEMENTACIÓN DE BPA
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LA DIRECCIÓN TÉCNICA Y OPERATIVA, DIRECCIÓN DE GESTIÓN ECONÓMICA Y EMPRESARIAL, DIRECCIÓN
ELABORACIÓN DE METAS E INDICADORES NACIONALES, ANUALES Y PLURIANUALES.
ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y GERENCIA GENERAL.
PPP-LA UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (EJECUCIÓN) UTILIZA LA HERRAMIENTA DEL PLAN OPERATIVO DEL PROYECTO PARA HACER LA
PPP-UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (FORMULACIÓN) REALIZA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL AL CUMPLIMIENTO DE LOS DOCUMENTOS DEL PLANIFICACIÓN Y EL SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES, CONTROL TÉCNICO Y FINANCIERO, PROGRAMACIÓN DE INFORMES, CONTROL DE
PROCESO POR MEDIO DE UNA BASE DE DATOS DE FORMULACIÓN DE PROYECTOS. DESEMBOLSOS, CONTROL DE EQUIPO TÉCNICO, CONTROL DE PROVEEDORES, MATRIZ DE RIESGOS Y LECCIONES APRENDIDAS. ADEMÁS SE LLEVA
EL CONTROL DE TODOS LOS PROYECTOS POR MEDIO DE LA BASE DE DATOS DE PROYECTOS ASOHOFRUCOL POR AÑO.
DIRECTRICES Y LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS COFINANCIADOS CON LOS RECURSOS DEL FONDO NACIONAL DE
PPP-UNIDAD TÉCNICA DE PROYECTOS (COMUNICACIONES) LE HACE SEGUIMIENTO Y CONTROL POR MEDIO DEL CRONOGRAMA DE PUBLICACIONES
FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA; ASÍ COMO LA ESTRUCTURA OPERATIVA DE LA UNIDAD, LAS FUNCIONES, PROCEDIMIENTOS, FORMATOS, INSTRUCTIVOS
DE LA REVISTA Y FORMATO DE CUMPLIMIENTO DE LA LABORES DE COMUNICACIONES.
Y DEMÁS RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.
PROGRAMACIÓN DE LAS VISITAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO Y FECHAS DE ENTREGA DE INFORMES DOCUMENTO QUE RECOPILA EL AVANCE DE EJECUCIÓN TÉCNICA DE LOS PROYECTOS, VERIFICADO EN LA VISITA DE SEGUIMIENTO CON SUS
TÉCNICOS Y FINANCIEROS POR PARTE DEL EJECUTOR. RESPECTIVAS OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES.
DOCUMENTO DONDE SE REPORTA EL AVANCE DE EJECUCIÓN FINANCIERA DE LOS PROYECTOS, VERIFICADO EN LOS INFORMES FINANCIEROS FORMATO DONDE SE REPORTA AL PROCESO DE CONTABILIDAD, EL MONTO Y PORCENTAJE LEGALIZADO DE UN DETERMINADO DESEMBOLSO DADO
ENTREGADOS POR EL EJECUTOR Y/O LA VISITA RESPECTIVA. A UN EJECUTOR TERCERO EN CALIDAD DE ANTICIPO.
FORMATO DONDE SE DA LA APROBACIÓN TÉCNICA Y FINANCIERA DE UN DETERMINADO DESEMBOLSO A LOS EJECUTORES TERCEROS, EN ÉL SE
DOCUMENTO FINAL DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL FINANCIERO AL PROYECTO, DONDE SE DAN LOS RESULTADOS FINALES, (VALOR TOTAL
DAN LOS PORCENTAJES DE AVANCE TÉCNICO Y FINANCIERO REQUERIDOS CONTRACTUALMENTE, CON SUS RESPECTIVAS RECOMENDACIONES,
EJECUTADO, SALDO SI LO HAY Y PORCENTAJE FINAL FINANCIERO), PARA SU POSTERIOR LIQUIDACIÓN.
OBSERVACIONES Y ALERTAS.
DOCUMENTO FINAL DEL SEGUIMIENTO TÉCNICO REALIZADO AL PROYECTO EN TODA SU EJECUCIÓN, DONDE SE DA EL PORCENTAJE FINAL DOCUMENTO DE LIQUIDACIÓN O TERMINACIÓN QUE AGRUPA LOS CONCEPTOS LEGALES, TÉCNICOS Y FINANCIEROS GLOBALES DE LA FINALIZACIÓN
TÉCNICO PARA SU POSTERIOR LIQUIDACIÓN. DEL PROYECTO.
DOCUMENTO DE TERMINACIÓN QUE AGRUPA LOS CONCEPTOS LEGALES, TÉCNICOS Y FINANCIEROS GLOBALES DE LA FINALIZACIÓN DEL
PROYECTO (ASOHOFRUCOL).
Humanos
Económicos
Tecnológicos y Técnicos
3.0, 4.1, 4.2, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.1.2, 6.2.1, 6.2.2,
Humanos 3.0, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.3, 6.1.2, 6.1.3,
Directora de Gestión Económica y de Ejecución - Director Técnico y de Formulación - Director de Seguimiento y Control 7.1.5.2, 7.1.6, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3,
Económicos 6.1.4, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.5.1, 7.5.2, 3.0, 4.2, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
de Proyectos 7.5.3.1, 7.5.3.2, 7.5.3.2, 8.1, 8.2.2, 8.2.3.1, 8.2.3.2,
Tecnológicos y Técnicos 7.5.3, 8.1, 8.2, 10.1, 10.2, 10.3
8.5, 8.6, 9.1.1, 9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3
Humanos
Económicos
Tecnológicos y Técnicos
Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada Nombre: Martha Orozco - Jesús Rivera - Jordan Alegría
Cargo: Coordinadora HSEQ Cargo: Directora de Gestión Económica y de Ejecución - Director Técnico y de Formulación - Director de Seguimiento y Control de Proyectos
Versión: 9.0
RECAUDO
Código: RE-CA-001
CARACTERIZACIÓN DE PROCESO RECAUDO Fecha: 05/03/2018
OBJETIVO DEL PROCESO: Administrar de manera efectiva el recaudo de la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento Hortifrutícola, a través de la implementación de estrategias conforme a la normatividad vigente.
Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas representativo Construcción de base de datos real de asociaciones activas y
de Colombia. número de asociados.

Medir la eficacia de los ingresos de la cuota de fomento Hortifrutícola y del ingreso de nuevos recaudadores, frente a lo
Cumplimiento de recaudo 100% Recaudo programado Mensual
programado.
Medir el grado de satisfacción de los recaudadores frente a los servicios prestados por ASOHOFRUCOL. Satisfacción de la gestión de Recaudo 100% Trimestral

1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola

1.2.Lineamientos de la política de recaudo de la contribución parafiscal
Los lineamientos dictados por la administración de Asohofrucol, constituirán los 1.1 Presupuesto de recaudo, 1.2 Informes de Gestión 1.3
1.3. Lineamientos generales para los procesos, acciones y decisiones del
parámetros y guías generales de acción del área de recaudo. Suma, que el Resultados de indicadores 1.4 Documentos que requieren
Desarrollo Gremial y Planeación Estratégica Área de Recaudo. Al igual que las políticas de mejora, seguimiento e Desarrollo Gremial y Planeación Estratégica
Gerente General de la entidad es el competente para expedir la certificación decisión de gerencia, así como la expedición de actos
indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y conceptos jurídicos 1.5 Acto
que trata el artículo 4° del Decreto 2025 de 1996, la cual tiene naturaleza de administrativos. 1.5 Asuntos consultivos.
administrativo de certificación de las contribuciones parafiscales, que
acto administrativo. y presta merito ejecutivo.
presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la Organización.
La información de los proyectos ejecutados con los recursos parafiscales,

Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del permite estructurar los respectivos informes de gestión del área. Al igual, que Se entrega la información correspondiente para dar
Planes, Programas y Proyectos Planes, Programas y Proyectos
recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola. dota de herramientas a los gestores al momento manifestarse sobre la cumplimiento al TITULO VII de la Ley 118 de 1994.
inversión de los recursos y el fomento del sub sector.
1.Congreso de la Republica: Legislación sobre la contribución parafiscal 2.

Establecen el marco normativo a seguir, en lo que refiere al recaudo de los
Entes externos de legislación y regulación Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural: Reglamentación 3. Dirección Solicitudes de carácter administrativo y consultivo. Entes externos de legislación y regulación
recursos provenientes de la contribución parafiscal.
de Aduanas e Impuestos Nacionales: Resoluciones.
1. Traslados de los recursos parafiscales recaudados, o pago por

conceptos de sanción 2.Envio de información registro de los recaudados Constituyen la principal fuente de generación de recursos del FNFH. Al igual, 1. Requerimientos consultivos y administrativos 2. Información
Recaudadores de la cuota de fomento Recaudadores de la cuota de fomento
según Decreto Reglamentario 3748 de 2004 articulo 5° y 7° parágrafo 3. que del debido reporte de la información de los recursos recaudados depende el Normativa 2. Cobros Pre Jurídicos 3. Cobros jurídicos.
Solitudes administrativas y consultivas. correcto funcionamiento del esquema de inversión.
Constituyen el canal mediante el cual se hace posible el traslado de los recursos 1. Solicitud de información que permita identificar los sujetos
Reporte de ingresos de las consignaciones provenientes de los sujetos
Entidades Bancarias recaudados, al igual que brindan certeza sobre las fechas y montos que realizan el traslado. 2. Solicitud de reporte de ingresos en lo Entidades Bancarias
obligados al recaudo.
consignados. que respecta a montos y fechas.
1. Solicitud de Bases de Datos dada la competencia que

Corresponden a una de las fuentes de identificación de posibles sujetos
De carácter tanto publico como privado, que reporten base de datos de otorga a Asohofrucol la Ley 118 de 1994. 2. Capacitaciones
Entidades Externas obligados al recaudo, y a través de esfuerzos mancomunados es posible lograr Entidades Externas
posibles sujetos en el esquema parafiscal. entorno a la Contribución Parafiscal Cuota de Fomento
una mayor difusión de la normativa parafiscal Hortifrutícola.
Hortifrutícola.
1.1. Lineamientos de la política del sub sector Hortifrutícola

1.2.Lineamientos de la política de recaudo de la contribución parafiscal Los lineamientos dictados por la administración de Asohofrucol, constituirán los
1.1 Presupuesto de recaudo, 1.2 Informes de Gestión 1.3
1.3. Lineamientos generales para los procesos, acciones y decisiones del parámetros y guías generales de acción del área de recaudo. Suma, que el
Resultados de indicadores 1.4 Documentos que requieren
Planeación estratégica y Desarrollo Gremial Área de Recaudo. Al igual que las políticas de mejora, seguimiento e Gerente General de la entidad es el competente para expedir la certificación Desarrollo Gremial
decisión de gerencia, así como la expedición de actos
indicadores del proceso. 1.4 Lineamientos y conceptos jurídicos 1.5 Acto que trata el artículo 4° del Decreto 2025 de 1996, la cual tiene naturaleza de
administrativos. 1.5 Asuntos consultivos.
administrativo de certificación de las contribuciones parafiscales, que acto administrativo. y presta merito ejecutivo.
presta merito ejecutivo 1.6 Despliegue Estratégico para la Organización.
Versión: 9.0
RECAUDO
Código: RE-CA-001
La información de los proyectos ejecutados con los recursos parafiscales,

Información de los proyectos financiados con recursos provenientes del permite estructurar los respectivos informes de gestión del área. Al igual, que Se entrega la información correspondiente para dar
Planes, Programas y Proyectos Planes, Programas y Proyectos
recaudo de la cuota de fomento Hortifrutícola. dota de herramientas a los gestores al momento manifestarse sobre la cumplimiento al TITULO VII de la Ley 118 de 1994.
inversión de los recursos y el fomento del sub sector.
Contabilidad Solicitud de legalización. Realizar el control de los gastos de la Organización. Legalizaciones. Contabilidad

documentación.


Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido para el

Talento Humano Capacitación, Formación y Toma de Conciencia. trabajadores de manera que adquieran el conocimiento requerido para el Requerimientos de personal. Talento Humano
Bridar a los trabajadores los recursos técnicos y tecnológicos adecuados y

Talento Humano Necesidad de recursos técnicos y tecnológicos para los procesos.
suficientes para la realización de su labor.

servicios.


Presupuesto comprometido. Legalizaciones. Contabilidad
Organización.
workflows de cuenta por pagar con visto bueno y con registro presupuestal Elaboración del flujo de información para establecimiento de presupuesto y
Presupuesto solicitud de apropiación trimestral de recursos. Presupuesto
(comprometido u obligación). seguimiento del mismo.
Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y cuidado de Registros de reunión, correos informativos, registro de pausas
Matrices (identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales, la salud y la seguridad. activas, Entrega y seguimiento de EPP, reporte de actos y
Gestión HSEQ dotación y elementos de protección personal EPP, identificación de Información de los cambios que ocurran dentro de las actividades del proceso. condiciones inseguras y soportes que apliquen a cada uno de los Gestión HSEQ
peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles). Informar sobre accidentes ambientales, accidentes laborales y enfermedades controles operacionales bajo programas de gestión ambientales
profesionales. y en SST.
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. INSTRUCTIVO PARA PROGRAMACIÓN DE VISITAS DE RECAUDO.
PROCEDIMIENTO DETERMINACIÓN Y PAGO DE LAS OBLIGACIONES POR CONCEPTO DE LA CUOTA DE FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA. INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL INFORME MENSUAL DE RECAUDO.
PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN, VINCULACIÓN, ACOMPAÑAMIENTO Y VISITA A RECAUDADORES. INSTRUCTIVO PARA CONSIGNACIÓN CUOTA DE RECAUDO.
PROCEDIMIENTO ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL AL RECAUDO DE LA CUOTA DE FOMENTO HORTIFRUTÍCOLA. INSTRUCTIVO PARA ENVÍO INFORMACIÓN REGISTRO DE LOS RECAUDOS.
REGISTROS ASOCIADOS
ACTAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL. ACTA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DIGITAL.
ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE LA GESTIÓN DE RECAUDO RELACIÓN DE TRANSPORTES URBANOS POR VISITAS A RECAUDADORES Y NOTIFICADOS.
RELACIÓN DE TRANSPORTES INTERMUNICIPALES POR VISITAS A RECAUDADORES Y NOTIFICADOS.

Versión: 9.0
RECAUDO
Código: RE-CA-001
PROGRAMACIÓN DE VISITAS: ES EL CRONOGRAMA QUE DESARROLLA EL GESTOR DE RECAUDO DURANTE EL MES, Y EN EL QUE SE REGISTRAN LAS ACTA DE VISITA: DOCUMENTO EN EL CUAL SE REGISTRAN LA INFORMACIÓN, LOS RESULTADOS Y LAS CONCLUSIONES DE TODAS
VISITAS A REALIZAR TANTO A LOS RECAUDADORES ACTIVOS COMO A LOS POTENCIALES. LAS VISITAS REALIZADAS POR LOS ASESORES REGIONALES, TANTO A LOS RECAUDADORES ACTIVOS COMO A LOS POTENCIALES.
INFORME DE GESTIÓN: DOCUMENTO EN EL CUAL EL GESTOR DE RECAUDO REGISTRA EN FORMA RESUMIDA LOS RESULTADOS DE LAS VISITAS Y
ACTIVIDADES REALIZADAS MENSUALMENTE.
3, 4.4.2, 5.2.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 5.2, 5.3, 6.2.1, 6.2.2, 4.2, 4.3.3, 4.4.1, 4.4.2, 4.4.5
Recursos Humanos
7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.3.1, 7.5.3.2, 8.5, 8.6, 9.1.1, 7.2, 7.3, 8.1, 10.1,
9.1.3, 10.1, 10.2, 10.3, 10.2, 10.3,
Director de Recaudo Recursos Económicos
Recursos Tecnológicos y Técnicos
Nombre: Maria Paula Beltrán Nombre: Jorge Mario Salas

Cargo: Coordinadora de HSEQ Cargo: Director de Recaudo

Planificación estratégica para organización hortofrutícola

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Versión: 8.

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Fecha: 12/02/2018

RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO

Optimizar los recursos y procesos

Mantenernos como el gremio hortifrutícola mas

OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR META FRECUENCIA

ENTRADAS DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO

Identificación y generación de presupuestos, control de contabilidad -

Identificación de resultados de indicadores de gestión para determinación,

Planificación de objetivos HSEQ, emisión de objetivos, divulgación,

Directrices de mejora para atención al cliente, Soluciones a

Representante por la Dirección OHSAS 18001.

Planificación del modelo de riesgos en la organización, determinación y

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Fecha: 12/02/2018

Identificación de las partes interesadas, determinación de las necesidades Desarrollo Gremial

Cumplimiento de política y procedimientos para el tratamiento de la Aseguramiento de la Información y mantenimiento y préstamo de

Proceso de Contabilidad, procesos de Contratación y

Socialización de los lineamientos normativos para el control de la

Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de

Realizar los procesos de inducción, reinducción, capacitación y formación

Evaluaciones de desempeño personal de planta y prestación de

Capacitar a todo el personal a cerca del uso de herramientas tecnológicas

Información del valor comprometido del presupuesto asignado para la

Participación en las actividades que generan conciencia ambiental y

DOCUMENTOS DEL PROCESO

CARACTERIZACIÓN. PROCEDIMIENTO DE REALIZACIÓN DE JUNTAS DIRECTIVAS.

INSTRUCTIVO IDENTIFICACIÓN PARTES INTERESADAS. ORGANIGRAMA.

PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

MATRIZ DOFA PLAN ESTRATÉGICO

MATRIZ CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN MATRIZ REQUISITOS LEGALES

MAPA DE PROCESOS MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PARTES INTERESADAS

DESPLIEGUE ESTRATÉGICO MATRIZ DE COMUNICACIONES

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Fecha: 12/02/2018

FORMATO REVISION POR LA DIRECCIÓN. ACTAS DE JUNTAS DIRECTIVAS.

INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN.

ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

REVISADO POR: APROBADO POR:

"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO Fecha: 12/02/2018

RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO

Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras actividades

OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR META FRECUENCIA

ENTRADAS DEL PROCESO SALIDAS DEL PROCESO

Funcionarios del área, Gestión HSEQ

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO PRESUPUESTO Fecha: 12/02/2018

Entrega de las unidades documentales necesarias para la realización de informes u obtención de la

DOCUMENTOS DEL PROCESO

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO. PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ASOHOFRUCOL.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ACTIVOS PARA PROYECTOS. PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACTIVOS ADMINISTRATIVOS.

CONCILIACIÓN DE ACTIVOS ASOHOFRUCOL – FNFH. HOJA DE RUTA.

ACTA DE BAJA DE ACTIVOS INVENTARIO DE ASOHOFRUCOL. CONCEPTO TÉCNICO DE BAJA DE ACTIVOS.

ACTIVIDADES BÁSICAS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROCESO

SEGUIMIENTO PERMANENTE A LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. CONCILIACIÓN ENTRE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD.

tecnológicos (equipos de computo, Software Panda y Sevenet)

REVISADO POR: APROBADO POR:

"ORIGINAL FIRMADO" "ORIGINAL FIRMADO"

Nombre: Maria Paula Beltrán Tejada Nombre: Giovanni Velásquez Sarmiento

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha: 19/02/2018

RENTABILIDAD SOSTENIBILIDAD CRECIMIENTO

Aumento de impactos positivos al medio ambiente derivados de nuestras

OBJETIVO DE GESTIÓN INDICADOR META FRECUENCIA

Procesamiento de la documentación 100% Trimestral

Radicación de documentos con imputación contable 10% Trimestral