INFORME DE PRACTICAS REALIZADAS EN LA EMPRESA GOBERNACION

DE LA GUAJIRA DEL DISTRITO TURISTICO Y ESPECIAL DE RIOHACHA

Cinthia López

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACION PUBLICA
2019

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INFORME DE PRACTICAS REALIZADAS EN LA EMPRESA GOBERNACION
DE LA GUAJIRA DEL DISTRITO TURISTICO Y ESPECIAL DE RIOHACHA

Cinthia López

INFORME DE PRÁCTICAS EMPRESARIALES PRESENTADO COMO

REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE TECNÓLOGO EN
GESTIÓN PUBLICA

DOCENTE ASESOR:
Esmider Serna

UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
ADMINISTRACION PUBLICA
2019

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 AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecer a todas y cada una de las personas de esta institución que
hicieron parte de este proceso para motivarme a salir adelante, así como también
al docente Esmider Serna por ir más allá , de instruirme, dejo huellas con
enseñanzas únicas e indispensables para mi vida, me enseñó a soñar, a ir más
allá de las palabras y ver el mundo desde otro horizonte; a mis compañeros
porque sin su compañía este proceso no hubiese sido igual de cada uno me llevo
lo mejor, a todos les doy infinitas gracias.

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 TABLA DE CONTENIDO

1. JUSTIFICACION .............................................................................................................7
2. OBJETIVOS ....................................................................................................................8
2.1 Objetivo general .....................................................................................................8
3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA .................................................................................8
3.1 Reseña historica .....................................................................................................8
3.2 Aspectos estrategicos ...........................................................................................9
3.3 Estructura organizacional ................................................................................... 18
3.4 Portafolio de productos y servicios ................................................................... 19
4. DESCRIPCION DEL PROCESO PRACTICO .............................................................. 19
4.1 Dependencia ......................................................................................................... 20
4.2 Informe de gestion ............................................................................................... 21
4.2.1 Informe de funciones.................................................................................... 21
4.2.2 Logros y aportes alcanzados ...................................................................... 22
4.2.3 Impactos percibidos por el estudiante ....................................................... 22
4.2.4 Limitaciones .................................................................................................. 23
5. APORTES ...................................................................................................................... 23
6. CONCLUSIONES .......................................................................................................... 24
7. RECOMENDACIONES ................................................................................................. 25
8. FUENTES DE INFORMACION ..................................................................................... 27

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 PRESENTACION DE LA GOBERNACION DE LA GUAJIRA

En relación a la gobernación de La Guajira, siendo esta una institución que tiene

como objetivo garantiza, orientar, y dinamizar las buenas practicas administrativas
mediante criterios éticos, que conllevan a lograr la prestación de los servicios de
manera efectiva, eficaz y oportuna para la obtención del desarrollo social,
económico, cultural, gubernamental y ambiental, de conformidad con las diferentes
normatividades legales vigente, que realiza un manejo efectivo de los recursos
humanos, físicos y financieros, contribuyendo al bienestar y calidad de vida de la
comunidad guajira, mediante efectivos procesos de participación y comunicación.

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 INTRODUCCION

La práctica empresarial es muy importante debido a que por medio de esta se

adquiere la primera experiencia laboral en los diferentes procesos que se llevan en
una institución, en este caso publica, permite al estudiante emplear conocimientos
adquiridos y desarrollar habilidades y destrezas necesarias para su desempeño
cuando se enfrente a la realidad empresarial, lo cual es un enlace que le da paso,
del área educativa del campo profesional y laboral.

El ingreso en el mundo laboral, es el principio de mucha disciplina, investigación y

actualización permanente, que garantiza al practicante que su perfil, sea una
opción competitiva.

Las practicas se realizaron en la Gobernación de La Guajira donde se adquirieron

unos conocimientos a nivel personal y se pudo plasmar la temática del plan de
estudios, esta entidad tiene la misión de promover e impulsar el desarrollo social y
económico del territorio, hasta garantizar una mejor calidad de vida, con dignidad,
prosperidad y seguridad, consolidando la sostenibilidad poblacional, ambiental y
libre de postconflicto en el departamento.

A través de este informe se dará a conocer las funciones desempeñadas por la

estudiante durante su proceso de práctica profesional.

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 1. JUSTIFICACION

La practica empresarial es de gran importancia para que el estudiante pueda

desenvolverse en el ámbito laboral, mediante el cual este logre mostrar sus
habilidades, afianzando los conocimientos relacionados con los distintos campos
de la administración.

Así mismo, desde el aspecto metodológico estas son un medio eficaz por el cual
tanto el estudiante como la entidad establecen una relación directa entre los
conocimientos que aporta el Programa de Tecnología en gestión publica y las
necesidades requeridas por las entidades con lo cual estas se apoyan
mutuamente logrando resultados satisfactorios.

En este sentido, el desarrollo de la practica es dirigido no solo a las necesidades

personales del estudiante sino también a las necesidades de la entidad como tal,
la cual les provee a los recién egresados conocimientos tanto a nivel orgánico de
la entidad como del estudiante está en la capacidad de realizar aportes que
permitan la mejora continua de las actividades empleadas durante su instancia.

Desde el punto de vista social el estudiante adquiere responsabilidad, y afianza

relaciones morales y humanas con sus compañeros de trabajo, donde demuestra
su profesionalismo y dedicación por las funciones asignadas, haciendo apto al
estudiante para su futuro profesional y su participación en el desarrollo
socioeconómico del país, lo cual es satisfactorio llegar a culminar esta etapa de
preparación, pues la estancia en la empresa es de gran beneficio para la
actualización de sus conocimientos por medio del uso de herramientas
tecnológicas que ofrecen entidades publicas y aportes integrales para la vida.

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 2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo general
- Aprender y fortalecer mediante la práctica los conocimientos adquiridos en
la Universidad de La Guajira.

2.2 Objetivos especificos

- Adquirir experiencia laboral y experimental para que así sea posible la
adaptación en el mundo laboral.
- Desarrollar los conocimientos adquiridos en las diferentes áreas de la
administración pública.
- Aprender a trabajar en equipo en un medio laboral y lograr buenas
relaciones
- Manejar habilidades de comunicación.

3. DESCRIPCION DE LA EMPRESA
3.1 Reseña historica
Alonso de Ojeda fue el primer navegante que recorrió las costas guajiras hacia
1498, pero sin desembarcar, pues el primero en hacerlo fue Juan de La Cosa en el
cabo de la Vela. El territorio guajiro perteneció al Estado del Magdalena hasta
1871, año en que por virtud de la Ley 153, el mencionado Estado lo cedió a la
nación para que lo administrara directamente.

Fue territorio nacional hasta su creación como intendencia por medio de la Ley 34
de 1898. Por decreto No. 807 de 1911 se creó la comisaría especial de La Guajira
con capital en Guaranguro, trasladada más tarde a San Antonio y después a
Uribia; por decreto 1824 de junio 13 de 1954 fue creada la intendencia nacional de
La Guajira, con capital en Riohacha y la población de Uribia pasó a ser centro de
asuntos indígenas. Por acto legislativo No. 1 de diciembre 28 de 1963, se creó el
departamento de La Guajira, con vigencia a partir del 1º de julio de 1965

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 3.2 Aspectos estrategicos
Misión

El departamento de La Guajira, como entidad pública territorial que promueve e

impulsa el desarrollo social y económico del territorio y atendiendo su
responsabilidad misional, como cuerpo intermedio del estado, articulará,
complementará, subsidiará, apoyará, cooperará y brindará asistencia técnica y
acompañamiento a los quince (15) Municipios del Departamento, en concurrencia
con el nivel superior del Gobierno Nacional, liderando los anhelos de cambio y
modernización administrativa con participación de la comunidad y en
alianzas público-privadas, en aras de obtener economías de escala, mediante
el desarrollo de una buena gestión de gobierno, en cumplimiento de los principios
de eficiencia, eficaces y transparencia propios de la función pública y así proveer
de mejores oportunidades de acceso a los ciudadanos a los bienes y servicios
públicos, hasta garantizar una mejor calidad de vida, con dignidad, prosperidad y
seguridad, consolidando la sostenibilidad poblacional, ambiental y libre de
Postconflicto en el Departamento.

Visión

A 2030, el Departamento de La Guajira será una entidad territorial reconocida por

la sostenibilidad institucional, fiscal y financiera, líder en producción de alimentos
orgánicos, competitiva y con su economía encaminada la oferta de turismo rural,
étnico, cultural, de aventuras y de Postconflicto, con impulso agroindustrial, minero
energético sostenible, y con un desarrollo portuario consolidado e integrado con el
Caribe insular. Será un Departamento con una infraestructura adecuada para el
bienestar de la población, con seguridad hídrica, agraria y alimentaria, garantista
de los derechos inalienables del ser humano. La sociedad guajira será saludable,
educada, pacífica, participativa, productiva y competitiva, que aprovecha su
condición pluriétnica y multicultural así como las potencialidades productivas para
la sostenibilidad poblacional, económica, social, tecnológica y ambiental, para
asumir el Postconflicto con compromiso. Seremos un departamento modelo,

9
donde cada habitante encontrará en el territorio y sus instituciones, escenarios de
oportunidad para la garantía de los derechos de la población, con enfoque
diferencial y étnico, y con prevalencia de los derechos de los niños, niñas y
adolescentes, y habremos logrado además, el respeto por el mínimo vital, la
armonía con el ambiente natural y la paz sostenible.

PRINCIPIOS Y VALORES

Principios éticos

- Los Principios éticos son creencias básicas que reflejan el firme

convencimiento de nuestros funcionarios de hacer las cosas correctamente
con el único propósito de relacionarnos con los otros en sociedad en un
ambiente de integridad y solidaridad. En ese contexto la calidad humana de
nuestros funcionarios se expresa entre otros en los siguientes principios
éticos, los cuales constituyen el marco de actuación del Gobernador(a),
su equipo de gobierno y todos los funcionarios de la Entidad, quienes nos
comprometemos a respetarlos y hacerlos cumplir:

Equidad

- Mediante este principio-guía y orientador de la equidad, el gobierno

departamental impulsará el respeto y prevalencia del interés público sobre
el particular, y la defensa de la igualdad de oportunidades para todos.

Concurrencia

- El gobierno departamental impulsará el desarrollo para garantizar los

derechos y el acceso a servicios básicos con calidad y oportunidad para
todos, respetándose mutuamente los fueros de competencia de cada una
de ellas, cuando dos o más autoridades concurran junto con otros actores

10
 del desarrollo, organizaciones y asociaciones creadas, con el propósito de
promover la participación en los asuntos de gobierno con intereses y
propósitos comunes.

Complementariedad

- El gobierno departamental actuará colaborando con las otras autoridades

del nivel local y nacional, dentro de su órbita funcional con el fin de que
el desarrollo de aquéllas que tengan plena eficacia.

Subsidiariedad

- El Departamento apoyará transitoriamente a aquellos municipios que

carezcan de capacidad técnica para impulsar y promover el desarrollo con
proyectos y programas estratégicos y de impacto departamental.

Coordinación

- El gobierno departamental garantizará que exista la debida armonía y

coherencia entre las actividades que realicen a su interior del territorio y en
relación con las demás instancias territoriales, para efectos de promover e
impulsar iniciativas y proyectos de desarrollo social y económico en el
departamento.

Consistencia

- El Departamento asegurará la estabilidad fiscal y financiera del

departamento, y los planes de gasto derivados de los planes de desarrollo
del nivel local y departamental, serán consistentes con las proyecciones de
ingresos y de financiación, de acuerdo con las restricciones del programa

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 financiero del sector público y de la programación financiera para toda la
economía que sea congruente con dicha estabilidad.

Prioridad del gasto público social

- Desde el gobierno departamental se promoverá una justa distribución y

acceso a los recursos, las oportunidades y el poder para toda la población
en condiciones de igualdad, para que el gasto público social tenga prioridad
sobre cualquier otra asignación, para asegurar la consolidación progresiva
del bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la
población.

Eficiencia

- El gobierno departamental trabajará para optimizar el uso de los recursos

financieros, humanos y técnicos necesarios, teniendo en cuenta que la
relación entre los beneficios y costos que genere sea positiva; es decir,
alcanzar la máxima cantidad de productos, resultados e impactos con el
uso racional de los insumos disponibles.

Viabilidad

- En el Departamento todas las inversiones en planes, programas y

proyectos, serán factibles de realizar, según las metas propuestas en
el plan de desarrollo y el tiempo disponible para alcanzarlas, teniendo en
cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos financieros
a los que es posible acceder.

Coherencia

- Las acciones, programas y proyectos de inversión que se desarrollen en el

gobierno departamental guardarán correspondencia con la misión,

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 las competencias y las funciones de la entidad territorial establecidas en la
normatividad vigente.

Cooperación

- Mediante este principio se plantea que el gobierno departamental apoye la

concurrencia de instancias de cooperación técnica nacional e internacional,
organismos no gubernamentales y otros actores, impulsadores
del desarrollo para alcanzar los objetivos de prosperidad a mediano y
largo plazo.

Continuidad

- El gobierno dará continuidad a todos los planes, programas y proyectos que

en el departamento se han iniciado, y que orientan al desarrollo y al
mejoramiento de la calidad de vida de la población. Por tanto, este cambio
de gobierno territorial, no debe ocasionar crisis administrativa, ni
institucional en el proceso de desarrollo, sino más bien, ajustes en el mismo
e introducción de nuevas estrategias, programas y proyectos de desarrollo,
para lograr la visión compartida del desarrollo.

Gestión del Riesgo

- A través de la planeación y la investigación se buscará generar mayor

grado de conciencia en torno a la necesidad de comprender el origen y la
relación del desastre con el desarrollo, con el fin de garantizar la
sostenibilidad de los índices de calidad de vida alcanzados y conservar
el patrimonio colectivo.

Autonomía

- El gobierno departamental ejercerá libremente sus funciones como líder y

promotor e impulsador del desarrollo regional, a partir del ejercicio de

13
 sus competencias y su responsabilidad misional, y en pleno respeto por
otros niveles del gobierno.

Liderazgo Institucional

- El gobierno departamental será quien lidere y dirija todas las políticas,

acciones programas y proyectos para cumplir
con eficiencia sus competencias y el pacto colectivo que se adquirió con la
ciudadanía desde el programa de gobierno, siguiendo los lineamientos del
Gobierno Nacional de implementar las políticas públicas del buen gobierno
para construir un nuevo país con los pilares de la paz, la equidad y
la educación, en concurrencia con el triángulo nación-departamento-
municipios y los sectores productivo para acceder a los recursos del
Sistema General de Regalías y los fondos de inversión.

Alianzas Público-Privadas

- El gobierno departamental frente al escenario de crisis fiscal y financiera en

esta coyuntura, impulsará las alianzas público - privadas para superar
limitaciones con el fin de alcanzar sus objetivos de desarrollo a través de
planes, programas y proyectos estratégicos que se puedan cofinanciar con
la concurrencia de recursos públicos y privados en los términos
contemplados en la ley.

Integración Territorial

- Para aprovechar tanto las potencialidades como las ventajas comparativas

de la región del Caribe y las economías de escala hasta concretar los
objetivos de desarrollo, desde el gobierno departamental se promoverán e
impulsarán asociaciones con entidades territoriales vecinas, en
la búsqueda de superar limitaciones físicas, técnicas, de recurso humano y
financiero, según lo establecido en la Ley Orgánica de Ordenamiento
Territorial 1454 de 2011.

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Responsabilidad Social

- El eje principal del accionar institucional del departamento será la

responsabilidad social frente a la población en riesgo y vulnerable de la
sociedad guajira y de su medio ambiente natural, con prevalencia de los
derechos de las niñas, niños y adolescentes y la conservación de la
biodiversidad, el recurso hídrico y los suelos.

VALORES ÉTICO INSTITUCIONALES

El plan tendrá como fundamentos que orienten la gestión institucional los

siguientes valores:

Transparencia

- A través de este valor el gobierno departamental orientará el manejo

honrado y eficiente de los recursos del estado por parte de los empleados y
servidores públicos del orden departamental, haciendo público lo público, y
rindiendo cuentas periódicas de la forma en que se inviertan los recursos
públicos, para evitar la malversación y actos de corrupción administrativa.

La vocación de servicio

- La disposición, la voluntad y el interés de servir a los ciudadanos para

resolver los problemas que lo aquejan, será un valor fundamental que
dirigirán todas las acciones del Departamento, y la de todo el equipo de
gobierno, en la búsqueda del bienestar común, asumiendo los retos y
desafíos que demande la gestión pública.

La pertenencia

- Desde el gobierno se apoyará e impulsará el sentido de pertenencia por

la familia, la nación y el grupo poblacional al que pertenecemos, en

15
 la búsqueda de mejores condiciones de desarrollo y calidad de vida para la
población.

El respeto

- El gobierno promoverá e impulsará el respeto por las personas, la familia,

las instituciones, la diferencia y la diversidad, y las leyes que rigen en
nuestro país.

La tolerancia

- Durante el gobierno se desarrollarán planes, programas, acciones y

estrategias que lleven hacia la práctica de la tolerancia y que gire en torno
del respeto por la persona y su dignidad para reducir la violencia.

Solución pacífica de conflictos

- Para evitar todas las formas de violencia a través de la conciliación y

reconciliación entre las personas, el gobierno departamental le dará mucho
valor a la palabra, herencia ancestral de nuestras etnias, como una forma
de solución pacífica de conflictos internos y externos de la población.

La solidaridad

- El Departamento apoyará e impulsará todas las expresiones que les

permitan a los ciudadanos apoyarse y relacionarse entre sí, para resolver
problemas comunes en la dimensión socio-cultural, económica y
poblacional.

La lealtad

- El gobierno departamental orientará tanto a los servidores públicos como a

la ciudadanía para promover la gratitud y la fidelidad con el Estado y sus

16
 instituciones, hasta contribuir entre todos a lograr su responsabilidad
misional.

Bioética

- Desde el gobierno departamental se incorporará el impulso de la ética

pública para la construcción de un nuevo paradigma de la sociedad guajira
contemporánea, a través del ideal y la dignidad de la persona, como
elementos esenciales para mejorar la calidad de vida y los soportes vitales
de la población del departamento, hasta despojarnos del estigma y la mala
imagen creada por terceros sobre la población y La Guajira, ante la opinión
nacional.

La libertad

- El gobierno garantizará la libertad de expresión y prensa, de asociación, de

elección y todas las manifestaciones, creencias e ideales con visiones
compartidas y diferentes.

La honestidad

- En el Departamento prevalecerá el valor de decir la verdad y la honradez,

respetando las normas que se consideran como correctas y adecuadas en
la comunidad.

La convivencia

- El gobierno impulsará una cultura por el respeto a la ley, a los demás y a

unas normas básicas de convivencia social, que permitan la armonía con
otros, para compartir los bienes y servicios a su disposición.

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La consulta previa

- Durante este gobierno la consulta previa será una guía rectora con todas
las parcialidades poblacionales cuando se deba adelantar proyectos o
acciones que afecten sus territorios, creencias, costumbres o modo de vida.

3.3 Estructura organizacional

18
 Fuente: Secretaria administrativa – Gobernacion de La Guajira (Propia,2003)

3.4 Portafolio de productos y servicios

En la Gobernación de La Guajira pensamos en toda la comunidad. Conozca
cuáles son los trámites servicios que ofrecemos, pensando en el bienestar y
la calidad de vida de todos nuestros habitantes

Tramites y servicios en linea

- Impuesto al consumo de cigarrillos y tabaco elaborado de origen nacional

en el Departamento de la Guajira
- Inscripción de Profesionales en áreas de la salud para participar en el
sorteo de plazas de servicio social obligatorio en el departamento de La
Guajira
- Impuesto al consumo de licores, vinos, aperitivos y similares de origen
nacional en el Departamento de la Guajira

4. DESCRIPCION DEL PROCESO PRACTICO

Las acciones ejecutadas se encuadraron dentro del marco de la misión de los
procesos documentales, orientadas principalmente en la gestión de los diferentes

19
documentos presentados en los planes, políticas y las normas establecidas para
fortalecer las instituciones encargadas del fondo de salud del departamento, todo
esto se llevo a cabo a partir de recibir, clasificar, foliar, organizar, digitar, ubicar.
Sin embargo, también se procedió a realizar procesos de capacitación en y
revisión en los temas de auditoria y revisión de facturas.

4.1 Dependencia
Dentro de la descripción de la dependencia, se evidenciaba el manejo de tablas y
retención documental, en las que me desenvolvía organizando toda la parte de
gestión de los documentos. Así pues, se llegó a realizar los ocho procesos
principales que intervienen en el área de la secretaria de salud que son:

Clasificación: se comprobó que la documentación que se intervino pertenecía a

toda el área de salud de los programas y proyectos concernientes al sistema
departamental de seguridad social

Ordenación: en esta área se realizaba un diagnóstico de acuerdo a la

documentación, estableciendo orden de acuerdo a los principios de procedencia y
de orden original.

Descripción: se disponía de mecanismos digitales que permitieron una fácil

identificación de los lugares a los cuales localizar o recuperar la información
necesaria y requerida para la gestión de la secretaria de salud en materia de
políticas y proyectos relacionados con la misma.

Hoja de control: Era previo la revisión de cada uno de los procesos de cada uno
de los diferentes expedientes que nos presentaban.

Foliación: Toda la documentación se precisaba a foliarse ya que la mayoría de los

expedientes generaban desorden y alguno tocaba cambiarlo por los errores.

Formato único de inventario documental: se precisaba aplicar este formato de

acuerdo a lo establecido por la directiva permanente de organización y
administración de archivos de la secretaria de salud del departamento

20
Por otro lado, los expedientes se precisaban a diligenciarlos adecuadamente
individual por carpeta, permitiendo así lograr tener la oficina mas ordenada.

Transferencias primarias: se realizaban de manera previa y constante

Identificación: tanto las cajas como las carpetas se debían especificar, de acuerdo
a unos formatos determinado según lo establecido por la organización y
administración de archivos en la secretaria de salud en el departamento.

Es por ello que dentro de este proceso de gestión documental se preciso a realizar
una serie de acciones que, a través de las horas de trabajar, se generaban
estructuras documentales propias para un amplio desarrollo de seguridad en las
diferentes secciones de este esquema de automatización del trabajo con las
diferentes herramientas como los computadores que permitían mejores resultados.

4.2 Informe de gestion

4.2.1 Informe de funciones

Informe de Acciones Tiempo Recurso Impactos/Result

Funciones específicas de s ados obtenidos
desarrolladas ejecució emplead
n os
- Identificación - Recibir los 4 horas En la Los impactos
de medios documentos diarias, oficia nos positivos de la
de entrantes equivalen empleab gestión de los
recepción, tes a 20 an los documentos en la
mensajería, - Indexación y por recursos secretaria de
correo búsqueda semana, necesari educación, ya
electrónico, de 80 por os para que se permitió
páginas documentos mes realizar que se
web, otros durante dicha desarrollaran las
- Recibo de - Procesamie tres gestión, actividades, lo
documentos nto de meses y escritorio que hizo que se
oficiales documentos una , garantizara de
- Verificación y semana, impresor manera exitosa la
y automatizaci equivalen a, memoria
confrontació ón de los te a 180 computa institucional y
n de folios, dor, departamental,

21
 copias, flujos de horas en escáner, logrando así un
anexos, trabajo total estante excelente
firmas archivísti desempeño en el
co entre área de trabajo,
- Escaneo de otras, generando
todos los mínimas. mejores
documentos soportes a los
para procesos de toma
convertirlos de decisiones y
en formatos elevar la calidad o
digitales y productividad de
reorganizaci la secretaria de
ón física salud
del departamento.
- Utilización
de
programas
de
reconocimie
nto óptico de
caracteres,
OCR

4.2.2 Logros y aportes alcanzados

prender y Adquirir Desarrollar los Aprender a Manejar

fortalecer experiencia conocimientos trabajar en habilidades
mediante la laboral y adquiridos en equipo en un de
práctica los experimental las diferentes medio laboral comunicación
conocimientos para que así áreas de la y lograr
adquiridos en sea posible la administración buenas
la Universidad adaptación pública relaciones
de La Guajira en el mundo
laboral
80% 100% 80% 50% 100%

4.2.3 Impactos percibidos por el estudiante

Desde lo personal el crecimiento que obtuve radica principalmente en la forma en

logré establecer diferentes relaciones a partir de jefes, compañeros, entre otros.

22
De igual forma, fue de gran importancia porque además de relacionarme, estuve
expuesto a situaciones difíciles que exigían medidas de aprendizaje con relación a
temas de los cuales no tenia previo conocimiento, lo que me genero crecimiento
personal, que a futuro me va generar mayor plenitud a trabajos futuros.
La gestión documental ha tenido un impacto tan positivo en mi vida de tal manera
que fue posible, aprender a visionar mi vida de una manera mas congruente y
ordenada, esto hace que repercuta de forma eficiente a organizar todos los
aspectos relacionados, a tareas, acciones y funciones que logre desempeñar en la
vida
En lo académico, tuve la oportunidad de relacionar todos los conceptos previos
adquiridos en mi proceso de aprendizaje, ya que fue importante no solo por
conocerlos, sino establecer cierta practica sobre ellos, lo que hizo que fueran
puestos en práctica a través de los distintos procesos que se dan en la gestiona
documental, así como de conocer los diferentes procedimientos que se establecen
dentro de la oficina de secretaria de salud del departamento de la guajira.
Respecto, a lo anterior cabe destacar otros puntos favorables, tales como
integración a procesos relacionados con la carrera relacionadas a la gestión
publican participando de manera directa en ellos. En cuanto a laboral, cabe
destacar principalmente el tema de la experiencia, permitiendo que este tipo de
experiencias puedan abrirme otras opciones de trabajo en otros lugares.
Del mismo modo, ha permitido relacionarme con aspectos íntegros de mi profesión
en materia publica, logrando generar así, una contribución directa el conocimiento
y curiosidad por otros aspectos relacionados con la labor desempeñada. Esta
experiencia ha sido algo impresionante para mi vida en los diferentes aspectos
mencionados ya que me ha permitido crecer en muchas facetas y funciones de mi
vida.

4.2.4 Limitaciones

Con relación a las limitaciones presentadas dentro de mi puesto de desarrollo de

las practicas obedece a la obsolencia y estado de las herramientas del puesto de
trabajo, los planes redundantes y los protocolos de seguridad son mínimos lo que
hace que el trabajo pueda ser expuesto de manera negativa para la secretaria de
salud, así como también en los atrasos con respecto a las entregas documentales.

5. APORTES

De los aportes ofrecidos obedece principalmente a las estrategias y métodos

utilizados para la gestión documental generando así capturar de una manera
mucho más eficiente los documentos ya que la persona anterior al cargo tenía

23
cierta edad cumplida y los procesos que esta implementaban eran obsoletos, del
mismo modo gestión mejoro, así como también procesos organizativos.
Así pues, también se habla de aplicabilidad en la gestión de nuevas políticas del
ciclo de vida de los diferentes documentos allí puestos, partiendo desde la
creación, publicación de los diferentes documentos, finalmente en su preservación
y eliminación luego de haber sido guardados en el sistema ya sea en formato
papel o electrónico se permitió un mejor flujo de trabajo una base de datos más
eficiente.
Propuesta que fue establecida dentro del marco del tiempo de las practicas,
estableciendo efiencia en la búsqueda y recuperacion de documentos y
expedientes, generando así un acceso mucho más rápido y seguro a la
información de la empresa logrando reducir los tiempos de búsqueda de la
información, por ende, una mayor capacidad de respuestas al mejoramiento de los
procesos. igualmente se logró, reducir espacios donde se preservaban gran parte
de estos archivos, ya que se pudo reciclar en esta área con documentos con
polvo.
El ahorro del tiempo también fue una de las facciones de mejoría, porque se pudo
organizar toda la información en un solo repositorio y con las mismas reglas de
descripción, creación, clasificación y captura, logrando así que fuera más fácil de
encontrar, recuperar y reciclar. de tal forma que las diferentes tareas generaron
mayor capacidad dentro de la organización, ya que se pasaría de documento
físico archivado, a sistemas de documentos más actualizados.
Y finalmente la más importante al estar correlacionados esta gestión con personas
de alta experiencia, permitió que varias normativas y funciones se realizaran con
la normatividad de seguridad más estable y eficiente permitiendo mayor control en
los procesos y los riegos que puedan presentarse mucho más adelante en esta
entidad

6. CONCLUSIONES

Durante el proceso de gestion documental que se llevo a cabo en la Secretaria de

salud de la Gobernacion de La Guajira, se encontraron una serie de falencias que
eran contraproducentes para el manejo y conservacion de los diferentes
documentos, ya que presentaban el uso de carpetas no desacificadas en la
secretaria de salud, el poco uso de cajas de almacenamiento, implementos que no
corresponden a los archivos en prensa, social, falta de modulos y por ende una
acumulacion directa de cajas que estan en constante contacto con el suelo,
generando asi humedad en esta oficina, entre otras.

24
Tambien, se encontro que en las dependencias de la secretaria de educacion solo
se manejan documentos de apoyo, por lo que no poseen documentos en las
tablas de gestion documental en la mayoria de los procesos, planes, politicas o
programas que son llevados a cabo, ya que estos no generan el valor necesario
para ellos.
Del mismo modo, se evidencio que las capacitaciones que se realizan en cuanto a
manejo de archivos son poco eficientes debido a la constante rotacion y cambio de
personal que sostiene este tipo de oficinas, ya que gran parte de los funcionarios
que estan laborando en esta oficina son contratados normalmente por contratos
de dos meses, tambien se pudo evidenciar un problema de comunicación entre
quienes se encargaban de entregar los documentos y directivas de la oficina de
Secretaria de Salud, todo esto referente a las solicitudes de implementos para
gestionar los archivos lo que produjo retrasos en el cumplimiento de los
compromisos adquiridos y para la mejora del mismo.
Por ende, tambien se evidencio que los software y equipos que manejan para los
procesos de gestion documental son viejos y algunos obsoletos, es por ello que se
deben establecer medidas conciernentes a la mejora de estos procesos.

7. RECOMENDACIONES

Al culminar estas practicas se expuso ante directivos a cargo de mi area de trabajo

implementar medidas que generen cambios positivos en materia de es importante
no solo que se logre implementar una cultura organizativa, que permita que estos
procesos puedan realizarse de la mejor manera. Esta implementacion debe ser
pronta, ya que la expresion de los procesos/procedimientos de la gestion de
archivos, al realizar este tipo de acciones generara valor agregado y mejorara en
muchos aspectos relacionados a todas las areas de dependencia de los diferentes
departamentos con los que cuenta actualmente la gobernacion, llevando a cabo
asi la normatividad vigente.
Para esto, se debe crear y diseñar estrategias en los procesos de guardado y
organización, esto se logra a traves de la compra de estantes que permitan que
los documentos no se sobreacumulen y que no generen un ambiente de humedad
en esta oficina, evidenciando asi que se pierdan gran parte de estos documentos.
Asi pues, al finalizar estas practicas se realizo una previa reunion con el jefe de
archivo con el fin de realizar recomendaciones y correciones al proceso que cada
documento que estes generen.

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Igualmente,es importante generar estrategias para el manejo de comunicación
enfocadas principalmente en el tema de mejora en la contratacion, ya que gran
parte de las personas que suelen ser contratadas en estos puestos no logran
generar cambios positivos en esta gestion porque generalmente los procesos que
se realizan en tema de contratacion suelen ser demasiados cortos, lo que hace
que el trabajador no sienta un compromiso propio en el desarrollo de su labor.
Y por ultimo debe existir una mejora en profesionales mas capacitados para el
tema de las capacitaciones, por ende es importante que coexista una mejor
comunicación entre directivas y funcionarios para que estos procesos mejoren y
puedan dotar de implementos propios para la administracion y gestion documental
de los archivos a su cargo.

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 8. FUENTES DE INFORMACION

Patricia Russo Gallo, SL (2011) Gestion documental en las organizaciones (pp

28-33), España – Andalucia
Archivo General del Departamento, (2018), decretos
Gobernacion de La Guajira (2018) control interno, informe de tareas. Riohacha, la
Guajira
Informe de Secretaria de Salud departamental, (2018) “informes de gestion
documental”, Riohacha La Guajira.
Buckhardt L. , Gisbert S. & Perez M. (2006). Estrategia y desarrollo de una guia de
implantacion de la norma ISO

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