15 000915458py Magnus

“SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO PARA EL TRABAJO
INDUSTRIAL”
NOMBRE DEL PROYECTO:
PROYECTO DE MEJORA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PLAN DE

ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA
EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C
PARTICIPANTE:
- CHILO CRUZ YESICA VANESSA
PROGRAMA:
- ADMINISTRADORES INDUSTRIALES
CARRERA:
- ADMINISTRACION INDUSTRIAL
PROMOCION:
- 2015 -20
AREQUIPA – PERU
2018
1
PRESENTACIÓN DEL ESTUDIANTE
Señor director del SENATI zonal Arequipa –Puno.

Pedro Cesar Bravo García.
Señor jefe de la UFP – Administradores Industriales.

Lic. Francisco Sarcco Quispe.
Chilo Cruz Yesica Vanessa, identificado con ID 915458 con domicilio Villa Hermosa
Mz.C. Lt 11- La Joya, estudiante de SENATI del sexto semestre en el programa de
Administradores Industriales, participante en el área de contabilidad de la empresa Magnus
Contratistas Generales S.A.C, ante usted presento el trabajo titulado: “PROYECTO DE
MEJORA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PLAN DE ORGANIZACIÓN EN EL
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA EMPRESA MAGNUS
CONTRATISTAS GENERALES S.A.C”
2
DEDICATORIA
A MI MADRE
Porque su confianza y apoyo constante.
3
AGRADECIMIENTOS
Quiero agradecer a mis familiares, porque sin su apoyo no hubiera logrado llegar hasta
aquí y a aquellos seres queridos que siempre han estado a mi lado.
También quiero agradecer a aquellas personas que compartieron su conocimiento
conmigo y me incentivaron para lograr realizar el presente proyecto.
4
LISTA DE CONTENIDO
CAPITULO I: GENERALIDADES DE LA EMPRESA ............................................................................................................................ 8
1.1 RAZON SOCIAL ............................................................................................................................................................................ 8
1.2 MISIÓN, VISION, OBJETIVOS Y VALORES DE LA EMPRESA .............................................................................................. 8
1.2.1 MISIÓN .................................................................................................................................................................................. 8
1.2.2 VISIÓN ................................................................................................................................................................................... 8
1.3 VALORES CORPORATIVOS DE LA EMPRESA ........................................................................................................................ 9
1.4 SERVICIOS, CLIENTES Y MERCADO ....................................................................................................................................... 9
1.4.1 SERVICIOS ............................................................................................................................................................................ 9
1.4.2 CLIENTES ............................................................................................................................................................................ 10
1.4.3 MERCADO ........................................................................................................................................................................... 10
1.5 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................................................................. 11
1.5.1 DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA .............................................................................................. 11
1.6 MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................................................................ 13
CAPITULO II: PLAN DE PROYECTO DE MEJORA ............................................................................................................................ 16
2.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA TÉCNICO DE LA EMPRESA....................................................................................... 16
2.1.1 TRABAJO EN EQUIPO ....................................................................................................................................................... 16
2.1.2 LLUVIA DE IDEAS ............................................................................................................................................................. 16
2.1.3 DIAGRAMA DE AFINIDADES .......................................................................................................................................... 18
2.1.4 MATRIZ DE PRIORIZACIÓN ............................................................................................................................................ 19
2.2 OPERACIONALIZACION DEL PROBLEMA ............................................................................................................................ 20
2.3 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO Y LA MEDICION........................................................................................................... 21
2.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA ........................................................................................... 22
2.4.1 OBJETIVOS GENERALES ................................................................................................................................................. 22
2.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................................................................ 22
2.5 ANTECEDENTES DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA ................................................................................. 22
2.6 JUSTIFICACION DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA ................................................................................... 23
2.7 MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL ....................................................................................................................................... 24
2.7.1 FUNDAMENTO TEÓRICO DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O MEJORA. ......................................................... 24
2.7.2 CONCEPTOS Y TÉRMINOS UTILIZADOS. ..................................................................................................................... 28
CAPITULO III ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL ................................................................................................................... 31
3.1 MAPA DEL FLUJO DEL VALOR ACTUAL Y/O DIAGRAMA DE PROCESO ACTUAL. ..................................................... 31
3.1.1 DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP) .................................................................................................. 31
3.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESO (DAP) ........................................................................................................... 32
3.2 ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES QUE GENERAN EL PROBLEMA .............................................................................. 33
3.2.1 LLUVIA DE IDEAS ............................................................................................................................................................. 33
3.3 PRIORIZACIÓN DE LAS CAUSAS RAICES ............................................................................................................................. 35
3.3.1 DIAGRAMA DE PARETO .................................................................................................................................................. 36
3.4 OPERACIONALIZACION DE LA CAUSA ................................................................................................................................ 37
CAPITULO IV: PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA .................................................................................................................. 38
4.1 PLAN DE ACCIÓN DE LA MEJORA PROPUESTA.................................................................................................................. 38
4.2 CONSIDERACIONES TÉCNICAS Y OPERATIVAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA.............................. 39
4.2.1 CONSIDERACIONES TÉCNICAS ..................................................................................................................................... 39
4.3 ESPECIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS. ...................................................................................... 40
4.4 CONSIDERACIONES OPERATIVAS ......................................................................................................................................... 41
4.4.1 CAPACITACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA .................................................................... 41
4.4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................................... 41
5
4.4.3 CONSIDERACIONES AMBIENTALES ............................................................................................................................. 42
4.5 RECURSOS TÉCNICOS PARA IMPLEMENTAR EL PROYECTO DE MEJORA ................................................................... 43
4.5.1 REQUERIMIENTO DE MATERIALES .............................................................................................................................. 43
4.5.2 REQUERIMIENTO DE PERSONAL................................................................................................................................... 43
4.5.3 DOCUMENTACIÓN NECESARIA (MANUALES, PROCEDIMIENTOS, FICHAS TÉCNICAS, ETC.) ......................... 43
4.6 DIAGRAMA DE PROCESOS, MAPA DEL FLUJO DE VALOR Y/O DIAGRAMA DE OPERACIÓN DE LA SITUACIÓN
MEJORADA ....................................................................................................................................................................................... 44
4.6.1 MEDICION DE LA SITUACION MEJORADA .................................................................................................................. 44
4.6.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESO MEJORADO (DAP)............................................................................. 45
4.6.3 DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO MEJORADO (DOP) ............................................................................ 46
4.7 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA MEJORA................................................................................................................. 47
4.6 ASPECTOS LIMITANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA ............................................................................. 47
CAPITULO V: COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA .................................................................................................. 48
5.1 REQUERIMIENTO DE LA ELABORACION DEL PROYECTO DE MEJORA ........................................................................ 48
5.2 INVERSIÓN EN LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA ................................................................................... 48
5.2.1 COSTO DE MATERIALES EN LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA ................................................... 48
5.2.2 COSTO DE MANO DE OBRA EN LA ELABORACION DEL PROYECTO DE MEJORA ............................................. 49
5.2.3 RESUMEN DE COSTOS DE LA ELABORACION DEL PROYECTO DE MEJORA ....................................................... 49
5.3 COSTOS DE MATERIALES E INSUMOS ................................................................................................................................. 50
5.4 COSTOS DE PERSONAL ............................................................................................................................................................ 50
5.5 RESUMEN DE COSTOS E INVERSIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA ...................................................... 51
CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA .................................................................................. 52
6.1 BENEFICIO TÉCNICO / ECONÓMICO ESPERADO DE LA MEJORA ................................................................................... 52
6.1.1 VALOR ACTUAL NETO .................................................................................................................................................... 53
6.1.2 TASA INTERNA DE RETORNO ........................................................................................................................................ 53
6.2 RELACIÓN BENEFICIO / COSTO ............................................................................................................................................. 53
CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................................................ 54
7.1 CONCLUSIONES ......................................................................................................................................................................... 54
7.2 RECOMENDACIONES................................................................................................................................................................ 54
REFERENCIAS ....................................................................................................................................................................................... 55
LISTA DE TABLAS
TABLA N°1: LLUVIA DE IDEA……………………………………………………………………………………………………...17
TABLA N° 2: DIAGRAMA DE AFINIDADES……………………………………………………………………………..…….…..18
TABLA N°3: MATRIZ DE PRIORIZACION……………………………………………………………………………………….…19
TABLA N°4: OPERACIONALIZACION DEL PROBLEMA………………………………………………………………..….……20
TABLA N°5: REGISTRO DE TIEMPOS DE LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS DOCUMENTARIOS………………………......21
TABLA N°6: LLUVIA DE IDEAS DE LAS CAUSAS………………………………………………………………………..….......33
TABLA N°7: MATRIZ DE PRIORIZACION DE LAS CAUSAS………………………………………………………………........35
TABLA N°8: OPERACIONALIZACION DE LA CAUSA………………………………………………………………………..….37
TABLA N°9: MATRIZ DE CAUSA Y EFECTO…………………………………………………………………………………..…38
TABLA N°10: REQUERIMIENTOS DE MATERIALES………………………………………………………………………...…..43
TABLA N°11: FICHA DE MEDICION DE TIEMPOS (MEJORADO)………………………………………………………………44
TABLA N°12: REQUERIMIENTO DE LA ELABORACION DEL PROYECTO…………………………………………….…...…48
TABLA N°13: COSTO DE MATERIALES PARA LA ELABORACION DEL PROYECTO…………………………...……….…..48
6
TABLA N°14: COSTO DE MANO DE OBRA PARA EÑ LA ELABORACION DEL PROYECTO………………………………..49
TABLA N°15: RESUMEN DE COSTO DE LA ELABORACION DEL PROYECTO…………………………………………… ..49
TABLA N°16: COSTO DE MATERIALES E INSUMOS………………………………………………………………………......…50
TABLA N°17: COSTO DE PERSONAL…………………………………………………………………………………………...…..50
TABLA N°18: COSTO E INVERSION DE LA IMPLEMENTACION DE LA MEJORA……………………………...…………….51
TABLA N°19: FLUJO DE CAJA MENSUAL DEL PROYECTO.……………………..……………………………………...……...52
LISTA DE FIGURAS
FIGURA N°1: DOP ACTUAL……………………………………………………………………………………………..……….........31
FIGURA N° 2: DAP ACTUAL……………………………………………………………………………………….……….…...….…32
FIGURA N°3: DIAGRAMA DE ISHIKAWA………………………………………………………………………………..…...……..34
FIGURA N°4: DIAGRAMA DE PARETO……………………………………………………………………………………..………..35
FIGURA N°5: FLUJOGRAMA MEJORADO………………………………………………………………………………….…….….39
FIGURA N°6: DAP MEJORADO………………………………………………………………………………………………………..45
FIGURA N°7: DOP MEJORADO………………………………………………………………………………………...……..….…....46
FIGURA N°8: CRONOGRAMA DE LA EJECUCION DE LA PROPUESTA DE MEJORA……………………………………….....47
LISTA DE APÉNDICES
APENDICE A: FICHA RUC DE LA EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C ................................................. 56
APENDICE B: ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C ......................................... 58
APENDICE C: MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C ................................ 59
APENDICE D: EJECUCION DE LA LLUVIA DE IDEAS .................................................................................................................... 60
APENDICE E: APLICACIÓN DE LA MATRIZ DE PRIORIZACION .................................................................................................. 61
APENDICE F: APLICACIÓN DE LA MATRIZ DE PRIORIZACION PARA EL DIAGRAMA DE PARETO .................................... 62
APENDICE G: PRIORIZACIÓN DE LAS CAUSAS RAÍCES, APLICACIÓN DEL DIAGRAMA DE PARETO ................................ 62
APENDICE H: MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DE LA PROPUESTA DE MEJORA ............................................................... 63
APENDICE G: PLANO DE LA EMPRESA………………………………………………………………...……………….……………84
7
CAPITULO I: GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 RAZON SOCIAL
La empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C con nombre comercial
Magnus C.G. S.A.C, inicio sus actividades desde el 21 de mayo del 2003,
representada legalmente por el Lic. Juan Carlos Salas Cerpa, la empresa se
encuentra ubicada en la siguiente dirección Av. Independencia Nro.1528 Urb.Iv
Centenario en Arequipa /Arequipa/Arequipa.
La empresa se encuentra registrada dentro de las sociedades mercantiles y

comerciales como una Sociedad Anónima Cerrada localizada en Arequipa e
identificada con el RUC 20498467971.
La empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C, se encuentra dentro del
rubro de la construcción pública y privada, alquiler y arrendamiento de maquinaria
pesada y liviana, etc.
1.2 MISIÓN, VISION, OBJETIVOS Y VALORES DE LA EMPRESA

La empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C, cuenta con su misión y visión
establecida, las cuales son las siguientes:
1.2.1 MISIÓN
La misión de la empresa es la siguiente:
Somos una empresa que se dedica a la ingeniería, construcción y alquiler de
maquinaria tanto en el ámbito privado y público contamos con un excelente y
capacitado staff de ingenieros y con una amplia variedad en equipos pesados.
Construimos obras que cooperen para la satisfacción de nuestros clientes y de la

sociedad brindando calidad y seguridad en cada uno de sus proyectos.
1.2.2 VISIÓN
La visión de la empresa es la siguiente:
Llegar a ser líder a nivel regional y nacional, evolucionando constantemente
en sus servicios para obtener la excelencia en el rubro de la construcción pública
y privada.
8
1.3 VALORES CORPORATIVOS DE LA EMPRESA
Los valores que se practican en la empresa son los siguientes:
Actuar coherentemente con firmeza, honestidad y sinceridad sin la necesidad
de estar supervisando nuestro comportamiento
Tener la habilidad de responder a los compromisos que sean asignados

asumiendo las consecuencias por las acciones u omisiones que puedan cometerse.
Reconocer y valorar a las personas, medio ambiente y los bienes que sean
nuestros y del prójimo para así tener buenas relaciones laborales.
Esforzarse por cumplir con las labores con calidad y buscar el mejoramiento
continuo para así tener la máxima innovación y tener resultados óptimos.
1.4 SERVICIOS, CLIENTES Y MERCADO
1.4.1 SERVICIOS
La empresa Magnus C.G.S.A.C se dedica al rubro de la construcción,
prestando los servicios de: alquiler de maquinarias pesada y liviana, asesoría en
proyectos de ingeniería, contratista general, ejecución de obras públicas, asfaltado de
carreteras, movimientos de tierra y el parchado y mejoramiento de vías.
Entre sus principales servicios se encuentran:
Alquiler de maquinaria pesadas y liviana, la empresa cuenta con
maquinaria pesada como cargadores frontales, motoniveladoras, retroexcavadoras,
volquetes, las cuales se alquilan a diferentes municipios para las actividades que los
clientes ya determinan.
Ejecución de obras públicas, la empresa se hace cargo de la totalidad del

proyecto, desde que recibe la orden de inicio hasta ver su obra absolutamente
terminada, lista para el usuario final.
Asfaltado de carreteras, La empresa hace uso del asfalto, que es una

sustancia negra, pegajosa, semisólida según la temperatura en la cual se encuentre.
Se utiliza para revestir carreteras y facilitar el movimiento de vehículos.
Asesoría en proyectos, con la experiencia que cuenta la empresa en

ingeniería, tecnología y el sector financiero, el equipo de trabajo asesora a sus clientes
durante todo el ciclo de vida del proyecto que se realice.
9
1.4.2 CLIENTES
La empresa gracias a su experiencia y trayectoria en el mercado tiene entre
sus principales clientes a: Municipalidad de Hunter, Municipalidad de Paucarpata,
Municipalidad de Espinar, Souderth, Municipalidad de Ilo, Municipalidad de Cerro
Colorado, Municipalidad de Tiabaya, Municipalidad Provincial de Arequipa y el
Distrito de Cayma.
1.4.3 MERCADO
La empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C, se dedica al rubro de la
construcción de obras públicas de forma que su mercado viene a ser todo el territorio
peruano.
En el Perú para la ejecución de obras públicas se realizan licitaciones o

denominados también concursos los cuales son publicados en el SIACE o en la OCE,
en dichas publicaciones salen los requisitos con los cuales debe contar la empresa
para su aprobación los cuales pueden ser: años de experiencia, maquinaria a utilizarse
y experiencia de mano de obra este es el caso de las obras que se realizan con fondos
superiores a los 40000 soles.
Otro caso particular es el que sucede en las obras menores a 40000 soles, que
pueden ser parchados de calles o reparación de veredas en estos casos los municipios
ya seleccionan las empresas que ellos crean conveniente y envían solicitudes a las
empresas contratistas.
10
1.5 ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN
La empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C, cuenta con un

organigrama es encabezado por el gerente general, el cual tiene el apoyo de las
secretarias, posteriormente se divide en dos áreas de trabajo, el cual se puede
observar en el apéndice B, pág.58
Gerente General, es el encargado de tomar todas las decisiones de la

empresa, entre ellas se encuentran: aprobación de la compra de materiales, solicitud
de préstamos, presentación y evaluación de expedientes para licitaciones en el estado,
supervisar y controlar los procedimientos en la obra y oficina y finalmente supervisar
constantemente el crecimiento de la empresa.
1.5.1 DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Secretaria de Gerencia, es la encargada de tener todas las acciones
agendadas del gerente, el pago de personal, brinda atención a los clientes,
proveedores y visitantes de la empresa y finalmente comunica las decisiones tomadas
por el gerente al personal administrativo.
Secretaria, es la encargada de control general de pagos a los bancos y obreros

que tengan cuenta en ellos, informar sobre los movimientos en las obras y armado de
expedientes para ser evaluados por el gerente, redacción de cartas, oficios y
solicitudes y finalmente comunicar sobre las reuniones a realizarse en la empresa.
Área administrativa, es el área en el que se realiza la documentación, gestión y

control de las obras que realiza la empresa, está compuesta por:
Administración, es el área donde se encuentra el administrador que se

encarga de controlar y supervisar toda el área de trabajo tanto administrativo, técnico
y taller, informa sobre el avance o problemas que afronta la empresa, revisa todos los
documentos que llegan a la empresa para realizar un análisis, determina las funciones
de los trabajadores en general y finalmente es la persona encargada de presentar las
licitaciones de obras públicas.
Contabilidad, es el área encargada de registrar todas las ventas y compras de

la empresa para así planear y tomar decisiones en un futuro de igual forma el control
de los pagos de préstamos y finalmente declarar los gastos a la SUNAT.
11
Recursos Humanos, es el área encargada de la contratación de personal y
designar cargos, atender las necesidades de trabajo, chequear los descansos médicos,
faltas y tardanzas, contar con los currículos de todos los trabajadores y finalmente
programas los pagos de todo el personal administrativo, técnico, taller y obra
Bancos, es el área encargada de solicitar dinero a gerencia para el pago de los

préstamos, transferencia de cheques, creación y cancelación de las cuentas corrientes
y finalmente la solicitud de las cartas fianzas.
Logística, es el área encargada del abastecimiento de materiales en las obras,

entrega de órdenes de compras de materiales, realiza las planillas de gastos de las
obras, control de los partes diarios de maquinarias alquiladas, compra de epps de los
trabajadores, cotización y compra de materiales, depósitos de caja chica para los
almaceneros de los trabajadores y finalmente rendición e informar de los gastos
realizados en gerencia.
Área Técnica está compuesta por:
Ingeniería, es el área encargada de la evaluación, planeamiento y ejecución

de la obra, realizan los planos de todas las áreas de trabajo para ver sus riesgos y no
dañar tuberías, cables, etc., desarrollar estrategias para realizar la obra en el tiempo
establecido y de igual forma que cuente con todas las características que se establecen
en los contratos y finalmente controlar y supervisar la ejecución de la obra contando
con todas las medidas de seguridad correspondientes.
Topografía, es el área encargada de la evaluación y medición del terreno,

análisis de la tierra e informar los movimientos de tierra que se necesitan realizar
para no tener problemas ni demoras con la ejecución de la obra y finalmente apoyar
como asistentes a los ingenieros.
Laboratorio, es el área encargada de hacer un análisis más profundo del

terreno como su composición y el tipo de suelo que son para así determinar el tipo
de material a utilizarse y finalmente estudian la calidad de los materiales usarse tal
es el caso de los agregados
Taller, es el área donde se realiza mantenimiento y reparación de todas las

maquinarias con la cuales cuenta la empresa
12
1.6 MAPA DE PROCESOS
La empresa cuenta con diferentes procesos que como entrada tiene
licitación aprobada para la ejecución de obra y como salida entrega de obra terminada
en manos de los clientes, la misión de estos procesos consiste en tener una
programación las actividades, desarrollar métodos de trabajo y ordenamiento
secuencial a través de recursos humanos y tecnológicos, este mapa de procesos se
puede observar en el apéndice C, pág.59
A continuación, se procederá a describir cada uno de los procesos que realiza la

empresa Magnus Contratista Generales S.A.C, como entrada del proceso se
encuentra:
Convocatoria de obra pública, el administrador mediante la OCE se entera de las

obras publicas que realizara el estado, verifica si la empresa cumple con los requisitos
y si se cumple con lo pedido recién se inscribe a la licitación y se da paso a los
siguientes procesos.
a. Concurso para la ejecución de la obra, la empresa concursa en la licitación,

presenta un expediente en el cual presenta sus costos, planos, etc.
Este expediente es armado por los ingenieros del área técnica el cual
posteriormente es evaluado por los organizadores de la convocatoria.
b. Buena PRO, Este proceso es donde se sabe la respuesta del concurso o licitación,
la buena Pro, quiere decir LICITACION APROBADA es decir que la empresa
ha ganado el concurso y puede ejecutar la obra.
c. Firma de Contrato de obra, Este proceso es cuando el gerente de la empresa

Magnus Contratistas Generales S.A.C, se reúne con el alcalde o representante de
la obra a realizarse y finalmente se procede a firmar el contrato de ejecución de
obra.
d. Evaluación y preparación de Terreno, En este proceso se designan cargos
como ingeniero residente, asistente de residente de obra, administrador,
topógrafo y finalmente mecánico de mantenimiento de maquinaria, estos equipos
de profesionales deberán evaluar el terreno y posteriormente prepararlo con el
uso de las maquinarias y así dar inicio a la obra.
13
e. Cotización de los materiales, En este proceso el cliente hace entrega de un
listado de materiales y cantidad que se necesitara para la ejecución de la obra,
entonces la encargada de logística empieza a realizar cotizaciones de los
materiales a los proveedores para posteriormente comprarlos.
f. Contratación de Mano de Obra, En este proceso interviene el encargado de

recursos humanos este empieza a colocar anuncios o transferir los trabajadores
de alguna obra que ya se esté culminando a la nueva obra, en este proceso se
contratan, operadores, ofíciales y obreros, según sean sus conocimientos, se
reciben sus currículos vitae y se les entrega una ficha donde firman sus contratos
de trabajo.
g. Comienzo de Obra, En este proceso ya se distribuye el personal por cuadrillas
para cada frente de trabajo, se determina el capataz de obra y el almacenero de
igual forma se hace entrega de EPPS y se utiliza la maquinaria depende de la
necesidad de la obra.
h. Compra de Materiales, Una vez iniciada la obra, se hace el pedido de todos los
materiales que vayan hacer falta, según el avance de la obra, entonces la
encargada de logística con los requerimientos, redacta las órdenes de compra que
posteriormente serán aprobadas por el gerente y con la autorización y el dinero
que se le entregara procede a realizar la compra de los materiales que se
requieran.
i. Transporte de materiales, Una vez realizada la compra de materiales se procede
a llevarlos y entregarlos en la obra, para ello se hace uso de los volquetes o
camioncitos con los que cuenta la empresa o se da el caso que el proveedor ya
lleva los materiales a la obra y se hace entrega al almacenero(a) con un registro
de recepción.
j. Seguimiento y Supervisión de Obra, Este es un proceso que se realiza tanto en
obra como en oficina, es decir, en obra los ingenieros se encargan de supervisar
que todos los trabajadores cumplan con su trabajo y las medidas de seguridad
correspondientes.
Mientras que en oficina se realiza un seguimiento de la obra es decir se controlan
los partes diarios de la maquinaria, se analizan e informan todos los gastos y se
generan planillas de los trabajadores, en conclusión, este proceso es compartido
y se lleva a cabo durante toda la obra.
14
k. Supervisión y Control de Materiales, Este es un proceso aparte por su gran
importancia ya que si la obra se queda desabastecida no puede seguir con sus
actividades de este proceso se encargan almaceneros y logística.
Los almaceneros siempre deben estar chequeando su almacén, para así realizar
sus requerimientos, pero al mismo tiempo deberán supervisar que el material este
siendo bien usado y no desperdiciado.
La encargada de logística deberá siempre estar atenta a los pedidos para así
atenderlos a la brevedad posible pero toda entrega de material es controlada con
registros que permiten realizar análisis si sus pedidos están siendo los pocos o
exagerados, este proceso también es llevado durante toda la obra.
l. Entrega de Obra terminada en mano de los clientes, Este es el último proceso

entregar la obra terminada a los clientes en el plazo determinado en este proceso
el gerente de la empresa le hace entrega de la obra al alcalde del municipio o
representante de la obra delante de la comunidad y trabajadores.
Finalmente, como salida de todos los procesos que realiza la empresa tenemos lo
que es:
Liquidación de Obra, Este es un informe que emite la empresa en el cual detalla
todos los gastos que se han tenido durante la obra y el costo de su servicio que el
cliente deberá pagar en su totalidad.
15
CAPITULO II: PLAN DE PROYECTO DE MEJORA
2.1 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA TÉCNICO DE LA EMPRESA
Para la identificación del problema en la empresa Magnus Contratistas
Generales S.A.C, se hizo uso de cuatro herramientas, la primera permitió reunir a
todos los encargados del área en el cual se encuentra el problema, con la segunda
herramienta se pudo identificar los frecuentes problemas que presenta el área con la
siguiente herramienta se pudo categorizar dichos problemas para finalmente con el
uso de la última herramienta hallar aquel que se presenta con mayor frecuencia y se
considera importante.
2.1.1 TRABAJO EN EQUIPO
Para la ejecución de la lluvia de ideas, se contó con el apoyo del siguiente

equipo de trabajo, el cual estuvo conformado por:
a) Asistente de Administración
b) Asistente contable (1)
c) Asistente contable (2)
d) Encargada de Logística
2.1.2 LLUVIA DE IDEAS
Para realizar la identificación de los problemas principales se procedió a

explicar a cada uno de los participantes del equipo de trabajo como se realizará dicha
técnica y para así identificar los siguientes problemas.
Los cuales se puede apreciar en la Tabla N°1 en la cual se mostrarán todos

los problemas existentes, para obtener las ideas mostradas se hizo uso de un formato
el cual se podrá apreciar en el apéndice D, pág.60
16
Tabla N°1: Lluvia de Ideas Problemas identificados en “Magnus C.G. S.A.C”
N° PROBLEMAS IDENTIFICADOS
Excesiva cantidad de documentos de años anteriores en las estanterías

1
Deficiente ubicación de los archivadores
2
Demora en la redacción de informes
3
Demora en la búsqueda de boletas de pago
4
Demora en el proceso de pago de facturas
5
Demora en la atención de requerimientos de material para las obra
6
7 Demora en el archivo y organización de comprobantes de pago

Demora en la búsqueda de documentos
8
Demora en el ingreso de facturas al registro de compras en el sistema
9
Señal de internet lento para realizar las actividades
10
Demora en la programación de mantenimiento de computadoras, impresoras y
11 fotocopiadoras.
Perdida de información por la mala organización de documentos
12
Materiales de oficina muy desgastados (archivadores)
13
Falta de Orden y Limpieza en el área de trabajo
14
15 Excesiva cantidad de documentos de años anteriores en las estanterías
16 Acumulación de documentos y comprobantes de pago en los escritorios
17 Inadecuado uso de las estanterías
Fuente: Elaboración Propia
Después de la recopilación de todos los problemas identificados mediante la lluvia

de ideas, se procederá a realizar el Diagrama de Afinidades para así categorizar los
problemas.
17
2.1.3 DIAGRAMA DE AFINIDADES
Después de obtener los resultados de la aplicación de la lluvia de ideas se

procedió a categorizar los problemas que fueron identificados
Luego las ideas que fueron similares se consideraron de afinidad mutua y

siendo colocadas en un solo grupo dándole identidad al conjunto de ideas para
finalmente ser estratificadas, lo cual se puede apreciar en la Tabla N°2.
Tabla N°2: Diagrama de Afinidades de la empresa Magnus C.G.S.A.C
PROBLEMAS
PROBLEMAS IDENTIFICADOS DETECTADOS
Deficiente ubicación de los archivadores
Demora en la redacción de informes

Demora en la
Demora en la búsqueda de boletas de pago preparación de
Demora en el proceso de pago de facturas Pedidos
Documentarios
Demora en la atención de requerimientos de material para las obras
Demora en el archivo y organización de comprobantes de pago

Demora en la búsqueda de documentos
Demora en el ingreso de facturas al registro de compras en el sistema

Demora en la
Señal de internet lento para realizar las actividades declaración de gastos
a la SUNAT o pagos
Demora en la programación de mantenimiento de computadoras, impresoras de facturas vía web
y fotocopiadoras.
Perdida de información por la mala organización de documentos Demora en la
organización de
Materiales de oficina muy desgastados (archivadores) documentos por uso
de materiales
Falta de Orden y Limpieza en el área de trabajo obsoletos
Acumulación de documentos y comprobantes de pago en los escritorios Demora en la

clasificación de
documentos por tras
Inadecuado uso de las estanterías papeleos.
18
2.1.4 MATRIZ DE PRIORIZACIÓN
Luego de categorizar los problemas en un Diagrama de Afinidad que fueron

brindados par cada miembro del equipo de trabajo finalmente se obtuvieron cuatro
problemas destacados, Posteriormente se procedió a realizar una matriz de
priorización en el cual cada miembro del equipo de trabajo destinará un puntaje (Alto
5, Medio 3, Bajo 1) para luego ser tabulado y dicho proceso de tabulación podrá ser
apreciado en el apéndice E, pág. 61.
Los resultados de dicha tabulación, podrán ser observados en la Tabla N°3.
Tabla N° 3: Matriz de Priorización de la empresa Magnus C. G.S.A.C
PROBLEMAS CATEGORIZADOS FRECUENCIA IMPORTANCIA FACTIBILIDAD TOTAL
3+5+5+5 5+5+5+5 5+3+3+5
Demora en la preparación de Pedidos

54
documentarios
18 20 16
5+5+5+3 5+3+3+5 3+3+3+5

Demora en la organización de
documentos por uso de materiales 48
obsoletos. 18 16 14
5+3+3+3 3+3+3+3 3+5+3+3

Demora en la clasificación de
40
documentos por tras papeleos.
14 12 14
1+3+1+1 1+3+3+1 1+1+1+3

Demora en la declaración de gastos a
la SUNAT o pagos de facturas vía 20
web. 6 8 6
Como se puede apreciar en la Tabla N°3, gracias a la aplicación de matriz de priorización

se identificó como problema principal o con mayor puntaje a Demora en la preparación de
pedidos documentarios con un puntaje de 54.
19
2.2 OPERACIONALIZACION DEL PROBLEMA
Para poder realizar la operacionalizacion del problema, primero se identificó la

variable, segundo gracias al marco teórico se pudo hallar las dimensiones e indicadores
del problema principal identificado, como se puede apreciar en la Tabla N°4.
Tabla N°4: Operacionalizacion del Problema
PROBLEMA VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES INSTRUMENTO
Tipo de Documento
Documentos
Fecha de emision Ficha de
Demora en la medición de
Preparación Tiempo de
preparación tiempos de la
de pedidos preparación de
de pedidos preparación de
documentaries Pedidos pedido
documentarios pedidos
Documentarios documentarios
Fecha de pedido
Numero de Pedido
Como se puede apreciar en la tabla 4, la variable a operacionalizar es la Preparación

de pedidos documentarios, lo cual gracias a la lectura de antecedentes de proyectos similares
a la preparación de pedidos documentarios o gestión documentaria se determinó como
dimensiones a los documentos y pedidos documentarios.
Posteriormente se determinó los indicadores correspondientes a cada dimensión

como se observa; en la primera dimensión se tiene como indicadores a tipo de documento y
fecha de emisión del documento, en nuestra segunda dimensión se tiene como indicadores,
tiempo de preparación de pedidos, fecha de pedido y finalmente número de pedido,
Finalmente, como instrumento de medición se utilizará un Registro de tiempos de

preparación de pedidos documentarios, de esta manera se controlará el tiempo que se ocupa
para una preparación de pedidos documentarios y poder obtener datos que nos permitan
ejecutar el proyecto.
20
2.3 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO Y LA MEDICION
A continuación, con el uso del instrumento diseñado para medir el

problema, cabe mencionar que el instrumento es denominado “Ficha de medición
de tiempos de la preparación de pedidos documentarios”, el cual será aplicado
durante seis días (15/03/2018 – 22/03/2018) para posteriormente realizar una
comparación de datos después de la aplicación del piloto, dicho registro puede
observarse en la tabla N°5.
TABLA N° 5: FICHA DE MEDICION DE TIEMPOS DE LA PREPARACIÓN DE

PEDIDOS DOCUMENTARIOS
FICHA DE MEDICION DE TIEMPOS DE LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS DOCUMENTARIOS
CANTIDAD DE HORA DE HORA TIEMPO DE

FECHA N° DE PEDIDO
DOCUMENTOS INICIO FINAL PREPARACION
15/03/2018 0001 6 8:45 AM 10:29AM 104 MIN

17/03/2018 0002 6 9:27 AM 11:09 AM 102 MIN
19/03/2018 0003 4 8:57 AM 10:28 AM 91 MIN
20/03/2018 0004 4 11:45 PM 13:16 PM 91 MIN
21/03/2018 0005 6 9:30 AM 11:16 AM 103 MIN
22/03/2018 0006 4 9:32 AM 11:03 AM 91 MIN
TOTAL 30 582 MIN
En la tabla N°5, la cual muestra la aplicación y desarrollo del instrumento se puede

apreciar que está compuesto por una fecha de recepción de pedido, el número de pedido, la
cantidad de documentos que contiene dicho pedido, hora de inicio y hora final de la
preparación del pedido y el tiempo de preparación del pedido.
Finalmente, después de haber aplicado nuestro instrumento y poder medir el problema se

llegó a la siguiente conclusión, el tiempo de preparación de pedidos documentarios durante
una semana es de 582 minutos, que en horas serian un promedio de 9 horas con 7 minutos,
teniendo una demora por pedido de 97 min y por documento 19 min.
21
2.4 OBJETIVOS DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA
2.4.1 OBJETIVOS GENERALES

 Reducir el tiempo de preparación de pedidos documentarios en el área
administrativa, en la empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C
 Implementación de un manual de procedimientos de organización en el
proceso de gestión documental.
2.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Implementar procedimientos para la organización de documentos.
 Implementar procedimientos para la clasificación y codificación de
estanterías para una mejor ubicación de los archivadores.
 Implementar procedimientos para el archivo de documentos.
2.5 ANTECEDENTES DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA
En la empresa Magnus Contratistas Generales SAC, no se han realizado

proyectos de mejora anteriores en el área de administración, y no se cuentan con
antecedentes relacionados al tema de investigación, es por ello que el presente
proyecto se realizara tomando como antecedentes a proyectos con similar
investigación, los cuales serán a nivel nacional e internacional.
 Antecedentes Nacionales
Según (Quispe María, 2017) en su proyecto titulado “proyecto de

mejora de implementación de un proceso de organización de documentos en
la empresa SIRAMING S.A.C.”. Que se llevó a cabo para tener un mejor
control de documentos y así poder reducir los costos generados por los
mismos.
Para eso se estudió en área de administración para observar cuales

eran los problemas y posteriormente implementar las mejoras necesarias.
Logrando reducir los tiempos de 15 horas con 55 minutos a la semana a 9
horas con 50 minutos a la semana habiendo ganado 6 horas con 5 minutos,
generando así un ingreso semanal de S/. 23.26 en la prueba piloto esto gracias
a los procedimientos específicos en el manual que aplico.
22
Según Mejía Myriam (2005) ,en su investigación “PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL” como un proceso de instrucciones en la que se
detalla las operaciones de manera interior de cada entidad como :producción
,recepción ,distribución ,tramite, organización ,consulta ,conservación y
disposición final de documentos” ,con el objetivo de que cada organización
esté relacionada con las operaciones archivistas con el fin de que se manejen
los documentos dentro de las áreas ,facilitando la gestión documental a cada
organización.
 Antecedente Internacional
Carrión, Enrique y Fonda, Evelyn en su tesis “ANALISIS Y DISEÑO

DE UN MODELO DE GESTION DOCUMENTAL PARA LAS PYMES EN
EL CANTON DURAN, Guayaquil-Ecuador 2015” concluyen que:
El diseño de Gestión Documental y su implantación beneficio en las

actividades administrativas de documentación fijando la política y los
procedimientos aprobados de la Administración en el plan de prueba
solicitado por la Administración se evidencio mejoras en los tiempos de
ubicación de documentos, organización del área designada permitiendo
mejoras en la productividad.
2.6 JUSTIFICACION DEL PROYECTO DE INNOVACION Y/O MEJORA
La ejecución de este proyecto tiene como propósito mejorar un problema

que ha sido identificado, reduciendo el tiempo de demora en la preparación de
pedidos documentarios de la empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C ya
que el problema radica en la gestión documental que actualmente tiene, y dicho
problema genera pérdidas de tiempo que terminan siendo pérdidas económicas.
Es por ello surge la necesidad de realizar un estudio y determinar el

trabajo deficiente, para finalmente poder implementar un proyecto de mejora en
la empresa.
23
2.7 MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL
2.7.1 FUNDAMENTO TEÓRICO DEL PROYECTO DE INNOVACIÓN Y/O
MEJORA.
 Brainstorming-Lluvia de ideas
Brainstorming (Lluvia de Ideas) es un método de generación colectiva
de nuevas ideas a través de la contribución y participación de muchos
individuos en un grupo. La utilización de este método, creado por Alex
Osborn en la década de 1930, se basa en la suposición de que un grupo genera
más ideas que los individuos solos y es, por lo tanto, una importante fuente
de innovación mediante el desarrollo de pensamiento creativo y prometedor.
(Nunes, 2010, p.18)
La única regla para desarrollar una lluvia de ideas es: “ninguna idea
es mala”. Esta técnica, que prioriza la cantidad sobre la calidad de las ideas,
es usada generalmente como un proceso divergente para estimular la
creatividad y la innovación, y posteriormente, se transforma en un proceso
convergente al agrupar y evaluar las ideas generadas durante el proceso.
(Pulido, 2015)
 Diagrama de Afinidades
Es un método de organizar la información reunida en sesiones de

Lluvia de Ideas. Está diseñado para reunir hechos, opiniones e ideas que se
encuentran en un estado de desorganización.
Los diagramas de afinidad se usan para promover el pensamiento

creativo. Pueden ser muy útiles para romper barreras creadas por fallas
pasadas y para hacer que la gente abandone paradigmas arraigados
profundamente que se aplacan contra encontrar enfoques nuevos y diferentes.
(Goetsch, 2000)
24
Los pasos a seguir para realizar un diagrama de afinidades son los siguientes:
- Determinar la pregunta enfoque.

- Generación silenciosa de ideas
- Exposición de ideas
- Agrupación de ideas
- Jerarquización.
Finalmente, se recuentan las puntuaciones y se analiza el resultado de

forma que queden ordenadas las respuestas propuestas según su prioridad. Se
concluye comentando el diagrama de afinidad realizado. (AITECO, 2017)
 Matriz de Priorización
Es una herramienta que nos permite la selección de problemas sobre

la valorización del peso y aplicación de tres criterios, como: Frecuencia,
Impacto e Factible y sus ponderaciones se basa en 5 (alto) ,3 (medio),1 (bajo),
el uso de esta herramienta de priorización fue dada por Mauro Rivadeneira en
el año (2013), con el objetivo de la toma de decisiones.
Los pasos para realizar una matriz de priorización son los siguientes:
- Definición del objetivo

- Opciones para alcanzar el objetivo:
- Criterios de decisión:
- Ponderar criterios y opciones:
- Seleccionar la mejor opción
La matriz de priorización es una herramienta que nos ayuda a

clarificar la deriva de un proyecto, más allá de cuál sea la necesidad que nos
mueva a implementarla. Es útil en cualquier campo o área de la gestión
empresarial. (RETOS DIRECTIVOS, 2017)
25
 Diagrama causa efecto
Es una herramienta que ayuda a identificar, clasificar y poner de
manifiesto las posibles causas, tanto los problemas específicos como
características de estos, en esta herramienta se ilustra gráficamente las
relaciones existentes entre un resultado (efectos) y los factores (causas) que
influyen en el resultado.
Fue creado por Kaoru Ishikawa en la universidad de Tokio en 1043

para sus usos por los círculos de calidad. Es una herramienta efectiva para
desarrollar estudiar procesos y situaciones y para poder realizar una colección
de datos. (Figueroa)
Esta herramienta de Causa y Efecto es utilizada para identificar todas

las posibles causas de un problema específico, esta herramienta permite que
los grupos organicen grandes cantidades de información sobre el problema
(calidad, 2000)
 Diagrama de Pareto
Es una representación gráfica de datos obtenidos sobre un problema,

que ayuda a identificar cuáles son los aspectos prioritarios que hay que
tratar, también es conocido como el Diagrama ABC o Diagrama de 80-20
Su fundamento parte de considerar que un pequeño porcentaje de las

causas, el 20%, producen la mayoría de los efectos, el 80%. Y mediante esta
herramienta se trata de descubrir ese pequeño porcentaje que viene causando
los problemas. (Manuel, 2004)
Es una técnica gráfica, que clasifica los elementos desde el más

frecuente hasta el menos frecuente se aplica para exhibir visualmente en
orden de importancia, la contribución de cada elemento en el efecto total.
Clasificar las oportunidades de mejoramiento. (CIDET)
26
 Diagrama de Operaciones del Proceso (DOP)
Indica las operaciones e inspecciones, presentes en un determinado

proceso; desde la toma de la materia prima hasta el empaque del producto
terminado. Es importante señalar el tiempo de cada actividad y los materiales
utilizados. Para la elaboración de este tipo de diagramas es necesario observar
directamente las actividades y tomar los tiempos de cada una de ellas.
(Blanco, 2003)
 Diagrama de Análisis de Proceso (DAP)
Es la representación gráfica de la secuencia de todas las operaciones,
transporte, inspecciones, demoras y los almacenamientos que ocurren durante
un proceso o procedimiento. Comprende toda la información que se considera
deseable para el análisis tal como tiempo necesario y distancia recorrida.
(Ojeda, 2008)
 Mapa de Flujo de Valor
Es una herramienta que sirve para ver y entender un proceso e
identificar sus desperdicios, permitiendo detectar fuentes de ventaja
competitiva, ayuda a establecer un lenguaje común entre todos los usuarios
del mismo y comunica ideas de mejora enfocando al uso de un plan
priorizando los esfuerzos de mejoramiento.
Un flujo de valor muestra la secuencia y el movimiento de lo que el
cliente valora. Incluye los materiales, información y procesos que
contribuyen a obtener lo que al cliente le interesa y compra. Es la técnica de
dibujar un “mapa” o diagrama de flujo.
Mostrando como los materiales e información fluyen “puerta a puerta”

desde el proveedor hasta el cliente y busca reducir y eliminar desperdicios,
pudiendo ser útil para la planeación estratégica y la gestión del cambio.
Cabrera Calva (2016)
27
2.7.2 CONCEPTOS Y TÉRMINOS UTILIZADOS.
 Gestión Documental
La gestión documental asegura de manera sistemática la creación,
organización, gestión, conservación y eliminación de documentos. El
objetivo es asegurar la eficacia, la responsabilidad y la transparencia en la
ejecución y el apoyo a las actividades del programa de la Organización,
proteger los intereses operacionales, legales y financieros y administrar el
conocimiento (UNESCO, 2008)
Gestión documental consiste, en el tratamiento y conservación que se

les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la
producción del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo
esto siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los
documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el
principio de procedencia.
Asimismo, indica que es un proceso administrativo que permite

analizar y controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la
información registrada que crea, recibe, mantiene o utiliza la organización en
correspondencia con su misión, objetivos y operaciones. (Fernández
Valderrama, 2001, p.45)
 El archivo
La principal función del archivo consiste en la conservación de
documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos
de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación
Estos documentos se conservarán debidamente ordenados y

clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el
funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz
cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. (Fomento)
 Manual de procedimientos
Según Tokio Berrikuntza menciona en su agenda de innovación local

que el Manual de procedimientos es el documento en el que de manera
ordenada y sistemática se recoge la información fundamental de cada uno de
28
sus procedimientos: su significado, quién lo puede realizar, requisitos del
proceso, por qué canales se puede ejercer, las obligaciones institucionales y
los plazos determinados.
(Diamond S, 2000)
 Registro
La finalidad básica del registro en términos generales es el control de

todos los documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la
entidad, encontramos para este término dos acepciones:
Lugar, donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.

Libros u otros medios, donde será anotada y referida toda la documentación
de entrada y/o salida que tiene lugar. (Fomento)
 Clasificación Documental
Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las

series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo a la estructura orgánico- funcional de la entidad.
(MinTIC)
 Cuadro de Clasificación
El cuadro de clasificación de documentos es la principal herramienta

de un sistema de gestión documental y archivo. Se trata de una
representación jerárquica en la que se identifican y codifican las series
documentales. (AUOC)
 Organización Documentaria
La organización de documentos, consiste en el desarrollo de un

conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la
ordenación y la signatura o codificación de los documentos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y de orden original. Es la forma como se
disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la
información. Archivo Central del Ministerio de Educación (2001, p.205)
29
La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que
se completa con la disposición de los distintos elementos, esto es, la
ordenación. Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos
con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la
fecha, las letras del alfabeto, los números. La ordenación se aplica sobre
diversos elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes,
las series, etc. (Estado)
 La instalación de los documentos

Es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos y
consiste en la ubicación física de todo fondo mediante unidades de
instalación, ya sean cajas, legajos, o libros. Las cajas y los legajos son
agrupaciones de expedientes, en forma de paquetes o protegidos por un
envase, así ubicados en las estanterías para ofrecer mayor protección a los
documentos y resistencia a los agentes nocivos. (Estado)
 Serie Documental
Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de

una misma competencia y regulado por la misma norma de procedimiento.
Se organizan de acuerdo con un sistema de clasificación y se conservan como
una unidad, ya que son el resultado de un mismo proceso de formación o de
clasificación, o de la misma tipología; también pueden organizarse y
conservarse de este modo debido a cualquier otra relación derivada de su
producción, recepción o uso.
30
CAPITULO III ANÁLISIS DE LA SITUACION ACTUAL
En este tercer capítulo se hará usos de dos diagramas con los cuales se detallará la
situación actual del área donde se desarrollará el proyecto, detallando cada uno de sus
procesos y actividades dichos diagramas son el DOP Y DAP.
3.1 MAPA DEL FLUJO DEL VALOR ACTUAL Y/O DIAGRAMA DE PROCESO
ACTUAL.
3.1.1 DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO (DOP)
DIAGRAMA DE OPERACIONES PARA LA PREPARACION DE PEDIDOS DOCUMENTARIOS
CODIGO DOP
PREPARACION DE PEDIDOS PAGINA 1
Magnus Contratistas Generales S.A.C
DOCUMENTARIOS FECHA 16/03/2018
ELABORADO Chilo Cruz Yesica
Proceso de Preparacion de Pedidos

Documentarios
1
2 min Recepcion de pedido documentario
5 min 1 Verificacion de datos correctos en el pedido
2
8 min Localizacion de estanterias
3
10 min Ubicación de los archivadores
49 min 4 Busqueda de los documentos que son pedidos
8 min 2 Revision de los documentos que seran entregados
5
5 min Preparacion de Pedido Documentario
5 min 3,6
3 Entrega y Verificacion de documentos a los encargados
que hicieron sus pedidos.
RESUMEN 2 min Se archiva la ficha de pedido documentario

7
7
TOTAL 10
TOTAL TIEMPO 94 MIN
Figura N°1: Diagrama de operaciones de proceso actual de la empresa Magnus C.G.S.A.C
31
3.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESO (DAP)
DIAGRAMA DE ANALISIS DEL PROCESO ACTUAL (DAP)
EMPRESA Magnus Contratistas Generales S.A.C
DEPARTAMENTO/AREA Área Administrativa
SECCION Preparación de pedidos documentarios
Método Método DIFEREN CHILO CRUZ YESICA

ACTIVIDAD OBSERVADOR
actual mejorado CIA VANESSA
Operación 76 min FECHA 16/03/2018
Inspección 15 min
METODO Actual
Transporte 3 min
Demora
Almacenaje 2 min
SIMBOLO Tiempo en Minutos
Total
Tiempo Total 96 min
N° DESCRIPCION Tiem Dist Observacion
1 Recepcion de Pedidos Documentarios

X 2 min
2 Verificacion de los datos correctos del pedido

X 5 min
3 Desplazamieno hacia las estanterias

X 3 min 3 mtrs
4 Localizacion de las estanterias

X 8 min Se presenta demora
5 Ubicación de los archivadores

6 Busqueda de documentos que son pedidos

7 Revision de Documentos que seran entregados

8 Preparacion de Pedidos documentarios

9 Entrega de Pedidos Documentarios

X 2 min
10 Verificar que los documentos que se entregan sean correctos

X
2 min
11 Archivo de la ficha de pedidos

X
2 min
Figura N°2: Diagrama de Actividades de Proceso actual.

Como se puede apreciar en el diagrama realizado, se procedió a detallar cada actividad con
el tiempo empleado para su ejecución
32
3.2 ANÁLISIS DE LAS CAUSAS RAICES QUE GENERAN EL PROBLEMA
En este punto vamos a analizar todas las posibles causas que generan nuestro
problema, enfocados ya en una lluvia de ideas previamente realizada Después de
haber decidido el problema a dar solución.
3.2.1 LLUVIA DE IDEAS
Se procedió a buscar todas sus posibles causas, aplicando la técnica de lluvia

de ideas para el problema principal detectado el cual fue “Demora en la preparación
de pedidos documentarios”.
Para ello se tuvo que preguntar a cada uno de los participantes las posibles
causas que se veían respecto al problema principal, a continuación, se los resultados
de esta la lluvia de ideas se podrán apreciar en la Tabla N° 5.
Tabla N°6: Lluvia de ideas de causas del problema
N° POSIBLES CAUSAS
Inadecuada designación de áreas para el archivo de

1 documentos
2 Deficiente estado de los archivadores
3 Falta de un control documentario
4 Escasa clasificación y rotulación de documentos
33
3.2.2 MÉTODO DE ISHIKAWA
Después de la aplicación de la lluvia de ideas de las causas del problema, se
procedió a utilizar el diagrama de Ishikawa, más conocido como el método de causa
y efecto esta es una técnica gráfica utilizada para poder apreciar con claridad las
relaciones de un problema con las posibles causas del mismo.
A continuación, se puede apreciar el diagrama de Ishikawa teniendo como

problema “Demora en la preparación de pedidos documentarios” En la siguiente
figura se muestra la agrupación de causas potenciales que generan el problema.
Matees
mAater
FIGURA N°3: Diagrama de Ishikawa de las causas raíces

34
3.3 PRIORIZACIÓN DE LAS CAUSAS RAICES
Luego de identificar las posibles causas, gracias al desarrollo del diagrama de

Ishikawa y al apoyo del equipo de trabajo ya antes mencionado, se procedió a ejecutar
una matriz de priorización, tomando con único criterio a evaluar, la frecuencia que
tienen estas causas, utilizando los siguientes puntajes, 5 para alto, 3 para medio y 1 para
bajo, dicho proceso se puede observar en el apéndice F, pag.62 y finalmente los
resultados de esta aplicación pueden ser apreciados en la Tabla N° 7.
Tabla N°7: Matriz de priorización de las causas
N° POSIBLES CAUSAS FRECUENCIA
1 Deficiente organización de documentos 20
2 Escasa clasificación y rotulación de documentos 18

3 documentos 16
4 Poco material para el archivo y clasificación de documentos 12
5 Inadecuada manipulación de documentos 8
6 Poco orden en su área de trabajo 6
7 Espacio de trabajo reducido 8
8 Deficiente estado de los archivadores 10
Luego de aplicar la matriz de priorización de causas, se puede apreciar

cuales son los resultados, es decir, las causas que se presentan con mayor
frecuencia en la empresa. Paso siguiente, se procederá a realizar el Diagrama de
Pareto en el cual solo se tomarán cinco causas y serán aquellas que tengan mayor
puntaje es decir las principales.
35
3.3.1 DIAGRAMA DE PARETO
Con los resultados del total de la matriz de priorización que se aplicó de

asignación de puntajes en el cual participaron todo el equipo de trabajo se pudo
realizar el Diagrama de Pareto, dicho diagrama tiene como objetivo identificar la
principal causa del problema que se identificó y que se buscará dar solución para
minimizar o eliminar la causa, con la ejecución de algunas actividades y
elaboración de formatos de control y/o manuales.
El desarrollo del diagrama se puede apreciar en el apéndice G, pag.62
Figura N°4: Diagrama de Pareto

Elaboración: propia
Según nuestro diagrama de Pareto, se puede apreciar que las principales causas
de nuestro problema son, Deficiente organización de documentos, Escasa clasificación
y rotulación de documentos y finalmente la Inadecuada designación de áreas para el
archivo de documentos, en conclusión, estas tres causas representan un 80% de los
problemas que presentan la empresa.
36
3.4 OPERACIONALIZACION DE LA CAUSA
TABLA N° 8: OPERACIONALIZACION DE LA CAUSA
CAUSA VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES

Tipo de documento
DOCUMENTOS
DEFICIENTE Fecha de recepcion
ORGANIZACIÓN
ORGANIZACIÓN
DE ESTANTERIAS Niveles de ubicación
DE
DOCUMENTOS
DOCUMENTOS Tipo de documento
ARCHIVOS
Color de archivador
Como se puede apreciar en la tabla N°8, la causa a operacionalizar es la deficiente

organización de documentos, teniendo como variable la organización de los documentos, lo
cual gracias a la lectura de antecedentes de proyectos similares a la preparación de pedidos
documentarios o gestión documentaria se determinó como dimensiones a los documentos,
estanterías y archivos
Posteriormente se determinó los indicadores correspondientes a cada dimensión

como se observa; en la primera dimensión se tiene como indicadores a tipo de documento y
fecha de recepción, en nuestra segunda dimensión se tiene como indicadores, niveles de
ubicación y para la tercera dimensión se utilizará como indicadores, tipo de documentos y
color de archivador
Finalmente, una vez operacionalizada la causa se puede plantear la propuesta de

mejora la cual se denominará, “Proyecto de mejora para la implementación de un plan de
organización en el proceso de gestión documental en la empresa Magnus Contratistas
Generales S.A.C”
37
CAPITULO IV: PROPUESTA TÉCNICA DE LA MEJORA
En este capítulo se podrán apreciar los procedimientos que se desarrollarán para la

elaboración de la propuesta técnica de la mejora del proyecto, con estos procedimientos se
pretende generar un manual de procedimientos que podrá ser aplicado posteriormente en la
aplicación de nuestra prueba piloto con la cual se pretende reducir los tiempos de demora en
la preparación de pedidos documentarios a causa de una deficiente organización
documentaria.
4.1 PLAN DE ACCIÓN DE LA MEJORA PROPUESTA

A continuación, a través de la matriz de causa - efecto se hará un análisis de la causa del
problema, para así poder desarrollar instrumentos que ayuden a la reducción o eliminación del
problema ya identificado en la empresa, que en este caso es la demora en la preparación de
pedidos documentarios, esta matriz tiene como objetivo relacionar, las causas con el efecto que
esta ocasiona, objetivo general, objetivos específicos, propuesta de mejora y finalmente los
instrumentos propuestos.
TABLA N°9: MATRIZ DE CAUSA – EFECTO
PROPUESTA DE
OBJETIVO OBJETIVOS
CAUSA EFECTO DOCUMENTO MEJORA DEL
GENERAL ESPECIFICOS
PROYECTO
PROCEDIM IENTOS
PARA EL CONTROL DE
Reducir el tiempo LA RECEPCION Y
de preparación de ENTREGA DE
Implementar DOCUM ENTOS
pedidos procedimientos para la
documentarios en organización de
el área documentos.
administrativa. PROCEDIM IENTOS
PARA LA Proyecto de mejora
ORGANIZACIÓN DE para la
DOCUM ENTOS
implementacion de
Demora en la un Plan de
Deficiente
preparación de organización en el
organización de Implementar
pedidos proceso de gestión
Documentos procedimientos para la
documentarios. documental en la
clasificación y
codificación de PROCEDIM IENTOS empresa Magnus
Implementación de estanterías para una PARA LA Contratistas
LOCALIZACIÓN DE Generales S.A.C
un Manual de mejor ubicación de los
ESTANTERÍAS
Procedimientos de archivadores.
organización en el
proceso de gestion
documental
Implementar
procedimientos para el
archivo de PROCEDIM IENTOS
documentos. PARA EL ARCHIVO DE
DOCUM ENTOS
Elaboración Propia
38
4.2 CONSIDERACIONES TÉCNICAS Y OPERATIVAS PARA LA
IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
4.2.1 CONSIDERACIONES TÉCNICAS
Para la implementación de la mejora, se desarrollará un Manual de
procedimientos, el cual estandarizará todos aquellos procesos administrativos para
finalmente poder realizar un mejor trabajo a la hora de preparar los pedidos
documentarios.
4.2.1.1 Descripción del proceso mejorado.
A continuación, se procederá a representar los procesos mejorados
mediante el siguiente flujograma en este puede apreciar que el proceso mejorado
consta de siete operaciones y dos verificaciones, dicha reducción se logrará con la
aplicación de los manuales de procedimientos.
Figura N°5: FLUJOGRAMA DE LA SITUACION MEJORADA

Elaboración Propia
39
4.3 ESPECIFICACIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS PROPUESTOS.
A continuación, se detallarán todas las actividades que se realizarán para el
desarrollo de la propuesta de mejora, se hará uso de instrumentos (formatos) que serán
utilizados para poder medir los tiempos de preparación de pedidos documentarios y
finalmente utilizarlo como evidencia para así poder apreciar la mejora. El manual de
procedimientos más detallado se encuentra en el apéndice H, pág. 63.
 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTOS

Este procedimiento se elaboró, con el objetivo de tener un mejor control de
las entradas y salidas de diferentes tipos de documentos, el procedimiento consta de
una secuencia de actividades las cuales permitirán el óptimo desarrollo del
procedimiento, de igual forma en dicho procedimiento también se podrá apreciar
diferentes formatos los cuales, permitirán un mejor desarrollo del procedimiento.
 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Este procedimiento se elaboró, con el objetivo de desarrollar una mejor
organización de documentos tanto actuales como antiguos, siguiendo un orden el
cual permita un mejor manejo de los documentos, el procedimiento consta de una
secuencia de actividades las cuales permitirán el óptimo desarrollo del mismo, de
igual forma en dicho procedimiento también se podrá apreciar diferentes modelos
de los rótulos que se pudieron diseñar con sus medidas y conceptos.
 PROCEDIMIENTO PARA LA LOCALIZACIÓN DE ESTANTERÍAS
Este procedimiento se elaboró, con el objetivo de tener una adecuada
clasificación y ubicación de las estanterías, para tener una mejor distribución de los
archivadores, el procedimiento consta de una secuencia de actividades las cuales
permitirán el óptimo desarrollo del mismo, de igual forma en dicho procedimiento
también se podrá apreciar un formato de control de la correcta ejecución del
procedimiento.
 PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Este procedimiento se elaboró, con el objetivo de desarrollar el proceso de
archivo de los documentos, explicando de forma sencilla toda la secuencia que se
deberá realizar el encargado a la hora de archivar un documento, desde la elección
de un archivador hasta el respectivo archivo de los documentos.
40
4.4 CONSIDERACIONES OPERATIVAS
4.4.1 CAPACITACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA
El plan de capacitación que se ejecutara se encuentra basado en el Manual

de Procedimientos para la optimización y organización del control documentario en
la empresa el cual puede ser apreciado en el apéndice H, pág.63. Este manual
contiene todas las actividades y procedimientos a llevar a cabo en la organización
de los documentos, la elaboración de Fichas Técnicas para un mejor control
documentario, etc.
Esta capacitación se encuentra más enfocada en el equipo de trabajo con el
cual se pudo identificar problemas y causas de nuestro problema principal, es decir
esta capacitación se realizará a todos los encargados del área administrativa.
Teniendo como principal propósito impulsar y promover el desarrollo de nuevos
procedimientos de trabajo para la organización y optimización de un mejor control
documentario y con ello evitar las demoras en la preparación de pedidos
documentarios.
El objetivo general de la capacitación a realizarse es preparar a los
encargados de área administrativa para la ejecución del manual de procedimientos,
La metodología a usar será la de exposición-diálogo, haciendo uso de ejemplos
prácticos con los cuales pueda apreciarse las mejoras que ofrece el proyecto de
mejora.
4.4.2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
La estructura del manual que se desarrolló y que se encuentra ubicado en el

Apéndice H, pag.64, está compuesta por una carátula en la cual se encuentra el
nombre del manual, que en este caso es, Manual de procedimientos para un Plan de
organización y optimización del proceso de control documentario.
Después se puede apreciar una la lista de contenidos en donde se puede
observar el contenido del manual. A continuación, se hallará la introducción del
manual en el cual se explica al lector de forma resumida el contenido del manual,
su utilidad y sus objetivos que dicho sea de paso se pretende cumplir a través de
este documento.
La parte de los objetivos del manual contiene la explicación más detallada
de lo que se pretende cumplir con el manual de procedimientos. Dicho manual de
procedimientos puede ser apreciado en el apéndice H, pág., 63.
41
4.4.3 CONSIDERACIONES AMBIENTALES
En esta parte del proyecto se desarrollarán las consideraciones que se debe
tener con el medio ambiente y el área de trabajo para ello se tendrá las siguientes
consideraciones:
4.4.3.1 LIMPIEZA DE AMBIENTES

Cuando se inicie con la ejecución del plan de organización y
optimización del proceso de control documentario, se generará una cantidad
ya sea grande o pequeña de residuos o restos de papel, como también será el
caso al momento de rotular los archivadores y cajas y finalmente de los
posibles errores de impresiones.
Es por eso con el objetivo de no generar un ambiente de trabajo

incomodo se hará una limpieza constante del espacio que se use para los
cortes de papel, vinifan, etc. De igual forma se utilizará para reciclaje
aquellas hojas en las que se hayan cometido errores ya sea de rótulos o las
fichas que se implementaran.
La composición de los residuos producidos para la implementación

del proyecto de mejora son básicamente basura doméstica, como papeles y
plásticos, como es de conocimiento general el papel tiene un valor
económico aprovechable ya que se puede usar de reciclaje, pero en el caso
de plásticos no.
4.4.3.2 ELIMINACIÓN DE RESIDUOS

Los residuos que se tendrán luego de la implementación serán
depositados en los basureros lo cuales son brindados por la empresa con el
fin de almacenar y finalmente eliminarlos colocándolos a disposición de los
camiones recolectores de basura municipales.
42
4.5 RECURSOS TÉCNICOS PARA IMPLEMENTAR EL PROYECTO DE MEJORA
4.5.1 REQUERIMIENTO DE MATERIALES
Los materiales necesarios para la ejecución del proyecto de mejora
serán detallados a continuación, siendo estos básicamente útiles de
escritorio:
TABLA N°10: REQUERIMIENTO DE MATERIALES
Materiales Cantidad Unidad

Hojas Bond 1 Medio ciento
Boligrafos 1 Unidad
Plumones 1 unidad
Papel Lustre 5 Pliegos
Vinifan 1 Unidad
Cinta de embalaje 1 Unidad
Faipen 1 Unidad
Fuente: Magnus Contratistas Generales S.A.C.

Elaboración: Propia
Las hojas bond serán necesarias para la impresión de los formatos a

utilizarse y rótulos para los archivadores y las estanterías, el bolígrafo será
utilizado para el llenado de las fichas a implementarse.
Los plumones serán utilizados para la rotulación de cajas en las que
se almacenarán los documentos de años anteriores, el papel lustre será
utilizado para la clasificación de archivadores, el vinifan y cinta de embalaje
serán utilizado para forrar los archivadores y finalmente un Faipen para la
rotulación y clasificación de los documentos.
4.5.2 REQUERIMIENTO DE PERSONAL
El proyecto de mejora será ejecutado por la autora del mismo, y

llevado a cabo en colaboración con algunos compañeros en el área
administrativa.
4.5.3 DOCUMENTACIÓN NECESARIA (MANUALES, PROCEDIMIENTOS,
FICHAS TÉCNICAS, ETC.)
Se desarrolló manuales de procedimientos en los cuales se puede
apreciar las diferentes actividades y procedimientos que se implementaran
con la propuesta de mejora, de igual forma en el manual se puede apreciar
los formatos de los cuales se hará uso para la toma de datos y poder realizar
la comparación necesaria entre nuestro antes y después.
Con el objetivo de mejorar el proceso de control documentario en la
empresa, de forma resumida se puede redactar, se realizaron cuatro
manuales y se realizó el diseño de tres formatos para la ejecución de la
propuesta de mejora.
Finalmente, este manual se puede observar en el apéndice H, pág. 63.
43
4.6 DIAGRAMA DE PROCESOS, MAPA DEL FLUJO DE VALOR Y/O
DIAGRAMA DE OPERACIÓN DE LA SITUACIÓN MEJORADA
A continuación, se procederá a realizar los diagramas de procesos y actividades en los
cuales se podrá apreciar la reducción de demoras en el tiempo de preparación de pedidos
documentarios en el área administrativa luego de la aplicación de la propuesta de mejora.
4.6.1 MEDICION DE LA SITUACION MEJORADA
A continuación, con el uso del instrumento ya anteriormente diseñado y

utilizado para medir el problema antes de la prueba piloto, el cual fue aplicado
nuevamente después de haber creado los manuales y haber realizado las actividades
que indican los mismos, dicha medición se realizó durante seis días (19/04/2018 –
14/04/2018) y finalmente dicho registro puede observarse en la tabla N°11.
TABLA N° 11: FICHA DE MEDICION DE TIEMPOS DE LA PREPARACIÓN DE

PEDIDOS DOCUMENTARIOS (mejorado)
FICHA DE MEDICION DE TIEMPOS DE LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS DOCUMENTARIOS
CANTIDAD DE HORA DE HORA TIEMPO DE

FECHA N° DE PEDIDO
DOCUMENTOS INICIO FINAL PREPARACION
09/04/2018 0016 4 8:57 AM 9:25 AM 28 MIN

10/04/2018 0017 3 10:42 AM 11:07 AM 27 MIN
11/04/2018 0016 7 9:38 AM 10:25 AM 47 MIN
12/04/2018 0015 6 12:49 PM 13:25 PM 36 MIN
13/04/2018 0020 6 8:43 AM 9:20 AM 37 MIN
14/04/2018 0021 5 11:05 AM 11:40 AM 35 MIN
TOTAL 31 210 MIN
En la tabla N°11, la cual muestra la aplicación y desarrollo del instrumento después

de haber aplicado la prueba piloto, se llegó a la siguiente conclusión, el tiempo de
preparación de pedidos documentarios durante una semana es de 210 minutos, que en horas
serian un promedio de 03 horas con 30 minutos, obteniendo una demora por pedido de 35
min y por documento de 6 min
Finalmente se puede hacer una comparación para así poder apreciar la reducción del tiempo
que se tiene con relación a la medición del problema antes del piloto es de 372 min que,
expresado en horas son 06 horas con 20 minutos
44
4.6.2 DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DE PROCESO MEJORADO (DAP)
DIAGRAMA DE ANALISIS DEL PROCESO ACTUAL (DAP)

EMPRESA Magnus Contratistas Generales S.A.C
DEPARTAMENTO/AREA Área Administrativa
SECCION Preparación de pedidos documentarios
Método Método CHILO CRUZ YESICA
ACTIVIDAD DIFERENCIA OBSERVADOR
actual mejorado VANESSA
Operación 76 min 30 min 46 min FECHA 10/04/2018
Inspección 15 min 3 min 12 min
METODO Actual
Transporte 3 min 2 min 1 min
Demora
Almacenaje 2 min 1 min 1 min
SIMBOLO Tiempo en Minutos
Total
Tiempo Total 96 min 36 min 60 min
N° DESCRIPCION Tiem(min) Dist (mtrs)
1 Recepcion de Pedidos Documentarios 2 min

X
3 Desplazamieno hacia las estanterias X 2 min 3 mtrs
4 Localizacion de las estanterias X 2 min
5 Ubicación de los archivadores X 5 min
6 Busqueda de documentos que son pedidos X 15 min
7 Revision de Documentos que seran entregados X 3 min
8 Preparacion de Pedidos documentarios X 3 min
9 Entrega de Pedidos Documentarios 3 min

X
10 Archivo de la ficha de pedidos X
1 min
FIGURA N°6: DAP mejorado

Elaboración Propia
A continuación, en el siguiente DAP se puede apreciar el tiempo total que se requiere

para el proceso de preparación de pedidos documentarios es de 36 minutos, se puede apreciar
que en la operación número seis denominada “Búsqueda de documentos pedidos”, esta
operación era donde se encontraba el mayor tiempo de demora, por ende, la razón de nuestro
problema, finalmente se puede apreciar que esta operación disminuyo a 15 minutos.
45
4.6.3DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO MEJORADO (DOP)
DIAGRAMA DE OPERACIONES PARA LA PREPARACION DE PEDIDOS DOCUMENTARIOS
CODIGO DOP
Magnus Contratistas PREPARACION DE PEDIDOS
PAGINA 1
Generales S.A.C DOCUMENTARIOS
ELABORADO Chilo Cruz Yesica
Proceso de Preparacion de Pedidos Documentarios
2 min 1 Recepcion de pedido documentario
2 min 2 Localizacion de estanterias
3
5 min Ubicación de los archivadores
4
15 min Busqueda de los documentos que son pedidos
3 min 2 Revision de los documentos que seran entregados
Leyenda 3 min 5 Preparacion de Pedido Documentario

Actividad Cantidad
3 min 6 Entrega de documentos a los encargados
7
que se hicieron sus pedidos
1 1 min
7 Se archiva la ficha de pedido documentario
Total 8
Total min 34 min
Figura N°7: DOP mejorado
Elaboración Propia
A continuación, se puede observar en el siguiente DOP que, en el proceso para la

preparación de pedidos documentarios, consta de 7 operaciones, 1 inspección y el tiempo
total de la operación cuatro disminuyo a 15 minutos se hace mayor énfasis en esta operación
dado que es en la que se apreciaba mayor cantidad de demora.
46
4.7 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN DE LA MEJORA
A continuación, se muestra las actividades y sus respectivas fechas ya realizadas y
por desarrollar para la elaboración de la propuesta técnica de la mejora, así como también
la implementación del piloto del proyecto.
Fecha de Fecha Marzo Abril Mayo

Listado de Actividades Dias
Inicio Final S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4 S1 S2 S3 S4
Identificacion del problema 12/03/2018 14/03/2018 3
Propuesta de Mejora 14/03/2018 17/03/2018 4

Estudio de tiempos antes de la mejora 19/03/2018 24/03/2018 6
Desarrollo de un manual de procedimientos 25/03/2018 29/03/2018 4

Impresión de las fichas de medicion 02/04/2018 02/04/2018 1
Adquisicion de Materiales para la mejora 03/04/2018 04/04/2018 3
Aplicación de los manuales de procedimientos 04/04/2018 07/04/2018 4

Organización de los documentos en la empresa 04/04/2018 06/04/2018 3
Rotulacion de estanterias 06/04/2018 07/04/2018 1
Ejecucion de la prueba piloto 09/04/2018 14/04/2018 6

Costos del proyecto de mejora 13/04/2018 14/04/2018 1
Evaluacion tecnica y economica del proyecto 14/04/2018 25/04/2018 7
Conclusiones y Recomendaciones 25/04/2018 04/05/2018 10

49
Figura N°8: Cronograma de ejecución de la propuesta de mejora

Elaboración: Propia
El cronograma de actividades inició el día 12 de marzo del 2018 con la identificación

del problema, luego se hizo la propuesta de mejora, gracias al registro de tiempo se realizó
un estudio de tiempos de preparación por 6 días, se realizó la redacción de cuatro manuales
de procedimientos y se programaron actividades relacionadas a la compra de materiales para
la ejecución de la propuesta de mejora, de igual forma para la aplicación de la prueba piloto
y finalmente se calcula que el proyecto de mejora abarcara un total de 49 días.
4.6 ASPECTOS LIMITANTES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA

Como aspectos limitantes de la implementación de la mejora se tuvo, en primer lugar,
el tiempo disponible para la aplicación de diferentes técnicas como la lluvia de ideas y la
matriz de priorización en la empresa. También fue un aspecto limitante para no ejecutarse
aun la prueba piloto los días feriados que se tuvieron en las fechas que se planeaba realizar
esta actividad.
47
CAPITULO V: COSTOS DE IMPLEMENTACIÓN DE LA MEJORA
En este capítulo se podrán apreciar los costos de los materiales y mano de obra
necesarios y finalmente un resumen se todos los costos que se realizará para la
implementación del proyecto de mejora.
5.1 REQUERIMIENTO DE LA ELABORACION DEL PROYECTO DE MEJORA

Para la elaboración del presente proyecto se requirieron materiales tangibles,
así como materiales intangibles, los cuales se podrán apreciar en la siguiente tabla.
TABLA N° 12: REQUERIMIENTO DE LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA
REQUERIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL PROYECTO DE

MEJORA
TANGIBLES INTANGLIBLES
LAPICEROS
HOJAS BOND TIEMPO DE ELABORACION DEL
IMPRESIONES PROYECTO DE MEJORA
FILE
Como se puede apreciar en la tabla, para la elaboración del presente proyecto

se hizo uso de un total de cuatro requerimientos tangibles como lapiceros, hojas bond,
impresiones y finalmente files, mientras que por el lado de los requerimientos
intangibles se encuentra, la cantidad de horas que se necesitó para la elaboración del
proyecto.
5.2 INVERSIÓN EN LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA

5.2.1 COSTO DE MATERIALES EN LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA
A continuación, se procederá a detallar los costos de materiales que
fueron utilizados para la elaboración del presente proyecto, los cuales
podrán ser apreciados en la siguiente tabla.
TABLA N° 13: COSTO DE MATERIALES PARA LA ELABORACIÓN DEL PROYECTO
PRECIO
MATERIAL CANTIDAD TOTAL
UNITARIO
LAPICEROS 1 S/0.50 S/0.50
HOJAS BOND 2 S/0.05 S/0.10
IMPRESIONES 70 S/0.10 S/7.00
FILE 1 S/0.50 S/0.50
TOTAL COSTO DE MATERIALES S/8.10
El costo total de los materiales es de s/8.10 nuevos soles
48
5.2.2 COSTO DE MANO DE OBRA EN LA ELABORACION DEL PROYECTO
DE MEJORA
Seguidamente luego de haber detallado los costos de los materiales
tangibles, se procederá a desarrollar y detallar los costos de la mano de obra
en la siguiente tabla.
Tabla N°14: Costo de mano de Obra para elaboración del proyecto
MANO DE OBRA CANTIDAD HORAS COSTO POR TOTAL

HORA
Practicante 1 35.00 S/1.50 S/52.50
TOTAL COSTO DE MANO DE OBRA S/52.50
El costo total de la mano de obra por la elaboración de proyecto de

mejora es de s/52.50 nuevos soles.
5.2.3 RESUMEN DE COSTOS DE LA ELABORACION DEL PROYECTO DE MEJORA
Finalmente, en la tabla que se puede apreciar, se detallara los costos

de materiales y mano de obra, que se realizaran para la elaboración del
proyecto de mejora.
Tabla N° 15: Resumen de costos de la elaboración del proyecto
ACTIVIDADES COSTO
COSTO DE MATERIALES S/8.10

COSTO DE MANO DE OBRA S/52.50
COSTO TOTAL DE LA ELABORACION DEL PROYECTO

S/60.60
Como se puede apreciar el costo total de la elaboración del proyecto

de mejora es de s/ 60.60 nuevos soles.
49
5.3 COSTOS DE MATERIALES E INSUMOS
A continuación, la tabla N°16 muestra el costo de los materiales requeridos
para la ejecución del proyecto:
Tabla N°16: COSTOS DE MATERIALES E INSUMOS
Precio
Materiales Cantidad Unidad Costo
Unitario
Hojas Bond 1 Medio ciento S/1.50 S/1.50
Plumones 1 unidad S/2.00 S/2.00
Papel Lustre 5 Pliegos S/0.50 S/2.50
Vinifan 1 Unidad S/3.00 S/3.00
Cinta de embalaje 1 Unidad S/1.00 S/1.00
Faipen 1 Unidad S/2.00 S/2.00
COSTO TOTAL DE LOS MATERIALES S/12.00
Las hojas bond serán necesarias para la impresión de los formatos y rótulos a
utilizarse, el bolígrafo será utilizado para hacer entrega a cada trabajador, junto con
los formatos y así poder llenarlos, el plumón será utilizado para rotular las cajas en
el almacén de documentos, los papeles lustres serán utilizados para forrar los
archivadores y mejorar su clasificación, el vinifan para la conservación de los
archivadores y con ellos los rótulos, la cinta de embalaje será utilizado para forrar y
colocar los rótulos en las estanterías y archivadores, y el faipen será utilizado para la
rotulación de los documentos.
Finalmente, el costo total que demandan estos materiales es de s/12.00 nuevos
soles.
5.4 COSTOS DE PERSONAL
La siguiente tabla muestra el costo de mano de obra requeridos para la

ejecución del proyecto:
Tabla N°17: Costos de Mano de Obra
COSTO
MANO DE OBRA CANTIDAD HORAS DIAS POR TOTAL
HORA
TRABAJADOR 1 2.00 6.00 S/4.47 S/53.64
TOTAL COSTO DE MANO DE OBRA S/53.64
Finalmente, como se pudo apreciar en la tabla el costo de mano de obra para

la implementación del proyecto de mejora es de s/53.64 soles.
50
5.5 RESUMEN DE COSTOS E INVERSIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA
MEJORA
Tabla N°18: Costo e Inversión total de la mejora
ACTIVIDADES COSTO
COSTO DE MATERIALES S/12.00

COSTO DE MANO DE OBRA S/53.60
COSTO TOTAL DE LA IMPLEMENTACION DEL
PROYECTO
S/65.60
Los costos totales de los materiales e insumos y de la mano obra asciende a un total de
S/.65.60 en el periodo cero.
51
CAPÍTULO VI: EVALUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LA MEJORA
En este capítulo se podrá apreciar la evaluación económica del proyecto, colocando
en contraposición los egresos y los ingresos que presentan la ejecución y elaboración del
proyecto. Primero se procederá a realizar un flujo de caja para así proceder a calcular el
VAN y TIR como también el COSTO/ BENEFICIO del proyecto.
6.1 BENEFICIO TÉCNICO / ECONÓMICO ESPERADO DE LA MEJORA

El tiempo que se ahorra por día es de 60 minutos es decir 01 hora esta cantidad puede
ser apreciada en el DAP mejorado, pág. 46, el costo de la hora hombre es de s/ 4.47 nuevos
soles por hora, tomando como referencia el sueldo de un trabajador en la actualidad el cual
es de S/930.00 nuevos soles.
Finalmente, los S/4.47 nuevos soles se multiplicarán por 26 días, para así obtener un
ingreso mensual de S/. 116.25 nuevos soles, pero ya que en el año hay meses que traen 31
días se agregará S/17.88 nuevos soles lo cual es igual a 04 horas, obteniendo como resultado
un ingreso mensual de S/.134.00 nuevos soles.
Para la evaluación técnica/económica del proyecto se procederá a realizar un Flujo

de Caja en donde se consignarán los Ingresos y Egresos que requiere la ejecución del
proyecto para finalmente determinar el VAN y el TIR del proyecto.
TABLA N°19: FLUJO DE CAJA MENSUAL DEL PROYECTO
MES 0 1 2 3 4 5 6
INGRESOS
AHORRO S/0.00 S/134.00 S/134.00 S/134.00 S/134.00 S/134.00 S/134.00

EGRESOS
COSTOS S/65.60 S/65.60 S/65.60 S/65.60 S/65.60 S/65.60
INVERSION S/60.60
FLUJO DE CAJA
NETO -S/60.60 S/68.40 S/68.40 S/68.40 S/68.40 S/68.40 S/68.40
Fuente: Magnus C.G S.A.C

Elaboración Propia
52
6.1.1 VALOR ACTUAL NETO
Se pudo aplicar el VAN en base al Costo de Oportunidad de Capital de la
empresa que, según Gerencia, es del 15%. Una vez aplicada la fórmula del VAN se
obtiene S/198.26 nuevos soles por ende podemos deducir que el proyecto es
rentable ya que se obtuvo un VAN positivo.
6.1.2 TASA INTERNA DE RETORNO

A continuación, la Tasa Interna de Retorno del proyecto, la cual es mayor al
Costo de Oportunidad del Capital de la empresa y por ende se deduce que se tiene
una TIR rentable, la cual nos da por resultado 111.614%
6.2 RELACIÓN BENEFICIO / COSTO

A continuación, se puede observar que el índice del beneficio/ costo es superior a 1,
entonces podemos afirmar que el proyecto es rentable, A modo de interpretación de los
resultados obtenidos, podemos decir que cada sol que invertimos en el proyecto será
recuperado y este tendrá una ganancia extra de 0.65 soles.
Dicho índice puedo ser obtenido con la aplicación de la siguiente formula.
VAB
= B/C
I+VAC
B/C 1,65
53
CAPÍTULO VII: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Finalmente, en este capítulo se podrá apreciar todas las conclusiones que se fueron
obteniendo a lo largo del desarrollo proyecto, las cuales tendrán como prioridad cumplir
con los objetivos generales y específicos ya anteriormente planteados, los cuales se pueden
apreciar en el capítulo II, pág.18.
7.1 CONCLUSIONES
A continuación, se podrá apreciar una lista de las conclusiones del proyecto frente a
los resultados obtenidos en los capítulos anteriores.
 Se disminuyó el tiempo de preparación de pedidos documentarios gracias a la

implementación del “Plan de Organización en el proceso de gestión de documental”
objeto de este proyecto, de 582 min a 210 min con una diferencia de 372 min,
ahorrando a la empresa un valor de S/. 68.40 mensuales.
 Se logró implementar un Manual de Procedimientos Organización en la empresa, el
cual cuenta con cuatro procedimientos en los que se detallan el desarrollo de las
actividades del mismo, con el objeto de tener una mejor organización dentro del
proceso de gestión documental en la empresa.
 Se implementó procedimientos para la organización de documentos, en el cual se
desarrollan actividades las cuales permiten un mejor orden en la organización de los
comprobantes de pago, documentos bancarios, boletas de pago, etc.
 Se implementó procedimientos para la localización de estanterías, en el cual se
desarrolló actividades que facilitan una mejor clasificación y codificación de las
estanterías para así poder tener un mejor control y distribución de los archivadores.
 Se implementó procedimientos para el archivo de documentos, el cual consta de
actividades que permitan optimizar el proceso de archivo de documentos actuales y
anteriores.
 Se demostró la rentabilidad del proyecto de mejora como se pudo observar en el flujo
de caja con un ingreso de S/. 68.40 mensuales obteniendo VAN positivo de S/198.26,
TIR mayor que la tasa de rentabilidad de la empresa de 111.614% y el índice
beneficio/costo mayor a 1, gracias a la implementación del manual de
procedimientos de organización en el proceso de gestión documental en la empresa
Magnus Contratistas Generales S.A.C.
7.2 RECOMENDACIONES
 De acuerdo a los beneficios que fueron vistos en las conclusiones se recomienda
extender el proyecto de mejora en todas las áreas de la empresa.
 Se recomienda elaborar proyectos de mejora para los problemas que no fueron
atendidos de acuerdo al grafico de Pareto
54
REFERENCIAS
AUOC. (s.f.). Sistema de Gestion Documental. Obtenido de

http://arxius.cultura.gencat.cat/cercadors/FitxaArxiu?index=6&consulta=MCUyKzA4MDE
5MyU0KzQwMSU=&codi=AUOC.
CIDET. (s.f.). Herramientas para la mejora continua. Obtenido de

file:///E:/backupo2018/Documents/ADMINISTRACIÓN%20INDUSTRIAL%20-
%20SEMESTRE%20IV/MEJORA%20CONTINUA/HERRAMIENTAS%20PARA%20LA%20MEJO
RA%20CONTINUA.PDF
Estado, P. d. (s.f.). Gestion Documental. Obtenido de

file:///D:/NIVEL2_GESTION_DOCUMENTAL.pdf
Figueroa, R. V. (s.f.). Diagramas de Causa - Efecto.
Fomento, M. d. (s.f.). Gestion Documental. Obtenido de file:///D:/684_gd1.pdf
Manuel, D. J. (2004). CALIDAD.
MinTIC. (s.f.). Programa de Gestion Documental. Obtenido de file:///D:/articles-

7077_Programa_Gestion_Documental.pdf
UNESCO. (2008). Manual de Gestion Documental. Obtenido de file:///D:/161073s.pdf
55
APENDICE A: FICHA RUC DE LA EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C
FICHA RUC:20498467971
MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C.
Número de Transacción: 48946967
CIR-Constancia de Información Registrada

Información General del Contribuyente
Apellidos y Nombres ó Razón Social : MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C.

Tipo de Contribuyente : 39-SOCIEDAD ANONIMA CERRADA
Fecha de Inscripción : 21/05/2003
Fecha de Inicio de Actividades : 21/05/2003
Estado de Contribuyente : ACTIVO
Dependencia SUNAT : 0053 – I.R. AREQUIPA-MEPECO
Condición del Domicilio Fiscal : HABIDO
Emisor electrónico desde : 06/12/2016
Comprobantes electrónicos : FACTURA (desde 06/12/2016)
Datos del contribuyente
Nombre Comercial : MAGNUS C.G.S.A.C

Tipo de Representación :-
Actividad Económica Comercial : 45207 –CONSTRUCCION EDIFIOS COMPLETOS
Actividad Económica Secundaria 1 : 4663 – VENTA AL MAYOR DE MATERIALES DE CONSTRUCCION
Actividad Económica Secundaria 2 :7730 – ALQUILER Y ARRENDAMIENTO DE OTROS TIPOS DE MAQUINARIA
Sistema Emisión Comprobantes de Pago : MANUAL
Sistema de Contabilidad : COMPUTARIZADO
Código de Profesión /Oficio :-
Actividad de Comercio Exterior : SIN DE ACTIVIDAD
Numero Fax : 54 – 283131
Teléfono Fijo 1 : 54 – 283232
Teléfono Fijo 2 : 54 – 283131
Teléfono Móvil 1 : - - 959295767
Correo Electrónico 1 : magnusaqp@telefonica.net.pe
Domicilio Fiscal
Actividad Económica : 45207 – CONSTRUCCION DE EDIFICIOS

Departamento : AREQUIPA
Provincia : AREQUIPA
Distrito : AREQUIPA
Tipo y Nombre Zona : URB.IV CENTENARIO
Tipo Y Nombre de vía : AV. INDEPENDENCIA
Numero : 1548
Condiciones del inmueble declarado como Domicilio : ALQUILADO
Fiscal
56
Datos de la Empresa
Fecha Inscripción RR. PP : 18/02/2003

Tomo/Ficha : 11018039
Origen de Capital : NACIONAL
Registro de Tributos Afectos
Tributos Afecto desde Marca de Exoneración Exoneración
IGV – OPER.INT. -CTA.PROPIA 21/05/2003

RENTA-3ª. CATEGOR. -CTA CATEGORIA 01/01/2017
RENTA DE 4TA CATEGOR.RETENCIONES 01/10/2010
RENTA DE 5TA CATEGOR.RETENCIONES 11/02/2004
ESSALUD SEG.REGULAR
APENDICE TRABAJADOR
D: UBICACIÓN 01/07/2003
GEOGRAFICA DE LA EMPRESA MAGNUS
SNP – LEY 19990 01/08/2004
SENCICO 21/05/2003
CONTRATISTAS GENERALES S.A.C
Representantes Legales
Tipo y Numero Apellidos y Nombres Cargo Fecha de Nacimiento Fecha desde
De documentos
DOC.NACIONAL DE SALAS CERPA, JUAN CARLOS GERENTE 09/08/1952 28/11/2003
IDENTIDAD
29269128 Dirección Ubigeo
C.H. N DE PIEROLA BL A6 AREQUIPA AREQUIPA
Dpto 30(II ETAPA) AREQUIPA
57
APENDICE B: ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C
Gerente General
Secretaria de Gerencia
Secretaria
Área administrativa Área técnica
Recursos Ingenieros
Administración Contabilidad
Humanos
ingenieros
Topógrafos
Administrador Contador Administrador
Laboratorista
Taller
Logística Planillas
58
APENDICE C: MAPA DE PROCESOS DE LA EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C
PROCESOS DE DOCUMENTACION L
I
EVALUACION Y
CONCURSAR EN LA FIRMA DE Q
C LICITACIÓN
BUENA PRO
CONTRATO PREPARACIÓN DE
O TERRENO U
N I
V D
O A
C C
A I
T Ó
O N
R PROCESOS DE PRODUCCION
I D
A E
CONTRATACIÓ
COTIZACIÓN DE COMIENZO COMPRA DE
N DE MANO DE O
MATERIALES DE OBRA MATERIALES TRANSPORT
D OBRA E DE B
E MATERIALE
S
R
A
O
B
R T
A E
R
M
P ENTREGA DE OBRA
SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTOY I
U SUPERVISION DE TERMINADA A LOS
CONTROL DE N
B OBRA CLIENTES
MATERIALES
LI A
C D
A PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y CONTROL A
59
APENDICE D: EJECUCION DE LA LLUVIA DE IDEAS
IDENTIFICACION DE LOS PROBLEMAS

EMPRESA
ENCARGADO
AREA
PROBLEMAS
Elaboración Propia
El formato que se utilizó para la aplicación de la técnica Lluvia de Ideas tiene una
cabecera que consigna información sobre la empresa y la persona que brindo sus ideas. El
cuerpo del formato tiene espacios para colocar los posibles problemas que ellos consideren
se manifiesten en la empresa, se trabajó con un equipo conformado por 4 personas todas
pertenecientes al área administrativa, se tuvo que realizar esta lluvia de ideas por separado,
dado que no se contaba con mucho tiempo.
Finalmente se obtuvieron casi 20 ideas las cual después se procedieron a categorizar

en diagrama de afinidades.
60
APENDICE E: APLICACIÓN DE LA MATRIZ DE PRIORIZACION
IDEA BASE FREC IMPOR FAC

documentarios 3 5 5
Demora en la organización de documentos
por uso de materiales obsoletos. 5 5 3
Demora en la clasificación de documentos por

tras papeleos. 5 3 3
Demora en la declaración de gastos a la

SUNAT o pagos de facturas vía web. 1 1 1
Encargado: ASISTENTE DE ADMINISTRACION

documentarios 5 5 3
Demora en la organización de documentos
por uso de materiales obsoletos. 5 3 3
Demora en la clasificación de documentos

por tras papeleos. 3 3 5
Demora en la declaración de gastos a la

SUNAT o pagos de facturas vía web. 3 3 1
Encargado: LOGISTICA

documentarios 5 5 3
Demora en la organización de documentos por
uso de materiales obsoletos. 5 3 3

Demora en la declaración de gastos a la SUNAT

o pagos de facturas vía web. 1 3 1
Encargado: ASISTENTE DE CONTABILIDAD 1

documentarios 5 5 5
Demora en la organización de documentos por
uso de materiales obsoletos. 3 5 5

Demora en la declaración de gastos a la SUNAT

o pagos de facturas vía web. 1 1 3
Encargado: ASISTENTE DE CONTABILIDAD 2
61
APENDICE F: APLICACIÓN DE LA MATRIZ DE PRIORIZACION PARA EL
DIAGRAMA DE PARETO
FORMATO PARA LA PRIORIZACION DE LA CAUSA FORMATO PARA LA PRIORIZACION DE LA CAUSA

CARGO Asist. Adm. CARGO Logistica
CAUSAS FRECUENCIA CAUSAS FRECUENCIA
Escasa clasificación y rotulación de Escasa clasificación y rotulación de
documentos 5 documentos 5
Deficiente organización de Deficiente organización de
documentos 5 documentos 5
Inadecuada designación de áreas para Inadecuada designación de áreas para
el archivo de documentos 3 el archivo de documentos 5
Deficiente estado de los archivadores 5 Deficiente estado de los archivadores 1
Poco material para el archivo y Poco material para el archivo y
clasificación de documentos 3 clasificación de documentos 3
FORMATO PARA LA PRIORIZACION DE LA CAUSA

FORMATO PARA LA PRIORIZACION DE LA CAUSA
CARGO Asis.cont 2
CARGO Asis. Cont 1 CAUSAS FRECUENCIA
CAUSAS FRECUENCIA Escasa clasificación y rotulación de
Escasa clasificación y rotulación de documentos 3
documentos 5 Deficiente organización de
Deficiente organización de documentos 5 documentos 5
Inadecuada designación de áreas para Inadecuada designación de áreas
el archivo de documentos 3 para el archivo de documentos 5
Deficiente estado de los archivadores 1 Deficiente estado de los
Poco material para el archivo y archivadores 3
clasificación de documentos 3 Poco material para el archivo y
clasificación de documentos 3
APENDICE G: PRIORIZACIÓN DE LAS CAUSAS RAÍCES, APLICACIÓN DEL

DIAGRAMA DE PARETO
Previo análisis se puede apreciar la frecuencia con la cual se presentan estos

problemas a lo largo de los días
N° PROBLEMAS fi Fi % hi % Hi
1 Deficiente organización de documentos 20 20 26.31% 26.31%
2 Escasa clasificación y rotulación de documentos 18 38 23.68% 49.99%

3 documentos 16 54 21.05% 71.04%
Poco material para el archivo y clasificación de
4 documentos 12 66 15.79% 86.84
5 Deficiente estado de los archivadores 10 76 13.16% 100%
76 100%
62
APENDICE H: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA
PROPUESTA DE MEJORA
MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL DE
LA EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS
GENERALES S.A.C
ELABORADO POR:
YESICA CHILO
CRUZ
63
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL

DE RECEPCION Y ENTREGA DE
DOCUMENTOS
64
PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE
DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN
La empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C a través del área
administrativa, ha notado la necesidad y la importancia de contar con un manual de
procedimientos que establezca, actividades que deben de realizarse para poder llevar
una mejor gestión documental y así poder controlar mejor la recepción y entrega de
pedidos documentarios.
En el presente instrumento, se define de forma ordenada, secuencial y detallada, los
procedimientos administrativos a ejecutarse una mejor gestión documental en el área
administrativa de la empresa.
OBJETIVO
Establecer procedimientos que permitan optimizar el proceso de gestión documental
en la empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C.
ALCANCE
El propósito del presente manual de procedimientos es dar a conocer al trabajador
administrativo que labora en la oficina, cuales son los procedimientos que se deben de
seguir para tener un mejor control de la salidas y entradas de los documentos
RESPONSABILIDADES
Responsable de la elaboración del manual

- Practicante de administración: Chilo Cruz, Yesica Vanessa
- Área Administrativa
Responsable de la aprobación del manual
Gerente general
65
 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN Y ENTREGA DE
DOCUMENTOS
Se desarrollará con el propósito de establecer un proceso para la
recepción y entrega de documentos en la oficina administrativa de la empresa
Magnus Contratistas Generales S.A.C, acto seguido se dan a conocer las
principales actividades a poner en ejecutarse
Actividad N° 1: Llenado del formato de recepción de documentos
Una vez terminada la preparación del pedido se hará uso de un formato
el cual nos permitirá llevar a cabo de forma óptima el control de documentos
ya que se colocarán las fechas de fecha de entrega de los documentos según el
archivador, estantería y encargado al que corresponda con la finalidad de
optimizar el proceso de control documentario de la empresa.
Compuesto por:
 Documento, esta parte será llenada indicando que tipo de documento

es una factura, un préstamo, etc.
 Fecha de recepción, se indicará la fecha en la cual se entrega el
pedido documentario
 Archivador, en esta parte se indicará a que archivo corresponde el
documento ya sea indicando el proceso o color.
 Estantería, se llenará con el número de estantería en el cual se ubica
el documento.
 Encargado, se colocará nombre de quien recibe el documento.
FECHA DE
DOCUMENTO
RECEPCION
ARCHIVADOR ESTANTERIA ENCARGADO
Figura N° 8: Formato de entrega de documentos

Elaboración Propia
66
Actividad N°1: Recepción de pedidos documentarios
Esta actividad corresponde a la recepción de los pedidos documentarios
que se realizan para ejecutar su búsqueda en las estanterías entonces para ello se
hará uso de una ficha la cual nos permitirá registrar todos los pedidos que se
puedan pedir durante el día o semana o mes etc., dicha ficha se puede apreciar a
continuación.
Conformado por:
Fecha, Se colocará la fecha en la cual se realiza el pedido documentario
Pedido, Se colocará el número de pedido que se realiza
Documentos Requeridos, Se llenarán datos de los documentos a buscar.
Fecha de emisión de documentos, Se coloca la fecha que tiene el documento a
buscar.
FICHA DE PEDIDOS DOCUMENTARIOS

FECHA
PEDIDO
DOCUMENTOS REQUERIDOS
FECHA DE EMISION DE DOCUMENTO
Figura N° 7: Ficha de Pedidos documentarios

Elaboración Propia
Actividad N° 2: Entrega de Documentos requeridos
Finalmente, luego de llenar el formato de recepción de pedidos

documentarios el cual también puede ser utilizado como un control de salida de
documentos ya que se procede a entregar los documentos requeridos a los
encargados que realizaron su pedido.
67
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
ENTREGA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
INICIO
Recepción de
Documentos
Llenado de la ficha de
recepción de
documentos
Se guarda el documento
recepcionado en los
archivadores
Recepción del pedido

documentario
Llenado de la ficha de
pedido documentario
Entrega de pedido
documentario
Entrega de pedido
documentario
FIN
68
PROCEDIMIENTO PARA LA
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELABORADO POR:
CHILO CRUZ YESICA VANESSA
69
PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
LOS DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN

procedimientos que establezca y actividades que deben de realizarse para poder llevar
procedimientos administrativos a ejecutarse una mejor gestión documental en el área
OBJETIVO
 Establecer procedimientos que permitan un mejor orden en la organización de
los comprobantes de pago, documentos bancarios, boletas de pago, etc., y de
forma paralela archivar todos los documentos de años anteriores en la empresa
Magnus Contratistas Generales S.A.C.
ALCANCE
administrativo que labora en la oficina, cuales son los procedimientos que se deben de
seguir para obtener mejoras en cuanto a la gestión documental de la empresa
RESPONSABILIDADES

- Área administrativa
Gerente general
70
 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
- ACTUALES
Actividad N°1: Rotulación de Archivadores
Esta actividad consiste en rotular los archivadores, clasificándolos por
colores y de ya tener rótulos los archivadores de procederá a actualizarlos, usando
un rotulo de la siguiente forma:
Magnus C.G S.A.C

3 cm
COMPRAS
MAYO N° 02
2018
4.5 cm
Cabe mencionar que estos rótulos tendrán una medida de 4.5 cm de ancho y
de alto una medida de 3 cm para archivadores pequeños.
Mientras que para archivadores grandes 6 cm de ancho y 8 cm de alto ya

que estos contienen más documentos como seria el caso del archivador que
corresponde a los IMPUESTOS el cual contendrá documentos pertenecientes a:
PLAME, IGV, RENTA, ESSALUD,
IMPUESTOS 2018
MAGNUS C.G. S.A.C
 PLAME 8 cm
 ESSALUD
 IGV
 RENTA
 SENSICO
 CONAFOVICER
6 cm
71
Actividad N°2: Clasificación de Documentos
A continuación, se procederá a colocar los documentos por afinidad y serán

ordenados del más antiguo al más reciente es decir de enero a mayo, en el caso de
los archivos de COMPRAS se ordenarán los comprobantes por su número de serie
y siguiendo la siguiente estructura.
N° COMPROBANTES SERIE
001
002
1 FACTURAS
003
004
001
12 TICKET DE MAQUINA 201
702
13 BANCOS
14 SERVICIOS (AGUA- LUZ)
37 REVISIONES TECNICAS
Actividad N°3: Creación de Separadores

Finalmente, en esta actividad se procederá a crear separadores los cuales
serán colocados dentro de los archivadores facilitando la ubicación de los
documentos que estos contengan, estos separadores serán hechos en cartulina y
forrados para que puedan durar un buen tiempo.
Las medidas a utilizarse serán de 1 cm de largo y 3 cm de ancho para los
separadores de los archivadores de Impuestos.
 PLAME 1 cm
3 cm
Finalmente, para los separadores para los archivadores que tendrán
documentos de los bancos se utilizaran las siguientes medidas, 3 cm de ancho
y 3 cm de largo.
BANCO
SCOTIABANK 3 cm
(DOLARES)
3 cm
72
 PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS ANTIGUOS
Como se sabe la SUNAT establece que la empresa debe conservar

los documentos o comprobantes de pago mínimo 5 años, entonces para no
desecharlos ni maltratarlos se desarrollaran las siguientes actividades.
Actividad N° 1: Desocupar los archivadores.
Esta actividad consiste en sustraer los documentos de los

archivadores de años antes del 2015, para poder reciclar los archivadores
y de esa manera poder colocar documentos actuales.
Actividad N° 2: Archivo de documentos según afinidad.
En esta actividad se procederá a realizar el archivo de los

documentos en files reciclados, colocarlos en cajas grandes y poder ser
almacenados de manera ordenada en el almacén, colocando en la parte
superior a qué tipo de documentos pertenecen para de esa forma si en un
futuro se necesite algún documento pasado pueda ser ubicado
rápidamente.
Actividad N°3: Creación de una base de datos de documentos a

archivar.
Finalmente, se creará una base de datos, en la cual se consignarán los

siguientes datos:
 Caja, en este cuadro se colocará el número de caja donde se ubica

el documento.
 Documento, en esta parte se colocará, el tipo de documento que
fue archivado.
 Año, se colocará el año del documento archivado.
 Empresa, se colocará el nombre de la empresa al cual pertenece el
documento archivado.
 Observación, en esta parte se colocará, datos relevantes de los
documentos como el caso de los expedientes de procesos
judiciales con las AFP’S o trabajadores.
73
N° de Caja Documento Año Empresa Observación
2009 AFP Horizonte

Procesos 2010 Magnus AFP Integra
CAJA 01
Judiciales 2011 C.G.S.A.C AFP Prima
2012 AFP Horizonte
2013 AFP Integra
2009
2010 Prisma S.A.C
2011
CAJA 02 Compras 2012 NINGUNA
2013 Magnus
2014 C.G.S.A.C
2015
Actividad N° 4: Traslado y Rotulación de cajas

Esta es la última actividad que se realizará en este procedimiento, la
cual consiste en colocar los documentos antiguos en cajas y poder trasladarlas
al almacén de documentos pero cabe mencionar que estas cajas deberán ser
rotuladas, como es de conocimiento general las cajas tienen 4 caras y los
rótulos deberán colocarse en las cuatro caras de tal forma que podrán ser
visibles de cualquier ángulo y tendrán medidas de 15 cm de largo y 25 cm de
ancho dichos rótulos deberán tener adjuntado la impresión de la base de datos
para poder localizar fácilmente los documentos archivados.
PROCESOS
JUDICIALES 15 cm
2009 AFP Horizonte

Procesos 2010 Magnus AFP Integra
caja01 Judiciales 2011 C.G.S.A.C AFP Prima
2012 AFP Horizonte
2013 AFP Integra
25 cm
74
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
INICIO
Identificación de los
documentos
¿Documento
NO
Desocupar los
actual? archivadores
SI
Archivo de
documentos según
Clasificación de
afinidad
Archivadores
Rotulación de
Archivadores
Creación de una base de
datos de documentos
Clasificación de
Documentos
Traslado y Rotulación
de cajas
Creación de
Separadores
Colocar documentos
dentro del archivador.
FIN
75
PROCEDIMIENTO PARA LA
LOCALIZACION DE ESTANTERIAS
ELABORADO POR:
76
PROCEDIMIENTOS PARA LA LOCALIZACION DE
ESTANTERIAS
INTRODUCCIÓN

administrativa, ha notado la necesidad y la importancia de contar con un
manual de procedimientos que establezca y actividades que deben de
realizarse para poder llevar una mejor gestión documental y así poder
controlar mejor la recepción y entrega de pedidos documentarios.
En el presente instrumento, se define de forma ordenada, secuencial y
detallada, los procedimientos administrativos a ejecutarse una mejor gestión
documental en el área administrativa de la empresa.
OBJETIVO
 Establecer procedimientos que faciliten una mejor clasificación y

codificación de las estanterías para así poder tener un mejor control
y distribución de los archivadores en la empresa Magnus Contratistas
Generales S.A.C.
ALCANCE
El propósito del presente manual de procedimientos es dar a conocer al

trabajador administrativo que labora en la oficina, cuáles son los
procedimientos que se deben de seguir para obtener mejoras en cuanto a la
gestión documental de la empresa
RESPONSABILIDADES

- Área administrativa
Gerente general
77
 PROCEDIMIENTO PARA LA LOCALIZACIÓN DE ESTANTERÍAS
La finalidad con este procedimiento es de estandarizar los lugares
para la colocación de los archivadores según al área al que correspondan,
Dicha localización se realizara basándose según la frecuencia de uso que
tengan estos archivadores.
Actividad N° 1: Localización de estanterías
Esta actividad permitirá saber con cuantas estanterías cuenta el área
administrativa de la empresa para finalmente designarles un número, una
letra o ambos para así facilitar la ubicación y el correcto uso de las mismas
Actividad N° 2: Rotulación de las estanterías
Se realizará impresiones de rótulos, los cuales serán visibles para
todo el personal según el proceso al que correspondan, un ejemplo serio
designar las dos primeras estanterías para el proceso de ventas de la empresa
del año 2015 al 2018.
Los rótulos deberán ser pegados en un costado de la estantería, de tal
manera que para la ubicación de algún archivo bastara con decir, estaría A,
nivel 02
Actividad N°3: Creación de Formato para el control y ubicación de
estanterías
Esta actividad consiste en la creación de un formato el cual permita
que toda el área Administrativa pueda ubicar el documento o archivador que
requiera, esté deberá ser ubicado en lugar visible para que pueda ser
apreciado por todos y no pierda tiempo buscando el archivador o documento
en el lugar equivocado
TIPO DE DOCUMENTO AÑO ESTANTE NIVEL
COMPRAS 2018 A 5-4
VENTAS 2018 A 3
CUENTAS CORRIENTES 2015-2018 B 3
SUNAT 2013-2018 C 2
IMPUESTOS 2011-2018 C 1
78
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE LOCALIZACION DE
ESTANTERIAS
INICIO
Localización de
estanterías
Rotulación de las
estanterías
Creación de Formato
para el control y
ubicación de estanterías
Colocación del
archivador en su estante
FIN
79
PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE

DOCUMENTOS
ELABORADO POR:
80
PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
INTRODUCCIÓN
procedimientos que establezca y actividades que deben de realizarse para poder llevar
procedimientos administrativos a ejecutarse para una mejor gestión documental en el área
OBJETIVO
Establecer procedimientos que permitan optimizar el proceso de gestión documental en
la empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C.
ALCANCE
administrativo que labora en la oficina, cuáles son los procedimientos que se deben de
seguir para obtener mejoras en cuanto a la gestión documental de la empresa
RESPONSABILIDADES

- Area Asministrativa
Gerente general
81
 PROCEDIMIENTO PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS.
Este procedimiento se realizará con el propósito de establecer un
proceso para la organización de documentos en el área administrativa de la
empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C, acto seguido se darán a conocer
las actividades principales a poner en marcha.
Actividad N° 1: Elección de un archivador
Consiste en elegir un archivador ya sea grande o pequeño según el
tamaño de los documentos es decir para facturas, guías, cartas fianzas y pagos a
la SUNAT se hará uso de pequeños y para préstamos o informes unos grandes y
de un grosos adecuado para su archivo.
Actividad N° 2: Forrar los archivadores
Se hará uso de papel lustre y vinifan, el papel lustre debe ser de
diferentes colores para una mejor clasificación y visibilidad de los archivadores,
acto seguido se procederá a forrar con el vinifan los archivadores para una
mejor conservación y buena imagen.
Actividad N° 3: Rotulación de Archivadores
Haciendo uso de hojas bond, se procederá a redactar los rótulos con los
cuales se clasificarán los archivadores dependiendo al área que pertenezca es
decir ya sea de logística, contabilidad y recursos humanos es decir toda el área
administrativa.
Actividad N°4: Organización y clasificación de documentos
Se procederá a ordenar los documentos o comprobantes de pagos de
menor a mayor es decir del más antiguo al más reciente y serán organizados
según su naturaleza para luego ser perforados y proceder a su activación según
le corresponda
Actividad N° 5: Archivo de Documentos
Finalmente, luego de la clasificación y organización de documentos ya
realizada en la actividad n°4, se procederá al archivo de los documentos según
el archivador que haya sido destinado para su archivo.
82
FLUJOGRAMA DEL
FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTO DE
PARA EL ARCHIVO DE
LOCALIZACION
DOCUMENTOS
ESTANTERIAS
INICIO
Elección de un
archivador
Forrar los
archivadores
Rotulación de los
archivadores
Organización y
clasificación de
documentos
Archivo de
documentos
FIN
83
16m
5m
4m
7m
ALMACEN
4m
LABORATORIO
5m
2m
2m
AREA
TECNICA
3.5m
2.5m
11m
4m
2m
1.5m
7m
10m
PATIO 4.5m
7m
2m
13m
36m
3m
2m
4m
SSHH
ÁREA ADMINISTRATIVA
1m
SALA
2m
7m
5.5m
15m
SALA DE
ESPERA
4.5m
8m
6m
GERENCIA
8m
SECRETARIA
1.5m
JARDIN
4m
4m
7m
7m
FECHA APELLIDOS Y NOMBRES

23-06-1018 CHILO CRUZ YESICA VANESSA
84
ESCALA
PROYECTO DE MEJORA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PLAN DE
ADMINISTRACION 1-100
ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL EN LA
INDUSTRIAL
EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C

15 000915458py Magnus

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“SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO PARA EL TRABAJO

NOMBRE DEL PROYECTO:

PROYECTO DE MEJORA PARA LA IMPLEMENTACION DE UN PLAN DE

EMPRESA MAGNUS CONTRATISTAS GENERALES S.A.C

- CHILO CRUZ YESICA VANESSA

Señor director del SENATI zonal Arequipa –Puno.

Señor jefe de la UFP – Administradores Industriales.

aquí y a aquellos seres queridos que siempre han estado a mi lado.

También quiero agradecer a aquellas personas que compartieron su conocimiento

conmigo y me incentivaron para lograr realizar el presente proyecto.

TABLA N° 2: DIAGRAMA DE AFINIDADES……………………………………………………………………………..…….…..18

TABLA N°3: MATRIZ DE PRIORIZACION……………………………………………………………………………………….…19

TABLA N°4: OPERACIONALIZACION DEL PROBLEMA………………………………………………………………..….……20

TABLA N°5: REGISTRO DE TIEMPOS DE LA PREPARACIÓN DE PEDIDOS DOCUMENTARIOS………………………......21

TABLA N°6: LLUVIA DE IDEAS DE LAS CAUSAS………………………………………………………………………..….......33

TABLA N°7: MATRIZ DE PRIORIZACION DE LAS CAUSAS………………………………………………………………........35

TABLA N°8: OPERACIONALIZACION DE LA CAUSA………………………………………………………………………..….37

TABLA N°9: MATRIZ DE CAUSA Y EFECTO…………………………………………………………………………………..…38

TABLA N°10: REQUERIMIENTOS DE MATERIALES………………………………………………………………………...…..43

TABLA N°11: FICHA DE MEDICION DE TIEMPOS (MEJORADO)………………………………………………………………44

TABLA N°12: REQUERIMIENTO DE LA ELABORACION DEL PROYECTO…………………………………………….…...…48

TABLA N°13: COSTO DE MATERIALES PARA LA ELABORACION DEL PROYECTO…………………………...……….…..48

TABLA N°15: RESUMEN DE COSTO DE LA ELABORACION DEL PROYECTO…………………………………………… ..49

TABLA N°16: COSTO DE MATERIALES E INSUMOS………………………………………………………………………......…50

TABLA N°17: COSTO DE PERSONAL…………………………………………………………………………………………...…..50

TABLA N°18: COSTO E INVERSION DE LA IMPLEMENTACION DE LA MEJORA……………………………...…………….51

TABLA N°19: FLUJO DE CAJA MENSUAL DEL PROYECTO.……………………..……………………………………...……...52

FIGURA N° 2: DAP ACTUAL……………………………………………………………………………………….……….…...….…32

FIGURA N°3: DIAGRAMA DE ISHIKAWA………………………………………………………………………………..…...……..34

FIGURA N°4: DIAGRAMA DE PARETO……………………………………………………………………………………..………..35

FIGURA N°5: FLUJOGRAMA MEJORADO………………………………………………………………………………….…….….39

FIGURA N°6: DAP MEJORADO………………………………………………………………………………………………………..45

FIGURA N°7: DOP MEJORADO………………………………………………………………………………………...……..….…....46

FIGURA N°8: CRONOGRAMA DE LA EJECUCION DE LA PROPUESTA DE MEJORA……………………………………….....47

La empresa se encuentra registrada dentro de las sociedades mercantiles y

1.2 MISIÓN, VISION, OBJETIVOS Y VALORES DE LA EMPRESA

Construimos obras que cooperen para la satisfacción de nuestros clientes y de la

Tener la habilidad de responder a los compromisos que sean asignados

1.4 SERVICIOS, CLIENTES Y MERCADO

Ejecución de obras públicas, la empresa se hace cargo de la totalidad del

Asfaltado de carreteras, La empresa hace uso del asfalto, que es una

Asesoría en proyectos, con la experiencia que cuenta la empresa en

En el Perú para la ejecución de obras públicas se realizan licitaciones o

La empresa Magnus Contratistas Generales S.A.C, cuenta con un

Gerente General, es el encargado de tomar todas las decisiones de la

1.5.1 DESCRIPCION DEL ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Secretaria, es la encargada de control general de pagos a los bancos y obreros

Área administrativa, es el área en el que se realiza la documentación, gestión y

Administración, es el área donde se encuentra el administrador que se

Contabilidad, es el área encargada de registrar todas las ventas y compras de

Bancos, es el área encargada de solicitar dinero a gerencia para el pago de los

Logística, es el área encargada del abastecimiento de materiales en las obras,

Área Técnica está compuesta por:

Ingeniería, es el área encargada de la evaluación, planeamiento y ejecución

Topografía, es el área encargada de la evaluación y medición del terreno,

Laboratorio, es el área encargada de hacer un análisis más profundo del

Taller, es el área donde se realiza mantenimiento y reparación de todas las

A continuación, se procederá a describir cada uno de los procesos que realiza la

Convocatoria de obra pública, el administrador mediante la OCE se entera de las

a. Concurso para la ejecución de la obra, la empresa concursa en la licitación,

c. Firma de Contrato de obra, Este proceso es cuando el gerente de la empresa

f. Contratación de Mano de Obra, En este proceso interviene el encargado de

l. Entrega de Obra terminada en mano de los clientes, Este es el último proceso