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ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

El proceso de planificación consta de seis etapas que incluyen las siguientes acciones: 1)
evaluar las condiciones actuales, 2) determinar objetivos y metas, 3) establecer un plan de
acción, 4) asignar recursos, 5) ejecución y 6) control. En la figura 2, se muestran estas
etapas:

ETAPA 1. EVALUAR LAS CONDICIONES ACTUALES.

Esta evaluación incluye los recursos de la empresa, las tendencias del mercado, los
indicadores económicos y los factores competitivos. En la planificación estratégica se
adopta una visión panorámica del entorno del organización. Los planes estratégicos
expresan la finalidad de organización y fijan un conjunto de objetivos a largo plazo, que la
organización debe tratar de alcanzar para sacar provecho de las oportunidades y evitar las
hipotéticas a menazas.

ETAPA 2. DETERMINAR OBJETIVOS Y METAS

Los objetivos son fines específicos, medibles, planteados a corto plazo y su consecución
previa es precisa para poder alcanzar las metas de la organización. Los objetivos deben ser
desafiantes, relevantes y bien enfocados.
Las metas hacen referencia a los que es importante para una organización y dan al personal
de plantilla un sentido de propósito.

ETAPA 3. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN

Para el logro de los objetivos se necesita un plan de acción, en el cual se especifiquen las
acciones que han de llevarse a cabo. Las acciones son medios específicos prescritos para el
logro de los objetivos. los cursos de acción bien planificados reciben el nombre de
estrategias y tácticas, y suelen diferenciarse en razón de su ámbito y de su marco temporal.

ETAPA 4. ASIGNAR RECURSOS

Asignar recursos esta relacionada con la presupuestación y posterior entrega de recursos.


Los recursos se definen como los activos financieros, físicos, humanos, de tiempo o de otra
índole con lo que cuenta una organización. Un presupuesto es una cantidad predeterminada
de recurso relacionada con una actividad. Existe una relación entre la presupuestación
como técnica de planificación y la presupuestación como técnica de control.

ETAPA 5. EJECUCIÓN

La ejecución tiene que ver con la delegación de tareas, con la acción impulsada por los
objetivos y con la obtención de datos para la retroalimentación.

ETAPA 6. CONTROL

Se debe controlar la decisión de planificación. la organización ha de dirigir las actividades


del trabajo en progreso para asegurar que se cumplan los objetivos, o en algunos casos, se
reajusten para poder cumplirlos.

FASES DE GESTION DE PROYECTO

Pocas cosas son tan relevantes para la productividad de una empresa como la gestión de
sus proyectos.

Las empresas se preocupan excesivamente por encontrar una aplicación software para la
gestión de proyectos buena, bonita y barata.

Desde mi punto de vista este es un enfoque erróneo, ya que antes de elegir una herramienta
software para la gestión de proyectos es necesario definir e institucionalizar el proceso de
trabajo que permita optimizar el desarrollo de proyectos.

La mejor aplicación software no sirve de nada si no se dispone de un procedimiento de


trabajo bien definido. Sin embargo, con una aplicación ordinaria y una buena metodología
de gestión de proyectos se pueden conseguir grandes resultados en el desarrollo de
proyectos.

Generalmente, cuando planteamos la necesidad de definir un proceso metodológico, las


empresas se echan a temblar, pues lo relacionan con una tarea titánica y de escasa utilidad
para su organización.

Sin embargo, la realidad es bien distinta, las empresas y sus trabajadores ejecutan procesos
diariamente, aunque no son conscientes. Lo único que necesitan es pararse a pensar como
realizan las tareas diarias, unificar las mejores prácticas y plasmarlas en un
documento de obligado cumplimiento para todo el personal.

Las 5 fases esenciales para la gestión de proyectos


1. Análisis de viabilidad del proyecto
Es la fase inicial de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no
embarcarse en dicho proyecto, pues en ciertas ocasiones la empresa puede tener más
problemas que beneficios a la hora de realizar un proyecto.

El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:

 Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.


 Análisis previo del alcance del proyecto.
 Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
 Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
Si el análisis de viabilidad es positivo, es decir, no existen motivos iniciales para no abordar
el proyecto, podemos pasar a la 2ª fase del proceso.

2. Planificación detallada del trabajo a realizar


El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los
recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. Un error de cálculo en esta fase
puede ser muy dañino para la empresa.

Las actividades clave en esta etapa son:

 Análisis del alcance del proyecto.


 Realización de estimaciones de esfuerzo, costes y recursos.
 Definición del plan de proyecto.
 Negociación del contrato.

Si finalmente el proyecto es aprobado, debe plasmarse en un contrato que recoja todos los
términos del acuerdo.

3. Ejecución del proyecto


La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su Know
how y donde menos problemas suelen encontrar.

Las actividades principales de esta etapa son:

 Establecimiento del entorno de trabajo.


 Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
 Ejecución de las tareas planificadas.
 Gestión de las peticiones de cambio.

De forma paralela a esta fase, es necesario realizar un seguimiento y control del proyecto
que velará por el cumplimiento de la planificación y la calidad del trabajo realizado. De
manera que se detecten las desviaciones antes de que se conviertan en un problema para el
éxito del proyecto.

4. Seguimiento y control del trabajo


Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el
éxito del proyecto.

En esta fase se realizan esencialmente 4 tipo de actividades:

 Seguimiento de tareas e hitos planificados.


 Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
 Gestión de incidencias.
 Generación de informes de seguimiento.

5. Cierre del proyecto


El objetivo de esta fase es institucionalizar una etapa de control para verificar que no
quedan cabos sueltos antes de dar por cerrado el proyecto. Esta fase suele ejecutarse a
través de un checklist o lista de control.

Las tareas clásicas a realizar dentro de esta fase son:

 Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados en el
proyecto (stakeholders).
 Realización del backup del proyecto.
 Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
 Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.

Planificación y gestion

La planificación y la gestión de proyectos es un proceso en curso durante el ciclo de vida


del proyecto. ... Todos los aspectos de la planificación y la gestión de un proyecto pretenden
conseguir objetivos teniendo en cuenta restricciones financieras, temporales y de otro tipo.

La planificación tiene en sí misma unos pasos a seguir. Después de ver qué


elementos debemos tener en cuenta para realizar una planificación organizacional flexible y
adaptada al mundo actual que nos rodea, es importante saber cómo hacer una planificación
eficiente.

Te recomendamos seguir estas principales etapas:

1. Estudio del alcance. Analiza todos los objetivos que quieres conseguir cuando
termines el proyecto planificado.
2. Análisis de recursos. ¿Cuál es nuestro presupuesto de proyecto? ¿Contamos con un
mínimo de personas en nuestro equipo? ¿Un plazo determinado? ¿Ingresos o
subvenciones? ¿Qué necesitamos?
3. Identificación de equipo e interesados. Establece un sistema concreto de
comunicación con todos ellos, y realiza una primera reunión es esta primera etapa
de la planificación.
4. Definición de actividades. ¿Qué actividades necesito para la realización del
proyecto, según plazos y recursos? ¿Cuáles son las dependencias de cada actividad?
Normalmente, solemos contar con el asesoramiento de una persona técnica que nos
guíe para planear el proyecto.
5. Estimación de tiempos. Duración de cada actividad, así como fechas clave o hitos
del proyecto.
6. Selección de sistemas de evaluación y control. Cuando tenemos terminado el
primer plan, es clave saber cómo controlar y evaluar que se van cumpliendo plazos,
presupuestos, objetivos, etc. Para ello, hay aplicaciones online como Sinnaps que
disponen de métricas las cuales nos dicen si lo estamos haciendo bien o si debemos
atender más a ciertas actividades, según lo planificado.

Como hacer una planificación

Independientemente del rol que desempeñes dentro de una empresa, se requiere una
visión y un plan a seguir para poder alcanzar los objetivos propuestos tanto individual como
grupalmente.

Los siguientes pasos te ayudarán a planificar tus actividades y a concentrarte en el


cumplimiento de cada una de ellas:

Ten un horizonte claro. Lo primero que tienes que conseguir antes de comenzar el
proceso de realizar un planning son tus objetivos. Antes que nada, debes tener muy en claro
qué quieres alcanzar con ese proyecto. Por esto, es importante que plantees tres objetivos
clave y los tomes como puntos de partida.

Mantente realista. No importa si tus objetivos son muy buenos o cuánto quieres lograr, si
esas metas no son realistas, va ser mucho más difícil alcanzarlas. Tienes que tomar en
cuenta cuáles son tus recursos tanto humanos como económicos, e incluso si posees el
tiempo necesario para concretar lo planteado.

Conviértete en un estratega. Luego que hayas determinado cuáles van a ser tus objetivos,
es momento de comenzar a pensar en las estrategias. Básicamente, es una forma creativa de
abordar el proyecto, acciones claras que te llevarán un poco más cerca de la meta.

Fija pasos a seguir. Ya tenemos nuestros objetivos y estrategias ¿y ahora qué? Lo


siguiente en el proceso es crear una lista de pasos a seguir o action steps. Esta es una de las
partes más fáciles pero a su vez, hay que ser muy minucioso. Haz una lista de cada una de
las acciones que debes ejecutar para concretar las estrategias, una a una. De este modo,
tendrás una visión clara de qué debes hacer para comenzar a recorrer el camino hacia el
éxito.

Realiza una Línea de Tiempo. Ahora solo nos queda colocar todas estas ideas en tiempo
real. Puedes establecer lapsos semanales, mensuales, trimestrales o por semestre,
dependiendo de lo que se adapte más a tu proyecto. Toma cada una de tus estrategias y
pasos a seguir y colócalas en un calendario. Así, no solo sabrás cómo comenzar sino
cuando e igualmente podrás visualizar cuánto tiempo tienes para realizar una tarea.
Sigue cada uno de estos pasos y podrás lograr una planificación completa y actividades más
estructuradas.