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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS


CENTRALES ROMULO GALLEGOS.
AREA DE POSTGRDO

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTION


ADMINISTRATIVA PARA OPTIMIZAR LA FUNCIÓN
GERENCIAL EN LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO
FRANCISCO DE MIRANDA DEL ESTADO ANZOATEGUI

Trabajo presentado como requisito para optar al Grado de Magister Scientiarum en


Gerencia Administrativa

Autor: Carrasco Luis


CI: 15.845.217
Tutora: Dra. Rosa Goldecheth
CONSTANCIA DE ACEPTACION DEL TUTOR

Universidad Rómulo Gallegos


Ciudadano(a):
Coordinador(a) y demás miembros de
La Comisión Técnica de Trabajo de Grado.

Su Despacho.

Por la presente hago constar que he leído el Proyecto del Trabajo de Grado de
Maestría, presentado por el (la) ciudadano(a) : ____________________________,
para optar al Grado de Magíster en Gerencia Administrativa, cuyo Título tentativo
es___________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
___________________________________________________________, y que
acepto asesorar al estudiante, en calidad de Tutor, durante la etapa del desarrollo del
Trabajo( la Tesis) hasta su presentación y evaluación.

En la ciudad de San Juan de los Morros, a los ___ días del mes de______ del año 201__.

Firma

__________________________

Nombre y apellido del tutor(a)

C.I: V-

ii
APROBACION DEL TUTOR

Ciudadano(a):
Coordinador(a) y demás miembros de
La Comisión Técnica de Trabajo de Grado.
o Tesis Doctoral
Universidad Rómulo Gallegos
Su Despacho.

En mi carácter de tutor(a) del Trabajo de Grado de Maestría presentado por el


(la)ciudadano(a):___________________________________________________Nº
V-_______________, para optar al Grado de Magíster en Gerencia
Administrativa,titulado:_________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____, considero que dicha Tesis de Grado trabajo reúne los requisitos y méritos
suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del
Jurado Examinador que se designe.

En la ciudad de San Juan de los Morros, a los ___ días del mes de _____ del año 20__.

Firma

__________________________
Nombre y apellido del tutor(a)
C.I: V-

iii
DEDICATORIA

A Dios, por haberme permitido llegar hasta este punto y gozar de excelente salud para
lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.

A mi madre que desde el cielo me da la fortaleza para salir adelante.

A mis querido JUAN, el cual describo como mi hermano, amigo tío y padre al cual
le debo todo lo que me enseño y todo lo que soy como persona, mis valores,
principios, la perseverancia y el empeño a desafiar las adversidades sin perder nunca
la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mi Madrina y mi Comadre, por siempre estar a mi lado, brindándome todo su


amor, entrega, dedicación, conocimientos y tenerme mucha comprensión y paciencia
durante estos largos años de confianza y quienes han sido una pieza clave en mi
desarrollo profesional. Mil gracias porque siempre estar a mi lado sin condiciones.

A mi querida EKA, que le da sentido a mi vida la cual es la hija que no poseo y que
siempre está en mi corazón con su amor. Por ser lo más grande y valioso que Dios
puso en mi camino.

A mis amados ahijados, quienes son mi fuente de inspiración y la razón que me


impulsa a salir adelante.

A mis primas hermanas. Quienes me han brindado su apoyo incondicional y han


hecho suyos mis preocupaciones y problemas. Gracias por el amor, paciencia y
comprensión.

A mis familiares y amigos, que de una u otra forma me ayudaron y participaron para
que lograra el presente éxito profesional. Gracias por sus palabras de aliento y fe en
mí.

Gracias a todos…

Luis José Carrasco Miranda

iv
AGRADECIMIENTO

¡A Dios todopoderoso, fuente de bondad y


sabiduría, gracias a ti todo se puede¡

A mi comadre y mi madrina, los seres más


grandes que me han, comprendido, brindando su
cariño y apoyo para enfrentar los problemas que
en mis estudios se han presentado.

A mis ahijados y primos hermanos, quienes han


sido mí inspiración para que con paciencia y
consagración, que con aguante y cualidad
comprensiva en los momentos que les robé, para
alcanzar el nivel profesional.

Y a todos aquellos que de una forma u otra


colaboraron para alcanzar, el camino del éxito y
el saber, a todos ellos, mi más sincero
reconocimiento.

Luis José Carrasco Miranda.

v
INDICE GENERAL

CONSTANCIA DE ACEPTACION DEL TUTOR………...…………………… ii


APROBACION DEL TUTOR............................................................................... Iii
DEDICATORIA…………………………………………………………………. iv
AGRADECIMIENTO............................................................................................ v
INDICE GENERAL.............................................................................................. vi
LISTA DE CUADROS............................................................................ viii
RESUMEN............................................................................................................. ix
INTRODUCCIÓN...................................................................................
CAPÍTULO I
I EL PROBLEMA……………………………………………………….... 4
Planteamiento del Problema..............................................................
Objetivos de la Investigación:..................................................…..... 10
Justificación de la Investigación.. ......................................................
Alcances........................................................................................................... 11
II MARCO TEÓRICO.............................................................................
Antecedentes de la Investigación………………………….……………......
Bases Teóricas…………………......................................................... 20
Bases Legales……………………………………………………………. 42
III MARCO METODOLÓGICO.................................................................
Tipo de Investigación……………………………………………………
Modalidad de la Investigación……………………………………………….

Diseño de la Investigación…………………………………………………...
Población…………………………………………………………………….
Muestra……………………………………………………………………
Técnicas de Recolección de Datos……………………………………..
Instrumento de Recolección de Datos………………………………………
Validez y Confiabilidad del Instrumento………………………………..
Técnica de Análisis de los Datos…………………………………………

vi
IV ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS………………..………………………
Presentación y Análisis de los Resultados……………….………………………..
V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES………………………………..
Conclusiones…………………………………………………………………...
Recomendaciones………………………………………………………………
VI LA PROPUESTA…………………….……………………….……………….
Objetivos de la Propuesta…………………………..………………………….
General………………………….……….………….………………………….
Específicos………………………………..……………………………………
Justificación……………………………….……………………………………
Alcance…………………………………….……………………………………
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS………………………………………….

vii
LISTA DE
CUADROS

Cuadro pp.

Distribución de la población 48
Indicador: Planificación 60
Indicador: Organización 61
Indicador: Dirección 62
Indicador: Control 63
Indicador: Escrito 64
Indicador: Computarizado 65
Indicador: Mixto 66
Indicador: Habilidad técnica y humana 67
Indicador: Cualidades 68
Indicador: Información oportuna 69

viii
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS CENTRALES
RÓMULO GALLEGOS
ÁREA DE POST GRADO
MAESTRÍA EN GERENCIA ADMINISTRATIVA

SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTION ADMINISTRATIVA PARA


OPTIMIZAR LA FUNCIÓN GERENCIAL EN LA ALCALDIA DEL
MUNICIPIO FRANCISCO DE MIRANDA DEL ESTADO ANZOATEGUI

Autor: Carrasco Luis


Tutora: Dra. Rosa Goldecheth
Fecha:

El propósito del presente estudio consiste en ofrecer a la Alcaldía del Municipio


Francisco De Miranda Estado Anzoátegui un proyecto que permita mejorar el proceso
administrativo y de gerencia con el cual se lograra de forma satisfactoria alcanzar
los objetivos y metas planificadas por esta institución a través de la implementación
de un sistema administrativo automatizado. Este proyecto ofrece una alternativa de
solución viable de acción, a través de lineamientos de proyecto factible, apoyado en
una investigación de campo, descriptiva, las técnicas de recolección de datos fue la
encuesta. Los resultados de la encuesta fueron analizados de forma cualitativa y
cuantitativa, examinados y validados por el juicio de expertos en la materia. La
importancia que se desprende de esta exploración está relacionada con el
mejoramiento del proceso administrativo y de gerencia el cual se adaptara y ajustara
a la normativa legal vigente como la ley de la administración pública y la ley
orgánica de administración financiera del sector público. Luego de haber aplicado
el marco metodológico descrito se determinó que el proceso administrativo y la
gerencia presentan fallas en cuanto a lo inoportuno de las decisiones administrativas
y el bajo rendimiento del recurso humano, que conduce a que los objetivos y metas
no se alcancen en el tiempo establecido, por lo que se hace necesario elaborar este
estudio, titulado sistema de gestión administrativa para optimizar la función
gerencial en l a A l c a l d í a d e l Municipio Francisco De Miranda del Estado
Anzoátegui.

Descriptores: Gerencia Estratégica, Valores Organizacionales, Decisiones

ix
INTRODUCCIÓN

En las instituciones públicas como privadas el control es indispensable, porque


a través de él se comprueba la eficacia y eficiencia de las actividades administrativas
que se desarrollan en las mismas. Es por ello que éste debe estar relacionado con
sistemas de información confiable, eficiente, oportuna y disponible, dando como
resultado la exactitud y veracidad de la información requerida.
Los sistemas de información automatizados son de gran importancia para las
instituciones, ya que su puesta en práctica ahorraría tiempo, esfuerzo y trabajo en la
consecución de las actividades. Lo que permite que el control incluya a la tecnología
como una herramienta permanente utilizada para llevar a cabo un mejor desempeño
en la realización de las funciones administrativas en una determinada organización.
Motivado a ello, los órganos de la administración pública como parte
fundamental de los Gobiernos Regionales, no descartan la idea de automatizarse en
cuanto a información se refiere, ya que dicho instrumento representa una ayuda vital
con respecto a la toma de decisiones y a la ejecución de las actividades administrativas,
lo que generara información más fiable, en cuanto al proceso y/o servicio que prestan.
En consecuencia, se hace necesario mencionar que estos prestan una cooperación en
el logro de objetivos y metas de l a s instituciones, las cuales se han visto en la
imperiosa necesidad de implementar modernos sistemas administrativos que les
permitirá agilizar y mejorar di chos procesos que conduzcan a una trasformación de
la información de manera eficiente confiable y oportuna.
No obstante, a pesar de lo descrito, existen algunas instituciones públicas que
no cumplen a cabalidad con las fases del proceso administrativo incluyendo
principalmente la etapa de control, situación que puede afectar el funcionamiento de
las mismas, debido a que no podrán cumplir con los objetivos y metas planteadas, en
cada ejercicio económico.
De allí que surja la necesidad de realizar un sistema de información
administrativo automatizado para la Alcaldía Municipal del Municipio Francisco De
Miranda Estado Anzoátegui, con el propósito de optimizar la función administrativa,

x
implementando mecanismos automatizados que permitan optimizar el proceso
administrativo en esta organización.
La importancia de este estudio consiste en ofrecer a la Alcaldía Municipal del
Municipio Francisco De Miranda Estado Anzoátegui de un sistema de información
administrativo automatizado que permitirá optimizar la función gerencial, con la
finalidad de agilizar y mejorar el proceso administrativo en cuanto a la toma de
decisiones oport unas y a la ejecución y el control de sus actividades. Con ello se
lograra de forma satisfactoria, formular ejecutar y controlar las actividades
administrativas, siguiendo lineamientos previamente establecidos, de esta manera
este organismo lograra de una forma óptima alcanzar las metas planteadas.
Esta investigación es de tipo descriptiva, realizada como un proyecto factible
el cual es presentado por seis (6) capítulos de la manera siguiente:
Capítulo I: Este capítulo contiene el planteamiento del problema, los objetivos
planteados, haciendo una justificación y las limitaciones del estudio, así como los
alcances.
Capítulo II: en este capítulo se desarrollan los antecedentes relacionados con
esta investigación, tomando en cuenta el desarrollo de la teoría concernida al tema en
estudio y las bases teóricas.
Capítulo III: Aquí se presenta explícitamente detallado el Marco
metodológico, describiendo las técnicas de investigación, la población y muestra, así
como los instrumentos de recolección de datos y su posterior análisis e interpretación.
Capítulo IV: En este capítulo se expone el análisis e interpretación de los
resultados obtenidos en el desarrollo de la investigación, los cuales fueron procesados
por medio de frecuencias porcentuales a través de cuadros estadísticos.
Capítulo V: Capítulo de la propuesta, el cual contiene la presentación,
justificación, fundamentación, factibilidad de la propuesta, entre otros.
Capítulo VI: Contiene las conclusiones y recomendaciones correspondientes a la
investigación.
Seguidamente, se presentan las referencias bibliográficas y los anexos.

2
xi
CAPITULO I

Planteamiento del Problema

Con la evolución de los últimos años, los países se han visto afectados por una
crisis financiera que los ha conducido a imponer controles presupuestarios y
administrativos a sus organizaciones, los controles internos en las instituciones, se
han incrementado debido a lo práctico que resulta al medir la eficacia, eficiencia y la
productividad al momento de implantarlos, en especial si se centra en las actividades
básicas que ellas realizan, pues de ellos dependen garantizar el cumplimiento de los
objetivos empresariales.
La sociedad venezolana siempre ha manejado sus actividades a través de
diferentes tipos de organizaciones dirigidas a la producción de bienes y servicios, sea
cual sea su objetivo, estas organizaciones tienen varios elementos en común como
son: existencia de un objetivo meta o finalidad; están constituidas por recursos
humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Entre los cuales se dan diferentes
interrelaciones y operaciones y por consiguiente debe existir la figura de un líder,
director o gerente que debe conducir a la organización hacia el logro de sus objetivos.
Es decir, que en la medida en que las organizaciones aumentan en tamaño y
complejidad, requieren para alcanzar sus objetivos y metas de la administración.
La administración constituye la principal actividad promotora de los
objetivos planteados, la cual ha de efectuarse de manera conjunta con los
trabajadores, logrando alcanzar las metas propuestas. En proporción a esto, Tejí y
Franklin (1998) manifiestan que la administración es “un proceso muy particular
consistente en las actividades de planeación, organización, ejecución y
control, desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso
de seres humanos y otros recursos”. (p.52).

3
Considerando lo referido por los autores, deducible que la administración
constituye una acción, la cual hace uso de los recursos disponibles para transformar lo
que se ha propuesto en resultados, que de manera útil y efectivo, contribuyan al
crecimiento sostenido de la organización...
Dentro de este contexto, Jiménez (1998) sostiene que la administración dentro
de un enfoque psicosocial, es vista como una ciencia social compuesta de principios,
técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer
sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar
propósitos comunes, que individualmente no son factibles lograr. (p.35).
En este mismo orden de ideas, la administración aplica principios, normas,
técnicas al factor humano básico para la conquista de las aspiraciones, pues es él
quien actúa sobre el factor material, constituido por los medios de servicios, lo cual
que se adjudica a el Estado, como órgano público que está destinado a administrar el
destino de la comunidad y su transformación, convirtiéndose en el patrón más
trascendental, donde los organismos e instituciones correspondientes a éste,
constituye la congregación del poder económico, el cual es manejado por la
administración pública.

Dentro de este marco, Amaro (1999). Sostiene, que “la


Administración Pública constituye el principal instrumento para concretar
la acción del Estado, lo que hace a muchos decir que es el factor estratégico
del desarrollo. Si el bien colectivo depende principalmente de la gestión
del Estado, su administración pública tiene que responder a un esquema
que es propicia para los cambios políticos, económicos, sociales y
culturales y es allí, pues, donde estriba la significación del estudio
científico de la administración del Estado para que éste pueda encarar
el reto del desarrollo y buscar soluciones compatibles con la idiosincrasia
de cada país”. (p.4).

Teniendo en cuenta lo referido por el autor, es evidente que el principal


objetivo de la Administración Pública es establecer medidas que cumplan con la

4
disposición del servicio público, obteniendo a través de ésta el bienestar de la población
estimulando la mejora y el desarrollo de la misma.
Por otra parte, en toda organización moderna la acción de administrar siempre
está presente, pues como lo refieren Stoner y Wankel (1999), la Administración, es
necesaria para convertir los recursos, tales como las máquinas, técnicas y dinero en
elementos productivos que rindan beneficios concretos de orden social y económico,
constituyéndose así, en el elemento activador que convierta en realidad los objetivos
y metas establecidas.
Todo este proceso lleva implícito el desarrollo de una serie de acciones y
actividades concatenadas, las cuales forman parte del proceso administrativo. Al
respecto, Ferry y Franklin (1998) manifiestan que están integrados por una serie de
funciones, a saber: planificación para determinar los objetivos y los cursos de acción
que van a seguirse, organización, para distribuir el trabajo entre los medios, ejecución
la que es realizada por los miembros del grupo para que se lleven a cabo las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo y el control de las actividades para que se
conformen los planes.
Consecuentemente, el acogimiento de estas tecnologías ha originado que en
diversas organizaciones, las actividades de la gestión administrativa (planificación,
organización, dirección y control), se realicen de manera automatizada, a través de
sistemas de información, ofreciendo una mayor rapidez, precisión y puntualidad en el
desarrollo de las mismas y por ende, haciendo más eficiente el funcionamiento de
éstas. En este sentido, es pertinente tener en cuenta lo comentado por Lucas (1999),
cuando señala que “el alto grado de automatización existente en la tecnología actual
es lo que ha permitido reducir notablemente los costos y mejorar la eficacia dentro de
las organizaciones”. (p.89).
En los actuales momentos, se puede deducir que la aplicación de la
automatización en la realización del proceso administrativo, en especial en la gestión
administrativa llevada a cabo en la función gerencial, puede facilitar su ejecución,
suministrándole herramientas y alternativas, desde el punto de vista de la precisión, la

5
exactitud, la eficiencia, entre otros, lo que va a repercutir en un óptimo
funcionamiento de la organización.
Por consiguiente, el desarrollo científico, visto como el padre de todos los
avances tecnológicos, condujo al establecimiento de técnicas cibernéticas para la
puesta en marcha de los procesos en diversas ramas del sector productivo, en
consecuencia surge la computadora como herramienta facilitadora para los mismos,
aupada por la contención de programas o paquetes orientados al procesamiento en
lote de datos.
Al respecto, Murdick (2000) expresa que “el poder de la computadora para
controlar millones de transacciones y operaciones y para comunicar las variaciones
importantes respecto a los estándares ha hecho de su uso una necesidad en el control”.
(p.189).
Es así, como en distintas instituciones se observa la ejecución de operaciones
financieras, contables y administrativas a través de la aplicación de paquetes
(Software), contentivas de programas o aplicaciones que facilitan los procesos y
garantizan resultados objetivos, confiables e imprescindibles para la ejecución de las
actividades diarias lo que hace una organización ponga de manifiesto características
de liderazgo en su campo de acción.
No obstante, de no incorporarse innovaciones tecnológicas en una
organización, podría retardarse la ejecución del proceso administrativo, en especial el
de control, función determinante en la función o desempeño gerencial, lo que sin
lugar a dudas limitaría su productividad. Con respecto a este señalamiento, el
desempeño gerencial para Bust y Kevin (1999) “es el conjunto de actividades de
planificación, organización, dirección y control a objeto de utilizar, el capital humano
y los recursos físicos y financieros con la finalidad de alcanzar los objetivos propuestos
dentro de una organización”.(p.42).
Con atención al referido autor, el gerente aplicando sus facultades, tiene la
oportunidad de hacer uso de los recursos que dispone, de manera óptima, a fin de
cumplir las metas propuestas, esto lo logra teniendo en cuenta el importante aporte
que le propician las tecnologías, que en su máxima y racional aplicación, arrojan

6
resultados satisfactorios, en pro del bien colectivo de la organización dirigida. Por
otra parte, el Estado Venezolano cuenta con instituciones gubernamentales,
dependientes del Fisco Nacional, que tiene su fundamento legal en la Constitución de
la República Bolivariana de Venezuela (1999), que en su artículo 141 establece: La
Administración Pública está al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se
fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia,
eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la
función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho.
En consecuencia, es ineludible que las instituciones se actualicen desarrollando
proyectos que dinamicen y hagan eficiente la gestión administrativa pública, que
coadyuven al logro de los objetivos y metas de manera óptima y oportuna,
utilizando la tecnología informática en sus procesos administrativos .
Por lo tanto las organizaciones del sector público requieren una reforma
sustancial en lo que respecta a su administración, para lo cual deben emplearse
algunas de las distintas tecnologías que han surgido en la actualidad, de la cual no
escapa la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda Estado Anzoátegui, donde se
ha observado lo poco oportuno de las decisiones administrativas y el bajo rendimiento
del recurso humano, debido al retraso de los compromisos, motivado a la
insuficiencia en la elaboración de órdenes de compra y de pago, la ejecución física y
financiera del presupuesto, retraso en la entrega de los balances generales,
desconocimiento de la disponibilidad financiera, así como todo el proceso
administrativo de auditorías e inspecciones, motivado a la carencia de modernos
sistemas administrativos automatizados, lo que trae como consecuencias que no se
alcancen los objetivos y metas planteados en el respectivo ejercicio económico.
Por consiguiente, de acuerdo a lo descrito, se propone realizar una investigación
con el propósito de conocer las causas y consecuencias de los hechos y con base a los
resultados, diseñar un sistema de información de gestión administrativa que optimice
la función gerencial en la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda Estado
Anzoátegui. Para ello, la investigación estará orientada a dar respuestas a las siguientes
interrogantes:

7
¿Cuáles son las características de las funciones administrativas que se realizan en la
Alcaldía del Municipio Francisco De Miranda Estado Anzoátegui?
¿Cómo es el sistema de información que utilizan actualmente los gerentes de la
institución objeto de estudio?
¿Cómo es el estilo gerencial de los directivos de la Alcaldía del Municipio
Francisco De Miranda Estado Anzoátegui?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General

Proponer un sistema de información de gestión administrativa para optimizar


la función gerencial en la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda Estado
Anzoátegui.

Objetivos Específicos

1.- Determinar las características de las funciones administrativas que se realizan en la


institución objeto de estudio.
2.- Diagnosticar el sistema de información que los gerentes ejecutan en la

Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda Estado Anzoátegui.


3.- Establecer los estilos gerenciales predominantes en los directivos de la

Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda Estado Anzoátegui.


4.- Proponer un sistema de información administrativa para optimizar la función
gerencial en la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda Estado Anzoátegui.

Justificación de la Investigación

Teniendo en cuenta el propósito y los objetivos planteados en esta investigación,


la misma se considera importante y se justifica, porque en el ámbito teórico, este

8
estudio recopila y analiza diversos contenidos referentes a la gestión administrativa y
los sistemas de información, los cuales pasaron a enriquecer los existentes, además de
servir como base de datos para otras investigaciones relacionadas con el tema.
De la misma manera, proporciona base para describir y estudiar los aportes de
los sistemas de información a la gestión administrativa, información que puede ser
utilizada para transmitirlos a otras funciones, así como constituir un importante aporte
de datos para otras instituciones semejantes que requieran dicho sistema.
Desde el inicio del punto de vista social, propone una alternativa de solución
que puede solventar algunos problemas existentes en la localidad.
Potencialmente los resultados obtenidos pueden ser utilizados como
antecedentes en futuros estudios, también, en el ámbito metodológico, se desarrollan
diferentes procedimientos y técnicas de recolección y análisis de datos, lo que
involucra el diseño de un instrumento el cual puede ser empleado en investigaciones
similares.
En este sentido, se diseñará un sistema de información administrativo
automatizado que permita optimizar la función gerencial en la Alcaldía del Municipio
Francisco De Miranda Estado Anzoátegui.

Líneas De investigación

Este trabajo se vincula con la Línea de Investigación N° 05. “Políticas gerenciales


del estado venezolano” tiene como objetivo el desarrollo de actividades administrativas
con enfoque socialista dirigido al sector público, donde exista la formulación y
ejecución de los procesos basados en el nuevo contexto social, político, económico y
cultural venezolano En este mismo propósito, el problema estudiado en la presente
investigación está vinculado con la línea de investigación antes mencionado debido a
que se presenta dentro de la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda

9
Alcances de la investigación

Alcances

El alcance de la presente investigación, es el curso fundamental para proponer un


sistema de información de gestión administrativa para optimizar la función gerencial
en la Alcaldía del Municipio Francisco De Miranda Estado Anzoátegui. Para esto se
describirán las características de las funciones administrativas que se llevan a cabo en
la institución en estudio, situación que permitirá establecer las anomalías con que se
lleva la planificación, la organización, la ejecución y control.
Del mismo modo, se conocerán los estilos gerenciales que predominan en los
gerentes o directivos de la institución en estudio, a fin de establecer las pautas del
sistema de información propuesto.
Igualmente, esta investigación puede servir de marco referencial para otras
indagaciones que propongan el estudio y con variables que posean características
similares.

10
CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

Para realizar el presente estudio se ha seguido la consulta y apoyo de otras


investigaciones realizadas con el objeto del estudio, todas las experiencias y aportes
que estas puedan brindar van a coadyuvar y mejorar los aspectos de planificación
ejecución y control realizadas en la presente investigación .
Este capítulo tiene como propósito presentar el contenido teórico que sustenta
el estudio realizado, concretado en los siguientes aspectos: antecedentes de la
investigación, bases teóricas y definición de las variables.

Antecedentes de la Investigación

Un aspecto relevante en esta investigación son los trabajos e investigaciones


previas que se han realizado relacionadas con el tema. El respaldo de investigaciones
anteriores permite hacer conclusiones más acertadas tomando en cuenta sus
avenencias y limitaciones ya pasadas, obteniendo así un soporte aplicable a este
nuevo problema. Entre los más resaltantes podemos señalar:
Morales (2016), desarrollo una investigación acerca de “Lineamientos
Estratégicos para la Creación de un Sistema de Información Gerencial en la
Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez del estado Guárico”. Dicho
trabajo tenía como Objetivo General Proponer lineamientos estratégicos que
permitieran optimizar la comunicación de los profesionales que ejercen funciones de
Gerentes en la referida casa de Estudios. Por ello se desarrolla bajo la modalidad de
proyecto factible sustentado en una investigación de campo descriptiva, la población
y en este caso la muestra estuvo integrada por veintisiete (27) profesionales que
ejercían cargos gerenciales, obteniendo como conclusión la existencia de deficiencias

11
a nivel del manejo de la información y el proceso comunicacional entre los
profesionales que ejercen cargos gerenciales. Lo que conlleva a considerar la
necesidad de ejercer acciones que permitan solventar esta situación. El autor refleja
la necesidad que tienen las organizaciones de poseer un sistema de información
gerencial.
Medina (2018), elaboró un “Programa de Capacitación en Procesos
Administrativos para los Jefes de división y Departamento de la Zona Educativa del
Estado Aragua”. El trabajo presentado se ajustó a una investigación de campo con las
características de un proyecto factible. En la recolección de datos se utilizó un
cuestionario estructurado en un formato tipo licker, que se aplicó a cuarenta y nueve
(49) funcionarios, jefes de división y departamentos. Evidenciándose con los
resultados la necesidad de capacitar a los funcionarios antes mencionados con el
propósito de adiestrarlos en herramientas y estrategias gerenciales para optimizar el
desempeño de sus funciones administrativas.
Este estudio sirve de referencia a la presente investigación, ya que propone un
programa de capacitación en los procesos administrativos, lo que permite adoptar
acciones para la toma de decisión orientadas a la evaluación de la gestión
administrativa para el óptimo desarrollo de las actividades inherentes al proceso
gerencial. Por lo tanto, guarda una particular relación con el estudio, ya que en éste se
estudia la práctica gerencial, aportando métodos y técnicas para su evaluación.
Por otra parte, es necesario destacar que Palmas (2016) en su trabajo titulado
“Estrategia de Implementación de un Sistema de Información y su efectividad en los
Controles Administrativos en la empresa Elecentro Guárico”, encontró que en dicha
empresa no contaban con un sistema de información adecuado en las actividades de la
unidad de control administrativo de esta empresa, ya que el manual traía como
consecuencia que los resultados de la información no eran precisos, oportunos y
rápidos, lo cual incidía en los controles administrativos porque el sistema utilizado
era muy deficiente, por ello se recomendó la implementación de un sistema de
información automatizado para ser aplicado en forma periódica y constante.

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El trabajo anterior, responde a la necesidad de un sistema de información para
los controles administrativos y consecuentemente en la calidad de los servicios
prestados por una organización. Es de allí su relación con esta investigación, ya que
propone un sistema de información gerencial.
En este mismo contexto, Gracielys Morillo (2018) elaboraron un Trabajo de
Grado denominado “Modelo de sistema automatizado de gestión administrativa.
Departamento de orientación. Facultad de ciencias de la Educación. Universidad de
Carabobo”, en el cual concluyeron que una estrategia para mejorar la gestión gerencial
del funcionamiento administrativo es estimular la calidad con reconocimiento a los
empleados por su labor prestada. Igualmente, los autores indican que se debe tener
presente que el personal debe contar con conocimiento para poder utilizar los
diversos procedimientos operativos que le permitirán la aplicación de los modelos y
estrategias para así maximizar la eficiencia; igualmente precisar la información de todo
el departamento y proporcionar las herramientas para facilitar los procesos en la toma
de decisiones.
La investigación consultada aporta lineamientos metodológicos y prácticos
para conocer el desarrollo de un modelo de gestión gerencial, a través del conocimiento
de las funciones administrativas, aportando ideas para el desarrollo de la presente
propuesta.
En el mismo orden se reseña, Ditta (2018) realizó un trabajo denominado
“Lineamentos para Modernizar el Proceso de Control Administrativo en departamentos
de la empresa Alimentos Kellogg´s S.A.”, fundamentado en una investigación
de campo documental, que se orientó al estudio de aspectos relativos al mejoramiento
y modernización de los controles que forman parte de los procesos básicos
administrativos que se cubren en esta organización, teniendo como objetivo general:
proponer lineamientos concretos para modernizar el proceso de control administrativo
en los Departamentos de Contabilidad y Contraloría de la Empresa citada. El autor
llegó a la conclusión, que los controles administrativos son parte fundamental de los
sistemas y de no hacerse un uso razonado de los mismos, difícilmente cualquier
organización podrá ampliar las metas y objetivos que se plantee.

13
En este trabajo el autor refleja la importancia que tiene la modernización de
los procesos de control, la cual establece parámetros de unión en el proceso de
desarrollo de actividades. Esto sirve de referencia para el presente estudio, dado que
se aborda el control como función de la práctica gerencial en la institución objeto de
estudio.
Otro trabajo importante de citar es el presentado por Báez, Ruiz y Salas
(2016), titulado “Los Procesos Administrativos y su Relación con el Rendimiento
Laboral del Recurso Humano de la Dirección de Tesorería General del Ejecutivo del
Estado Guárico. Los autores plantean que el panorama de las organizaciones de la
administración pública en el país, muestra una serie de deficiencias y problemas, que
se reflejan en su gestión.
El Estado plantea estructuras y procedimientos administrativos obsoletos,
además el factor humano de tanta importancia para el alcance de los objetivos trazados,
no es el más idóneo para asumir este reto. Es decir, se evidencian fallas y deficiencias
tanto en los procesos administrativos como en el rendimiento de los trabajadores,
concluyeron que los procesos administrativos que se llevan a cabo en la Dirección de
Tesorería General del ejecutivo del Estado Guárico, pueden calificarse de
“irregulares”, es decir, no cumplen los parámetros necesarios para ejercer la
administración de los recursos humanos, esto puede generar una serie de
consecuencias, entre ellas, desmotivación, baja productividad, deficiencias a nivel de
comunicación, generación de conflictos laborales, y desconocimiento de la labor que
desempeñan los empleados de esta dependencia.
En síntesis, el antecedente referido guarda estrecha sintonía con este estudio,
dado que evidencian las fallas que prevalecen con el transcurso de los años en las
actividades involucradas en los procesos básicos administrativos. Sobre la base de las
conclusiones y recomendaciones de la investigación reseñada, el trabajo realizado se
sustenta, pues tiene basamento para la formulación de sus variables y dimensiones de
estudio.

14
Reseña histórica del Municipio Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui

Después de la caída de la dictadura Peregimenista, en Pariaguán surgió la


iniciativa de emprender un programa democrático donde sus participantes eran para
entonces, los personajes que iniciaban la historia política de este pueblo.
Dentro de estas personalidades destacan: Alfonso Pariaguán, Oscar Marín,
Benjamín Crespo, Alfonso Morales, Luís R. mijares, Dr. Agustín Figuera entre otros.
Comenzaba así a constituirse un Consejo Municipal unitario, esta resolución
fue dictaminada por el gobernador, quien por vía ejecutiva emprendía un nuevo camino
de libertad y democracia.
Se desprende entonces, en el territorio Mirandino un desfile de personajes, en
el año 1.958, encabezado por: El Sr. Luís Rafael Mijares, quien abrió puertas a este
periodo de libertad de expresión y quien repitió más adelante en los amados años 1.958
al 1.989.
Abre los soñados 60 el Sr. Manuel Barrio, quien dirigiera por un periodo de
cuatro años (iniciando en 1.959 y finalizando en el 1.963); Alcides Iradi, protagonista
de los años 1.964 al 1.971; Alfonso Morales, participando en 1.968; Isidro Hernández,
quien le tocaría la gran tarea de despedir los ya famosos 60; Pedro Miguel Figuera,
quien resulta electo 1.974-75; Prof. Fabio Salazar, quien ganó los comicios en el año
1.976; Juan Calderón, cerrando los años 1.970 (77 y 78 ); Dr. Domingo Pérez, en el
año 1.979 y dio paso a Pedro Miguel Parra en 1.980.
Más tarde Ricardo Aranguren en los años 1.981-83, en la famosa apertura
petrolera, dio paso al periodo constitucional de mayor relevancia en el Municipio, aquí
se inicia una serie de sucesos que son hoy en día fuente principal de nuestro sustento
económico. El farmaceuta Rigoberto Martínez, tuvo su participación en 1.982; José F.
Ribas para 1.987 puso su granito de arena y Arcadio Guzmán, quien también en 1.987
cerraba con gran éxito el sistema de concejalía existente, para dar paso a una Alcaldía
que esperaban a la población mirandina con los brazos abiertos.
Inés Pérez de Narváez inaugura esta nueva etapa política en la región, que se
iniciaba con paso de plomo en los difíciles años 1.990 al 1.993.

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Luís Evans en el Periodo 1.993 al 1.996; seguido por el Dr. Miguel Caballero en 1.996
al 1.999, cuyo aporte a la cultura en Pariaguán hizo nacer el alba a la Música
Venezolana, quien en sus manos y junto a cantantes empíricos de la localidad,
emprendían un nuevo rumbo y retos, saliendo de la fronteras de la localidad,
emprendían un nuevo rumbo y retos, saliendo de las fronteras locales, después
prosiguió dos mandatos del Dr. Tomas Bello.
Actualmente el dirigente del gobierno es el Ing. Ángel Vásquez quien en su
gestión ha logrado innumerables mejoras a las comunidades; resaltando dentro de sus
proyectos.

Ubicación Política.
La Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda, Está ubicada en la Calle 1ro de
Mayo al lado de PDVSA, Sector las Colinas, de la ciudad de Pariaguán Municipio
Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui. Teléfonos: (0283) 8820490 / 8821611
Correo Electrónico: alcaldepariaguán@yahoo.es

Objetivos de la Empresa.
La Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda, tiene como objetivo general:
Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los habitantes del Municipio
Francisco de Miranda a través, del trabajo coordinado de sus dependencias
administrativas.

Objetivos Específicos
— Obtener recursos financieros y no financieros para el desarrollo de programas
de seguridad social, ciudadana y de ejecución de obras de infraestructuras
comunitaria.
— Diseñar los lineamientos generales de las políticas públicas del Municipio.

Funciones de la Empresa.
— Determinar los planes de acción Municipal.

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— Desarrollar líneas claras de acción.
— Gestionar créditos y financiamientos a través, de instituciones
gubernamentales, nacionales y/o extranjeros para la ejecución de obras de
carácter social, económicas, cultural, etc.
— Suscribir los convenios sociales, económicos, culturales que sean
necesarios para garantizar el bienestar del Municipio.
— Ejecutar la recaudación de impuestos de conformidad con lo establecido en
las leyes, para redistribuir los recursos financieros obtenidos en servicios
públicos que favorezcan al municipio.
— Preparar las agendas de atención ciudadana o comunitaria que sean
necesarias para la resolución de los problemas puntuales.
— Gestionar ante los organismos privados y públicos los aportes para el
desarrollo de la comunidad.
— Resguardar los bienes de propiedad municipal.
— Dar solución a los problemas emanados durante su estadía.
— Expedición de decretos y resoluciones

Estructura Organizativa de la Organización


Desde el punto de vista organizativo La Alcaldía del Municipio Francisco de
Miranda, está conformada por divisiones y departamentos de manera de tener el
máximo control y fiscalización de los ingresos, Gastos y Bienes Municipales.
Cada división y departamento está dirigido por un personal asignado a cada área
que coordine y dirige las actividades planificadas por este organismo. (Ver anexo A)

Misión de la Empresa.
La Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda, esta orientados a la solución
de las necesidades y sugerencias de nuestras comunidades que cada vez más participan
en la toma de decisiones del gobierno local, debido al fortalecimiento que esta gestión
viene haciendo en la Participación Ciudadana y Organizaciones Comunitarias.

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Visión de la Empresa.
Tiene como visión, un proyecto común de Municipio Modelo, que sea reflejo y
parte de la opinión de las agrupaciones sociales, empresas, sindicatos, partidos políticos
y ciudadanía en general. Hemos diseñado un Plan para el Municipio como resultado de
un ejercicio amplio de estudios y consultas con los ciudadanos para trazar estrategias
y definir líneas de acción, como marco para realizar los programas con una perspectiva
integral a corto y mediano plazo hacia una democracia integral que nos compromete a
todo por igual, con la obligación de responder a la comunidad con hechos, acciones y
realizaciones, sin embargo, debemos contar con la participación firme de toda la
comunidad en su conjunto.

Valores.
— La ética como principio orientador de nuestras acciones y decisiones.
— El compromiso con nuestra organización.
— El trabajo en equipo para alcanzar la misión y visión de nuestra organización
— La innovación como impulso de la actividad diaria
— La calidad del servicio como una constate dirigida a los usuarios internos y
externos
— Los aportes de las comunidades organizadas
— El reto, como acción medular en la gestión organizacional y de personal
— El espíritu emprendedor como actitud dominante para el auto desarrollo dentro
de la organización.

La Administración

Bases Teóricas
Han surgido diversas definiciones sobre administración, siendo la más popular:
lograr que se hagan las cosas mediante otras personas. En este sentido, Terry y Franklin
(2008) sostienen que es “un proceso muy particular consistente en las actividades de
planeación, organización, ejecución y control, desempeñadas para determinar y
alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos”. p.22).

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En este orden de ideas, Melinkoff (2015) define la administración como “la
organización y dirección de recursos humanos y materiales para lograr los fines
propuestos, tanto del sector público como del sector privado, mediante la utilización
de un conjunto de procesos”. (p.7).

De acuerdo con lo anterior, se infiere que la administración constituye una


actividad que convierte los recursos disponibles en resultados útiles y efectivos.
Por otra parte, la ciencia de la administración, responde a los lineamientos
generales de los conceptos expuestos. Ésta posee un conjunto de leyes, principios y
teoremas, de aplicación práctica a la actividad del hombre, y representa la
administración un sistema de conocimientos sobre la sociedad y el pensamiento.

Principios Generales de Administración

Los principios de la administración son flexibles, no son absolutos, y deben


ser utilizados independientemente de que las condiciones sean especiales o cambiantes.
En este sentido, Fayol citado por Nuñez (1997), formuló catorce principios basándose
en su experiencia, éstos pueden resumirse de la siguiente manera:
División del trabajo. Ésta es la especialización que los economistas
consideran necesaria para la eficiencia en el uso de la fuerza de trabajo. Este principio
es aplicado a todo tipo de trabajos, tanto administrativos como técnicos.
Autoridad y responsabilidad. Autoridad y responsabilidad están relacionadas,
siendo esta última el corolario y consecuencia de la primera. La autoridad es
concebida como una combinación que se deriva de la posición del administrador y de
sus características personales, compuesta de inteligencia, experiencia, valores
morales, entre otros.
Disciplina. Contemplado la disciplina como “el respeto por los reglamentos y
convenios encaminados al logro de la obediencia, aplicación, energía, y demás signos
distintivos del respeto”, la disciplina requiere de buenos superiores en todos los
niveles de la organización.

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Unidad de mando. Esto significa que los empleados deberían recibir órdenes
solamente de un superior.
Unidad de dirección. De acuerdo con este principio, cada grupo de actividades
con el mismo objetivo debe tener un director y un plan. A diferencia del principio de
unidad de mando, se refiere a la organización del “cuerpo directivo”, más que al
personal.
Subordinación del interés individual al general. Esto es evidente, cuando
estos dos tipos de intereses difieren, el administrador debe reconciliarlos.
Remuneración. La remuneración y los métodos de retribución deben ser justos
y propiciar la máxima satisfacción posible para los trabajadores y para el empresario.
Centralización. Sin emplear el término “centralización de autoridad”, hizo
referencia al grado en el cual la autoridad se encuentra centralizada o descentralizada.
Las circunstancias individuales determinarán el grado de “centralización el mejor
rendimiento general”.
Jerarquía de autoridad. “Cadena de autoridad”, la cual va desde los rasgos
mayores hasta los menores, y aunque no debe ser estructurada a niveles innecesarios
de detalle, sí deberían hacerse a través de tramos más bien cortos.
Orden. Dividiendo éste en “material” y social, éste es esencialmente un
principio de organización para el arreglo y ordenamiento de cosas e individuos.
Equidad. Lealtad y dedicación deberían inculcarse al personal mediante una
combinación de benevolencia y justicia por parte de los administradores al tratar con
los subordinados.
Estabilidad. En la tenencia de un cargo o puesto.
Iniciativa. La iniciativa se concibe como el diseño y ejecución de un plan.
Espíritu de grupo. Este es el principio de “la unión hace la fuerza”, y también
una extensión del de unidad de mando, y subraya la necesidad del trabajo de equipo,
así como la importancia de la comunicación para obtenerlo.

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La Administración Pública

La administración pública ha sido pareja con el desarrollo social, político,


cultural, educativo y económico de la colectividad de la cual se le ha confiado su
representación. El Estado es el órgano público destinado a regir los destinos de la
humanidad y su evolución, convertidos en el empresario más importante de América
Latina, donde las instituciones pertenecientes al sector público, representan la
concentración de mayor poder económico.
De igual manera, la Administración Publica ha sido conceptualizada por
diversos autores entre los que destacan, Amaro (1999) quien sostiene que:
La administración pública constituye el principal Instrumento para concretar la
acción del Estado, lo que hace a muchos decir que es el factor estratégico del desarrollo.
Si el bien colectivo depende principalmente de la gestión del estado, su administración
pública tiene que responder a un esquema que es propicio a los cambios políticos,
económicos, sociales y culturales es allí, pues, donde estriba la significación del estudio
científico de la administración del Estado para que éste pueda encarar el reto del
desarrollo y buscar soluciones compatibles con la idiosincrasia de cada país. (p.4).
Este planteamiento es compartido por White (2000), quien sostiene que “en
su más amplio sentido, la administración pública se compone de todas aquellas
operaciones cuyo propósito sea el cumplimiento o la imposición de medidas públicas
acordadas por las autoridades competentes”. (p.25).
Como se puede evidenciar que uno de los propósitos de la Administración
Pública, es establecer medidas que cumplan con la ordenanza del servicio público y
con ello el bienestar de la comunidad.
Por su parte Muñoz (1997) opina que “la administración pública es la fase del
gobierno que consta de la ordenación operativa de personas, mediante la
planificación, organización, educación y dirección de su conducta, para la realización
de los fines del sistema político”. (p.67).
En el mismo orden de ideas, Galick citado por Gracia (1998) señala que “la
Administración Pública es aquella parte de la administración que concierne al gobierno,

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fundamentalmente al poder ejecutivo, que es el encargado de llevar a cabo las tareas
gubernamentales.” (p.24).
Observando lo expuesto se puede apreciar, que todas las actividades
desarrolladas por el Estado, forman parte de la administración pública, éstas están
compuestas por todas las organizaciones que ejecutan alguna acción pública, al
mismo tiempo están orientadas a satisfacer las necesidades de la población en
general.
Dicho de otro modo, la Administración Pública es parte de un campo más
amplio y general de administración, el cual estudia como las instituciones están
organizadas y motivadas, el autor descrito dice que “La Administración Pública es la
coordinación de esfuerzos efectivos para ejecutar las políticas públicas”. (p.239).

Proceso Administrativo

La naturaleza administrativa que transforma y orienta la participación de los


trabajadores en la organización está relacionada con cuatro procesos básicos, siendo
éstos, de acuerdo con Melinkoff (1999), son: planificación, organización, dirección y
control.
Planificación. Este proceso es definido por Koontz y O’Donnell (1998), como
“la función administrativa más importante de todas, puesto que incluye la selección
entre diversos cursos alternativos futuros de acción”. (p.137). La planificación no sólo
es una función básica para todos los administradores, sino a todos los niveles de una
organización. Un administrador debe planificar, organizar, ejecutar y controlar para
asegurar el logro de las metas según los planes.
La planificación incluye la selección de objetivos organizacionales y
departamentales, así como la determinación de los medios para alcanzarlos. Por tanto,
es un enfoque racional para alcanzar objetivos preestablecidos, puesto que este enfoque
no se pone en el vacío, la buena planeación debe considerar la naturaleza del medio
ambiente futuro en el cual las decisiones y acciones de la planificación habrán de
operarse.

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Organización. A través de este proceso administrativo, la institución obtiene
los recursos necesarios para su funcionamiento, se fijan las funciones, autoridades
y responsabilidades de sus diferentes dependencias y funcionarios, y se determinan los
procedimientos de detalles que para cumplir los objetivos de ella, debe desarrollar
cada una de las reparticiones y empleados. Es así como, Chiavenato (1999) indica que
organización se refiere al acto de organizar, estructurar e integrar los recursos y los
órganos pertinentes de su administración y establecer las relaciones entre ellos y las
atribuciones de cada uno.
Por consiguiente, se dice que para que los objetivos puedan alcanzarse, los
planes a ejecutarse y las personas puedan trabajar eficientemente, las actividades
deben agruparse adecuadamente de manera lógica, y la autoridad debe distribuirse de
tal manera que evite conflictos y confusiones. Por lo cual, la organización consiste en:
1.- Determinar las actividades específicas necesarias para el alcance de los
objetivos planeados (especialización).
2.-Agrupar las actividades en una estructura lógica (departamentalización).
3.- Asignar las actividades a posiciones y personas específicas (cargos y
Tareas).

Asimismo, organizar, constituye establecer relaciones efectivas de


comportamiento entre las personas de manera que puedan trabajar juntas con
eficiencia y obtengan satisfacción personal al hacer tareas seleccionadas bajo
condiciones ambientales dadas para el propósito de realizar alguna meta u objetivo.
Dirección. La dirección constituye la tercera función administrativa (que sigue a la
planeación y a la organización). Definida la planeación y establecida la organización,
falta hacer que las cosas marchen y acontezcan. Éste es el papel de la dirección:
accionar y dinamizar las actividades de la institución. La dirección inherente también
a la ejecución, al liderazgo y a la coordinación, está relacionada con la acción, con la
puesta en marcha, y tiene mucho que ver con las personas. Está directa e
indirectamente relacionada con la actuación sobre los recursos humanos de la
empresa.
La función de dirección administrativa, en palabras de Terry y Franklin

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(1998), es “hacer que todos los componentes del grupo quieran realizar los objetivos
de la empresa y que sus miembros se esfuercen por alcanzarlos, puesto que los
miembros quieren lograr esos objetivos”. (p.342).
Para Chiavenato (1999), la dirección se asocia con la manera por la cual los
objetivos deben alcanzarse, por medio de la actividad de las personas que componen
la organización.
Asimismo, Jiménez (1998) sostiene que la dirección administrativa
constituye:
… el proceso integrado por medio del cual se ajustan las partes entre
ellas, de suerte que funcionen armónicamente y sin fricciones y
duplicaciones y donde cada sector o individuo dé su máxima
contribución a ese todo, a fin de satisfacer los objetivos sociales de
la empresa en particular. (p.55).

De acuerdo con las definiciones anteriores se infiere que la dirección constituye


la función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los
administradores en todos los niveles de la organización y sus respectivos subordinados.
Para que la planeación y la organización puedan ser eficientes, necesitan ser
dinamizadas y complementadas por la orientación que se dé a las personas, mediante
una adecuada comunicación y habilidad de liderazgo y de motivación.
Control. De acuerdo con el esquema adoptado en esta investigación, el control
representa el cuarto proceso básico administrativo.
Para Fayol, citado por Melinkoff (1999), el control consiste “en verificar si todo
se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a los principios
admitidos. Tienen la finalidad de señalar las faltas y los errores, a fin de que se
pueda repararlos y evitar su repetición”. (p.62).

Igualmente, Terry y Franklin (1998), definen el control como el proceso para


determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario aplicando
medidas correctivas de manera que la ejecución se lleve de acuerdo a lo planificado.
Por su parte, Jiménez (1998) señala que para que exista un control efectivo es
necesario que haya conocimiento de los objetivos sociales y una unidad cooperativa

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de todos los esfuerzos, para obtener por su medio una labor coordinada que facilite y
permita el intercambio de informaciones y el análisis de lo hecho.
De acuerdo con las concepciones anteriores, se pueden extraer los elementos
esenciales del proceso de control, siendo éstos:
1.- La supervisión de lo que se está realizando, indispensable en todo proceso
de control.
2.- Los patrones, normas o base de control.
3.- El carácter preventivo, propio de este proceso, para señalar las faltas y
errores.
4.- La aplicación de dispositivos de correcciones.
5.- La aplicación de sanciones por faltas a las obligaciones.

La finalidad del control es asegurar que los resultados de aquellos que se planeó,
organizó y ejecutó, se ajusten, tanto como sea posible, a los objetivos previamente
establecidos. La esencia del control reside en la verificación de sí la actividad
controlada está alcanzando o no los objetivos, con los resultados deseados.
En este sentido, se deduce que el control consiste, fundamentalmente, en el
proceso que guía toda actividad, hacia un fin determinado. Como proceso, el control
presenta tipos, los cuales están condicionados por dos maneras concretas de
ejecución. Los controles pueden ser previos o posteriores a la acción. Ambas formas
tienen sus aspectos negativos y positivos, en unos casos y otros.

Los Sistemas de Información

Los sistemas de información son la base de muchas de las actividades que


ocurren en las organizaciones y en la sociedad. Las organizaciones con éxito
generalmente han aprendido como utilizar la información como instrumento eficaz para
la administración, y han desarrollado sistemas de información que responden a las
necesidades de las personas.
Un sistema de información se encuentra estrechamente ligado a un sistema de
producción, debido a que este ofrece bienes y servicios para satisfacer las necesidades

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con el fin de que la organización cubra sus metas planificadas. La información y los
sistemas de información también producen costos, debido a la importancia esencial
de la información, se deben tomar medidas para administrarla. En tal sentido, Senn
(1999), acota que “el manejo de la información como recurso sirve de fundamento a
los sistemas de información”. (p.10).

Perspectiva de los Sistemas sobre la Organización y la Administración

Para Murdick (2000), “La organización como sistema tiene objetivos fijados
por la gerencia, donde establece la misión básica, los objetivos operativos”. (p. 95).
Es necesario mencionar que la administración exitosa de la organización
depende de la gente y de la información y de la capacidad de los sistemas de
información computarizados, pueden alterar la forma como operan las mismas y trae
como resultado que la administración revisará constantemente operaciones para
estructurar la organización y modificar especificaciones según el impacto que los
sistemas deben producir.

Tipos de Información Administrativa

Los sistemas de información deben informar a los administradores y no


abrumarlos. A menudo la información cualitativa así como la subjetiva (valoraciones,
opiniones y especificaciones incompletas), pueden resultar muy útiles, a esto se unen
los siete tipos de información para la administración de alto nivel.
Para Senn (1999), existen varios tipos de información para la administración
que se describe a continuación:
Información de Apoyo, la cual es la que mantiene informados a los
administradores en relación con situaciones actuales o niveles de logro y permiten
saber que rendimiento se ha alcanzado y si va de acuerdo con las expectativas
generales en un área de interés.
Información de Advertencia, es aquella que señala que están ocurriendo
cambios, ya sea en la forma de oportunidades que se presentan, o bien presagios de

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problemas futuros que afectarían el éxito de la empresa, de sus productos o de
servicios y su viabilidad a largo plazo.
Información de Sistemas o de Avance, mantiene a los administradores al
tanto de los problemas presentes y de la crisis, así como de los avances reportados
con el fin de aprovechar las oportunidades que pueden perderse si no se actúa de
inmediato.
Información de Operaciones Internas, indicadoras claves de cómo la
organización o las personas se están desempeñando, útiles para presentar informes
sobre la salud general de una organización.
Información Confidencial, incluye una gama amplia de áreas como cambios en
la empresa y en las estrategias de los competidores, movimientos en el mercado
financiero.
Información de Planeación, la cual describe los principales desarrollos y
programas que deben iniciarse en un futuro, incluye las hipótesis en los cuales se
basan los planes o los desarrollos anticipados esenciales para la realización de los
planes establecidos.
Información Difundida en el Exterior, la que un ejecutivo principal desea
revisar antes que sea transmitida a los accionistas o a los medios de comunicación.
(p.30).
Las diferentes organizaciones cuentan con los diversos tipos de información,
para que la misma tenga la oportunidad de cerciorarse de cómo está funcionando
actualmente.

Diseño y Análisis Estructurado de los Sistemas Administrativos

El objetivo del análisis estructurado es evitar las dificultades cuando sé este


desarrollando el modelo lógico y gráfico del sistema requerido, este análisis se enfoca
en que es lo necesario que hará el sistema o que debe obtener con su aplicación, ello
va a permitir a los individuos ver lo que el sistema debe hacer independientemente de
las restricciones físicas. El análisis estructurado utiliza modelos gráficos debido a que

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éstos muestran a los gerentes y al personal que no es de sistemas presentar detalles
manuales de los procesos de cómputos y de procedimientos operativos.
Las herramientas básicas del análisis y diseño estructurado de un sistema son
las siguientes:
Diagrama de Flujo de Datos: para demostrar el uso del análisis estructurado
en la recopilación de la información se construirá un Diagrama de Flujo de Datos
para una sencilla aplicación, en dicho análisis se utilizarán cuatros símbolos: una flecha
para mostrar el flujo de datos, un óvalo para indicar el proceso que transforma
el flujo de los datos, un rectángulo abierto para mostrar el almacenamiento de los
datos y un cuadrado para representar una fuente o destino de los datos.
Al utilizar un diagrama de flujo como este, los analistas pueden determinar
rápidamente si las especificaciones están incompletas. La definición de los Diagramas
de Flujo de Datos para Senn (1999) “es la representación gráfica o pictórica del
movimiento de los datos desde y hacia un sistema y entre los procesos y los
almacenamientos de datos”. (p.14).
En cuanto a la tipología de los sistemas de información administrativos,
Gómez (1999) sostiene que entre una de las clasificaciones de mayor importancia es
la siguiente:
a) Artificiales: los sistemas de información humana son ideados por el hombre
y no simplemente “nacen”.
b) Sociales y Hombre-máquina: el sistema de información administrativo
puede considerarse puramente desde el aspecto humano y social, lo cual incluye
la comunicación y la toma de decisiones. En su forma más refinada, tiene
como equipos las computadoras y, por tanto es un sistema de hombre-
máquina.
c) Abiertos: cada segmento o subsistema de información administrativo
requiere entradas de otros subsistemas, por lo cual cada uno es un sistema
abierto. El sistema de información administrativo depende en su totalidad de
las entradas provenientes de las operaciones de la organización y de las
provenientes del ambiente, de modo que también es un sistema abierto.

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d) Temporales: los sistemas de información administrativos se revisan
constantemente, tanto de modo formal como informal.
e) Estables: una vez diseñado, el sistema de información debe manejar ciertos
tipos de problemas en una forma más o menos rutinaria y aportar información
a la gerencia conforme a un programa especificado.
f) Sistemas y Subsistemas: el sistema de información debe ser un sistema de
toda la compañía o un subsistema, como el de finanzas o el de producción.
g) Adaptativos: dado que las personas forman parte del sistema de
información administrativo, éste se adaptará en cierta medida por medio de
cambios pequeños. Si se ha planeado en forma deficiente, lo más seguro es que
sólo un rediseño lo haga más eficaz.

Sistema de Información Gerencial


Los sistemas de información con base en computadoras, están diseñados para
proporcionar a los gerentes de las organizaciones la información que necesitan para
planear, organizar, asignar personal a las operaciones de la organización, dirigir y
controlar estos, Chiavenato (1999).
De igual manera, Senn (1999), sostiene que “se desarrollan con diferentes
propósitos, los cuales dependen de las necesidades de la empresa. Los sistemas de
procesamiento de datos, para la administración y los de apoyo para la toma de
decisiones: son los diferentes tipos de sistemas de información computarizados que se
analizan y diseñan mediante la aplicación de los conceptos y las técnicas del diseño y
del análisis de sistemas”. (p.46): los cuales se describen de la manera siguiente.
Sistemas de Procesamiento de Datos: son aquellos sistemas computarizados
que se desarrollan para procesar grandes volúmenes de información general en las
funciones administrativas, tales como la nómina o el control de inventarios. Los
sistemas de procesamiento de datos ejecutan las actividades de carácter rutinario de
las empresas.
Sistemas Informáticos para la Administración: son sistemas sustentados en
la relación que surge entre las personas y las computadoras. Estos sistemas requieren

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para su operación de las personas, del software (programas de cómputos) y del
hardware (computador). Los sistemas de información para la administración generan
la información que eventualmente se utilizan en la toma de decisiones.
Sistemas de apoyo para la Toma de Decisiones: los sistemas de apoyo a la toma
de decisiones hacen énfasis en el soporte de cada una de las etapas de la toma de
decisión, además se diseñan con una orientación hacia la persona o grupo que los
utilizará.
El autor referido sintetiza que existe un cuarto tipo de sistema, identificado
como Sistemas Expertos, quienes utilizan los enfoques del razonamiento de la
inteligencia artificial para resolver aquellos problemas que el sector de los negocios
(u otros usuarios) le proponen.
Los sistemas expertos son un tipo muy especial de sistemas de información
que tienen un uso práctico en los negocios debido a la reciente y amplia
disponibilidad el hardware y software. Un sistema experto selecciona la mejor solución
al problema o al tipo específico de problemas.

La Gerencia
Stoner (2001) define a la gerencia como “la principal actividad que marca una
diferencia en el grado que las organizaciones le sirven a las personas que afectan”.
(p.15), de allí que el éxito que pueda tener una organización al alcanzar sus objetivos
y también al satisfacer sus obligaciones sociales, depende, en gran medida de sus
gerentes, por tanto, si los gerentes realizan debidamente su trabajo es posible que la
organización alcance sus metas.
Dentro de este orden de ideas, Krigier (1999) opina que “de gerencial cosas se
pasó a gerencial capital humano, a ser responsables del trabajo que otros realizan, a
desarrollar sistemas de comunicación e información y a manejar procesos
cibernéticos, para hacer viables a las organizaciones”. (p.43).
Por su parte, Chiavenato (2001) define la gerencia como un proceso de
planeación, organización, dirección y control de las actividades empresariales u

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organizacionales. La misma está enmarcada a la solución de problemas y alcanzar los
objetivos propuestos.
En el mismo orden de ideas, Collins (1999) define la gerencia como un
“proceso de integración por medio del cual, personas autorizadas crean, mantienen y
gestionan una organización en lo que respecta a la selección y cumplimiento de sus
objetivos”. (p.29).
Por otra parte Arthur (1999), plantea que “la gerencia radica en los criterios de
eficiencia, alcanzar las metas (efectividad) con la utilización de la cantidad planeada
de recursos o al menos en el tiempo establecido”. (p.10).
De todas estas definiciones, puede deducirse que la gerencia constituye un
cuerpo de conocimientos técnicos y administrativos aplicables en los distintos procesos
y dirección de una organización, para el logro efectivo de sus objetivos y metas. Si se
toma en consideración que la calidad del servicio prestado a una organización es
proporcionada en este caso el gerente, en la medida en que esté preparado, técnica y
administrativamente integrada y comprometida con la misión del ente que dirige.

Desempeño Gerencial

Para Bust y Kevin (1999), el desempeño gerencial consiste en el conjunto de


actividades de planificación, organización, dirección y control a objeto de utilizar, el
capital humano y los recursos físicos y financieros con la finalidad de alcanzar los
objetivos propuestos dentro de una organización.

El Gerente

La persona encargada de administrar los procesos y recursos que permiten a


una organización determinada, modificar el estilo de comunicación, la toma de
decisiones y asegurar el desempeño o satisfacción de los subordinados es el gerente.
Acerca de esto, Mali (2001) sostiene que la existencia del gerente conduce a
que este ejecute los objetivos o misión de una organización, lo cual en su opinión puede

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variar en función de las características del contexto donde actúe. (p. 79). Este autor
refiere las responsabilidades básicas que constituyen la acción de un gerente:
a) Incrementar el estado de la tecnología de la organización.
b) Perpetuar la organización.
c) Imprimirle dirección a la organización.
d) Incrementar la productividad. Satisfacer a los empleados.

En relación a ello, Druker (1998) manifiesta que para la ejecución de las


responsabilidades, hay que tener ante todo que “el gerente trabaja con un capital
específico, que es el hombre y el ser humano es un capital único que exige cualidades
a quien intente dirigirlos”. (p.37).
Druker, coincide con Katz y otros (1998), que el gerente debe poseer por lo
menos tres tipos de habilidades, para poder desarrollar la función gerencial
adecuadamente y lograr así, ejercer las responsabilidades básicas señaladas por Mali,
estas habilidades son:
La Habilidad Técnica, la cual implica la capacidad para poner en práctica el
conocimiento técnico, los métodos, las técnicas y los medios de los cuales se vale el
gerente para la ejecución de tareas específicas. Esta habilidad implica un
conocimiento especializado, capacidad analítica para el uso de las técnicas y
herramientas ofrecidas por esa disciplina.
La Habilidad Humana, este tipo de habilidad involucra la sensibilidad o la
capacidad observada en el gerente para trabajar efectivamente como integrante de un
grupo y lograr la necesaria cooperación dentro del equipo que dirige. Señala este
autor, que el gerente con un alto nivel de desarrollo de esta habilidad, está consciente
de sus actitudes, suposiciones y creencias acerca de los individuos y grupos, y es
capaz discriminar las limitaciones y utilidad para crear una atmósfera de aprobación y
seguridad, en la cual los subordinados se sientan con libertad para expresarse y
comunicarse sin temor a la censura.
La Habilidad Conceptual, esta consisten en la capacidad de predecir a la
organización como un todo, y reconocer sus elementos, las interrelaciones entre los

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mismos y como los cambios en algún sector de la organización afectan a todos los
demás elementos de ésta. Señala este mismo autor, que esta capacidad permite al
gerente actuar en función de los objetivos y metas de la organización, como una
totalidad y no solo en función de las metas de su grupo de trabajo. La habilidad
conceptual adquiere gran relevancia en el proceso de tomas de decisiones por cuanto
el gerente debe medir sus consecuencias Inter. Funcionales, sobre todo cuando estas
son referidas a políticas y estrategias de acción (pp. 39-51).
Todo esto, refiere que todo gerente debe reunir una serie de características
generales que le permitan asumir el compromiso de cambio y transformación cuando
la necesidad existente implique respuestas congruentes, desarrollar una visión amplia
de los procesos y situaciones de la organización, visualizar escenarios posibles en
contextos de turbulencia y escasez, valorar la gerencia como un instrumento capaz del
desarrollo y transformación de la sociedad, inducir un moderno concepto del poder
fundamentado en la participación, la razón, fomentar en el equipo una amplia
concepción del hombre, basado en el conocimiento de sus potencialidades y
necesidades, desarrollar un nuevo esquema de valores personales y organizacionales
centrado en los ideales humanísticos y democráticos así como propiciar un clima
creativo mediante el fomento y apoyo del pensamiento desigual de sus subordinados.
El gerente debe tener características epistemológicas que le faciliten poseer
suficientes conocimientos acerca de la ciencia gerencial y estar atento al acontecer del
estado del arte y de las aplicaciones de la tecnología moderna en la organización, ser
capaz de manejar adecuadamente los procesos informativos comunicacionales
internos y externos de la organización.
De la misma manera, debe poseer características personales que impliquen
convicciones de firmeza y estabilidad, ser tolerante para organizar situaciones que
desee exponer al equipo.

El Proceso Gerencial

Es el proceso que está ensamblado por las funciones y/o actividades que
usualmente ejecutan los gerentes en una ordenada secuencia. Estas funciones o

33
actividades las realizan los supervisores de todos los niveles, gerentes intermedios y
altos ejecutivos en toda la organización.
Al respecto Lester (2000), señala que entre las funciones de un gerente se
encuentran:
Planeación: que permite la determinación de metas y objetivos, programas de
producción, especificaciones de calidad, presupuestos de costos, cuyos resultados
incluyen políticas, planes y procedimientos operativos, normas y reglamentaciones.
Organización: que ayuda al gerente a organizar los recursos disponibles,
entre los cuales la fuerza de trabajo y los métodos utilizados tienen gran significación.
Asignación de Personal: es la colocación del capital humano en la estructura
organizacional, calculando previamente la necesidad de personal de cada
departamento, posteriormente hace una selección de los empleados más idóneos por
los cargos vacantes.
Dirección: el gerente pone en acción todos los recursos de que dispone,
mediante instrucciones escritas que impliquen una comunicación eficaz, motivación y
liderazgo.
Control: el gerente debe verificar periódicamente el funcionamiento de la
organización, midiendo los resultados obtenidos a fin de establecer una comparación
con los esperados y corregir las carencias existentes para que su ejecución se ponga
en sintonía con los resultados esperados. (p.78).
Es conveniente señalar que el propósito fundamental del proceso gerencial
está determinado por la conversión de los recursos de que dispone la organización en
resultados útiles, es decir, que los insumos existentes deben ser transformados en
productos que pueden derivarse en bienes y servicios.
Por otra parte, Reddin (1999) presenta una teoría relacionada con el desarrollo
de la eficiencia gerencial denominada Teoría 3D, este modelo conceptual propuesto
por este autor, se fundamenta en el hecho de que al gerente se le exige ser eficaz en una
variedad de situaciones y su eficacia puede medirse en la misma proporción en la que
es capaz de transformar su estilo en forma adecuada a la situación de cambio, para

34
él, la eficiencia administrativa está constituida por el grado en el cual el gerente logra
las exigencias de productos, resultado de su posición en la organización. (p.61).

Para kart y Kant citados por Chiavenato (1999), “la eficiencia está referida a cuánto
de entrada de una organización surge como producto y cuánto son absorbidos por el
sistema”. (p. 21). Esta se relaciona con la necesidad de supervivencia organizacional.
Señalan estos autores que la eficiencia organizacional se relaciona con la extensión
en que todas las formas de re neto para la organización se hacen
máximas, lo que es determinado por una combinación de la eficiencia de la
Organización con un sistema y a su éxito en obtener condiciones ventajosas o entradas
requeridas.
Los planteamientos anteriores permiten considerar que la capacitación del
gerente, es hoy día de gran importancia para incrementar y profundizar la efectividad
en las instituciones que dirigen, así como el análisis que le permite determinar el
clima requerido entre los integrantes de la organización empresarial.

Efectividad Gerencial
Sallenave (2000), señala que la efectividad gerencial constituye un tema de gran
relevancia, por cuanto tiene un efecto directo sobre la satisfacción y el rendimiento de
los individuos en el trabajo.
La efectividad gerencial no constituye una cualidad que el gerente aporta a
una situación determinada en la organización, sino que se concibe como lo que éste
produce en una situación dirigiéndola adecuadamente. Representa, no insumo sino un
producto. El gerente debe pensar en términos de desempeño y de logros.
La efectividad gerencial no siempre es entendida, son los gerentes quienes
tienen necesariamente que aprender a dirigir las concepciones de efectividad gerencial,
efectividad personal y efectividad aparente.
En el mismo contexto Reddin (1999), define la efectividad gerencial como “el
grado en que un gerente logra los requisitos de “producto” (resultado) de su posición.

35
La efectividad gerencial debe ser definida en términos de producto y no de
insumo”.
(p.53).
La efectividad gerencial, conduce directamente hacia el interés de la
administración por objetivos, que a su vez están directamente relacionados. Las áreas
de efectividad son los requisitos generales de producto (resultado) de una posición
gerencial. Los objetivos constituyen los requisitos específicos de producto.
Este autor señala que, considera igualmente que la efectividad aparente, puede
evaluarse en términos de ser o no ser, apropiada con respecto a los requisitos de
producto de la tarea. Existen ciertas características, que generalmente dan una visión
de aparente efectividad en cualquier contexto, como por lo general es puntual, posee
una mesa organizada, toma de decisiones oportunas, sin embargo, desafortunadamente
la efectividad aparente puede conducir o no al logro de la efectividad gerencial. (p.56).

Para Drucker (1998), “la gerencia se desarrolla en el presente y para el


futuro. Por lo que debe luchar para que la organización tenga éxito en el presente,
sin embargo, también debe preocupar que ésta sea capaz de prosperar y
mantenerse en el futuro, pues de lo contrario habrá fracasado en su
responsabilidad de mantener productivos los recursos”. (p. 124).

Toma de Decisiones en el Proceso Gerencial: Enfoque Decisional


El enfoque decisional, expuestos por Kepner y Tregoe citado por Ferry
(1998), considera que para lograr el resultado deseado, se deben tomar decisiones. Se
espera que esta decisión resuelva el problema administrativo, que es la barrera para
obtener dicho resultado. Para claridad, es esencial que el resultado deseado sea
enunciado primero y luego el problema. Por otra parte, para cualquier situación dada,
varias decisiones conducen a resultados alternativos. Cualquiera de estas alternativas
puede resolver el problema.
Las alternativas resultantes de una situación que requiere de una decisión, se
identifican y se elige una de ellas como la mejor, basado en el resultado probable
pronosticado para esa alternativa. Por lo general la evaluación es sobre la base de lo
que es menos costoso, que esté de acuerdo a los requerimientos legales, que sea el

36
más rápido, de mejor calidad y la mejor cantidad. La base usada se denomina factor
crítico. El paso final es poner en práctica la decisión seleccionada.

La Administración y la Gerencia
Fred (1999), puntualiza a la administración estratégica como “el arte y la
ciencia de formular, implementar y evaluar las decisiones interfuncionales que
permitan a la organización alcanzar sus objetivos”. (p. 4).
Esta puntualización envuelve que la administración estratégica procura afiliar
la mercadotecnia, las finanzas y la contabilidad, la producción y las operaciones, la
investigación y el desarrollo de los sistemas computarizados de información, para
obtener el éxito de la organización.
Al respecto Druker (1998) sostiene que la tarea primordial de la
administración estratégica, consiste en repasar la misión global del negocio,
formulando la pregunta ¿a qué se dedica nuestro negocio?. Esta llega a establecer los
objetivos para desarrollar estrategias y a la toma de decisiones hoy, por los resultados
del mañana.

La gerencia en las organizaciones sin fines de lucro


La gerencia de las organizaciones sin fines de lucro, están orientadas a prestar
sus servicios bajo un enfoque presupuestario gubernamental, tratando de rendir o
maximizar los beneficios que le prevé dicho presupuesto, logrando con un máximo de
esfuerzo alcanzar los objetivos planteados. Referente a esto Arthur (1999), manifiesta
que:
Los gerentes de las organizaciones sin fines de lucro están sometidos a los
criterios de efectividad y eficiencia, como ocurre con sus contrapartes en
las organizaciones gubernamentales, una vez que se ha fijado el objetivo
principal de la organización y se han presupuestado los recursos para
cumplir con la misión. Se espera que los gerentes de las organizaciones sin
fines de lucro, logren el objetivo utilizando los recursos presupuestarios,
estos gerentes también tienen que hacer planes para maximizar los
servicios con una asignación dada de recursos. (p.12)

37
Bases Legales

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999). Artículo 174.

El gobierno y administración del Municipio corresponderán al Alcalde o


Alcaldesa, quien será también la primera autoridad civil…

Artículo 178.

Son de competencia del Municipio el gobierno y administración de sus


intereses y la gestión de las materias que le asigne esta Constitución y las leyes
nacionales, en cuanto concierne a la vida local, en especial la ordenación y promoción
del desarrollo económico y social, la dotación y prestación de los servicios públicos
domiciliarios.

De los presentes artículos se deriva que es responsabilidad del Alcalde o


Alcaldesa de organizar y administrar los recursos del Municipio y a su vez es el
responsable de hacer uso de manera eficaz y eficiente de los recursos del Municipio.
Por lo tanto debe tomar las diferentes acciones para lograr los objetivos fijados dentro
del gobierno municipal. En ese mismo orden de ideas se observa de los artículos
siguientes, los diferentes recursos que debe manejar y administrar el Alcalde o
Alcaldesa y cuáles son sus fuentes de origen.

Artículo 179.

Este artículo establece los ingresos que tendrán los municipios.

1. Los procedentes de su patrimonio, incluso el producto de sus ejidos y bienes.


2. Las tasas por el uso de sus bienes o servicios; las tasas administrativas
por licencias o autorizaciones; los impuestos sobre actividades económicas de
industria, comercio, servicios, o de índole similar, con las limitaciones
establecidas en esta Constitución; los impuestos sobre inmuebles urbanos,
vehículos, espectáculos públicos, juegos y apuestas lícitas, propaganda y

38
publicidad comercial; y la contribución especial sobre plusvalías de las
propiedades generadas por cambios de uso o de intensidad de
aprovechamiento con que se vean favorecidas por los planes de ordenación
urbanística.
3. . El impuesto territorial rural o sobre predios rurales, la participación en
la contribución por mejoras y otros ramos tributarios nacionales o estadales,
conforme a las leyes de creación de dichos tributos.
4. Los derivados del situado constitucional y otras transferencias o subvenciones
nacionales o estadales;
5. El producto de las multas y sanciones en el ámbito de sus competencias y las
demás que les sean atribuidas;
6. Los demás que determine la ley.

Artículo 180.
La potestad tributaria que corresponde a los Municipios es distinta y
autónoma de las potestades reguladoras que esta Constitución o las leyes atribuyan al
Poder Nacional o Estadal sobre determinadas materias o actividades.
Las inmunidades frente a la potestad impositiva de los Municipios, a favor de
los demás entes políticos territoriales, se extiende sólo a las personas jurídicas
estatales creadas por ellos, pero no a concesionarios ni a otros contratistas de la
Administración Nacional o de los Estados.

Ley Orgánica del Poder Público Municipal (2010) Artículo 76.


La administración pública municipal se regirá por los principios establecidos
en la Constitución d e la República Bolivariana de Venezuela y en las Leyes
respectivas. Cada Municipio mediante ordenanza, desarrollará esos principios para la
organización y funcionamiento de los órganos del nivel local, central, descentralizado
o desconcentrado, con el fin de alcanzar mayores niveles de desempeño, atención y
participación de los ciudadanos y ciudadanas en la gestión, racionalidad de costos y

39
continuidad en el ejercicio de la función pública. Los órganos que la componen
colaboraran entre sí para el cumplimiento de los fines del Municipio.

Artículo 77.
La Administración pública municipal deberá desarrollar programas de
gerencia con procesos de mejora y formación continua, de elevación de la competencia
funcionarial y de continuidad e n el ejercicio de la función pública a los fines del
mejor servicio a los ciudadanos y ciudadanas y la mayor eficacia y eficiencia en la
prestación de los servicios públicos. Igualmente, desarrollará progresivamente la
utilización de la telemática en los sistemas de información, seguimiento y control de
gestión…
Como se observa en los artículos anteriores de la Ley Orgánica del poder
Público municipal, se faculta al Alcalde a dictar leyes locales relacionadas con el
funcionamiento y la organización del municipio indicando a su vez el uso de programas
i n f o r m á t i c o s que permitan de manera eficaz y eficiente la evaluación y control de
la gestión.

Ley Orgánica de la Administración Pública. Artículo 10.


La actividad de la Administración pública se desarrollará con base en los
principio de economía, celeridad, simplicidad, rendición de cuentas, eficacia,
eficiencia, proporcionalidad, oportunidad, objetividad, imparcialidad, participación,
honestidad, accesibilidad, uniformidad, modernidad, transparencia, buena fe,
paralelismo de la forma responsabilidad en el ejercicio de la misma, con
sometimiento pleno a la Ley y el derecho, y con supresión de las formalidades no
esenciales.
La simplificación de los trámites administrativos, así como la supresión de los
que fuesen innecesarios será tarea permanente de los órganos y entes de la
administración Pública, de conformidad con los principios y normas que establezca
la ley correspondiente.

40
Artículo 11.
Los órganos y entes de la Administración Pública deberán utilizar las
tecnologías que desarrolle la ciencia, tales como los medios electrónicos o
informáticos y telemáticos, para su organización, funcionamiento y relación con las
personas. Cada órgano y ente de la Administración Pública deberá establecer y
mantener una página en internet, que contendrá entre otra, la información que se
considere relevante, los datos correspondientes a su misión, organización,
procedimientos de interés para las personas, ubicación de sus dependencias e
información de contactos.
Este basamento legal contribuye sustancialmente con la presente
investigación, por que manifiesta la necesidad que deben tener los órganos y entes
de la administración pública referida a la tecnología informática, para el despliegue
de información, involucrando también la toma de decisiones administrativas.

Sistema de Variables
Variable es la característica de un objeto de investigación que puede ser
medida, como por ejemplo, la edad, el sexo, estado civil, los ingresos entre otras.
La importancia que revisten las variables para la investigación, es evidente,
porque exigen una clara identificación de las mismas involucradas. Más aun, en la
práctica el investigador sólo trabaja directamente con las variables de un problema
(mide, controla y manipula las variables, entre otras).
Las variables se clasifican, según su función y de acuerdo al nivel de
medición. Por otro lado, entre las variables según su función se encuentran: la
variable independiente, que es la que designa como aquel factor que afecta o
determina el comportamiento de otras variables, la variable dependiente que es el factor
observado y medido para determinar el efecto de la variable independiente y la variable
interviniente o modeladora que se definen como un tipo especial de variables
independientes, una variable secundaria, que modifica la acción de la variable
independiente sobre un determinado fenómeno.

41
De igual forma, entre las variables de acuerdo al nivel de medición se
encuentran las variables cualitativas que son aquellas que se refieren a atributos o
cualidades y las variables cuantitativas que son aquellas que expresan una
característica que puede ser medida.

Definición operacional
La definición operacional de las variables según USM, (2000), representa el
desglosa miento de la misma en aspectos cada vez más sencillos que permiten la
máxima aproximación para poder medirla, estos aspectos se agrupan bajo las
denominaciones de dimensiones, indicadores y de ser necesarios sub- indicadores (pág.
37). A continuación se presenta la correspondiente a la operacionalización de las
variables relacionadas con la investigación.

42
Operacionalización de Variables

Objetivo General: Sistema de información de gestión administrativa para optimizar la función gerencial en la
Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui.

Objetivos Específicos Variables Definición Dimensión Indicadores Ítems


Sistema de Planificación 1-2-3
Determinar las características de las información
funciones administrativas que se de gestión Conjunto de elementos Funciones Organización 4-5-6
realizan en la Alcaldía del Municipio administrativa. que interactúan entre sí administrativa.
7-8-9-10
Francisco de Miranda del Estado con el fin de apoyar las Dirección
Anzoátegui. actividades la empresa.
Control 11-12-13
Sistema de
Diagnosticar el sistema de información. Escrito 14
información administrativa que se
ejecutan en esta institución. Computarizado 15-16

17-18
Mixto

Estilos Habilidades 19-20-21


Establecer los estilos gerenciales Gerenciales. Son las distintas formas Tipos de estilos
predominantes en los directivos de la de gerencia que utilizan gerenciales
Alcaldía del Municipio Francisco los directores para el
cumplimiento de 22
de Miranda del Estado Anzoátegui. Cualidades
objetivos y metas de la
organización. Logro de
Diseñar un sistema de información resultados. Información 23-24-25
administrativa para optimizar la oportuna
función gerencial en la Alcaldía del
Municipio Francisco de Miranda del
Estado Anzoátegui.

Fuente: El investigador (2019).

43
CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

El contenido del presente capítulo está dedicado a la definición


metodológica de la investigación, la determinación de la población y muestra,
la selección de las técnicas e instrumentos de recolección de datos, su validez y
confiabilidad la explicación de técnicas de análisis y procedimientos.
Los métodos de investigación constituyen el camino para llegar al
conocimiento sistemático, riguroso y crítico, son las estrategias o conjuntos de
procedimientos que sirven de instrumentos intelectuales para alcanzar los
objetivos o fines de la investigación.

Tipos de Investigación

La presente investigación de acuerdo con los objetivos específicos es un


proyecto factible, analítico tipo descriptivo y con apoyo documental, sobre cuya
base se construirá la propuesta del presente estudio.
Según Hurtado de B (2000) “La Investigación Analítica implica más bien
la reinterpretación de lo analizado en función de algunos criterios, dependiendo
de los objetivos del análisis” (p. 93)

Modalidad de la Investigación

La presente investigación está enmarcada en un proyecto factible, ya que


consiste en la elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable, o
una solución posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades
de una institución o grupo social. Dicha investigación fue complementada con
una investigación de campo, tipo descriptivo, ya que los datos de interés se
recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto de los
investigadores.

44
Así mismo la investigación se apoya en una investigación documental a
través de una revisión bibliográfica de todos los documentos, leyes y
programas relacionados con el proceso administrativo y la tecnología
informática en la administración pública, así como las investigaciones que
aportaran bases teóricas a esta.
Por otra parte la investigación documental tiene como objeto central la
búsqueda concreta en las fuentes documentales y las fuentes bibliográficas
correspondientes al tema elegido.
Así mismo, la revisión documental se utilizara con la finalidad de recabar
información bibliográfica y documental que permita construir el marco
referencial a fin de seleccionar y analizar el contenido de la información
inherente al estudio.
Todo lo antes señalado evidencia que la presente investigación, Sistema
de información administrativa para optimizar la función gerencial en la Alcaldía
del Municipio Francisco De Miranda Estado Anzoátegui, se enmarca en la
modalidad de proyecto factible, utilizando la investigación documental para el
basamento teórico y luego el diseño de investigación pertinente para el presente
trabajo.

Diseño de la Investigación
El diseño de la investigación, de acuerdo con Sabino (1998), tiene
como objeto “proporcionar un modelo de verificación que permita contactar
hechos con teorías y su forma es una estrategia o plan que determinan las
operaciones necesarias para hacerlo”. (p. 88).
Como ya fue señalado este estudio de campo es de tipo
descriptivo, éstos pretenden poner en comprobación todas las
características de l a institución estudiada, así como la problemática
investigada mediante los procedimientos establecidos en este marco
metodológico. Este estudio descriptivo requiere necesariamente hacer una
exploración para evidenciar las fallas o disfunciones que presenta el proceso

45
de gestión administrativa en la Contraloría del Municipio José Felix Ribas
del Estado Guárico.
Para Hernández, Fernández y Baptista (2006), “los estudios
descriptivos son útiles para mostrar con precisión los ángulos o
dimensiones de un fenómeno, suceso, comunidad, contexto o situación”.
(p. 103).

Población y Muestra

Población
Partiendo de la premisa que en un universo o población de
investigación está constituido por todas las personas, objetos y cosas que
sirven de base para plantear el problema y que por su naturaleza presentan
características importantes dentro de un contexto determinado. En este
sentido, Best citado por Márquez (1999), establece que: “una población es
cualquier grupo de individuos que poseen una o más características en
común de interés para el investigador” (p.259)
Al respecto, La Universidad Nacional Abierta (1999), señala que
una población es “un conjunto de personas, cosas o elementos que presentan
características comunes”. (p. 201).
De igual forma, Arias (1997), sostiene que la población “se refiere
al conjunto de personas, instituciones o cosas, para la cual serán válidas las
conclusiones que se obtengan”. (p. 45).
La población para esta investigación está conformada por diez
(10) personas, discriminados de la siguiente forma dos (2) personal
directivo; siete (7) personal empleado y uno (1) personal obrero. Todas
estas personas laboran en este ente de control fiscal.

Muestra
Tamayo (2004) Considera:

46
“La muestra es aquella porción pequeña de la población para representar el
todo de la misma, en un instrumento de gran validez en la investigación,
con el cual, el investigador selecciona las unidades representativas a partir
de las cuales se obtendrán los datos que permitirán extraer inferencias
acerca de la población, sobre la cual se investiga” (p.177)

En este sentido, una vez establecida la amplitud de la población y


tomando en consideración que la misma es finita y de fácil acceso a los
investigadores, se procedió a seleccionar la misma población como la muestra
seleccionada.

CUADRO 1
Distribución de la población y muestra

Cargos Población Muestra

Personal Directivo 2 2

Personal empleados 7 7

Personal Obrero 1 1

TOTAL 10 10
Fuente: Alcaldía del Municipio francisco de Miranda (2019).

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos


Técnicas de Recolección de Datos

La técnica de recolección de datos, para la Universidad Nacional Abierta


(UNA) (1999), “es un conjunto organizado de procedimientos que se utiliza
durante el proceso de recolección de datos”. (p. 298).
Las técnicas de recolección de datos son herramientas más concretas que
proporcionan los datos requeridos.

47
De igual forma, las técnicas de recolección de datos se definen generalmente,
como un conjunto de procedimientos y métodos que se utilizan durante el proceso de
investigación. En este sentido, para la elaboración de este estudio se utilizaron las
siguientes técnicas:
Técnica de Revisión Bibliográfica: Esta técnica s e emplea para recopilar en
las diferentes fuentes escritas y bibliográficas la información necesaria para
desarrollar y sustentar teóricamente el estudio. De acuerdo con Ramírez (1999), la
revisión bibliográfica “es la técnica más utilizada por los investigadores, para hacer el
arqueo bibliográfico y documental, a fin de seleccionar las fuentes que aportarán la
información útil y necesaria a la investigación”. (p. 19).
Técnica de la Encuesta: esta técnica facilita la recopilación de las fuentes
primarias seleccionadas mediante un cuestionario. Para Pick y López (1990), la
encuesta es “un método para obtener información de manera clara y precisa, donde
existen preguntas en las cuales el encuestado reporta sus respuestas”. (p.60).
Es por ello, que en esta investigación se utiliza como instrumento el cuestionario, que
se aplica para obtener información útil para la propuesta del sistema.
Los instrumentos de recolección de datos, se encuentran definidos por
la Universidad Nacional Abierta (1998) como "un formulario diseñado para registrar
la información que se obtiene durante el proceso de recolección" (p. 230).

De igual forma, el cuestionario, de acuerdo con Márquez (1996) se emplea en


las investigaciones para la “recolección de datos a partir de un formato previamente
elaborado, el cual debe ser respondido en forma escrita por el informante”. (p. 142).
Para los efectos del presente estudio se diseñó un cuestionario de preguntas
cerradas, dirigido al personal de la Alcaldía del Municipio San Sebastián,
seleccionado dentro de la muestra, estructurado de la siguiente manera:
Los cuestionarios constan de la presentación, las instrucciones y el cuerpo de
ítems, con una escala de estimación basada en la escala de actitud de likert. En tal
sentido, se colocan cuatro (04) opciones de respuestas a cada ítem, representadas por
las opciones de: Siempre (S), Casi Siempre (Cs), A veces (Av) y Nunca (N), dándosele
un valor numérico con la finalidad de tabular y analizar la información.

48
El cuestionario está dirigido al personal que labora en la Alcaldía del Municipio
Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui y se elabora sobre la base de las
dimensiones de los procesos administrativos, a fin de analizar metas y alcances del
Municipio.

Validez de los Instrumentos de Recolección de Datos


Mediante la validación de expertos, definida por el instructivo para la
elaboración del Trabajo de Grado de la Universidad Nacional Experimental Rómulo
Gallegos (2006), la validación "se refiere al grado en que un instrumento realmente
mide la variable que pretende medir" (p. 25).
Los instrumentos se someten a juicio de expertos, elevando su consideración y
revisión por:
— Un Especialista en Sistema de Información.
— Un Especialista en Metodología de la Investigación
Los Expertos mencionados otorgan plena validez, pues emiten opiniones
sobre los siguientes aspectos:
— Correspondencia entre los ítems, objetivos y los indicadores
establecidos.
— Relación entre el instrumento y los ítems.
— Presentación y longitud del instrumento.

Confiabilidad de los Instrumentos


Para determinar la confiabilidad del instrumento, se realiza un análisis
estadístico utilizando el coeficiente Alfa de Cronbach, por ser según Ary, Jacobs y
Razavieh (1992), el más indicado en las pruebas policotómicas, cuya fórmula
matemática es:

49
n (Si2 _
 S i)
r = ---------- x ----------
-------- n -1
Si2

En donde:
r = Coeficiente de confiabilidad
n = Nº de ítems que contiene el instrumento
Si2 = Varianza total de la prueba
∑Si2 = Sumatoria de la varianza individual de los ítems.

En este sentido, los niveles de confiabilidad del instrumento se miden a través de


la siguiente escala de valoración:
Cabe destacar que según los autores antes señalados, el coeficiente de
confiabilidad puede oscilar desde uno (1) en caso de que la medición no contenga
error, hasta cero (0) en caso de estar errada, los autores concluyen que si el
coeficiente se acerca a 1,00 tendrá una alta confiabilidad. En el caso del estudio, se
aplicó una prueba piloto a (8) sujetos con características semejantes a la muestra del
estudio, cuyo resultado fue de 0.90 por lo que se considera altamente confiable.

Técnica de Análisis de Datos


Arias citado en Tamayo y Tamayo (1999), manifiesta “que no basta con
recolectar los datos ni cuantificarlos adecuadamente. Una simple recolección de datos
no constituye una investigación. Es necesario analizarlos, compararlos y presentarlos
de manera que realmente lleven a la confirmación o al rechazo de las variables”.
(p.126).

Para analizar las generalidades a los fines de esta investigación, se ejercen


ciertas pautas de manera que las observaciones, descripciones y análisis tengan un
significado sistemático. Para ello, los pasos para el análisis de la
información recabada son las siguientes: organizar, clasificar y seleccionar la
información.

50
Codificación y Tabulación de los Resultados
Los datos recogidos mediante los procedimientos indicados, son elaborados y
clasificados con arreglo a ciertos criterios de sistematización, para proceder luego al
recuento de los mismos conforme al sistema codificación y tabulación de acuerdo
a los objetivos de la investigación.
Se procede luego al tratamiento estadístico matemático de los datos. En
estadística, la clasificación consiste en agrupación de los datos de cada variable
objeto de estudio y presentarlo conjuntamente. Esta tarea de clasificación de los datos
supone en primer lugar haber establecido la unidad estadística o hecho elemental a
estudiar. De acuerdo a lo descrito, se entiende que esto se realiza adecuadamente al
determinar el objetivo de la investigación en la tarea preliminar.
Conforme a la determinación de la unidad estadística y a la índole de los datos
recopilados, se establecen los caracteres o propiedades que se deben tener en cuenta
en la clasificación y que son:
Cuantitativos: con las características susceptibles de medidas, es decir, aquellas
que pueden expresarse en números.
Cualitativos: cuando se trata de cualidades, es decir, que tienen propiedades que
solo pueden ser consideradas a nivel nominal, ya que no son susceptibles a ser
medidos.
Seguidamente, se procede a tabular y registrar la información a través de
cuadros ordenados en frecuencia y porcentaje, presentándolos con técnicas
estadísticas de análisis de datos a través de un análisis estadístico-descriptivo.
Igualmente, se utilizan técnicas descriptivas: cualitativas y cuantitativas, (análisis de
frecuencias y porcentajes). Asimismo, para la presentación de los datos, se utiliza la
técnica de cuadros, a fin de mostrar los resultados con sus respectivos análisis.

Porcentaje (%): Nc (100)


Nt

Una vez aplicada esta fórmula, los datos obtenidos fueron presentados en
cuadros resúmenes y gráficos circulares, con la finalidad de esclarecer y proporcionar

51
una mayor comprensión y con la intención de poder constatar los totales
especificados en forma de porcentaje.

52
CAPITULO IV

PRESENTACIÒN Y ANÀLISIS DE LOS


RESULTADOS

Este capítulo está compuesto por los resultados obtenidos durante el desarrollo
del trabajo de investigación, para su respectiva tabulación, interpretación y análisis
estadísticos, los cuales se alcanzaron al implementar el instrumento de recolección de
datos a la población estudiada.
Después de haber aplicado el instrumento y obtenido los datos, los mismos se
clasificaron por medio de la utilización de la distribución de frecuencia, tabulando e
interpretando cada uno de los ítems contenidos en el cuestionario, los cuales fueron
representados en cuadros o tablas de frecuencias de tortas para facilitar su
interpretación, a través de la visualización de los mismos.
Dicho todo esto, inicialmente se procedió a tabular los datos de la variable
funciones administrativas, cuyo estudio se realizó a través de los indicadores:
Planificación, Organización, Dirección y Control, en el cual se produjeron las
distintas respuestas obtenidas de los sujetos consultados.

53
CUADRO 2.
Variable: Funciones Administrativas.
Indicador: Planificación.

Nº Siempre Casi Siempre A veces nunca


Descripción
Ítems F % F % F % F %
Los resultados se evalúan de
1 acuerdo con las metas 1 10 1 10 4 40 4 40
previstas.
Se delegan
responsabilidades a los
2 subordinados, para la 1 10 8 10 1 7
10 70
ejecución de las actividades
de la organización.
Se realizan normalmente
planes y programas para el
3 desarrollo de los objetivos 1 10 4 10 4 40 4 40
de la institución.
Promedio 10 10 30 50
Fuente: Datos suministrados por los consultados (2019).

De acuerdo a los datos presentados en el cuadro de frecuencia No.


2, se observa que las respuestas correspondientes a la situación de a veces y
nunca ocupan el 80%; lo cual implica que realmente no se da una acción
de planificación. Así mismo se observa de acuerdo a la información obtenida
por medio de la aplicación del cuestionario que en su gran mayoría no hay
delegación de funciones para la ejecución de lo planificado. Igualmente se
observa que normalmente no se da un proceso de planificación adecuado dentro
de la Alcaldía del Municipio francisco de Miranda dado que no se desarrollan
planes para abordar el cumplimiento de los objetivos.

54
CUADRO 3.
Variable: Funciones Administrativas.
Indicador: Organización.

Nº Siempre Casi A veces Nunca


Ítems Descripción Siempre
F % F % F % F %
La capacidad de respuesta
4 de la organización es 2 2 20 4 40 2 20
20
oportuna para los usuarios.
Los informes para la toma
5 de decisión se preparan 2 20 2 20 1 10 5 50
oportunamente.
Considera importante la
implementación de un
6 sistema de información 4 40 2 20 2 2
automatizado que permita 20 20
respuestas más expeditas.
Promedio 23.33 20 23.33 30
Fuente: Datos suministrados por los consultados (2019).

En el cuadro de frecuencia 3, se muestran los datos correspondientes al


indicador Organización, donde se observa que la institución por lo general no da
respuestas oportunas a los usuarios, ya que las respuestas a veces y nunca
alcanzan porcentualmente el 53.33%, por lo cual podemos decir que la
capacidad de respuesta no es lo suficientemente oportuna. También se observa
que los informes necesarios para apoyar el proceso de toma de decisiones no son
presentados en el tiempo requerido. Asimismo se observa que los encuestados
perciben que es necesaria la implementación de un sistema de información
automatizado que coadyuve a mejorar la organización.

55
CUADRO 5.
Variable: Funciones Administrativas.
Indicador: Control.

Nº Siempre Casi Siempre A veces Nu


Ítems Descripción F % F % F % F nca %

Efectúa examen de
gestión
11 administrativa al 1 10 1 10 2 20 6 60
personal de la
organización.
Hace uso de
estrategias para
solventar las
12 desviaciones 1 10 2 20 5 50 2 20
encontradas
durante el
proceso de
control.
Instaura acciones
para prevenir las
desviaciones durante 1
13 10 2 20 2 20 5 50
el proceso de control.

Promedio 10 16,67 30 43,33


Fuente: Datos suministrados por los consultados (2019).

Al observar el cuadro 5, donde se muestran los resultados correspondientes al


indicador de Control, evidenciándose que los sujetos consultados están convencidos
que nunca se realiza examen de evaluación de la gestión administrativa llevada a cabo
por el personal y que nunca se implantan planes de supervisión en el proceso de
control, que hace necesario el uso de estrategias para solventar las desviaciones en la
que se incurren durante la ejecución de dicho proceso.

56
CUADRO 6
Variable: Sistema de Información
Indicador: Escrito.

Nº Siempre Casi A veces nunca


Ítems Descripción Siempre
F % F % F % F %
Comunica sus
inquietudes de
14 manera escrita 8 80 2 20
para llevar a cabo la
ejecución de
actividades.

P 80 20
ro suministrados por los consultados (2019).
Fuente: Datos
m
ed
Cuando io
observamos el cuadro No. 6 relacionado con el indicador escrito, se
observa que en un porcentaje mayoritario la información fluye de forma escrita
ya que las respuestas obtenidas correspondientes a siempre y casi siempre
alcanzaron a un 100% de la totalidad de respuestas. Lo que evidencia la falta
de un sistema administrativo automatizado.

57
CUADRO 7
Variable: Sistema de Información
Indicador: Computarizado

Nº Siempre Casi A Nunca


Descripción
Ítems F % Siempre
F % Fveces% F %
Utiliza plataforma
15 tecnológica para 2 20 8 80
llevar a cabo sus
tareas
Considera
conveniente el uso de
16 los sistemas de 8 80 2 20
información
automatizados
para el desarrollo de
las actividades.
Pro 40 10 10 40
me suministrados por los consultados (2019).
Fuente: Datos
dio

En la tabla de frecuencia 7, se observan las distintas respuestas


correspondientes al sistema de información, relacionada con el indicador
Computarizado. Obsérvese que el 100 % de los sujetos encuestados están de acuerdo
que a veces o nunca utilizan plataformas tecnológicas para llevar a cabo sus tareas.
Lo que demuestra insuficiencia en la elaboración del cuadro de ejecución física y
financiera del presupuesto así como de los balances generales. Ahora bien, cabe
destacar dentro de este mismo cuadro de frecuencia que considera conveniente el uso
de los sistemas de información automatizados para el desarrollo de las actividades por
cuanto el 100% respondieron siempre o casi siempre.

58
CUADRO 8
Variable: Sistema de Información
Indicador: Mixto.

Nº Siempre Casi A veces Nunca


Ítems Descripción Siempre

F % F % F % F %
Posee conocimientos
para el manejo de
17 programas o sistemas 6 60 2 20 1 10 1 10
automatizados
Elabora los balances, la
ejecución
presupuestaria, las
18 7 70 1 10 1 10 1 10
órdenes de pago y de
compra de forma escrita.
Promedio 65 15 10 10
Fuente: Datos suministrados por los consultados (2019).

En el cuadro 8, se muestran los datos correspondientes al sistema de


información Mixto, indicando que siempre o casi siempre el personal
consultado posee conocimientos para el manejo de programas o sistemas
automatizados. Por otro lado es importante resaltar que los mismos elaboran los
balances, la ejecución presupuestaria, las órdenes de pago y de compras y sus
reportes de manera escrita para llevar a cabo la ejecución de las actividades.

59
CUADRO 9
Variable: Estilos Gerenciales
Indicador: Habilidades: Técnica, Humana y Conceptual.

Nº Siempre Casi A veces Nunca


Ítems Descripción Siempre
F % F % F % F %
Evalúa
técnicamente la
19 gestión de los 4 40 3 30 1 10 2 20
trabajadores de la
organización.
El personal recibe
estímulo e incentivos
en atención a la
20 calidad del servicio 2 20 1 10 1 10 6 60
prestado.
Elabora y aplica
planes estratégicos
21 para el desarrollo de 1 10 2 20 1 10 6 60
los objetivos
planeados.
Promedio 23,33 20 10 46.67
Fuente: Datos suministrados por los consultados (2011).

Observando el cuadro 9, se evidencia que los sujetos consultados


evalúan técnicamente la forma de trabajo de los empleados pertenecientes a la
dirección bajo su mando, ya que el 70% respondió siempre y casi siempre.
No obstante, el personal a veces o nunca recibe estímulo e incentivos laborales.
De la misma manera, los consultados reseñaron que no elaboran planes
estratégicos para el desarrollo de las actividades, lo que hace evidente la falta
de un ambiente armónico para el aprendizaje colaborativo entre las personas
participantes en el equipo de trabajo.

60
CUADRO 10
Variable: Estilos Gerenciales
Indicador: Cualidades.

Nº Siempre Casi A veces Nunca


Ítems Descripción Siempre
F % F % F % F %
Fomenta un ambiente
armónico para el
trabajo
colaborativo entre los
22 participantes en el 1 10 3 30 3 30 3 30
equipo de trabajo

Promedio 10 30 30 30

De acuerdo a los resultados que se muestran en el cuadro 10, donde la


distribución correspondientes a la Conducta mostrada en los Estilos Gerenciales,
se puede observar que las personas consultadas están de acuerdo que no se muestra
una conducta democrática para la toma de decisiones por consenso, lo que evidencia
una centralización y hermetismo en la misma.

61
CUADRO 11.
Variable: Estilos Gerenciales
Indicador: Información Oportuna.

Nº Siempre Casi A veces Nunca


Ítems Descripción Siempre
F % F % F % F %
La información
administrativa que
23 10 100
recibe el
Administrador
es oportuna
La Alcaldía alcanza sus
objetivos y m e t a s en
24 el tiempo establecido. 10 100

La implementación de
un sistema de gestión
administrativa
25 10 100
optimizara la
función gerencial.
Promedio 33.33 66.66
Fuente: Datos suministrados por los consultados (2011).

En el cuadro nº11, en lo referente al indicador información oportuna: se


puede observar que la información que recibe el Administrador de sus
subordinados no es oportuna, lo que se traduce que la Alcaldía municipal
del municipio José Félix Ribas no se alcanzan los objetivos y metas en el
tiempo establecido.
En lo referente al ítems 25 referido a la implementación de un sistema
de gestión administrativa, todos los investigados, es decir un 100% contesto
siempre, es decir que esta institución requiere de un sistema de gestión
administrativa que permita alcanzar las metas y los objetivos así como una
excelente gerencia.

62
CAPITULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Luego de haber aplicado el instrumento de recolección de datos y


analizado la información obtenida, se llegó a las siguientes conclusiones:
- En lo que respecta a las características presentada por la variable
proceso administrativas desarrolladas en la institución estudiada, es evidente la
diversidad de fallas o disfunciones que ésta presenta, al analizarlas en relación
con sus indicadores, resaltando a la planificación, la cual presenta un
descrédito ya que se comprobó la falta de aplicación de acciones para solventar
situaciones problemáticas. Asimismo lo que respecta a la organización, se
evidenció la falta de una eficiente ejecución de la misma, dado a la mediana
capacidad de respuesta oportuna de la institución. En el mismo orden de ideas,
la función de dirección presenta carencia de revisión de los manuales de
procedimientos en un lapso de tiempo prudente, para el óptimo desarrollo
de las actividades.
Todo lo descrito, consecuentemente, hace que la función de control
falle desde todo punto de vista, evidenciando la falta de realización de examen
de evaluación de la gestión administrativa llevada a cabo por el personal y a su
vez la carencia de planes de supervisión en el proceso de control, lo que hace
necesario el uso de estrategias para solventar las desviaciones en la que se
incurren durante la ejecución de dicho proceso.
En la institución estudiada se evidenció el uso de sistemas de
información oral y escritos, así como también el sistema manual, ya que la
mayoría de los procesos se llevan a cabo bajo este tipo de sistema, donde los
sujetos consultados están convencidos que a veces comunican verbalmente
las decisiones tomadas, elaborando los reportes de forma escrita.
Trayendo como consecuencias insuficiencias en la elaboración de órdenes de

63
pago y de compra, retraso en la entrega de los balances generales, retraso en la
elaboración del cuadro de ejecución física y financiera del presupuesto,
desconocimiento de la disponibilidad financiera, lo que trae como
consecuencias que el administrador no disponga en el momento oportuno de
la información presupuestaria y financiera para tomar decisiones lo que
ocasiona que no se alcancen los objetivos y metas de la institución en el tiempo
establecido.
En la Alcaldía del Municipio José Félix Ribas del Estado Guárico, los
Estilos Gerenciales del personal Directivo presentan ciertas habilidades que
ponen de manifiesto que técnicamente se evalúa la forma de trabajo de los
empleados. Sin embargo, en lo que respecta a la habilidad humana, se evidencia
la falta de estímulos e incentivos laborales para el personal. Así como también,
la aplicación de planes estratégicos para el desarrollo de las actividades, lo que
conllevaría a crear un ambiente armónico para el aprendizaje del personal.
Asimismo, presenta cualidades particulares y que la conducta en alguno de los
casos, requiere una revisión especial para promover la participación del
personal.
En síntesis, todo lo expuesto anteriormente hace evidente la falta
de un sistema de información gerencial que optimice o mejore las funciones
administrativas y que los estilos gerenciales se ajusten a los nuevos
paradigmas, y por consiguiente la mejora de la calidad de los procesos.

Recomendaciones

Tomando en consideración las conclusiones obtenidas, se recomienda al Personal


Directivo de la Municipio Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui lo siguiente:
Tener en cuenta que la planificación es una función administrativa
importante, ya que ayuda a prevenir muchas acciones que pueden influir
negativamente en el desarrollo de las actividades.

64
En lo que respecta a la organización, se debe procurar en su mayor
expresión posible, aumentar la capacidad de respuesta de la institución, para ello
debe tener en cuenta una equitativa participación del personal en el proceso de
toma de decisiones.
Periódica revisión de los manuales de normas y procedimientos para
ajustarlos a los nuevos requerimientos de la gerencia moderna.
Es recomendable, realizar esporádicamente una evaluación de la gestión
administrativa llevada a cabo por el personal. De igual manera, implantar planes
de supervisión en el proceso de control, a través del uso de estrategias
administrativas para solventar las desviaciones en la que se incurren durante la
ejecución del mismo.
Otra recomendación importante, es crear estímulos e incentivos para el
personal para con ello lograr despertar un alto, el grado de pertenencia en los
mismos.
Por otra parte, implementar un sistema de información automatizado
como una herramienta que complemente satisfactoriamente la gestión de
trabajo del personal de la gerencia de la institución, que permita agilizar el
proceso administrativo y que la información sea procesada oportunamente.
Implementar un sistema de información de gestión administrativa que
permita para optimizar la función Gerencial y administrativa de la institución
y el logro de metas y objetivos en el tiempo establecido.

65
CAPITULO VI

LA PROPUESTA

SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA PARA OPTIMIZAR LA


FUNCIÓN GERENCIAL EN LA ALCALDIA MUNICIPIO FRANCISCO DE
MIRANDA DEL ESTADO ANZOÁTEGUI.

Presentación
De acuerdo con las actuales exigencias de los nuevos modelos gerenciales es
posible identificar rasgos que deben poseer los líderes exitosos como son: el saber
comunicarse, escuchar, tolerar y hasta propiciar la participación y la crítica, que
permitan la integración organizacional, es decir, la unión de las voluntades y
movilización de recursos conjuntamente con una capacidad de detectar errores,
rectificar a tiempo y diseñar actividades que cultiven tales virtudes.
En tal sentido, un Sistema de Información Administrativa bien diseñado le
permite a la organización que todos sus subsistemas, se entrelacen a través de la
información que se genere en cada uno y además, se podrá ofrecer información
rápida, menos costosa y más completa para la toma de decisiones administrativas y
gerenciales, adicionalmente permite el aprovechamiento de dos elementos claves: la
información oportuna, veraz, y la eficiencia de la toma de decisiones del personal que
en ella labora.

66
Justificación de la Propuesta

En la actualidad, las organizaciones se han visto en la necesidad, para poder


estar en un mundo globalizado, de la utilización de los sistemas, estos a su vez
ayudan a dar respuestas más efectivas a los usuarios.
En este sentido, el sistema de información de gestión administrativa se ha
convertido en una alternativa que aportan nuevos enfoques, visiones y modelos
comunicativos que permiten desarrollar el potencial de la organización propiciando la
calidad, tanto de los servicios como de los procesos, lo que constituye hoy día uno de
los grandes objetivos de cualquiera institución, la consecución de este propósito
requiere necesariamente que se entienda que el óptimo desempeño gerencial brinda a
la organizaciones públicas verdaderas opciones de crecimiento institucional, social y
comunitaria, donde la misma, tome la tarea de resolver sus necesidades de
funcionamiento, que irá en beneficio de su autonomía y de la misma comunidad
donde opera.
Igualmente, con la presentación de un sistema de información de gestión
administrativa se busca optimizar la función gerencial y con ello ayudar a la Alcaldía
del Municipio Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui, a crecer y entender que
la tecnología es una herramienta que propicia un alto crecimiento tanto para la
institución como para su capital humano, dado a la capacidad de compartir todo lo
concerniente al desarrollo de las actividades.
Asimismo, se considera el desarrollo de la propuesta interesante y relevante
por cuanto se constituye en un punto de referencia para la utilización del sistema de
información de gestión administrativa para optimizar el proceso administrativo de
formulación ejecución y control de sus actividades, así como el desempeño de los
gerentes, y del personal empleado, elevando el nivel de eficacia y eficiencia de los
servicios que presta.
A la luz de estas consideraciones, el sistema propuesto aplicado en la Alcaldía
del Municipio Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui, será de utilidad, a los
fines de cumplir con la misión institucional por ser una organización de carácter

67
público, ésta se dirige a la administración de la política pública en materia de control
del gasto público. Por lo que el compartir entre los directores, las necesidades
institucionales del Estado y su estrategia de abordaje, la planificación de la auditoria,
la asignación de recursos, la ejecución y control presupuestaria, la selección y
entrenamiento del personal, entre otros ayudaría al gerente a tener la información
oportuna y en consecuencia la toma de decisiones sería más efectiva.

Fundamentos Teóricos
El éxito de las organizaciones solo puede ser alcanzado cuando se emplea
todo el potencial humano y tecnológico que está en ellas. Por tal razón es importante
la vitalidad del mismo y del mismo modo, concederle un alto grado de autovaloración
y orgullo personal.
En consecuencia, el sistema que se propone es contentivo de la información
administrativa para optimizar el proceso administrativo y el desempeño gerencial, en
esta institución pública.
Al respecto, Senn (1999) manifiesta que los sistemas de información gerencial
“se enfocan al apoyo para la toma de decisiones cuando los requerimientos de
información pueden ser identificados de antemano”. (p.12). no es por coincidencia
que la base de la toma de decisión es la información oportuna y veraz.
Si bien es cierto, que el sistema de información administrativa y gerencial se
sustenta en principios y normas que orientan la aplicación u operabilidad de las
técnicas de codificación telemática, además constituyen la columna vertebral
fundamentada en las tareas diarias del proceso de actualización organizacional, lo que
puede ser perfectamente evidenciado en la actuación laboral de los miembros de la
institución.
En este contexto, O`Brien (1999) define a los sistemas de información
gerencial como:
Un sistema integrado usuario-máquina, el cual implica que
algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que
otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información
que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma
de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de

68
computación y software (se refiere a los sistemas y facilidades de
programación del computador), procedimientos manuales, modelos
para el análisis, la planeación, el control y la toma de decisiones y
además una base de datos. El hecho de que sea un sistema integrado
no significa que sea un sistema simple, con estructura monolítica, por
el contrario significa que las partes encajan en el diseño completo
(p.7).

En este contexto, el sistema de información de gestión administrativa


conlleva a la puesta en práctica de un conjunto de acciones que facilitan el
buen desempeño del personal y al logro de metas y objetivos propuestos en
especial el que tiene relación directa con la parte gerencial. Al respecto, Varney
(1999), manifiesta que el desempeño gerencial “es el esfuerzo de un empleado
de alto rango por establecer planes a seguir, objetivos y políticas generales”.
(p.25)
Asimismo, Morrisey, citado por Bust y Kevin (1999), lo concibe como
“la competencia de dirigir el procedimiento de trabajo, tomar decisiones, emitir
órdenes o instrucciones, asignar tareas a los subordinados, examinar la calidad
del trabajo, mantener la armonía entre los trabajadores, corregir errores y
atender quejas” (p.6).
La propuesta, se ha construido de tal manera que el personal directivo
sea el que dirija todos los actos, con un grado significativo, donde la
planificación sea abierta entre los niveles jerárquicos de la organización.
Es por ello, que surge la propuesta, la cual se fundamentara en el sistema
de información administrativa, como estrategia que facilitará los
procesos de planeación, organización, dirección, control y toma de decisiones,
que serán de gran provecho en el logro de los objetivos trazados, como el uso
racional, oportuno y eficiente de la información.
En este orden de ideas, la propuesta se plantea los siguientes objetivos:

69
Objetivos de la Propuesta
General
Proponer un sistema de información de administrativa para optimizar la función
gerencial en la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda del Estado Anzoátegui.

Específicos
— Fijar el nuevo manejo de información para llevar a cabo las actividades del
proceso administrativo.
— Vincular de manera lógica los archivos que sean necesarios para la
construcción de la nueva base de datos.
— Diseñar el Sistema de Información administrativa de la Alcaldía del Municipio
francisco de Miranda.
— Proveer las opciones para el mantenimiento y seguridad de la información.
— Determinar la factibilidad técnica, económica y operacional de la propuesta.

Alcances del Sistema Propuesto


La propuesta se fundamenta en la automatización del proceso administrativo para
optimizar la función gerencial de la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda del
Estado Anzoátegui, se ha definido la interfaz que existe entre usuario y el computador,
como ejemplo de la visión de futuro de la misma, motivado a que la inadmisible
evolución tecnológica brinda la oportunidad de minimizar cualquier tipo de proceso, con el
manejo y uso de las herramientas informáticas, que cumplan con los requerimientos de la
organización, logrando optimizar la gestión administrativa que se lleva a cabo en dicha
institución.

La Interfaz Usuario / Sistema Computador)

El buen funcionamiento de la gestión administrativa es uno de los objetivos


principales en el éxito del sistema propuesto, lo cual va a permitir la interrelación entre
el usuario y el sistema, tratando al máximo que no se cause errores en la operación, que
requerirá más documentación y entrenamiento para los mismos y ayudará a que éstos

70
realicen su trabajo de una manera satisfactoria, en el tiempo establecido, lo cual redundará
en la eficiencia de la institución.
Es conveniente la existencia de una buena comprensión de las necesidades que
presenta el usuario para que el sistema se diseñe acorde con sus requerimientos, para lo cual
se debe plantear la siguiente interrogante:
¿Cómo conocer al usuario? Se hace necesario realizar una evaluación de la base de
datos para diseñar detalles de los componentes de un “diálogo usuario/sistema”, esto lo hará
la persona indicada, por ejemplo un analista de sistema, y el diálogo debe encontrar
respuestas a las siguientes preguntas:
1. ¿Los operadores trabajarán con el sistema cada vez que se registre y se
codifique una operación, eventualmente?
2. El usuario tiene experiencia en el manejo de estaciones de trabajo?
3. Si no tiene experiencia en el manejo de estaciones de trabajo, ¿se mantendrá así
después de la instalación del nuevo sistema, el uso frecuente del mismo lo irá
convirtiendo en experto?
¿Cuál es el nivel de preparación de un operador típico?

Características del Sistema de Información Administrativo


1. Diseño exclusivo para la Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda del Estado
Anzoátegui.
2. Aplicación Microsoft Visual Basic V.6.
3. Permite sistematizar la información.
4. Establece una base de datos.
5. Brinda uso compartido del sistema de manera simultánea.

El Manejo de la Información
El sistema de información automatizado permite agilizar la emisión de auditorías,
reportes y de balances generales, la elaboración de órdenes de compras y de pagos, así
como del cuadro de ejecución física y financiera del presupuesto y el conocimiento de la
disponibilidad presupuestaria y financiera en tiempo real, esta información es precisa y
confiable, debido que el operador podrá acceder a ellos en el momento que se los soliciten,

71
el sistema se encargará de realizar la búsqueda y la clasificación de los registros y de
aplicar al informe de mayor calidad de presentación posible. Permitiéndole a la
Alcaldía del Municipio Francisco de Miranda contar con la información precisa y oportuna
para la toma de decisiones efectivas.

72
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