Protocolos de Operación y

Mantenimiento

Procedimientos y Procesos

Ingeniería en Mantenimiento Área Industrial

 Protocolos de Operación y
Mantenimiento

Introducción

Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el quehacer

cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones

como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la
empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y
secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un tiempo
definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto
de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación.
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Introducción

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y
financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.
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Las ventajas de contar con manuales de procedimientos

son:

a. Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b. Auxilian en la inducción al puesto.
c. Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
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Las ventajas de contar con manuales de procedimientos

son:

f. Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente
de la información.
h. Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i. Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j. Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guías del trabajo a ejecutar.
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Tipos de manuales de procedimientos son:

Pueden distinguirse los manuales de:

Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general.
Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área.

Departamental: dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser
llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al
personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que
cumple
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Tipos de manuales de procedimientos son:

Pueden distinguirse los manuales de:

Política: sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la

actuación y dirección de una empresa en particular.

Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse
para emprender alguna actividad de manera correcta.

Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas

particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.
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Tipos de manuales de procedimientos son:

Pueden distinguirse los manuales de:

Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su

origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa.
Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para
poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral.

Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a

las que se acceden en un puesto preciso.
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Tipos de manuales de procedimientos son:

Pueden distinguirse los manuales de:

Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por
ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la
empresa, siempre expresándose en forma clara.

Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que
pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el
controlador.
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Tipos de manuales de procedimientos son:

Pueden distinguirse los manuales de:

Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está

conformado por otro grupo de manuales.

Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la
empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en
forma sectorial o total de la organización.
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Objetivos de un manual de procedimientos. A continuación se mencionan algunos

de los objetivos de un manual de procedimientos que permitirán tener un
concepto generalizado del valor de contar con ellos:

a) Contar con un referente sobre la forma en la que se debe de realizar un trabajo.

b) Documentar conocimientos y experiencias adquiridos en el trabajo diario.
c) Asegurar la repetitividad de un trabajo.
d) Ahorrar tiempo en la realización de un trabajo.
e) Servir de guía para entrenar a personal de nuevo ingreso sobre la forma en que
se debe de realizar un trabajo.
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Elementos que constituyen un procedimiento.- En forma general los elementos que

constituyen un Procedimiento son:

1. Portada
 Logo de la empresa.
 Razón Social de la empresa.
 Nombre del documento(código).
 Elaboró.
 Aprobó.
 Fecha de aprobación.
 Número de revisión.
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2. Índice o contenido. 8. Revisión del procedimiento.

3. Propósito. 9. Documentos aplicables y/o anexos.
4. Alcance. 10. Diagrama de flujo.
5. Responsabilidades. 11. Procedimiento.
6. Definiciones. 12. Lista de distribución.
7. Responsable de la revisión del
procedimiento.
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Describir diagramas de procedimientos y actividades.

Para describir procedimientos se hace uso del DIAGRAMA DE FLUJO. El diagrama de flujo
es aplicable solamente para la elaboración de procedimientos y formatos de
documentos, no para la elaboración de políticas.
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Los diagramas de flujo son medios gráficos que sirven para:

a) Describir las etapas de un proceso.

b) Apoyar en la elaboración de métodos y procedimientos.
c) Dar seguimiento.
d) Identificar quienes son clientes y quienes son proveedores de un proceso.
e) Planear, revisar o rediseñar procesos.
f) Documentar la forma en la que se realizan las actividades.
g) Visualizar rápidamente la metodología.
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Los símbolos básicos empleados para elaborar diagramas de flujo son:

a) Rectángulo.- Se emplea para definir una actividad.

b) Rombo.- Para la toma de decisiones.

c) Óvalo.- Representa terminación.

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Los símbolos básicos empleados para elaborar diagramas de flujo son:

d) Líneas con punta de flecha.- Dirección del proceso y conecta a proveedores y a

clientes.

e) Círculo.- Significa continuidad del diagrama de flujo. Dicho en otras palabras es un

conector.
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Los símbolos básicos empleados para elaborar diagramas de flujo son:

f) Símbolo de documento.- Se emplea para señalar documento generado por el proceso.

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La metodología para la elaboración de procedimientos combina el uso del diagrama de flujo

sobre un formato de tres columnas las cuales definen:

 El elaborador/revisor del formato.

 El aprobador del formato(gerente del área).
 La secretaria o gerente del área emisora.
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La figura 1
nos muestra
un ejemplo
con la
estructura
antes
mencionada.
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Figura 2.
Diagrama de
flujo para la
realización de
una actividad.
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Actividad:

El alumno desarrollara un diagrama de flujo que contenga las 3 columnas correspondientes para
cualquiera de los 3 supuestos casos:

1.- Contratación de servicio de mantenimiento a subestaciones.

2.- Compra de Maquinaria nueva.
3.- Proyecto de ampliación del área de Mantenimiento.
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Ejemplo: Diagrama de
Flujo.
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Identificar los elementos de un mapeo.- ¿Qué es un mapeo?

El objetivo de mapear o diagramar es mostrar gráficamente, por medio de símbolos, cuáles son
las actividades que se llevan a cabo dentro de una organización o un proceso de tal manera que
todo aquel que lo lea sea capaz de comprender el alcance y/o llevar a cabo el proceso. Un mapa
no debe tener como principal objetivo ser un documento bonito sólo para impresionar, debe ser
un documento útil que se pueda rayar, modificar y revisar con frecuencia.
Sin embargo, la imagen y el diseño son importantes. Una atractiva apariencia y una
presentación fácil de leer realzan el contenido. En un diagrama los objetos se unen con líneas y
flechas las cuales nos muestran el flujo y orden del procedimiento o proceso, estas flechas no
indican las interacciones con las cuales identificamos quien entrega (proveedor) y quien recibe
(cliente), se requiere colocar mensajes o leyendas para identificar los insumos (entradas) y
productos (salidas) de cada proceso o subproceso.
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Identificar los elementos de un mapeo.- Elementos del Mapeo

¿Qué es un proceso? Es una serie sistemática de acciones dirigidas a lograr una meta.
Es una secuencia de actividades, tareas o pasos, que transforman una entrada en una
salida.

¿Qué es estandarizar un proceso? Adquirir control de las variables (contribuciones

clave) que lo afectan para obtener un resultado preciso y sobre todo asegurar la calidad
de la entrega de los productos y/o servicios al siguiente proceso o subproceso, en la
estandarización es necesario diagramar (mapear) y documentar en texto la mejor
manera conocida de realizar el proceso.
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Identificar los elementos de un mapeo.- ¿Quiénes participan en la diagramación o mapeo?

Los expertos del proceso, la gente que lleva a cabo el trabajo. Deben ser personas
que trabajan en el proceso con el conocimiento completo de los siguientes factores:

 Las actividades.
 Insumos y productos.
 Proveedores y clientes.
 Puntos finos y trucos del proceso.

Es importante que se mezclen habilidades, edades, fuerzas personales, educación y

todo tipo de factores de personalidad y funciones laborales para lograr un grupo con
ideas y puntos de opinión variados que enriquezcan el proceso al momento de
discutir y estandarizar.
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Preguntas iniciales que se deben responder:

 ¿Qué hace el proceso actualmente?

 ¿Qué se supone debe producir o realizar?
 ¿Cómo esta relacionado el proceso a las necesidades del cliente?
 ¿Cuál es la mejor manera conocida al día de hoy para realizar dicho proceso?
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La diagramación (mapeo) es útil para determinar las entradas y las salidas considerando estas
como los requisitos a satisfacer para poder desarrollar el proceso o procedimiento bajo
condiciones donde se pueda lograr el propósito de dicho procedimiento o proceso, los pasos
para poder construir un diagrama de relaciones son los siguientes:

1.- Identifique los principales productos o servicios (resultados) del área, proceso,
subproceso o departamento.
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2.- Identifique a los clientes inmediatos, Estos son aquellos, internos y externos que reciben
primero los resultados.
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3.- Enumerar los principales insumos que requiere el área, proceso, subproceso o departamento
para producir cada uno de los resultados importantes.
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4.- Identifique la procedencia de los insumos (es decir, quien los abastece o son sus proveedores)
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Desarrolle del paso 1 al 4 para cada proceso o subproceso que sea de su interés e
identifique las interrelaciones entre los distintos procesos para ir integrando un mapa
similar al mostrado en la siguiente figura: