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PROCEDIMIENTO PARA CÓDIGO: PSGCS-03

REALIZACION DE ESTUDIOS DE FECHA: 01 OCT 2015


SEGURIDAD VERSION: 1

1.0 OBJETIVO

Garantizar el control, la eficacia y la confiabilidad del conocimiento de todos los asociados de negocio
con los que cuenta TVG CARGO SAS.

2.0 NORMATIVIDAD

Norma BASC Versión 4: 2012.

3.0 DEFINICIONES
 Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.
 Manual de BASC: Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad, Seguridad
Industrial, Salud en el Trabajo, Seguridad en la Cadena de Suministros y Medio Ambiente de una
organización.
 Conocimiento Asociado de Negocio: Proceso mediante el cual la organización evidencia
aspectos, características, cualidades, modalidades, etc. de todos los asociados de negocios con
los que establezca relaciones comerciales.
 Estudio de Seguridad: Proceso mediante el cual el nombre de una persona natural o jurídica es
evaluado en las bases de datos de las autoridades competentes con el fin de obtener historial
legal y disciplinario.
 Asociado de Negocio: Persona natural o jurídica con la cual TVG CARGO SAS establece una
relación comercial de acuerdo a ciertos parámetros establecidos por la organización.
 Cliente: A quien se le presta el servicio de transporte en la modalidad de carga, en las líneas
de hidrocarburos líquidos y secos, masivo, carga general, granel, contenedores, distribución local
y distribución regional.
 Empleado: Persona que desempeña un trabajo a cambio de una remuneración.
 Tercero: A quien TVG CARGO SAS le asigna por medio de un contrato de transporte el servicio
de transporte de carga, es el conjunto de vehículo, conductor y/ó propietario.
 Proveedor: Que vende o suministra productos, insumos, equipos y servicios (ejemplo: compañías
de seguros, servicios de telecomunicaciones, servicios de limpieza, entidades financieras,
servicios tecnológicos, seguimiento satelital, atención de contingencias y emergencias, calibración
de equipos de medición, asesoría, consultoría, servicios profesionales en todas las disciplinas
académicas, entre otros) a TVG CARGO SAS.
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 Contratista: Que presta servicios técnicos específicos o de reparación o mantenimiento de


equipos o instalaciones que se desarrollen dentro de las instalaciones de TVG CARGO SAS o en
nombre de la misma (Cuadrillas de cargue y descargue, electricistas, pintores, latoneros, torneros,
entre otros).
 Lista Clinton (OFAC): (Oficialmente: Specially Designated Narcotics Traffickers o SDNT list) es
como se le conoce a una "lista negra" de empresas y personas vinculadas de tener relaciones con
dineros provenientes del narcotráfico en el mundo, la lista es emitida por la Oficina de Control de
Bienes Extranjeros (Office of Foreign Assets Control (OFAC)) del Departamento del Tesoro de los
Estados Unidos.
 Interpol: La Organización Internacional de Policía Criminal - INTERPOL es la mayor organización
de policía internacional, con 190 países miembros, por lo cual es la segunda organización
internacional más grande del mundo, tan sólo por detrás de las Naciones Unidas. Creada en 1923,
apoya y ayuda a todas las organizaciones, autoridades y servicios cuya misión es prevenir o
combatir la delincuencia internacional.
 Procuraduría General: Autoridad competente que permite consultar los antecedentes
disciplinarios, penales, contractuales, fiscales y de pérdida de investidura de los candidatos a los
diferentes cargos de la organización.
 Contraloría General: Autoridad competente que permite certificar si la persona natural o jurídica
está o no incluida en el Boletín de Responsables Fiscales.
 Registraduria Nacional: Autoridad competente que permite certificar si el documento de la
persona consultada se encuentra según disposiciones de ley.
 Policía Nacional: Autoridad competente que permite validar los antecedentes legales de las
personas consultadas.
 Lista de desmovilizados: Listado que genera la Presidencia de la República en cabeza del Alto
Comisionado para la Paz, sobre las personas que tienen o estuvieron relacionados con grupos
irregulares.
 SIMIT: Sistema de Control y Seguridad de información sobre multas y sanciones por infracciones
de tránsito.
 Secretaria de Movilidad: Sistema que permite conocer información sobre multas y sanciones por
infracciones de tránsito de la secretaria.

4.0 ALCANCES

Aplica para todas las partes interesadas (Socios, Empleados, Clientes, Proveedores, Contratistas,
etc.) y procesos de TVG CARGO SAS.
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5.0 RESPONSABLES

DESCRIPCIÓN DE LA
CUSTODIO REGISTRO VERIFICAR
ACTIVIDAD
Brindar todas las herramientas y
recursos necesarios para que el Realizar revisiones cuando
desarrollo de este procedimiento Gerente General NA lo estime conveniente sobre
sea efectivo en la búsqueda de la eficacia de los procesos
la mejora de la organización.
Vigilar porque el procedimiento
se desarrolle acorde a lo
Representante de
planteado y sea modificado y Realizar revisiones cuando
la Dirección para el
actualizado de acuerdo a los NA lo estime conveniente sobre
Sistema de Control
requerimientos determinados y la eficacia de los procesos
y Seguridad
evaluados a lo largo del
desarrollo del proceso.
Ejecutar y vigilar porque el
procedimiento se desarrolle
Realizar análisis periódicos
acorde a lo planteado y sea
Responsable de de todos los procesos
modificado y actualizado de NA
BASC estableciendo gestión para
acuerdo a los requerimientos
la mejora continua
determinados y evaluados a lo
largo del desarrollo del proceso.
Vigilar, administrar, controlar,
evaluar el proceso a lo largo del
desarrollo del mismo, verificar la
Realizar análisis periódicos
utilización adecuada de los Registro de
Responsables de de cada proceso
recursos para el desarrollo de Acciones de
Procesos estableciendo gestión para
cada una de las actividades de Mejora
la mejora continua
los subprocesos, identificar las
NC y proponer las acciones
correctivas, verificar las acciones
de mejora.
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6.0 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Autorización como titular de la información

Para todos los asociados de negocio (Empleados, clientes, proveedores, terceros, compradores, etc.)
que vayan a generar algún tipo de relación con TVG CARGO SAS se le debe hacer diligenciar la
autorización para realizar los respectivos estudios de seguridad, para lo cual los responsables y/o
encargados de la administración del proceso, son responsables del diligenciamiento del formato de
autorización como titular de la información. Para el caso de los asociados de negocio Clientes y
Proveedores deben diligenciar y firmar el formato de autorización el representante legal que aparece
en los certificados de cámara y comercio.

6.2 Realización de Estudios de Seguridad


6.2.1 Solicitud de Realización de Estudios de Seguridad

Una vez se realizan las acciones según procedimiento de selección y contratación para todo el
personal, el Responsable de BASC envía la solicitud de realización del estudio de seguridad junto
con la respectiva autorización y los documentos que deben tener cada asociado de negocio de manera
física o magnética al correo: catalinamendezc@hotmail.com con copia al correo del Oficial de
Cumplimiento del SG- Control y Seguridad BASC: oficialdecumplimientob@gmail.com Una vez
realizado los estudios de seguridad por parte del proceso BASC estos son archivados
magnéticamente.

6.2.2 Documentos por asociado de negocio

- Clientes: Registro de cámara y comercio, Rut, copia C.C Representante Legal y/o de quien firma
el contrato o acuerdo de seguridad, certificado BASC o similar (si lo tiene), permisos entidades de
control para movimiento de mercancías especiales (si aplica), Circular 170 de la DIAN (si aplica),
estados financieros (Opcional), 2 referencias comerciales (Opcional), 2 referencias bancarias
(Opcional) y formato diligenciado de autorización para estudios de seguridad.

- Proveedores Persona Natural: Presentación de servicios, fotocopia de documento de identidad,


Rut (si lo tiene) requisitos legales (si aplica), circular 170 DIAN (si aplica), 1 referencia comercial,
1 referencia bancaria, formato diligenciado de autorización para estudios de seguridad, copia de
pagos de EPS, ARL y hoja de vida (solo para contratistas)
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- Proveedores Persona Jurídica: Registro de cámara y comercio, Rut, copia C.C Representante
Legal y/o de quien firma el contrato, certificado BASC o similar (si lo tiene), copia de requisitos
legales (si aplica), Circular 170 de la DIAN (si aplica), estados financieros, 2 referencias
comerciales, 2 referencias bancarias y formato diligenciado de autorización para estudios de
seguridad.

- Empleados: Hoja de vida, copia C.C y formato diligenciado de autorización para estudios de
seguridad.

6.2.3 Validación de Asociados de Negocio en las listas de riesgo

Una vez recibidas las solicitudes de los estudios de seguridad junto con todos los documentos adjuntos
para los diferentes Clientes, Proveedores, Compradores, Contratistas, Empleados, El Responsable de
BASC realiza la verificación del número de identificación y nombre de la persona natural o jurídica en
las siguientes páginas web de las autoridades competentes:

 PROCURADURIA: http://www.procuraduria.gov.co/portal/antecedentes.html
 CONTRALORIA: http://www.contraloriagen.gov.co/web/guest/certificado-antecedentes-fiscales
 PERSONERIA: http://www.personeriabogota.gov.co/antecedentes-disciplinarios
 POLICIA: https://antecedentes.policia.gov.co:7005/WebJudicial/
 REGISTRADURIA: http://www3.registraduria.gov.co/certificado/menu.aspx
 LISTA CLINTON: http://www.bascbogota.com/es/modulo.php?IDM=7
 LISTA INTERPOL: http://www.interpol.int/es/notice/search/wanted
 RAMA JUDICIAL: http://procesos.ramajudicial.gov.co/consultaprocesos/
 SIMIT: http://www2.simit.org.co/Simit/

6.3 Entrega de Resultados de Estudios de Seguridad

El Responsable de BASC comunica mediante el formato Conocimiento Asociado de Negocio


(Proveedores, Compradores, Contratistas, Empleados) si cumple con la política de seguridad
establecida por la organización o de lo contrario de manera personal se reunirá con la Gerencia
General y el Responsable del Asociado de Negocio para ver al detalle las novedades que se puedan
presentar.
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6.4 Tiempo de Entrega de Resultados de Estudios de Seguridad

La Gerencia General determino que el tiempo prudente para la entrega de los resultados de estudios
de seguridad será de 24 horas hábiles (1 día) a partir de la hora de recibo de la solicitud. Las solicitudes
que se realicen el día viernes quedaran para el siguiente día hábil lunes o martes si es festivo.

6.5 Soportes de Resultados de Estudios de Seguridad

Los soportes de los estudios de seguridad realizados a los asociados de negocio Clientes,
Proveedores, Compradores, Contratistas, Empleados se mantendrán de manera digital en los archivos
del proceso de BASC.

6.6 Periodicidad de la Realización de Estudios de Seguridad

La periodicidad de realización de los respectivos estudios de seguridad está determinada para todos
los asociados de negocios nuevos como pre requisito para generar una relación comercial. Y para
aquellos que mantienen una relación comercial constante o indefinida, se debe realizar mínimo cada
año.

6.7 Directrices de Seguridad para la Realización de Estudios de Seguridad

La Gerencia General con el objetivo de mantener e incrementar los niveles de seguridad de la


organización determino las siguientes directrices;

 El tiempo de respuesta de los estudios de seguridad no podrá ser menor al anteriormente


mencionado.

 Cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencien que la persona debe


comparendos, esta aprobación quedara sujeta a las políticas que tenga el cliente o requisitos
legales sobre el tope del valor máximo.

 Cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencien que la persona tiene reportes
por inasistencia alimentaria, debe presentar paz y salvo o conciliación de una autoridad
competente para continuar el proceso de selección si así lo determina la Gerencia General
y/o el Oficial de Cumplimiento.
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 Cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencien que la persona tiene reportes
por daño en mercancía, averías, etc. en otras empresas del sector, debe presentar el paz y
salvo expedido por dicha organización para continuar el proceso de selección.

 Cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencien que la persona tiene reportes
legales, debe presentar auto de la autoridad que conoció el caso y mediante el cual se toma
decisión de fondo (Condena, absolución, archivo de proceso, etc.) para continuar el proceso
de selección y presentar dicho documento al Oficial de Cumplimiento.

 NO SE RECOMENDARA EL INGRESO A LA COMPAÑÍA O RELACION COMERCIAL


cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencien reportes de cualquier asociado
de negocio que estén incluidos en las listas de riesgo internacional consultadas en; CLINTON,
ONU E INTERPOL Y/O QUE GENEREN ALTO RIESGO PARA OPERACIONES DE LAVADO
DE ACTIVOS (LA) Y FINANCIACION DEL TERRORISMO (FT).

 NO SE RECOMENDARA EL INGRESO A LA COMPAÑÍA O RELACION COMERCIAL


cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencien que la persona presenta los
siguientes reportes que estén incluidos en el código penal colombiano como; Hurto, piratería
terrestre, terrorismo, concierto para delinquir, transporte y comercio de mercancías ilícitas,
contrabando, lesiones dolosas, homicidio, falsedad de documentos, porte ilegal de armas,
acceso carnal violento, etc.

 NO SE RECOMENDARA EL INGRESO A LA COMPAÑÍA O RELACION COMERCIAL


cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencie delitos asociados al LAVADO DE
ACTIVOS de la persona natural o jurídica como; narcotráfico, secuestros, extorsiones,
corrupción, tráfico de personas, migrantes y armas, delitos contra el sistema financiero, entre
otros y que están tipificados en el Código Penal Colombiano y todo lo que tiene que ver con
adquirir, resguardar, invertir, transformar, transportar, custodiar o administrar los bienes y
dineros ilícitos.

 NO SE RECOMENDARA EL INGRESO A LA COMPAÑÍA O RELACION COMERCIAL


cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencie delitos asociados a la
FINANCIACION DEL TERRORISMO de la persona natural o jurídica como el que directa o
indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte, custodie o guarde
fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva, organice, apoye,
mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos armados al margen de la ley o a
sus integrantes
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 NO SE RECOMENDARA EL INGRESO A LA COMPAÑÍA O RELACION COMERCIAL


cuando el resultado de los estudios de seguridad evidencie delitos asociados a la entrada, la
salida y venta clandestina de mercancías prohibidas o sometidas a derechos en los que se
defrauda a las autoridades locales (CONTRABANDO)

 Por ningún motivo se puede realizar la solicitud del estudio de seguridad sin la autorización
firmada por el titular de la información ni tampoco la firma del contrato laboral sin la aprobación
del respectivo estudio de seguridad.

 Se debe establecer un eficaz trabajo en equipo por parte de todos los procesos de la
organización para validar la información de manera confiable sobre antecedentes legales,
referencias de trabajo y personales con el objetivo de tomar la decisión más segura.

 La organización se reserva el derecho de admisión dependiendo las novedades presentadas


durante la realización de estudios de seguridad.

 Dependiendo la criticidad de la relación comercial con los diferentes asociados de negocio, la


Gerencia General y/o Oficial de Cumplimiento puede autorizar a un ente competente a realizar
los respectivos estudios de seguridad.

7.0 DOCUMENTOS RELACIONADOS

 Procedimiento Gestión Comercial


 Procedimiento Selección y Contratación de Personal
 Control de Proveedores y Contratistas

8.0 REGISTROS

 Autorización Estudios de Seguridad.


 Creación de Clientes.
 Hoja de Vida Proveedor